SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN
CASE 14-4 PIEDMONT UNIVERSITY
PIEDMONT UNIVERSITY
A. RINGKASAN KASUS
Piedmont University selama beberapa tahun mengalami penurunan pendaftaran mahasiswa baru dan biaya yang terus meningkat, hal ini berakibat pada terjadinya krisis keuangan yang terjadi pada tahun 1984. Kesulitan keuangan yang timbul karena krisis keuangan ini memaksa pihak universitas untuk menggunanakan dana “sumbangan kuasi” untuk menutup defisitnya. defis itnya. Pihak rektorat mengambil tindakan yang agresif untuk menanggulangi masalah ini, yaitu dengan cara:
- meningkatkan biaya kuliah, - menghentikan perekrutan karyawan dan staf pengajar, - serta meminimalisir biaya operasi. Tindakan yang diambil membuahkan hasil ketika pada tahun 1986 dihasilkan sedikit surplus operasi. Tahun yang sama alumni Piedmont University, Malcom, yang telah bekerja sebagai partner perusahaan konsultasi manajemen bersedia secara sukarela untuk meneliti keadaan di Piedmont dan memberikan rekomendasi untuk penyelesaian masalah yang dialami Piedmont.
Dalam laporannya yang selesai dibuat tahun 1987, Malcom mengusulkan untuk melakukan beberapa perubahan diantaranya penambahan perekrutan karyawan dan aktivitas pencarian dana, namun usulan yang sangat tidak diduga adalah reorganisasi Piedmont University menjadi beberapa pusat laba. Malcom mengusulkan agar para dekan dari tiap fakultas menyerahkan anggaran yang meliputi pendapatan dan pengeluaran. Usulan tersebut mengakibatkan adanya pergeseran tanggung jawab dan prosedur baru untuk mengkreditkan pendapatan ke pusat-pusat laba l aba yang menghasilkan dan membebankan pengeluaran ke pusatpusat pusat laba yang bertanggung jawab.
Namun, usulan ini tidak serta merta diterima dalam sidang universitas yang dihadiri rektor dan jajarannya serta para dekan. Faktor-faktor yang menjadi alasan penolakan antara lain:
-
Pembebanan biaya administrasi pusat kepada tiap fakutas sesuai biaya relatif masingmasing.
-
Otoritas rektor yang terlalu besar untuk menentukan aloksi besarnya pemberian dan sumbangan kepada tiap fakultas.
-
Pembebanan iuran olahraga bagi mahasiswa yang menggunanakan fasilitas olahraga kampus.
-
Pembebanan biaya pemeliharaan kepada masing-masing fakultas atas pekerjaan yang dilakukan departemen pemeliharaan pusat.
-
Pembebanan biaya pemakaian komputer pada pengguna untuk menutup biaya perawatan.dan pembebanan biaya bagi setiap mahasiswa dan staf pengajar yang menggunakan perpustakaan universitas.
Kelima hal tersebut yang memberatkan usulan penggunaan pusat-pusat laba untuk menangani kasus di Piedmont. Lalu bagaimana pemecahan solusi yang terbaik? Langkah apa yang harus ditempuh Piedmont untuk mengatasi masalahnya?
B. PEMBAHASAN
Masalah yang terjadi di Piedmont University sebenarnya juga pernah dialami oleh universitasuniversitas yang lain. Pemecahan yang dianggap paling relevan untuk menangani krisis keuangan adalah dengan menaikan biaya kuliah bagi mahasiswa. Namun, hal ini juga menjadi dilema tersendiri dikarenakan banyak pula universitas lain dengan kondisi keuangan yang lebih stabil mampu untuk menawarkan biaya kuliah yang lebih rendah. Sehingga bila keputusan kenaikan uang kuliah tidak disertai dengan perbaikan kualitas pendidikan, baik yang menyangkut fasilitas, maupun sistem pembelajaran tentu akan berdampak pada kalahnya persaingan untuk menarik minat mahasiswa baru.
