Studi Kasus
SKENARIO PENDAHULUAN Studi Studi Kasus Kasus ini ini disus disusun un sebaga sebagaii simul simulasi asi praktik audit kinerja di lapangan. Maksudnya adalah untuk “membumikan” dan menjelaskan cara penerapan konsep dan praktek tek audit kinerja yang telah dijelaskan pada bab – bab terdahulu. Tujuannya Tujuannya adalah agar pembaca dapat merasakan keterlibatannya sebagai salah satu anggota/ketua tim audit dalam audit kinerja sehingga pembaca dapat memahami setiap langkah dalam proses audit kinerja. Contoh kasus akan dimulai dari pema pemaha hama man n atas atas entit ntitas as yang yang diau diaud dit sampai dengan tindak lanjut audit. Kasus yang disajikan pada bab ini akan berlanjut pada contoh kasus bab berikutnya. Oleh sebab itu, sebagai penanda, setiap contoh kasus diberi angk angka a arab arab,, yang yang mer merup upak akan an lanj anjutan utan dari contoh kasus sebelumnya.
SKENARIO Lembaga Audit Pemerintah adalah suatu lembaga audit di sektor publik di Indonesia. Dalam rencana strategis tahun 2006 s.d. tahun 2010, memutuskan akan melaksanakan 100 (seratus) audit kinerja pada sektor publik. Kebijakan yang dipergun dipergunakan akan untuk menetapk menetapkan an entitas entitas yang yang akan akan diau diaudi ditt adala dalah h enti entita tas s yang yang menyangkut pelayanan orang banyak dan
52
Studi Kasus
rawan korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN) dan mend mendap apat at alok alokas asii angg anggar aran an yang cukup besar. Pelaksanaannya, pada tahun 2006, dimulai dengan lingkup dan jumlah yang kecil dan akan ditingkatkan ditingkatkan secara progresif progresif setiap setiap tahun. tahun. Kebijak Kebijakan an ini ini dite ditemp mpu uh , meng mengin inga gatt pela pelaks ksan anaa aan n audi auditt kine kinerj rja a meru merupa paka kan n hal hal baru baru pada pada Badan Pengawas X. Untu Un tuk k tahu tahun n angg anggar aran an 20 2006 06,, lemb lembag aga a audit tersebut memutuskan akan mela melaks ksan anak akan an audi auditt pada pada 10 (sep (sepul uluh uh)) obje objek k audi auditt yang yang meme memenu nuhi hi krit kriter eria ia di atas atas.. Sala Salah h satu satu obje objek k yang yang dipu diputu tusk skan an untuk diperiksa adalah Kantor Pelayanan Agraria (KPA) Adipura di Kabupaten yang merupakan perwakilan perwakilan dari Badan Agraria (BA) di tingka tingkatt Pemeri Pemerinta ntah h Pu Pusat sat.. Salah Salah satu satu pert pertim imba bang ngan an Bada Badan n Pen Pengaw gawas X memeriksa KPA Adipura adalah seringnya diterima pengaduan dari masyarakat baik dalam bentuk surat yang ditujukan langsung ke lembaga audit tersebut maupun melalui surat pembaca di beberapa surat kabar ibu kota dan daerah tentang tentang kurang kurang baiknya baiknya pelayan pelayanan an yang yang diberikan oleh KPA Adipura dan maraknya perm permin inta taan an “ua “uang peli pelici cin“ n“ yang yang haru harus s dikeluarkan masyarakat. Dalam contoh kasus ini anda telah dipercaya dan ditunjuk sebagai ketua tim audit. Tujuan keseluruhan audit terhadap KPA KPA adalah untuk mengidentifikasikan dan menilai setiap kelemahan yang
53
Studi Kasus
penting yang berkaitan dengan ekonomi, efisiens efisiensii dan efektivi efektivitas tas26, dan kemudian memberik memberikan an saran-sar saran-saran an perbaika perbaikan n atas peng pengel elol olaa aan n pela pelaya yana nan n pert pertan anah ahan an di KPA. KPA. Dala Dalam m sken skenar ario io ini, ini, Anda Anda ditu ditunj njuk uk sebagai ketua tim audit atas KPA. Dengan demikian, pada bab-bab berikutnya Anda akan akan mel melaksa aksana naka kan n taha tahap p demi demi taha tahap p dalam proses audit kinerja.
26
Pada umumnya, tujuan ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Audit Pemerintah pada Rencana Kerja Pemeriksaan Tahunan, dan merupakan tentative audit objective. objective .
54
Studi Kasus
CONTOH KASUS 1 PEMAHAMAN ATAS DIAUDIT
ENTITAS
YANG
Sebagai tindak lanjut penunjukkan sebelumnya, A and nda a se seba bag gai ke ketu tua a ti tim m untuk melakukan audit kinerja pada KPA. KPA. Anda akan mendapatkan surat tugas audit. Selanjutnya, setelah MAKSUD DAN Selanjutnya, TUJUAN Studi kas Studi kasus us in inii di disu susun sun seb sebaga agaii sim simul ulasi asi latihan praktek audit kinerja. Maksudnya adalah untuk “membumikan“ dan men me njelask ska an cara penerapan konsep audit aud it kin kinerj erja a yan yang g tel telah ah di dijel jelask askan an pad pada a setiap bab. Tujuannya adalah agar pembaca dapat merasakan kete ke terl rlib iba atan ann nya dala lam m “pe pem mer eriiks ksaa aan n illustratif” sehingga dapat memetik pengalaman nyata atas penerapan, penj pe njel elas asan an da dan n ko kon nse sep p ya yang ng di dipe pela laja jari ri sebelumnya.
Dalam stu Dal tudi di ka kas sus ini dipak akai ai se sebu bua ah kasu ka sus s in indu duk k ya yang ng ak akan an me memb mbaw awa a pa para ra peserta dari tahap awal yaitu pemahaman terhadap entitas yang diaudit diau dit samp sampai ai (lihat gambar 1) dengan monitoring tindak lanjut.
SKENARIO
55
Studi Kasus
Suatu lembaga audit di sektor publik di Indonesia, dalam rencana strategisnya tahun 2006 s/d tahun 2010, telah memutuskan akan melaksanakan 100 audit kinerja pada sektor publik. Kebijakan yang dipergunakan untuk menetapkan entitas yang akan diaudit adalah entitas yang menyangkut pelayanan orang banyak dan rawan korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN). Pelaksanaannya, pada tahun 2006 dimulai dengan luas lingkup dan jumlah yang kecil dan akan ditingkatkan setiap tahun.
Untuk tahun anggaran 2006, lembaga audit tersebut memutuskan akan melaksanakan 10 obyek audit yang memenuhi kriteria di atas. Salah satu obyek yang diputuskan untuk diperiksa adalah Kantor Pertanahan Kabupaten Bekasi (KPKB) yang merupakan unit dari Badan Pertanahan Nasional ( BPN). Salah satu pertimbangannya adalah seringnya diterima pengaduan dari masyarakat baik dalam bentuk surat yang ditujukan langsung ke lembaga audit tersebut maupun melalui surat pembaca di beberapa surat kabar ibu kota dan daerah tentang kurang baiknya pelayanan yang diberikan dan maraknya permintaan “uang pelicin“ yang harus dikeluarkan masyarakat.
56
Studi Kasus
Tujuan keseluruhan pemeriksaan terhadap KPKB adalah untuk mengidentifikasikan dan menilai setiap kelemahan yang penting dan kemudian memberikan saran-saran perbaikan atas pengelolaan pelayanan pertanahan di KPKB. Atasan anda, penanggungjawab audit memberikan arahan kepada anda untuk memperhatikan dan menilai masalah sebagai berikut : 1. Apakah struktur organisasi dan pengelolaan keuangan telah mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat? 2. Apakah proses pelayanan telah sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan? 3. Apakah pengukuran kinerja pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pertanahan Kabupaten Bekasi (KPKB) telah dikelola dan dipertanggungjawabkan dengan baik?
Lebih lanjut petunjuk umum yang diberikan oleh Penanggungjawab adalah mengenai ruang lingkup audit sebagai berikut : o
o
Tahun Anggaran yang diperiksa adalah 2005 dan 2006; Lingkup
kegiatan
57
yang
diperiksa
Studi Kasus
meliputi proses akuntabilitas; o
o
o
pelayanan
Lokasi pemeriksaan pada Pertanahan Kabupaten Bekasi;
dan Kantor
Pemeriksaan pada BPN Pusat dan Kanwil Propinsi Jawa Barat sebagai instansi vertikal hanya bersifat konfirmasi; dan Lingkup pemeriksaan tidak termasuk pemeriksaan atas sistem komputerisasi informasi pertanahan (Land Office Computerization).
Pemahaman Diaudit
Atas
Entitas
yang
Saat Anda mendapat surat penugasan resmi berupa Surat Tugas audit, Anda memberitahukan kepada KPA bahwa minggu depan Anda akan mulai melaksanakan audit kinerja. Anda juga minta kepada Pimpinan KPA untuk bertemu dengan beberapa pejabat yang ingin Anda wawancarai, mintakan informasi dan dokumen-dokumen yang Anda butuhkan. Kegiatan ini dilakukan sebagai langkah awal yang dilakukan oleh tim audit untuk memahami entitas yang akan diaudit. Sebagai catatan, hal ini ditempuh untuk menghindari adanya unsur “pendadakan“ yang tidak perlu dalam audit kinerja karena akan
58
Studi Kasus
memperlambat perolehan informasi dan bahan yang diperlukan. Seminggu kemudian, Anda dengan ditemani oleh seluruh anggota tim mengadakan pertemuan singkat (entry meeting) dengan Kepala Kantor yang didampingi oleh pejabat terkait di KPA. Sebagai Pemimnpin Tim, Anda menyerahkan surat tugas dan menjelaskan mandat yang dimiliki oleh Lembaga Auditor tempat anda bekerja27. Anda juga perlu menjelaskan tujuan, kebijakan, standar audit, dan rencana audit yang akan dilakukan. Anda juga memberikan kesempatan kepada pejabat yang diaudit untuk mengajukan pertanyaan sehubungan dengan penugasan anda di KPA. Kepala KPA dan pejabat yang terkait menyambut baik audit yang akan Anda lakukan dan memberikan jaminan bahwa seluruh jajaran KPA akan sepenuhnya membantu pelaksanaan audit kinerja tersebut. KPA menunjuk Kepala Bagian Pengawas Intern sebagai pendamping tim audit dalam melakukan kegiatan pemeriksaannya. Sesudah diadakan istirahat sejenak berupa “rehat kopi”, Kepala KPA memaparkan gambaran umum mengenai 27
Umumnya auditor pemerintah melaksanakan penugasan berdasarkan surat tugas dari pimpinan lembaga audit sesuai kewenangan yang diperoleh dari ketentuan perundangan. Hal ini merupakan bentuk perikatan yang digunakan antara auditor dan auditee.
59
Studi Kasus
entitas KPA kepada tim audit. Kepala KPA juga menyediakan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas mereka. Berikut ini adalah pemahaman atas entitas audit berdasarkan dokumen dan Hal-halhasil pemaparan, yang kemudian dituangkan dalam bentuk kertas kerja audit. yang dipaparkan
60
Studi Kasus
Lembaga Audit Sektor Publik TIM AUDIT KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA ADIPURA
Indeks A.1
Auditee
Kertas Kerja Audit
: Kantor Pelayanan Agraria Adipura Tahun Buku : 2005 dan 2006 Dibuat Oleh : SGW Direvieu Oleh : ABI
PEMAHAMAN ATAS ENTITAS YANG DIAUDIT
Tujuan Memahami Kantor Pelayanan Agraria
Langkah-langkah 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Interviu dengan manajemen dan staf kunci.; Reviu terhadap kebijakan-kebijakan, pengarahan-pengarahan, dan dokumen-dokumen.; Reviu terhadap laporan kinerja entitas, laporan mengenai rencana kerja dan prioritasnya. Reviu dan peninjauan fisik terhadap fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh entitas.; Menelusuri sistem dan prosedur pengendalian.; Analisisa terhadap hubungan antara pemanfaatan sumber daya dan hasilnya.; Mengidentifikasi risiko entitas.; Reviu atas laporan-laporan pemeriksaauditoranaudit dan studi yang telah dilakukan sebelumnya, termasuk laporan pemeriksaauditoranaudit yang dilakukan oleh pemeriksaauditor lainnya.;
Hasil 1. 2. 3.
Gambaran Umum Entitas (KKA Indeks A.1.1) Pemahaman atas Input, Proses, dan Output Entitas (KKA Indeks A.1.2) Informasi Lainnya (KKA Indeks A.1.3)
61
Studi Kasus
Lembaga Audit Sektor Publik TIM AUDIT KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA ADIPURA
Indeks A.1.1
Auditee Tahun Buku Dibuat Oleh Direvieu Oleh
Kertas Kerja Audit
A.
: : : :
Kantor Pelayanan Agraria Adipura 2005 dan 2006 SGW ABI
Gambaran Umum Entitas 1.
2. 3.
Perencanaan Strategis KPA Rencana strategis merupakan rencana KPA dalam rangka mencapai tujuan yang maksimal, terarah, sistematik serta profesional dengan berpijak pada: (1) tugas pokok dan fungsi KPA. (2) arti dan fungsi tanah di tengah masyarakat serta kondisi saat ini
Maksud dan Tujuan Rencana Strategis (Renstra): (1) Setiap
kebijakan
yang
menyangkut
bidang
pertanahan
dapat
terencana,
terarah,
berkesinambungan dan adil guna menghindari adanya pertentangan/konflik; (2) Penjabaran visi, misi dari wilayah tempat KPA berada (Kabupaten Adipura) yaitu manusia
unggul yang agamis berbasis agribisnis dan industri yang berwawasan lingkungan melalui pemberdayaan masyarakat dan pelayanan prima serta dapat mengantisipasi segala tantangan dan permasalahan yang timbul sebagai akibat dari pengaruh globalisasi, teknologi dan informasi; (3) Sebagai bahan penilaian keberhasilan kerja (akuntabilitas) Kantor Pertanahan.
4.
Visi Terwujudnya pelayanan prima di bidang pertanahan bagi masyarakat melalui tertib pengelolaan pertanahan.
5.
Misi Misi yang diemban Kantor Pelayanan Agraria adalah: (1) meningkatkan kualitas pelayanan di bidang pertanahan;
62
Studi Kasus
(2) mendorong percepatan pendaftaran tanah untuk pertama kali; (3) menumbuhkembangkan peran serta masyarakat dalam pengelolaan bidang pertanahan (4) meningkatkan kualitas pengawasan dan pengendalian teknis operasional bidang pertanahan.
6.
Nilai Strategis Nilai-nilai strategis yang menjadi acuan KPA dalam melaksanakan kebijakan, program, dan kegiatan dalam mewujudkan visi misi adalah tekad, adaptasi, dan terukur.
7.
Faktor-Faktor Kunci Keberhasilan Faktor-faktor kunci keberhasilan dapat diidentifikasikan sebagai berikut: (1) sumber daya manusia baik secara kualitatif maupun kuantitatif; (2) sistem
kerja
yang
terukur
sehingga
setiap
gerak
langkah
organisasi
dapat
dipertanggungjawabkan kepada publik; (3) teknologi informasi sebagai sarana untuk memperoleh informasi dalam pengambilan
keputusan di bidang pelayanan dan pendapatan dari sektor pertanahan; (4) pelayanan pertanahan yang terorganisir dan sistematis; (5) koordinasi dengan instansi terkait.
8. 9.
10.
Tujuan (1) Meningkatnya pelaksanaan pelayanan sesuai dengan mekanisme dan prosedur. (2) Meningkatnya fasilitas penunjang sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan pelayanan.
11.
Sasaran (1) Terlaksananya mekanisme pelayanan yang terarah dan transparan. (2) Tercapainya penyempurnaan sarana fisik dan pemenuhan dana untuk menunjang kegiatan
pelayanan kantor.
12.
