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AUDIT SOCIAL Notions et cadre de référence

Enseignant : Abdellah KHALAFI – Expert-Comptable M.

Plan du cours  Historique et définitions  Typologie de l’audit social

 Périmètre de l’audit social  Analyse de la demande d’audit  Les clients de l’audit social au sein de l’entreprise  Les conditions de l’audit social  La méthodologie de l’audit social – Audit de régularité  La méthodologie de l’audit social – Audit d’efficacité  Conclusion

Introduction • Le volet social jouit d’une place de plus en plus croissante dans la gestion des entreprises. • Prise de conscience des enjeux économiques du développement humain et social de l’entreprise.  Avant : La réflexion stratégique des entreprises reposait essentiellement sur une réflexion produit dans un environnement concurrentiel.  Actuellement : les entreprises ont compris qu’elles ne pouvaient plus définir leur stratégie sans tenir compte d’une de leurs ressources clés : les ressources humaines, d’où l’intérêt d’une planification sociale.

Introduction

• La planification sociale est le processus de pilotage de la fonction sociale. Elle donne à l’entreprise le moyen d’obtenir quantitativement et qualitativement les ressources humaines nécessaires à la réalisation de ses objectifs. • Elle assure la cohérence et les ajustements entre les différentes politiques (production, marketing, finances …) dans la mesure où chacune d’entre elle comporte un volet social.

Introduction Les phases de la planification sociale Contenu

Moyens

Un constat

Diagnostic social

Des orientations

Stratégie social

Des objectifs

Plan social

Des moyens

Budget social

Des résultats

Bilan social

Des écarts

Tableau de bord

Des corrections

Audit social

Introduction • L’audit social ou des ressources humaines a pour objet de vérifier le respect des obligations de la firme vis avis de ses ressources humaines et de faire face aux risques suivants :

• Risque de non respect des textes (NRT) • Risque de l’inadaptation des politiques sociales aux attentes du personnel (IPA) • Risque de l’inadéquation des besoins aux ressources humaines (IBR) • Risque d’envahissement des préoccupations sociales (EPS) • L’audit social aura pour mission d’analyser chaque facteur de ces risques et de proposer les recommandations de nature à les réduire.

Historique et définitions • Le terme « audit » vient du latin « Auditus », qui signifie « audition ». «Un audit est, en effet, un passage en revue et un entretien, ou audition, devant aboutir à une évaluation ou à une appréciation » • L’audit est l’examen professionnel d’une information, en vue d’exprimer sur cette information une opinion responsable et indépendante, par référence à un critère de qualité, cette opinion devant accroître l’utilité de l’information. • Dans l’esprit de la plupart des gens, l’audit est lié à des méthodes comptables et financières, et associé à la notion de preuve et de certification. Pourtant il peut être étendu à d’autres champs d’intervention notamment les R.H.

Historique et définitions Début du XXème siècle Apparition de la notion d’audit Chez les anglo-saxons

Fin des années 50 Emergence de l’audit social Chez les grandes entreprises

Dès 1977 Apparition du bilan social Chez les entreprises françaises

Depuis les années 80 L’audit social est devenu à la mode Et ses missions se sont diversifiées

Historique et définitions • L’audit social ou des ressources humaines est un jugement que l’on exprime sachant que les ressources humaines ne sont pas des ressources aussi simples à évaluer que celles financières, technologiques ou commerciales. • Ainsi, deux niveaux sont à prendre en compte : • Les ressources humaines dans l’ensemble • La ressource humaine prise individuellement

• L’audit n’est pas nécessairement l’œuvre d’un professionnel extérieur à l’entreprise. En pratique, on rencontre à la fois des auditeurs internes et des auditeurs externes.

Typologie de l’audit social L’audit des ressources humaines peut être de 3 natures différentes :  L’audit de conformité : L’objet observé est-t-il conforme aux normes, règles et procédures habituelles. On recherche à garantir la qualité de l’information, le respect des dispositions légales et l’application des instructions de la direction.  L’audit d’efficacité : il permet de voir si les résultats sont conformes aux objectifs fixés et s’ils ont été obtenus au moindre coût.  L’audit stratégique : il permet de voir si les politiques de gestion des ressources humaines sont conformes aux objectifs poursuivis par l’entreprise et si la traduction des choix de la politique sociale en décisions opérationnelles s’est faite.