Perusahaan manufaktur dapat melakukan inspeksi atas produknya sebelum barang tersebut dijual ke pelanggan. Namun, bagi organisasi jasa seperti Piedmont University tidak dapat menilai kualitas produknya sampai jasa tersebut diserahkan. Kualitas organisasi jasa bersifat tidak Departemen pemelihraan Piedmont dapat mengawasi dan memperbaiki ketika ada gedung yang bocor atau kusrsi yang rusak, namun keberhasilan menghasilkan mahasiswa yang mampu dan berhasil terjun ke dunia kerja sangat bergantung pada cara mendidik mahasiswa tersebut. 1
Kualitas pendidikan sangat sulit diukur sehingga hanya beberapa organisasi pendidikan yang memiliki sistem pengendalian kualitas formal. Output dari organisasi jasa tidak dapat diukur dengan ukuran fisik, seperti jumlah jam mengajar atau unit. Seseorang dapat mengukur jumlah kerja yang dihabiskan dosen dalam mengajar, namun ini adalah pengukuran input dan bukan output. Pengukuran yang terbaik yang bisa digunakan adalah pengukuran efisiensi dosen dalam mendidik mahasiswanya, hal ini sekaligus dapat mengidentifikasi mana dosen yang bekerja secara santai dan mana yang bekerja keras.
Terkait dengan permasalahan yang terjadi di Piedmont University menurut saya ada beberapa langkah yang harus yang ditempuh bersama baik dari pihak universitas maupun untuk masing-masidng fakultas untuk mengatasi permasalahan tersebut.
-
Biaya Administrasi Pusat: Malcom menyarankan agar biaya-biaya administrasi tingkat universitas dialokasikan ke pusat-pusat laba sesuai dengan biaya relatif masing-masing. Menurut saya usulan tersebut sulit diterima mengingat biaya administrasi pusat tidak berhubungan erat dengan kepentingan pihak fakultas. Sehingga bila biaya administrasi pusat dibebankan juga kepada pihak fakultas hal ini akan menambah jumlah pengeluaran fakultas. Selain itu pihak fakultas tidak seharusnya bertanggungjawab terhadap pengeluaran yang tidak dapat mereka kendalikan dikarenakan ada di bawah kekuasaan universitas. Hal ini, menurut saya, dapat berdampak pada meningkatnya biaya administrasi pusat, karena pihak universitas merasa”tertolong” dengan adanya bantuan dari pihak fakultas.
-
Pemberian dan Sumbangan: Permasalahan yang muncul adalah para dekan berpikir otoritas rektor terlalu besar, karena rektor mempunyai wewenang untuk mengalokasikan pemberian dan sumbangan sesuai kebutuhan fakultas. Menurut saya, pihak fakultas harus membuat rencana anggaran yang meliputi sumber pendapatan dan estimasi pengeluaran yang diserahkan kepada pihak universitas. Kemudian anggaran tersebut diteliti, dan disinkronkan dengan situasi dan kondisi yang terjadi, misalnya dengan melihat jumlah total pemberian dan sumbangan apakah mencukupi untuk dialokasikan sesuai jumlah anggaran yang diajukan fakultas. Untuk menghindari kesalahan wewenang yang dimiliki rektor, keputusan alokasi sumbangan harus diputuskan dalam rapat bersama yang terdiri dari pihak rektorat dan para dekan, serta perwakilan dari pemberi sumbangan, misalnya Perwakilan Orang Tua Mahasiswa (POM) sebagai kontrol bahwa uang yang telah disumbangkan tidak diselewengkan oleh pihak-pihak tertentu.
-
Olahraga: Tim olahraga Piedmont tidak mendapat masukan pendapatan untuk menutupi biaya operasinya. Malcom menyarankan agar setiap mahasiswa yang menggunakan 2
fasilitas olahraga, seperti kolam renang, lapangan tenis, dll dikenai biaya iuran. Namun, hal ini diyakini akan mendapat penolakan keras dari mahasiswa yang dapat berdampak buruk. Menurut saya keberadaan fasilitas olahraga pada awalnya dibangun untuk membantu kelancaran mahasiswa dalam menjalankan aktivitasnya, misalnya bagi mahasiswa yang tergabung dalam tim bola basket, atau renang. Jadi menurut saya bila mahasiswa harus dibebani dengan iuran, maka hal itu tidak adil. Uang kuliah yang mereka bayarkan setiap tahunnya adalah juga untuk menikmati fasilitas olahraga tersebut, sehingga tidak perlu dibebankan lagi dengan iuran yang memberatka. Solusi produktif yang bisa saya tawarkan adalah dengan mengajukan dana ke pihak sponsor.
3