Kebijakan Dalam rangka mewujudkan tujuan dan sasaran KPA untuk Tahun 2005-2009 arah kebijakan yang diambil mengacu pada: (1) mendelegasikan 9 (sembilan) kewenangan pemerintah kepada Pemerintah K abupaten sesuai
dengan Kepress Nomor 34 Tahun 2003 dalam penyelenggaraan pelayanan di bidang pertanahan;
63
Studi Kasus
(2) memberikan fasilitas bagi terwujudnya data fisik dan yuridis yang akurat; (3) menata kembali penempatan sumber daya manusia sesuai dengan bidang keahliannya; (4) memberikan fasilitas bagi tersusunnya perencanaan organisasi yang rasional; (5) memberikan fasilitas bagi terselenggaranya SIM Pertanahan; (6) pengaturan pertanahan untuk memenuhi kebutuhan daera h; (7) memberikan fasilitas bagi terselenggaranya pembinaan kepada pelaku jasa pertanahan
kepada masyarakat; (8) memberikan fasilitas bagi terselenggaranya pengawasan dan pengendalian penggunaan
tanah yang berwawasan lingkungan serta pengendalian penguasaan pemilikan tanah;
13.
Kegiatan KPA yang terdiri atas: (1) Pelayanan, pengukuran, dan pemetaan bidang tanah (2) Pelayanan pendaftaran pertama kali (3) Pelayanan pemeliharaan data pendaftaran tanah (4) Pelayanan pemeriksaan tanah (5) Pelayanan informasi tanah.
14.
Tugas dan Fungsi Kantor Agraria mempunyai tugas dan fungsi Biro Agraria dalam lingkungan wilayah Kabupaten yang bersangkutan (Wilayah Kabup aten Adipura) sesuai dengan Keputusan Kepala Biro Agraria (BA) No. 01 Tahun 1989 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor wilayah dan Kantor Agraria. Fungsi – fungsi yang dimiliki oleh Kantor Pelayanan Agraria Adipura adalah: (1) menyiapkan kegiatan di bidang pengaturan penguasaan tanah, penatagunaan tanah,
pengurusan hak-hak atas tanah, serta pengukuran dan pendaftaran tanah; (2) melaksanakan kegiatan pelayanan di bidang pengaturan penguasaan tanah, pengurusan
hak-hak tanah, pengukuran dan pendaftaran; (3) menyiapkan rencana, program, dan penganggaran dalam rangka pelaksanaan tugas
pertanahan; (4) memberikan pelayanan, perizinan dan rekomendasi di bidang pertanahan; (5) melaksanakan survei, pengukuran dan pemetaan dasar, pengukuran dan pemetaan bidang,
pembukuan tanah, pemetaan tematik dan survey potensi tanah; (6) mengusulkan dan melaksanakan penetapan hak tanah, pendaftaran hak tanah, pemeliharaan
data pertanahan dan administrasi tanah aset pemerintah; (7) menangani konflik, sengketa, dan perkara pertanahan;
64
Studi Kasus
(8) mengelola Sistem Informasi Manajemen Pertanahan Nasional (SIMTANAS). (9) melakukan urusan tata usaha dan rumah tangga.
15.
Uraian Struktur Organisasi Berdasarkan Peraturan Kepala Biro Agraria srtruktur organisasi KPA Adipura adalah sebagai berikut.
Kepala Kantor
Sub Bagian Tata Usaha
Urusan Perencanaan & Keuangan
Urusan Umum & Kepegawaian
Seksi Survei, Pengukuran dan Pemetaan
Seksi Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah
Seksi Pengaturan & Penataan Tanah
Seksi Pengendalian & Pemberdayaan
Seksi Sengketa Konflik & Perkara
Sub Seksi Pengukuran & Pemetaan
Sub Seksi Penetapan Hak Tanah
Sub Seksi Penatagunaan Tanah & Kawasan Tertentu
Sub Seksi Pengendalian Pertanahan
Sub Seksi Sengketa & Konflik Pertanahan
Sub Seksi Tematik & Potensi Tanah
Sub Seksi Pengaturan Tanah Pemerintahan
Sub Seksi Landreform & Konsolidasi Tanah
Sub Seksi Pemberdayaan Masyarakat
Sub Seksi Perkara Pertanahan
Sub Seksi Pendaftaran Hak
Sub Seksi Peralihan Pembebanan Hak & PPAT
65
Studi Kasus
(1) (2)
1. 2. 3. 4.
1. 2.
b. c.
a. b.
Kepala Kantor Sub bag Tata Usaha Urusan Perencanaan dan Keuangan Urusan umum dan kepegawaian Seksi Survei, Pengukuran, dan Pemetaan (a) Sub seksi Pengukuran dan pemetaan (b) Sub seksi Tematik dan Potensi Tanah Seksi Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah Sub seksi Penetapan hak atas tanah Sub seksi Pengaturan tanah pemerintahan Sub seksi Pendaftaran hak Sub seksi peralihan pembebanan hak dan PPAT Seksi Pengaturan dan Penataan Pertanahan Sub seksi Penatagunaan tanah dan Kawasan tertentu Sub seksi Landreform dan konsolidasi tanah Seksi Pengendalian dan Pemberdayaan Sub seksi pengendalian pertanahan Sub seksi pemberdayaan masyarakat Seksi Sengketa Konflik dan Perkara Sub seksi sengketa dan konflik pe rtanahan Sub seksi perkara pertanahan
1.
2.
Anggaran dan Realisasi Keuangan serta Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Kantor Pelayanan Agraria (KPA) Berkaitan dengan pelayanan yang diberikan , KPA mempunyai sumber daya keuangan sebagai berikut.
Tahun Anggaran
Anggaran
Realisasi
%
2005
12.400.000.000
7.000.000.000
56%
2006
16.000.000.000
10.000.000.000
63%
PNBP pada KPA terdiri atas (i) Pelayanan Pendaftaran Tanah; (ii) Pelayanan Pemeriksaan Tanah; (iii) Pelayanan Informasi Pertanahan, dan; (iv) Pelayanan Penetapan Hak atas Tanah. Penerimaan terbesar Tahun Anggaran 2005 dan 2006 adalah dari kegiatan Pengukuran dan
66
Studi Kasus
Pemetaan yaitu Tahun 2005 sebesar Rp4.5 00.000.000 atau
51% dari total penerimaan
Rp8.900.000.000 dan Tahun 2006 sebesar Rp4.000.000.000 atau 48% dari total penerimaan Rp8.300.000.000.
67
Studi Kasus
Lembaga Audit Sektor Publik TIM AUDIT KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA ADIPURA
Kertas Kerja Audit
Indeks A.1.2
Auditee : Tahun Buku : Dibuat Oleh : Direvieu Oleh :
Kantor Pelayanan Agraria 2005 dan 2006 SGW ABI
Pemahaman atas Input , Proses, dan Output Entitas
B.
Mekanisme Pelayanan Pelayanan pada KPA menghasilkan 48 jenis pelayanan dengan melibatkan front office, yaitu petugas yang berhubungan langsung dengan pemohon dan back office, yaitu
petugas yang memproses permohonan sampai
dengan produk jadi, yaitu sertifikat/SK maupun pejabat struktural yang terlibat dalam proses koreksi dan validasi s erta pengesahan sampai tingkat Kepala Kantor.
Tabel Pelayanan Kantor Pelayanan Agraria 48 Jenis Pelayanan 5. 6. 7. 8. 9.
10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.
Pengukuran Pemisahan (Surat Ukur sudah ada) Pengecekan Sertifikat Hak Atas Tanah Jual Beli Peningkatan Hak Guna Bangunan ke Hak Milik tanpa Ganti Blanko Hak Tanggungan Pemecahan Sempurna Pangakuan Hak Roya Kutipan Surat Ukur Pemecahan Sebagian (Pemisahan) Penerbitan Sertifikat Berdasarkan SK
17. 18.
19. 20. 21. 22.
23. 24. 25. 26. 27. 28.
Warisan Pengganti Blanko karena hilang untuk HAT Pemecahan (Surat Ukur sudah ada) SKPT Ganti Nama Pemekaran Wilayah Penurunan/Perubahan Hak tanpa Salinan Surat Ukur (SU) Pengganti Blanko Baru untuk HAT Perubahan Nama Hibah Merger Roya Parsial Lelang
29. 30. 31. 32. 33. 34.
35.
36. 37. 38. 39. 40.
68
Cessie Konversi (SU sudah ada) Pembagian Hak Bersama Blokir Penggabungan Penurunan/Perubaha n Hak dengan salinan SU Pengganti Blanko karena rusak untuk HAT Perpanjangan Hak Pengangkatan Sita Jaminan Ganti Nama Pengecekan Sertifikat HMARS Pencabutan Blokir
41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51.
52.
Pengukuran ulang dengan Berita Acara Penggabungan (SU sudah ada) Pengukuran Ulang (Pengembalian Batas) Permohonan SK Hak atas Tanah Negara Wakaf Tukar Menukar Akta Penggabungan Pengakuan Hak (SU sudah ada) Pengangkatan Sita Lain-lain Pengakuan Hak (SU sudah ada, Belum Pengumuman) Pembatalan Sertifikat
Studi Kasus
Berbagai produk pelayanan tersebut dapat dibedakan menjadi dua yaitu permohonan pendaftaran tanah dengan melakukan input data pada Daftar Isian (DI) 301 dan permohonan pengukuran dengan melakukan input data pada DI 302. Pelayanan-pelayanan tersebut melibatkan pegawai KPA sesuai SK Kepala Kantor No.72/ 2006 tanggal 4 Agustus 2006 tentang Pembagian Tugas Pegawai di Lingkungan KPA yang mengatur pembagian tugas Koordinator maupun petugas pelaksana pembantu Koordinator sesuai Struktur Organisasi Kantor Agraria. Banyaknya volume pekerjaan, yaitu rata-rata lebih dari 1.000 pemohon setiap bulan menyebabkan Kepala Sub Seksi memerlukan pendelegasian wewenang kepada staf pelaksana untuk memperlancar proses kegiatan pelayanan dalam hal ini kepada Koordinator yang membantu Kepala Sub Seksi untuk melakukan kegiatan memeriksa kelengkapan berkas permohonan. Pemberian pelayanan tersebut dilakukan melalui loket-loket. Hal tersebut diatur dalam Instruksi Kepala BA No.3 tahun 1998 tanggal 20 Juli 1998 tentang Peningkatan efisiensi dan kualitas pelayanan masyarakat di bidang pertanahan yang antara lain menginstruksikan kepada Kepala Kantor Agraria
mengambil
langkah-langkah
untuk
meningkatkan
kualitas
pelayanan kepada masyarakat di bidang pertanahan di kantornya masingmasing meliputi menyiapkan dan memfungsikan sistem loket serta diwajibkan semua jenis pelayanan melalui jenis loket yang telah ditetapkan yaitu : a. Loket I
: Informasi pelayanan
b. Loket II
: Penyerahan dokumen permohonan pelayanan
c. Loket III
: Penyerahan biaya
d. Loket IV
: Pengambilan produk
Untuk loket II (pelayanan teknis) dapat diperbanyak secara paralel sesuai dengan jenis dan volume kegiatan pelayanan. Mekanisme melalui loket tersebut diatur lebih lanjut oleh Kantor Wilayah Biro Agraria (BA) dengan mengeluarkan SK Kepala Kanwil BA No.610587-2000 tanggal 1 April 2000 tentang pedoman penyelenggaraan sistem loket pelayanan kegiatan seksi pengukuran dan pendaftaran tanah antara lain seperti berikut.
69
Studi Kasus
c.
Loket Informasi berfungsi memberikan informasi yang bersifat umum untuk selanjutnya disalurkan ke loket pelayanan masing-masing, menyediakan brosur/buku petunjuk permohonan yang diperlukan, menampung mencatat pengaduan dari masyarakat.
d.
Loket Penyerahan Dokumen (loket teknis) merupakan loket tempat penerimaan dan pemeriksaan kelengkapan berkas yang akan diproses, loket penyerahan sertifikat.
e.
Loket penyerahan biaya tempat membayar biaya-biaya .
f.
Loket pengambilan produk merupakan tempat penyerahan hasil-hasil akhir pelayanan non sertifikat.
Setelah menjelaskan gambaran umum di atas kepada tim auditor Kepala KPA memberikan kesempatan kepada tim audit untuk melakukan tanya jawab atas paparan tersebut. Lebih lanjut, Kepala KPA menyatakan bahwa informasi yang bersifat te knis akan di jelaskan oleh masing pejabat terkait dengan tujuan dan luas lingkup audit yang akan dilakukan oleh auditor.
Setelah memperoleh pemahaman entitas tim audit membuat resume hasilnya dalam bentuk diagram mekanisme pelayanan sebagai berikut.
70
Studi Kasus
Diagram Mekanisme Pelayanan Front Office dan Back Office KPA BekasiADIPURA
Sementara proses tahapan pelayanan yang dilakukan oleh Kantor Pelayanan Agraria (KPA) dapat dilihat pada tabel berikut ini:
71
Studi Kasus
Proses Pelayanan di KPA Tahapan kegiatan pelayanan (ringkasan sesuai dalam SPOPP)
Pemohon menyerahkan dokumen atau berkas permohonan
Menerima dan meneliti kelengkapan berkas permohonan dari pemohon
Mencetak Surat Tanda Terima Dokumen (STTD) dan Surat Perintah Setor (SPS) dan memberikan ke pemohon
Pemohon melakukan pembayaran berdasarkan SPS
Pemrosesan berkas permohonan yaitu : menyiapkan buku tanah (meminjam buku tanah) mencocokan dengan buku tanah Input dokumen menyiapkan sertifikat mencetak produk/hasil
pelaksana (sesuai dengan SPOPP)
pelaksana (di Kantah Kab.BekasiAdipura)
Pemohon
Pemohon
Petugas loket II
Koordinator (Di Loket I dan II)
Petugas Loket II
Petugas di loket I & II
Petugas loket III
Petugas Loket III (Bendahara Penerima)
Petugas Arsip Petugas Pelaksana pd Subsie yang bersangkutan
Petugas Arsip Petugas Pelaksana pd Subsie yang bersangkutan
Koordinator melakukan Koreksi dan validasi sebelum dokumen ke Kasubsie
Koreksi dan Validasi dokumen dan mem-bubuhkan paraf dan meneruskan ke Kasie
Kepala Subsie
Kasubsie
Koreksi dan Validasi dokumen, membu-buhkan paraf dan meneruskan ke Kepala Kantor Pertanahan
Kepala Seksi
Kepala Seksi
Koreksi dan Validasi dokumen dan membubuhkan tandatangan
Kepala Kantor Pertanahan
Kepala Kantor
Memberikan stempel, mengembalikan buku tanah ke petugas arsip dan menyerahkan produk ke petugas loket IV
Petugas Pelaksana
Petugas Pelaksana
Mencetak bukti penyerahan produk, menyerahkan sertfikat kepada pemohon
Petugas loket IV
Koordinator (petugas di Loket II)
Pemohon
Pemohon
Pemohon menerima produk
72
Studi Kasus
Lembaga Audit Sektor Publik TIM AUDIT KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA ADIPURA
Indeks A.1.3
Auditee
: Kantor Pelayanan Agraria Tahun Buku : 2005 dan 2006 Dibuat Oleh : SGW Direvieu Oleh : ABI
Kertas Kerja Audit
C.
Infomasi lainnya
D.
Informasi Lainnya
Informasi
lainnya yang dikumpulkan oleh tim
audit adalah
dengan
memanfaatkan berita-berita yang terkait dengan pelayanan pertanahan yang ada di media massa dan media elektronik seperti: koran, majalah atau internet. Disamping itu juga dipelajari p anduan dan peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah mengenai masalah pertanahan dan tata kelola organisasi yang baik. Dalam hal ini adalah Surat-Surat Keputusan yang
dikeluarkan
oleh
Menteri
Pendayagunaan
Aparatur
Negara
(Menpan) seperti surat keputusan mengenai penyelenggaraan pelayanan publik dan surat keputusan mengenai transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pelayanan publik. Hasil ringkasan dari pemberitaan di media massa dan media elektronik termasuk internet adalah sebagai berikut:
-
Pelayanan administrasi pertanahan kepada masyarakat selama ini berbelit-belit, lama dan mahal.
-
Masyarakat ingin mendapatkan layanan secara cepat .
-
Pelayanan jasa pertanahan menimbulkan peluang pungutan liar (pungli) dan munculnya korupsi. Jumlah pungli dan korupsi bervariasi bergantung pada layanan yang diberikan di loket Kantor BA, makin rumit layanan, semakin besar pula jumlah pungli dan korupsi .
