TEMA 23 Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación
1. EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS 1.1.Reglas generales Se recogen en la Ley 30/1992,1 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, artículo 38, en los siguientes términos:
Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.
Los órganos administrativos podrán crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organización otros registros con el fin de facilitar la presentación de escritos y comunicaciones. Dichos registros serán auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.
Los asientos se anotarán respetando el orden temporal de recepción o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarán la fecha del día de la recepción o salida.
Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursados sin dilación a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas.
Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático.
El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.
Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo.
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En el ámbito de la Administración General del Estado, la normativa básica se contiene en el Real Decreto 772/1999, de 7 de mayo, por el que se regula la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones ante la Administración General del Estado, la expedición de copias de documentos y devolución de originales y el régimen de las oficinas de registro.
Cada Administración pública establecerá los días y el horario en que deban permanecer abiertos sus registros, garantizando el derecho de los ciudadanos a la presentación de documentos.
Las Administraciones públicas deberán hacer pública y mantener actualizada una relación de las oficinas de registro propias o concertadas, sus sistemas de acceso y comunicación, así como los horarios de funcionamiento. 1.2. Clases de Registros Los Registros se clasifican en dos tipos: registros generales y registro auxiliares. 1.2.1. Registros generales Tienen la consideración de oficina de registro general aquellas que ejercen funciones de recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones para uno o varios órganos administrativos. Todo órgano administrativo tendrá asignada una única oficina de registro general, sin perjuicio de que ésta tenga tal carácter para varios órganos administrativos. Existen en los servicios centrales y en las delegaciones, direcciones o gerencias provinciales, y en aquellos grandes centros administrativos en los que se prevea de forma expresa. 1.2.2.Registros auxiliares Tienen la consideración de oficinas de registro auxiliares aquellas que, ejerciendo idénticas funciones y para los mismos órganos administrativos que la oficina de registro general, se encuentran situadas en dependencias diferentes de aquélla. De cada oficina de registro general podrán depender varias oficinas de registro auxiliares. Las oficinas de registro auxiliares remitirán copia de la totalidad de los asientos que practiquen a la correspondiente oficina de registro general, siendo esta última la que ejerce funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones. 1.3. Funciones Las oficinas de registro, tanto de carácter general como de carácter auxiliar, desarrollan las siguientes funciones: La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier órgano o entidad de cualquier Administración pública. La expedición de recibos de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones.
La anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones; de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 2 y 3 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, órganos o unidades destinatarias; de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
La expedición de copias selladas de los documentos originales que los ciudadanos deban aportar junto con una solicitud, escrito o comunicación así como el registro de dicha expedición.
La realización de cotejos y la expedición de copias compulsadas de documentos originales aportados por los interesados.
Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente. 1.4. Soporte informático Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones Públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático. El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra. Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del órgano administrativo 1.5. Ordenación Generalmente cada uno de los Registros de documentos consta de dos secciones. En una de ellas, se realizarán los asientos de los documentos, solicitudes y escritos recibidos. En la otra se asentarán los emitidos para otros órganos así como los dirigidos a particulares. 1.5.1. Operaciones Las operaciones a realizar, con carácter general, son las siguientes:
1. Sobre el escrito se estampará el sello de registro correspondiente, de recepción o de salida, así como la fecha y el número de registro de la serie que le corresponda. Debe existir una serie para los recibidos y otra para los emitidos. - La asignación del número debe ser correlativa en su serie y respetar el orden de presentación o emisión. - La estampación debe realizarse en el espacio reservado para ello o en la primera hoja del escrito, donde no dificulte la lectura de su contenido, pudiendo ser sustituida por una impresión mecánica que recoja, como mínimo, la misma información que el sello.
