TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN I. INTRODUCCIÓN Los analistas utilizan una variedad de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionarios, inspección de registros (revisión en el sitio) y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Para llevar a cabo un trabajo de investigación el investigador cuenta con gran variedad de métodos para diseñar un plan de recolección de datos. Tales métodos varían de acuerdo con cuatro dimensiones importantes: estructura, confiabilidad, injerencia del investigador y objetividad. La presencia de estas dimensiones se reduce al mínimo en los estudios cualitativos, mientras que adquieren suma importancia en los trabajos cuantitativos, no obstante el investigador a menudo tiene la posibilidad de adaptar la estrategia a sus necesidades. Cuando la investigación está altamente estructurada, a menudo se utilizan instrumentos o herramientas para la recolección formal de datos. La información que se levante, debe ser suficiente, confiable, válida y sistemática, de tal manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases sólidas. A continuación se explicarán las diferentes técnicas que el auditor puede aplicar en la obtención de información II. CONCEPTO Herramienta de la auditoría empresarial, en la que se aplican técnicas de recolección, para identificar de manera precisa y concreta las fallas en las áreas, sistemas, sobre los cuales se practicarán las respectivas pruebas.
III. CLASIFICACIÓN DE LAS TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN 1. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN OCULAR Consisten en verificar en la entidad auditada, en forma directa y paralela, como se desarrollan y documentan los procesos, procedimientos, controles, las instalaciones físicas, los movimientos diarios, la relación con el entorno, trabajadores, etc., permitiendo tener una visión de la organización desde el ángulo que el auditor necesita. Entre ellas está la Observación, Comparación y Revisión Selectiva.
1.1.
LA OBSERVACIÓN Técnica útil para el analista en su progreso de investigación, consiste en observar a las personas cuando efectúan su trabajo. La tarea de observar no puede reducirse a una mera percepción pasiva de hechos, situaciones o cosas. Hablábamos anteriormente de una percepción "activa", lo cual significa concretamente un ejercicio constante encaminado a seleccionar, organizar y relacionar los datos referentes a nuestro problema. No todo lo que aparece ante el campo del observador tiene importancia y, si la tiene, no siempre en el mismo grado; no todos los datos se refieren a las mismas variables o indicadores, y es por eso que debemos
estar alerta para discriminar
adecuadamente frente a todo este conjunto posible de informaciones. El auditor al levantar la información debe tener especial cuidado en lo que se refiere a los hallazgos que puede recopilar a través de la observación. Estos datos los debemos sistematizar, es decir, registrar, si no pueden perder su validez. VENTAJAS
Permite
DESVENTAJAS
obtener
datos
Se requiere de mucha habilidad y
cuantitativos y cualitativos.
agudeza para “ver” los fenómenos
Se observan características y
estudiados. Demanda gran cantidad
condiciones de los individuos.
de tiempo.
También conductas, actividades, características
o
factores
Tiene sesgos; el humano ve lo que quiere ver. Al momento de la
ambientales.
interpretación pueden distorsionase
Puede ser utilizada en cualquier
los hechos e ir más allá de lo que
tipo
vimos en realidad.
de
investigación
y
en
cualquier área del saber. Es un método
que
no
depende
de
terceros o de registros; con ello se
eliminan
ambigüedades.
sesgos
y
Modalidades de Observación
Observación Participante: El investigador se involucra total o parcialmente con la actividad objeto de investigación. La observación se hace desde el interior del grupo. Pueden intervenir las emociones del investigador.
Observación NO Participante: El investigador no se involucra en la actividad objeto de estudio. Los datos pueden ser más objetivos. Al no integrarse al grupo los datos pueden no ser exactos, reales y veraces.
Observación No estructurada: El investigador utiliza lineamientos generales para observar y luego escoge lo que estima relevante a los efectos de la investigación propuesta. Fundamentalmente usada para estudios exploratorios.
Observación estructurada: El investigador dispone de un instrumento estructurado y estandarizado para medir las variables en estudio de una manera uniforme. Utilizada para probar hipótesis en que se especifica claramente que se estudia. Se usan listas de cotejo, grabadoras, filmadoras, etc.
Observación individual: es la que realiza una sola persona, es obvio que el investigador se centra en lo que observa.
Observación colectiva: es una observación en equipo, puede realizarse de las siguientes maneras: todos observan lo mismo o cada uno observa un aspecto diferente.
Observación de campo: los hechos se captan tal y como se van presentando en el mismo sitio donde usualmente se encuentran o viven los sujetos estudiados. Allí se observa cómo actúa el sujeto.