Périmètre de l’audit social L’audit des ressources humaines peut se faire à différents niveaux. En d’autres termes, il existe divers types d’audit à l’intérieur des ressources humaines :  L’audit de l’emploi et des postes  L’audit des rémunérations  L’audit de l’absentéisme  L’audit de l’aménagement du temps de travail  L’audit des politiques de développement des ressources humaines  L’audit de l’information

 L’audit de la culture …

Analyse de la demande d’audit L’audit social se fait en réponse à une demande émanant d’une entreprise. Il y a 2 types de demandes : • Celle qui est faite dans le cadre de la planification de fonction sociale. Elle consiste à poser un diagnostic autour des questions suivantes : • Quel est l’état des ressources humaines ? • Quelles sont les principales sources de satisfaction et d’insatisfaction ? • Quelle stratégie peut-on préconiser pour améliorer l’état des ressources humaines ?

• La seconde intervient après un événement important de type fusion, acquisition, réorientation stratégique, réorganisation, licenciement, etc. Dans ce cas, c’est la formule externe de l’audit qui est privilégiée.

Les clients de l’audit social au sein de l’entreprise En général, le client a une fonction dans la hiérarchie : • Président, • Directeur général, • Directeur de site, etc. La demande émane donc rarement du directeur des ressources humaines lui-même, pour la simple raison qu’un audit social crée des attentes de l’ensemble de l’entreprise et que les décisions qui vont être prises suite aux recommandations de cet audit, engageront la direction.

Les conditions de l’audit social Pour que la mission d’audit soit réalisable, 3 conditions doivent être remplies. • La mission doit être socialement acceptable, il doit y avoir de bonnes relations entre l’auditeur et les audités et l’auditeur doit se renseigner sur l’entité à auditer. Pour cela, il doit récolter le maximum d’informations formelles et informelles. • Les garanties de confidentialité et de restitution assurées.

• La disponibilité des moyens adéquats en personnes interviewées, locaux et conditions de paiement. D’un autre côté, l’auditeur doit être doté de compétences diverses : statistiques, psychologiques, informatiques et de communication.

La méthodologie de l’audit social

1.

2.

3.

4.

5.

Phase préliminaire

Prise de connaissance générale

Appréciation du contrôle interne RH

Contrôle des informations et des documents sociaux

Rédaction du rapport d’audit social

La méthodologie de l’audit social 1. Phase préliminaire

2. Prise de connaissance générale

3. Appréciation du contrôle interne RH

4. Contrôle des informations et des documents sociaux

5. Rédaction du rapport d’audit social

 Préalablement à l’acceptation de la mission, l’auditeur social est amené à entreprendre un diagnostic dont l’objectif serait de savoir si la mission demandée par le client est possible, dans quels délais et à quel coût.

 La lettre de mission permet de définir les obligations réciproques des parties afin de pouvoir s’y référer en cas de litige.  L’objectif assigné à l’auditeur  Obligations de l’auditeur social  Obligations de l’entreprise  la périodicité des contrôles  les critères de contrôle  l’étendue des travaux à réaliser dans le temps (Exercice à contrôler)  l’étendue dans l’espace (pays, activités, entité sociale)






 La prise de connaissance générale a pour objectif de permettre à l’auditeur social de déterminer les spécificités sociales de l’entreprise et de recueillir tous les éléments susceptibles de l’aider dans le cadre de l’orientation de ses travaux.  Elle permet aussi de repérer les zones de risques sociaux liés aux spécificités de l’entreprise auditée.

 La prise de connaissance générale débute par un recueil d’informations à caractère non spécifique et s’achève par la rédaction d’une fiche d’information.




