OLUCIONARIO
UNIDAD 1 OPERACIONES ADMINISTRATIVAS DE COMPRAVENTA
ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN Grado Medio
UNIDAD 1: LA EMPRESA Y LA FUNCIÓN COMERCIAL CASO PRÁCTICO INICIAL PÁG. 7 El alumno podrá contestar a las preguntas que se plantean en el caso práctico inicial a medida que vaya leyendo y estudiando la unidad. A lo largo de la misma podrá observar, a través de las llamadas insertadas en los márgenes laterales, llamadas de atención que le irán proporcionando las distintas definiciones que le piden.
1. ¿Qué es una empresa desde un punto de vista comercial? Un enfoque tradicional asimila la empresa a un ente capaz de transformar un conjunto de factores productivos en bienes y servicios con un único objetivo: venderlos, ofrecerlos al mercado a cambio de un precio, para obtener beneficios. 2. ¿Qué es un organigrama? Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa, de las diferentes áreas funcionales de la empresa y de sus funciones, de los niveles de autoridad y de los canales de transmisión de información. 3. ¿En qué consiste la función comercial de la empresa? La función comercial de la empresa, en su doble vertiente de compras y ventas, lleva a cabo las tareas necesarias para comprar las existencias con las que producir y desarrollar todas las actividades, y pone a disposición de los clientes la producción realizada. 4. ¿Qué áreas de trabajo comprende el área comercial de una empresa? El departamento comercial se organizará en función de las tareas que se lleven a cabo en él (compras/ventas; áreas por productos comercializados, etc.). Hay ejemplos de diferentes organizaciones en las páginas 15 a 17 del manual. 5. ¿Qué otras funciones, que se desarrollen en la empresa, conoces? Función técnica, financiera, de recursos humanos, etc. 6. ¿Qué es la organización formal de la empresa? ¿Y la informal? La organización formal viene determinada por la dirección de la empresa y recoge todas las relaciones existentes entre miembros de la organización, establecidas de forma consciente por la dirección (oficial y permanente). La organización informal recoge las relaciones espontáneas y de carácter más personal que profesional, que surgen entre los empleados de la empresa. No están previstas por la dirección. 7. ¿A qué se llama s taff en una empresa? Los staff son unidades de apoyo, desposeídas de autoridad, que tienen como cometido asesorar o apoyar técnicamente al órgano o unidad de gestión correspondiente.
5
ACTIVIDADES PÁG. 8 1. ¿Cuál dirías que es la función principal de la empresa? La función principal de la empresa es crear o aumentar bienes y/o servicios a partir de recursos escasos para cubrir las necesidades de los individuos que, por otra parte, son ilimitadas. 2. Señala cuál es el objetivo último de la empresa. El objetivo último de la empresa sería la obtención de beneficios mediante la comercialización de sus productos. ACTIVIDADES PÁG. 10 3. Copia y completa la siguiente tabla indicando ante qué función del número de operantes que haya en el mismo: Oferentes Uno Pocos Demandantes Monopolio Monopolio bilateral limitado de Uno demanda Monopolio Oligopolio Pocos limitado de bilateral oferta Monopolio de Oligopolio de Muchos oferta oferta
tipo de mercado estaremos en
Muchos Monopolio de demanda Oligopolio de demanda Competencia perfecta
4. Por un ejemplo de mercado en oligopolio y explica su funcionamiento. Explica por qué es un oligopolio. El alumno debe ser capaz de poner un ejemplo de este mercado. A modo de ejemplo, señalamos el mercado de telefonía móvil, donde son pocos los oferentes (3 ó 4 empresas de telefonía), el producto es muy homogéneo (se trata de un servicio muy similar y sin diferencias entre las distintas empresas que componen el monopolio) y compiten encarnizadamente entre ellas, con pequeñas o sutiles diferencias en planes y promociones para la utilización de los servicios. ACTIVIDADES PÁG. 12 5. ¿Qué factores crees que influyen en la aparición de grupos informales en el seno de una empresa? El alumno ha de poder observar que los principales factores que influyen en la formación de grupos informales de una empresa serían los relacionados con las relaciones personales que se pueden llegar a establecer entre los empleados: afinidad, ideología, aficiones, gustos personales, etc. Todos aquellos que puedan llegar a generar una relación de amistad entre las personas. 6. Describe la relación existente y las diferencias entre la organización formal e informal de la empresa. ¿Surge esta última de una forma premeditada? Razona la respuesta.
