SISTEMAS DE PÓLIZAS Elaborará á un proyecto proyecto de la organiza organización ción contable contable de una OBJE OBJETI TIVO VO DE LA UNIDA UNIDAD: D: Elaborar empresa comercial mediante mediante el análisis e identificación identificación del procedimiento de pólizas de diario y caja, y le procedimiento de pólizas de diario, entrada y salida de caja, a fin de integrar el proceso proceso contable contable,, mostrand mostrando o actitude actitudes s de respons responsabil abilidad idad,, respeto, respeto, persever perseveranci ancia a y de colaboración colaboración ante el grupo y profesor
CONTENIDO I. Introducción II. Procediiento de !ó"i#$% &nico '.( )i%tori$ III. Procediiento de Pó"i#$% de di$rio * c$+$ c$ +$ '( ,or$ * r$*$do de "$% !ó"i#$% -.( C"$%iic$ción de o!er$cione% $/ Si!"e% 0/ Co!ue%t$% 1.( 2e3i%tro de !ó"i#$% de di$rio * c$+$ 4.( Vent$+$% * de%5ent$+$% IV. Procediiento Procediiento de !ó"i#$% de di$rio6 entr$d$% * %$"id$% de c$+$ '.( ,or$ * r$*$do de !ó"i#$% -.( C"$%iic$ción de o!er$cione% $/ Si!"e% 0/ Co!ue%t$% 1.( Vent$+$% * de%5ent$+$% 4.( 2e3i%tro de !ó"i#$% con docuento% uente I. Introducción POLIZA Documento de carácter interno en la que se registran las operaciones realizadas por una entidad adjunto al comprobante o documento fuente. Las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como c$r$cter7%tic$ !rinci!$" que permite mayor división del trabajo a. Las pólizas pólizas se !acen !acen con un original original y con los ejempla ejemplares res seg"n seg"n las necesida necesidades des de la empresa, no es sino una !oja de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y reverso de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como son el tama#o oficio, el medio oficio, el de carta y que inclusive puede tener unas medidas especiales b. $onforme $onforme se van van celebrand celebrando o las operacio operaciones nes se registra registran n indicando indicando en ellas ellas todos todos los datos que componen un asiento, es decir, la fec!a de la operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de crédito, los importes de los cargos y de los créditos y, finalmente, la e%plicación o la redacción de la operación registrada c. En las pólizas pólizas deberá deberán n ane%ars ane%arse e a ella ella todos los compro comproba bante ntes s que que respal respalde den n la operación efectuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de crédito a las cuentas correspondientes y se debe !acer constar las firmas de las personas que inte interv rvie iene nen n en su form formul ulac ació ión, n, revi revisi sión ón y auto autori riza zaci ción ón con con el fin fin de fija fijar r responsabilidades.
d. $oncluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de arc!ivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad. e. $ada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general. f. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros. E%isten & procedimientos para el registro de pólizas
Procediiento de !ó"i#$% &nico En el sistema de póliza "nica se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de diario.
Procediiento de !ó"i#$% de di$rio * c$+$ Este sistema tiene por base la misma que la anterior para el sistema de diario y caja, es decir, la división de operaciones en dos grupos, denominados operaciones de caja y operaciones de diario.
Procediiento de !ó"i#$% de di$rio6 entr$d$% de c$+$ * %$"id$% de c$+$ Este sistema tiene por base la misma que anteriormente !emos ya estudiado para el sistema de diario y caja, es decir, la división de operaciones en dos grupos, denominados operaciones de caja y operaciones de diario.
Vent$+$%: '. (ayor división del trabajo. ). *o permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables. &. +acilitan la anotación de los mayores au%iliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.
De%5ent$+$%: '. El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas. ). ara negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.