-
Los controles internos no pueden producir nuevos estampillados de sellos o impresión mecánica de los mismos. 2. En el caso de que el escrito vaya acompañado de copia, se estampará sobre ésta el sello, la fecha, y en caso de requerimiento, la hora de presentación. 3. En el caso de que la copia no se acompañe, siempre que se solicite por el interesado, se emitirá certificación de la presentación. 4. Posteriormente se realizará el asiento registral, que, en el caso de los escritos recibidos, debe comprender: - Fecha de presentación o de entrada, en su caso. - Unidad u órgano de destino. - Epígrafe expresivo de su naturaleza. - Interesado u órgano remitente. - Descripción sucinta del asunto. - Órgano donde fue presentado. - Hora de presentación. - Forma de presentación. - Número de registro de recepción. En el caso de los escritos emitidos debe comprender: - Fecha de salida. - Interesado u órgano de destino. - Epígrafe expresivo de su naturaleza. - Descripción sucinta del asunto. - Forma de salida. - Número de registro de salida. Una vez realizado el asiento, se procederá de la siguiente forma: 1. Los escritos recibidos se remitirán directamente, sin dilación, a las unidades que tengan que tramitarlos. En el caso de que no se puedan identificar se remitirán al responsable del órgano, del centro directivo o al que éste designe. 2. Si están dirigidas a un órgano ajeno al registro, se remitirá dentro de las 24 horas siguientes a su órgano de destino, acompañados de la relación de los documentos que se envían. 3. Los escritos emitidos se cursarán sin dilación a sus destinatarios. 1.5.2. Operaciones a realizar en el caso de emisión y recepción de documentos por medios informáticos Con carácter general, en estos casos, se procede de la manera siguiente. En el caso de que se trate de emisión de documentos, se extenderá diligencia expresiva del resultado de la emisión unida al escrito emitido, que se archivará en el expediente.
En el caso de que se trate de que los interesados soliciten la realización de notificaciones por este medio, junto al documento de notificación, se le adjuntará recibo de su recepción, que deberá ser cumplimentado, rubricado y enviado en el plazo de dos días al registro del órgano emisor para su incorporación al expediente. Si transcurre este plazo sin que el interesado remita dicho recibo, se cursará notificación por los medios ordinarios. 2. REQUISITOS EN LA PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS 2.1.Lugares de presentación Los ciudadanos tienen derecho a presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones que dirijan a los órganos de cualquier Administración pública o de las entidades de derecho público vinculadas o dependientes de ellas, así como la documentación complementaria que acompañen a aquéllas, en cualquiera de los siguientes lugares del ámbito de la Administración General del Estado: a) En las oficinas de registro del órgano administrativo al que se dirijan. b) En las oficinas de registro de cualquier órgano administrativo perteneciente a la Administración General del Estado, o de los Organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla. c) En las oficinas reglamentariamente.
de
correos,
en
la
forma
establecida
d) En las representación diplomáticas y oficinas consulares de España en el extranjero. e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. Asimismo, los ciudadanos pueden presentar solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a la Administración General del Estado y a sus Organismos públicos en los siguientes lugares: a) En los registros de las Administraciones de las Comunicaciones Autónomas. b) En los registros de las entidades que integran la Administración local; siempre que previamente se haya suscrito el correspondiente convenio. 2.1. Medios de presentación La presentación de solicitudes, escritos, comunicaciones y documentos en cualquiera de los lugares previstos anteriormente se podrá efectuar por los siguientes medios: a) En soporte papel. b) Por medios informáticos, electrónicos o telemáticos, de acuerdo con lo previsto en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se
regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado. En determinadas oficinas de registro se pondrá a disposición de aquéllas personas que pretendan la presentación simultánea de un número superior a 10 solicitudes, escritos o comunicaciones un modelo para que relacionen aquéllas, numerándolas y especificando la identidad de los interesados, los órganos destinatarios así como un extracto de los contenidos. 2.3. Efectos de la presentación La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones producirá efectos, en su caso, en cuanto al cumplimiento de los plazos de los ciudadanos. La fecha de entrada de las solicitudes, escritos y comunicaciones a las que se refiere el apartado anterior en las oficinas de registro del órgano competente para su tramitación producirá como efecto el inicio del cómputo de los plazos que haya de cumplir la Administración, y en particular del plazo máximo para notificar la resolución expresa. A este respecto, se entiende por registro del órgano competente para la tramitación cualquiera de los pertenecientes al departamento competente para iniciar aquélla, con la excepción de los correspondientes a sus Organismos públicos. No obstante, en los procedimientos iniciados a solicitud del interesado cuya tramitación y resolución corresponda a órganos integrados en el Órgano Central del Ministerio de Defensa, Estado Mayor de la Defensa y Cuarteles Generales de los Ejércitos, el plazo para resolver y notificar se contará desde la fecha en que la solicitud haya tenido entrada en los registros de los citados órganos. 2.4.Modelos y sistemas normalizados de solicitud Cuando se estime conveniente para facilitar a los ciudadanos la aportación de los datos e informaciones requeridos o para simplificar la tramitación del correspondiente procedimiento, el órgano competente para su instrucción o resolución podrá establecer modelos normalizados de solicitud. En todo caso, deberán establecerse tales modelos cuando concurra la circunstancia señalada en el artículo 70.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Los modelos a los que se refiere el apartado anterior podrán integrarse en sistemas normalizados de solicitud que permitan la transmisión por medios telemáticos de los datos e informaciones requeridos siempre que se garantice el cumplimiento de los requisitos contemplados en el artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, y en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado. Los sistemas normalizados de solicitud deberá establecerse por Orden del titular del Ministerio correspondiente, previo informe favorable del Ministerio de Administraciones Públicas.
