Introducción Archivo es el conjunto de colecciones de documentos e informaciones de toda Introducción especie, ordenadas de manera racional y adecuadamente registradas y conservadas, con la finalidad exclusiva de divulgar o prestar informaciones. Por lo tanto, siendo el archivo de cualquier empresa o entidad una fuente de registro y conservación de todas las informaciones de interés vital para la organización, el debe ser organizado de modo a proveer, con la mayor precisión posible, elementos informativos de asesoramiento. Podemos decir, entonces que la finalidad principal de un archivo, sea el pequeño, mediano o grande, es : registrar, disponer y conservar los documentos e informaciones, de manera a permitir su localización lo más rapidamente posible, siempre que fuere necesario. Un archivo desorganizado dificulta todo el sistema administrativo de una organización. Habra enorme dispersión de tiempo y esfuerzos, involucrando desde el más modesto funcionario, hasta el más alto dirigente. Archivar no quiere decir simplemente simplemente guardar correspondencia correspondencia y documentos documentos para quitárnoslos quitárnoslos del frente. Archivar quiere decir organizar sistemáticamente dichos documentos y correspondencia de modo que puedan ser localizados próntamente. Para una oficina moderna son de gran importancia las cartas que se reciban o se despachen, los documentos de naturaleza variada, catálogos o papeles que en cualquier forma se relacionen con el negocio, la profesión o los asuntos que tienen a su cargo dicha oficina. El comercio, la industria, el gobierno y los profesiones diversas tienen hoy dia la necesidad imperiosa de adoptar algún sistema cientifico para la ordenación de papeles y documentos. De ahi la importancia del archivo, ya que éste tiene que ver con los elementos más importantes de una organización: sus documentos. 1. GENERAL
1.1 Concepto antiguo. El antiguo. El archivo era considerado simple deposito de papeles cubiertos de polvo, almacenados sin los cuidados necesarios para su conservación y divulgación. 1.2 Conceptos modernos. modernos . El archivo es una memoria viva de la empresa. Tienen participación constante en su vida. Es un centro activo de informaciones. Es un instrumento de control funcional. Auxilia al administrador en la toma de decisiones. 1.3 Conocimientos preliminares de la organización del archivo. En primer lugar, se debe tener una visión general de las actividades de la empresa u organo cuyo archivo está siendo organizado. Conocer las reales necesidades y dificuldades encontradas en el funcionamiento del archivo existente y que deben ser eliminadas o mejoradas ya sea en cuanto al espacio, costo, demora en la localización de las informaciones, extravio de documentos, en fin todo lo que fuere deseable para el mejoramiento de los servicios. 1.4 Documentos que se archivan : 1. La correspondencia que se recibe y las copias de la que se escribe en toda
oficina, y las facturas, f acturas, recibos, cheques cancelados, cancelados, estados de cuenta, etc. 2. Escrituras, récords clinicos, planos de construcciones, etc. de las oficinas de profesionales asi como del gobierno. Catálogos, libros recortes de periódicos y revistas r evistas.. 3. Catálogos, 4. Tarjetas con distintas informaciones. 1.5 Elementos a considerar en la organización del archivo. Son los siguientes
Nombre - que origina el orden alfabético. Local - que origina el orden geográfico Fecha - que origina el orden cronológico. cronológi co. Asunto - que origina el orden de asunto.
1.6 Métodos y sistemas de archivamiento. archivamiento . Existen numerosos sistemas de archivo. Todo sistema de archivo usa el alfabeto. De ahi vemos que el archivo o sistema geográfica consiste en archivar alfabéticamente alfabéticamente por ciudad ci udad o territorio. El archivo por asunto consiste en archivar alfabéticamente alfabéticamente de acuerdo con el tópico o asunto del material en lugar de hacerlo teniendo en cuenta el nombre de la persona. Aún el mismo sistema de archivo numérico necesita de una guia alfabética. 1.7 Sistemas. Los sistemas pueden ser : directo, semi-directo, indirecto. DIRECTO : La busca o localización del documento es hecha en el local donde se encuentra archivado. SEMI-DIRECTO : La busqueda es efectuada a traves de tablas. INDIRECTO : La busqueda es efectuada depués de consultado un indice, código o fichero. 2. METODOS.
