SOP Pemasaran Dan Penjualan R2 Rev BARU

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)

DEPARTEMEN PENJUALAN POS Departemen Penjualan dan Pemasaran PT Trimata Nagasha Indonesia DAN PEMASARAN terkait dengan : 1. Penjualan 2. Pemasaran 1. Penjualan Secara umum, penjualan dibagi atas:  Penjualan Melalui Distributor Pusat (Domestik) PT Trimata Nagasha Indonesia melakukan penjualan melalui distributor pusat yang akan mendistribusikan produk Juslice ke 

hypermarket dan supermarket di seluruh Indonesia. Penjualan Melalui Distributor Pusat (Ekspor) 1

PT Trimata Nagasha Indonesia juga melakukan penjualan secara ekspor untuk memantapkan posisi sebagai produk global. Untuk penjualan

secara

ekspor,

PT

Trimata

Nagasha

Indonesia

bekerjasama dengan distributor besar di negara-negara tersebut. 2. Pemasaran Pemasaran dilakukan melalui media massa untuk menunjang promosi secara massal. Pemasaran ini dilakukan melalui media cetak, online, dan elektronik yaitu melalui surat kabar, majalah, website, radio, dan televisi. Selain itu, pemasaran juga dilakukan melalui pemasangan billboard dan pemberian hadiah mug untuk setiap pembelian 2 pack Juslice 1000 ml.

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) No

:

001/POS/PP/III/2013

Ruang Lingkup

:

Proses Perencanaan Penjualan

Departemen/Unit

:

Departemen Penjualan dan Pemasaran

Dokumen Terkait

:

Perencanaan penjualan

Dibuat tanggal

:

Diperbaharui Pihak Terkait

:

02 / 01 / 2013

: __ / __ / _____ Manajer Penjualan, Direktur Penjualan

dan Pemasaran

Tujuan: Membuat perencanaan penjualan produk

2

Standar : 1. Manajer Penjualan membuat perencanaan penjualan produk. 2. Manajer Penjualan memberikan perencanaan penjualan kepada Direktur Penjualan dan Pemasaran untuk diotorisasi. Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi dibuat menjadi 2 rangkap. 3. Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi kemudian diarsipkan. Salinan Perencanaan penjualan yang telah diotorisasi oleh Direktur Penjualan dan Pemasaran diberikan kepada Direktur Produksi untuk selanjutnya dilakukan proses produksi.

3

4


:

002/POS/PP/III/2013

Ruang Lingkup

:

Penjualan Melalui Distributor

Departemen/Unit

:


Dokumen Terkait

:

Faktur Penjualan

Dibuat tanggal

:


:

02 / 01 / 2013

: __ / __ / _____ Manajer Penjualan

Tujuan: Melakukan dan memastikan prosedur penjualan berjalan dengan benar. Standar : 1. Staf Penjualan merima pesanan dari distributor. 2. Pesanan dari distributor diterima melalui telepon, fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam pesanan penjualan. 3. Staf Penjualan melakukan verifkasi pesanan distributor mencakup data distributor

secara

lengkap

termasuk

nama

pemesan,

alamat

penyerahan barang, kuantitas, nama produk, nomor surat pesanan, harga, tanggal penyerahan barang, dll. 4. Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO). 5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 5 rangkap. Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang. Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika melakukan penjualan secara tunai). Salinan kelima diberikan kepada staf pengiriman. 5

6. Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back pesanan (pesanan yang belum terpenuhi). 7. Departemen penjualan

mengadakan

kontak

dengan

distributor

mengenai pemenuhan pesanan. 8. Penjualan secara tunai mempunyai ketentuan sebagai berikut : Penjualan secara tunai mengharuskan pelanggan membayar

total

pembelian pada saat pemesanan dan barang dikirimkan pada saat pemesanan.

6

7


:

003/POS/PP/III/2013

Ruang Lingkup

:

Sistem Kredit Manual

Departemen/Unit

:


Dokumen Terkait

:

Faktur Penjualan

Dibuat tanggal

:


:

02 / 01 / 2013

: __ / __ / _____ Manajer Penjualan

Tujuan: Memastikan proses penjualan kredit kepada klien berjalan dengan lancar. Standar: 1. Staf Penjualan menerima dokumen pesanan penjualan. 2. Staf Penjualan memeriksa status langganan melalui workstation yang ada di staf utang dan piutang yang memberikan otorisasi kredit. 3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah pesanan ini dapat dipenuhi. 4. Staf penjualan menyerahkan kembali dokumen pesanan penjualan yang sudah di verifkasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian staf persediaan dan gudang serta staf pengiriman. 5. Staf penjualan menerbitkan 4 rangkap faktur penjualan. Faktur penjualan asli diberikan kepada kasir, salinan kedua diberikan kepada distributor, salinan ketiga untuk diarsipkan, dan salinan keempat diberikan kepada manajer pajak.

