BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Studi kasus New Jersey Insurance Company Pada tanggal 16 Juli 1987, John W.Montgomery adalah seorang anggota komite anggaran New Jersey Insurance Company (NJIC), membaca laporan anggaran bagi divisi hukum dalam rangka mempersiapkan sebuah konferensi per kuartal dengan masing-masing kepala divisi. Divisi hukum bertanggung jawab atas seluruh urusan hukum yang berkaitan dengan operasionalisasi perusahaan. Divisi tersebut mewakili perusahaan dalam hal litigasi, berkonsultasi dengan departemen-departemen yang berkaitan dengan implikasi hukum. Dalam struktur organisasi perusahaan kepala divisi hukum, dikepalai oleh Wiliam Somersby serta terbagi dalam lima bagian yang ada, dua diantaranya adalah bagian pinjaman individu dan bagian utang perusahaan. Pada bagian Pinjaman individu Karyawan, terdiri dari 3 orang pengacara, satu orang yang memberikan bantuan pada bagian-bagian yang sibuk atau absen, satu orang yang masih berada dalam masa status pelatihan, dan 26 orang sebagai penguji gadai. Penguji gadai adalah orangorang yang tidak pernah mengikuti pelatihan hukum namun dilatih perusahaan untuk memeriksa dan menyepakati sejumlah transaksi utang yang diajukan. Bagian pinjaman individu bertanggung jawab atas proses peminjaman utang secara legal yang dibuat untuk individu dengan jaminan properti riil. Perusahaan tidak berpiutang langsung ke peminjam individual, yang paling sering terjadi adalah utang-utang yang diajukan oleh perusahaan independen. Fungsi utama bagian ini adalah untuk menjalankan kerja hukum yang dibutuhkan dalam kaitannya dengan seluruh utang yang diberikan dan mengenai seluruh utang yang ada. Fungsi lainnya adalah memeriksa seluruh instrumen utang yang ada untuk memastikan bahwa semuanya bisa melindungi kepentingan NJIC. Meskipun pengendalian yang menyeluruh dapat dilakukan atas output yang dihasilkan oleh masing masing peserta uji, pengendalian terhadap seluruh bagian atau seksi jauh lebih sulit. Tujuan dasar dari proses anggaran adalah mendorong kepala divisi untuk menyusun perencanaan dan segera membuat laporan mengenai jangkauan operasionalisasi divisi mereka selama tahun berikutnya
1
Pada bagian Pinjaman Perusahaan terdapat cara operasional yang berbeda, karena secara umum nominal utang perusahaan lebih besar dibandingkan utang kepada individu. Dalam utang ini, pengambilan keputusan dilakukan oleh divisi investasi. Karena ukuran kompleksitas utang yang besar, bagian ini bekerja saling keterkaitan dengan orang-orang dari investasi. Bagian subtansial dalam mengurus utang perusahaan terdiri dari aktivitas merancang dokumen dokumen legal. Prosedur-prosedur pengendalian dalam seksi ini berbeda secara substansial dari utang individu.
2
BAB II. PERMASALAHAN 2.1. Permasalahan Pinjaman Individu -Pinjaman individual di wilayah New Jersey mengakibatkan adanya utang-utang yang diajukan oleh perusahaan-perusahaan independen seperti FHA, VA, dan utang-utang konvensional. Utang-utang ini biasanya dibuat langsung oleh bank-bank atau lembaga-lembaga keuangan yang sama, yang diorganisasikan untuk tujuan tersebut. - Bank dan lembaga-lembaga keuangan lain akan menumpuk sejumlah surat utang dan menjualnya ke NJIC dalam bentuk paket, Perusahaan asuransi membeli beribu-ribu surat hutang setiap tahunnya. Proses Anggaran -Pengendalian terhadap seluruh bagian/seksi jauh lebih sulit karna dapat memungkinkan terjadinya penyimpangan yang besar dari proyeksi-proyeksi yang semula dibuat. - Adanya kebijakan memecat para pegawainya jika dia melakukan kesalahan, Kebijakan ini pula yang menyebabkan pihak manajemen enggan menerima pegawai baru. Bagian Pinjaman Perusahaan - Transaksi hutang perusahaan memakan waktu yang lama, mulai dari berminggu-minggu hingga berbulan-bulan, maka bias saja bahwa laporan harian h arian dan dalam da lam banyak kasus k asus laporan mingguan tidaklah cukup. - Selain utang sudah memberikan efek pada masa yang lama, para peminjam sering kembali mendatango NJIC untuk meminta surat pelepasan pembebasan ataupun modifikasi yaitu mereka meminta perubahan dalam peraturan yang membatasi jangka waktu atau syarat-syarat
3
kesepakatan lainnya, Hal ini menyulitkan para pengacara untuk mengatur waktu dalam membuat perencanaan. Laporan Anggaran - Memungkinkan terjadinya kesalahan/ kekeliruan dalam membuat laporan anggaran.