Observación en laboratorio: tiene cierto carácter experimental y comprende la observación minuciosa y detallada de un fenómeno en un sitio especialmente previsto para hacer la observación
1.2.
COMPARACIÓN O CONFRONTACIÓN Acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o más elementos, pudiéndose citar, la comparación de resultados, contra criterios aceptables, lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos, esto permite al auditor determinar la veracidad de las operaciones registradas.
1.3.
REVISIÓN SELECTIVA Consiste en el examen ocular rápido de los datos o partidas que conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son normales.
2. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ORAL O VERBAL Permite obtener información oral dentro o fuera de la unidad auditada. Esta puede ser por entrevistas, indagación, encuestas y cuestionarios. 2.1. INDAGACIÓN( SESIONES DE GRUPO) También conocida como sesiones de grupo, es una de las formas de los estudios cualitativos en el que se reúne a un grupo de personas para indagar acerca de actitudes y reacciones frente a un producto, servicio, concepto, publicidad, idea o empaque. Las preguntas son respondidas por la interacción del grupo en una dinámica donde los participantes se sienten cómodos y libres de hablar y comentar sus opiniones. En las sesiones de grupo tradicionales se elabora un guión de desarrollo el cual servirá para iniciar y cerrar la discusión. Se dividen los grupos de acuerdo a características del mercado objetivo. Usualmente las sesiones la conforman entre 8 y 12 participantes, teniendo una duración entre 1 y 2 horas. Es habitual que los participantes se dejen llevar por la presión del grupo cambiando de opinión y por ende “contaminando” los resultados. Desventajas:
El entrevistador tiene poco control sobre el grupo y en ocasiones se pierde tiempo en asuntos de poca trascendencia.
El análisis es complejo ya que depende de los estilos de comunicación a la par con las reacciones no verbales de los participantes, por ello se necesita personal muy entrenado para el manejo del grupo y el análisis de los resultados.
Tipos de sesiones de grupo Las variantes de las sesiones de grupo son:
Sesiones de dos vías: En esta variante, un grupo de personas ve la dinámica de otro grupo y discute acerca de las reacciones e interacciones, para llegar a una conclusión.
Sesiones
con
moderador
dual:
Estas
sesiones
cuentan
con
dos
moderadores; uno se encarga de desarrollar la sesión de manera suave y confortable, mientras que el otro se asegura de que se toquen todos los puntos predefinidos.
Sesiones con moderadores enfrentados: Los dos moderadores toman, deliberadamente, conceptos opuestos para generar discusión.
Sesiones con participantes moderadores: En estas sesiones se le pide a uno o más de los participantes que actúe como moderador temporalmente durante la sesión.
Sesión con integración de cliente: uno o más representante del cliente integra el grupo de manera abierta o encubierta.
Mini sesiones: Sesiones conformados con máximo 5 miembros.
Sesiones por tele conferencia: sesiones en el que se utiliza la red telefónica.
Sesiones online: En estas sesiones se utilizan herramientas de Internet para conferencias mediante computadores.
2.2.
ENCUESTAS Se les llama método interrogativo o de opinión, se efectúa con un propósito específico. Es una de las técnicas de recolección de información más usadas, a pesar de que cada vez pierde mayor credibilidad por el sesgo de las personas encuestadas. La encuesta se fundamenta en un cuestionario o conjunto de preguntas que se preparan con el propósito de obtener información de las personas. Consiste en obtener información de los sujetos en estudio, proporcionados por ellos mismos, sobre opiniones, conocimientos, actitudes o sugerencias.
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Bajo costo
Información más exacta.
investigación
Es posible introducir métodos
complejo que si se realizara por
científicos objetivos de medición
censo.
para corregir errores.
Requiere
suele
para
su
ser
más
diseño
de
Mayor rapidez en la obtención de
profesionales
resultados.
conocimientos de teoría y habilidad
Técnica
más
utilizada
y que
permite obtener información de casi cualquier tipo de población.
El planeamiento y ejecución de la
Permite
obtener
con
buenos
en su aplicación.
Hay un mayor riesgo de sesgo muestra.
información
sobre hechos pasados de los encuestados.
Relativamente
barata
para
la
información que se obtiene con ello. Ejemplo de uso
2.3.
Evaluar las estadísticas demográficas como errores, omisiones e inexactitudes.
Otorga información suplementaria en relación a la otorgada por los Censos.
Evaluar periódicamente los resultados de un programa en ejecución.
Probar la eficiencia de un método antes de aplicarlo al total de la población.
