KEPOLI KEPOLISIAN SIAN NEGARA NEGARA REPUBLI REPUBLIK K INDONESIA INDONESIA DAERAH SUMATERA SELATAN BIRO SARANA DAN PRASARANA
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PROSEDUR ( SOP ) BIDANG PELAYANAN SARANA DAN PRASARANA POLDA SUMSEL SUMSEL
BAB I PENDAHULUAN 1. UMUM a. Biro Sarpras secara umum bertugas sebagai fungsi pembinaan bidang sarana dan prasarana di satker Mapolda dan satker wilayah yang meliputi perbekalan umum (BMP, perlengkapan mesin kantor) fasilitas jasa dan kontruksi, adminstrasi tanah, peralatan (angkutan, senmu dan alsus), SIMAK BMN, LPSE, pemeliharaan dan perbaikan, inventory dan pergudangan; b. bahwa dalam rangka pelaksanaan program kerja, transpormasi Polri dalam meningkat pelayanan publik untuk meningkatkan polri yang mandiri, profesional dan di percaya masyarakat, maka perlu adanya standar operasi dan prosedur bidang pelayanan baik tingkat pusat maupun tingkat ke wilayah yang transparan dan akuntabel; c. fungsi standar operasional prosedur di bidang pelayanan baik untuk tingkat pusat maupun kewilayahan dalam upaya mewujudkan pelayanan kepada anggota Polri dan PNS yang prosedural, cepat, murah, terjangkau dan terukur serta dapat di pertanggung jawabkan. 2. DASAR a. Undang-undang Nomor 2 tahun 2002 tentang Kepolisian Negara Republik Indonesia; b. Surat Sdelog Kapolri No.Pol : B / 833 / III / 2005 / Sdelog tanggal 29 Maret 2005 tentang penghapusan amunisi; c. Surat Telegram Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia No.Pol : ST / 1191 / XI / 2005 tanggal 24 November 2005 tentang pengajuan usul penghapusan agar lebih selektif dan minimal berusia pakai dua belas tahun; d. Surat Sdelog Kapolri No.Pol : B / 514 / V / 2006 / Sdelog tanggal 16 Mei 2006 tentang petunjuk senjata api hilan, yang di TPTGR ditentukan; e. Surat Kapolri No.Pol : B / 592 / VI / 2006 / Sdelog tanggal 05 Juni 2006 tentang senjata api yang hilang TPTGR; f.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia tahun 2006 tentang pengelolaan BMN / BMD;
g. Perkap No 15 Tahun 2007 Tanggal 17 Agustus 2007 tentang Naskah Dinas Dilingkungan Kepolisian Negara Republik Indonesia; h. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 96 / PMK.06 / 2007 tentang Tata Cara Pelaksanaan, Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan pemindah tanganan Barang Milik Negara;
2
i.
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 54 tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah;
j.
Peraturan Menteri Pekejaan Umum Nomor : 45 / PRT / M / 2007 tentang pedoman tehnisi pelaksanaan pembangunan Gedung Negara;
k. Keputusan Menteri Keuangan Nomor : 31 / KM.6 / 2008 tanggal 19 Juni 2008 tentang pelimpahan sebagian Wewenang Pengelolaan Barang Milik Negara kepada Kepala Kantor Wilayah dan Kepala Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang di Lingkungan Direktorat Jenderal Kekayaan negara untuk dan atas nama Menteri Keuangan Mendatangani Surat dan / atau Keputusan Menteri Keuangan; l.
Surat Keputusan Kepolisian Negara Republik Indonesia No.Pol : Skep / 348 / VIII / 2008 tanggal 21 Ag Agustus tus 2008 ten tentan tang Pelim limpahan Wewenang Kapolri lri Kepada Para Kapolda lda untuk tuk dan atas tas nama Kapolri Mengusulkan Penetapan Status Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan pemindah tanganan Barang Milik Negara Di Lingkungan Polri Kepada Kepala Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang;
m. Peraturan Kapolri Nomor 22 tahun 2010 tentang Organisasi dan Prosedur Polri di tingkat Polda; n. Peraturan Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia Nomor 22 tahun 2011 tanggal 28 November 2011 tentang Ada pertanggung jawaban Keuangan Kepolisian Negara Republik Indonesia; o. Peraturan Menteri Keuangan Nomor : 191 / PMK.05 / 2011 tentang sistem akuntansi Hibah. Program ke II Penataan Tata Laksana Reformasi Birokrasi Polri ( RBP ) Polri Nomor 1 pembuatan Standar Operational Procedure ( SOP ); p. Peraturan Pem Pemeri eritah tah Nom Nomor or 24 tahun 1997 1997 tentang pendaftaran pendaftaran penserti pensertififikatan katan tanah; tanah; q. Peraturan Pemerintah erintah Nomor 9 Tahun Tahun 1999 tentang penserti pensertififikatan katan tanah (sertif (sertifikasi ikasi); ); r.
Peraturan Pemerintah erintah Nomor 13 Tahun Tahun 2010 tentang pensert pensertififikat ikatan an tanah (biaya); (biaya);
s. Surat Kapolri Nomor : B / 4724 / XII / 2010 / Sarpras tanggal 31 Desember 2010 tentang pensertifikatan tanah Polri. 3. MAKSUD DAN TUJUAN a.
Maksud Untuk memberikan gambar tentang standar operasional prosedur pelaksanaan tugas bidang sarana dan prasarana di lingkungan Biro Sarpras Polda Sumsel dan ke wilayahan serta mekanismenya sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang berlaku.
b.
Tujuan Pedoman bagi pengemban fungsi sarpras di lingkungan Polda Sumsel maupun ke wilayahan dalam pelaksanaan tugas, sehingga memiliki standar dan keseragaman untuk tercapainya prinsip pelayanan secara profesional, sesuai kebutuhan, pengawasan, transparan, akuntabel dengan tidak mengabaikan aspek keamanan (security), serta tertib administrasi.
4. RUANG LINGKUP Ruang lingkup standar operasional prosedur bidang sarana dan prasarana tentang tata laksana penata usahaan tugas meliputi bidang pelayanan pada Subbag Renmin (Urusan Keuangan), Bag Info Sarpras, Bag Bekum, Bag Pal, Bag Faskon, dan Urusan Gudang di Polda Sumsel.
3
5. TATA URUT BAB BA B I
PENDAHULUAN
BAB BA B II
PELAK SANAAN PELAKSANAA N STANDAR OPERASIONSAL OPERASIONSAL PROSEDUR PROSEDUR SARANA DAN PRASARANA BIRO SARPRAS POLDA SUMSEL SUMSEL
BAB BA B III PENUTUP PENUTUP
6. PENGERTIAN-PENGERTIAN a. Kepolisian Negara Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Polri adalah alat negara yang berperan dalam memelihara keamanan dan keterbitan masyarakat, menegakkan hukum, serta memberikan perlindungan, pengayoman dan pelayanan kepada masyarakat dalam rangka terpeliharanya keamanan dalam negeri. b. Kepala Kepoli sian Daerah Sumatera Selatan yang Selatan yang selanjutnya disingkat Kapolda Sumsel adalah pejabat pimpinan Kepolisian Daerah Sumatera Selatan. c. Kepala Biro Sarana dan Prasana Polda Sumatera Selatan yang selanjutnya disingkat Karosarpras Polda Sumsel adalah personel Polri yang ditunjuk oleh Kapolri dengan batas kewenangannya. d. Standar Operasional Prosedur (SOP) (SOP) adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan yang harus dilakukan sesuai dengan peraturan dan perundangan-undangan serta ketentuan yang berlaku guna tercapainya prinsip pelayanan secara profesional, sesuai kebutuhan, pengawasan, transparan, akuntabel dengan tidak mengabaikan aspek keamanan (security), serta tertib administrasi. e. Kuasa Pengguna Barang (KPB) (KPB) adalah Kasatker / Kasatwil yang berkuasa atas kepemilikan barang / aset. f.
Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) adalah daftar anggaran yang ada pada Satker / Satwil.
g. Memorendum Of Understanding (MOU) adalah (MOU) adalah kesepakatan bersama antara pihak Kasatker / Kasatwil dengan pihak ke dua. h. Surat Perintah Kerj a (SPK) (SPK) adalah adalah surat perintah yang dikeluarkan dan ditandatangani oleh PPK. i.
Rekening Rekening K oran adalah oran adalah rekening yang dikeluarkan oleh Bank.
j.
Lembaga Kebijakan Pengadaan barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disingkat LKPP adalah Lembaga Pemerintah yang bertugas mengembangkan dan merumuskan Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Presiden nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
4
k. Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik ( E-Procurement) adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan Perundang-Undangan; l.
Pelelangan secara elektronik (E-Tendering) adalah tata cara pemiliharaann penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada system pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan dalam waktu yang telah ditentukan;
m. Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnya disingkat LPSE adalah unit kerja lembaga Polri yang dibentuk untuk menyelenggarakan system pelayanan pengadaan barang/jasa secara elektronik; n. Portal Pengadaan Nasional adalah pintu gerbang system informasi elektronik yang terkait dengan informasi pengadaan barang/jasa secara nasional yang dikelola oleh LKPP; o. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disingkat PA adalah pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Lembaga Polri; p. Kuasa Penggunaan Anggaran yang selanjutnya disingkat KPA adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau sumber anggaran lain yang dipersamakan dengan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran; q. Pejabat Pembuat Anggaran yangs selanjutnya disingkat PPK adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA untuk bertanggungjawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa; r. Sistem akuntasi Barang Milik Negara (Simak BMN) adalah aplikasi pengelolan data yang dikeluarkan oleh Kementerian Keuangan. s. Surat Perintah Penerimaan Materiil (SPPM) adalah surat tanda bukti telah menerima barang/materiil t.
Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) adalah kantor pemerintah di bawah Kementerian Keuangan yang mengurusi bidang keuangan baik tahap penerimaan dan pencairan.
u. Badan Pertanahan Nasional (BPN) adalah kantor pemerintah dibawah Kementerian Dalam Negeri yang mengurusi bidang pensertifikatan tanah dan pendataan tanah. v. Kantor Pelayanan Kas Negara dan Lelang (KPKNL) adalah kantor pemerintah dibawah Kementerian Keuangan yang mengurusi bidang keuangan khusunya hasil dari hibah, lelang dan sewa menyewa.
5
BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SARANA DAN PRASARANA POLDA SUMSEL
A. SUB BAGIAN PERENCANAA N DAN ADMINISTRASI (SUB BAG RENMIN) URUSAN KEUANGAN 1. Prosedur Administrasi : a. Dipa RKA-KL diterima, maka bidang keuangan bersama masing-masing Bag/Subbag yang ada di Satker/Satwil menyusun Rencana Pendistribusian Anggaran (Rendisgar) pertahun kemudian di tandatangani oleh KPA. b. Meminta kepada masing-masing Bag/Subbag pada Satker/Satwil untuk memberikan nama personil yang ditunjuk melalui Skep/Sprin dalam rangka Pendistribusian Anggaran 1) 2) 3) 4) 5)
PPK/Pejabat Pengadaan; Panitia Pengadaan; Panitia pemerikasa Pekerjaan; Panitia Penguji Tagihan; Kontrak / SPK / MOU dengan Pihak ke III.
c. Jenis Belanja, yang dikelola bidang keuangan terdiri dari : 1) Belanja Pegawai (Mak 51); 2) Belanja Barang (Mak 52); 3) Belanja Modal (Mak 53). 2. Tahap Penerimaan Dokumen Pertanggung Jawaban Keuangan Tahap Pencairan Uang di Satker melalui mekanisme pengelolan Belanja Barang (Mak 52) dan Belanja Modal (Mak 53) dalam bentuk Dokumen Pertanggung Jawaban Keuangan terdiri dari : a. Belanja Barang (Mak 52) 1) Untuk Penggunaan Anggaran Belanja Barang yang menggunakan Uang Persediaan yang nilainya s.d Rp.10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) Bidang Keuangan meneliti kelengkapan dokumen yang diserahkan oleh PPK / Pejabat Pengadaan sebagai berikut : a) b) c) d) e) f) g) h)
Bukti pembelian (faktur/nota); Kuitansi; Faktur pajak (bila kena PPn); Surat Pertanggung Jawaban Belanja (SPTJB); Surat Perintah Kerja (SPK) / Surat Perjanjian (SP); Berita Acara Serah Terima Barang (BAST); Berita Acara Pembayaran (BAP) dan; Berita Acara Penguji Tagihan (BAPT).
6
b. Untuk Penggunaan Anggaran Belanja Barang yang melalui proses MOU / Pelelangan Bidang Keuangan meneliti kelengkapan dokumen yang diserahkan oleh PPK/Pejabat Pengadaan sebagai berikut : 1) Ringkasan kontrak; 2) Kuitansi; 3) Surat Pertanggung Jawaban Belanja (SPTJB); 4) Surat Perintah Kerja (SPK) / Surat Perjanjian (SP); 5) Berita Acara Serah Terima Barang (BAST); 6) Berita Acara Pembayaran (BAP); 7) Berita Acara Penguji Tagihan (BAPT); 8) Berita Acara Pencocokan dan Penelitian tagihan (TLGA); 9) Surat Permintaan Pembayaran dari Pihak Ke III; 10) Nomor Rekening Koran Pihak III; 11) Nota Dinas dari PPK yang telah di ACC oleh KPA c. Belanja Modal (Mak 53) 1) Untuk Penggunaan Anggaran Belanja Barang yang menggunakan Uang Persediaan yang nilainya s.d Rp.10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) Bidang Keuangan meneliti kelengkapan dokumen yang diserahkan oleh PPK / Pejabat Pengadaan sebagai berikut : a) b) c) d) e) f) g) h)
Bukti pembelian (faktur/nota); Kuitansi; Faktur pajak (bila kena PPn); Surat Pertanggung Jawaban Belanja (SPTJB); Surat Perintah Kerja (SPK) / Surat Perjanjian (SP); Berita Acara Serah Terima Barang (BAST); Berita Acara Pembayaran (BAP) dan; Berita Acara Penguji Tagihan (BAPT).
2) Untuk Penggunaan Anggaran Belanja Modal yang melalui proses Pelelangan Bidang Keuangan meneliti kelengkapan dokumen yang diserahkan oleh PPK/Pejabat Pengadaan sebagai berikut : a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m)
Ringkasan kontrak; Kuitansi; Faktur pajak (Ppn dan Pph); Surat Pertanggung Jawaban Belanja (SPTJB); Surat Perintah Kerja (SPK) / Surat Perjanjian (SP); Berita Acara Serah Terima Barang (BAST); Berita Acara Pembayaran (BAP); Berita Acara Penguji Tagihan (BAPT); Surat Permintaan Pembayaran dari Pihak Ke III; Nomor Rekening Koran Pihak III; Nota Dinas dari PPK yang telah di ACC oleh KPA; Surat Bank garansi/jaminan pelaksanaan; Laporan kemajuan pekerjaan dan berita acara pembayaran per termin, bila pembayarannya melalui termin; n) Jaminan bank garansi uang muka, bila mengambil uang muka.
7
3. Tahap Pencairan Uang di KPPN Persyaratan permintaan pembayaran yang diminta oleh KPPN sebagai berikut : a. Pengiriman Permintaan Kebutuhan Anggaran pada bulan Januari awal tahun melalui email KPPN. (Program KPPN – AFS, DIPA RKA-KL); b. Laporan Perincian permintaan Uang dikirim setiap Harian, Mingguan dan Bulanan melalui email KPPN. (Program KPPN – AFS, DIPA RKA-KL); c. Laporan perincian permintaan Uang harus dikirim terlebih dahulu ke KPPN sehari sebelum berkas diterima di KPPN melalui email KPPN. (Program KPPN – AFS, DIPA RKA-KL); d. Melampirkan Kelengkapan Tagihan sebagai berikut : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9)
Ringkasan kontrak; Kuitansi; Faktur pajak (Ppn dan Pph); Surat Perintah Membayar (SPM) sesuai Program KPPN – SPM; Surat Perintah Membayar Langsung (SPM-LS); Surat Perintah Kerja (SPK) / Surat Perjanjian (SP); Surat Permintaan Pembayaran dari Pihak Ke III; Nomor Rekening Koran Pihak Ke III; bila pencairan Belanja Modal harus dilengkapi : a) Bank garansi/jaminan pelaksanaan (bila pekerjaan pada Belanja Modal); b) Laporan kemajuan pekerjaan dan berita acara pembayaran per termin, bila pembayarannya melalui termin; c) Jaminan bank garansi uang muka, bila mengambil uang muka.
4. Tahap Pelaporan Tahap Pelaporan Bidang Keuangan Satker/satwil yang terdiri dari : a. Pelaporan ke Bid Keu. Polda setiap awal bulan berjalan tentang : 1) Pelaporan tentang Perwabkeu serta lampirannya; 2) Pelaporan dengan menggunakan program Sistem Akuntansi Instansi (SAI) berdasarkan Standar Akuntansi Pemerintah (SAKPA) yang meliputi Laporan Realisasi Anggaran (LRA), Neraca, dan Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK). b. Pelaporan ke Ro Rena Polda setiap awal bulan berjalan tentang : Pelaporan tentang Laporan Realisasi Anggaran (LRA) dalam bentuk persentase dan daya serap. c. Pelaporan ke KPPN setiap awal bulan berjalan tentang : Pelaporan tentang SAKPA dan SIMAK BMN. d. Pelaporan ke Irwasda Pelaporan CaLK Satker setiap Semester I dan Semester II. 5. Tahap Pengawasan dan Pengendalian Administrasi a. setiap Sub satker melaporkan adminitrasi penggunaan anggaran setiap awal bulan yang telah ditanda tangani oleh Kasub Satker; b. melaporkan hasil penggunaan anggaran secara tertulis kepada Kasatker untuk dibukukan; c. melaporkan ke Subbag Renmin dan ke Bid Keu tentang hasil penggunaan anggaran setiap bulan.
8
6. Ketentuan-Ketentuan Lain a. pengelolaan dana bantuan atau hibah yang bersumber dari Kementerian/ Lembaga/Pemda/Masyarakat yang diterima oleh Satker, kelengkapan dokumen Perwabkeu disamakan dengan Perwabkeu APBN sesuai dengan kegunaan dan/atau peruntukannya. b. dalam hal dana bantuan/hibah diterima langsung oleh Satker, administrasi Perwabkeu dibuat oleh Kasatker atau Kuasa PA yang bersangkutan. c. apabila bantuan/hibah yang diterima dalam bentuk barang/bangunan, agar dicantumkan nilai perolehan dan selanjutnya dimasukkan dalam SIMAK BMN dan CaLK di Satker masing-masing. d. dalam hal kegiatan yang secara teknis pengelolaan keuangan negara tidak memungkinkan mengikuti mekanisme pengadaan barang/jasa secara lelang sebagaimana yang telah diatur maka pelaksanaan kegiatan dapat menggunakan mekanisme uang persediaan. e. apabila dalam hal pengadaan barang/jasa tidak tersedia biaya pengadaan barang/jasa maka tidak perlu dilaksanakan lelang.
9
B.