-
Muncul harapan lahirnya Biro Agraria baru yang memahami dan siap menuntaskan problem agraria saat ini, antara lain kemiskinan mayoritas anak bangsa akibat ketimpangan penguasaan, pemilikan dan pemanfaatan tanah dan kekayaan lainny a.
73
Studi Kasus
-
Perlunya pembaharuan agraria yang bertujuan untuk memperkuat dan menyejahterakan rakyat mensyaratkan kemudahan bagi petani untuk mengakses kredit dari Bank, informasi, teknologi, dan pasar.
-
Pemberitaan di Internet
-
Penyajian dalam bentuk Berbagai jenis model, cara penyajian dapat dilakukan dibuat beragam, mulai dari yang bentuknya sederhana bentuknya sampai pada dengan yang kompleks. Apabila kita lihat susunannya, ada informasi yang disajikan dalam bentuk angkaangka, kata-kata, atau gambar-gambar sebagai simbol. Beberapa model jenis model yang dikenal adalah seperti berikut : Financial accounting model. Model ini biasanya disajikan dalam
-
bentuk neraca atau laporan rugi laba perusahaan. Organization chart. Model ini menggambarkan susunan organisasi
-
ditinjau dari hubungan kerja, pendelegasian wewenang, tanggung jawab, dan kegiatan formal. Responsibility grid model. adalah mModel yang ini menggambarkan
-
hubungan manusia dan pekerjaannya, model ini tergambar dalam bentuk matrik. Logic model. Model ini yang serupa dengan organizationsasi chart
-
model.adalah model yang menggambarkan program atau sistem, model ini, akan tetapi isinya menggambarkan keterkaitan output dari suatu program dengan tujuannya. Control system model. Adalah jenis Mmodel yang ini lebih spesifik.
-
Model ini m karena menggambarkan unsur-unsur dasar kegiatan dan keterkaitannya dengan sistem pengendalian. Model input-procsess-output. adalah suatu sistem model Model ini
-
yang menggambarkan suatu urutan dan akan dapat dideteksi oleh sistem pengendalian output, dengan cara membandingkannya dengan terhadap standar. dan Jjika diperlukan, dengan menggunakan model ini dapatperlu mengambil diambil tindakan perbaikan atas input atau prosesnya untuk menjamin output yang tepat. Environmental model. Merupakan
-
adalah salah satu model yang
mempergunakan organisasi, program, dan sistem termasuk lingkungan yang
mempengaruhi.
Model
ini
74
menggambarkan
berbagai
faktor
Studi Kasus
kekuatan/kekuasaan yang berpengaruh dari luar organisasi atau sistem yang biasanya diperhatikan dalam penentuan strategi. Organization model. Model ini yang dikenal pula juga sebagaidengan
-
egg model. Merupakan
adalah salah satu model kombinasi antara
lingkungan manajemen, operasi, dan sistem informasi ada. Operatsional
-
Plan
Frame
Work
Accountability
Model
(Model
Akuntabilitas kerangka Kerangka Kkerja Rrencana Ooperasional). adalah model lain yang Model ini menggambarkan hubungan antara tujuan program, komponen kegiatan, hasil kegiatan, dan sumber daya ( input). -
-
Memilih Cara Menguraikan Kondisi. Pemilihan cara-cara menguraikan kondisi sebetulnya btergantung pada pertimbangan pemeriksaauditor dan keadaan yang paling sesuai bagi digunakannya penggunaan cara-cara tersebut. Berikut ini adalah beberapa panduan dalam memilih cara menguraikan kondisi:
-
Uraian tertulis mungkin lebih tepat untuk menyampaikan infomasi yang bersifat analitis.
-
Foto copy bagan organisasi atau laporan intern mungkin lebih tepat apabila
pemeriksaauditor
menganggap
bahwa
informasi
yang
terkandung di dalamnya sudah mewakili dan tidak memerlukan penjelasan terlalu banyak. -
Menggunakan
rekaman
mungkin
lebih
cocok
apabila
pemeriksaauditor mempunyai waktu singkat, sedangkan ia ingin memperoleh seluruh infomasi yang diberikan oleh seseorang. danCara ini juga untuk dapat menghindari kelupaan terhadap hal-hal penting untuk diingat kembali. -
Potret atau pengambilan gambar kondisi fisik mungkin lebih cocok dipergunakan untuk menggambarkan tata urutan dan bisa disajikan langsung dalam laporan pemeriksaauditan.
-
Dengan demikian, dari diantara cara-cara tersebut di atas, tidak ada cara yang paling baik atau paling buruk.
-
75
Studi Kasus
-
-
RINGKASAN RINGKASAN -
-
Pemahaman terhadap entitas yang akan diauditperiksa merupakan penentu
awal
dari
kegiatan
selanjutnya
dalam
pemeriksaauditoranaudit kinerja. Tanpa adanya pemahaman yang rinci
mengenai
pemeriksaauditor
entitas akan
yang
akan
mengalami
diaudit
diperiksa,
kesulitan
dalam
maka membuat
perencanaan audit yang ekonomis, efisien, dan efektif. -
Untuk memperoleh pemahaman yang memadai atas entitas yang akan
diperiksadiaudit,
pemeriksaauditor
harus
memperoleh
data/informasi tentang gambaran umum, input, proses, dan output entitas, dan serta sumber informasi lain seperti kebijakan dan peraturan intern, catatan dan dokumentasi keuangan dan akuntansi, serta hasil penelitian yang dilakukan oleh entitas terkait maupun oleh pihak luar. -
Jenis, posedur, teknik, cara pengumpulan dan penyajian informasi akan berpengaruh terhadap kualitas informasi yang dimiliki. Cara pengolahan informasi yang cukup banyakberagam beraneka warna akan
mempengaruhi
Pendokumentasian atas
tingkat
pemahaman
pemeriksaauditor.
atas informasi yang dikumpulkan sangat
76
Studi Kasus
diperlukan agar pemeriksaauditor dapat menilai apakah informasi tersebut cukup memadai dan dapat menggambarkan kondisi entitas secara menyeluruh. Informasi terkait operasi entitas yang harus diperoleh yaitu tujuan entitas, hubungan akuntabilitas, sumber daya, manajemen proses, tujuan kinerja, program dan operasi dan lingkungan eksternal. -
Akhirnya, hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana cara pemeriksaauditor menguraikan, memproses informasi menjadi kondisi serta
menggunakan
cara/model
yang
paling
tepat
untuk
menggambarkan kondisi tersebut. -
mengenai sistem loket di Kantor Pelayanan Agraria.
-
Pemberitaan mengenai pendaftaran tanah pertama kali konversi dan pemberian Hak.
-
Pemberitaan pendaftaran tanah bekas tanah milik adat. Pemberitaan hak milik atas tanah untuk rumah tinggal. Perlunya
perubahan
undang-undang
pertanahan
agar
dapat
dilaksanakan secara komprehensif dengan peraturan perundangan lainnya.
77
Studi Kasus
CONTOH KASUS 2 IDENTIFIKASI AREA KUNCI Setelah tim audit mendapatkan gambaran pemahaman atas KPA, ketua tim mengidentifikasikan hal-hal penting, antara lain: 1. Visi dan misi KPA. 2. Proses bisnis KPA. 3. Risiko utama KPA. 4. Tugas Utama KPA. Selanjutnya, pemimpin tim akan menentukan area kunci yang akan dijadikan sasaran audit dengan mendasarkan pada tugas-tugas utama dari KPA, yaitu : Pengelolaan (1) Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Penggunaan (2) belanja Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) Pengelolaan (3) pelayanan kepada pemohon Pengelolaan dalam (4) pelayanan penanganan sengketa, konflik, dan perkara Berikut ini adalah ilustrasi bagaimana menentukan area kunci sesuai dengan tahapan-tahapan yang harus dilalui dengan menggunakan faktor-faktor pemilihan (selection factors).
78
Studi Kasus
Indeks B.1
Lembaga Audit Sektor Publik TIM AUDIT KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA ADIPURA
Auditee Tahun Buku Dibuat Oleh Direviu Oleh
Kertas Kerja Audit
: Kantor Pelayanan Agraria : 2005 dan 2006 : SGW : ABI
IDENTIFIKASI AREA KUNCI Tujuan Menentukan area kunci Langkah-langkah (1)
Lakukan analisis untuk menentukan area audit potensial, dengan menggunakan pendekatan faktor pemilihan pada 4 (empat) tugas utama KPA, yaitu : 1.
Penge lolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).
2.
Pengg unaan belanja Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).
3.
Penge lolaan pelayanan kepada pemohon.
4.
Penge lolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik, dan perkara.
Faktor-faktor
yang
perlu
dipertimbangkandalam
menentukan
pemeringkatan atas area audit potensial adalah:
Risiko manajemen, yaitu risiko bahwa entitas atau area yang akan diperiksa melakukan tindakan ketidakekonomisan, inefisiensi dan ketidakefektivan.
Signifikansi, dalam hal ini adalah signifikansi dari suatu area pemeriksaan harus berhubungan dengan tingkat besar kecilnya pengaruh kegiatan tersebut terhadap entitas secara keseluruhan. Tim audit dalam hal ini
79
Studi Kasus
memfokuskan kepada tingkat materialitas finansialnya.
Dampak potensial tertentu dari pemeriksaan kinerja yang meliputi unsur efektivitas, peningkatan perencanaan, pengendalian dan pengelolaan, serta peningkatan akuntabilitas efisiensi, ekonomi dan kepentingan mutu pelayanan. Dalam hal ini kepentingan umum dimasukkan sebagai salah satu faktor pertimbangan dalam pembobotan karena entitas yang diperiksa memberikan pelayanan kepada masyarakat. Aspek kepentingan umum berhubungan dengan aspek sosial ekonomi kegiatan dan pentingnya pengoperasian kegiatan bagi parlemen dan publik.
Auditibilitas,
berhubungan
dengan
kemampuan
tim
audit
dalam
melaksanakan audit berdasarkan standar profesi. Gunakan matrik pembobotan untuk menyeleksi area audit potensial dengan skoring sebagai berikut :
(2)
•
Tinggi
: skor 3
•
Sedang
: skor 2
•
Rendah
: skor 1
Lakukan analisis untuk menentukan area kunci berdasarkan area, dengan memperhatikan: a)
Risiko manajemen – adalah risiko manajemen atas tidak tercapainya ‘3E’ (ekonomis, efisiensi dan efektivitas).
b)
Siginifikansi
– menilai apakah suatu kegiatan dalam suatu area
audit secara komparatif memiliki pengaruh yang besar terhadap kegiatan lainnya dalam objek audit secara keseluruhan. Faktor-faktor yang dipertimbangkan:
c)
•
materialitas keuangan
•
batas kritis keberhasilan
•
visibilitas
Dampak hasil pemeriksaan – adalah pengaruh hasil audit terhadap perbaikan atas area yang diperiksa. Be rhubung entitas yang diperiksa adalah kantor pertanahan yang memberikan pelayanan umum, unsur
80
Studi Kasus
lain yang juga harus dilihat dalam “dampak hasil pemeriksaan” adalah apakah kepentingan umum dapat terlayani dengan baik dengan adanya audit ini? d)
Audibilitas – berhubungan dengan kemampuan tim auditor untuk melaksanakan audit sesuai dengan standar profesi.
Hasil A.
Area audit potensial (KKA Indeks B.1.1) Pemeringkatan area pemeriksaan potensial dengan mempertimbangkan faktor-faktor tersebut adalah: 1.
Pengelolaan pelayanan kepada pemohon;
2.
Penggunaan belanja PNBP;
3.
Pengelolaan PNBP;
4.
Pengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik dan perkara.
B.
Area kunci (KKA Indeks B.1.2) Dari hasil analisis terdapat dua area kunci, yang akan dinilai oleh tim audit dalam kegiatan pelaksanaan audit di lapangan, yaitu: •
Area Pengukuran; dan
•
Area
Peningkatan
Bangunan ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko.
81
Hak
Guna
Studi Kasus
Lembaga Audit Sektor Publik TIM AUDIT KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA
Indeks B.1.1
Auditee Tahun Buku Dibuat Oleh Direviu Oleh
Kertas Kerja Audit
: Kantor Pelayanan Agraria : 2005 dan 2006 : SGW : ABI
AREA AUDIT POTENSIAL
Resume Matrik Penentuan Area Audit Potensial
1. 2. 3. 4.
Faktor-Faktor
Pengelolaan PNBP
Penggunaan Belanja PNBP
Pengelolaan pelayanan kepada pemohon
Pengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik dan perkara
Risiko manajemen
1
3
3
2
2
2
3
1
2
3
3
1
3
3
3
2
8
11
12
6
Signifikansi Dampak potensial Auditibiltas
Total Skor
Kesimpulan: Pemeringkatan area audit potensial dengan mempertimbangkan faktor-faktor tersebut adalah: 1.
Pengelolaan pelayanan kepada pemohon dengan skor 12.
2.
Penggunaan belanja PNBP dengan skor 11.
3.
Pengelolaan PNBP dengan skor 8.
4.
Pengelolaan dalam pelayanan penanganan sengketa, konflik dan perkara dengan skor 6.
Untuk mencapai kesimpulan diatas tim audit menilai
area
audit potensial
secara lebih rinci dengan membuat matrik faktor-faktor dalam memilih topik
82
Studi Kasus
pemeriksaan potensial. Hasil matrik tersebut sebagai berikut (KKA Indeks B.1.1.2) Lembaga Audit Sektor Publik TIM AUDIT KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA
Indeks B.1.1.2
Auditee Tahun Buku Dibuat Oleh Direviu Oleh
Kertas Kerja Audit
: Kantor Pelayanan Agraria : 2005 dan 2006 : SGW : ABI
MATRIK FAKTOR-FAKTOR DALAM MEMILIH TOPIK PEMERIKSAAN POTENSIAL
Faktor-Faktor
Risiko Manjemen Signifikansi (dilihat dari keuangan) TA 2005 TA 2006
, a t e k g n e S n a n a g n a a r n a e k P r e n P a n n a a d y a l k i f e l P n o m K a l a d n a a l ) r o l o e k g S ( n e P
P B N P n a a l o l e g n e P ) r o k S (
P B N P a j n a l e B n a a n u g g n e P ) r o k S (
n o h o m e P a d a p e k a m a t U n a n a y a l e P n a a l o l e g n e P ) r o k S (
(1)
(3)
(3)
(2)
(2)
(2)
(3)
(1)
8.900.000.000
Rp 6.900.000.000
Rp15.888.900.000
n/a
8.300.500.000
Rp7.999.000.000
Rp16.300.000.000
n/a
(3) (3)
(2) (1)
Auditibiltas (3) Dampak Potensial (2) Dampak potensial tertentu dari pemeriksaan kinerja
(3) (3)
83
Studi Kasus
Penilaian atas dampak potensial dapat dijabarkan ( breakdown) sebagai berikut: P B N P n a a l o l e g n e P
A.
Efektivitas
P B N P a j n a l e B n a a n u g g n e P
a m a t u n n a o n h a o y m a l e e p p a n d a a a l p e o l k e g n e P
n k l a i n f a n y o a k , l e a t p e a r a m k k a g n r l a e e d s p n n n a a a d a l n a o g l e n g a n n e e P p
(3)
(3)
(3)
(3)
Tinggi
Tinggi
Tinggi
Tinggi
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
B. Peningkatan Perencanaan, Pengendalian dan Pengelolaan 1. Peningkatan perencanaan badan yang diperiksa 2. Prioritas dan sasaran yang lebih jelas 3. Insentif yang lebih baik untuk mencapai sasaran 4. Perbaikan pengendalian dan pengelolaan sumber daya manusia, aset, proyek, dan sumber daya lain 5. Pengendalian yang lebih ketat atas kecurangan 6. Perbaikan sistem akuntansi keuangan 7. Perbaikan informasi manajemen keuangan 8. Perbaikan keamanan sistem komputer
(3) Tinggi V V V
(3) Tinggi V V V
(2) Sedang V V V
(1) – Rendah V V V
V V -
V V -
V -
-
C. Peningkatan Akuntabilitas
(3) Tinggi V
(3) Tinggi V
(2) Sedang V
(2) – Sedang V
V
V
-
-
V -
V -
V -
V -
1. Perbaikan analisis kebutuhan untuk suatu program 2. Tujuan dan kebijakan program yang lebih jelas 3. Tujuan rincian dan sasaran yang lebih memadai 4. Peningkatan pencapaian tujuan melalui perubahan sifat output atau perbaikan sasaran.