2.5. Recibos de presentación La expedición de los recibos acreditativos de la fecha de presentación de cualquier solicitud, escrito o comunicación, a los que se refiere el artículo 70.3 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en los lugares señalados en el artículo 2.1 de este Real Decreto, se efectuará en el mismo momento de la presentación de la solicitud, escrito o comunicación. Cuando la solicitud, escrito o comunicación esté en soporte papel y la presentación se efectúe por el ciudadano o su representante acompañando una copia, el recibo consistirá en la mencionada copia en la que se hará constar el lugar de presentación, así como la fecha. En este supuesto, el órgano competente para expedir el recibo deberá verificar la exacta concordancia entre el contenido de la solicitud, escrito o comunicación original y el de su copia. Si el ciudadano o su representante no la aportase, el órgano competente podrá optar por realizar una copia de la solicitud, escrito o comunicación con iguales requisitos que los señalados en el párrafo anterior o por la expedición de un recibo en el que además conste el remitente, el órgano destinatario y un extracto del contenido de la solicitud, escrito o comunicación. Cuando en los supuestos previstos en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas en la Administración General del Estado, el ciudadano efectúe la presentación a través de soportes, medios o aplicaciones informáticas, electrónicas o telemáticas, el recibo se expedirá de acuerdo con las características del soporte, medio o aplicación y deberá reunir los requisitos expresados en los apartados 3. DERECHOS DE LOS CIUDADANOS EN SUS RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Los ciudadanos, en sus relaciones con las Administraciones Públicas, tienen los siguientes derechos: a) A conocer, en cualquier momento, el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos. b) A identificar a las autoridades y al personal al servicio de las Administraciones Públicas bajo cuya responsabilidad se tramiten los procedimientos. c) A obtener copia sellada de los documentos que presenten, aportándola junto con los originales, así como a la devolución de éstos, salvo cuando los originales deban obrar en el procedimiento. d) A utilizar las lenguas oficiales en el territorio de su Comunidad Autónoma, de acuerdo con lo previsto en esta Ley y en el resto de Ordenamiento Jurídico.
e) A formular alegaciones y a aportar documentos en cualquier fase del procedimiento anterior al trámite de audiencia, que deberán ser tenidos en cuenta por el órgano competente al redactar la propuesta de resolución. f) A no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, o que ya se encuentren en poder de la Administración actuante. g) A obtener información y orientación acerca de los requisitos jurídicos o técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar. h) Al acceso a los registros y archivos de las Administraciones Públicas en los términos previstos en la Constitución y en ésta u otras Leyes. i) A ser tratados con respeto y deferencia por las autoridades y funcionarios, que habrán de facilitarles el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones. j) A exigir las responsabilidades de las Administraciones Públicas y del personal a su servicio, cuando así corresponda legalmente. k) Cualesquiera otros que les reconozcan la Constitución y las Leyes. 4. DERECHOS DE ACCESO A ARCHIVOS Y REGISTROS PÚBLICOS Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrán exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos que determinen los diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno. El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario, y que, en consideración a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros que acrediten un interés legítimo y directo. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada. El derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguientes expedientes:
a) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autónomas, en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a Derecho Administrativo. b) Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado. c) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando. d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial. e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria. Se regirán por sus disposiciones específicas: a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas. b) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los pacientes. c) Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral. d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la función estadística pública. .e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley. f) El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Públicas por parte de las personas que ostenten la condición de Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea legislativa de Comunidad Autónoma o de una Corporación Local. g) La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Históricos. El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se desee consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de aquellos a la consulta de los expedientes, siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de las personas. El derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas.
Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos obrantes en poder de las Administraciones Públicas sujetos a un régimen de especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los particulares. Serán objeto de publicación regular las instrucciones y respuestas a consultas planteadas por los particulares u otros órganos administrativos que comporten una interpretación del derecho positivo o de los procedimientos vigentes a efectos de que puedan ser alegadas por los particulares en sus relaciones con la Administración. 5. CLASES DE DOCUMENTOS 5.1. Concepto y funciones Los documentos administrativos se definen como el soporte material por el que se materializan los actos administrativos. Cumple por tanto dos funciones; por un lado es un instrumento de constatación que permite comprobar el desarrollo de una actuación administrativa y por otro es un instrumento de comunicación, ya que los documentos administrativos permiten la traslación del contenido de los actos a otros órganos o unidades de la Administración (notas interiores) o a terceros interesados, ya sean personas jurídicas públicas y privadas o personas jurídicas naturales. 5.2. Características Se pueden apreciar una serie de características que determinan el que un documento pueda ser calificado como documento administrativo. Son las siguientes:
Producen efectos frente a terceros o en el ámbito de la propia Administración. Son emitidos por un órgano administrativo. Por tanto quedan excluidos todos los documentos redactados o creados por los interesados, como las solicitudes, las alegaciones o los recursos y reclamaciones. Su emisión es válida. Los documentos administrativos más relevantes para nuestro estudio, son aquellos emitidos en el marco del procedimiento administrativo, entendiendo que no son los únicos que pueden ser emitidos por la Administración, puesto que otro grupo que analizaremos en otro apartado de este tema, sirve para reflejar la existencia de un documento anterior, del que el segundo es sólo una constatación, denominado copia o los certificado administrativo. 5.3. Clasificación Teniendo en cuenta esa apreciación clasificamos los documentos administrativos en los siguientes grupos, según distintos puntos de vista:
Documentos administrativos emitidos en el marco de los procedimientos administrativos. Documentos de decisión: resoluciones y acuerdos. Documentos de transmisión: notificaciones, publicaciones, oficios y notas interiores. Documentos de constancia: actas y certificados.
Documentos de juicio: informes
Documentos administrativos de constatación de otro anterior (copias) 5.3.1. Documentos del procedimiento administrativo Se pueden clasificar asimismo en: Documentos administrativos de iniciación. Documentos administrativos de instrucción. Documentos administrativos de terminación. 5.3.1.1. Documentos de iniciación Podemos encontrar los siguientes documentos de iniciación:
Acuerdo de iniciación:
documento por el que se inicia un procedimiento
administrativo de oficio.
Requerimiento de subsanación de defectos: documento a través del cual se comunica al interesado en un procedimiento que la solicitud por el presentada no reúne todos los requisitos o no acompaña todos los documentos que se exigen en la normativa correspondiente, por lo que se notifica esta incidencia a efectos de que subsane tal deficiencia en un plazo determinado, ya que de lo contrario se considera que ha desistido y el procedimiento se archiva, terminando su tramitación.
Petición de mejora voluntaria de la solicitud: documento puede ser utilizado en aquellos procedimientos que se han iniciado a solicitud del interesado, y en el que el órgano competente aprecia que la solicitud recibida puede ser modificada o mejorada voluntariamente por el interesado por considerarlo conveniente para el desarrollo del procedimiento.
Acuerdo de adopción de medidas provisionales: acuerdos que se adoptan en aquellos procedimientos administrativos en los que se quiere, existiendo elementos de juicio para ello, asegurar los efectos de la resolución que en su día se dicte y para ello el órgano administrativo competente acuerda las oportunas medidas provisionales que estarán vigentes durante el tiempo que dure el procedimiento.
Acuerdo de acumulación de procedimientos: se da en aquellos supuestos en que se detecta que por tener elementos comunes dos o más procedimientos administrativos.
Acuerdo de práctica simultánea de trámites: documento en el que se notifica a las personas interesadas en un procedimiento que se van a llevar a cabo varios trámites en un mismo acto al tener entre ellos una naturaleza similar, en aplicación del principio de celeridad procedimental. 5.3.1.2. Documentos de instrucción Son los siguientes:
Acuerdo de apertura de periodo de prueba: documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica a las personas interesadas en el mismo que se abre un período probatorio, en el que se practicarán pruebas para acreditar los hechos que se valoran en el procedimiento.
Acuerdo de práctica de prueba:
documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento comunica a las personas interesadas en el mismo, el día, hora y lugar en que se llevaran a cabo las pruebas cuya práctica se ha acordado en el procedimiento.