BAB III. LANDASAN TEORI 3.1. Struktur Organisasi
Wakil Presiden Presiden Eksekutif
Wakil Presiden Devisi
Wakil Somersby
Investasi
Wakil Presiden Devisi Hukum
John Wallace
Peter Carlisle
Supervisor bagian
Supervisor bagian
Pinjaman Individual
Pinjaman Perusahaan
Altantic
Midwest
Pacific Coast
Coast Group
Group
Group
4
( 3 Bagian Lainnya )
3.2. COA (Chart of Accounts) Biaya
Anggaran
Aktual
DiAtas
DiBawah
Anggaran
Anggaran
Biaya karyawan : Gaji, penuh waktu
$924.092
$932.201
$8.109
Gaji, paruh waktu
-
-
-
4.500
33.610
29.110
-
5.905
5.905
17.055
19.180
2.125
206.024
208.051
2.027
1.151.671
1.198.947
47.276
10.219
12.459
2.240
100.230
100.230
2.267
3.067
11.940
11.940
Kertas cetak
3.842
5.367
1.525
Perjalanan
2.835
3.155
320
Telpon
7.577
8.690
1.113
Pengeposan
3.057
3.227
170
36.810
37.405
595
50
100
50
Gaji, lembur Pinjaman karyawan Makan siang karyawan Asuransi, Pensiun, SS, dan sebagainya Total Biaya servis langsung (fotografi,dsb) Biaya lainnya : Sewa Persediaan kantor Penyusutan
dan
pemeliharaan
800
peralatan
Servis perumahan secara prorata Gaji professional
5
Lain-lain
395
567
172
169.003
173.748
4.745
$1.330.893
$1.385.154
$54.261
46
46
Total Total keseluruhan Jumlah pekerja paruh waktu
3.3. Akuntansi Pertanggungjawaban Devisi hukum New Jersey Insurance Company (NJIC) bertanggung jawab atas semua urusan hukum akuntansi yang berkaitan dan juga denagn seluruh oprasionalisasi perusahaan sebelum melaporkannya pada presiden Eksekutif, Selain itu, devisi tersebut memberi nasihat kepada manajemen perusahaan mengenaiperkembangan yang ada di masa depan yang berkaitan denagn perpajakan dan peraturan lain, serta mengenai keputusan-keputusan pengadilan yang berpengaruh pada perusahaan. 3.4. Biaya Terkendali dan Tidak Terkendali Biaya Terkendali Pengendalian yang menyeluruh terhadap biaya dapat dilakukan atas output yang dihasilkan oleh pinjaman, pengendalian terhadap seluruh bagian atau seksi jauh lebih sulit. Tujuan dasar dari proses anggaran adalah mendorong kepala divisi untuk menyusun perencanaan dan segera membuat laporan mengenai jangkauan operasionalisasi divisi mereka selama tahun berikutnya. Pada bagian Pinjaman Perusahaan terdapat cara operasional yang berbeda, karena secara umum nominal utang perusahaan lebih besar dibandingkan utang kepada individu. Dalam utang ini, pengambilan keputusan dilakukan oleh divisi investasi. Karena ukuran kompleksitas utang yang besar, bagian ini bekerja saling keterkaitan dengan orang-orang dari investasi. Bagian B agian subtansial dalam mengurus utang perusahaan terdiri dari aktivitas merancang dokumen dokumen legal. Prosedur-prosedur pengendalian dalam seksi ini berbeda secara substansial dari utang individu. Biaya Tidak Terkendali
6
Pinjaman individual mengakibatkan adanya utang-utang yang diajukan oleh perusahaan perusahaan independen meningkat serta utang-utang konvensional bertambah. Utang-utang ini biasanya dibuat langsung oleh bank-bank atau lembaga-lembaga keuangan yang sama, yang diorganisasikan untuk tujuan tersebut.akibatnya bank dan lembaga-lembaga keuangan lain akan menumpuk sejumlah surat utang.