6
El alumno ha de poder hacer ver que las relaciones a las que la organización formal obliga pueden fomentar las relaciones interpersonales. Estas últimas no surgen de forma premeditada. Surgen espontáneamente a partir de los contactos que, por motivos laborales, unen a las personas, inicialmente, dentro de la empresa. El profesor valorará la capacidad de argumentar y de hacer ver y explicar los conceptos de organización formal e informal, y cómo ha interiorizado los mismos.
ACTIVIDADES PÁG. 14 7. Con la ayuda de tu profesor, confecciona el organigrama de tu instituto. El profesor ayudará al alumno a la confección del organigrama del instituto correspondiente. 8. Confecciona el organigrama de AZÚCAR CAÑÍ a partir de la entrevista que se transcribe a continuación con el director gerente: «—Las principales instalaciones de AZÚCAR CAÑÍ están en Tineo. ¿Podría comentarnos qué procesos se realizan en dicha localidad? —Desde aquí se dirige toda la programación de compras, almacenaje y distribución. Toda la producción y envasado de azúcar se desarrolla también en nuestras instalaciones de Tineo. —Pero también posee instalaciones en Barcelona, Logroño y Huelva... ¿Algún motivo que explique esta diversidad de centros? —Nuestras oficinas de compra se hallan situadas en Logroño. En Barcelona están ubicadas nuestra instalaciones de I+D, y en Huelva radican nuestras instalaciones administrativo-financieras.» DIRECCIÓN GENERAL
TINEO
DIRECCIÓN COMERCIAL
DIRECCIÓN DE COMPRAS
ALMACÉN
DIRECCIÓN TÉCNICA
LOGROÑO
BARCELONA
COMPRAS
INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO
HUELVA
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN FINANCIERA
PRODUCCIÓN
ENVASADO
DISTRIBUCIÓN
7
ACTIVIDADES PÁG. 17 9. ¿Qué factores crees que influyen en el hecho de que una empresa tenga un tipo de departamento comercial, con una estructura organizativa determinada, u otro? ¿De qué va a depender? Factores tales como el tipo de producto o el tipo o diversidad de clientes serán fundamentales a la hora de determinar el tipo de estructura de un departamento comercial. La variedad de funciones, productos, clientes o zonas geográficas a las que atender son puntos relevantes en el tipo de estructura de que consta un departamento comercial. Se debe hacer constar al alumno que, en la práctica, todas acaban recurriendo a criterios mixtos. 10. ¿Por qué crees que es necesaria la coordinación entre la función comercial y la función técnica o de producción de la empresa? El alumno debe ver la importancia de que las áreas de una empresa trabajen coordinadas. Se debe hacer ver que la coordinación es necesaria puesto que cuanto más y mejor conozca el departamento de ventas el producto fabricado más fácil le será venderlo al cliente. También porque la función comercial, en su vertiente de compras, debe saber cuáles son los requerimientos que desde el área de producción se le hacen para mejor proveer y que no se encuentren desabastecidos en fábrica en ningún momento. 11. Un mayorista dedicado a la venta de materiales de construcción posee una clientela formada por empresas constructoras, pequeños establecimientos de venta directa al público y venta directa a clientes. Te pide que organices su departamento comercial, pues va a pasar a vender, además de en Ciudad Real, en las provincias de Palencia y Zamora. El alumno debe proceder a construir un organigrama basado en criterios geográficos, por clientes y, por último, funcionales.
DIRECCIÓN COMERCIAL
CIUDAD REAL
EMPRESAS CONSTRUCTORAS
COMERCIO MINORISTA E INTERMEDIARIOS
PALENCIA
CLIENTES DE CONTADO
EMPRESAS CONSTRUCTORAS
COMERCIO MINORISTA E INTERMEDIARIOS
ZAMORA
CLIENTES DE CONTADO
EMPRESAS CONSTRUCTORAS
COMERCIO MINORISTAS E INTERMEDIARIOS
CLIENTES DE CONTADO
COMPRAS
VENTAS
8
ACTIVIDADES PÁG. 21 12. A continuación se citan una serie de empresas. Determina en cuál de ellas tendrá más importancia la sección de aprovisionamiento que la de producción o técnica y por qué: Una fábrica de mazapán. Un restaurante. Un supermercado. Una agencia de viajes. En el restaurante, el supermercado y en la agencia de viajes. Son empresas COMERCIALES, la primera y la última de servicios, al comercializar un servicio y no un producto, que no llevarán a cabo actividad productiva alguna.