2.1 Metodo alfabético (Sistema directo). Este método consiste en la ordenación de los documentos en riguroso orden alfabético, no habiendo necesidad de indice. Para ello es necesario observar las regelas de alfabetización. Las regelas que vamos a presentar a continuación son usadas internacionalmente y se conocen por "Reglas del Library Bureau". Hay dos conceptos que son fundamentales en el estudio de las regelas de alfabetización : 2.1.1 Inversión. Inversión. Consiste en poner en primer término apellido o apellidos, luego el nombre o inicial, y en tercer término el nombre intermedio o inicial del mismo. Todas las veces que se efectúa la inversión de nombre, DEBE indicarse esta inversión por medio de una COMA puesta a continuación del apellido o apellidos. NOMBRES
SE ARCHIVA
Anne Marie Menten Menten Amarilla, Severiano Severiano Yolanda Ramos
Martinez, Jorge
Severiano Amarilla
Menten, Anne Marie
Eddy Vandersmissen Ramos, Yolanda Jorge Martinez
Vandersmissen, Eddy
2.1.2. Unidad de archivo archivo Un factor muy importante que debe considerarse al alfabetizar es la unidad o unidades de archivo de que consta el nombre. Cada palabra, cada letra aparte, cada inicial, cada abreviatura en el nombre de una persona, sociedad, corporación o instutución, salvo las excepciones que más adelante se explican, constituyen una UNIDAD de archivo. Son inseparables del concepto de unidad de archivo, tres principios que son previos al estudio de las regelas de alfabetización. 2.1.2.1 Cuando la primera unidad de cada nombre es distinta, éste decide el orden alfabético. Nombres
Se archiva
Yolanda Ramos
Martinez, Jorge
Jorge Martinez
Menten, Anne Marie
Anne Marie Menten Menten Ramos, Yolanda 2.1.2.2 Cuando la primera, segunda, tercera, etc., unidad de cada nombre es idéntica, la próxima, al ser distinta, decide el orden alfabético. Nombres
Se archiva
Yolanda Ramos
Ramos, Elva
Elva Ramos
Ramos, Elva Lucy
Elva Lucy Ramos Ramos, Yolanda 2.1.2.3 Una unidad más corta precede a una más larga si su raiz es idéntica a aquella. Nombres
Se archiva
Cayetano Ré
Ré, Cayetano
Susana Rejala
Rejala, Susana
Carolina Rejalada Rejalada, Carolina 3. NOMBRES DE PERSONAS.
3.1 Apellidos. Cuando los apellidos de dos o más personas son diferentes, el orden alfabético de los nombres se determina por los apellidos solamente. Nombres
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Elva Ramos
Menten, Anne-Marie
Celso Ochoa
Ochoa, Celso
Anne-Marie Menten Ramos, Elva 3.1.1 Las particulas o prefijos de los apellidos se consideran como parte del mismo. El que haya o no espacio entre ellos no tiene importancia. Por lo tanto, ambos constituyen una sola unidad de archivo sin que cambien de lugar. Estas particulas incluyen algunas como : D' , De, Del, La, Los, Mc.O, Van, Van den, Von, etc. Nombres
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Arsene Van den Dorpel De Gaulle, Charles Charles De Gaulle
Del Valle, Lucy
Carolina La Rosa
Di Ponti, Carlos
Lucy del Valle
La Rosa, Carolina
Sabine O'Neill
O'Neill, Sabine
Carlos Di Ponti
Van den Dorpel, Arsene
3.1.2 Dos apellidos. En español los apellidos de las personas están formados por el apellido paterno y el materno. Cuando estos apellidos van precedidos de un nombre propio, se consideran como una sola unidad de archivo en la clasificación alfabética, ya sea que lleven o no un guión. Nombres
Se archiva
Yolanda Ramos González
Ramos González, Yolanda
Sabine Sindermann-Kolosinsky Sindermann-Kolosinsky, Sabine 3.2 El nombre de pila o primer nombre. Cuando los apellidos de dos o más personas son iguales, el orden alfabético lo determinan los nombres de pila. Nombres
Se archiva
Yolanda Ramos Ramos, Elva
Lucy Ramos
Ramos, Lucy
Elva Ramos
Ramos, Yolanda
3.2.1 El nombre intermedio o segundo nombre. Cuando los apellidos y los nombres de pila son iguales, el orden alfabético lo determinan los nombres intermedio o la inicial de éstos. Nombres
Se archiva
Yolanda Bernarda Ramos Ramos, Yolanda Bernarda Yolanda Cristina Ramos
Ramos, Yolanda Carolina
Yolanda Carolina Ramos Ramos, Yolanda Cristina 3.3 Nombres raros. Cuando sea dificil o imposible decidir qué parte del nombre es el apellido, el nombre de la persona debe ordenarse tal como está escrito. Nombres
Se archiva
Ming Hing Chon Domingo Pedro Piérre Francois Ming Hing Chon Domingo Pedro Piérre Francois 3.4 Iniciales. Una inicial se considera como una unidad de archivo. En la comparación de las unidades entre si, preceden a todos los nombres que comienzan con esa misma letra. Nombres
Se archiva
Yolanda Bernarda Ramos Ramos, Y. Carolina Y. Carolina Ramos
Ramos, Yolanda B.