3.5. Proses Menjaga Kestabilan Kestabilan sanggat dibutuhkan oleh NJIC karna tanpa adanya kestabilan akan mengakibatkan semua proses tidak berjalan dengan semestinya. Tujuan dasar dari proses adalah untuk mendorong para kepala devisi untuk menyusun perencanaan dengan segera membuat laporan oprasionalisasi devisi mereka selama than berikutnya, hal ini dilakukan untuk mengantisipasi adanya perubahan-perubahan aktivitas dari tahun yang sedang berjalan sehingga dapat terus menjaga kestabilan perusahaan.
7
BAB IV. PEMBAHASAN 4.1. Struktur Organisasi
Devisi Investasi perusahaan bertanggung jawab untuk memutuskan pinjaman, termasuk mengenai jumlahnya, tingkat bunga, dan jatuh tempo.
Devisi Hukum perusahaan bertanggung jawab atas berbagai kebijakan/peraturan yang dibuat oleh perusahaan
Supervisor bagian pinjaman individual bertanggung jawab atas pinjaman-pinjaman perorangan
Supervisor bagian pinjaman perusahaan bertanggung jawab atas pinjaman yang diajukan oleh lembaga-lembaga tertentu.
Kesimpiulan : Dengan pembagian dan pembatasan tugas yang jelas pada setiap divisinya maka tugas dari masing-masing anggota perusahaan dapat terkendali dengan baik.
4.2. COA (Chart of Account) Biaya
COA
Gaji, penuh waktu
5021
Gaji, paruh waktu
5021
8
Gaji, lembur
5021
Pinjaman karyawan
1151
Makan siang karyawan
5022
Asuransi, Pensiun, SS, dan sebagainya
1202
Biaya servis langsung (fotografi,dsb)
1203
Sewa
1201
Persediaan kantor
1330
Penyusutan dan pemeliharaan peralatan
5050
Kertas cetak
2110
Perjalanan
5023
Telpon
5025
Pengeposan
5028
Servis perumahan secara prorata
5030
Gaji professional
5021
Chart of Account Perusahaan Jasa 5021 (Gaji pegawai), 5022 (tunjangan), 1203 (biaya dibayar dimuka), 1202 (asuransi dibayar dimuka), 1201(sewa dibayar dimuka), 1330 (aset tetap perlengkapan kantor), 5050 (penyusutan), 2110 (biaya yang masih harus dibayar), 5023 (perjalanan dinas), 5025 (beban telpon), 5028 (beban pos), 5030 (jamuan/sumbangan), 1151 (piutang pihak lain). Kesimpulan : Perusahaan New Jersey telah mengarahkan setiap divisi/departemen didalam perusahaannya, untuk setiap tahunnya membuat perencanaan anggaran. Tahapan pembuatan anggaran pun juga melibat setiap pihak yang terdapat dalam divisi tersebut. Akan tetapi dalam proses pembuatan rencana anggaran, setiap divisinya tidak melakukan koordinasi dengan divisi lainnya yang terkait. Seperti pada divisi hukum, bagian pinjaman individual. Kepala bagian pinjaman individual dalam pembuatan rencana anggaran tahunan akan berkaitan dengan divisi investasi, akan tetapi dalam proses pembuatan rencana anggarannya tidak ada koordinasi dengan pihak divisi investasi tersebut, bagian ini membuat anggaran yang berhubungan dengan divisi investasi
9
hanya berdasarkan prediksi mereka. Saya merekomendasikan harusnya dalam proses pembuatan rencana anggaran, terutama pada divisi dan bagian yang anggarannya akan berkatian dengan divisi lain. Harusnya terdapat koordinasi antar divisi tersebut dalam pembuatan anggarannya. Hal ini saya rekomendasikan, agar pembuatan anggaranya lebih tepat dan revisi atas anggaran yang dibuat tersebut kedepannya dapat diminimalisir.
