“Berbicaralah yang baik dan sopan kepada semua orang walaupun dalam kadaan atau situasi yang bagaimanapun juga”
CARA BERTELEPONE Tingkatkan diri dalam pribadi pelaksanaan sopan santun memakai telephone dengan mengikuti petunjuk sbb: 1. jawablah telephone dengan segera maksimal bordering sampai 3x a. tidak seorangpun senang menunggu sambungan yang mati b. terangkan alasanya serta minta maaf keterlambatan 2. beritahukanlah kawan/rekan kerja anda anda yang dekat jika anda meninggalkan tempat bekerja untuk beberapa saat: A. jangan merahasiakan kemana anda pergi B. beritahu kamana dan berapa lama anda meninggalkan tempat C. penelpon menunggu untuk berbicara tentang beberapa hal yang penting demikian hanya andalah yang dapat memerikan informasi yang dibutuhkan
CARA MENELPON 1. Angkat gagang telephone
1.Telephone adalah alat untukberkomunikasi yang sangat penting 2 Alat ini dapat memberi citra dan gengsi pribadi seseorang ,maupun rumah sakit. 3. sopan santun perlu diterapkan dalam penggunaan pesawat telephone 4.karyawan rumah sakit sakit harus melayani dengan sopan dan ucapan yang jelas ,karena pembicara tersebut membawa citra seseorang maupun pihak rumah sakit 5. ucapkan salam sesuai dalam waktu saat itu 6 layani pembicara dengan suara yang jelas 7.sebut nama rumah sakit, department atau nama sendiri 8. Bicaralah yang jelas saat bertelepone dan sampaikan maksud telephone 9.tawarkan bantuan seperlunya
CARA MENERIMA TELEPONE 1.
Peganglah telephone dengan benar
2.
Gagang telephone diangkat segera dengan ucapan salam :”good morning/aftermnoon/evening dsb
2. Bukalah percakapan dengan salam
3.
Berbicaralah anda pada mike telephone
3. Hindarilah ucapan “halo-halo” halo-halo”
4.
Pada awal pembicaraan , jangan biasakan mengucapkata-kata halo tapi dengan ucapan
4. Pastikan anda berbicara dengan orang yang dituju 5. Berbicaralah dengan sopan dan ramah 6. Tutuplah gagang telephone setelah pembicaraan selesai 7. Sampaikan pesan apa bila perlu
departemen,nama dsb 5.
Menghilangkan ucapan yang tidak sopan misalnya :oke what yaaah,tidak tahu , tidak mau
6. 7.
Tawarkan bantuan Pastikan bahwa penelpone ingin berbicara dengan siapa
8.
Bila perlu maka penelpone diminta untuk menunggu sebentar
9.
Jika penelpone berbicara dengan yg tidak bersangkutan maka minta pesan dengan massege from
Answering the phone External phone call (operator)
Internal phone call Welcome to rumah sakit sardjito Yogyakarta, this is Doria, how may I help you
Greeting Departemen atau outlet ,yourname good morning, reception, this is haris how may I help you
TRANSFERING CALLS I AM TRANSFERING YOUR CALL NOW MAY I PUT YOU ON HOLD THANK FOR HOLDING
PENERIMA TELPON HARUS MENJAWAB SEBAGAI BERIKUT : ANGKAT TELPON DALAM 3 KALI BERDERING UCAPKAN SELAMAT PAGI, SIANG, SORE SEBUT NAMA DEPARTEMEN TEMPAT ANDA MENERIMA TELPON SEBUT NAMA ANDA KONSENTRASI PADA SAAT MENERIMA TELPON TAWARKAN/ BERIKAN BANTUAN
CARA MENGAKHIRI TELPON LANGKAH YANG HARUS ANDA LAKUKAN SAAT MENTRANSFER TELPON LAKUKAN SENDIRI BILAMANA MEMUNGKINKAN TRANSFER KE ENTENTION YANG DITUJU PENERIMA TELPON WAJIB BERTANYA APAKAH PIHAK PENELPON BERSEDIA MENUNGGU JELASKAN APABILA TERJADI KETERLAMBATAN WAJIB BERTANYA PADA PENELPON : PERLU KAMI TRANSFER LANGSUNG PADA YANG BERSANGKUTAN ? APAKAH ADA PESAN YANG HARUS KAMI SAMPAIKAN PADA YANG BERSANGKUTAN ?
AKHIRI PEMBICARAAN DENGAN NADA RAMAH , JELAS DAN POSITIF SEBUTKAN NAMA PENELPON, MISALNYA THANK YOU OR CALLING MR HARUN, HAVE A PLEASANT DAY STANDAR TELPON PROSEDUR ADALAH
PERATURAN YANG DITENTUKAN O EH PERUSAHAAN
HINDARI PEMAKAIAN TELPON YANG TIDAK BERMAKSUD BAIK (EMOSI, MARAH DAN SEBAGAINYA)
HINDARI MENJADI PENYEBAB ORANG LAIN MERASA KESAL GARA-GARA TELPON