Yolanda B. Ramos
Ramos, Yolanda Bernarda
3.5 Nombres de mujeres casadas. En paises como el Paraguay, el nombre legal de la mujer casada está constituido por : Su nombre Su apellido La Ejemplo: Lucy Ramos de Ramirez.
de de preposición
pila soltera "de"
1. La clasificación de estos nombres debe hacerse bajo el apellido de soltera con la
preposición "de" entre paréntesis seguido del apellido del esposo, luego el nombre de pila y por último, el nombre intermedio. Lucy Ramos de Ramirez = Ramos (de) Ramirez, Lucy Se recomienda clasificar en esta forma los nombres de mujeres casadas, porque un documento asi clasificado facilita su localización, teniendo en cuenta que: 2. La mujer casada no pierde su apellido de soltera ; si se divorcia y queda soltera o vuelva a contraer nupcias, su apellido de soltera será siempre el mismo. 3. El apellido de soltera la identifica mejor, sobre todo en aquellos casos en que más de una mujer tiene en mismo nombre de pila y los apellidos de casadas idénticos. Nombres
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Maria Duarte de González Acosta (de) González, Maria Maria Acosta de González Acuña (de) González, Maria
Maria Acuña de González Duarte (de) González, Maria NOTA : El nombre de una mujer casada, la primera unidad de archivo está formada por el apellido de soltera, la preposición "de" (encerrada entre paréntesis porque no se considera unidad de archivo) y el apellido del marido. Debe considerarse a esta unidad como si estuviera escrita toda junta. 3.6 Titulos. Un titulo profesional, grado académico, eclesiástico o militar no se considera al determinar el orden alfabético, pero se escribe entre paréntesis al final del nombre. Nombre
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Ing. Jorge Martinez
Amarilla, Severiano (Lic.)
Dr. E. Menten
Martinez, Jorge (Ing.)
Lic. Severiano Amarilla
Menten, E. (Dr.)
Gral. de Div. Celso Ochoa Ochoa, Celso (Gral. de Div.) 3.6.1. Nombres exactamente iguales. Cuando nos encontramos con dos nombres exactamente iguales, diferenciados por el titulo, éste determinará el orden alfabético, pero sin que se le considere unidad de archivo y encerrando entre paréntesis al final del nombre. Nombre
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Lic. E. Menten Menten, E. (Dr.) Dr. E. Menten Menten, E. (Lic.) 3.6.2 Nombes iguales. En el caso que aparezcan dos nombres exactamente iguales y uno de ellos vaya precedido de un titulo, se clasificará primero el que no lleva dicho titulo por ser más corto, encerrando siempre el titulo entre paréntesis porque no se considera unidad de archivo. Nombre
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Dr. E. Menten Menten, E. E. Menten
Menten, E. (Dr.)
Excepción : Si a un titulo le sigue solamente un nombre de pila o un apellido, se clasifica tal como está escrito, considerando al titulo como unidad de archivo. Nombre
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General Ochoa
Doctor Menten
Monseñor Livierez General Ochoa Doctor Menten
Monseñor Livierez
Principe Felipe
Principe Felipe
3.7 Designaciones cronológicas. Una designación cronológica, tal como Hijo o Hija (h) en castellano, Junior y Senior (Jr. y Sr.) en inglés o "III" "IV" en números romanos, se considera como una unidad de archivo al final del nombre. Nombre
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Felipe II
Felipe II
Felipe IV
Felipe III
John Kennedy, Jr.
Felipe IV
Carolina Ramos, Hija Kennedy, John, Jr. Felipe III
Ramos, Carolina, Hija
3.8 Direcciones. Cuando los nombres completos de dos o más personas son idénticos, se arreglan de acuerdo con el orden alfabético de las ciudades de sus respectivas direcciones. Por este razón, la palabra "ciudad" no debe usarse en lugar del nombre de la ciudad. 3.8.1 Los nombres de paises, estados, etc. no se toman en cuenta a menos que se trate de nombres idénticos de ciudades en diferentes paises, estados, etc. Ramos, Yolanda, Concepción, Chile Ramos, Yolanda, Concepción, Paraguay 3.8.2 Ciudad identico. Si son idénticos los nombres de la ciudad y el estado o pais, asi como los nombres completos de las personas, el orden alfabético le determinan los nombres de las respecitivas calles. Si también los nombres de las calles son iguales ; los nombres se arreglan de acuerdo con los números de las casas. Ramos, Yolanda, Constitución, Encarnación, Paraguay Ramos, Yolanda, Independencia, Encarnación, Paraguay 4. NOMBRES COMERCIALES
En los nombres comerciales la regla general es que las unidades de archivo o partes de éstas, se consideran en el mismo orden en que están escritas. Cuando el nombre de la firma lleva el nombre de una persona debe procederse a la inversión del mismo, considerándose : 1. el apellido o apellidos 2. el nombre de pila 3. el nombre intermedio. 4.1 Unidades consideradas al clasificar. La unidad de archivo que determina el orden alfabético es la primera unidad. Cuando las primeras unidades de una firma y otras son idénticas, el orden alfabético se determine por las segundas unidades. Cuando tanto las primeras como las segundas unidades son idénticas, el orden alfabético se determina por las terceras unidades, etc. Agencia Maritima Compañia Americana Compañia Paraguaya de Aceites.
