SISTEM PENGENDALIAN PENGENDALIA N MANAJEMEN
CASE 14-4 PIEDMONT UNIVERSITY
PIEDMONT UNIVERSITY
A. RINGKASAN KASUS
Piedmont University selama beberapa tahun mengalami penurunan pendaftaran mahasiswa baru dan biaya yang terus meningkat, hal ini berakibat pada terjadinya krisis keuangan yang terjadi pada tahun 1984. Kesulitan keuangan yang timbul karena krisis keuangan ini memaksa pihak universitas untuk menggunanakan dana “sumbangan kuasi” untuk menutup defisitnya. Pihak rektorat mengambil tindakan yang agresif untuk menanggulangi masalah ini, yaitu dengan cara:
- meningkatkan biaya kuliah, - menghentikan perekrutan karyawan dan staf pengajar, - serta meminimalisir biaya operasi. Tindakan yang diambil membuahkan hasil ketika pada tahun 1986 dihasilkan sedikit surplus operasi. Tahun yang sama alumni Piedmont University, Malcom, yang telah bekerja sebagai partner perusahaan konsultasi manajemen bersedia secara sukarela untuk meneliti keadaan di Piedmont dan memberikan rekomendasi untuk penyelesaian masalah yang dialami Piedmont.
Dalam laporannya yang selesai dibuat tahun 1987, Malcom mengusulkan untuk melakukan beberapa perubahan diantaranya penambahan perekrutan karyawan dan aktivitas pencarian dana, namun usulan yang sangat tidak diduga adalah reorganisasi Piedmont University menjadi beberapa pusat laba. Malcom mengusulkan agar para dekan dari tiap fakultas menyerahkan anggaran yang meliputi pendapatan dan pengeluaran. Usulan tersebut mengakibatkan adanya pergeseran tanggung jawab dan prosedur baru untuk mengkreditkan pendapatan ke pusat-pusat laba yang menghasilkan dan membebankan pengeluaran ke pusatpusat laba yang bertanggung jawab.
Namun, usulan ini tidak serta merta diterima dalam sidang universitas yang dihadiri rektor dan jajarannya serta para dekan. Faktor-faktor yang menjadi alasan penolakan antara lain:
-
Pembebanan biaya administrasi pusat kepada tiap fakutas sesuai biaya relatif masingmasing.
-
Otoritas rektor yang terlalu besar untuk menentukan aloksi besarnya pemberian dan sumbangan kepada tiap fakultas.
-
Pembebanan iuran olahraga bagi mahasiswa yang menggunanakan fasilitas olahraga kampus.
-
Pembebanan biaya pemeliharaan kepada masing-masing fakultas atas pekerjaan yang dilakukan departemen pemeliharaan pusat.
-
Pembebanan biaya pemakaian komputer pada pengguna untuk menutup biaya perawatan.dan pembebanan biaya bagi setiap mahasiswa dan staf pengajar yang menggunakan perpustakaan universitas.
Kelima hal tersebut yang memberatkan usulan penggunaan pusat-pusat laba untuk menangani kasus di Piedmont. Lalu bagaimana pemecahan solusi yang terbaik? Langkah apa yang harus ditempuh Piedmont untuk mengatasi masalahnya?
B. PEMBAHASAN
Masalah yang terjadi di Piedmont University sebenarnya juga pernah dialami oleh universitasuniversitas yang lain. Pemecahan yang dianggap paling relevan untuk menangani krisis keuangan adalah dengan menaikan biaya kuliah bagi mahasiswa. Namun, hal ini juga menjadi dilema tersendiri dikarenakan banyak pula universitas lain dengan kondisi keuangan yang lebih stabil mampu untuk menawarkan biaya kuliah yang lebih rendah. Sehingga bila keputusan kenaikan uang kuliah tidak disertai dengan perbaikan kualitas pendidikan, baik yang menyangkut fasilitas, maupun sistem pembelajaran tentu akan berdampak pada kalahnya persaingan untuk menarik minat mahasiswa baru.
