INVENTARIOS
Definición de Inventarios Consiste en: Un conjunto nto de bienes, propiedad de una empresa, que han sido adquiridos con el animo de volverlo rlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.
Inventarios Requiere aperturar las siguientes cuentas:
Inventario (inicial) Compras Devoluciones en compra Gastos de compras Ventas Devoluciones en ventas Mercancías en tránsito Mercancías en consignación Inventario (final)
Control de los Inventarios
Es realizado mediante: Dos sistemas: 1. Sistema de inventarios permanente y 2. Sistema de inventarios periódico.
Porque utilizar Sistema de Inventario Permanente
El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventarios, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
Modelo de Kardex
HOJA DE KARDEX DE INVENTARIO
Producto: Método de Valoración: Código:
Ubicación:
Proveedor: Entradas No.
Fecha
Salidas Unidades
Costo Unitario
Total
Unidades
Saldo Costo Unitario
Total
Unidades
Costo Unitario
Total
Contabilización del Inventario Permanente (Perpetuo) Ejemplo numérico
El día 07 de Mayo del año 1998, la empresa Mi Alegría, C.A. compra mercancías de contado para la venta a Comercial Los Tres Rumbos, S.R.L., por un monto de Bs.40.000,oo, según Factura No.172. Requerimos realizar un Registro Contable aplicando el Sistema de Inventario Permanente, de la siguiente manera: Fecha
Descripción
Debe
Haber
______________X_________________ 07/05/1998 Inventario Banco P/Registrar la compra de mercancías a Comercial los Tres Rumbos, S.R.L. según Fact.No.172
40.000,oo 40.000,oo
Ejemplo numérico de Inventario Permanente (Perpetuo)
Seguidamente el día 10 de Mayo, la mencionada empresa vende de contado mediante Fac..No,487, el 35% de la mercancía comprada en el día 07 de Mayo por Bs.25.000,oo. El Registro Contable aplicando el Sistema de Inventario Permanente, sería de la siguiente manera: Fecha
Descripción
Debe
Haber
______________X____________ 10/05/1998
Banco Ventas P/Registrar venta de mercancías. según Fact. No.487
25.000,oo 25.000,oo
Ejemplo numérico de Inventario Permanente (Perpetuo) Inmediatamente, se procede a registrar el Costo de la Mercancía Vendida, el cual según este ejemplo será por la cantidad de Bs.14.000,oo (Es decir, el 35% de los Bs.40.000,oo), que corresponde a la cantidad de mercancía comprada el día 07/05. El Registro Contable del costo de venta de las mercancías vendidas, aplicando el Sistema de Inventario Permanente, sería: Fecha
Descripción
Debe
Haber
______________X______________ 10/05/1998 Costo de Ventas Inventario
14.000,oo 14.000,oo
P/Registrar el costo de venta de las mercancías vendidas según Fact. No.487
Es importante hacer notar, que cualquier gasto en que se incurra y que este relacionado con la compra de mercancías, deberá ser cargado directamente a la cuenta de inventario de manera que sean prorrateados cada vez que se efectué una venta.
Porque utilizar Sistema de Inventario Periódico
El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.
Porque utilizar Sistema de Inventario Periódico
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo.
Contabilización del Inventario Periódico
En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras. Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo de venta. Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras .
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos, lo mismo que las devoluciones en ventas. Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).
Métodos para Valorar los Inventarios Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son: UEPS o FIFO, PEPS o LIFO y el promedio ponderado
FIFO
LIFO
Promedio Ponderado
Método FIFO
Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden.
Métodos para Valorar los Inventarios
FIFO
LIFO
Promedio Ponderado
Método LIFO
Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que se venden.
Métodos para Valorar los Inventarios
FIFO
LIFO
Promedio Ponderado
Método Promedio Ponderado
Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios. Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el valor de la mercancía del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, después se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las compradas en el periodo.
Ejemplo práctico: Valoración de los Inventarios
Cantidad (c/u)
Valor Total (Bs.)
10 Unid.
10.000
100.000
Compras
30 Unid.
15.000
450.000
Cantidad total
40 Unid.
Ventas periodo
35 Unid.
Inventario final
5 Unid.
Inventario inicial
Costo unitario Bs.
550.000
Ejemplo práctico: Valoración de los Inventarios
PEPS o FIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * Bs,15.000 = Bs.75.000 El inventario final queda valorado al costo de la última mercancía comprada.
UEPS o LIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * Bs.10.000 = Bs.50.000 El inventario final queda valorado al costo de la primera mercancía en existencia. Promedio ponderado Valor total = Bs.550.000 = Bs.13.750 Cantidad total 40 El valor promedio del costo por artículo es de Bs.13.750 El valor del inventario final = 5 Unid. * Bs.13.750 = Bs. 68.750 El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía en existencia.
Ejemplo práctico: Valoración de los Inventarios Promedio
Bs.
68.750
PEPS
Bs.
75.000
UEPS
Bs.
50.000
á Al analizar los tres métodos se puede sacar como conclusión que la valoración mas baja es la obtenida con el UEPS, la más alta con el PEPS y una valoración intermedia con el promedio.
Valoración de los Inventarios Base de Costo o Mercado, el más bajo El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, según sea el tipo de inventario de que se trate: Base de compra o reposición: esta base se aplica a las mercancías o materiales comprados. Base de Costo de reposición: se aplica a los artículos en proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación corrientes. Base de realización: para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancías o materias primas des-actualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable.
Sobrantes en los Inventarios Los sobrantes en inventarios se subsanan mediante un registro en la contabilidad para actualizar las existencias en la cuenta de Inventarios, contra la cuenta de Diversos: excedentes, o mediante la creación de la obligación por pagar al proveedor si se ha omitido una compra. Algunas situaciones de sobrantes pueden darse por variadas circunstancias: - Sobrantes por falta de retiro de mercancía vendida. - Sobrantes por falta de registro contable de mercancía recibida.
Faltantes en los Inventarios Los faltantes en inventarios pueden investigarse judicialmente o cancelarlos con la provisión que se haya previsto para proteger la estabilidad de los inventarios. Los faltantes pueden presentarse por varias circunstancias: - Sustracción de materia prima o artículos terminados - Faltantes por pérdida de mercancías perecederas - Faltantes por pérdida de evaporación
Control Interno de los Inventarios
Los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios.
Elementos de un buen control interno sobre los inventarios 1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice . 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque. 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición. 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables. 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario . 6. Comprar el inventario en cantidades económicas. 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas . 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