BAGIAN INFORMASI SARANA DAN PRASARANA (BAG INFOSARPRAS) 1. SUB BAGIAN FASILITAS JASA LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK ( LPSE ) a. Prosedur Administrasi : 1) membuat Surat Keputusan yang ditandatangani Kapolda tentang Petugas pelaksana LPSE terdiri dari petugas admin agency, petugas verifikator, petugas helpdesk; 2) Auditor/pemeriksa menunjukkan surat tugas dari pimpinan auditor yang bersangkutan; 3) membuat surat keputusan yang ditandatangani oleh KPA tentang penetapan PPK dan Panitia. b. Pelaksana Layanan Pengadaan Sistim Elektronik (LPSE) 1) Tahap Pendaftaran a) Menerima pendaftaran calon penyedia melalui LPSE Polda untuk dimasukkan kedalam daftar calon rekanan Polri di Polda; b) Memberikan user ID dan pasword untuk calon penyedia 2) Pelaksana LPSE Polda Sumsel : a) Admin PPE (Perantara Pedagang Efek) Diakhir tahun anggaran menyusun rencana struktur organisasi tingkat Satker/Satwil, yang terdiri dari : (1) Admin Agency (2) Verifikator (3) Help Desk (4) Auditor b) Admin Agency Satker dan Satwil menyusun struktur organisasi pelaksana pengadaan barang / jasa untuk tingkat Satker dan Satwil setelah mendapatkan user ID dan pasword dari admin PPE c) Help Desk membantu para pengguna LPSE ( panitia, penyedia barang/jasa, auditor ) apabila menemui permasalahan dalam pengoperasian aplikasi SPSE (Sistem Pelayanan Secara Elektronik). d) Verifikator melakukan verifikasi kepada seluruh calon penyedia barang / jasa yang mendaftar untuk dapat atau tidaknya para calon penyedia tersebut masuk kedalam aplikasi SPSE; e) Trainer memberikan pelatihan operasi / aplikasi SPSE bagi para personel jajaran Polda Sumsel yang mengemban fungsi pengadaan barang / jasa, yang terdiri dari pelatihan : (1) Pengoperasian Aplikasi Panitia / Pejabat pengadaan (2) Pengoperasian Aplikasi Penyedia Barang / Jasa (3) Pengoperasian Aplikasi Sub Admin Agency Polda Sumsel f) Auditor akan melaksanakan audit terhadap proses pelelangan melalui e-proc setelah mendapatkan pasword dari PPE dengan masa waktu tertentu sesuai dengan Surat Keputusan dari Auditor
10
3) Tahap Pelaksanaan Lelang a) Panitia akan melaksanakan pelelangan setelah mendapatkan ID dan pasword dari admin agency dengan langkah-langkah sebagai berikut : (1) (2) (3) (4)
mengumumkan paket pelelangan melalui LPSE melakukan proses evaluasi pelelangan melalui LPSE menetapkan pemenang lelang yang memenuhi syarat melalui LPSE mengumumkan pemenang lelang melalui LPSE
b) PPK menerima hasil pemenang lelang dari Panitia kemudian menerbitkan surat penunjukan pemenang lelang c) apabila PPK menolak dengan alasan yang dapat dipertanggung jawabkan maka panita melaksanakan evaluasi ulang d) apabila tidak ada kesepakatan antara PPK dan Panitia, keputusan pemenang ditetapkan oleh KPA c. struktur organisasi LPSE TINGKAT POLDA LKPP
KETUA LPSE POLDA KABAG INFOSARPRAS / KSB FASJAS POLDA
ADMIN PPE KEP KAPOLDA
ADMIN AGENCY SATKER/WIL KEP KAPOLDA
1. PPK 2. PANITIA/ULP/ POKJA
VERIFIKATOR SATKER/WIL KEP KAPOLDA
HELPDESK SATKER/WIL KEP KAPOLDA
AUDITOR SESUAI SK
Penyedia barang/Jasa : 1. Badan Usaha; 2. Perseorangan; 3. Lain-lain.
4) Mengembangkan aplikasi SPSE melalui upgrade atau mengunduh program LPSE yang aktual dan mengusulkan kepada Karo Sarpras tentang rencana pelatihan aplikasi SPSE secara berkala.
11
d. Pengendalian, Pengawasan dan Pemeliharaan Dalam rangka tertib pelaksanaan LPSE, pelaksanaan pengendalian dan pengawasan : 1) Pengendalian : a) Kasubbag Fasjas melakukan cek operasionalisasi aplikasi SPSE didampingi oleh Admin Agency LPSE Polda Sumsel, melalui : (1) Pemeriksaan jaringan / server LPSE dan perangkat pendukungnya; (2) Pengecekan akurasi data personel pelaksana LPSE, calon penyedia, yang tertera dalam aplikasi SPSE; b) Kasubbag Fasjas melaporkan secara berkala perkembangan pelaksanaan LPSE Polda Sumsel kepada Karo Sarpras cq. Kabag Infosarpras dan Bagian RBP Biro Rena Polda Sumsel. 2) Pengawasan : a) Kabag Infosarpras memonitor dan menerima laporan pelaksanaan LPSE Polda Sumsel, dan diteruskan kepada Karo Sarpras; b) Kabag Infosarpras melakukan anev dan usulan perkuatan sarana dan prasarana pendukung LPSE Polda Sumsel. 3) Pemeliharaan Kabag Infosarpras cq. Kasubbag Fasjas selaku pengemban LPSE mengusulkan kepada Karo Sarpras tentang pemeliharaan opresional LPSE Polda Sumsel melalui : a) Mengusulkan anggaran pemeliharaan sarana dan prasarana LPSE Polda Sumsel; b) Mengupayakan regenerasi personel pelaksana LPSE yang mengalami mutasi; c) Meningkatkan kemampuan personel pelaksanan LPSE melalui usulan pelatihan di Mabes Polri.
12
2.
SUB BAGIAN MATRIAL LOGISTIK (SUB BAG MATLOG) SISTEM INFORMASI MANAJ EMEN DAN AK UTANSI BARANG MILIK NEGARA a.
Prosedur Administrasi : 1) Pelaksana yang terkait dalam penatausahaan SIMAK BMN terdiri dari : a) b) c) d) e) f) g)
Kapolri Selaku Pengguna Barang (PB) Asarpras Kapolri selaku PPB-E1 (Pembantu Pengguna Barang Eselon 1) Kapolda selaku PPB-W (Pembantu Pengguna Barang Wilayah) Kasatker selaku KPB (Kuasa Pengguna Barang) Penanggung Jawab Ruangan Petugas pengelola barang persediaan Operator SIMAK BMN dan Persediaan
2) Tugas yang harus dilaksanakan di tingkat Satker/KPB (Kuasa Pengguna Barang) a) Melakukan Pembukuan BMN BMN adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah, antara lain dari : (1) Perolehan N o
Asal Perolehan Uraian
1
Bukti Perolehan
2 3
Nilai Pencatatan
4
Pembukuan
APBN Perolehan Lainnya Belanja Modal MabesPolri Hibah Sumbangan - SP2D - SPPM - BA Hibah - BA Hibah - Kontrak/Perjanjian - BAST - BAST - BAST - SPK/Nota/Faktur - Sprin Distribusi - Registrasi - Registrasi - /Kuitansi - Pengesahan - Pengesahan Sesuai dengan yang tertera dalam bukti perolehan (dalam Rupiah) Setelah Barang Diterima Setelah Barang Diterima, dan diregistrasi ke DJPU Pada saat barang diterima Pada saat proses administrasi selesai
Ket
(2) Penghentian BMN dari penggunaan Barang yang sudah dalam kondisi rusak berat harus di hentikan penggunaannya dan direklasifikasike asset lain-lain (Aset yang dihentikan dari penggunaannya) untuk kemudian diusulkan untuk dihapuskan. Syarat : BA Pencelaan, KIB/NUP, Foto BMN. BMN yang dihentikan penggunaannya tidak mendapat dukungan biaya pemeliharaan dan dukungan BBM. (3) Penghapusan BMN Penghapusan adalah tindakan menghapus BMN dari daftar barang dengan menerbitkan surat keputusan dari pejabat yang berwenang untuk membebaskan Pengguna dan/atau Kuasa Pengguna Barang dan/atau Pengelola Barang dari tanggung jawab administrasi dan fisik atas barang yang berada dalam penguasaannya. Syarat: Kep Penghapusan, Ijin Penghapusan dari KPKNL Setempat, BA Pencelaan, KIB/NUP,Foto BMN, harga taksiran dari instansi terkait. Penghapusan BMN dari daftar BMN dapat dilakukan setelah adanya Keputusan Penghapusan dari Kapolri Selaku PB dan sudah diadakan lelang untuk BMN tersebut dan uang dari hasil lelang sudah disetor ke kas negara.
13
b) memberi tanda registrasi pada BMN, antara lain : (1) memberitan dan nomor kendaraan (Plat Nomor untuk kendaraan Bermotor) (2) memberi Label (peralatan kantor, Meubelair, computer dan peralatan dan mesin lainnya). (3) pembuatan sertifikat, pagar dan papan nama untuk tanah dan bangunan c) membuat/meng-update DBR (Daftar Barang Ruangan)/KIB (Kartu Identitas Barang)/DBL (Daftar Barang Lainya). d) menyampaikan jurnal transaksi BMN Pengguna Anggaran) setiap bulan.
ke UAKPA (Unit Akuntansi Kuasa
e) melakukan rekonsiliasi data dengan KPKNL (Kantor Pelayanan Kekayaan Negara dan Lelang) setiap semester. No 1. 2. 3.
4. 5. 6. 7. 8. 9.