Perusahaan manufaktur dapat melakukan inspeksi atas produknya sebelum barang tersebut dijual ke pelanggan. Namun, bagi organisasi jasa seperti Piedmont University tidak dapat menilai kualitas produknya sampai jasa tersebut diserahkan. Kualitas organisasi jasa bersifat tidak Departemen pemelihraan Piedmont dapat mengawasi dan memperbaiki ketika ada gedung yang bocor atau kusrsi yang rusak, namun keberhasilan menghasilkan mahasiswa yang mampu dan berhasil terjun ke dunia kerja sangat bergantung pada cara mendidik mahasiswa tersebut. 1
Kualitas pendidikan sangat sulit diukur sehingga hanya beberapa organisasi pendidikan yang memiliki sistem pengendalian kualitas formal. Output dari organisasi jasa tidak dapat diukur dengan ukuran fisik, seperti jumlah jam mengajar atau unit. Seseorang dapat mengukur jumlah kerja yang dihabiskan dosen dalam mengajar, namun ini adalah pengukuran input dan bukan output. Pengukuran yang terbaik yang bisa digunakan adalah pengukuran efisiensi dosen dalam mendidik mahasiswanya, hal ini sekaligus dapat mengidentifikasi mana dosen yang bekerja secara santai dan mana yang bekerja keras.
Terkait dengan permasalahan yang terjadi di Piedmont University menurut saya ada beberapa langkah yang harus yang ditempuh bersama baik dari pihak universitas maupun untuk masing-masidng fakultas untuk mengatasi permasalahan tersebut.
-
Biaya Administrasi Pusat: Malcom menyarankan agar biaya-biaya administrasi tingkat universitas dialokasikan ke pusat-pusat laba sesuai dengan biaya relatif masing-masing. Menurut saya usulan tersebut sulit diterima mengingat biaya administrasi pusat tidak berhubungan erat dengan kepentingan pihak fakultas. Sehingga bila biaya administrasi pusat dibebankan juga kepada pihak fakultas hal ini akan menambah jumlah pengeluaran fakultas. Selain itu pihak fakultas tidak seharusnya bertanggungjawab terhadap pengeluaran yang tidak dapat mereka kendalikan dikarenakan ada di bawah kekuasaan universitas. Hal ini, menurut saya, dapat berdampak pada meningkatnya biaya administrasi pusat, karena pihak universitas merasa”tertolong” dengan adanya bantuan dari pihak fakultas.
-
Pemberian dan Sumbangan: Permasalahan yang muncul adalah para dekan berpikir otoritas rektor terlalu besar, karena rektor mempunyai wewenang untuk mengalokasikan pemberian dan sumbangan sesuai kebutuhan fakultas. Menurut saya, pihak fakultas harus membuat rencana anggaran yang meliputi sumber pendapatan dan estimasi pengeluaran yang diserahkan kepada pihak universitas. Kemudian anggaran tersebut diteliti, dan disinkronkan dengan situasi dan kondisi yang terjadi, misalnya dengan melihat jumlah total pemberian dan sumbangan apakah mencukupi untuk dialokasikan sesuai jumlah anggaran yang diajukan fakultas. Untuk menghindari kesalahan wewenang yang dimiliki rektor, keputusan alokasi sumbangan harus diputuskan dalam rapat bersama yang terdiri dari pihak rektorat dan para dekan, serta perwakilan dari pemberi sumbangan, misalnya Perwakilan Orang Tua Mahasiswa (POM) sebagai kontrol bahwa uang yang telah disumbangkan tidak diselewengkan oleh pihak-pihak tertentu.
-
Olahraga: Tim olahraga Piedmont tidak mendapat masukan pendapatan untuk menutupi biaya operasinya. Malcom menyarankan agar setiap mahasiswa yang menggunakan 2
fasilitas olahraga, seperti kolam renang, lapangan tenis, dll dikenai biaya iuran. Namun, hal ini diyakini akan mendapat penolakan keras dari mahasiswa yang dapat berdampak buruk. Menurut saya keberadaan fasilitas olahraga pada awalnya dibangun untuk membantu kelancaran mahasiswa dalam menjalankan aktivitasnya, misalnya bagi mahasiswa yang tergabung dalam tim bola basket, atau renang. Jadi menurut saya bila mahasiswa harus dibebani dengan iuran, maka hal itu tidak adil. Uang kuliah yang mereka bayarkan setiap tahunnya adalah juga untuk menikmati fasilitas olahraga tersebut, sehingga tidak perlu dibebankan lagi dengan iuran yang memberatka. Solusi produktif yang bisa saya tawarkan adalah dengan mengajukan dana ke pihak sponsor. Bukan menjadi rahasia di banyak Negara di dunia, sponsor sangat antusias untuk mendanai kegiatan olahraga, hal itu diyakini sebagai cara ampuh pemasaran produk karena masyarakat yang menyukai olahraga sangat banyak. Demikian pula di Piedmont, mereka dapat mengajukan kerjasama dengan pihak sponsor dalam kegiata mereka. Hal ini selain membantu keuangan tim juga dapat meningkatkan prestasi tim olahraga Piedmont, karena mereka seolah “dipaksa” untuk tampil bagus supaya sponsor tidak mencabut dananya.
