EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (MAPROS)
Lic. LUIS MOLINA ALMANZA
DEFINICIÓN E IMPORTANCIA • Llamado también Manuales de Operaciones . Es un documento de gestión institucional, que tiene por objeto orientar, agilizar y viabilizar un trámite para la obtención de un producto o servicio, solicitado por los usuarios, dentro de un plazo prudencial, señalando las áreas responsables de su cumplimiento. • Es importante para la empresa, para el usuario y para el gobierno, por cuanto permite una adecuada ejecución del trabajo, con el menor costo y en el menor tiempo posible.
VENTAJAS DE LA RACIONALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 1. Minim Minimiza izarr el esfue esfuerzo, rzo, cost costo o y tiemp tiempo o de aten atenció ción n de las las acciones administrativas. administrativas. 2. Facil Facilita itarr un un mayo mayorr contr control ol y segur segurida idad d en en el el procesamiento de expedientes, eliminando trámites innecesarios. 3. Coadyu Coadyuvar var a mejo mejorar rar el el servi servicio cio públi público co y priv privado ado facilitando el cumplimiento de sus obligaciones. 4. Orient Orientar ar y capac capacita itarr al perso personal nal que ingres ingresa a o labor labora a en las diferentes dependencias a través de los manuales de procedimientos. procedimientos. 5. Evalu Evaluar ar el funcio funcionam namie iento nto de de la enti entidad dad estata estatall y privada a partir de la eficacia o no eficacia de los procedimientos procedimientos administrativos. administrativos.
ETAPAS DE LA RACIONALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS El proceso de racionalización de procedimientos comprende las siguientes etapas: •Inventario de procedimientos •Priorización de procedimientos procedimientos •Descripción de la situación actual •Análisis y propuesta de racionalización racionalización de procedimientos procedimientos •Formulación del manual de procedimientos procedimientos •Aprobación e implantación implantación •Seguimiento Seguimiento y control de procedimientos
CONSECUENCIAS DEL ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO 1. Deben eliminars eliminarse e acciones acciones realiz realizadas adas por por dependen dependencias cias cuya participación no es significativa. 2. Podrán Podrán funciona funcionarse rse los los procedimi procedimientos entos de naturale naturaleza za similar y que tienen el mismo tratamiento. 3. Previa Previa evaluaci evaluación ón deben deben eliminar eliminarse se las las acciones acciones duplicadas en la ejecución de un trámite. 4. Podrán Podrán suprimirs suprimirse e pasos pasos innecesari innecesarios os como como resultado resultado del estudio de la carga de trabajo en la empresa. 5. En casos casos neces necesarios arios deberá deberá descentr descentralizar alizarse se o desconcentrarse las decisiones centralizados en niveles superiores. 6. Los requisit requisitos os exigidos exigidos para para la admisión admisión de de un expedient expediente e deben limitarse a los l os estrictamente necesarios. 7. En caso caso de existir existir disposici disposiciones ones legales legales,, que constit constituyan uyan “Cuellos de Botella” en el trámite de un expediente, debe recomendarse su modificación.
EXPERIMENTACIÓN DEL NUEVO PROCEDIMIENTO • El nuevo procedimiento racionalizado antes de ser aprobado oficialmente debe ser sometida a experimentación. Será expuesto a los jefes y demás personas de la oficina donde se implementará el nuevo procedimiento, debiéndose tomar nota de los comentarios y sugerencias que se presentaron pudiéndose reajustarse y perfeccionarse antes de la implantación definitiva del nuevo procedimiento. pr ocedimiento.
ESQUEMA DEL CONTENIDO DEL MAPRO I.
Nombre del procedimiento. Identifica la denominación del procedimiento.
II .
II I.
IV.
Presentación o introducción. Se menciona que es un documento de carácter instructivo, informativo y orientador, básico para el usuario de la empresa o institución. Objetivo. Establecer el propósito de normar y agilizar la atención de gestiones y reclamos de carácter administrativo, económico y productivo por parte de los usuarios. Base Legal. Contiene las disposiciones legales que amparan y den sustento al nacimiento y vigencia del MAPRO.
V. VI.
Alcance. Comprende al ámbito de aplicación del
MAPRO.
Aprrob Ap obac ació ión, n, revi vissió ión n y act ctua uali liza zacció ión. n. Señala la
norma o resolución de aprobación y fecha para entrar en vigencia. Así como el período de duración, revisión y actualización.
VII. Principios. Se hace referencia a la Ley N° 27444 Ley
de Procedimiento Administrativo General. Señalándose entre otros, los principios de celeridad, de simplicidad, de responsabilidad, de imparcialidad, de presunción de la veracidad, de eliminación de exigencias y formalidades costosas, etc.