Saber la opinión del público acerca de un determinado tema. ENTREVISTAS
Es una técnica orientada a establecer contacto directo con las personas que se considera fuente de información. Es decir; es la comunicación interpersonal establecida entre el investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a las interrogantes planteadas sobre el problema propuesto. A diferencia de la encuesta, que se ciñe a un cuestionario, la entrevista, si bien puede soportarse a un cuestionario muy flexible, tiene como propósito de tener información más
espontánea y abierta, durante la misma, puede profundizarse la información de interés para el estudio. La información recopilada por medio de esta técnica, puede utilizarse para completar, explicar, interpretar o contradecir otra obtenida por otras fuentes. Entonces en una entrevista siempre va a ver lo siguiente:
El entrevistado: Deberá ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir.
El entrevistador: Es el que dirige la entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la entrevista. La entrevista es también información y reportaje, las entrevistas pueden ser reales o imaginarias.
TIPOS DE ENTREVISTAS Entrevista estructurada: Se elabora un formulario estandarizado. Idénticas preguntas y en el mismo orden a todos los sujetos. Los sujetos eligen la respuesta de 2, 3 o pocas más alternativas. Los comentarios y explicaciones son los mismos para todos. VENTAJAS
Respuestas cortas y precisas.
Información fácil de procesar.
El entrevistador no requiere gran
DESVENTAJAS
La información puede ser muy superficial.
Limitada
la
entrenamiento.
profundizar
Información uniforme.
determinado.
Difícil
posibilidad en
obtener
un
de
aspecto información
confidencial.
Entrevista no estructurada: Es flexible y abierta, pero regida por los objetivos de la investigación. Las preguntas, su contenido, orden y formulación es controlado por el investigador, el que puede adaptarlas dependiendo de las situaciones y características de los sujetos en estudio. El entrevistado también cuenta con libertad para dar sus respuestas. Se utiliza un instrumento guía que contiene las orientaciones de los temas a tratar. Muy útil para estudios exploratorios, descriptivos y cualitativos.
DESVENTAJAS
VENTAJAS
Adaptable y aplicable a toda
Requieren mucho tiempo.
Muy costosos por el tiempo de
clase de sujetos en diversas
las entrevistas.
situaciones.
Permite profundizar en los
problemas de la palabra.
temas de interés.
Orienta posibles hipótesis y variables
cuando
Limitado para personas con Se requiere crear confianza y comodidad
se
entre
el
entrevistado y el entrevistador.
exploran áreas nuevas.
Se requiere habilidad técnica para obtener la información y mayor conocimiento respecto del tema.
2.4.
CUESTIONARIO
Es un Método que utiliza un instrumento o formulario impreso, destinado a obtener respuestas sobre el problema en estudio y que el sujeto investigado llena por sí mismo. El cuestionario puede aplicarse a grupos o individuos estando presente el investigador. Incluso puede enviarse por correo a los destinatarios. VENTAJAS
DESVENTAJAS
Costo relativamente bajo.
Proporciona información sobre
un mayor número de personas en
puede variar ni profundizarse.
Si el cuestionario se envía por
un período breve.
correo, es posible que no sean
Fácil para obtener, cuantificar,
devueltos o que no se obtengan
analizar e interpretar datos.
respuestas.
Menores
requerimientos
de
personal capacitado.
Es poco flexible, la información no
No utilizable en personas que no saben leer ni escribir.
Mayor posibilidad de mantener
No permite aclarar dudas.
anonimato de los encuestados.
Resulta difícil obtener cuestionarios
Eliminación de los sesgos que
completamente contestados.
introduce el encuestador.
TIPOS DE PREGUNTAS
Preguntas de inicio o de toma de contacto: Comienzan la entrevista y rompen el hielo.
Preguntas filtro: Seleccionan el entrevistado objeto del estudio.
Preguntas puente: Seleccionan las respuestas a responder por tipo de entrevistado.
Preguntas de control: Comprueban la veracidad de la respuesta.
Preguntas de recuerdo: miden el recuerdo, ya sea asistido o no.
Preguntas de tarjeta: se les muestran imágenes, fotografías, marcas etc., que se asocien a sus respuestas.
Preguntas de respuesta aleatoria: Para temas delicados y dicotómicos.
Preguntas abiertas: Son las que presentan al encuestado un tópico y lo alientan a que responda con sus propias palabras, sin considerar ninguna alternativa de respuestas. Ejemplos: ¿Por qué sale a cenar fuera de casa los fines de semana?¿Qué opina de los candidatos a la Alcaldía Provincial?
Preguntas cerradas: Son las que limitan la libertad de respuesta del encuestado. Se elaboran mediante un conjunto de alternativas, donde las respuestas se hallan condicionadas a alternativas fijas que indica el formulario.