8

9


:

004/POS/PP/III/2013

Ruang Lingkup

:

Departemen/Unit

:

Penjualan Ekspor


Dokumen Terkait

:

Surat Kontrak Jual Beli Ekspor, Sales

Order, Sales Invoice Dibuat tanggal

:


:

02 / 01 / 2013

: __ / __ / _____ Manajer Penjualan, Direktur Pemasaran

dan Penjualan Tujuan: Memastikan proses penjualan secara ekspor berjalan dengan baik. Standar: 1. Staf

penjualan

menerima

permintaan

(order)

ekspor

yang

menunjukkan jenis dan jumlah pesanan yang diminta melalui telepon atau fax 2. Staf penjualan mengirimkan memo ke staf legal untuk mempersiapkan surat kontrak jual beli ekspor. 3. Staf Penjualan melakukan verifkasi pesanan distributor mencakup data distributor

secara

lengkap

termasuk

nama

pemesan,

alamat

penyerahan barang, kuantitas, nama produk, nomor surat pesanan, harga, tanggal penyerahan barang, dll. 4. Staf Penjualan mencatat pesanan distributor ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen Pesanan Penjualan (SO). 5. Dokumen Pesanan Penjualan ini selanjutnya disalin menjadi 4 rangkap. Salinan pertama disimpan sebagai arsip. Salinan kedua diberikan pada 10

staf produksi berfungsi sebagai Surat Permintaan Pengadaan Barang. Salinan ketiga diberikan ke staf utang dan piutang untuk mendapat persetujuan kredit (jika melakukan penjualan secara kredit). Salinan keempat diberikan kepada staf pencatatan dan penerimaan kas (jika melakukan penjualan secara tunai). 6. Manager penjualan mendaftarkan Pemberitahuan Ekspor Barang ke Bank Devisa. 7. Faktur penjualan dibuat sebanyak 3 salinan dan dikirimkan kepada distributor melalui fax untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani, 1 rangkap ditinggalkan untuk distributor, dan rangkap lainnya dikirimkan kembali kepada Staf penjualan. Kemudian 1 rangkap faktur penjualan diarsipkan di Staf penjualan, dan 1 rangkap faktur asli dikirimkan ke bagian kasir. 8. Jika barang sudah diterima, customer harus segera melakukan konfrmasi penerimaan barang via telepon ke Staf penjualan.

11

12


:

Ruang Lingkup

005/POS/PP/III/2013 :

Sistem Pengiriman Barang

Departemen/Unit

:


Dokumen Terkait

:

Faktur Penjualan

Dibuat tanggal

:


02/01 / 2013

: __ / __ / _____ :

Manajer Penjualan, Staf Persediaan

dan gudang, Staf pengiriman Tujuan: Memastikan proses pengiriman barang kepada klien berjalan dengan lancar. Standar: 1. Staf Penjualan mengirim Surat Perintah Pengeluaran Barang dan salinannya dari pesanan penjualan ke gudang lalu staf persediaan dan gudang melakukan pemeriksaan persediaan barang dagangan sebelum dijual sesuai dengan pesanan distributor. 2. Staf Penjualan juga mengirimkan Surat Perintah Pengiriman kepada staf pengiriman sebagai perintah pengiriman barang kepada distributor. 3. Staf pengiriman menerima barang dan Salinan Surat Perintah Pengeluaran Barang dari bagian gudang serta mencocokkan semuanya. 4. Staf pengiriman menempelkan Slip Pengepakan ke kotak barang, melengkapi dan mempersiapkan bukti pengiriman barang. Slip Pengepakan dibuat 2 rangkap untuk dikirimkan ke distributor dan sebagai arsip bagian pengiriman. Bukti pengiriman barang dibuat 4 rangkap untuk diberikan kepada staf penjualan, staf akuntansi, distributor, dan arsip staf pengiriman. 5. Setelah barang dikirimkan, kurir memberikan bukti pengiriman barang kepada staf pengiriman lalu bukti tersebut diarsipkan. Kemudian staf pengiriman memberitahu staf akuntansi dengan menggunakan salinan Bukti Pengiriman Barang dari kurir agar mengirimkan invoice kepada distributor saat itu juga. 13

6. Bagian Penjualan juga menerima salinan Bukti Pengiriman Barang untuk dijadikan arsip bagian penjualan.

PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS) 14

No

:

Ruang Lingkup

006/POS/PP/III/2013 :

Retur Penjualan

Departemen/Unit

:


Dokumen Terkait

:

Slip Retur, Memo Kredit

Dibuat tanggal

:


02 / 01 / 2013

: __ / __ / _____ :

Manajer Penjualan, Staf Retur, Staf

Utang dan Piutang Tujuan :

Memastikan proses retur penjualan dari klien berjalan dengan

benar. Standar: 1. Staf Retur menerima barang yang dikembalikan dari distributor, kemudian staf retur menghitung, memeriksa, dan menyiapkan Slip 2.