Uraian BA rekon internal UAKPB – UAKPA Laporan LBKP (Laporan Barang Kuasa Pengguna) Intrakomptabel, Ekstrakomptabel dan Gabungan Intra-Ekstra Laporan LBKP (Laporan Barang Kuasa Pengguna) Barang Bersejarah, Aset Tak Berwujud dan Konstruksi dlm Pengerjaan Laporan LBKP (Laporan Barang Kuasa Pengguna) Persediaan Laporan Posisi Persediaan di Neraca Laporan Posisi BMN di Neraca Laporan Neraca (dari Aplikasi SAKPA) Rekonsiliasi BMN Periode berjalan (dariAplikasi SAKPA) Back Up/AD
Semester √ √
Tahunan √ √
√
√
√
√
√ √ √
√ √ √
Semester √
Tahunan √
√ √
√ √
√
√
√
√
-
√
√ √ √ √
√ √ √ √
√
√
f) melakukan rekonsiliasi data dengan UAPPBW setiap semester. No 1. 2. 3. 4. 5.
6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.
Uraian BA Rekon internal UAKPB UAKPA BA Rekon internal Sarpras – Bidkeu BA Rekon dengan KPKN LBKP (Laporan Barang Kuasa Pengguna) Intrakomptabel, Ekstrakomptabel dan Gabungan Intra-Ekstra LBKP (Laporan Barang Kuasa Pengguna) Barang Bersejarah, Aset Tak Berwujud dan Konstruksi dlm Pengerjaan LBKP (Laporan Barang Kuasa Pengguna) Persediaan Laporan Posisi BMN di Neraca Laporan Kondisi Barang Laporan Posisi Persediaan di Neraca Laporan Rincian Persediaan Laporan Neraca (dariAplikasi SAKPA) Rekonsiliasi BMN Periode berjalan (dari Aplikasi SAKPA) Catatan Atas Laporan BMN – KPB (Aplikasi dan Manual) Back Up/AD Sprin dan BA Stock Opname
g) memelihara dokumen sumber dan laporan 3) Tugas yang harus dilaksanakan di tingkat Polda/PPB-W (Pembantu pengguna barang tingkat wilayah), yaitu : a) membukukan BMN ke dalam Daftar Barang Pembantu Pengguna Wilayah berdasarkan LBKP (Laporan Barang Kuasa Pengguna)/ADK (Arsip Data Komputer);
14
b) menyusun dan menyampaikan LBPPW (Laporan Barang Pembantu Pengguna Wilayah) ke UAPPBE-1; c) melakukan rekonsiliasi data dengan Kanwil DJKN (Direktorat Jenderal Kekayaan Negara) No 1. 2. 3.
4. 5. 6. 7. 8. 9.
Uraian BA rekon internal UAPPBW– UAPPA LBPPW (Laporan Barang Pembantu Pengguna Wilayah) Intrakomptabel, Ekstrakomptabel dan Gabungan Intra-Ekstra LBPPW(Laporan Barang Pembantu Pengguna Wilayah) Barang Bersejarah, Aset Tak Berwujud dan Konstruksi dlm Pengerjaan LBPPW (Laporan Barang Pembantu Pengguna Wilayah) Persediaan Laporan Posisi Persediaan di Neraca Laporan Posisi BMN di Neraca Laporan Neraca (dariAplikasi SAKPAW) Rekonsiliasi BMN Periode berjalan (dari Aplikasi SAKPAW) Back Up/AD
Semester √ √
Tahunan
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
√
d) melakukan rekonsiliasi data dengan UAPPB-E1 (Ssarpras Polri) setiap Semester. No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 15.
Uraian BA Rekon internal UAKPB UAKPA per Satker BA Rekon internal Sarpras – Bidkeu per Satker BA Rekondengan KPKNL per Satker BA Rekonantara UAPPBW –UAPPAW(SarprasdanBidkeu) BA RekondenganKanwil DJKN LBPPW(Laporan Barang Pembantu Pengguna Wilayah) Intrakomptabel, Ekstrakomptabel dan Gabungan Intra-Ekstra LBPPW(Laporan Barang Pembantu Pengguna Wilayah) Barang Bersejarah, Aset Tak Berwujud dan Konstruksi dlm Pengerjaan LBPPW (Laporan Barang Pembantu Pengguna Wilayah) Persediaan Laporan Posisi BMN di Neraca Per Satker (Per UAKPB) Laporan Posisi BMN di Neraca Wilayah Laporan Kondisi Barang Laporan Neraca (dari Aplikasi SAKPAW) Rekonsiliasi BMN Periode berjalan (dari Aplikasi SAKPAW) CatatanAtasLaporan BMN – PPBW (Aplikasi dan Manual) Back Up/AD Sprin dan BA Stock Opname
Semester
Tahunan
√ √ √ √ √
√ √ √ √ √
√
√
√ √ √ √ √ √ √
√ √
e) memelihara dokumen sumber dan laporan b.
Tata Laksana Penatausahanaan BMN 1) Tingkat Satker /Kuasa Pengguna Barang (KPB) a) perolehan Barang Milik Negara b) barang hasil pengadaan barang/jasa dari dana APBN/DIPA :
√ √ √ √ √
15
(1) menginput ke aplikasi SIMAK BMN berdasarkan bukti perolehan barang (Kuitansi, Faktur, Nota, Kontrak, SPK); (2) mengirimkan Back Up/ADK dan membukukan jurnal transaksi serta melaporkan ke Bendahara/Kasi Keu/Kaur Keu selaku UAKPA (Unit Akutansi Kuasa Pengguna Anggaran); (3) mengirimkan Back Up/ADK dan membukukan jurnal transaksi serta melaporkan ke KPKNL setempat ; (4) mengirimkan Back Up/ADK dan membukukan jurnal transaksi ke UAPPBW (Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Wilayah); (5) melaporkan ke Kapolda Up Karo Sarpras selaku UAPPBW (Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Wilayah). c) Penerimaan barang dari Mabes Polri/Polda/Satker di lingkungan Polri : (1) menginput barang berdasarkan SPPM (Surat Perintah Pengeluaran Materil) (2) mengirimkan Back Up/ADK dan membukukan jurnal transaksi serta melaporkan ke Bendahara/Kasi Keu/Kaur Keu selaku UAKPA (Unit Akutansi Kuasa Pengguna Anggaran); (3) mengirimkan Back Up/ADK dan membukukan jurnal transaksi serta melaporkan ke KPKNL setempat ; (4) mengirimkan Back Up/ADK dan membukukan jurnal transaksi ke UAPPBW (Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Wilayah); (5) melaporkan ke Kapolda Up Karo Sarpras selaku UAPPBW (Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Wilayah). d) Penerimaan barang hibah / sumbangan, kelengkapan dokumen hibah yaitu : (1) Berita acara hibah; (2) Berita acara serah terima hibah barang; (3) mengajukan permintaan Registrasi dan Pengesahan ke DJPU Kemenkeu Belalui Puskeu Polri/Bidkeu Polda. (4) menginput barang setelah barang mendapat nomor registrasi dan pengesahan dari DJPU; (5) mengirimkan Back Up/ADK dan membukukan jurnal transaksi serta melaporkan ke Bendahara/Kasi Keu/Kaur Keu selaku UAKPA (Unit Akutansi Kuasa Pengguna Anggaran); (6) mengirimkan Back Up/ADK dan membukukan jurnal transaksi serta melaporkan ke KPKNL setempat; (7) mengirimkan Back Up/ADK dan membukukan jurnal transaksi ke UAPPBW (Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Wilayah); (8) Melaporkan ke Kapolda Up Karo Sarpras selaku UAPPBW (Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Wilayah). e) Inventarisasi Barang Milik Negara Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan BMN. (1) Tujuan Inventarisasi BMN, yaitu : (a) agar semua BMN dapat terdata dengan baik dalam upaya mewujudkan tertib administrasi. (b) mempermudah pelaksanaan pengelolaan BMN.
16
(2) Sasaran Inventarisasi BMN Seluruh BMN merupakan sasaran inventarisasi yaitu semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN), atau berasal dari perolehan lainnya yang sah, baik yang berada dalam penguasaan Kuasa Pengguna Barang/Pengguna Barang maupun yang berada dalam pengelolaan Pengelola Barang. f)
Tahap pelaporan dan tindak lanjut : (1) Membukukan dan mendaftarkan data hasil inventarisasi pada Buku Barang, Kartu Identitas Barang (KIB) dan Daftar Barang Kuasa Pengguna. (2) Memperbaharui DBR dan DBL sesuai dengan hasil inventarisasi yang telah ditetapkan oleh Menteri/Pimpinan Lembaga atau pejabat yang dikuasakan. (3) Menempelkan blanko label permanen pada masing-masing barang yang diinventarisasi sesuai hasil inventarisasi. (4) Jika diperlukan, UAKPB dapat melakukan rekonsiliasi/pemutakhiran data hasil inventarisasi dengan UPPB-W, UPPB-E1 atau UPB dan KPKNL. (5) Untuk barang yang hilang/tidak diketemukan agar ditindaklanjuti sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
g) Pemanfaatan Barang Milik Negara Pemanfaatan adalah pendayagunaan BMN yang tidak dipergunakan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi kementerian negara/lembaga, dalam bentuk sewa, pinjam pakai, kerjasama pemanfaatan, dan bangun serah guna/bangun guna serah dengan tidak mengubah status kepemilikan. Syarat Pemanfaatan Barang Milik Negara : (1) Besaran tarif sewa dari KPKNL (2) MOU antara Penyewa dengan KPB (3) Keputusan persetujuan sewa BMN dari kapolri selaku pengguna barang (4) jangka waktu sewa Barang Milik Negara paling lama 5 (lima) tahun sejak ditandatanganinya perjanjian, dan dapat diperpanjang (5) pembayaran uang sewa dilakukan secara sekaligus paling lambat pada saat penandatanganan kontrak (6) selama masa sewa, pihak penyewa atas persetujuan Pengelola Barang hanya dapat mengubah bentuk Barang Milik Negara tanpa mengubah konstruksi dasar bangunan, dengan ketentuan bagian yang ditambahkan pada bangunan tersebut menjadi Barang Milik Negara h) Pemindahtanganan Barang Milik Negara Pemindahtanganan BMN adalah pengalihan kepemilikan BMN dengan cara dijual, dipertukarkan, dihibahkan, atau disertakan sebagai modal pemerintah. Tata cara pengalihan status penggunaan Barang Milik Negara antar Pengguna Barang (1) Tahap pengajuan usulan (a) Kuasa Pengguna Barang mengajukan usulan pengalihan status penggunaan kepada Pengguna Barang, disertai dengan, penjelasan, pertimbangannya, dan dokumen pendukung, serta dokumen kepemilikan yang wajib disimpannya. (b) Pengguna Barang meneliti usulan pengalihan status penggunaan. (c) Pengguna Barang mengajukan usulan tersebut kepada Pengelola Barang, dengan disertai penjelasan dan pertimbangan, keputusan penetapan status penggunaan, serta surat pernyataan kesediaan menerima pengalihan Barang Milik Negara dari calon Pengguna Barang baru.