Acuerdo de rechazo de proposición de prueba: documento a través del cual el órgano competente en la tramitación de un procedimiento rechaza las pruebas que han sido propuestas por el interesado o interesados en el procedimiento, notificando esta circunstancias a los mismos e indicando los motivos de ese rechazo
Oficio de petición de informes: los oficios son documentos que se utilizan para la comunicación entre unidades y órganos administrativos, en concreto con este tipo de oficio se solicitan informes para dictar la resolución de un procedimiento.
Citación de comparecencia: la citación es una notificación a través de la cual se le comunica al interesado o interesados en un procedimiento que han de comparecer ante las oficinas públicas, indicándose al efecto el lugar, fecha, hora y objeto de la comparecencia, así como las consecuencias que acarrea el no personarse en las citadas dependencias.
Concesión del trámite de audiencia: documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento que se ha iniciado el trámite de audiencia.
Acuerdo de apertura del periodo de información pública: documento a través del cual se notifica al interesado o interesados en un procedimiento la decisión del órgano competente de abrir un periodo de información pública para dar a conocer a cualquier persona que este interesada los trámites de un procedimiento, para ello se determina, un lugar un plazo y un horario, durante el cual se podrán presentar las alegaciones que se estimen convenientes.
Acuerdo de ampliación de plazos: documento por el que el órgano competente en la tramitación de un procedimiento notifica al interesado o interesados en el procedimiento que se han ampliado los plazos que legalmente están establecidos para resolver el mismo, ello siempre y cuando no se perjudiquen derechos de terceras personas y las circunstancias del procedimiento así lo aconsejen.
Acuerdo de tramitación de urgencia:
documento por el que el órgano competente en la tramitación de un procedimiento acuerda bien de oficio o bien a solicitud del interesado la reducción a la mitad de los plazos establecidos legalmente para la resolución un procedimiento.
Acreditación de la notificación: es una diligencia a través de la cual consta que se ha practicado la notificación al interesado o interesados en la tramitación de un procedimiento de un determinado acto o actos. 5.3.1.3. Documentos de terminación Son aquellos documentos que constatan la terminación de un procedimiento administrativo por cualquiera de las causas que reconoce el ordenamiento jurídico. Los estudiamos a continuación.
Acuerdo de caducidad por causa imputable al interesado: se adopta en aquellos procedimientos iniciados a solicitud del interesado y que por motivos imputables al mismo el procedimiento ha quedado paralizado durante un tiempo superior al establecido legalmente.
Acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento iniciado de oficio: se adopta en aquellos procedimientos que se han iniciado de oficio y en los cuales no se ha dictado resolución expresa en el plazo que esta establecido normativamente ni tampoco en el plazo de treinta días desde el vencimiento del plazo en que debió ser dictada. Solo se da en aquellos supuestos de procedimientos iniciados de oficio y que no produzcan actos favorables para los ciudadanos.
Resolución: documento administrativo que recoge las decisiones del órgano competente que pone fin a un procedimiento, resolviendo todas las cuestiones planteadas en el mismo.
Resolución de inadmisión: documento que recoge las decisiones del órgano competente en cuanto a la inadmisión de una solicitud de reconocimiento de derechos que no están previstos en el Ordenamiento Jurídico o son manifiestamente carentes de fundamento.
Documento acreditativo del silencio: documento que se expide a petición del interesado cuando la misma no ha dictado resolución a un procedimiento en el plazo legalmente establecido.
Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto: este acuerdo lo adopta el órgano administrativo competente, bien de oficio o a solicitud del interesado, en aquellos procedimientos en los que la ejecución de la resolución pudiera causar perjuicios de imposible o difícil reparación para lo cual pueden adoptarse las medidas cautelares necesarias. 5.3.1.4. Documentos de decisión Son aquellos que contienen una declaración de voluntar de un órgano administrativo sobre materias de su competencia. Se clasifican en acuerdos y resoluciones.
El acuerdo es el documento administrativo que recoge las decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento antes de la resolución del mismo.
Las resoluciones contienen las decisiones del órgano competente que pone fin al procedimiento administrativo, resolviendo todas las cuestiones que se han planteado en el mismo.
5.3.1.5. Documentos de transmisión
Son aquellos documentos que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas u órganos. Se pueden clasificar de la siguiente manera:
Documentos dirigidos a los ciudadanos o a entidades privadas: notificaciones y publicaciones.