VIII. 8.1.
Descripción narrativa del procedimiento. Nombre es específico de del pr procedimiento:
Precisar y codificar
8.2.
Requisitos: Diversos (de acuerdo a la naturaleza
8.3.
Procedimiento: Etapas, oficinas responsabilidad,
del procedimiento) procedimiento)
acciones que deben ejecutarse (inicio y término).
IX. Diagrama de flujo del procedimien procedimiento to (Flujograma).
Representación Representación gráfica del recorrido funcional del procedimiento administrativo pertinente. X. Gl Glos osar ario io de té térm rmin inos os.. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos que sirven de apoyo para su uso o consulta.
LOS FLUJOGRAMAS Diagrama del Flujo (fluxograma) Son diagramas que expresan gráficamente las distintas operaciones que forman parte de un procedimiento, estableciendo secuencias cronológicas. Puede contener información sobre el método de ejecución de operaciones, el itinerario de las personas, el itinerario de documentos, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc.
TIPOS DE FLUXOGRAMA Puede ser de formato vertical y horizontal
a) Formato Vertical Cuando las secuencias de las operaciones va de arriba hacia abajo, efectuadas para alcanzar un propósito.
DIAGRAMA DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN IDENTIFICAR NECESIDADES NECESIDADE S DE CAPACITACION
OBJETIVO: CAPACITACION
N I C M A G O R P
RECOPILACION DE RECOPILACION INFORMACION
C Z I N A G R O
MATERIA L DE MATERIA INFORMACION
INSTRUMENTO FINANCIERO
EJECUCION PROGRAMA DE CAPACITACION
N O I U C J E
EVALUACION DEL CAPACITADO
N O I C U L A V E
ELABORACION PROGRAMA DE PROGRAMA DE CAPACITACION
EVALUACION PROGRAMA DE CAPACITACION
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL RECEPCION DE EXPEDIENTES ANTECEDENTES DESFAVORABLES
EVALUACION DE EXPEDIENTES
IMPRESION GENERAL DESFAVORABLE
ENTREVISTA PRELIMINAR
PUNTUACION DESFAVORABLE
PRUEBA DE EMPLEO
DECISION NEGATIVA
SELECCION PRELIMINAR
INCAPACIDAD FISICA
ANTECEDENTES DESFAVORABLES
RECHAZO
ENTREVISTA FINAL
EXAMEN MEDICO
ASIGNACION DEL EMPLEO
b) Formato Horizontal •
Secuencia de las operaciones que van de izquierda a derecha.
•
Esquema del proceso de matricula en la Universidad Nacional del Callao. DIRECCIÓN DE ESCUELA
BANCO
CENTRO DE COMPUTO FACULTAD Entregar:
Recoger: • Record de notas • Boleta de pago • Ficha de pre-matricula pre-matricula
Pago de Derecho de Matricula
• Boleta de pago • Ficha de pre-matricula pre-matricula
Recepcional: • Reporte de matricula firmado por el profesor consejero
SIMBOLOGÍA BÁSICA UTILIZADOS EN UN TRÁMITE ADMINISTRATIVO ASME (La American Society Of Mechanical Engineers) La Sociedad Americana de Ingenieros (Diagramación de Sistemas Administrativos). Administrativos).
•
Mecánicos
OPERACIÓN (cuando algo se cambia, se crea o se agrega) – escribir un oficio. Recepcionar bienes de ingreso al almacén.
•
TRANSPORTE (cuando algo se mueve de un sitio a otro) – trasladar un oficio de una oficina a otra oficina en administrativo.
el
curso
de
un
trámite
Simbología estándar de procedimientos procedimientos administrativos administrativos Documento
control
Registro de documentos Adjunto de documentos Multi-documentos Archivo transitorio
proceso Archivo definitivo decisión Documento provisional Terminal o inicio de
Simbología estándar de procedimientos procedimientos administrativos administrativos Secuencia
Flujo de documentos
Conector Flujo de información. Demora
Documento Destruido
Comienzo del proceso
Transporte o desplazamiento
•
ESTACIONAMIENTO PROVISIONAL (Espera momentánea) – un oficio en espera del
conserje. •
ESTACIONAMIENTO DEFINITIVO (almacenamiento o archivo definitivo) archivar
el documento decepcionado por el usuario en la atención de la obtención del título profesional de C.P.C. •
INSPECCIÓN (verificación y/o comprobación)
– verificar los requisitos de obtención de Título profesional de C.P.C.
ANSI AN SI (Am (Amer erica ican n Nati Nationa onall Stan Standar dard d Insti Institute tute)) El Instituto Nacional Americano (Procesamiento Electrónico de datos)
de
Normas