1. 2.
3. 4.
Peningkatan kejelasan output-output dan prosedur-prosedur Perbaikan pertanggung-jawaban atas pengelolaan keuangan negara kepada lembaga perwakilan Pengembangan bentuk laporan-laporan keuangan Perbaikan indikator kinerja
84
Studi Kasus
5. 6.
D. 1. 2.
E.
Perbaikan perbandingan kinerja antara badan sejenis yang diperiksa Penyajian informasi yang lebih jelas dan informatif Efisiensi Peningkatan output yang dihasilkan dari tingkat input yang sama Perbaikan atas pekerjaan ganda dan perbaikan koordinasi
Ekonomi 1.
2.
3. 4.
F.
Pengurangan biaya melalui perbaikan sistem pengontrakan dan pembelian besarbesaran Pengurangan biaya melalui perbaikan pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lain Penyederhanaan fasilitas Pemulihan biaya-biaya melalui pengenalan ongkos-ongkos yang sebelumnya tidak dikenakan, atau revisi ongkos-ongkos
Peningkatan 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Mutu
Pelayanan Daftar t unggu y ang l ebih p endek u ntuk program Pengurangan waktu respon untuk program Pembagian yang lebih adil akan manfaatmanfaat program Peningkatan akses terhadap informasi Perluasan cakupan pelayanan dan perluasan pilihan Peningkatan kesetaraan akses terhadap program-program Kesimpulan akhir Dampak Potensial
85
V
V
V
V
(3) Tinggi V
(3) Tinggi V
(3) Tinggi V
(2) – Sedang -
V
V
V
V
(1) Rendah -
(3) Tinggi V
(3) Tinggi -
(1) – Rendah -
-
V
V
-
-
-
V
-
(1) Rendah -
(1) Rendah -
(3) Tinggi V V -
(2) – Sedang V V -
-
-
V V
V -
-
-
-
-
(2) Sedang
(3) Tinggi
(3) Tinggi
(1) Rendah
Studi Kasus
86
Studi Kasus
Indeks B.1.2
Lembaga Audit Sektor Publik TIM AUDIT KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA
Auditee
: Kantor Pelayanan Agraria : 2005 dan 2006 : SGW : ABI
Tahun Buku Dibuat Oleh Direviu Oleh
Kertas Kerja Audit
AREA KUNCI Tim audit menggunakan pembobotan yang dipakai dalam pengisian matrik seleksi area kunci yaitu: •
Tinggi
: skor 3
•
Sedang
: skor 2
•
Rendah
: skor 1
Hasil pembobotan termuat dalam matrik area kunci atas kegiatan 48 jenis pelayanan yang ada di KPA dan memberikan skor berdasarkan pertimbangan secara keahlian ( professional judgement ) yang dimiliki oleh auditor.
Tabel Matrik Pemilihan Area Kunci
No
Area
Risiko Manajemen
Signifikansi
Dampa k Audit
Audibilitas
Total
Ket. Dipilih
1
Pengukuran
3
3
3
3
12
2
Pemisahan (Surat Ukur sudah ada)
3
3
3
3
12
3
Pengecekan sertifikat hak atas tanah
3
2
2
3
10
4
Jual beli
2
2
2
2
8
5
Peningkatan hak guna bangunan ke hak milik tanpa ganti blanko
2
3
3
3
11
6
Hak tanggungan
2
2
2
2
8
7
Pemecahan sempurna
2
2
2
2
8
8
Pengakuan hak
3
3
3
3
12
9
Roya (hak tanggungan)
2
2
2
2
8
10
Kutipan surat ukur
2
2
2
2
8
87
Dipilih
Dipilih
Dipilih
Studi Kasus
No
Area
Risiko Manajemen
Signifikansi
Dampa k Audit
Audibilitas
Total
11
Pemecahan sebagian (pemisahan)
2
1
1
2
6
12
Penerbitan sertifikat berdasarkan SK
3
2
2
2
9
13
Warisan
2
2
3
2
9
14
Pengganti Blanko karena hilang untuk HAT
3
2
2
2
9
15
Pemecahan (surat ukur sudah ada)
2
2
2
2
8
16
SKPT
2
2
2
2
8
2
2
2
2
8
3
2
2
2
9
17 18
Ganti nama pemekaran wilayah Penurunan/Perubahan hak tanpa salinan surat ukur
19
Pengganti Blanko baru untuk HAT
2
2
2
2
8
20
Perubahan nama
3
2
2
2
9
21
Hibah
2
2
2
3
9
22
Merger
2
2
2
2
8
23
Roya Parsial (hak tanggungan parsial)
2
2
2
2
8
24
Lelang
2
2
3
2
9
25
Cessie
2
2
2
2
8
2
2
2
2
8
2
2
2
2
8
26 27
Konversi (SU sudah ada) Pembagian hak bersama
28
Blokir
2
2
3
2
9
29
Penggabungan
2
2
2
2
8
30
Penurunan/perubahan hak dengan salinan SU
2
2
2
2
8
31
Pengganti Blanko karena rusak untuk HAT
2
2
2
2
8
32
Perpanjangan hak
2
2
2
3
9
33
Pengangkatan sita jaminan
2
1
2
2
7
34
Ganti nama
2
2
3
2
9
2
2
2
2
8
2
2
2
2
8
35 36
Pengecekan seripikat HMARS Pencabutan blokir
88
Ket.
Studi Kasus
No
Area
Risiko Manajemen
Signifikansi
Dampa k Audit
Audibilitas
Total
37
Pengukuran ulang dengan berita acara
2
2
2
2
8
38
Penggabungan (SU sudah ada)
1
2
2
2
7
39
Pengukuran ulang (pengembalian batas)
3
2
2
2
9
40
Permohonan SK hak atas tanah negara
3
2
2
2
9
41
Wakaf
2
3
2
2
9
42
Tukar menukar
3
2
2
2
9
43
Akta penggabungan
2
1
2
2
7
44
Pengakuan hak (Surat Ukur sudah ada)
3
3
3
3
12
45
Pengangkatan sita
2
2
2
2
8
46
Lain-lain
2
2
2
2
8
47
Pengakuan hak (Surat Ukur sudah ada, belum pengumuman)
3
3
3
3
12
Pembatalan Sertifikat
3
48
Ket.
Dipilih
Dipilih 2
2
2
9
Dari hasil pemilihan area kunci di atas, prioritas yang diaudit adalah yang memiliki bobot paling tinggi.
No
Area Pelayanan
Skor
1
Pengukuran
12
2
Pemisahan (surat ukur sudah ada)
12
3
Pengakuan Hak
12
4
Pengakuan Hak (surat ukur sudah ada)
12
5
Pengakuan Hak (surat ukur sudah ada belum pengumuman)
12
6
Peningkatan hak guna bangunan (HGB) ke hak milik tanpa ganti blanko
11
Dari hasil analisis lebih lanjut atas area pelayanan yang dipilih, tim audit melihat bahwa area pelayanan pengukuran, area pemisahan (surat ukur sudah ada), area pengakuan hak , area pengakuan hak (surat ukur sudah ada) dan area pengakuan hak (surat ukur sudah ada belum pengumuman) merupakan satu rangkaian kegiatan yang saling berkaitan satu dengan lainnya sehingga tim audit mengelompokkan kelima area pelayanan ini menjadi satu area kunci yaitu area ‘pengukuran ’. Dengan demikian,
89
Studi Kasus
terdapat dua area kunci, yang akan dinilai oleh tim audit dalam kegiatan pelaksanaan audit di lapangan, yaitu: •
Area Pengukuran; dan
•
Area
Peningkatan
Hak
Guna
Bangunan ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko.
Alasan area-area tersebut memiliki bobot nilai yang paling tinggi adalah sebagai berikut:
1. Area Pengukuran
Risiko Manajemen
Risiko manajemen tinggi karena semua output dari pelayanan pertanahan banyak yang bergantung kepada hasil pengukuran misalnya pengakuan hak dengan keluarnya sertifikat tanah. Apabila pengukuran salah, output yang lainnya pun akan salah ( garbage in garbage out ) sehingga risiko tidak tercapainya ‘3E’ akan tinggi.
Siginifikansi
1. Materialitas keuangan
Dari sisi materialitas keuangan, area pelayanan pengukuran memiliki porsi rata-rata separuh dari pos penerimaan di KPKB setiap tahunnya. Pada tahun 2005, terdapat 606 pemohon dengan penerimaan sebesar Rp4.500.000.000 atau 51% dari total penerimaan. Pada tahun 2006 (s.d. Oktober) terdapat 547 pemohon dengan penerimaan sebesar Rp4.000.000.000 atau 48% dari total penerimaan.
2.
Batas kritis keberhasilan tinggi karena perbaikan atas area pengukuran akan memberikan kontribusi yang signifikan bagi operasi kantor pertanahan seperti turunnya tingkat risiko manajemen akibat kesalahan pengukuran dan/atau naiknya penerimaan entitas dari area ini.
3.
Batas kritis keberhasilan
Visibilitas
Dampak Audit
Auditibilitas
Pembangunan pertanahan merupakan masalah yang penting dan peka bagi masyarakat umum. Kegiatan pelayanan penting karena merupakan kegiatan utama Kantor Pertanahan. Pelayanan yang diberikan akan mempengaruhi pandangan masyarakat atas pelayanan BPN kepada masyarakat. Perbaikan dalam pelayanan pengukuran akan mengakibatkan risiko timbulnya persengketaan tanah yang rendah. Auditibilitas tinggi karena tim audit sudah memiliki pengalaman dalam melakukan audit atas kantor pertanahan.
90
Studi Kasus
2. Area Peningkatan Hak Guna Bangunan ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko
Risiko Manajemen
Risiko pengalihan HGB ke hak milik sedang karena merupakan pelayanan administratif dan tidak mempengaruhi output pelayanan lainnya.
Siginifikansi
1.
Materialitas keuangan tinggi karena banyaknya pemohon untuk pelayanan pengalihan HGB ke Hak Milik, sehingga nilai penerimaan dari pelayanan ini cukup tinggi. Jumlah pemohon untuk tahun 2005 sejumlah 7.710 Materialita pemohon dengan penerimaan sebesar Rp780.000.000. Pada tahun 2006 s keuangan (s.d. Oktober) sejumlah 6.271 pemohon dengan penerimaan sebesar Rp720.000.000,-.
2.
Batas kritis keberhasilan
3.
Visibilitas
Dampak Audit
Auditibilitas
Batas kritis keberhasilan tinggi karena perbaikan atas area pengalihan HGB akan memberikan kontribusi yang signifikan bagi operasi kantor pertanahan, seperti naiknya penerimaan entitas dari area ini. Pembangunan pelayanan pertanahan merupakan masalah yang penting dan peka bagi masyarakat umum. Dampak audit tinggi karena perbaikan atas pelayanan pengalihan HGB ke Hak Milik akan menurunkan tingkat keluhan ( complain) dari pemohon dan meningkatkan citra pelayanan administrasi pertanahan di masyarakat. Auditibilitas tinggi karena tim audit sudah memiliki pengalaman dalam melakukan audit atas kantor pertanahan dan pengujian atas area ini tidak sulit untuk dilakukan.
91
Studi Kasus
CONTOH KASUS 3 PENETAPAN TUJUAN DAN LINGKUP AUDIT Seperti diuraikan sebelumnya, pada contoh kasus 1, kita sudah menetapkan tentative audit objective, yaitu:
”Menilai ekonomi, efisiensi, dan efektivitas pengelolaan pelayanan pertanahan yang dikelola oleh Kantor Pelayanan Agraria Adipura”. Selain itu, pada tahap sebelumnya tim audit telah menetapkan area kunci, yaitu area pengukuran dan area peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko. Selanjutnya, tim audit akan menentukan tujuan audit dan lingkup audit berdasarkan area kunci yang telah ditetapkan tersebut. berikut ini adalah ilustrasi penetapan tujuan audit dan lingkup audit. Lembaga Audit Sektor Publik TIM AUDIT KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA
Indeks B.3
Auditee
Kertas Kerja Audit
: Kantor Pelayanan Agraria Adipura Tahun Buku : 2005 dan 2006 Dibuat Oleh : SGW Direview Oleh : ABI
PENETAPAN TUJUAN DAN LINGKUP AUDIT Tujuan Menetapkan firm audit objective dan lingkup audit
92
Studi Kasus
Langkah-langkah 1.
Tentukan firm audit objective berdasarkan area kunci yang telah ditetapkan sebelumnya
2.
Tentukan lingkup audit dengan langkah-langkah sebagai berikut. (1)
Manfaatkan informasi dari tahap audit sebelumnya
(2)
Menyesuaikan lingkup audit
(3)
Menggunakan pertimbangan profesional
(4)
Mempertimbangkan karakteristik objek audit
Hasil 4.
Firm audit objective: Dari empat wilayah prioritas audit tersebut, tim audit melihat wilayah ‘pengelolaan pelayanan kepada pemohon’ yang paling penting untuk dilakukan audit karena banyaknya isu atau keluhan dari masyarakat mengenai pelayanan yang belum baik dan wilayah pelayanan memberikan kontribusi yang besar atas penerimaan KPA. Oleh karena itu, tim audit lebih memfokuskan kepada penilaian efektivitas pelayanan dibandingkan dengan penilaian atas ekonomi dan efisiensi. Di samping itu, tim audit belum pernah melakukan kegiatan audit kinerja pada KPA sehingga diperlukan pemilihan skala prioritas dalam hal unsur ‘3E’ yang akan dinilai maupun wilayah audit yang akan dilakukan terkait dengan faktor biaya dan waktu. Untuk ketiga wilayah prioritas lainnya, yaitu: penggunaan belanja PNBP,
pengelolaan
PNBP,
dan
pengelolaan
dalam
pelayanan
penanganan sengketa, konflik dan perkara serta unsur ekonomi dan efisiensi dapat dilakukan pada pelaksanaan audit kinerja periode yang akan datang.
Berdasarkan pertimbangan tersebut di atas, tim audit akan lebih memfokuskan kepada penilaian atas efektivitas pengelolaan pelayanan pertanahan dan akuntabilitas dengan harapan bahwa audit ini akan meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat dan akuntabilitasnya. Dengan demikian, perumusan firm audit objective adalah:
“Menilai
efektivitas
pengelolaan
pelayanan
pengukuran
dan
peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh
93
Studi Kasus
Kantor Pelayanan Agraria Adipura”. Untuk tujuan ini, audit akan menilai: (1)
Apakah
struktur
organisasi
dan
pengelolaan
keuangan
telah
mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat; (2)
Apakah proses pelayanan telah sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan;
(3)
Apakah
pengukuran
pelayanan
dan
penilaian
kinerja
Kantor
Pelayanan Agraria Adipura telah dikelola dan dipertanggungjawabkan dengan baik. 5.
Lingkup Audit Tahun Anggaran yang diperiksa adalah 2005
(1)
dan 2006; Lingkup kegiatan yang diperiksa
(2)
meliputi
proses pelayanan dan akuntabilitas; Lingkup kegiatan yang diuji dalam audit
(3)
berdasarkan pemilihan area kunci yang sudah dilakukan mencakup 2 (dua) area kunci, yaitu area pelayanan pengukuran
dan area
pelayanan Peningkatan Hak Guna Bangunan (HGB) ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko ; (4)
Lokasi audit pada KPA Adipura;
(5)
Audit pada
Biro Agraria Pusat dan Kantor
Wilayah Agraria sebagai instansi vertikal hanya bersifat konfirmasi; (6)
Lingkup audit tidak termasuk audit atas sistem komputerisasi informasi pertanahan (Land Office Computerization).
94
Studi Kasus
CONTOH KASUS 4 PENENTUAN KRITERIA AUDIT Berdasarkan tujuan audit yang ditetapkan tim, tim perlu menetapkan kriteria yang akan digunakan untuk menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan penggantian HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko. Lembaga Audit Sektor Publik TIM AUDIT KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA ADIPURA
Auditee Tahun Buku Dibuat Oleh Direview Oleh
Kertas Kerja Audit
Indeks B.4
: Kantor Pelayanan Agraria : 2005 dan 2006 : SGW : ABI
PENENTUAN KRITERIA AUDIT TUJUAN Menentukan kriteria audit
LANGKAH-LANGKAH 1.