17
(2) Tahap persetujuan (3) Pengelola Barang melakukan penelitian atas usulan Pengguna Barang setelah diterimanya usulan secara lengkap, termasuk melakukan peninjauan lapangan dalam hal diperlukan. (4) Berdasarkan hasil penelitian di atas, Pengelola Barang menerbitkan surat persetujuan pengalihan status penggunaan yang disampaikan kepada Pengguna Barang lama dan tembusannya disampaikan kepada Pengguna Barang baru. (5) Surat persetujuan tersebut sekurang-kurangnya memuat : (a) kewajiban Pengguna Barang lama untuk menghapus barang tersebut dari Daftar Barang Pengguna dengan keputusan Pengguna Barang; dan (b) pengalihan status penggunaan Barang Milik Negara tersebut dituangkan dalam berita acara serah terima antara Pengguna Barang lama dan Pengguna Barang baru. (6) Tahap penghapusan : (a) pelaksanaan penghapusan dari Daftar Barang Pengguna berpedoman pada tata cara penghapusan Barang Milik Negara sebagaimana diatur dalam Lampiran VI Peraturan Menteri Keuangan ini; (b) tahap penetapan status penggunaan; (c) berdasarkan laporan penghapusan dari Daftar Barang Pengguna Barang lama, Pengelola Barang menerbitkan keputusan penetapan status penggunaan kepada Pengguna Barang baru. (7) Tahap serah terima pengguna barang lama melakukan serah terima kepada Pengguna Barang baru, yang dituangkan dalam berita acara serah terima barang, paling lama 1(satu) bulan sejak keputusan penghapusan dimaksud diterbitkan dan dilaporkan kepada Pengelola Barang. (8) Tahap pencatatan (a) berdasarkan keputusan penetapan status penggunaan dari Pengelola Barang, Pengguna Barang baru mencatat ke dalam Daftar Barang Pengguna atas penyerahan barang tersebut untuk dipergunakan sesuai tugas pokok dan fungsinya dan menyimpan asli/fotokopi dokumen kepemilikan dan dokumen pendukung lainnya menyatu dengan asli keputusan penetapan status penggunaannya. (b) berdasarkan berita acara serah terima barang, Pengelola Barang menyesuaikan catatan dalam Daftar Barang Milik Negara. i)
Penghentian Barang Milik Negara dari penggunaan Penghentian dari penggunaan Barang yang sudah dalam kondisi rusak berat harus di hentikan penggunaannya dan direklasifikasike asset lain-lain (Aset yang dihentikan dari penggunaannya) untuk kemudian diusulkan untuk dihapuskan. Syarat : BA Pencelaan, KIB/NUP, Foto BMN. BMN yang dihentikan penggunaannya tidak mendapat dukungan biaya pemeliharaan dan dukungan BBM.
18
j)
Penghapusan Barang Milik Negara Penghapusan adalah tindakan menghapus BMN dari daftar barang dengan menerbitkan surat keputusan dari pejabat yang berwenang untuk membebaskan Pengguna dan/atau Kuasa Pengguna Barang dan/atau Pengelola Barang dari tanggung jawab administrasi dan fisik atas barang yang berada dalam penguasaannya. Syarat: Kep Penghapusan, Ijin Penghapusan dari KPKNL Setempat, BA Pencelaan, KIB/NUP,Foto BMN, harga taksiran dari instansi terkait. Penghapusan BMN dari daftar BMN dapat dilakukan setelah adanya Keputusan Penghapusan dari Kapolri Selaku PB dan sudah diadakan lelang untuk BMN tersebut dan uang dari hasil lelang sudah disetor ke kas negara.
k) Rekonsiliasi SIMAK BMN (1) Rekonsiliasi BMN dilakukan setiap Semester, dan dilakukan antara: (a) Internal Satker antara UAKPB dengan UAKPA; (b) Antara Satker dengan KPKNL; dan (c) Antara Satker dengan Biro Sarpras Polda selaku UAPPBW. (2) Dalam pelaksanaan Rekonsiliasi BMN, Satker harus melengkapi dokumendokumen sebagai berikut : (a) BA Rekon internal UAKPB – UAKPA (b) BA Rekon internal Sarpras – Bidkeu (c) BA Rekon dengan KPKNL (d) LBKP (Laporan Barang Kuasa Pengguna) (e) Intrakomptabel, Ekstrakomptabel dan Gabungan Intra-Ekstra (f) LBKP (Laporan Barang Kuasa Pengguna) (g) Barang Bersejarah, Aset Tak Berwujud dan Konstruksi dlm Pengerjaan (h) LBKP (Laporan Barang Kuasa Pengguna) Persediaan (i) Laporan Posisi BMN di Neraca (j) Laporan Kondisi Barang (k) Laporan Polisi Persediaan di Neraca (l) Laporan Rincian Persediaan (m) Laporan Neraca (dariAplikasi SAKPA) (n) Rekonsiliasi BMN Periode berjalan (dari Aplikasi SAKPA) (o) Catatan Atas Laporan BMN – KPB (Aplikasi dan Manual) (p) Back Up/ADK (q) Sprin dan BA Stock Opname 2) Tingkat Polda/Pembantu Pengguna Barang Wilayah (PPBW) a) Pembukuan Barang Milik Negara (1) menerima Back Up/Softcopy/ADK/Data Kiriman dari Satker/KPB; (2) meneliti dan memeriksa serta verifikasi kelengkapan dokumen/bukti perolehan BMN dari Satker; (3) membukukan Jurnal transaksi harian, bulanan dan Semesteran SIMAK BMN Satker; (4) membukukan jurnal transaksi Satker dan menggabungkan ke dalam Laporan SIMAK BMN Polda/UAPPW. b) Inventarisasi Barang Milik Negara Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan BMN.
19
c) Dokumen sumber pada tingkat UPPB-W dalam pelaksanaan inventarisasi BMN meliputi : (1) Laporan hasil inventarisasi dari UAKPB; (2) Daftar Barang Hasil Inventarisasi (DBHI) dari UAKPB; (3) Surat pernyataan kebenaran hasil pelaksanaan inventarisasi. d) Keluaran dari inventarisasi (1) dokumen yang dihasilkan dalam pelaksanaan inventarisasi BMN pada tingkat UPPB-W adalah laporan rekapitulasi hasil pelaksanaan inventarisasi BMN; (2) tahap pelaporan; (3) menyusun laporan rekapitulasi hasil pelaksanaan inventarisasi BMN yang datanya berasal dari himpunan hasil inventarisasi dari UPKPB atau laporan rekapitulasi hasil pelaksanaan inventarisasi BMN; (4) meminta pengesahan atas laporan rekaputilasi hasil pelaksanaan inventarisasi BMN kepada penanggung jawab UPPB-E1; (5) menyampaikan laporan rekapitulasi hasil pelaksanaan inventarisasi kepada UPPB-E1. e) Pelaporan Barang Milik Negara (1) mengirimkan Back Up / Softcopy / ADK / Data ke Ssarpras Polri Selaku UAPPB-E1; (2) mengirimkan Laporan Barang Pembantu Pengguna Wilayah kepada Kapolri Selaku PB dan Asarpras Kapolri Selaku UAPPB-E1; (3) mengirimkan Laporan Barang Pembantu Pengguna Wilayah kepada Kanwil DJKN setempat. f) Rekonsiliasi SIMAK BMN (1) Rekonsiliasi BMN dilakukan setiap Semester, dan dilakukan antara : (a) Internal Satker antara UAPPBW dengan UAPPAW; (b) Antara UAPPBWdengan Kanwil DJKN; dan (c) Antara UAPPBW dengan Ssarpras Polri/UAPPBE-1. (2) Dalam pelaksanaan Rekonsiliasi BMN, Satker harus melengkapi dokumendokumen sebagai berikut : (a) BA Rekon internal UAKPB – UAKPA per Satker (b) BA Rekon internal Sarpras – Bidkeu per Satker (c) BA Rekon dengan KPKNL per Satker (d) BA Rekon antara UAPPBW – UAPPAW (Sarpras dan Bidkeu) (e) BA Rekon dengan Kanwil DJKN (f) LBPPW (Laporan Barang Pembantu Pengguna Wilayah) (g) Intrakomptabel, Ekstrakomptabel dan Gabungan Intra-Ekstra (h) LBPPW (Laporan Barang Pembantu Pengguna Wilayah) (i) Barang Bersejarah, Aset Tak Berwujud dan Konstruksi dlm Pengerjaan (j) LBPPW (Laporan Barang Pembantu Pengguna Wilayah) Persediaan (k) Laporan Posisi BMN di Neraca Per Satker (Per UAKPB) (l) Laporan Posisi BMN di Neraca Wilayah (m) Laporan Kondisi Barang (n) Laporan Neraca (dari Aplikasi SAKPAW) (o) Rekonsiliasi BMN Periode berjalan (dari Aplikasi SAKPAW) (p) Catatan Atas Laporan BMN – PPBW (Aplikasi dan Manual) (q) Back Up/ADK (r) Sprin dan BA Stock Opname
20
C.