Holandesa, de
S.A. Aceites
4.2 Palabras que no se toman en cuenta al clasificar. En las firmas comerciales como en instituciones, sociedades, etc., los articulos, conjunciones y preposiciones no se toman en cuenta como unidades para los fines de clasificación. Generalmente se encierran entre paréntesis de manera que no se confunden con las unidades que deben considerarse. Nombres
Se archiva
Liga contra el Cáncer Farmacia (del) Carmen Farmacia del Carmen Liga (contra el) Cáncer 4.2.1 Articulos El, La, Los y Las. Cuando un articulo es la primera palabra del nombre de una firma comercial, se escribe entre paréntesis al final del nombre. Nombres
Se archiva
El Imperio de las Flores Casa (de las) Medias (La) La Perla S.A.
Perla, S.A. (La)
La Casa de las Medias Imperio (de las) Flores (El) Excepción : Cuando el nombre de la firma tiene un nombre geográfico que se escriban con cualquiere de estos articulos, debe considerárselo como parte integrante de la unidad. Nombres
Se archiva
La Plata, Cia. de Transportes
La Paz, Productos Forestales S.A.
La Paz, Productos Forestales S.A. La Plata, Cia. de Transportes 4.3. Abreviaturas. Una abreviatura en el nombre de una firma, aún cuando conste de una sola letra, se considera como si estuviera escrita la palabra completa. Si se desconoce la palabra completa deben agotarse los medios necesarios y averiguarla. Mientras este sucede, considérese la abreviatura como una unidad y ordénese tal como está escrita. La abreviatura "Hnos." se considere escrita completamente la palabra, es decir, "Hermanos" , para poder determinar el orden alfabético. 4.4 Letras solas. Una sola letra en el nombre de una firma, que no sea una abreviatura, se considera como una unidad de archivo separada y precede a todos los nombres en la misma unidad que comiencen con esa letra. Si aparecen varias letras solas, vayan o no separadas entre si por una coma, punt o guión, se les aplica también la presente regla. Nombres
Se archiva
Libreria El Faro A.B.C. Matutino A.B.C. Matutino Libreria (El) Faro 4.4 Nombres geográficos. Cada palabra en un nombre geográfico usado para una denominación comercial, siempre que no sea un articulo o prefijo, constituye una unidad. Nombres
Se archiva
Farmacia San Cayetano Farmacia San Cayetano Farmacia Santa Rosa
Farmacia San Luis
Farmacia San Luis
Farmacia Santa Rosa
4.5 Articulos y prefijos ajenos al español. Los articulos y prefijos ajenos al idioma español, usados en el nombre de una firma comercial, constituyen una unidad de archivo separada. Nombres
Se archiva
Il Progreso Italo
Le Petit Chaperon Rouge
Le Petit Chaperon Rouge Il Progreso Italo 4.6 Titulos. Un titulo en el nombre de una firma es una unidad de archivo separada y se clasifica en el orden en que aparece el nombre. Nombres
Se archiva
Carniceria "Reina Ana"
Carniceria "Reina Ana"
Tienda Principe Eduardo Tienda Principe Eduardo 4.7 Direcciones. Cuando los nombres de dos o más negocios en diferentes ciudades son idénticos, los nombres se arreglan alfabéticamente según los nombres de las ciudades. Ejemplos : System Basic System Basic Computer System Basic Computer , Encarnación
Computer ,
, Ciudad
del
Ayolas. Este
4.8 Oficinas del Gobierno. Para los casos en que se deban archivar nombres de oficinas de gobierno de cualquier pais, pueden presentarse dos posibilidades de archivo :
Bajo el nombre del pais a que pertenece dicha oficina cuando en el archivo existen documentos de varios paises, es decir, cuando el archivo sea internacional. Paraguay, (República del) Hacienda, (Ministerio de) Finanzas, (Departamento de) Contabilidad, (Sección) Bajo el nombre de la oficina o repartición cuando el archivo sea exclusivamente nacional. Agricultura (y) Ganaderia (Ministerio de) Créditos (Departamento de) Interior (Ministerio del)
De lo precedentemente expuesto se deduce que para el archivo de esta especie de nombres se debe seguir un sistema distinto de clasificación. En ambos casos, para la clasificación y archivo de este tipo de nombres, debe hacerse la inversión como se indica en los ejemplos. En efecto, hay que considerar lo siguiente : Determinar cuáles son las partes que constituyen unidades de archivo, ya que palabras como República, Ministerio, Departamento, Dirección, Oficina, Sección, etc., por ser de uso común a todas las oficinas de gobierno no se consideran unidades de archivo. Asimismo, las preposiciones, articulos, contracciones y conjunciones ya anteriormente hemos visto que tampoco se consideran unidades de archivo. Todas estas partes deben encerrarse entre parentesis para evitar confusiones. Numerar las unidades de archivo de acuerdo a su importancia. Para el efecto, podemos establecer una escala más o menos general, de la siguiente forma : 1. nombre 2. nombre 3. nombre del 4. nombre 5. cualquier otra categoria de dependencia.
del de departamento de
la o la
pais oficina dirección sección
4.9 Bancos. Los nombres de los bancos se ordenan igual que los nombres de firmas comerci ales, es decir, tal como aparecen escritos. Con el propósito de identificar el lugar geográfico donde estos bancos estén localizados, se agrega al final el nombre de la ciudad y del pais. Banco Nacional de Citibank, Encarnación, Paraguay.