Menilai Ketepatan Karakteristik Kriteria Audit
2.
Menentukan Sumber Kriteria Audit
3.
Mengembangkan Kriteria Audit
4.
Mengkomunikasikan Kriteria dengan Auditee
HASIL 1.
Menentukan karakteristik kriteria audit. Tim audit merumuskan kriteria pemeriksaan dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: (a)
Standar kinerja yang sewajarnya;
(b)
Bukan standar minimum atau standar yang tertinggi yang dapat dicapai;
95
Studi Kasus
(c)
2.
Mencerminkan praktek yang baik.
Sumber kriteria audit. Untuk merumuskan kriteria yang baik, tim audit mempelajari berbagai macam peraturan, kebijakan pemerintah, pendapat ahli dan standar yang terkait dengan pelayanan pertanahan yang ada di Indonesia. Biro Agraria Pusat telah memiliki standar pelayanan yang dikenal dengan Standar Prosedur Operasi Pengaturan dan Pelayanan (SPOPP) Agraria. SPOPP Agraria
mengatur
mengenai
prosedur
pelayanan,
standar
waktu
pelayanan, biaya, dan persyaratan. Tim audit juga melihat panduan praktek yang lebih baik yang dikeluarkan oleh Kementerian Biro Agraria (KBA) seperti:
(1)
Peraturan
No.01/KBA/07/2003
tanggal
1
Juli
2003
mengenai Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik. (2)
Peraturan No.02/KBA/02/2004 tanggal 2 Februari 2004 mengenai
Pedoman
Umum
Penyusunan
Indeks
Kepuasan
Masyarakat Unit Pelayanan Instansi Pemerintah. (3)
Peraturan No. 03/KBA/02/2004 tanggal 2 Februari 2004 mengenai Petunjuk Teknis Transparansi dan Akuntabilitas Dalam Penyelenggaraan Pelayanan Publik.
(4)
Peraturan No. 04/KBA/04/2006 tanggal 2 April 2006 mengenai Pedoman Penyusunan Standar Pelayanan Publik.
Disamping itu, tim audit melakukan konsultasi dan berbagi pengetahuan serta pengalaman (sharing knowledge) dengan tim auditor lainnya yang kebetulan memeriksa kegiatan yang sama. Upaya lain yang dilakukan oleh tim audit juga mempelajari contoh pelayanan yang baik dari instansi lain sebagai suatu upaya benchmarking (perbandingan).
3.
Mengembangkan kriteria audit. Firm Audit Objective (FAO) 1: Apakah Kantor Pelayanan Agraria (KPA) mempunyai struktur organisasi dan pengelolaan keuangan untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat?
96
Studi Kasus
Kriterianya adalah sebagai berikut: 1.
Adanya struktur organisasi yang memadai untuk mendukung pemberian pelayanan prima kepada masyarakat. (a)
Tersedianya bagian khusus yang memberikan informasi kepada masyarakat yang datang melakukan permohonan.
(b)
Terdapat mekanisme pelayanan front office dan back office yang jelas dalam memberikan pelayanan.
(c)
Adanya pejabat yang bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan suatu pelayanan.
(d)
Tersedianya pegawai yang memiliki keahlian dan ketrampilan dalam memberikan pelayanan.
2.
Penyelenggaraan pengelolaan keuangan yang efektif dalam pemberian kegiatan pelayanan. (a)
Adanya dukungan biaya untuk setiap kegiatan pelayanan.
(b)
Semua pembayaran yang dilakukan sesuai dengan ketentuan.
Firm Audit Objective (FAO) 2: Apakah Kantor Pelayanan Agraria (KPA) telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan? Kriterianya adalah sebagai berikut: 1.
Memiliki standar pelayanan dalam melaksanakan kegiatan pelayanan (a)
Memiliki standar pelayanan yang jelas yang berlaku di Kantah Kab.Adipura
(b)
Standar pelayanan yang ada disosialisasikan dan diketahui oleh seluruh pegawai
2.
(c)
Standar pelayanan mudah dipahami dan dimengerti
(d)
Standar pelayanan sudah diaplikasikan
(e)
Standar pelayanan sudah diaplikasikan
Melaksanakan kegiatan pelayanan sesuai dengan standar yang ditetapkan. (a)
Proses kegiatan pelayanan dilakukan sesuai prosedur tetap yang dibakukan.
(b)
Realisasi ketepatan waktu pelayanan sudah sesuai dengan
97
Studi Kasus
standar. 3.
Mengin Menginden dentif tifika ikasi, si, menil menilai ai dan mena menanga ngani ni resiko resiko-re -resik siko o yang timbu timbull dalam proses pelayanan (a)
Kantor Kantor Pertana Pertanahan han Kab. Adipura Adipura mencata mencatat, t, menggolon menggolongkan gkan dan menganalisa setiap masalah
(b)
Masalah Masalah-m -masa asalah lah terseb tersebut ut dilapo dilaporka rkan n
(c)
Melaya Melayani ni pengad pengaduan uan dengan dengan tepat tepat dan dan segera segera melak melakuka ukan n perbaikan sesuai prosedur
Firm Audit Objective (FAO) 3: Apakah Pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan Agraria (KPA) telah dievaluasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik? 1.
Adanya Adanya evalua evaluasi si kinerj kinerja a pela pelayan yanan an KPA secara secara memad memadai ai a.
Tersedianya informasi me mengenai evaluasi ki kinerja pelayanan
b.
Memonito itor da dan me melaku akukan tindakan perbaikan atas ki kinerja rja pelayanan
c.
Pemeriksaan ha hasil ki kinerja pe pelayanan KP KPA ol oleh ap aparat intern dan ekstern
2.
Adany Adanya a Per Perta tang nggu gung ngja jawa waba ban n kin kiner erja ja KP KPA A a.
Memiliki iki mekani anisme pertanggu ggungjawaban yan yang memadai
b.
Pertanggungjawaban sesuai dengan ketentuan
c.
Adanya umpan balik atas pertanggungjawaban yang dilakukan
Hasil penetapan kriteria oleh tim audit tersebut dapat dibuat menjadi suatu model yang disebut Model of Good Management . Management .
4.
Mengkomunikasikan Kriteria dengan Auditee Dalam diskusi antara auditee dengan tim audit, auditee menyetujui model kriteria yang diajukan oleh tim audit.
98
Studi Kasus
Model of Good Management
99
Studi Kasus
CONTOH KASUS 5 IDENTIFIKASI BUKTI AUDIT Berdasarkan kriteria yang telah dite diteta tapk pkan an,, tim tim audi auditt meng mengid iden enti tiffikas ikasii sumber sumber dan dan jenis jenis bu bukti kti yang yang diperl diperluka ukan n untu un tuk k meni menillai efek efekti tivi vita tas s peng penge elola lolaan an pelayana pelayanan n penguku pengukuran ran dan penggant penggantian ian HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko. Sebagai catatan, pengidentifikasian bukti audit ini akan berkembang dan disesuaikan dengan keadaan di lapangan pada pada saat aat dilak ilakuk ukan an peng penguj ujia ian n teri terin nci. ci. Hasil pengidentifikasian ini akan dibuat ke dalam suatu matrik prosedur audit. Bagian–bagian dari matrik prosedur audit adalah sebagai berikut: 1. Tujuan Tujuan audit audit yang telah telah ditetap ditetapkan; kan; 2. Kri Kriteria dan sub kriteria audit yang telah ditetapkan; 3. Jeni Jenis s buk bukti ti bu bukt kti; i; 4. Sumber bukti, ti, yait yaitu u bagi bagian an atau atau un unit it kerja yang bertanggung jawab. Hasi Hasill form formul ulas asii peng pengem emba bang ngan an matr matrik ik prosedur audit, kinerja dapat dilihat pada Tabel 5.1 Matrik prosedur prosedur audit kinerja ini akan akan digu igunakan kan seb sebagai gai das dasar dal dalam pelaksanaan pengujian terinci.
100
Studi Kasus
Tabel 5.1 Matrik Prosedur Audit Kinerja TUJUAN AUDIT: Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA”.
Kriteria 1: Adanya struktur organisasi dan pengelolaan keuangan yang memadai untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat Sub-kriteria Apakah terdapat bagian khusus yang memberikan informasi pertanahan kepada masyarakat?
Jenis Bukti SK Kakan Pembagian Tugas, Struktur Organisasi, SK Kanwil Mekanisme Pelayanan, SK Kepala BA
Sumber Bukti KPA: Subbag. Tata Usaha Urusan Umum dan Kepegawaian Seksi HT & PT Seksi SPP Kanwil: Bagian Tata Usaha BA: Settama Inspektorat Utama
1.2
Apakah kah ad ada me mekan kanisme sme pelayanan front office dan back office yang jelas dalam memberikan pelayanan?
SK Struktur Organisasi, SK Kakan Kakan Pembagian Tugas Tugas SK Kepala Kanwil ttg mekanisme pelayanan SK Kepala BA/Settama mengenai pelayanan Bagian Ortala: Hasil penilaian kinerja kelembagaan dan ketatalaksanaan Inspektorat Utama: LHP
Kantah: Sub Bag Tata Usaha Urusan Umum dan Kepegawaian Seksi HT & PT Seksi SPP Kanwil : Bagian Tata Usaha BA: Settama Biro Organisasi dan Tata Laksana: Bagian Organisasi dan Tata Laksana Inspektorat Utama
1.3
Apakah ada pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan suatu pelayanan?
1.1
Struktur organisasi, SK Kakan tentang Pembagian Tugas, SK Kanwil mengenai Mekanisme Pelayanan
101
KPA: Subbag. Tata Usaha Urusan Umum dan Kepegawaian Seksi HTPT Seksi SPP Kanwil: Bag Tata Usaha Kabid HTPT Kabid SPP BA: Settama
Studi Kasus
Ortala Deputi HTPT Deputi SPP 1.4
Apakah pegawai memiliki keahlian dan keterampilan dalam memberikan pelayanan?
Struktur Organisasi, SK Kakan ttg Pembagian Tugas, Data Kepegawaian, Laporan Hasil Monitoring, SK Persyaratan penempatan pegawai, SK Pelatihan
1.5
Apakah dalam setiap kegiatan pelayanan telah didukung dengan sumber daya keuangan dan sarana yang memadai?
RKAKL/POK, Laporan anggaran, LKKA, DIPA
penyerapan
1.6
Apakah biaya yang dikenakan kepada pemohon telah sesuai dengan ketentuan?
SPOPP, DI 306, Berkas Permohonan, Kartu Kendali, Berkas Penyelesaian Ketentuan Tarif, LKKA, DIPA, BKU dan Buku Pembantu Bendahara Pengeluaran, Laporan Keuangan, Data LOC
KPA: Subbag. Tata Usaha Urusan Umum dan Kepegawaian Kanwil: Bagian Tata Usaha BA: Inspektorat Utama KPA: Subbag. Tata Usaha Urusan Perencanaan dan Keuangan Seksi HTPT Seksi SPP Kanwil: Subbag. Perencanaan dan Keuangan BA: Biro Keuangan KPA: Urusan Perencanaan dan Keuangan Bendahara Penerima Petugas LOC Seksi HT & PT Seksi Survey, Pemetaan dan Pengukuran (SPP) Kanwil: Bagian Tata Usaha, Bidang HTPT, Bidang SPP BA: Inspektorat Utama, Tim Perumus Standar Tim Sosialisasi Standar
Kriteria 2: Apakah Kantor Pelayanan Agraria telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan? 2.1
Apakah ada standar pelayanan yang jelas yang berlaku di KPA Kab. Adipura.
SPOPP, Ketentuan MenPAN mengenai Pelayanan
102
KPA: Subbag. Tata Usaha Seksi HT PT Seksi Survey Pemetaan dan Pengukuran Kanwil: Subbag.Tata Usaha Bidang HTPT
Studi Kasus
Bidang SPP BA: Tim Perumus Standar 2.2
Apakah standar pelayanan disosialisaikan dan diketahui oleh seluruh pegawai?
SPOPP, Laporan Monitoring Kanwil.
KPA: Subbag. Tata Usaha Seksi HT & PT Seksi Survey, Pemetaan dan Pengukuran (SPP) Kanwil: Bagian Tata Usaha, Bidang HTPT, Bidang SPP BA: Inspektorat Utama, Tim Perumus Standar Tim Sosialisasi Standar
2.3
Apakah standar pelayanan mudah dipahami dan dimengerti?
SPOPP, Laporan Monitoring Kanwil, Notulen rapat Koordinasi.
KPA: Subbag. Tata Usaha Seksi HT & PT Seksi Survey, Pemetaan dan Pengukuran (SPP) Kanwil: Bagian Tata Usaha, Bidang HTPT, Bidang SPP BA: Inspektorat Utama, Tim Perumus Standar Tim Sosialisasi Standar
2.4
Apakah standar pelayanan sudah diaplikasikan?
SPOPP, Laporan Monitoring Kanwil, Notulen Rapat Koordinasi, Notulen Rapat Pembinaan Kanwil,
KPA: Sub Bag Tata Usaha Seksi HT & PT Seksi Survey, Pemetaan dan Pengukuran (SPP) Kanwil: Bagian Tata Usaha, Bidang HTPT, Bidang SPP BA: Inspektorat Utama, Tim Perumus Standar Tim Sosialisasi Standar
2.5
Apakah Standar Pelayanan berupa prosedur tetap yang dibakukan telah dapat memenuhi kebutuhan KPA?
SPOPP, Laporan Monitoring Kanwil, Notulen Rapat Koordinasi, Notulen Rapat Pembinaan Kanwil,
KPA: Subbag. Tata Usaha Seksi HT & PT Seksi Survey, Pemetaan dan Pengukuran (SPP) Kanwil: Bagian Tata Usaha, Bidang HTPT, Bidang SPP BA:
103
Studi Kasus
Inspektorat Utama, Tim Perumus Standar Tim Sosialisasi Standar 2.6
Apakah proses pelayanan dilakukan sesuai prosedur tetap yang dibakukan?
SPOPP, Berkas Permohonan, Kartu Kendali, Berkas Penyelesaian, Data LOC.
KPA: Subbag. Tata Usaha Seksi HT & PT Seksi Survey, Pemetaan dan Pengukuran (SPP) Petugas LOC Kanwil: Bagian Tata Usaha, Bidang HTPT, Bidang SPP BA: Inspektorat Utama, Tim Perumus Standar Tim Sosialisasi Standar
2.7
Apakah realisasi waktu pelayanan sudah sesuai dengan standar?
SPOPP, Berkas Permohonan, Kartu Kendali, Berkas Penyelesaian, Data LOC, Buku Monitoring per seksi.
KPA: Subbag. Tata Usaha Seksi HT & PT Seksi Survey, Pemetaan dan Pengukuran (SPP) Petugas LOC Kanwil: Bagian Tata Usaha, Bidang HTPT, Bidang SPP BA: Inspektorat Utama, Tim Perumus Standar Tim Sosialisasi Standar
2.8
Apakah Kantor Pelayanan Agraria mencatat, menggolongkan dan menganalisa setiap masalah?
Laporan Kegiatan, Hasil rapat pembinaan Kakan, Notulen Rapat Pembinaan Kanwil.
KPA: Subbag. Tata USaha Seksi HT & PT Seksi SPP Seksi Sengketa, Konflik dan Perkara (SeKoPer) Kanwil: Bagian Tata Usaha Bidang HTPT Bidang SeKoPer BA: Inspektorat Utama
2.9
Apakah masalah-masalah tersebut dilaporkan ?
Laporan Kegiatan, Hasil rapat pembinaan Kakan, Notulen Rapat Pembinaan Kanwil.
KPA: Subbag. Tata USaha Seksi HT & PT Seksi SPP Seksi Sengketa, Konflik dan Perkara (SeKoPer) Kanwil: Bagian Tata Usaha Bidang HTPT
104
Studi Kasus
Bidang SeKoPer BA: Inspektorat Utama 2.10 Apakah Kantor Pelayanan Agraria segera melayani pengaduan dengan tepat dan segera melakukan perbaikan sesuai prosedur?
Laporan Kegiatan, Hasil rapat pembinaan Kakan, Notulen Rapat Pembinaan Kanwil.