BAGIAN PERBEKALAN UMUM (BEKUM) 1. SUB BA GIAN PERLENGKAPAN DAN MESIN KANTOR (KAPSINTOR) a. Prosedur Administrasi : 1) Pendataan : a) b) c) d)
membuat surat Kasatker / Kasatwil tentang pengiriman Laporan Bulanan; membuat Buku Absensi; menginventarisir / menghimpun laporan dari Satker / Satwil; memberikan Jukrah ke Satker / Satwil.
2) Melaksanakan Komisi Berdasarkan Surat Perintah Kapolda Sumsel tentang Team Komisi penerimaan materiil perbekalan umum Polda Sumsel sesuai dengan administrasi pendukungnya yaitu SP3M. 3) Melaksanakan Pendistribusian : a) membuat surat perintah pendistribusian dan konsep rencana pendistribusian untuk diajukan kepada Kapolda; b) membuat Surat Perintah Penerimaan Materiil (SPPM) diajukan kepada Karo Sarpras; c) membuat Surat Telegram kepada Kasatker / Kasatwil tentang pemberitahuan pengambilan barang. 4) Penghapusan a) Syarat-syarat Penghapusan : (1) Surat perintah pencelaan dari Kasatker; (2) Berita Acara (BA) pencelaan yang memuat daftar BMN yang diusulkan untuk dihapuskan dengan mencantumkan penjelasan bentuk format dengan urutan sebagai berikut : (a) nomor urut (b) nama barang (sesuai laporan SIMAK BMN) (c) nomor urut pendaftaran (sesuai laporan SIMAK BMN) (d) tahun perolehan (e) jumlah barang (f) harga perolehan (g) harga limit penjualan / harga taksiran (h) keterangan (i) foto barang yang diusulkan penghapusan. b) Proses Penghapusan Untuk BMN dengan nilai perolehan per unit dari 250 juta s/d 1 Milyar, prosesnya sbb : (1) Satker pada jajaran Polda mengajukanusulan kepada Kapolda ditempat; (2) Polda menindak lanjuti dengan melaksanakan penelitian kelengkapan administrasi usulan penghapusan yang terdiri dari : (a) Surat perintah pencelaan dari Kasatker setempat; (b) Berita Acara (BA) pencelaan yang memuat daftar BMN yang diusulkan untuk dihapus; (c) foto barang yang diusulkan penghapusan.
21
(3) Setelah diajukan lengkap dan benar, Polda mengajukan usulan penghapusan tersebut ke DJKN DepKeu cq KPKNL tingkat provinsi untuk mendapatkan persetujuan; (4) Setelah terbit persetujuan dari KPKNL Provinsi, Kapolda melalui Assarpras Kapolri menerbitkan skep penghapusan. b. Prosedur Pelaporan : 1) laporan barang bergerak alat kantor dan rumah tangga dan computer ke Mabes Polri setiap 6 (enam) bulan sekali (per semester); 2) laporan Kapor (rencana kebutuhan); 3) laporan pelaksanaan pendistribusian; 4) berdasarkan skep penghapusan tersebut, Kapolda melaksanakan proses penghapusan dan selanjutnya melaporkan kepada Kapolri cq Assarpras Kapolri tentang hasil pelaksanaan penghapusan tersebut dengan melampirkan : a) b) c) d) e) f)
Sprin pencelaan BA pencelaan Persetujuan DJKN (KPKNL) Skep penghapusan Sprin penghapusan BA penghapusan
22
2.
SUB BAGIAN BAHAN BAKAR MINYAK DAN PELUMAS (SUB BAG BMP) PENGELOLAA N BAHAN BAKAR MINYAK DAN PELUMAS a. Prosedur Administrasi : Setelah menerima DIPA Karo Sarpras selaku Kuasa Pengguna Anggaran menetapkan: 1) Pejabat Pembuat Komitmen (PPK); 2) Panitia Pengadaan; 3) Panitia Penerima Hasil Pekerjaan; 4) Pejabat Penguji Tagihan. b.
Tahap Pengadaan : 1) Pengusulan renbut tahunan ke Mabes Polri melalui Ro Rena Polda Sumsel setiap bulan Juli; 2) Terbit DIPA membuat Kep Kapolda, Karo Sarpras kepala pengelolaan BMP, Kasatker / Kasatwil sebagai pelaksana; 3) membuat Sprin tandatangan Kapolda, yang intinya : 4) mengadakan kerjasama dengan pihak PT. PERTAMINA untuk membuat MOU tentang pengadaan BMP; 5) melaksanakan pengadaan BMP selama satu tahun anggaran sesuai DIPA; 6) membuat sprin yang ditandatangani Kapolda isinya memerintahkan kepada Karo sarpras untuk melaksanakan BMP pertriwulan.
c. Tahap Pendistribusian : 1) membuat sprin distribusi BMP yang ditandatangani Karo Sarpras untuk Mapolda dan Jajaran; 2) Sprin distribusi sebagai dasar pembuatan SP3M; 3) membuat TR ke Satker/Satwil tentang pemberitahuan pengambilan SP3M; 4) Kasatwil membuat MOU dengan SPBU tentang penitipan BMP; 5) Kasatker/Kasatwil memerintahkan Kasubbag Sarpras / petugas pengelola BMP untuk mengambil SP3M yang dilengkapi dengan surat kuasa dari Kasatker/Kasatwil. d. Tahap Penerimaan Dan Pendistribusian Pada Satker/Satwil 1) Kasubbag Sarpras/petugas pengelola BMP melaporkan kepada Kasatwil/Kasatker telah menerima SP3M; 2) Kasubbag Sarpras mengambil BMP di Depot Pertamina; 3) Kasatker/Kasatwil membuat Sprin penanggung jawab pendistribusian penerima BMP yang berhak; 4) penerima menanda tangani daftar nominatif sesuai hak yang diterima. e Tahap Pelaporan 1) tahap Pelaporan Satker/Satwil ke Polda Satwil/Satker melaporkan pertanggung jawaban kepada Kapolda up Karo Sarpras dengan lampiran sbb : a) Foto Copy Surat Perintah Kasatwil/Kasatker tentang penanggung jawab pendistribusian BMP; b) Daftar nominatif penerimaan BMP; c) Formulir pengawasan; d) Laporan pelaksanaan; e) Renbut untuk TW berikutnya beserta lampirannya. 2) Tahap Pelaporan Polda ke Mabes Polri : Membuat laporan realisasi tentang pengadaan dan pendistribusian BMP yang berisikan kwantum dan dana yang terserap.
23
D.
BAGIAN PERALA TAN (BAG PAL) PENERIMAAN, PENDISTRIBUSIAN DAN PENGHAPUSAN MATERIIL 1. Prosedur Administrasi : a. Penerimaan Materiil Peralatan 1) Surat perintah pendistribusian materiil (Mabes) 2) Surat pengiriman materiil 3) Berita acara pengiriman 4) Berita acara komisi pemeriksaan materiil dari penerimaan (log-006) 5) Berdasarkan BA komisi penerimaan (log-006) di catat di buku penerimaan materiil b. Pendistribusian Materiil Peralatan 1) membuat konsep surat perintah pendistribusian dengan menganalisa data awal berupa : a) jenis materiil, kwalitas, kwantitas sesuai BA penerimaan (log-006) b) surat perintah pendistribusian dari Assarpras, dan c) data materiil ysng sudah ada di gudang atau pada Satker / Satwil 2) konsep surat perintah pendistribusian diajukan kepada pimpinan secara berjenjang 3) penomoran dan penggandaan surat printah pendistribusian 4) pengetikan SPPM (surat perintah pengeluran materiil) dan pencatatan pada buku pengeluaran 5) pemberitahuan kepada alamat distribusi melalui telegram 6) menyampaikan SPPM kepada Kaur gudang dan Satket / Satwil 7) laporan pelaksanaan penerimaan dan pendistribusian kepada Assarpras Kapolri 8) pengarsipan administrasi pendistribusian c. Usulan Penghapusan Ranmor Dinas dan Kapal / Alpung 1) Pengecekan / Pemeriksaan terhadap berkas usulan dari Satker / Satwil yang meliputi : a) Surat Perintah Team Pencelaan Materiil. b) Berita Acara Pengujian Keadaan Materiil 010 / Log. c) daftar Ranmor yang akan diusulkan penghapusan. d) Kartu Identitas Barang / KIB. e) foto kendaraan ukuran 3R berwarna. f) STNKBD Asli. g) hasil cek fisik nomor mesin dan nomor rangka dari Sat Lantas / Dit lantas. h) hasil cek fisik kondisi kendaraan dari dinas perhubungan komunikasi dan Informatika. i) daftar harga perolehan kendaraan j) khusus kapal / alat Apung dari Syahbandar / Administrasi Pelabuhan. k) ijin prinsip dari KPKNL. l) usul penghapusan dibuat 3 ( tiga ) rangkap. 2) meneruskan usulan penghapusan ke Kapolri 3) pengarsipan berkas usulan penghapusan.