Fomento,
Asunción,
Paraguay
4.10 Sucursales o Agencias. Cuando un banco o firma tiene sucursales o agencias en distintos paises o ciudades, el orden alfabético se determinará de acuerdo a los nombres de dichos paises o ciudades.
System Basic Computer, System Basic Computer, Ciudad System Basic Computer, Encarnación, Paraguay
Ayolas, del Este,
Paraguay Paraguay
4.11 Nombres de Escuelas, Iglesias, Clubes, Asociaciones y otras organizaciones similares. Para clasificar estos nombres, se aplica la regla general que dice : "considérense tal como están escritos". Ejemplo : Parroquia San José. 5. REFERENCIAS CRUZADAS .
Establecer referencia cruzada no es más que hacer una nueva clasificación del documento de una persona, empresa, institución o compania, cuando este documento se solicite de los archivos bajo otro nombre. En qué casos se hace necesaria la referencia cruzada ? En todos aquellos nombres que presenten duda o dificultad para determinar su archivo, asi como también, para aquellos nombres que pueden solicitarse bajo dos o más formas distintas. 5.1 Nombres de mujeres casadas. En estos casos la clasificación principal se hace bajo el apellido de soltera y la referencia cruzada se hace bajo el apellido del esposo. Clasificación principal
Referencia Cruzada
Ramos (de) González, Lucy González, Lucy Ramos (de) Véase Ramos (de) González, Lucy 5.2 Nombres raros de personas. En aquellos casos en que se dificulta determinar cuál es el nombre de pila y cuál el apellido, el primer nombre se considera como la primera unidad para la clasificación principal y se prepara una referencia cruzada, usando el segundo nombre como primera unidad de archivo. Clasificación principal Referencia Cruzada Hong Ching
Hong Ching Vease : Ching Hong
6. SISTEMA DE ARCHIVO ALFABETICO.
El alfabeto, y la secuencia correcta de letras dentro del mismo, se usa en todos los sistemas de archivo, ya que son nombres los que usualmente constituyen los titulos bajo los cuales se archiva todo documento. En los sistemas alfabéticos, los titulos son nombres de personas u organizaciones. En los sistemas geográficos, los titulos son los nombres de lugares. En los sistemas por asunto, los titulos son los nombres de cosas o categorias. En los sistemas numéricos, los titulos son números que se han asignado a nombres y asuntos los cuales son catalogados alfabéticamente en un indice. Ocasionalmente, en un sistema aparece otro. Por ejemplo, en sistemas alfabéticos, puede surgir un titulo de asuntos; en sistemas geográficos, puede surgir un titulo de persona u organización; en sistemas por asunto, un titulo de persona o geográfico. Por lo tanto una buena parte de los procedimientos y materiales en el archivo alfabético se aplica a todos los métodos o sistemas. El sistema de archivo es el que hace uso del alfabeto para ordenar los nombres de las personas, de sociedades o asuntos siguiendo las reglas para ordenar alfabéticamente. Es un sistema de archivo directo porque se archiva por el nombre de la persona, por el de la institución o bajo
determinado asunto. Este sistema no necesita archivo de tarjetas como auxiliar para guardar o buscar en las gavetas. 6.1 Materiales de archivo y su uso en el sistema alfabético . 6.1.1 Guias. Las guias son tarjetas indicadoras hechas de un cartón fuerte y resistente. En la parte superior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la tarjeta, donde aparece escrito el titulo. Las guias, tienen dos funciones principales; Sirven como señales para guiar el ojo rápidamente a los sitios que se desean dentro de la gaveta ; y aydan a sostener los documentos y papeles dentro de la gaveta. 6.1.1.1 Posiciones de las pestañas. Para mayor visibilidad, las pestañas superiores de las guias pueden tener distintas posiciones que varian de acuerdo con el sistema y el caso que las produce. Las posiciones dependen del número de direcciones que se han hecho al ancho de la tarjeta. Estas pueden ser de uno, dos, tres etc. posiciones. 6.1.1.2 Rótulos de las pestañas. Lo que va impreso en la pestaña de las guias, es lo que en archivo se denomina rótulo o titulo de la pestaña. 6.1.2 Carpetas. Son cartulinas dobladas en dos, con una pestaña en la hoja de atrás para poner en ella el nombre o asunto de acuerdo con la materia que se guarde en la carpeta. Como en las guias, las pestañas de las carpetas pueden ocupar distintas posiciones. En el archivo de correspondencia, hay dos tipos distintos de corresponsales y asuntos : 1. Activo : Cuando se reciben cinco o más papeles o documentos de un mismo