KPA: Sub Bag Tata USaha Seksi HT & PT Seksi SPP Seksi SeKoPer Kanwil: Bagian Tata Usaha Bidang HTPT Bidang SeKoPer BA: Inspektorat Utama
Kriteria 3: Apakah Pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan Agraria telah dievaluasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik? 4.1
Apakah KPA Kab. Adipura telah menyediakan informasi evaluasi kinerja pelayanannya?
SPOPP, Laporan Bulanan, Laporan Tahunan, Hasil monitoring Kanwil.
KPA: Subbag. Tata Usaha Seksi HTPT Seksi SPP Kanwil: Bagian Tata Usaha Bidang HTPT Bidang SPP BA: Inspektorat Utama
4.2
Apakah KPA Kab. Adipura memonitor serta melakukan tindakan perbaikan atas kinerja pelayanannya?
Laporan Kegiatan, Data LOC, Hasil Monitoring Kanwil.
KPA: Subbag. Tata Usaha Seksi HTPT Seksi SPP Kanwil: Bagian Tata Usaha Bidang HTPT Bidang SPP BA: Inspektorat Utama
4.3
Apakah kinerja pelayanan KPA telah dievaluasi dan diperiksa oleh aparat intern dan ekstern?
Laporan Kegiatan, Data LOC, Hasil Monitoring Kanwil.
KPA: Subbag. Tata Usaha Seksi HTPT Seksi SPP Kanwil: Bagian Tata Usaha Bidang HTPT Bidang SPP BA: Settama, Bagian Organisasi dan Tata l Inspektorat Utama
105
Studi Kasus
4.4
Apakah KPA Kab. Adipura telah memiliki mekanisme pertanggungjawaban yang memadai atas pelayanan yang diberikan?
Laporan Kegiatan, Data LOC, Hasil Monitoring Kanwil.
KPA: Subbag. Tata Usaha Seksi HTPT Seksi SPP Petugas LOC Kanwil: Bagian Tata Usaha Bidang HTPT Bidang SPP BA: Inspektorat Utama
4.5
Apakah pertanggungjawaban telah sesuai dengan ketentuan?
Laporan Kegiatan, Data LOC, Hasil Monitoring Kanwil.
KPA: Subbag. Tata Usaha Seksi HTPT Seksi SPP Petugas LOC Kanwil: Bagian Tata Usaha Bidang HTPT Bidang SPP BA: Inspektorat Utama
Laporan Kegiatan, Laporan Hasil tindak lanjut, Hasil Monitoring Kanwil.
KPA: Subbag. Tata Usaha Seksi HTPT Seksi SPP Kanwil: Bagian Tata Usaha Bidang HTPT Bidang SPP BA: Inspektorat Utama
4.6 Apakah KPA Kab. Adipura mendapatkan umpan balik atas pertanggungjawaban yang telah diberikan kepada Kantor Wilayah dan Biro Agraria Pusat?
106
Studi Kasus
CONTOH KASUS 6 PENYUSUNAN LAPORAN SURVEI PENDAHULUAN Tim audit akhirnya telah melalui tahapantahapan yang telah dijelaskan sebelumnya yaitu: 1) Pemahaman atas entitas yang diaudit 2) Identifikasi area kunci 3) Penetapan tujuan dan lingkup audit 4) Penentuan kriteria audit 5) Identifikasi bukti audit Langkah selanjutnya adalah mendokumentasikan hasil tahapantahapan tersebut ke dalam suatu format laporan yang disebut dengan ”Laporan Pendahuluan”. Seperti yang dijelaskan dalam bab ... bahwa penyusunan laporan survei pendahuluan dibuat sebagai dasar untuk menentukan apakah suatu kegiatan audit akan dilanjutkan ke tahap pengujian terinci atau hanya cukup sampai pada tahap survei pendahuluan saja. Setelah bekerja selama satu minggu, tim audit akhirnya berhasil menyusun laporan survei pendahuluan yang disampaikan kepada ketua tim. Setelah dilakukan perbaikan/koreksi oleh ketua tim, laporan pendahuluan ini kemudian disampaikan kepada penanggung jawab audit sebagai dasar pertimbangan dalam menentukan
107
Studi Kasus
kelanjutan pelaksanaan yang dilakukan.
pemeriksaan
Laporan pendahuluan yang dibuat oleh tim memuat hal-hal seperti: Nama entitas yang diaudit • Tujuan pemeriksaan • pendahuluan Tujuan pemeriksaan • pendahuluan Jangka waktu pemeriksaan • pendahuluan Hasil pemeriksaan • pendahuluan Kesimpulan • Lampiran-lampiran • Contoh bentuk hasil pemeriksaan pendahuluan dapat dilihat sebagai berikut: LAPORAN SURVEI PENDAHULUAN ATAS KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA ADIPURA TAHUN 2005 DAN 2006 1.
Entitas yang Diaudit Kantor Pelayanan Agraria Adipura
2.
Tujuan Survei Pendahuluan Memahami prosedur perencanaan audit kinerja untuk: a. Mengembangkan kerangka kerja dan fokus pada isu-isu audit yang lebih signifikan. b. Menetapkan tujuan dan lingkup audit. c. Menentukan kriteria audit. d. Menyusun model pengelolaan yang baik. e. Mengembangkan prosedur audit. f. Menyiapkan program audit terinci.
3.
Sasaran Survei Pendahuluan Kegiatan pelayanan KPA Adipura baik dalam hal standar, prosedur, dan pelaksanaan. Pengelolaan dan pertanggungjawaban
a. b.
108
Studi Kasus
kegiatan pelayanan (sistem pencatatan dan pelaporan kegiatan pelayanan) baik intern maupun ekstern. PNBP dan pengeluaran PNBP.
c. 4.
Jangka Waktu Survei Pendahuluan Survei pendahuluan dilaksanakan dalam jangka waktu 40 hari dari tanggal... sampai dengan ...
5.
Hasil Survei Pendahuluan Pemahaman atas Prosedur Perencanaan Audit Kinerja 1) Uraian mengenai gambaran umum KPA, mencakup: a) Bentuk Wilayah dan Letak Geografis b) Perencanaan Strategis KPA Visi KPA Misi KPA Tujuan dan Sasaran KPA Program dan Kegiatan KPA c) Tugas dan Fungsi KPA d) Struktur Organisasi e) Anggaran dan Realisasi KPA untuk penerimaan dan belanja Tahun 2005 dan 2006.
2) Area Kunci Pengelolaan pelayanan kepada pemohon yang mencakup: •
Area Pengukuran; dan
•
Area
Peningkatan
Hak
Guna
Bangunan ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko. 3) Tujuan dan Lingkup Tujuan audit untuk menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA Adipura. Lingkup audit mencakup: Tahun Anggaran yang diperiksa adalah
(7)
2005 dan 2006; Lingkup kegiatan yang diperiksa meliputi
(8)
proses pelayanan dan akuntabilitas; Lingkup kegiatan yang diuji dalam audit
(9)
berdasarkan pemilihan area kunci yang sudah dilakukan mencakup
2 (dua) area kunci, yaitu area pelayanan
pengukuran
dan area pelayanan Peningkatan Hak Guna
Bangunan (HGB) ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko;
109
Studi Kasus
(10)
Lokasi audit pada KPA Adipura;
(11)
Audit pada
Biro Agraria Pusat dan
Kantor Wilayah Agraria sebagai instansi vertikal hanya bersifat konfirmasi; Lingkup audit tidak termasuk audit atas komputerisasi informasi pertanahan (Land Computerization)
sistem Office
4) Kriteria Audit Tujuan audit kinerja pelayanan KPA adalah ’menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pertanahan yang dikelola oleh KPA’. Untuk tujuan ini terdapat tiga kriteria utama, yaitu: (c) Apakah KPKB mempunyai struktur organisasi dan pengelolaan keuangan untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat? (d) Apakah KPKB telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan? (e) Apakah pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja KPKB telah dikelola dan dipertanggungjawabkan dengan baik? 5) Jenis dan Sumber Bukti (terlampir) 6) Kesimpulan Berdasarkan hasil survei pendahuluan, tim auditor telah mengembangkan isu-isu audit yang signifikan. Isu audit tersebut antara lain adanya beberapa pelaksanaan kegiatan yang akan menghambat pencapaian efektivitas pengelolaan pelayanan, seperti belum dilakukannya pemantauan dan evaluasi atas pelayanan yang diberikan. Berbagai isu audit kemudian dikembangkan menjadi suatu Model Pengelolaan yang Baik KPKB dalam hal pelayanan. Sehubungan dengan hal-hal tersebut, suatu audit kinerja secara terinci sangat diperlukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh pengelolaan kinerja yang dilakukan oleh KPA serta tingkat penyimpangan yang terjadi, untuk kemudian memberikan rekomendasi bagi perbaikan kinerja di masa mendatang. Lembaga Audit Pemerintah
110
Studi Kasus
CONTOH KASUS 7 PROGRAM PENGUJIAN TERINCI Pada bab sebelumnya dijelaskan bahwa tim audit telah membuat laporan survei pendahuluan dan telah disampaikan kepada penanggung jawab audit. setelah menerima dan membaca laporan survei pendahuluan dari tim audit, penanggung jawab kemudian berkesimpulan bahwa tugas pemeriksaan harus tetap dijalankan dan dilanjutkan ke tahap pengujian terinci. Penanggung jawab audit mempertimbangkan beberapa faktor perlunya audit dilanjutkan seperti: Mandat perundang(1) undangan untuk menjamin kepastian hukum tentang pertanahan. Kegiatan pelayanan (2) menyangkut kepentingan masyarakat luas. Tingkat materialitas (3) penerimaan (PNBP) dari KPA Adipura cukup tinggi. Belum pernah dilakukan (4) audit kinerja pada KPA Adipura. Penanggung jawab audit kemudian membuat surat kepada tim audit agar pengujian audit terinci dilakukan. Setelah menerima surat dari penanggung jawab audit, ketua tim audit kemudian membuat dan memproses dari pejabat
111
Studi Kasus
yang berwenang pada Lembaga Audit Pemerintah untuk kemudian surat tugas pemeriksaan terinci akan disampaikan kepada entitas yang diperiksa. Untuk memulai pengujian terinci, tim audit membuat program pengujian terinci. Program pengujian terinci memuat hubungan antara tujuan audit dan langkah-langkah untuk mencapai tujuan tersebut. Teknik audit yang digunakan dalam rangka pengumpulan bukti audit akan diidentifikasi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh auditor. Setelah tim audit mengetahui kriteria dan prosedur audit yang akan dilakukan, tim audit akan merumuskan perkiraan teknik audit yang akan dijalankan oleh anggota tim. Setelah membaca kriteria dan sub-subkriteria, tim audit merumuskan garis besar teknik audit yang akan dilakukan, yaitu: (1) Wawancara/interview (2) Observasi (3) Inspeksi (4) Review dokumen (5) Analisis prosedur (6) Uji petik (sampling) atas berkas permohonan (tanah) Dasar dari program pengujian terinci ini adalah matrik prosedur pemeriksaan yang telah dibuat pada tahap survei pendahuluan. Langkah-langkah dalam program pengujian terinci tersebut akan
112
Studi Kasus
didokumentasikan audit (KKA).
dengan
113
kertas
kerja
Studi Kasus
Tabel 7.1 Matrik Prosedur Audit Kinerja TUJUAN AUDIT: Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA”. Teknik Audit
Tujuan Audit
Prosedur Audit
Kriteria 1: Adanya struktur organisasi dan pengelolaan keuangan yang memadai untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat 1.1
Apakah terdapat bagian khusus yang memberikan informasi pertanahan kepada masyarakat?
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
1. 1.2
Apakah ada mekanisme pelayanan front office dan back office yang jelas dalam memberikan pelayanan?
2. 3.
1.4
Apakah ada pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan suatu pelayanan?
Apakah pegawai memiliki keahlian
Apakah terdapat pelayanan yang jelas begitu pemohon datang? Apakah pelayanan tersebut dilanjutkan dengan pelayanan back office? Apakah penyelesaian pelayanan melibatkan back office dan front office?
4. 5.
1.3
Bagian apa saja yang berhubungan langsung dengan pemohon dalam memberikan informasi? Apakah bagian tersebut memiliki tugas pokok dan fungsi yang jelas ? Apakah bagian-bagian tersebut telah berfungsi secara efektif? Informasi apa saja yang disampaikan kepada pemohon? Apakah bagian tersebut telah menyampaikan informasi kepada pemohon dengan jelas? Apakah petugas yang memberikan informasi kepada pemohon adalah orang yang kompeten? Apakah informasi tersebut disampaikan menggunakan media publikasi secara terbuka?
1. 2.
3.
o
Apakah terdapat pembagian tugas yang jelas baik di front office maupun back office? Apakah terdapat pembagian tugas yang jelas antara front office dan back office? Apakah setiap jenis pelayanan melekat dalam struktur organisasi? Apakah pejabat struktural tersebut bertanggungjawab secara langsung atas kegiatan pelayanan yang berada dibawahnya? Apakah ada pendelegasian atas tanggung jawab kegiatan pelayanan? Berapa jumlah pegawai yang berhubungan langsung dengan
114
r a e r a n c i o n i a s u w K a W
i i s s a a t v r n e e s m b u O k o D
a y n n i a L k i n k e T
Studi Kasus
TUJUAN AUDIT: Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA”. dan ketrampilan dalam memberikan pelayanan?
pemohon (front office)? o
pegawai office? o
o
o
o
o
o
o
1.5
Apakah dalam setiap kegiatan pelayanan telah didukung dengan sumber daya keuangan dan sarana yang memadai?
1. 2.
3. 4. 5. 6. 7.
1.5
Apakah biaya yang dikenakan kepada pemohon (pembayaran) telah sesuai dengan ketentuan?
1. 2.
Berapa jumlah yang memberikan pelayanan di back
Apakah ada kriteria tertentu bagi pegawai back dan front office? Apakah Kantah mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bagi pegawai? Apakah Kantah mengidentifikasi kebutuhan pelatihan bagi pegawai? Apakah pegawai yang melakukan pekerjaan teknis tertentu (mis: pengukuran) dilatih secara memadai dan berkelanjutan? Apakah ada perputaran/pergantian pegawai secara periodik? Apa dasar perputaran/pergantian pegawai tersebut? Apakah KPA melakukan monitoring kegiatan pelayanan sebagai pelaksanaan waskat sesuai Instruksi Ka Biro Agraria No. 3/1998 tentang Peningkatan efisiensi dan kualitas pelayanan masyarakat di bidang pertanahan? Apakah setiap kegiatan telah dianalisa kebutuhan biayanya (unit cost)? Apakah pengusulan biaya didasarkan atas kebutuhan kegiatan pelayanan utama dan penerimaan yang akan diperoleh? Apakah ada mekanisme yang baku dalam penganggaran biaya? Apakah ketentuan yang berlaku telah diikuti dalam penganggaran biaya? Apakah laporan penyerapan sesuai dengan rencana? Apakah terdapat penyimpangan material? Apakah pertanggungjawaban keuangan telah sesuai ketentuan? Berapa besar biaya yang dikenakan untuk setiap jenis pelayanan? Apakah biaya yang dikenakan telah sesuai dengan tarif dan standar yang ditetapkan?
115
Studi Kasus
TUJUAN AUDIT: Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA”. Kriteria 2: Apakah Kantor Pelayanan Agraria telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan? 2.1
Apakah ada standar pelayanan yang jelas yang berlaku di KPA Adipura.
1. 2.
3. 4.
2.2
Apakah standar pelayanan disosialisaikan dan diketahui oleh seluruh pegawai
1.
2. 3.
2.3
Apakah standar pelayanan mudah dipahami dan dimengerti?
1.
2.
3.
2.4
Apakah standar pelayanan sudah diaplikasikan?
1.
2.
3. 4. 5.
6.