Documentos dirigidos a órganos o unidades administrativas: oficio y nota interior.
Las notificaciones son los documentos por los que la Administración comunica a un interesado una resolución o un acuerdo. Las publicaciones consisten en insertar un acto administrativo en un diario oficial, tablón de anuncios o medio de comunicación para su conocimiento por los interesados. El oficio es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes Administraciones Públicas, a diferentes entidades o departamentos, y dentro de éstos, a diferentes órganos superiores. La nota interior es el documento que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades que pertenecen a un mismo órgano o unidad. 5.3.1.6. Documentos de constancia Se definen como aquellos que contienen una declaración de conocimiento de in órgano administrativo cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos jurídicos. Se clasifican en actas y certificados.
Las actas son los documentos que acreditan hechos, circunstancias, juicios o acuerdos.
Los certificados acreditan hechos o situaciones de carácter administrativo que pueden surtir efectos en un procedimiento administrativo o en las relaciones jurídico privadas.
5.3.1..7 Documentos de juicio Son los documentos que contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, o de una persona física o jurídica pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de un procedimiento administrativo. Los documentos de juicio clásicos son los informes, que a su vez pueden ser:
Por la obligación de resolverlos: preceptivos.
Por la discrecionalidad en su solicitud: facultativos.
Por la vinculación de su contenido: vinculantes.
Por la libertad de vinculación: no vinculantes.
5.3.2. Documentos de los ciudadanos Se denominan documentos de los ciudadanos a todos aquellos escritos dirigidos a la Administración por parte de un ciudadano, ya sea en el marco o no de un procedimiento administrativo, y estén o no sujetos a las normas administrativas, ya que en el caso de que tengan forma o fondo defectuosa deberá ser admitido por aquélla, aunque deba indicar al administrado la necesidad de subsanación del mismo. La clasificación más relevante de documentos administrativos, hace referencia a la existencia de los siguientes tipos de documentos de los ciudadanos:
Solicitudes Denuncias Alegaciones Recursos Peticiones Reclamaciones
Otras clasificaciones inciden en el tipo de documento que pueden presentar los ciudadanos en función de las distintas fases del procedimiento administrativo. Así tenemos los siguientes: Fase de preiniciación: solicitudes y denuncias. Fases de iniciación, instrucción y terminación: alegaciones. Fase postprocedimental: recursos administrativos. En cuanto a su redacción, no existen normas generales aplicables. La Ley 30/1992, 26 de noviembre, recoge exclusivamente la obligatoriedad de respetar unos ciertos requisitos formales en el caso de la presentación de solicitudes y de recursos. En el resto de casos, será sólo necesario respetar una serie de extremos formales y generales. Son los siguientes:
Identificación del emisor y del destinatario: a ese fin habrá de consignarse la identificación de ambos, mediante nombre, apellidos y documento nacional de identidad, en aquellos casos en los que sea obligado citar ese dato. La identificación del destinatario se realiza mediante el señalamiento de la denominación del órgano administrativo correspondiente (no es necesario el uso de fórmulas especiales de tratamiento). Identificación de los lugares y medios de notificación preferentes. 5.3.2.1. Solicitudes Son documentos presentados por los ciudadanos que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo. Las solicitudes que se formulen deberán contener:
Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo represente, así como la identificación del medio preferente o del lugar que se señale a efectos de notificaciones.
Hechos, razones y petición en que se concrete, con toda claridad, la solicitud. Lugar y fecha.
Firma del solicitante o acreditación de la autenticidad de su voluntad. Órgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige. En el caso de que no se indique alguno de los extremos anteriores, se debe indicar al interesado, para que subsane los defectos en el plazo de diez días, así como formular la advertencia que de no hacerlo se le tendrá por decaído en su derecho y se procederá al archivo del expediente. Las solicitudes pueden ir acompañadas de elementos para completar su contenido, ya sean o no requeridos por la normativa aplicable al procedimiento o asunto de que se trate, debiendo ser admitidos por el órgano receptor de la solicitud y tenidos en cuenta por los órganos gestores. Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones públicas podrán presentarse: En los registros de los órganos administrativos a que se dirijan.
En los registros de cualquier órgano administrativo, que pertenezca a la Administración General del Estado, a la de cualquier Administración de las Comunidades Autónomas, o a la de alguna de las entidades que integran la Administración Local si, en este último caso, se hubiese suscrito el oportuno convenio.