corresponsal o asunto durante el periodo de archivo. 2. Inactivo: Cuando se reciben menos de 5 papeles o documentos relacionados con un mismo corresponsal o asunto durante el periode de archivo. El periodo de archivo puede ser de seis meses a dos años, dependiendo de las necesidades de la firma o institución. Usualmente, en una gaveta de archivo de correspondencia se encuentran carpetas para los dos tipos de corresponsales y asuntos. Asi tendriamos carpetas individuales para los activos y carpetas miscelaneas para los inactivos. 6.1.2.1. Carpetas individuales : Al acumularse cinco o más papeles de un mismo corresponsal o asunto se hace una carpeta individual. Este se hace poniendo el nombre del corresponsal o asunto en la pestaña de la carpeta. Una carpeta individual tendrá correspondencia sobre una sola persona o asunto. Esta correspondencia incluirá papeles o documentos originales que se reciben y copias de los papelos o documentos que se envian. Usualmente, cuando se desea un papel de los archivos, se da la fecha asi como el nombre. Por lo tanto, resulta conveniente tener todos los papeles dentro de una carpeta individual ordenados de acuerdo con la fecha, colocando siempre arriba los más recientes. 6.1.2.2 Carpetas misceláneas : A menos que se pueda determinar desde el principio que un corresponsal o asunto será activo, la primera comunicación recibida de o dirigida a dicho corresponsal se pondrá en la carpeta miscelánea o general. Alli se colocan los documentos de varios individuos, entidades o asuntos hasta considerarles de bastante importancia para abrirles carpeta individual. Esta carpeta se usa para corresponsales o asuntos inactivos. Los documentos dentro de la carpeta miscelánea se ordena en primer término de acuerdo con el orden alfabético de los nombres, y luego, si existen dos o más papeles bajo el mismo nombre, en orden de fechas, colocando el de fecha más reciente arriba. 6.1.2.3 Preparación de las etiquetas para las carpetas. Los titulos en las carpetas pueden ser directamente escritos a máquina o en etiquetas ya engomadas. En ambos casos hay que recordar que el nombre o titulo deberá escribirse de acuerdo con las reglas para ordenar
alfabéticamente. En algunas oficinas escriben con mayúsculas todo el titulo ; en otras, sólo escriben en mayúsculas los principales nombres del titulo o la primera letra de cada nombre. Hay quienen usan signos de puntuación, mientras otros no. De todos modos, no importa el método que se use. Lo importante es mantenerlo uniforme. Se prefiere el estilo de bloque si el titulo incluye más de un nombre. Si la linea del nombre es demasiado largo, entonces la parte del nombre que falte se escribe con una sangria de tres espacios, debajo de la primera linea. 6.2 Sistema alfabético Variadex. Se trata de un sistema alfabético, completamente moderno, de marcadas ventajas sobre otros sistemas. Es directo y de fácil expansión. El juego básico de guias es completo, pues cubre todo el alfabeto con veintinueve guias. Se puede ampliar agregando guias adicionales con sub-divisiones que se usaria en una gaveta; en dos gavetas se usaria cuarenta divisiones y se seguirian añadiendo divisiones según las necesidades del archivo. Las caracteristicas de este sistema son las siguientes : 1. Las guias principales llevan rótulos sencillos y se colocan en la primera posición. 2. Las guias especiales están en la cuarta posición y se usan para aquellos nombres que
tienen un gran volúmen de correspondencia. 3. Las carpetas individuales están en la tercera posición. 4. Las carpetas misceláneas están en la segunda posición y detrás de las carpetas individuales. Llevan el mismo rótulo alfabético que la guia principal. 5. Caracteristicas especiales: Se usa el color en las pestañas de las guias y en las pestañas de las carpetas para acelerar la búsqueda de papeles y como verificación para evitar archivar mal. El color de todas las pestañas de las carpetas detrás de una guia es igual al color de la pestaña de la guia. Por lo tanto, el empleado se dará cuenta de que está archivando mal si tratara de poner una carpeta con una pestaña verde junto con carpeta que tienen pestañas amarillas. Los colores están en una secuencia de arco iris. El alfabeto se divide en cinco secciones. 6.3 Diferencias entre los sistemas alfabéticos. Existen otros sistemas de archivo alfabético. Estos sistemas se diferencian entre si :
Por la organización y posición de las pestañas en las guias y carpetas. Por los rótulos; en unos el titulo es sencillo y en otros doble. Unos usan el número controlando las guias y carpetas y otros no. Los sistemas modernos prefieren rótulos sencillos sin números controlando las guias y las carpetas. Por los colores usados en las pestañas de las guias y las carpetas. Por la expansión o flexibilidad posible.
6.4 Ventajes de los sistemas alfabéticos :
La referencia y el archivo es directo (no se necesita como auxiliar un archivo de tarjetas); se provee para material miscelánea. La organización de las guias y las carpetas es sencilla; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad. El sistema alfabético se ajuste perfectamente bien a casi todos los negocios, pequeños y grandes, con un gran volúmen de correspondencia o con poca, con nombres complicados, extranjeros o sencillos, etc.
7. PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO
Es de suma importancia que desde su ingreso a la institución, todo papel, carta o documento siga, para su cuidado y control, ciertos pasos previos al archivar. La experiencia ha demostrado la necesidad de establecer cierta rutina para que los documentos sean recogidos, clasificados y archivados regularmente y con seguridad. Esta rutina debe ser la misma para cualquier clase de oficina.