Apakah terdapat standar berkaitan dengan pelayanan yang diberikan? Apakah standar pelayanan mengatur mengenai waktu, prosedur, biaya dan berkas yang diperlukan? Apakah standar tersebut berlaku di tingkat pusat, daerah atau kabupaten/kota? Apakah standar tersebut telah memenuhi standar yang ditetapkan secara nasional? Apakah salinan/copy standar pelayanan disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses oleh semua pengguna yang potensial Apakah setiap pelaksana, mengetahui perannya dalam menerapkan standar pelayanan? Apakah setiap pelaksana dapat menggunakan pengetahuan dan kemampuannya untuk menerapkan standar pelayanan secara efektif (termasuk pemahaman akan akibat yang terjadi bila gagal dalam melaksanakan SOP) Apakah standar pelayanan yang ada memuat prosedur yang bersifat pokok sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan bagi pelaksana/pegawai? Apakah standar pelayanan didesain dengan memperhatikan siapa yang menjadi akan target pengguna? Apakah standar pelayanan didesain dengan menggunakan alur yang jelas dan sederhana? Apakah KPA mempunyai komitmen yang kuat untuk cepat melaksanakan proses penerapan standar pelayanan? Apakah standar pelayanan t erbuka untuk mendapatkan saran dan masukan untuk peyempurnaan? Apakah telah dilakukan reviu standar pelayanan secara berkala? Apakah ada perubahan dalam standar pelayanan? Apakah setiap pelaksana/pegawai mengetahui standar pelayanan yang baru/diubah dan mengetahui alasan perubahannya? Apakah standar pelayanan yang ditetapkan dapat diukur implementasinya baik teknis
116
Studi Kasus
TUJUAN AUDIT: Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA”. maupun non teknis? 2.5 Apakah Standar Pelayanan berupa prosedur tetap yang dibakukan telah dapat memenuhi kebutuhan KPA?
1. 2. 3. 4.
5.
2.6
Apakah proses pelayanan dilakukan sesuai prosedur tetap yang dibakukan?
1. 2. 3. 4.
5.
1. 2.7 Apakah realisasi waktu pelayanan sudah sesuai dengan standar?
2. 3.
4.
5. 6.
7.
1. 2.8
Apakah Kantor Pelayanan Agraria mencatat, menggolongkan dan
2.
Berapa jenis pelayanan yang ada di Kantor Pertanahan Kab. Bekasi? Apakah SPOPP mengatur semua jenis pelayanan yang diberikan? Apakah SOP menggambarkan dengan jelas tahapan yang harus dilalui? Apakah SOP mencakup informasi yang berkaitan dengan berkas atau dokumen yang harus dilengkapi? Siapa yang melakukan pengecekan untuk meneliti kelengkapan berkas dan yang memiliki otorisasi kelengkapan berkas? Apakah terdapat prosedur tetap yang dibakukan untuk setiap pelayanan? Apakah setiap tahapan dalam pelayanan telah didokumentasikan? Bagaimana setiap tahapan kegiatan pelayanan didokumentasikan? Apakah dokumentasi tersebut menyajikan data yang dapat diandalkan (lengkap, akurat dan valid)? Apakah setiap tahapan pelayanan yang dilakukan telah didasarkan pada standar prosedur yang ada? Apakah terdapat data mengenai jumlah penyelesaian setiap pelayanan dari pemohon? Apakah terdapat data mengenai jangka waktu penyelesaian pelayanan? Darimanakah data tersebut diperoleh? Apakah data tersebut dapat diandalkan (akurat dan valid)? Apakah seksi telah melaporkan hasil kegiatan pelayanan mengenai jumlah dan jangka waktu penyelesaian? Berapa lama KPA menyelesaiakan setiap pelayanan? Apakah ada monitoring mengenai jangka waktu penyelesaian setiap pelayanan? Berapa tingkat pencapaian standar waktu pelayanan? Apakah KPA telah mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul dalam pelayanan pertanahan? Apakah KPA telah melakukan analisa statistik (trend) terhadap hal tersebut?
117
Studi Kasus
TUJUAN AUDIT: Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA”. menganalisa setiap masalah?
3.
4. 5.
2.9
Apakah masalahmasalah tersebut dilaporkan ?
Apakah KPA menganalisa penyebab terjadinya masalah yang mungkin timbul pada setiap tahap kegiatan? Apakah KPA melakukan upaya perbaikan atas hal tersebut? Apakah sudah dievaluasi atas semua permasalahan dan upaya antisipasi dengan suatu aktivitas pengendalian?
1.
Siapa
yang
membuat laporan? 2.
Apakah laporan dibuat secara berkala?
3.
Kemana laporan tersebut disampaikan?
4.
2.10 Apakah Kantor Pelayanan Agraria segera melayani pengaduan dengan tepat dan segera melakukan perbaikan sesuai prosedur?
Apakah laporan tersebut mendapat umpan balik dari penerima laporan?
1. Bagaimana penyelesaian terhadap setiap pengaduan? 2. Apakah KPA membuat prioritas penyelesaian pengaduan? 3. Berapa lama waktu yang diperlukan untuk menindaklanjuti pengaduan/keluhan pemohon? 4. Apakah KPA melakukan pemantauan dan evaluasi penyelesaian pengaduan?
Kriteria 3: Apakah Pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan Agraria telah dievaluasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik? 1. a.
Ap akah KPA Kab. Adipura telah mengevaluasi kinerja pelayanannya?
3.2
Apakah KPA memonitor serta melakukan tindakan perbaikan atas kinerja pelayanannya?
2. 3.
1. 2. 3.
4.
Apakah KPA memiliki indikator kinerja atas pelayanan yang diberikan? Apakah KPA mengukur kinerja pelayanannya dengan indikator yang ada? Apakah informasi hasil pengukuran kinerja pelayanannya didukung oleh data yang lengkap, akurat dan valid? Apakah hasil evaluasi pelayanan dibuat dalam suatu analisa trend? Bagaimana trend dari setiap hasil evaluasi? Apakah diketahui penyebab keberhasilan dan kegagalan atas hasil evaluasi dan hasil analisa trend evaluasi kinerja pelayanan? Dari hasil evaluasi atas realisasi waktu penyelesaian, tahapan kegiatan pelayanan manakah yang memiliki kontribusi terbesar dalam
118
Studi Kasus
TUJUAN AUDIT: Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA”. 5. 6.
3.3 Apakah kinerja pelayanan Kantah telah dievaluasi dan diperiksa oleh aparat intern dan ekstern?
1. 2. 3. 4.
5.
a.
Ap akah KPA telah Memiliki mekanisme petanggungjawaban yang memadai atas pelayanan yang diberikan?
1. 2. 3. 4. 5. 6.
b.
Ap akah Pertanggungjawaban telah sesuai dengan ketentuan?
1.
2. 3. 4.
c.
Ap akah KPA
1.
ketidaktercapaian target waktu penyelesaian? Apa penyebab ketidaktercapaian target waktu penyelesaian? Hal-hal apa yang sudah dilakukan (upaya di masa mendatang?) Apakah pernah dilakukan evaluasi dan monitoring atas kinerja pelayanan KPA? Oleh siapa sajakah evaluasi dan monitoring tersebut dilakukan? Apakah dasar evaluasi tersebut? Apakah sama dengan dasar evaluasi yang dilakukan KPA? Apakah terdapat kebijakan daerah, pusat maupun nasional mengenai evaluasi dan monitoring atas pelayanan yang diberikan oleh Kantah sebagai salah satu instansi pemerintah? Apakah kegiatan evaluasi dan monitoring kinerja pelayanan yang telah sesuai dengan kebijakan yang ada baik di tingkat pusat, nasional dan daerah? Bagaimana mekanisme pertanggungjawaban atas pelayanan yang diberikan KPA? Apakah mekanisme tersebut secara intern dilakukan secara berjenjang ? Apakah sajakah bentuk pertanggungjawaban atas pelayanan yang diberikan KPA? Apakah pertanggungjawaban dilakukan oleh orang yang kompeten? Apakah pertanggungjawaban tersebut dilakukan secara periodik? Apakah laporan kinerja sebagai salah bentuk pertanggungjawaban KPA, telah memuat informasi secara jelas dan lengkap berdasarkan data yang valid dan sesuai dengan kondisi di lapangan? Apakah terdapat ketentuan yang mengatur mengenai pertanggungjawaban Kantah atas pelayanan yang diberikan? Apakah terdapat pedoman yang secara khusus mengatur pembuatan laporan kinerja pelayanan? Apakah ketentuan dan pedoman tersebut berlaku untuk tingkat nasional, pusat dan daerah? Apakah pertanggungjawaban dan pelaporan yang disusun oleh KPA telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku untuk tingkat nasional, pusat dan daerah?
Kepada siapa sajakah gungjawabkan kinerjanya?
119
KPA
mempertang-
Studi Kasus
TUJUAN AUDIT: Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh KPA”. mendapatkan umpan balik atas pertanggungjawaban yang telah diberikan kepada Kantor Wilayah dan Biro Agraria Pusat?
2. 3.
Apakah terdapat respon atas pertanggungjawaban yang telah dilakukan oleh KPA? Apakah tindak lanjut KPA atas respon pertanggungjawabannya?
120
Studi Kasus
CONTOH KASUS 8 TEMUAN AUDIT Setelah melakukan pengujian terinci selama beberapa minggu di lapangan, tim auditor menemukan beberapa permasalahan yang telah dikemukakan dalam KKA dan disimpulkan layak menjadi temuan audit. Temuan-temuan audit ini akan didiskusikan dengan manajemen KPA untuk mendapat tanggapan atau komentar atas temuan audit tersebut. Contoh temuan audit dapat dilihat sebagai berikut. Indeks B.1.1.1
Lembaga Audit Sektor Publik TIM AUDIT KINERJA KANTOR PELAYANAN AGRARIA
Auditee
Kertas Kerja Audit
Tahun Buku Dibuat Oleh Direview Oleh
: Kantor Pelayanan Agraria Adipura : 2005 dan 2006 : SGW : ABI
APAKAH DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN PRIMA TELAH DIDUKUNG MEKANISME PELAYANAN YANG JELAS? Tujuan Audit Untuk mengetahui apakah ada mekanisme yang jelas antara front office dan back office dalam memberikan pelayanan Prosedur Audit 1. Pelajari, lakukan observasi dan interviu apakah terdapat pelayanan yang jelas begitu pemohon datang 2. Lakukan observasi dan interviu apakah pelayanan tersebut dilanjutkan dengan pelayanan back office. 3. Pelajari, lakukan observasi dan interviu apakah penyelesaian pelayanan melibatkan back office dan front office 4. Pelajari dan lakukan intervieu apakah terdapat pembagian tugas yang jelas baik di front office maupun back office Hasil Audit
121
Studi Kasus
1.
Berdasarkan observasi, kuisioner dari 50 responden dan interviu pada KPA loket 1 belum berfungsi memberikan pelayanan informasi sehingga belum terdapat pelayanan yang jelas begitu pemohon datang.
2.
Berdasarkan interviu dan jawaban kuisioner dari 50 responden tahaptahap prosedur pelayanan untuk setiap jenis pelayanan pada KPA adalah berkas permohonan diterima oleh petugas loket kemudian setelah berkas diperiksa dan dinyatakan lengkap dan pemohon telah membayar biaya atas pelayanan yang dimohon maka berkas dapat diproses selanjutnya oleh petugas pelaksana di back office.
3.
Berdasarkan interviu dan jawaban kuisioner dari 50 responden penyelesaian pekerjaan suatu pelayanan mulai berkas diterima petugas loket sampai berkas diproses dan produk jadi telah melibatkan front office dan back office.
4.
Berdasarkan analisa dan interviu belum ada pembagian tugas dan tanggungjawab yang jelas pada tahapan kegiatan proses pelayanan antara front office dengan back office khususnya tugas koordinator dari masing-masing pelayanan.
Kesimpulan Belum ada mekanisme yang jelas antara front office dan back office, diantaranya seperti berikut: 1.
Dari surat tugas Kepala Kantor dapat disimpulkan ada beberapa deskripsi pembagian tugas yang tidak jelas antara fungsi front office dan back office terutama pembagian tugas untuk koordinator atau pembantu kasubsie.
2.
Pelaksanaan di lapangan koordinator bertugas
sebagai front office
maupun back office karena koordinator bertanggung jawab dari mulai penerimaan berkas, memantau proses penyelesaian sampai dengan berkas selesai diproses untuk diperiksa oleh Kasubsie dan sampai dengan produk tersebut kemudian diserahkan kepada pemohon.(koordinator peningkatan hak, koordinator pemecahan/penggabungan selain KPR, koordinator pendaftaran hak, koordinator pengecekan. 3.
Permasalahan ini diusulkan menjadi temuan audit. ***
122
Studi Kasus
123
Studi Kasus
Contoh Temuan Audit
Judul I.
MEKANISME PELAYANAN FRONT OFFICE DAN BACK OFFICE BELUM DIDUKUNG DENGAN PEMBAGIAN DAN PEMISAHAN TUGAS YANG JELAS Kondisi Pelayanan pada KPA menghasilkan 48 produk pelayanan dengan melibatkan front office, yaitu petugas yang berhubungan langsung dengan pemohon dan back office, yaitu petugas yang memproses permohonan sampai dengan produk jadi, yaitu sertifikat/SK maupun pejabat struktural yang terlibat dalam proses koreksi dan validasi serta pengesahan sampai tingkat Kepala Kantor. Adapun gambaran proses pelayanan maupun petugas baik di front office maupun back office untuk menghasilkan lebih kurang 38 produk pelayanan yang dikoordinir oleh tujuh koordinator melalui pelayanan pengukuran, pengecekan sertifikat, pemisahan dan penggabungan sertifikat selain KPR, pemisahan sertifikat KPR, pendaftaran hak, peningkatan/penurunan hak dan Peralihan Hak Tahun 2006 dapat dilihat pada Gambar 1. Mekanisme tersebut menggambarkan peran koordinator di KPA yang tidak hanya sekedar penghubung front office dengan back office, namun juga melibatkan koordinator sebagai petugas baik di front office maupun di back office. Pelaksanaan di lapangan, koordinator bertanggungjawab dari mulai penerimaan berkas, memantau proses penyelesaian sampai dengan berkas selesai diproses untuk diaudit oleh Kasubsie dan sampai dengan produk tersebut kemudian diserahkan kepada pemohon. Saat menerima berkas dan menyerahkan produk koordinator berfungsi sebagai front office, saat menyiapkan bahan evaluasi dan penyelesaian suatu proses jenis pelayanan, Koordinator menjalankan fungsinya sebagai back office. Sedangkan untuk pelayanan Peralihan Hak, sudah ada pembagian tugas yang jelas antara front dan back office, karena koordinator hanya terlibat di back office dan penyerahan produk diserahkan melalui penerima berkas di front office.
124
Studi Kasus
front office back Mekanisme pelayanan dan Gambar 1 Mekanisme Pelayanan Front Office dan Back office Office Kantah Kabupaten Bekasi
Mekanisme Front Office
P e m o h o n
Loket I Informasi & Penerimaan berkas permohonan pengukuran
Loket II - Informasi & Penerimaan berkas Permohonan Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah.
Oleh
Oleh
Koordinator
Loket III
Loket IV
Pembayaran Biaya-Biaya Permohonan
Tidak ada petugas khusus, penyerahan produk melalui koordinator
Diterima Oleh
Koordinator
Bendahara Khusus Penerima
Mekanisme Back Office
Back Office
Koreksi, Proses, Validasi, Pengesahan Yang Terlibat: Petugas Pelaksana, Koordinator , Kasubsie, Kasie, Kakan
Gambar tersebut di atas dapat diuraikan sebagai berikut. A. Mekanisme Front Office Front Office merupakan pelayanan di loket-loket pemohon yang terdiri atas empat loket.
yang langsung berhubungan dengan
1.
Loket I: untuk informasi dan penerimaan berkas pengukuran dilakukan oleh Koodinator Pencatatan DI 302 yang sekaligus membuat Surat Tugas Petugas Ukur yang ditandatangani oleh Kasubsie.
2.
Loket II: untuk informasi maupun penerimaan berkas selain pelayanan pengukuran yang dibuat paralel untuk beberapa jenis pelayanan yang dikoordinir oleh masing-masing Koordinator yaitu: 1) Koordinator Pengecekan Sertifikat: di loket II menerima dan memeriksa berkas pelayanan Pengecekan Sertifikat. 2) Koordinator Pemisahan dan Penggabungan selain KPR: di loket II menerima dan meneliti berkas pemisahan dan penggabungan selain KPR. 3) Koordinator Pemisahan Sertifikat KPR: menerima dan memeriksa berkas pemisahan KPR, menyiapkan bahan evaluasi dan penyelesaian pemisahan sertifikat. 4) Koordinator Pendaftaran Hak: menerima dan memeriksa berkas pendaftaran hak, mengkoordinir bahan penyelesaian pendaftaran hak.