24
d. Pelaksanaan Penghapusan Kendaraan Dinas Dengan Cara Lelang. 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8)
pengecekan / pemeriksaan terhadap keputusan penghapusan dari Kapolri pembuatan Surat Perintah Panitia Lelang Surat Perintah Pengumpulan Kendaraan yang akan dilelang. permintaan jadwal lelang ke KPKNL. membuat pengumuman lelang sesuai ketentuan. pelaksanaan lelang umum yang dipimpin oleh juru lelang KPKNL. laporan hasil lelang kepada Kapolri u.p. Assarpras Kapolri. pengarsipan berkas hasil lelang.
e. Penggunaan Kendaraan Dinas dan Sopir 1) memeriksa surat permohonan dari Satker / Satwil tentang permintaan kendaraan dinas yang sudah di disposisi Karo Sarpras; 2) Kabag Pal / Kasubbag Alsusang menunjuk sopir dan kendaraan yang akan digunakan (penggunaan kendaraan dengan rekomendasi melalui Bag Pal); 3) membuat surat perintah dengan mencantumkan : a) Nama / Pangkat / Nrp sopir; b) Jenis kendaraan dan No pol; c) Rute yang ditempuh; d) Waktu bertugas; e) Kegiatan yang dilayani, dan f) BBM dan uang saku sopir; g) Surat perintah dibuat rangkap dua; h) Pengarsipan; i) Sopir dalam melaksanakan tugas : (1) memeriksa dan membawa surat tugas / Sprin, SIM (2) mengecek kondisi kendaraan (BBM, pelumas, minyak rem, tekanan angin ban, ban serep, tool kit, lampu, air AKI / Batere, dll). (3) pemanasan mesin. (4) mengetahui rute tujuan dan membawa perlengkapan yang di butuhkan (5) melaporkan hasil pelaksanaan kepada Kasubbag Alsusang f. Usulan Penghapusan Senpi Yang Hilang Akibat Kelalaian Anggota 1) Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas dari satker / satwil berupa : a) Laporan Polisi tentang kehilangan senjata api; b) Berita acara pemeriksaan pemegang senjata api; c) Berita acara pemeriksaan saksi-saksi; d) Surat izin pemegang senpi; e) Surat penyelesaian perkara; f) Surat keputusan hukuman disiplin; g) Surat keputusan telah menjalani hukuman; h) Surat keputusan pembebanan sementara kerugian Negara; i) Bukti setor TGR dari bensat. 2) Membuat usul hapus kepada Kapolri. 3) Setelah Skep penghapusan keluar memberitahukan kepada satker/satwil yang bersangkutan agar mengeluarkan dari pertanggung jawaban Barang Milik Negara.
25
g. Usulan Penghapusan Senjata Api Hilang Dalam Tugas Operasional (Hilang Dilaut) 1) Menerima berkas usulan penghapusan dari satker/satwil yang terdiri: a) Laporan Polisi; b) Laporan kronologis kejadian / resume; c) Berita acara pemeriksaan pemegang senpi dari provost; d) Berita acara pemeriksaan saksi-saksi; e) Surat perintah pelaksanaan tugas. 2) Membuat usul hapus kepada Kapolri. 3) Setelah Skep penghapusan keluar memberitahukan kepada satker/satwil yang bersangkutan agar mengeluarkan dari pertanggung jawaban Barang Milik Negara. h. Usulan Penghapusan Senjata Api Yang Hilang Tersangka Tidak Dapat Diperiksa Karena Terganggu Jiwanya, membuat usulan penghapusan ke Kapolri dengan kelengkapan berkas : 1) Berita acara pemeriksaan saksi-saksi; 2) Berita acara kronologis kejadian hilangnya senjata api yang diketahui oleh Kasatker; 3) Surat izin pemegang senpi; 4) Hasil surat pemeriksaan dari dokter dan phsikiater; 5) Tetap dikenakan TPTGR yang ditanggung oleh pemegang / satker yang bertugas; 6) Setelah Skep penghapusan keluar memberitahukan kepada satker/satwil yang bersangkutan agar mengeluarkan dari pertanggung jawaban Barang Milik Negara. i. Usulan Penghapusan Senjata Api Yang Hilang Dan Pemegang Meninggal 1) Pemeriksaan terhadap berkas usulan dari Satker/Satwil, yaitu: a) Surat izin memegang senjata api; b) Laporan secara kronologis tentang kejadiaan tersebut dan diketahui Kasatker; c) Berita acara pemeriksaan saksi-saksi; d) Keterangan dari dokter. 2) Membuat usul hapus kepada Kapolri 3) Setelah Skep penghapusan keluar memberitahukan kepada satker/satwil yang bersangkutan agar mengeluarkan dari pertanggung jawaban Barang Milik Negara. j.
Usulan Penghapusan Terhadap Senjata Api Yang Hilang Akibat Bencana Alam 1) Pemeriksaan terhadap berkas usulan dari satker / satwil : a) Laporan kronologis tentang kejadian yang diketahui oleh Ka Satker b) Berita acara pemeriksaan saksi-saksi c) Jenis senjata, nomor senjata dan pemegang 2) Membuat usul hapus kepada Kapolri (usulan tersebut dijilid) 3) Setelah Skep penghapusan keluar memberitahukan kepada satker/satwil yang bersangkutan agar mengeluarkan dari pertanggung jawaban Barang Milik Negara 4) Penghapusan Amunisi Dalam Latihan Menembak
26
5) Membuat surat usulan ke Assarpras Polri dengan melampirkan : a) Surat perintah tugas kegiatan latihan menembak; b) Daftar nama, pangkat peserta latihan menemba; c) Jumlah amunisi yang digunakan dalam latihan menembak, dan; d) Membuat berita acara pencelaan amunisi hasil penggunaan latihan menembak. 6) Pengiriman dan pengarsipan 7) Pembuatan Laporan Bulanan 8) Kumpulan data awal terdiri dari : a) laporan bulanan bulan lalu b) lapoan dari Satker / Satwil, dan c) laporan lain yang ada kaitannya dengan laporan yang akan dibuat d) menganalisa data dan buat konsep laporan e) konsep laporan dan ajukan ke atasan untuk ditandatangani f) laporan yang telah ditandatangani lakukan penggandaan / copy sesuai keperluan, penomoran, tanggal dan di cap stempel g) kirim ke alamat dan dicatat kedalam buku expedisi, dan h) arsipkan sesuai tata naskah Polri.
27
E.
BAGIAN FASILITAS KONSTRUKSI (BAG FASKON) 1.
SUB BA GIAN KONSTRUKSI BANGUNAN DAN TANAH (SUB BA G KONBANGTA) a. TATA LAKSANA SEWA MENYEWA BMN 1) Prosedur Administrasi : a) Pihak Ketiga (Penyewa) mengajukan permohonan sewa menyewa kepada Kasatker / Kasatwil ; 1) Kasatker / Kasatwil meneruskan permohonan Pihak Ketiga (Penyewa) kepada Kapolda up. Karo Sarpras dengan melampirkan : a) foto copy surat tanah / sertifikat tanah yang akan disewakan; b) foto copy KIB (Kartu Inventaris Barang) yang akan disewakan; c) foto bangunan yang akan disewakan; d) foto copy NJOP yang disewakan; e) foto copy indentitas Pihak Ketiga (Penyewa), KTP, NPWP. 2) Kapolda / Karo Sarpras mengajukan surat permohonan kepada DJKN / KPKNL setempat untuk menilai besaran tarif sewa menyewa tanah / bangunan yang akan disewakan ; 3) hasil penilaian dari DJKN/KPKN keluar dan disetujui maka diberitahukan kepada Pihak Penyewa; 4) Kapolda / Karo Sarpras menyampaikan kepada Kasatker / Kasatwil agar Pihak Ketiga (Penyewa) menyatakan kesanggupan. Dengan besaran nilai sewa menyewa yang telah ditentukan oleh KPKNL setempat, apabila Pihak Ketiga (Penyewa) tidak sanggup agar mengajukan keberatan dengan didukung alasan-alasan yang masuk logika kepada Kapolda / Karo Sarpras yang akan diteruskan ke KPKNL setempat untuk mendapat revisi besaran nilai sewa menyewa (memakan waktu cukup panjang); 5) Apabila Pihak Ketiga (Penyewa) menyanggupi dengan besaran nilai sewa menyewa Kapolda / Karo Sarpras mengajukan surat permohonan persetujuan dari KPKNL setempat untuk dibayarkan ke Kas Umum Negara sesuai besaran nilai dimaksud; 6) Setelah mendapat persetujuan dari KPKNL setempat, Kapolda / Karo Sarpras mengajukan kepada Kapolri untuk menerbitkan keputusan sewa menyewa Barang Milik Negara (BMN) dimaksud; 7) setelah Kep Kapolri terbit, Kapolda / Karo Sarpras menerbitkan Kesepakatan Bersama (MOU) kepada Pihak Ketiga, pada saat penandatanganan Kesepakatan Bersama (MOU) Pihak Ketiga harus membawa bukti setor ke Kas Negara sebesar nilai yang telah ditentukan oleh KPKNL setempat; 8) berkas MOU yang telah ditandatangani diserahkan kepada Pihak Ketiga; 9) melaporkan kepada Assapras Kapolri telah dilaksanakan proses sewa menyewa BMN dan ditembuskan ke KPKNL, Kasatwil/Kasatker,Irwasda ; 10) Kasatker / Kasatwil tidak dibenarkan mengajukan langsung proses sewa menyewa ke KPKNL setempat.