4.3. Analisis Akuntansi Petanggungjawbawan Realisasi dan Anggran Data
Biaya
Nominal
Anggaran
Terkendali Tidak
Actual
Terkendali Tidak
terkendali
terkendali
+
Fungsi
-
yang
Kesimpulan
bertanggun g jawab
Gaji,
-
$8.109
$8.109
-
Anggaran
penuh
lebih
waktu
dari Aktual
Gaji,
-
-
-
-
29.110
29.110
5.905
5.905
2.125
2.125
2.027
2.027
paruh waktu Gaji, lembur Pinjaman karyawan Makan siang karyawan Asuransi,
10
kecil
Pensiun, SS,
dan
sebagain ya Biaya
2.240
2.240
0
0
800
800
0
0
1.525
1.525
320
320
Telpon
1.113
1.113
Pengepos
170
170
595
595
50
50
servis langsung (fotografi ,dsb) Sewa
0
Persediaa
0
n kantor Penyusut an
0
0
dan
pemeliha raan peralatan Kertas cetak Perjalana n
an Servis perumaha n
secara
prorata Gaji professio nal
11
Lain-lain
172
172
BAB V. SIMPULAN DAN SARAN 5.1. Simpulan Meskipun pengendalian yang menyeluruh dapat dilakukan atas output yang dihasilkan oleh masing masing peserta uji, pengendalian terhadap seluruh bagian atau seksi jauh lebih sulit. Oleh karna itu perusahaan NJCP (New Jersey Insurance Company) harus lebih cermat menggamati mengontrol serta menyelesaikan berbagai permasalahan yang ada mulai dari bagian pinjaman individu, struktur keorganisasian, proses anggaran, bagian pinjaman perusahaan, dan laporan anggaran agar terciptanya keselarasan antara bagian-bagian tersebut. 5.2. Saran
Melihat tingginya kenaikan atas gaji lembur, saya merekomendasikan agar perusahaan lebih baik melakukan rekrut pegawai tambahan. Dengan memaksakan pegawai yang ada untuk selalu lembur, hal ini akan berdampak pada kinerja dari karyawan tersebut. Ketika kinerja karyawan tersebut mengalami penurunan karena kelelahan dan lain sebagainya tentunya hal ini akan berdampak pada perusahaan.
Pembuat rancangan anggaran masih kurang baik dalam meramalkan beberapa biaya yang mungkin dapat terjadi. Tidak adanya anggaran tak terduga. Hal ini dapat dilihat pada komponen pinjaman karyawan. Jika perusahaan memang membuat kebijakan untuk memberikan pinjaman, harusnya telah dibuat rancangan anggaran prediksi atas pinjaman
12
yang akan diberikan pada karwayan, serta harus terdapat batas maksimal jumlah yang akan dipinjam setiap periodenya.
Mengenai gaji professional, diketahui perusahaan cukup sering menggunakan pengacara dari pihak eksternal. Pada laporan anggaran terakhir dapat dilihat bahwa biaya atas gaji professional mengalami peningkatan sampai 100% dari yang dianggarkan. Melihat kondisi ini kami berpendapat akan lebih baik jika perusahaan menambah karyawan tetap untuk posisi pengacara/ahli hukum.
PERTANYAAN 1. Dalam cara bagaimanakah Somersby mengendalikan operasi dari seksi di divisinya? Dalam cara bagaimana manajemen puncak mengendalikan operasin dari divisi hukum?
Cara yang dilakukan Somersby dalam mengendalikan operasi dari seksi divisinya adalah :
Dengan pembagian dan pembatasan tugas yang jelas pada setiap divisinya.
Somersby memberi instuksi kepada setiap divisi menerapkan operasional dan pengendalian yang berbeda antara pinjama individual dan pinjaman perusahaan. Karena pinjaman perusahaan lebih besar dari pada pinjaman individual sehingga hal-hal yang harus dinilai dan diperhatikan oleh setiap divisi harus lebih mendetail.
Manajemen puncak mengendalikan operasi dari divisi hukum dengan cara :
Divisi hukum harusnya memiliki satu bagian saja agar tidak terpecah. Seharusnya perusahaan merekrut pegawai untuk divisi hukum adalah orang-orang yang kompeten dan harus lulusan dari sekolah hukum sehingga perusahaan tidak terlalu bergantung pada pengacara dari luar perusahaan. Karena jika perusahaan terlalu bergantung pada
13
pengacara luar, maka kemungkinan besar informasi perusahaan akan bocor pada pihak lain. Karena kurangnya loyalitas pengacara luar pada perusahaan New Jersey.
Pinjaman yang diberikan oleh perusahaan harusnya diklasifikasikan berdasarkan lokasi geografis dan dibedakan pinjaman individual dan pinjaman perusahaan. Karena untuk mempermudah pembagian jenis transaksinya.