125
Studi Kasus
5) Koordinator Peningkatan/penurunan Hak: di loket II menerima dan meneliti berkas peningkatan/penurunan hak, menyiapkan bahan penyelesaian sertifikat. 6) Koordinator Peralihan Hak (Balik Nama): memeriksa berkas setelah diterima petugas loket. 3. Loket III: untuk pelayanan penerimaan pembayaran (Bendahara Penerima); 4. Loket IV: untuk pelayanan penyerahan produk yang pada pelaksanaannya dilakukan oleh semua Koordinator tersebut selain koordinator di loket I dan Koordinator peralihan hak di loket II. Koordinator merupakan pegawai sesuai struktur organisasi dimana pelayanan yang dimohon tersebut merupakan tanggung jawab suatu subsie/seksi tertentu dan bertugas mengkoordinir pelaksanaan pelayanan tertentu. Adanya koordinator dimaksudkan untuk membantu Kasubsie karena banyaknya permohonan pelayanan, yaitu lebih dari 1.000 pemohon per bulan. Tahapan prosedur kegiatan pelayanan berikut.
pada Kantor Pelayanan Agraria adalah sebagai
1. Pemohon pelayanan melakukan pendaftaran dan penyerahan berkas di loket I dan II sesuai dengan jenis pelayanan yang dimohon. Berkas akan diterima dan diteliti oleh petugas loket yang menerima berkas. Setelah berkas lengkap diaudit oleh koordinator kemudian dibuatkan Surat Perintah Setor (SPS) yang berisi jumlah biaya yang harus dibayar oleh pemohon atas jenis pelayanan yang dimohon. Koordinator membubuhkan paraf dengan pensil pada berkas yang lengkap dan siap diproses. Apabila koordinator menemukan ada kejanggalan/sesuatu yang tidak biasa, berkas akan diserahkan ke Kasubsie untuk diaudit kelengkapannya. Kemudian, petugas penerima berkas akan membuat Surat Tanda Terima Dokumen/Berkas (STTD). SPS dan STTD diserahkan ke pemohon. 2. SPS sebagai pengantar bagi pemohon untuk melakukan pembayaran di loket III penerimaan pembayaran (Bendahara Penerima). Berdasarkan SPS, Bendahara Penerima membuat kuitansi pembayaran (Daftar Isian (DI) 306) kemudian kuitansi tersebut dilampirkan pada berkas permohonan sebagai persyaratan berkas dapat diproses lebih lanjut oleh masing-masing bagian dimana jenis pelayanan tersebut ada. B. Mekanisme Back Office Setelah proses di loket dilakukan, berkas diproses oleh petugas pelaksana. Koordinator bertanggung jawab atas pelaksanaan proses kegiatan suatu jenis pelayanan dari mulai menerima berkas sampai dengan produk tersebut jadi. Berkas itu dikoreksi oleh kasubsie untuk diparaf, kemudian dikoreksi kembali oleh Kepala Seksi untuk ditandatangani atau diparaf jika produk tersebut ditandatangani Kepala Kantor. C. Kembali ke Front Office Setelah produk jadi, yaitu berupa sertifikat dan ditandatangani Kepala Kantor atau Kepala Seksi HTPT (untuk sertifikat permohonan pemisahan/penggabungan selain KPR) , kemudian sertifikat diserahkan kembali ke koordinator. Setelah itu pemohon dapat mengambil sertifikat pada koordinator atau salah satu petugas pelaksana yang membantu koordinator di loket tempat pemohon menyerahkan berkas. Dari uraian di atas terlihat keterlibatan Koordinator baik di front office, back office dan kembali ke front office lagi saat penyerahan produk yang menggambarkan belum adanya pemisahan tugas secara jelas petugas front office dan back office. Selain belum adanya pemisahan tugas yang jelas antara front office dan back office, pelayanan di front office Kantor Pelayanan Agraria belum efektif karena belum berfungsi sepenuhnya, yaitu seperti berikut: 1. Loket I, secara tertulis pelayanan informasi ada di loket I bergabung dengan pelayanan pendaftaran pengukuran. Namun pelaksanaannya loket I melaksanakan fungsi loket II, yaitu
126
Studi Kasus
hanya untuk pelayanan pendaftaran pengukuran dan hanya ada satu petugas, yaitu koordinator DI 302 yang melayani pendaftaran permohonan pengukuran. Belum ada pegawai yang ditunjuk khusus untuk memberikan pelayanan informasi. 2. Loket IV, belum difungsikan secara efektif karena loket IV seharusnya merupakan loket pengambilan produk namun belum ada pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk bertanggung jawab atas penyerahan seluruh produk Kantor Pertanahan kepada pemohon. Dalam pelaksanaannya, pengambilan produk atau penyerahan produk kepada pemohon masih tanggung jawab koordinator sehingga penyerahannya dilakukan oleh koordinator antara lain pelayanan peningkatan hak, pemecahan/penggabungan selain KPR, pendaftaran hak, pengecekan sertifikat, pemecahan/penggabungan KPR. Pada Tahun 2007 ini, Kantor Pelayanan Agraria Adipura telah berupaya memperbaiki mekanisme pelayanan dengan mengeluarkan Surat Tugas dimana istilah Koodinator telah diganti menjadi Pembantu Kasubsi. Namun ternyata dalam fungsinya masih tetap seperti semula, yaitu Pembantu Kasubsi bertanggung jawab dari mulai penerimaan berkas, memantau proses penyelesaian, sampai dengan berkas selesai diproses untuk diaudit oleh Kasubsie dan sampai dengan produk tersebut kemudian diserahkan kepada pemohon.
Kriteria 1. Instruksi Kepala Biro Agraria No.3 Tahun 1998 tanggal 20 Juli 1998 tentang Peningkatan Efisiensi dan Kualitas Pelayanan Masyarakat di Bidang Pertanahan yang antara lain menginstruksikan kepada Kepala Kantor Pertanahan mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat di bidang pertanahan di kantornya masing-masing meliputi menyiapkan dan memfungsikan sistem loket serta diwajibkan semua jenis pelayanan melalui jenis loket yang telah ditetapkan yaitu : e. Loket I : Informasi pelayanan f. Loket II : Penyerahan dokumen permohonan pelayanan g. Loket III : Penyerahan Biaya h. Loket IV : Pengambilan produk Untuk loket II (pelayanan teknis) dapat diperbanyak secara paralel sesuai dengan jenis dan volume kegiatan pelayanan. 3. SK Kepala Kantor Wilayah Biro Agraria No. 610-587-2000 tanggal 1 April 2000 tentang pedoman penyelenggaraan sistem loket pelayanan kegiatan seksi pengukuran dan pendaftaran tanah antara lain a. Loket Informasi berfungsi memberikan informasi yang bersifat umum untuk selanjutnya disalurkan ke loket pelayanan masing-masing, menyediakan brosur/buku petunjuk permohonan yang diperlukan, menampung mencatat pengaduan dari masyarakat. b. Loket Penyerahan Dokumen (Loket Teknis) merupakan loket tempat penerimaan dan audit kelengkapan berkas yang akan diproses,loket penyerahan sertifikat. c. Loket penyerahan biaya tempat membayar biaya-biaya d. Loket pengambilan produk merupakan tempat penyerahan hasil-hasil akhir pelayanan non sertifikat. 4. Seharusnya terdapat mekanisme pelayanan Front Office dan Back Office yang jelas yang didukung dengan pembagian dan pemisahan tugas yang jelas antara pegawai di front office dan back office dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Akibat Besarnya peran koordinator dalam proses suatu jenis kegiatan pelayanan mengakibatkan kelancaran pelaksanaan kegiatan pelayanan tersebut bergantung pada seseorang dan bukan pada sistem yang sudah berjalan. Hal ini berakibat pula membuka peluang penyalahgunaan kewenangan. Sebab Belum adanya ketentuan Biro Agraria Pusat yang mengatur teknis pelaksanaan pelayanan yang membagi dan memisahkan tugas front office dan back office. Penerapan hal tersebut bergantung pada Kantor Pelayanan Agraria masing-masing. Pada Kantor Pelayanan Agraria Adipura sendiri
127
Studi Kasus
belum ada upaya maksimal untuk dapat menerapkan praktek yang baik dalam memberikan pelayanan, yaitu dengan membagi dan memisahkan tugas dengan jelas antara front dan back office.
Rekomendasi Lembaga Audit menyarankan kepada: (1) Biro Agraria Pusat untuk mengatur secara jelas teknis pelaksanaan kegiatan pelayanan dan petugas pelaksananya yang menjalankan fungsi di front office dan back office. (2) Kepala Kantor Pelayanan Agraria Adipura agar pemisahan tugas dan tanggungjawab yang jelas bagi pelaksana pada setiap tahapan kegiatan dalam kegiatan pelayanan di front office dan back office. Komentar Instansi Kepala Kepala Pelayanan Agraria Adipura setuju dengan permasalahan yang diungkapkan dan akan mengambil langkah-langkah perbaikan. Tanggapan terinci ter lampir.
128
Studi Kasus
CONTOH KASUS 9 PENYUSUNAN LAPORAN HASIL AUDIT Setelah pengujian terinci selesai dikerjakan oleh tim audit dan diperoleh beberapa temuan audit, selanjutnya tim audit membuat laporan hasil audit. Pelaporan hasil audit meliputi kegiatan penyusunan dan pendistribusian laporan audit. Semua hasil pelaksanaan audit termasuk temuan dan komentar dari auditee dimasukkan dalam laporan audit. Langkah-langkah dalam penyusunan laporan hasil audit meliputi: (1) Penyusunan konsep laporan berikut rekomendasi audit (2) Memasukkan komentar auditee atas temuan-temuan audit. (3) Penyusunan laporan akhir (4) Distribusi laporan Berikut ini adalah contoh format laporan hasil audit, perlu di catat bahwa format dan isi laporan hasil audit akan bervariasi tergantung kepada kebijakan lembaga pemeriksa.
Laporan Hasil Pemeriksaan atas Pengelolaan Pelayanan Kantor Pelayanan Agraria Adipura Tahun Anggaran 2005 dan 2006. Ringkasan Pemeriksaan
kinerja
129
pengelolaan
Studi Kasus
pelayanan Kantor Agraria bertujuan untuk menilai efektivitas pengelolaan pelayanan Kantor Pelayanan Agraria Adipura. Sasaran pemeriksaan adalah mekanisme pelayanan dan sumber daya yang mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat; proses pelayanan yang sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan, penanganan resiko operasional dan pengaduan dan evaluasi kinerja pelayanan dan akuntabilitas pada KPA Adipura untuk periode Tahun 2005 dan 2006 dengan uji petik pada pelayanan pengukuran tanah. Hasil pemeriksaan sesuai kerangka tersebut menunjukkan pengeloaan pelayanan pertanahan belum efektif. Hal ini terbukti dengan adanya kondisi mencakup (i) belum optimalnya mekanisme pelayanan pertanahan dan kurang memadainya dukungan sumber daya; (ii) standar pelayanan belum ada standar baku, kurang implementatif dan akomodatif; (iii) evaluasi dan akuntabilitas kinerja pelayanan pertanahan belum dilaksanakan.
Tujuan dan Lingkup Audit Tujuan audit adalah untuk: Menilai efektivitas pengelolaan pelayanan pengukuran dan peningkatan HGB ke Hak Milik tanpa ganti blanko, yang dikelola oleh Kantor Pelayanan Agraria Adipura. Untuk tujuan ini, audit akan menilai:
130
Studi Kasus
(4) Apakah struktur organisasi dan pengelolaan keuangan telah mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat; (5) Apakah proses pelayanan telah sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan; (6) Apakah pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja Kantor Pelayanan Agraria Adipura telah dikelola dan dipertanggungjawabkan dengan baik.
Lingkup Audit yang diperiksa (12) Tahun Anggaran adalah 2005 dan 2006; kegiatan yang diperiksa (13) Lingkup meliputi proses pelayanan dan akuntabilitas; (14) Lingkup kegiatan yang diuji dalam audit berdasarkan pemilihan area kunci yang sudah dilakukan mencakup 2 (dua) area kunci, yaitu area pelayanan pengukuran dan area pelayanan Peningkatan Hak Guna Bangunan (HGB) ke Hak Milik Tanpa Ganti Blanko; (15) Lokasi audit pada Kantor Pelayanan Agraria Adipura; Biro Agraria Pusat dan (16) Audit pada Kantor Wilayah Agraria sebagai instansi vertikal hanya bersifat konfirmasi; (17) Lingkup audit tidak termasuk audit
131
Studi Kasus
atas sistem komputerisasi informasi pertanahan (Land Office Computerization).
Waktu Audit Pemeriksaan dilaksanakan hari mulai ..... s.d. ……..
selama
40
Kriteria Audit Audit kinerja atas efektivitas pengelolaan pelayanan Kantor Pelayanan Agraria Adipura didasarkan pada kerangka Model Pengelolaan Pelayanan Yang Baik (Model of Good Management ) yang mengarahkan pada kriteria-kriteria utama sebagai berikut: a. Apakah KPA Adipura mempunyai struktur organisasi dan pengelolaan keuangan untuk mendukung pemberian pelayanan kepada masyarakat? b. Apakah KPA telah melakukan proses pelayanan sesuai dengan standar dan prosedur yang ditetapkan? c. Apakah pengukuran pelayanan dan penilaian kinerja KPA telah dievaluasi dan dipertanggungjawabkan dengan baik? Metodologi Pemeriksaan atas pengelolaan pelayanan Kantor Pelayanan Agraria Adipura dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
132
Studi Kasus
a.
Metodologi audit terdiri dari: pemeriksaan dan reviu dokumen, ekstrak data dari sistem komputer (LOC), analisis hasil, analisis prosedur, analisis kuantitatif, uji petik atas berkas permohonan, pengamatan, wawancara kepada pejabat dan petugas serta menyebarkan kuisioner. b. Pemeriksaan terbatas juga dilakukan di Kantor Wilayah Biro Agraria Adipura dan Biro Agraria Pusat sebagai instansi vertikal Kantor Pelayanan Agraria.
Temuan dan Rekomendasi Salah satu temuan yang ada adalah mengenai mekanisme pelayanan front office dan back office belum didukung dengan pembagian dan pemisahan tugas yang jelas. Koordinator di Kantor Pelayanan Agraria Adipura tidak hanya sekedar penghubung front office dengan back office, namun juga melibatkan koordinator sebagai petugas baik di front office maupun di back office. Pelaksanaan di lapangan, koordinator bertanggungjawab dari mulai penerimaan berkas, memantau proses penyelesaian sampai dengan berkas selesai diproses untuk diperiksa oleh Kasubsie dan sampai dengan produk tersebut kemudian diserahkan kepada pemohon. Saat menerima berkas dan menyerahkan produk koordinator berfungsi sebagai
133
Studi Kasus
front office, saat menyiapkan bahan evaluasi dan penyelesaian suatu proses jenis pelayanan, Koordinator menjalankan fungsinya sebagai back office. Hal tersebut mengakibatkan besarnya peran koordinator dalam proses suatu jenis kegiatan pelayanan mengakibatkan kelancaran pelaksanaan kegiatan pelayanan tersebut tergantung pada seseorang dan bukan pada sistem yang sudah berjalan. Hal ini berakibat pula membuka peluang penyalahgunaan kewenangan. Hal tersebut terjadi karena belum adanya ketentuan Biro Agraria Pusat yang mengatur teknis pelaksanaan pelayanan yang membagi dan memisahkan tugas front office dan back office. Penerapan hal tersebut tergantung Kantor Pelayanan Agraria masing-masing, sedangkan KPA Adipura belum ada upaya maksimal untuk dapat menerapkan praktek yang baik dalam memberikan pelayanan, yaitu dengan membagi dan memisahkan tugas dengan jelas antara front dan back office. Berkaitan dengan permasalahan di atas, maka Lembaga Audit Pemerintah menyarankan agar diambil langkahlangkah perbaikan seperti: Biro Agraria Pusat untuk mengatur (3) secara jelas teknis pelaksanaan kegiatan pelayanan dan petugas pelaksananya yang menjalankan fungsi di front office dan back office.
134