Retur Barang yang mendeskripsikan barang tersebut. Saat menerima Slip Retur Barang, staf penjualan menyiapkan Memo

3.

Kredit lalu mengirimkan memo kredit ke Staf utang dan piutang. Departemen keuangan, Staf utang dan piutang mengevaluasi kondisi pengembalian dan membuat keputusan untuk memberikan atau menolak pengembalian tersebut. Jika pengembalian itu diterima, staf utang dan piutang mencatat kredit tersebut sebagai pengurang

4.

tagihan. Staf utang dan piutang mengirimkan Memo Kredit tersebut ke bagian

5.

pengendalian persediaan untuk dilakukan proses pembukuan. Staf persediaan dan gudang menyesuaikan catatan persediaan dan meneruskan Memo Kredit ke departemen keuangan,Staf utang dan

6.

piutang. Staf persediaan dan gudang serta staf utang dan piutang mengirimkan rangkuman informasi ke bagian akuntansi.

15

7.

Staf akuntansi menerima Voucher Jurnal yang merangkum total nilai dari pengembalian persediaan dari staf persediaan dan gudang, dan

8.

rangkuman akun dari staf utang dan piutang. Staf akuntansi membukukan Voucher Jurnal dan memperbaharui general ledger.

16


:

Ruang Lingkup

007/POS/PP/III/2013 :

Pemasaran

Departemen/Unit

:


Dokumen Terkait

:

-

Dibuat tanggal

:

Diperbaharui

02/ 01 / 2013

: __ / __ / _____

Pihak Terkait

:

Direktur Penjualan dan

Pemasaran, Manajer Pemasaran Tujuan: Memastikan proses pemasaran produk kepada klien berjalan dengan lancar. Standar: 1. Staf Promosi membuat Proposal Pengajuan Promosi Produk kepada Manajer Pemasaran 2. Manajer Pemasaran mengambil keputusan YES/NO, jika YES Dilanjutkan Ke Direktur Penjualan dan Permasaran, jika YES maka dilanjutkan ke Rapat Dewan Direksi, jika NO maka Proposal Promosi disimpan dalam fle bagian promosi. 3. Rapat Dewan Direksi mengambil keputusan YES/NO, jika YES Proposal Promosi akan dilanjutkan ke staf pengeluaran kas untuk mendapatkan dana , Jika NO Rapat Dewan Direksi akan membuat Pernyataan Rejected Document kepada Bagian Promosi, Rejected

Project

Project Document di simpan

oleh staf Promosi dalam File berdasarkan Date 4. Kemudian Manajer Pemasaran memproses proposal dan menyerahkan ke staf pengeluaran kas. 5. Manajer Pemasaran mengajukan pengeluaran kas melalui cek dengan prosedur pengeluaran kas dengan cek. Setelah mendapatkan persetujuan cek, staf promosi mulai membuat promosi produk. Cek promosi akan dibayarkan ke pihak yang bersangkutan oleh staf pengeluaran kas.

17

6. Staf Akuntansi mencatat kegiatan promosi ke dalam Journal Voucher dan menyimpan bukti journal voucher. 7. Setelah promosi produk dilakukan, bagian promosi menyiapkan Laporan Pertanggungjawaban untuk disimpan dalam fle bedasarkan tanggal dan di serahkan kepada Departemen Penjualan dan Pemasaran.

18

19


:

Ruang Lingkup

008/POS/PP/III/2013 :

Evaluasi Promosi

Departemen/Unit

:


Dokumen Terkait

:

-

Dibuat tanggal

:

Diperbaharui

02/ 01 / 2013

: __ / __ / _____

Pihak Terkait

:

Direktur Penjualan dan

Pemasaran, Manajer Pemasaran Tujuan: Mengevaluasi promosi yang telah dilakukan Standar: 1. Manager Pemasaran mengevaluasi program promosi yang dilakukan dengan melihat dokumen rekapitulasi penjualan setelah program promosi dilakukan. 2. Manager Pemasaran memutuskan apakah program tersebut efektif dalam mencapai target penjualan. Jika YES maka program promosi dilanjutkan. Jika NO program promosi dihentikan. 3. Manager Pemasaran mensosialisasikan

hasil

evaluasi

kepada

staf

promosi 4. Manager Pemasaran membuat dokumen hasil evaluasi promosi untuk dilaporkan kepada direktur utama dan direktur Penjualan dan Pemasaran yang kemudian disimpan.

20

21

22

SOP Pemasaran Dan Penjualan R2 Rev BARU

Recommend Documents