-
Pemeliharaan:
Setiap
fakultas
memiliki
departemen
pemeliharaan
yang
bertanggungjawab untuk pekerjaan pemeliharaan kecil, sedangkan pekerjaan besar ditangani oleh departemen pemeliharaan pusat. Malcom menyarankan agar departemen pemeliharaan pusat membebankan biaya kepada masing-masing fakultas dan pusat laba lainnya. Usulan ini dapat dipertimbangkan apabila pusat laba diberi otoritas untuk menggunakan kontraktor luar bagi pekerjaan pemeliharaannya jika harganya lebih rendah. Namun, kepala departemen pemeliharaan menolak dengan alasan kontraktor luar tidak dapat melakukan tugas sesuai dengan standar mutu yang tinggi yang dituntut oleh Piedmont. Menurut saya bila kepala departemen pemeliharaan tetap menolak, maka rencana ini tidak akan dapat terlaksana. Tuntutan standar mutu yang tinggi juga dapat dipenuhi oleh kontaktor luar. Bila pihak departemen pusat merasa khawatir, maka yang perlu dilakukan adalah pengawasan terhadap kerja kontraktor luar, pastikan bahwa mereka melakukan prosedur dan standar yang telah berlaku. Hal ini juga memberikan otonomi pada pihak fakultas untuk mengurus sendiri masalahnya, sehingga bila dirasa harga pemeliharaan yang ditawarkan kontraktor luar lebih murah tidak memberatkan pihak fakults. Dampak lain dapat menumbuhkan kompetisi antara pihak kontraktor luar dengan departemen pemeliharaan pusat untuk menawarkan harga yang paling kompetitif dengan kualitas yang bagus.
-
Pembebanan biaya kepada pengguna komputer dan pemakai jasa perpustakaan menurut saya merupakan keputusan kontraproduktif. Seperti halnya fasilitas olahraga, komputer dan perpustakaan merupakan media untuk mempermudah aktivitas mahasiswa maupun 3
staf pengajar, hal ini juga untuk meningkatkan kualitas pendidikan di Piedmont. Ketersediaan fasilitas komputer dan perpustakaan juga merupakan nilai jual Piedmont untuk menarik mahasiswa baru. Sehingga bila ada pembebanan biaya untuk hal itu tentu akan sangat memberatkan mahasiswa. Langkah yang bisa dilakukan adalah dengan menjalin kerjasama dengan Departemen Pendidikan Pusat dan dengan penerbit-penerbit dalam pengadaan buku-buku. Meskipun tidak semua pengadaan buku bergantung pada kerjasama ini, namun dapat mengurangi biaya pengadaan buku-buku perpustakaan. Selain itu langkah lain adalah dengan mengalokasikan pendapatan yang diterima, misalnya dari ikatan alumni atau persatuan orang tua mahasiswa, untuk pengadaan bukubuku baru dan fasilitas komputer.
C. KESIMPULAN
Sistem pengendalian manajemen di Piedmont University berbeda dengan organisasi lainnya karena tidak adanya standar yang pasti terhadap kualitas produknya, tidak mempunyai sasaran atas tingkat pengembalian aktiva yang digunakan, dan pengukuran output yang bersifat subjektif. Penggunaan pusat-pusat laba dalam mengatasi masalah krisis keuangan pun mengalami beberapa kendala yang lebih disebabkan karena peran institusi pendidikan sebenarnya adalah untuk memfasilitasi pendidik dan mahasiswa untuk memperoleh pendidikan yang layak, baik dalam bentuk fasilitas perpustakaan, arena olahraga, dan kemudahan mengakses komputer, sehingga apabila pemecahan masalah keuangan adalah dengan membebani mahasiswa dan pendidik maka yang terjadi tujuan yang ingin dicapai tidak dapat terlaksana.
Pembebanan biaya-biaya ke masing-masing fakultas sebenarnya dapat diterapkan, asalkan biaya-biaya yang dibebankan memang untuk kebutuhan fakutas, sehingga tidak menimbulkan ketidakadilan. Pelaksanaan terhadap model ini perlu penelitian lebih lanjut sehingga tidak terjadi overlapping pembebanan biaya.
Keputusan-keputusan yang diambil manajemen dari organisasi jasa seperti Piedmont Unversity juga tidak hanya melibatkan pihak internal saja, tetapi juga pihak-pihak eksternal seperti mahasiswa atau undang-undang pendidikan Negara,sehingga keputusan yang diambil tidak hanya menguntungkan secara material bagi universitas namun tetap ada tanggung jawab moral kepada masyarakat.
4