II. P2OCEDIMIENTO DE POLIZAS DE DIA2IO UNICO $omo ya se comento este sistema solo acepta un tipo de póliza que es la de diario se lleva a cabo por d-a y se colocan todas las transacciones efectuadas a!-, ya sea ingreso o egreso de dinero y los eventos que no se recibe ni da efectivo. ara entender mejor se ane%a la siguiente gráfica
MA8O2ES
POLIZA DE
DIA2IO
AU9ILIA2ES
DIA2IO
ENE2AL
MA8O2
ESTADOS ,INANCIE2OS
La forma de la póliza de diario es la siguiente +E$/ DE EL/012/$31* 4' DE E*E21 )445
Cuent$
Conce!to
''4' $aja Entradas de dinero en efectivo 7'4' 8entas Descuentos sobre ventas ''4) 0ancos 0ancomer, 9./. ''47 $lientes ;orge /ntonio
fact =:5? ?'4' fact 5=@' )'4' Documentos por pagar Letra &: 9r (anuel (oreno :'4' $osto de venta $osto de mercanc-as vendidas ?'4) recibo 4': ''4= 3va acreditable ':A de transacciones ''4' $aja 9alidas de efectivo 7'4' 8entas 8entas s>fact ):',):),):& )'4' roveedores $asa ;ose fact compra '& ''4) 0ancos 0ancomer, 9./. ''4& /lmacén 9alida mercancia s>fact ):',):) ''4: Documentos por cobrar Letra &: 9r Emilio $ruz ''47 $lientes 2omero /naya a cta )'4? 3va por pagar ': A de las transacciones
De0e
)$0er
6'',444.44 6
)74.44
6)',7)7.44 6'',:44.44 6 =,:44.44 6 7,444.44 6 &,444.44 6'&,444.44 6 ),:44.44 6 ),'44.44 6 =,?44.44 6'5,444.44 6 5,?):.44 6'&,5=:.44 6'&,444.44
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E$/
2E839/D/
/BC123/D/
II. P2OCEDIMIENTO DE POLIZAS DE DIA2IO 8 CAJA
Este sistema tiene por base la división de operaciones en dos grupos, denominados operaciones de caja y operaciones de diario esto es
2EIST2O POLIZA DE
POLIZA DE
DIA2IO
DIA2IO
MA8O2ES
DIA2IO
AU9ILIA2ES
ENE2AL
MA8O2
2EIST2O POLIZA DE
POLIZA DE
CAJA
CAJA
Pó"i#$ de di$rio: En esta clase de póliza, se deben anotar operaciones que no causen movimiento de dinero efectivo, tales como compras y ventas a crédito, depreciaciones y amortizaciones, etc Pó"i#$ de c$+$: En esta clase de póliza, se debe anotar e%clusivamente operaciones que originen entradas y salidas de efectivo, ejemplo compras y ventas al contado, abonos recibidos por clientes, pago de gastos en efectivo, etc.
'.(,or$ * r$*$do de !ó"i#$% El rayado y la forma de la póliza se puede llevar a cabo de diferentes maneras dependiendo de las normas y procedimientos de la compa#-a, pero debe tener ciertos criterios generalizados los cuales son básicos siendo los siguientes '. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate. ). El nombre de la póliza. &. El numero de la misma. 7. $olumna para la fec!a de operación. :. Espacio de redacción para anotar el nombre de las cuentas de que se afecten, ascomo la redacción del asiento. ?. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos. =. Los resultados en ambas columnas 5. La redacción de las transacciones contenidas en la póliza @. Cres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes a. La persona que la !izo, b. La persona que la reviso, y c. La que autorizo.
LA ME2CANTIL6 S.A. ,AB2ICA DE 2OPA PÓLIZA DE CAJA ,EC)A
7 de 1ctubre de )44=
Nu ;;
ESTADOS ,INANCIE2OS
Cuent$
Conce!to
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6
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'5,444.44
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0ancomer, 9./. 7'4' 8entas 8entas s>fact ):',):) )'4? 3va por pagar ': A de las transacciones ''4& /lmacén 9alida mercancia s>fact ):',):) 6
:7,)):.44
Entradas y salidas del dinero del dia de !oy E$/
2E839/D/
/BC123/D/
-.( C"$%iic$ción de o!er$cione% 9e clasifican en dos grupos O!er$cione% Si!"e%: 9on las que solamente afectan a una sola clase de póliza, son aquellas en donde se efect"a una sola clase de transacción ya sea todo efectivo o no efectivo O!er$cione% co!ue%t$%: 9on las que afectan al mismo tiempo dos clases de pólizas, es decir parte en efectivo y parte en forma distinta al efectivo, por medio de cuentas puente.