13. Ahora intenta determinar si en cada una de esas empresas el departamento de aprovisionamiento puede o debe tener más importancia que el de ventas. Por igual, si bien en el restaurante y el supermercado debe tener algo más de importancia y peso, puesto que dichas empresas, sin una buena actividad de aprovisionamiento (compras a tiempo, por ejemplo) podría verse desabastecida y, por lo tanto, no tendría nada que vender, nada con lo que comercializar y llevar a cabo su actividad. Por ello quizás se les dé una mayor importancia en dichas empresas a dichas áreas. 14. ¿Qué características crees que ha de poseer un buen jefe de ventas? Empatía y asertividad. Dotes de comunicación, de liderazgo y de mando. Debe ser organizado, responsable y con las ideas claras para saber transmitirlas a sus subordinados. Se puede pedir al alumno que conozca todos estos aspectos. En caso de que desconozca algún término, que acuda a buscarlo a un diccionario. 15. ¿Qué características crees que ha de poseer un buen vendedor? Busca el significado de las palabras empatía y asertividad en un diccionario. Al igual que el jefe de ventas: empatía, asertividad, dotes de comunicador para saber transmitir y hacer llegar sus ideas, consiguiendo así el cierre de ventas. Debe también saber escuchar para comprender las objeciones de los clientes y poder hacerles frente, saliendo al paso y logrando la consecución de las ventas, que debe ser su objetivo último. ACTIVIDADES FINALES PÁG. 22 1. Clasifica las siguientes empresas desde un punto de vista comercial: FÁBRICA DE CEMENTO, S.L. Industrial. CONCESIONARIO RENAULT. Comercial. HOTEL PRINCESA. De servicios. AGENCIA DE VIAJES EL NORTE.
9
De servicios. CONSERVAS REUNIDAS CALVO, S.A. Industrial. TRANSPORTES PASOS LENTOS. De servicios. COOPERATIVA AGRARIA LAS LOMAS. Industrial. AUTOTAXIS MIERES. De servicios. PELUQUERÍA ÁLVARO. De servicios. RESTAURANTE EL CENADOR AZUL. De servicios. CONSTRUCTORA Y PROMOTORA, S.L. Industrial. ACADEMIA INFORMÁTICA BT. De servicios.
2. Cita las funciones o áreas funcionales que debe desarrollar toda empresa. Explica cómo todas y cada una de ellas se llevarían a cabo en el SALÓN DE BELLEZA LA PEPA. Áreas funcionales: técnica, comercial, financiera, administrativa, social o RRHH. El salón de Belleza La Pepa desarrollaría la función técnica o productiva cuando acomete su actividad de peluquería y lleva a cabo cortes de pelo y peinados. La comercial, cuando compra materiales con los que trabajar y emprende actividades de captación de clientes. La financiera, cuando estudia una línea de crédito con la que acometer una obra en su local. La administrativa, cuando procede a enviar cartas o custodiar documentación, tal como un modelo de declaración tributaria o una nómina. Por último, la social cuando contrata a empleados. 3. ¿A qué áreas funcionales asignarías las siguientes tareas o actividades? Confección de nóminas y seguros sociales. Social o de RRHH. Elaboración de un plan de ventas. Comercial. Estudio de una línea de crédito. Financiera. Elaboración del diario contable de la empresa. Administrativa. Elaboración de presupuestos. Administrativa.