2. Apakah ada cara lain yang mungkin dilakukan untuk meningkatkan pengendalian?
Perusahaan
New
Jersey
telah
mengarahkan
setiap
divisi/departemen
didalam
perusahaannya, untuk setiap tahunnya membuat perencanaan anggaran. Tahapan pembuatan anggaran pun juga melibat setiap pihak yang terdapat dalam divisi tersebut. Akan tetapi dalam proses pembuatan rencana anggaran, setiap divisinya tidak melakukan koordinasi dengan divisi lainnya yang terkait. Seperti pada divisi hukum, bagian pinjaman individual. Kepala bagian pinjaman individual dalam pembuatan rencana anggaran tahunan akan berkaitan dengan divisi investasi, akan tetapi dalam proses pembuatan rencana anggarannya tidak ada koordinasi dengan pihak divisi investasi tersebut, bagian ini membuat anggaran yang berhubungan dengan divisi investasi hanya berdasarkan prediksi mereka. Saya merekomendasikan harusnya dalam proses pembuatan rencana anggaran, terutama pada divisi dan bagian yang anggarannya akan berkatian dengan divisi lain. Harusnya terdapat koordinasi antar divisi tersebut dalam pembuatan anggarannya. Hal ini saya rekomendasikan, agar pembuatan anggaranya lebih tepat dan revisi atas anggaran yang dibuat tersebut kedepannya dapat diminimalisir.
Perusahaan New Jersey membuat anggaran dalam bentuk tahunan. Harusnya perusahaan juga membuat anggaran yang sifatnya bisa bulanan atau 3 bulanan. Rekomendasi ini saya sa ya berikan guna perusahaan lebih efektif lagi dalam melakukan pengendalian di tingkat perusahaan maupun divisi.
3. Sebagai Montgomery, komentar apa yang akan anda buat dan pertanyaan apa yang akan anda ajukan pada Somersby mengenai kinerja dari dua divisi hukum selama enam bulan pertama pada tahun 1987?
Berdasarkan dari laporan anggaran enam bulan pertama tahun 1987 untuk bagian Pinjaman Individual
14
Saya melihat bahwa pembuat anggaran perusahaan ini terutama pada divisi hukum dalam melakukan prediksi biaya masih kurang baik. Hal ini dapat dilihat hampir disetiap komponen biaya yang dikeluarkan mengalami kenaikan dari dari anggaran yang dibuat diawal. Komponen biaya yang cukup signifikan naik dapat dilihat pada biaya lembur dan biaya atas gaji professional.
Melihat tingginya kenaikan atas gaji lembur, saya merekomendasikan agar perusahaan lebih baik melakukan rekrut pegawai tambahan. Dengan memaksakan pegawai yang ada untuk selalu lembur, hal ini akan berdampak pada kinerja dari karyawan tersebut. Ketika kinerja karyawan tersebut mengalami penurunan karena kelelahan dan lain sebagainya tentunya hal ini akan berdampak pada perusahaan.
Pembuat rancangan anggaran masih kurang baik dalam meramalkan beberapa biaya yang mungkin dapat terjadi. Tidak adanya anggaran tak terduga. Hal ini dapat dilihat pada komponen pinjaman karyawan. Jika perusahaan memang membuat kebijakan untuk memberikan pinjaman, harusnya telah dibuat rancangan anggaran prediksi atas pinjaman yang akan diberikan pada karwayan, serta harus terdapat batas maksimal jumlah yang akan dipinjam setiap periodenya.
Mengenai gaji professional, diketahui perusahaan cukup sering menggunakan pengacara dari pihak eksternal. Pada laporan anggaran terakhir dapat dilihat bahwa biaya atas gaji professional mengalami peningkatan sampai 100% dari yang dianggarkan. Melihat kondisi ini kami berpendapat akan lebih baik jika perusahaan menambah karyawan tetap untuk posisi pengacara/ahli hukum.
Berdasarkan dari laporan anggaran enam bulan pertama tahun 1987 untuk bagian Pinjaman Perusahaan
Saya melihat bahwa kinerja dari bagian ini sudah cukup baik, akan tetapi terdapat komponen biaya naik dari yang dianggarkan. Perlu ditingkatkan kembali dalam analisis pembuatan anggaranya dan lakukan koordinasi sebelum anggaran ini disetujui.
15
16