• Des entretiens avec les principaux responsables de l’entité auditée

• Données financières et fiscales diverses


• L’exploitation de la documentation interne

Informations générales

Caractéristiques techniques

Caractéristiques financières et économiques

Caractéristiques commerciales • La visite de l’entreprise







 L’appréciation du CI est réalisée selon la même démarche utilisée par l’auditeur financier, mais qui est axée sur le traitement des questions sociales.

 L’existence des risques liés aux opérations comptables pourrait amener l’auditeur social à examiner également le traitement réservé à certaines procédures comptables.






Description du système de CI lié à la fonction RH

• Recenser l’ensemble des procédures internes formalisées traduisant l’application des règles légales et conventionnelles • Permettre à l’auditeur social de comprendre le système et les sécurités mises en place par l’entreprise

Tests de réalité de système de CI

• S’assurer que la description du système de CI spécifique aux questions sociales correspond à la réalité • Eviter les erreurs de compréhension et les inexactitudes des informations malgré que ces tests seront d’une ampleur très limitée

Evaluation préliminaire du CI

• Mettre en évidence les anomalies génératrices de risque social et l’aptitude des sécurités relevées à limiter le risque social • Etablir un rapport de recommandations sur le CI [les forces et faiblesses de son système + les actions à envisager]

Questionnaire du CI social

• servir de guide à l’auditeur social pour préparer un programme spécifique en fonction des objectifs définis dans le cadre de la lettre de mission • Un moyen privilégié d’examen systématique de l’ensemble des règles sociales






 Les informations sociales sont très variées. L’audit portera sur des informations internes ou externes, quantitatives ou qualitatives, formelles ou informelles, chiffrées ou non.  Les principaux aspects à contrôler dans le cadre de l’audit social sont :      

Le bilan social Les livres et registres obligatoires Les documents sociaux (règlement interne, convention collective) Les droits sociaux dans l’entreprise Les déclarations sociales La régularité et la cohérence en matière du système paie






Le bilan social renseigne sur trois volets ordonnés en étapes méthodiques 1. L’identification des caractéristiques de l’entreprise 2. L’examen des politiques sociales 3. Le diagnostic global

2

• La structure et les caractéristiques de la population • Les conditions de travail et de sécurité • Les comportements du personnel

1

• Emploi (niveau d’emploi, nature des emplois offerts, sécurité de l’emploi…) • Rémunérations (Niveau, évolutions, hiérarchie…) • La sécurité et l’amélioration des conditions de travail • Information au personnel

• Les adaptations et inadaptations actuelles entre les caractéristiques de la population • en poste et les politiques menées • Les principales sources de risques sociaux • Les zones de surcoûts sociaux

3






 Le contrôle des livres et registres sociaux permet de vérifier la régularité de l’entreprise avec les dispositions en vigueur. Il s’agit d’examiner les éléments suivants : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

Livre de paie (Art. 371, 372 & 373 du Code de travail) Registre des congés payés (Art. 246) Registre spécial du Comité de Sécurité et d'Hygiène (Art. 343) Registre du cautionnement (Art. 26) Registre des réclamations contre les listes électorales (Art. 442) Registre spécial des réponses aux requêtes des délégués des salariés (Art. 461) Registre d’inscription des mises en demeures (Art. 536)






 La Convention Collective est un contrat collectif régissant les relations de travail conclu entre d’une part, les représentants d’une ou de plusieurs organisations syndicales des salariés les plus représentatives ou leurs unions et, d’autre part soit un ou plusieurs employeurs contractant à titre personnel, soit les représentants d’une ou de plusieurs organisations professionnelles des employeurs. Le règlement intérieur et le contrat de travail sont des sources autonomes de droit de travail. Toute entreprise occupant habituellement au minimum dix salariés est tenu, dans les deux années suivant l'ouverture, d'établir, après l'avoir communiqué aux délégués des salariés et aux représentants syndicaux dans l'entreprise, le cas échéant, un règlement intérieur et de le soumettre à l'approbation de l'autorité gouvernementale chargée du travail.






 L’auditeur aura à vérifier la mise en œuvre des modalités du droit social dans l’entreprise et de son respect par l’entreprise conformément à la législation sociale en vigueur. Notamment : a. b. c. d. e. f. g.