10
Confección de una carta de despido de un trabajador. Social o de RRHH. Elaboración de cartas para solicitar presupuestos a nuevos proveedores. Comercial
4. Analiza el siguiente organigrama y responde a las preguntas:
a) ¿Qué tipo de organización comercial representa? Organización mixta. b) ¿Qué criterios se utilizan? Por Productos y por funciones. c) ¿Podría ocupar la misma persona los puestos de director de aprovisionamiento y directos de ventas? Sí, podría. Una cosa es la persona y otra la función. d) ¿Dependerá el jefe de almacén del jefe del servicio de gestión de proveedores? No, ambos están al mismo nivel jerárquico. e) Explica en qué consiste el staff legal que figura debajo de la dirección comercial general. Es una unidad que asesora legalmente al director comercial sin tener subordinados dentro del departamento. ACTIVIDADES FINALES PÁG. 23 5. Indica cuáles de estas actividades son susceptibles de realizarse en el departamento comercial de una empresa: a) Estudios de mercado; b) Búsqueda de recursos económicos; c) Planes de formación de empleados; d) Estudio de sistemas de remuneración de empleados; e) Gestión de tesorería; f) Gestión de contabilidad; g) Facturación; h) Estudio de presupuestos de
11
compra; i) Determinación de precios de venta; j) Estudio de envases del producto; k) Gestión de impagos de clientes; l) Distribución de productos; m) Elaboración de campañas publicitarias; n) Selección de proveedores; o) Investigación y desarrollo; p) Control de calidad; q) Contratación de personal. Serían susceptibles de ser realizadas por el departamento comercial de una empresa las siguientes actividades: a), f), g), h), i), j), k), l), m). 6. Una empresa que se dedica a la venta de seguros por toda España, ¿qué tipo de organización crees que implantará en su departamento comercial? Razona tu respuesta diseñando un organigrama que dé soporte a tu explicación. Además del criterio mixto, el alumno debe dejar constancia de que el criterio principal que primaría sería el geográfico para poder prestar una atención más adecuada a las distintas zonas geográficas en las que se divida el territorio español. Dicho organigrama recogerá la estructura formal de la empresa. ¿A qué se denominaría estructura informal en dicha empresa? A las relaciones personales que de manera espontánea surgen entre los empleados que integran la estructura formal de la empresa. 7. Señala si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas y razona tu respuesta: Un mercado de competencia monopolística se caracteriza por la existencia de un solo vendedor y muchos compradores. VERDADERO. En un oligopolio la política comercial adoptada por una de las empresas integrantes influye en las políticas del resto de empresas. VERDADERO. En el monopolio el precio viene dado por el juego de la oferta y la demanda. FALSO.
8. Un empresario posee una empresa dedicada a la venta de productos ibéricos, en un centro comercial de Huesca. Este empresario piensa ampliar su actividad comercial con la venta de productos típicos de Andorra. Diseña el organigrama del departamento comercial siguiendo el criterio de organización que te parezca más adecuado. El alumno deberá proceder a elaborar un organigrama basado en un criterio «Por productos», debido a las diferencias existentes entre los distintos tipos de productos que pretende comercializar y que merecen una atención individualizada.
12
DEPARTAMENTO COMERCIAL
PRODUC. TÍPICOS DE ANDORRA
APROVISIONAMIENTO
PRODUCTOS IBÉRICOS
VENTAS
APROVISIONAMIENTO
VENTAS
COMPRAS
ALMACÉN
9. María Zambrano dirige la empresa CEREZAL, S.A., un vivero de plantas donde, además de vender a muy buen precio, se dedica también al diseño y creación de zonas verdes y jardines. Eneko Pérez y Marta Kerekes dirigen dos secciones de la empresa: Diseño y creación, por un lado, y Ventas, por otro. El primero de ellos tiene a dos subordinados: un Ingeniero Técnico de Obra Pública y un Jefe de Diseño Paisajístico. Marta tiene a tres vendedores a su cargo. Elabora el organigrama de la empresa con un staff legal y otro financiero que asesoren directamente a María Zambrano, y un staff técnico laboral para asesorar al Ingeniero. DIRECCIÓN GENERAL (MARÍA ZAMBRANO)
STAFF LEGAL
ADMINISTRACIÓN
STAFF FINANCIERO
DEP. TÉCNICO (Eneko)
DEP. COMERCIAL
Jefe de ventas
VENDEDOR
VENDEDOR
Jefe de compras
Obra Pública
Jefe de diseño Paisajístico
STAFF TÉCNICO LABORA
TRABAJADORES
VENDEDOR
13
10. Confecciona el organigrama de una empresa que se dedica a la compraventa de coches de segunda mano y que desarrolla su actividad en Madrid, Burgos y Cáceres. En Madrid tendrá sus oficinas centrales, desde donde se gestionan todas las actividades que se pueden englobar en el área administrativa. En Burgos tiene unas instalaciones de reducido tamaño para la compra y venta de vehículos. En Cáceres también dispone de estas instalaciones, pero especializadas en vehículos industriales.