Sea cual fuere la organización establecida, el proceso a seguir desde el momento en que el documento llega a la oficina, es el siguiente : 1. Abrir cuidadosamente el sobre sin dañar la carta o documento que contiene. Aplicar a la
2.
3. 4.
5. 6.
carta o documento el sello de recibido que debe contenier : nombre de la oficina, fecha y hora de recibido. Antes de tirar el sobre, enteriorarse de que también se han recibido los anexos que anuncia la carta. Si la dirección del remitente no figura en la carta y si en el sobre, se adhiere éste a la correspondencia. Se procede de igual modo cuando la fecha de la carta dista mucho de la fecha de recibo de la misma. Clasificar la correspondencia por secciones, departamentos, oficinas, etc., considerando el asunto a que se refiere y distribuirla. La persona responsable de atender la correspondencia debe contestarla o disponer de ella en la forma que corresponda, separando las ya atendidas del resto de la correspondencia. Una vez atendida una carta, disponer su archivo sin dejar que se acumule por mucho tiempo la correspondencia a archivarse. La persona que ha atendido la corespondencia deberá marcar la carta con sus iniciales, lo cual significa que autoriza su archivo.
Ahora bién, llegada la corespondencia al archivo, el encargado del mismo debe ceñirse al siguiente procedimiento, que consta de cinco pasos : 1. Inspeccionar los documentos. 2. Determinar bajo qué nombre o asunto se archivará. 3. Marcar el nombre o asunto y la referencia si la hubiere. 4. Clasificar los documentos según el sistema adoptado. 5. Archivar la corespondencia.
7.1 Inspeccionar los documentos : Tiene por objeto comprobar si los documentos fueron o están autorizados para su archivo, lo cual equivale a comprobar si los mismos tienen las iniciales de la persona que tuvo a su cargo la atención o resolución del asunto. El documento que no esté autorizado debe ser devuelto a la oficina de procedencia para su autorización. 7.2 Determinar el nombre o asunto bajo el cual se archivará . Es el proceso de determinar el nombre o titulo bajo el cual ha de archivarse el documento. Hay cinco posibilidades : 1. Bajo el nombre del membrete. 2. Bajo el nombre de la persona o compañia a quien está dirigida la carta. 3. Bajo el nombre de la firma. 4. Bajo el nombre o asunto mencionado en la carta. 5. Bajo el nombre del lugar (puéblo, ciudad, pais, etc.) de procedendia de la carta.
Al seleccionar el titulo bajo el cual se ha de archivar un documento o carta, la persona encargada deberá determinar cuál será el titulo más probable bajo el cual se pida la correspondencia de los archivos. Siempre que un papel o documento pueda ser requerido bajo distintos nombres, se archiva bajo el titulo más lógico o importante y se hace referencia bajo el otro u otros nombres o asuntos. 7.3 Marcar el nombre o asunto. Una vez decidido el nombre o asunto que ha de usarse para archivar, el empleado lo subraya con un lápiz de color para que quede permanentemente marcado, eliminando asi la repetición de todo ese procedimiento preliminar cada vez que los documentos prestados son devueltos a los archivos. Pueden usarse lápices de distintos colores para cada departamento.
Si aparece un nombre que necesita una referencia cruzada también se deberá subrayar y marcar con una "X" para indicar que se ha hecho referencia. 7.4 Clasificar los documentos según el sistema adoptado. Consiste en el arreglo preliminar de los papeles de acuerdo con el titulo que se ha subrayado o escrito al determinar el nombre o asunto. Es el último paso preparatorio al archivo actual de la correspondencia. Es entonces cuando se ordenan los papeles en su secuencia aproximada, de modo que se haga más rápido el colocar de los papeles en las gavetas del archivo. Hasta la oficina más pequeña usualmente tiene archivos de varias gavetas. Si el archivero no hiciera esta clasificación y orden preliminar al archivar los papeles, tendria que ir de una gaveta a otra gaveta, abriendo y cerrándolas muchas veces, perdiendo el tiempo, gastando energias... La clasificación preliminar ordenada de papeles, permite que cada gaveta se abra una sola vez y que se puede trabajar sistemáticamente en cada gaveta de adelante para atrás. En algunas organizaciones donde hay muchos papeles o documentos que archivar, se usa equipo especial para hacer esta clasificación preliminar con más rapidez. Si no hay este equipo especial, los papeles pueden ser ordenados y clasificados en una mesa o escritorio. En este caso, se deberá adoptar una rutina similar a la siguiente : 1. Clasificar y ordenar los papeles en grupos pequeños de acuerdo con las divisiones