Preguntas de respuesta múltiple y de opción única
Preguntas mixtas
3. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL Consisten en obtener de la entidad documentación escrita para soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados por los auditores. La información no es nueva en su totalidad, por ello es adecuado recuperar la información anterior publicada sobre el acontecimiento. Es bueno que los medios tengan un sistema de archivo ordenado para poder encontrar la información rápidamente. Entre ellas se encuentran: 3.1.
La Comprobación
Técnica que se aplica en el curso de un examen, con el fin de corroborar la existencia,
legalidad,
integridad,
autenticidad
y
legitimidad
de
las
operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que la justifican o sustenta una operación o transacción. 3.2.
Computación Se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de un resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras incluidas en una operación.
3.3.
Rastreo Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno o de un proceso a otro por una unidad operativa dada, para asegurarse de su regularidad y corrección.
3.4.
Revisión analítica Análisis de índices, indicadores, tendencias y la investigación de fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se deriven de las operaciones, planes, entre otros, pronosticados.
3.5.
Estudio General (Exploración) Consiste en la evaluación general de la información de la entidad, sobre su naturaleza jurídica, objeto social, estados contables, información presupuestal, sistemas
de
información,
sistemas
de
control,
plan
indicativo
de
gestión, contratación, etc. 4. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN FÍSICAS Es el reconocimiento real, sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como técnica la inspección, que no es más que el examen minucioso de los recursos físicos y documentos para determinar su existencia y autenticidad de un activo o de una operación registrada en la contabilidad o presentada en los estados financieros de la entidad.
5. TÉCNICAS DE VERIFICACIÓN ESCRITA Se fundamentan en reflejar información importante, para el trabajo del auditor, se obtiene de las formas siguientes: 5.1.
Análisis Consiste en recopilar y manipular información lógica. Permite identificar y clasificar para su posterior análisis, todos los aspectos de mayor significación y que en un momento dado pueden afectar la operatividad de la entidad auditada.
5.2.
Conciliación Implica que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados o independientes, confrontar información producida por diferentes unidades administrativas o instituciones, en relación con una misma operación o actividad, a efectos de hacerla coincidir, lo que permite determinar la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados que están siendo evaluados.
5.3.
Confirmación Permite comprobar la autenticidad de los registros, saldos y documentos analizados a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios internos o externos que participan, realizan o se vinculan con las operaciones sujetas a comprobación.
5.4.
Certificación Su objetivo fundamental es la obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general mediante la firma de una autoridad.
5.5.
Acta de Declaración Es un medio muy eficaz para el trabajo del auditor, dada las peculiaridades actuales de nuestro trabajo, su objetivo es dejar constancia escrita, mediante acta de las declaraciones que por cualquier motivo realicen ante los auditores los trabajadores, funcionarios y dirigentes de la entidad auditada u otro personal que tenga relación con los hallazgos de la auditoria.
5.6.
Tabulación
Es la técnica de auditoria, mediante la cual se agrupan los resultados logrados, en las áreas, segmentos, o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboración de las conclusiones.
Diarios Durante mucho tiempo se han usado diarios personales como fuente de información en la investigación histórica. Pues bien, es igualmente posible generar nuevos datos para un estudio no histórico, al pedir a los sujetos que lleven un diario durante un periodo determinado. El diario no requiere ser completamente estructurado. Sin embargo, a menudo también se solicita a los sujetos que escriben acerca de un aspecto específico de alguna experiencia particular y, en ocasiones, incluso con un esquema semi estructurado.
Las técnicas para la recolección de la información mencionadas anteriormente se deben definir por el tipo de información requerida (cuantitativa, cualitativa o ambas). Lo cual le daremos a conocer en el siguiente cuadro:
CUANTITATIVAS
Encuesta Entrevista Observación sistemática Análisis de contenido Grupo focales y grupo discusión Inventario Fichas de cotejos Experimento Técnicas proyectivas Pruebas estadísticas
CUALITATIVAS de
Entrevista estructurado y no estructurado Observación sistemática y no sistemática Historia de vida Análisis de documento Diario Cuadernos Cuestionarios Inventarios y listado de interacción Grabaciones en audio y video
IV. CONCLUSIONES De Las técnicas descritas en este trabajo son flexibles y pueden aplicarse en muchos planes de investigación. La Recolección de Datos, consiste en la recopilación de información; se lleva a cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observación; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de información logrando sus metas y objetivos.
Por otro lado la entrevista es una relación directa del investigador con su objeto de estudio y se considera una de las formas más prácticas de obtener testimonios orales. En fin, los métodos de investigación permiten de manera precisa lograr el objetivo de la investigación. Por ello, es la columna vertebral de la investigación y ello le da ese carácter de fundamental en un estudio de investigación.