Durée légale de travail Jours fériés Congés payés- congés annuels payés Salaire minimum Rémunérations des heures supplémentaires Assurance maladie Droit de représentation des salariés






 La démarche de l’auditeur se déroulera particulièrement autour de trois points : forme des déclarations

délais des déclarations

concordance des déclarations






 Le rapport d’audit social n’obéit pas à des normes prédéterminées, sa forme et son contenu bénéficient d’une marge de liberté laissée aux parties contractantes.  Le rapport d’audit social est un document dans lequel seront consignées la synthèse et les conclusions des travaux de l’auditeur. Il comporte généralement les parties suivantes :     

Résumé de la mission Introduction (le but de la mission, les fonctions contrôlées, audits antérieurs…) Les travaux effectués et les constations L’opinion par rapport au référentiel de l’audit les recommandations

La méthodologie de l’audit social : Audit d’efficacité du Management des RH

 L’audit d’efficacité du management des RH répond aux deux questions suivantes : • Les résultats sont-ils conformes aux objectifs ? • Les résultats ont-ils été à moindre coût ?  Il existe différents types d’audit d’efficacité dont principalement :  Audit des emplois  Audit de rémunération et système de paie  Audit de la formation  Audit du climat social  Audit des recrutements  Audit de performance du management des RH

La méthodologie de l’audit social : Audit d’efficacité du Management des RH Type

Objectif

Audit de l'emploi

*Evaluer la conformité de la procédure du recrutement par rapport au normes internes et légales. *Evaluer la qualité du recrutement

Audit de la formation

Indicateurs - Effectif N / effectif N-1 - Effectif N( par type de contrat) / effectif total - Nombre de cadre / effectif total - Coût d'adaptation / coût de recrutement - Coût de recrutement / coût de la fonction RH

*Examiner l'efficacité et la conformité de - Effectif dédié au domaine de formation / effectif total toutes les activités liées aux actions de - Frais internes de formation / frais de RH formation suivies par les salariés de - Frais de sous traitance / frais de RH l'entreprise - Frais de sous traitance / coût total - Prix d'1 heure de formation - Nombre moyen d'heure de formation / personne

*Analyser les grandeurs caractéristiques du - Masse salariale annuelle totale / effectif mensuel moyen Audit de système de rémunération - Rémunération moyenne du mois / effectif permanent rémunération et du *Examiner l'efficacité de la procédure de - Montant des primes / dépenses salariales système de paie paie et le système de contrôle - Charges sociales annuelles / masse salariale annuelle. correspondant.

Audit du climat social

- Moyenne des rémunérations des ingénieurs et des cadres / moyenne des rémunérations des ouvriers - Masse salariale / CA - Salaire d'embauche ou salaire mini / salaire maxi - Grille de rémunération *Etude des perceptions et des opinions des Moyens nécessaires: la disponibilité des personnes, des locaux, des salariés à partir d'une analyse qualitative et/ informations sociales, des moyens financiers et enfin des ou quantitative, ces perceptions sont mises à compétences diverses de l'équipe qui réalise l'audit plat, analysées dans leur évolutions ou par rapport à des normes.

Conclusion • Les ressources humaines ayant pris une place non négligeable dans le paysage de l’audit, elles sont devenues une réelle matière d’étude. • Une étude qui doit prendre en compte la complexité de l’homme au travail, ses interactions, son rapport au savoir professionnel, etc. mais également ses caractéristiques et performances individuelles pour pouvoir enrichir un management qui laisse de moins en moins le droit à l’erreur.

Conclusion • Ainsi, le but d’un audit social qui se veut un succès est avant tout de comprendre l’homme afin de le faire travailler et vivre dans des conditions optimales en tenant compte de son individualité. • L'audit n'est pas une fin en soi, c'est un outil efficace pour aboutir à un diagnostic fiable, objectif, motivé dont la valeur ajoutée se mesurera avec la mise en application des recommandations qui auront été préconisées par le consultant auditeur.

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