En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca. En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero. En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes. 5.3.2.2. Denuncias Son documentos administrativos que pueden o no, ser presentados por los ciudadanos y que dan lugar al inicio de un procedimiento administrativo, ya sea o no sancionador, como consecuencia de la puesta en conocimiento de algún hecho concreto, a un órgano administrativo competente. La presentación de una denuncia no implica que quien la presente vaya a adquirir la condición de interesado, en el caso de que la denuncia dé lugar a la iniciación de un procedimiento, ello sólo ocurrirá si el denunciante es titular de derechos subjetivos o intereses legítimos que puedan verse afectados por la resolución que se dicte al finalizar el procedimiento. En cuanto a su contenido se aplican las reglas antiformalistas, es decir, no se exige en la normativa actual, ningún tipo de requisito formal para cumplimentar una denuncia. No obstante, se pueden señalar los siguientes extremos como básicos en el contenido de una denuncia: Identificación de los denunciantes
Identificación de posibles interesados en el procedimiento Exposición de hechos, lugar y fecha en que se produjeron Solicitud, si procede, de inicio de procedimiento administrativo Indicación del lugar y medios preferentes de notificación
5.3.2.3.Alegaciones Se definen como documentos administrativos presentados por los interesados en un procedimiento mediante el que se aportan a los órganos responsables del mismo, datos o valoraciones de carácter fáctico o jurídico para su consideración a las que pueden acompañarse otros documentos, que como en el resto de casos que estamos tratando, deberán ser admitidos por el órgano receptor y tenidos en cuenta por el órgano gestor del procedimiento. Los escritos de alegaciones pueden ser documentos ordinarios de alegaciones o documentos de alegaciones en el trámite de audiencia. Los escritos ordinarios de alegaciones se presentan en cualquier momento anterior al trámite de audiencia,, sin tener restricciones ni en cuanto a su contenido ni en cuanto al momento de su presentación. Los escritos de alegaciones presentados en el trámite de audiencia se encuentra limitada al momento procedimental del trámite de audiencia, pero tampoco cuenta con requisitos formales algunos. 5.3.2.4.Recursos Los recursos administrativos se definen como aquellos documentos presentados por los ciudadanos en los que éstos impugnan un acto administrativo que afecta a sus derechos o intereses legítimos, solicitando su anulación por considerar que incurre en algún defecto que lo hace objeto de nulidad o anulabilidad. La interposición del recurso deberá expresar: El nombre y apellidos del recurrente, así como la identificación personal del mismo. El acto que se recurre y la razón de su impugnación. Lugar, fecha, firma del recurrente, identificación del medio y, en su caso, del lugar que se señale a efectos de notificaciones. Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige.
Las demás particularidades exigidas, en su caso, por las disposiciones específicas. El error en la calificación del recurso por parte del recurrente no será obstáculo para su tramitación, siempre que se deduzca su verdadero carácter. Los vicios y defectos que hagan anulable un acto no podrán ser alegados por quienes los hubieren causado. 5.3.2.5.Peticiones
Se realizan en ejercicio del derecho fundamental de petición reconocido a los ciudadanos en la Constitución a través de su artículo 29. La redacción de peticiones no está sometida a ningún tipo de requisito formalista, siendo suficiente la identificación del peticionario, del órgano al que se dirige y de las bases y motivos de su petición. La diferencia básica que mantiene con la solicitud estriba en que la solicitud está basada jurídicamente en un derecho del ciudadano a la obtención del objeto de la solicitud, de forma que al comprobarse su adecuación con el ordenamiento jurídico, se autorizará o en caso contrario, se denegará. La petición está basada sin embargo en la concesión graciable del objeto de la misma, que queda en manos del poder discrecional del órgano al que se dirige. De lo anterior se deduce que la presentación de solicitudes dará siempre lugar a la apertura de un procedimiento administrativo, ya que nace la obligación para la Administración de resolver, mientras que de la presentación de una petición no nace ningún tipo de obligación para el órgano al que se dirige. 5.3.2.6.Reclamaciones Las reclamaciones son documentos de los ciudadanos que se pueden presentar al margen de un procedimiento administrativo. Se definen como las quejas o denuncias presentadas por cualquier persona, ya sea natural o jurídica que, en sus relaciones con la Administración considere que ha sido objeto de desatención, tardanza o cualquier otra anomalía consecuencia de un supuesto mal funcionamiento de los servicios.