1.( 2e3i%tro de !ó"i#$% Bna vez que la pólizas !an sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de re3i%tro de !ó"i#$%, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro, en este caso se deben llevar ) registros uno de diario y otro de caja. La "nica diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en que, en este ultimo, se incluye dentro del rayado, una peque#a columna destinada a notar el numero de cada póliza registrada. $on respecto al n&ero de "$ !ó"i#$ , es conveniente !acer notar que este %e $%i3n$ cu$ndo %e re3i%tr$, en orden progresivo de acuerdo al tipo de póliza. /l final del periodo de concentración deberán obtenerse las sumas de cada una de las columnas de valores del rayado, as- como también realizar un asiento de concentración 9e ane%a un ejemplo del registro
Canto el registro de pólizas de caja como el de pólizas de diario, producen periódicamente un asiento de concentración al diario general en los siguientes términos
LA ME2CANTIL6 S.A. ,AB2ICA DE 2OPA DIA2IO ENE2AL
FFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFF7 de 1ctubre de )44=FFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFFF
Cuent$ ''4' 7'4' ''4) ''47 ''4& ?'4' )'4' :'4' ?'4) ''4= ''4' 7'4' )'4' ''4) ''4& ''4: ''47
Conce!to $aja 8entas 0ancos $lientes /lmacén
De0e
)$0er
6'',444.44 6 )74.44 6)',7)7.44 6'',:44.44 6 =,:44.44 6 7,444.44 6 &,444.44 6'&,444.44 6 ),:44.44 6 ),'44.44
6 =,?44.44 6'5,444.44 6 5,?):.44 6'&,5=:.44 6'&,444.44 6 &,:44.44 6 @,444.44 6=?,)?7.44 6=&,?44.44 $oncentración procedente del folio '? del registro de pólizas de caja
4.( Vent$+$% * de%5ent$+$% Vent$+$% $/ La división en el trabajo es más amplia, por lo que se refiere a la preparación de las pólizas, debido a la clasificación que se !ace de las operaciones en los dos grupos en que se basa este sistema. 0/ ermite llevar un arc!ivo completo de todos sus comprobantes, lo que facilitará cualquier investigación que tuviere que !acer. c/ ermite un control más efectivo, de parte de los administradores o gerentes, sobre las causas que dieron origen al mismo.
De%5ent$+$% $/ or utilizar dos tipos de póliza puede cometerse el error de usar equivocadamente una en un lugar de otra. 0/ 9e requiere más personal para llevar los registros de pólizas, ya que uno se destina a las de caja, y se maneja en el departamento de caja, y el otro, a las pólizas de diario que, normalmente, debe llevar el departamento de contabilidad.
III. P2OCEDIMIENTO DE POLIZAS DE DIA2IO 8 DE ENT2ADAS 8 SALIDAS DE CAJA La caracter-stica de este sistema consiste en que la póliza de caja se subdivide en dos una, destinada a registrar "nicamente las entradas de cajaG y la otra, a las salidas.
Las pólizas que se emplean son las siguientes
Pó"i#$ de di$rio: 9e registran aquellas situaciones u operaciones en las cuales no se recibe ni se recibe ni se entrega dinero. /plicación por depreciación y amortizaciones $reación de alg"n pasivo $ompra a crédito de mercanc-as (ercanc-a destruida 2ealización de ventas a crédito Pó"i#$ de entr$d$ de c$+$
• • • • •
• • • • • •
Debido a la e%istencia de tres registros para anotar las pólizas, el sistema que estamos estudiando era conocido anteriormente con el nombre de sistema de pólizas con tres registros.
POLIZA DE DIA2IO
MA8O2ES
POLIZA DE
DIA2IO
AU9ILIA2ES
ENT2ADA
ENE2AL
MA8O2
ESTADOS ,INANCIE2OS
POLIZA DE SALIDA
'.(,or$ * r$*$do de !ó"i#$% El rayado y la forma de la póliza se puede llevar a cabo de diferentes maneras dependiendo de las normas y procedimientos de la compa#-a, pero debe tener ciertos criterios generalizados los cuales son básicos siendo los siguientes '. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate.
). El nombre de la póliza. &. El numero de la misma. 7. $olumna para la fec!a de operación.