28
b. TATA LAKSANA JASA KONSTRUKSI 1) Proses Administrasi : a) setelah menerima DIPA / RKAKL, Kabag Faskon membuat Nota Dinas kepada Karo Sarpras sebagai KPA tentang rencana kebutuhan (renbut) anggaran sesuai dengan DIPA ; b) membuat Keputusan tentang penunjukan PPK ; c) membuat sprin pantia penguji tagihan, sprin penerimaan pekerjaan dan sprin pengawasan interen di lapangan yang ditandatangani oleh Karo Sarpras sebagai KPA ; d) membuat Nota Dinas ke Kabag Infosarpras untuk pelaksanaan lelang melalui LPSE di tandatangani oleh PPK; e) menerbitkan keputusan pemenang pelelangan ditandatangan oleh PPK; f) membuat perjanjian, perencanaan,pengawasan dan pekerjaan dan konstruksi yang ditandatangani oleh PPK dimaksud kepada Pihak Kedua (Kontraktor); g) PPK menerbitkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK); h) menerbitkan Berita Acara serah terima lapangan; 2) Pelaksanaan Lapangan a) menentukan titik nol bangunan, bersama PPK, kontraktor dan konsultan pengawas; b) mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan bangunan; c) menegur / memberi arahan kepada pelaksanaan pembangunan apabila ada penyimpangan dalam pekerjaan; d) memberi solusi apabila ada perbedaan antara Bestek/Syarat Teknis dengan gambar yang telah ditentukan; e) membuat laporan kemajuan fisik pekerjaan setiap minggu kepada KPA; f) memproses administrasi tagihan uang muka, termin apabila fisik dilapangan telah sesuai dengan yang dituangkan dalam surat perjanjian kontrak; g) membuat / mengirimkan laporan bulanan kepada Kapolri up. Assarpras Kapolri yang dilampiri dengan : (1) prosentasi fisik pekerjaan; (2) foto bangunan yang telah dikerjakan. (3) penyerapan anggaran dari pembangunan dimaksud. h) memproses administrasi serah terima bangunan oleh kedua belah pihak apabila seluruh pekerjaan yang tertuang dalam kontrak telah selesai dikerjakan.
29
c. PENSERTIFIKATAN TANAH 1) Prosedur Administrasi : a) Surat usulan permohonan ke BPN setempat oleh Satker/Satwil; b) Surat asal usul tanah / alas hak; c) Surat hasil ukur tanah yang akan disertifikat; d) Surat Kuasa pengurusan tanah ditandatangani oleh Karo Sarpras; e) Surat pernyataan keabsahan dari pemohon; f) KTP pemohon; g) Foto copy skep jabatan. 2) Tata cara pengajuan anggaran pensertifikatan tanah : a) mengajukan surat permohonan biaya pensertifikatan tanah ke BPN setempat; b) daftar biaya anggaran pensertifikatan tanah, pengukuran pemetaan dan penelitian dari BPN setempat dan biaya akomodasi, transportasi tim pembuatan sertifikat tanah diajukan ke Ro Rena. 3) Proses Pelaksanaan : a) membuat Surat Perintah Tim pembuatan sertifikat tanah; b) membuat MOU pensertifikatan tanah; c) membuat Skep PPK ditandatangani oleh Karo Sarpras; d) membuat Sprin tim gabungan dalam rangka pengukuran tanah; e) menerima dari BPN setempat daftar biaya pengukuran tanah; f) membayar biaya pengukuran tanah ke BPN sesuai dengan rekening yang ditunjuk; g) tim pengukuran tanah mendampingi Tim dari BPN sesuai dengan Sprin dari BPN; h) membayar Tim A Peneliti bidang tanah sesuai tagihan dari BPN setempat setelah melakukan kegiatan pengukuran; i) setelah hasil pengukuran tanah terbit, dilaksanakan pembuatan peta bidang oleh Tim A; j) peta bidang disahkan / diketahui oleh RT, RW dan Lurah serta Camat setempat; k) kelengkapan persyaratan administrasi pensertifikatan tanah diajukan ke BPN setempat; l) memonitor perkembangan penerbitan pensertifikatan tanah; m) sertifikat asli disimpan di Ro Sarpras dan foto copy disimpan masing-masing Satker/Satwil.
30
2.
SUB BA GIAN PRASARANA DAN INSTALASI (SUB BAG PRASINSTAL) TAGIHAN LEGALISASI LISTRIK DAN AIR a. Prosedur Adminstrasi: 1) setelah menerima DIPA / RKAKL Kabag Faskon membuat Nota Dinas ke Karo Sarpras sebagai KPA tentang rencana kebutuhan (Renbut) anggaran sesuai DIPA; 2) membuat surat keputusan tentang penunjukan PPK; 3) membuat MoU (Kesepakatan Bersama) antara PPK dengan PT. PLN Area Palembang mengetahui KPA; 4) membuat MoU (Kesepakatan Bersama) antara PPK dengan PT. PLN Area Lahat mengetahui KPA; 5) membuat MoU (Kesepakatan Bersama) antara PPK dengan DPD Perpamsi Sumsel mengetahui KPA; 6) membuat surat ke PT. PLN Area Palembang dan PT. PLN Area Lahat untuk menunjuk anggota sebagai Tim Coklit; 7) membuat surat perintah untuk coklit tagihan legalisasi PT. PLN Area Palembang dan PT. PLN Area Lahat; 8) membuat surat ke DPD Perpamsi Sumsel untuk menunjuk anggota sebagai Tim Coklit; 9) membuat Surat Perintah untuk coklit tagihan legalisasi DPD Perpamsi Sumsel; 10) membuat Surat Perintah Penguji Tagihan. b. Proses Pembayaran : Syarat administrasi pembayaran harus dilampiri : 1) Daftar tahap tagihan legalisasi listrik dan air dari PLN dan DPD Perpamsi; 2) Permohonan tagihan dari PLN dan DPD Perpamsi; 3) BA Penguji Tagihan ditanda tangani Kaur Keu; 4) BA Serah Terima Barang/Jasa ditanda tangani pihak pertama dan pihak kedua; 5) BA Pembayaran di tanda tangani pihak pertama dan pihak kedua; 6) BA Pencocokan dan penelitian tagihan tagihan rekening listrik dan air ditanda tangani oleh Tim Pencocokan dan Penelitian diketahui oleh pihak pertama; 7) Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja di tanda tangani oleh pihak pertama; 8) Kuitansi dari PLN dan DPD Perpamsi ditanda tangani oleh pihak kedua dan dibayarkan oleh Kaur Keu; 9) Kuitansi dari Polda Sumsel ditanda tangani oleh pihak kedua dan kaur Keu mengetahui/disetujui oleh Karo Sarpras Polda Sumsel; 10) Nota Dinas ke Karo Sarpras dari Kabag Faskon tentang permohonan pembayaran; 11) Rekening koran dari Pihak Kedua.
31
c. Pembayaran ke KPPN setempat dan dilengkapi dengan : 1) penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM); 2) penerbitan SP3M; 3) program perencanaan penagihan melalui DIPA RKA-KL. d. mengarsipkan SP3M e. melaporkan sisa anggaran DIPA tentang tagihan listrik dan air ke Kapolri u.p Assarpras Kapolri.
32
F.
URUSAN GUDANG (UR GUD) TATA ADMINISTRASI GUDANG 1. Jenis-Jenis Penerimaan : a. Penerimaan Sementara b. Penerimaan c. Stock Opname 2. Prosedur Administ rasi : a. Penerimaan Materil dari Mabes Polri 1) Surat Perintah Penerimaan Materil dari Mabes Polri; 2) Berita Acara (BA) pengiriman materil dari Mabes Polri. b. Pengadaan Pihak Ketiga 1) Surat Pengiriman materil dari Pihak Ketiga 2) Berita Acara (BA) Pengiriman materil 3. Proses Pelaksanaan : a. Penerimaan sementara : 1) cek dan periksa administrasi penerimaan sesuai barang yang diterima; 2) koordinasi dengan tim komisi pemeriksaan barang sesuai Sprin; 3) tim komisi dan ka gudang melaporkan kepada Pimpinan / Karo Sarpras. b. Penerimaan : 1) menerima barang sesuai dengan Berita Acara Tim Penerima Materil; 2) mencatat dalam buku penerimaan dan buku pertanggungan jawaban (pertajab) gudang; 3) menata / menyusun materil sesuai juklak penyimpanan gudang. 4. Proses Penyimpanan : a. Melakukan pemisahan materil pada gudang disesuai pada : 1) berdasarkan bagian : Bag Pal, Bag Bekum 2) berdasarkan Jenis materil : tahan lama atau tidak tahan lama 3) berdasarkan Sifat materil : mudah terbakar, meledak, menguap atau tidak mudah terbakar b. Penyusunan materil harus memperhatikan : 1) pembagian ruang simpan yang telah ditentukan; 2) memisahkan tiap jenis; 3) susun menurut petunjuk atau larangan,misalnya : tidak boleh ditumpuk; 4) tinggi tumpukan disesuaikan; 5) melaksanakan Azaz Fifo ( First in First ) yaitu menumpuk materil disebelah belakang tumpukan materil sejenis terdahulu. c. Pemberian label kartu stock.
33
5. Proses Pengeluaran Materil a. Pengeluaran materil dilakukan berdasarkan : 1) Surat perintah pengeluaran materil (SPPM) dari Karo Sarpras 2) membuat Bukti Pengeluaran materil (BP) dari Ka gudang b. Mencatat di buku pengeluaran dan buku pertanggung jawaban gudang. 6. Proses Stock Opname : a. mencatat persedian materil yang ada digudang; b. melaporkan persedian materil yang ada digudang. 7. Pengawasan dan Pengendalian : a. b. c. d.
personil menjaga kebersihan dan kerapian serta keamanan gudang; mengecek peralatan dan kelayakan kunci gudang; mengecek kelayakan fungsi alat pemadam; menertibkan larangan/ketentuan dalam pergudangan.