DIRECCIÓN GENERAL
SECRETARIA DE DIRECCIÓN
MADRID (Dirección Zona)
Dpto Administrativo
Dpto Financiero
BURGOS (Dirección Zona)
Dpto RRHH
Dpto. Compras
Dpto Ventas
CÁCERES (Dirección Zona)
Vehículos industriales
Dpto. Compras
Dpto. Ventas
ACTIVIDADES FINALES PÁG. 24 11. Una empresa se dedica a la comercialización de dos tipos de productos, frescos y congelados, y al frente de cada sección hay un responsable o jefe de ventas. Al mismo tiempo, y para atender mejor al mercado, ha considerado dividir el territorio en dos. Cuenta, por tanto, con dos zonas bien diferenciadas, la zona norte y la zona oeste, al frente de las cuales como responsables de las mismas ha nombrado a dos delegados de los que dependen directamente los asesores comerciales correspondientes. Al mismo nivel que el área comercial, la empresa cuenta con un área de investigación comercial y de mercados y otra de políticas de marketing. La empresa cuenta con un director comercial que tiene un s taff de secretariado en el que prestan servicios dos asistentes de dirección. Diseña el organigrama de esta empresa.
14
El alumno procederá a analizar los criterios en base a los cuales elaborar el organigrama y, posteriormente, confeccionará el mismo con arreglo a dichos criterios. Estos criterios serán por productos, geográficos y, finalmente, funcional. Se observará si maneja los conceptos de staff y si, dentro de cada área funcional, incluye funciones apropiadas a las mismas.
12. Dibuja un organigrama mixto con, al menos, tres criterios, que represente la estructura comercial de una empresa que se dedica a la confección de vestidos de novia. Elabora un texto breve que explique el diseño.
Departamento comercial
Zona norte
Aprovisionamiento
Zona sur
Alta costura
Pret-a-porter
Diseño y confección
Ventas
13. El HOTEL GLAM es uno de los mejores hoteles de la ciudad y tiene un gran número de habitaciones. Situado en el corazón comercial y administrativo, lleva años siendo un referente en la hostelería en la ciudad. Su cultura de empresa está basada en alcanzar máximas calidades en cada uno de los departamentos. Las principales características de este hotel son: Conserjería: en este departamento se integran la conserjería y otros servicios como
parking, caja fuerte, botones, equipajes…
Hospedería: se integran limpieza y lencería. Lavandería: se limpia tanto la ropa del hotel, como la de los clientes que lo soliciten. Cocina: existe una central y dos auxiliares con salida al exterior. En la cocina hay un área de compras y otra de bodegas.
15
Restaurante: comedor, restaurante, cafetería, sala de fiestas y sala de bodas y banquetes. Administración: área funcional típica de cualquier empresa. Comercial: comercializa las unidades productivas del hotel. Ventas, relaciones públicas y publicidad se integran en el departamento. Es responsable de las reservas. Mantenimiento: se ocupa de todas las instalaciones. Analiza los componentes de la estructura organizativa y elabora el organigrama del hotel. Anota todo lo que te llame la atención respecto a su organización formal. ¿Puede ser que le falte algún elemento? Explica tu respuesta. El alumno procederá a elaborar, de manera personal y creativa, un organigrama en el que se recoja la estructura del hotel. En la elaboración del mismo se podrán aportar cuantos datos crea conveniente, respetando las características de organización descritas. Deberá observarse que faltan determinadas funciones o que, al menos, no se menciona nada al respecto (RRHH, Financiera...). El alumno deberá observar este hecho y poder dar algún tipo de explicación a esta ausencia como que, por ejemplo, dichas funciones o actividades se encuentran externalizadas.
PRÁCTICA PROFESIONAL PÁG. 25 1. Elaborar el organigrama con la estructura funcional de la empresa. No olvides los servicios de los s taff. 2. ¿Cuántos vendedores necesitará la empresa? ¿Puedes indicar cuántos vendedores se precisarán por provincia? 3. Si se pretendiese que los vendedores de la zona occidental cubriesen también la zona de Lugo y Orense, y los de la zona centro llevasen también la de León, ¿cómo quedaría la situación? El alumno podrá seguir en el manual, paso a paso, la solución de esta práctica profesional. EVALÚA TUS CONOCIMIENTOS PÁG. 29 Soluciones: 1c, 2a, 3b, 4d, 5a, 6b, 7a, 8c, 9b
16