:. Espacio de redacción para anotar el nombre de las cuentas de que se afecten, as- como la redacción del asiento. ?. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos. =. Los resultados en ambas columnas 5. La redacción de las transacciones contenidas en la póliza @. Cres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes a. La persona que la !izo b. La persona que la reviso c. La que autorizo. LA ME2CANTIL6 S.A. ,AB2ICA DE 2OPA POLIZA DE SALIDA DE CAJA ,EC)A
7 de 1ctubre de )44=
Cuent$
Conce!to
Nu ;4 De0e
''4& /lmacén
6
=,:44.44
6
','):.44
)$0er
$ompra s>fact =:5? ''4= 3va acreditable ':A de transacciones ''4) 0ancos
6
5,?):.44
6
5,?):.44
0ancomer, 9./. 6
5,?):.44
+act =:5? de la $omercial 3nternacional contado riguroso
LA ME2CANTIL6 S.A. ,AB2ICA DE 2OPA POLIZA DE ENT2ADA DE CAJA ,EC)A
7 de 1ctubre de )44=
Cuent$
Conce!to
Nu ;4 De0e
''4) 0ancos
6
)=,?44.44
6
'5,444.44
)$0er
0ancomer, 9./. :'4' $osto de venta $osto de mercanc-as vendidas 7'4' 8entas
6
)7,444.44
6
&,?44.44
6
'5,444.44
6
7:,?44.44
8entas s>fact ):',):) )'4? 3va por pagar ': A de las transacciones ''4& /lmacén 9alida mercancia s>fact ):',):) 6 +act ):',):) ventasa clientes varios contado riguroso E$/
2E839/D/
/BC123/D/
-.( C"$%iic$ción de o!er$cione%
7:,?44.44
9e clasifican en dos grupos O!er$cione% Si!"e%: 9on las que solamente afectan a una sola clase de póliza, son aquellas en donde se efect"a una sola clase de transacción ya sea todo efectivo o no efectivo O!er$cione% co!ue%t$%: 9on las que afectan al mismo tiempo dos clases de pólizas, es decir parte en efectivo y parte en forma distinta al efectivo, por medio de cuentas puente.
1.( Vent$+$% * de%5ent$+$% Vent$+$%: $/ 9e puede ejercer un control más eficaz sobre ingresos y egresos en efectivo, debido a que estas operaciones quedan asentadas en pólizas especiales, distintas unas de otras. 0/ ermite que el registro de las operaciones se realice con más rapidez c/ *o permite que en la caja de la empresa se acumulen importantes sumas de dinero. d/ Evita salidas de fondos por pagos que no estén previamente autorizados y revisados. e/ Los c!eques e%pedidos, las copias de los mismos, las fic!as de depósito, sirven de comprobantes para cualquier aclaración o reclamo.
De%5ent$+$% $/ (ás susceptibilidad al error. 0/ 9e requiere más personal para llevar los registros de pólizas, ya que uno se destina a las de caja, y se maneja en el departamento de caja, y el otro, a las pólizas de diario que, normalmente, debe llevar el departamento de contabilidad.
4.( 2e3i%tro de !ó"i#$% con docuento% uente OBSE2VACIONES IMPO2TANTES ,UNCIONAMIENTO Cambién es una practica bastante generalizada la de imprimir las pólizas en papel de color diferente, con el objeto de que, s simple vista, se pueda distinguir la naturaleza de cada una de ellas. 2egistrada la póliza, se guardará en el arc!ivo, juntando todas las que correspondan a un determinado mes y ordenándolas por n"mero progresivo. $uando la contabilidad de la empresa tiene establecidos varios au%iliares, es recomendable, cada vez que se !aga una póliza que afecte cuentas colectivas o de control, sacar copias de ella al carbón, para distribuirlas entre los distintos empleados que llevan los au%iliares y facilitarles, en esa forma, el registro oportuno de las operaciones
BIBLIO2A,IA LARA FLORES, ELIAS. SEGUNDO CURSO DE CONTABILIDAD 15A. EDICION, MEXICO, TRILLAS. 2000 ELIZONDO
LOPEZ, ARTURO. PROCESO CONTABLE I, FUNDAMENTAL. 2A. EDICION, MEXICO, ECAFSA, 2000
$1*C/03L3D/D 33 939CE(/9 (/*B/LE9 DE 2E<39C21 C23LL/9
CONTABILIDAD