convenientes. Por ejemplo, en el sistema alfabético, pueden ordenarse los papeles en grupos separados por cada letra del alfabeto y asi tendriamos un grupo para la letra A, otro por la B, otra por la C y asi sucesivamente para cada letra del alfabeto. 2. Tomar cada grupo y separarlo de acuerdo con las divisiones de las guias existentes en el archivo. Por ejemplo, si para la letra A existen las guias, A, Al, Ao y Aq, los documentos que deben archivarse bajo esa letra se agruparan de acuerdo a cada una de estas guias. 3. Ordenar, en la secuencia correcta, los papeles que se archivaran detrás de cada guia. Por ejemplo : detrás de la guia A, la correspondencia a ser archivada bajo el nombre de Acosta irá detrás de Abatte; detrás de la guia Al, primero Almada y luego Andrada; etc. 7.5 Archivar la correspondencia. El quinto paso en el proceso consiste en archivar o colocar la correspondencia o documentos en las carpetas del archivo. Si existen documentos rotos o deteriorados es conveniente remendarlos con cinta celulosa transparente (scotch tape) antes de archivarlos. Para archivar o buscar material en los archivos, es conveniente alzar toda o parte de la carpeta sin sacarlas fuera de la gaveta de manera que podamos ver si es o no la carpeta buscada, asi como también para que resulte más facil colocar y ordenar los documentos dentro de la misma. Una vez que hayamos encontrado la carpeta que necesitamos, debemos asegurarnos de que el titulo de la pestaña concuerde exactamente con el titulo subrayado en la correspondencia o documento a archivar. De este modo evitaremos el archivar papeles en donde no correponde. Todos los papeles, no importa cual sea su tamaño, se colocan en las carpetas con el membrete hacia el frente del que archiva y hacia la izquierda del archivo. 7.6 Capacidad de la carpeta. Se debe evitar siempre la congestión de las carpetas y gavetas pues asi se evitan errores, pérdida de tiempo y se consigue mayor flexibilidad. La capacidad máxima de una carpeta corriente es de 100 cartas o papeles. 8. SISTEMA NUMERICO DE ARCHIVO.
El sistema alfabético usa nombres como titulos de las carpetas y hasta de las guias. En el sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un numero y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese numero. Al sistema alfabético se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los titulos encontrar y archivar documentos. Al sistema numérico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o documento. A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en las siguientes circunstancias :
1. En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos
determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente. 2. En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, más eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañias de seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de personas mediante el uso de titulos numéricos. 8.1 Organización del archivo bajo el sistema numérico. En la organización del sistema de archivo numérico, se pueden distinguir tres secciones o partes fundamentales : 1. El archivo principal o sección numérica. 2. El archivo misceláneo o alfabético. 3. El tarjetero auxiliar o indice.
Analizaremos las tres secciones de que se compone el sistema : 8.1.1 El archivo principal o seccion numérica : 8.1.1.1 Caracteristica : Esta sección del archivo corresponde exclusivamente al archivo de los documentos de corresponsales activos. Por lo tanto, las carpetas numéricas que se utilizan en esta secci ón son consideradas carpetas individuales, es decir, para el archivo de documentos relacionados con una sola persona. 8.1.1.2 Materiales : Se utilizan guias y carpetas numéricas. Guias : Son las que indican las distintas divisiones numéricas del archivo y poseen en forma escalonada las 5 posiciones en que se encuentran divididas las pestañas de las mismas. Carpetas : Las carpetas numéricas se asignan a los corresponsales activos. Las pestañas de estas carpetas son de un tipo especial llamado "pestaña corrida", que ocupa toda la extensión de la carpeta. 8.1.1.3 Ordenamiento de los documentos : Como esta sección esta destinada a los corresponsales activos, los documentos dentro de las carpetas numéricas deben ordenarse de acuerdo con la fecha, colocando siempre delante el documento de fecha más reciente. 8.1.1.4 Procedimiento para numerar las carpetas : La numeración de las carpetas debe hacerse en forma progresiva, pudiendo tomarse como punto de partida cualquier número, con la condición de que se observe un orden lógico a partir de dicho número. Para la asignación de los números se debe considerar el orden de llegada de los documentos correspondientes a los corresponsables activos, sin tener en cuenta el orden alfabético de sus nombres. NOTA: Cuando una carpeta ya tiene la cantidad máxima de papeles que puede contener, puede subdividirsela usando otra, que debe llevar números auxiliares que ayuden a identificarla. Por ejemplo si la carpeta nr. 123 se divide tendria esa división el nr. 123.1 y si necesita otra división el nr. 123.2 sucesivamente. Todas estas carpetas deben ir detrás del número principal que fue dividido. 8.1.2 El archivo misceláneo o sección alfabética . 8.1.2.1 Caracteristica: Como su nombre lo indica está compuesta de guias y carpetas que siguen el orden del alfabeto y está destinado a los documentos menos importantes. No se le debe asignar un número y un sitio en el archivo principal numérico a un corresponsal o asunto hasta que se haya acumulado suficiente material. 8.1.2.2 Materiales : Se utilizan guias y carpetas alfabéticas. Guias : Las pestañas de las guias ocupan generalmente la primera posición y llevan impresa una
letra o combinación de letras. Carpetas : Llevan la misma inscripción de la guia que le precede y sus pestañas ocupan la segunda posición. Estas carpetas son las llamadas alfabéticas o miceláneas. 8.1.2.3 Ordenamiento de los documentos : En su caracteristica notamos que esta sección miscelánea está destinada al archivo de documentos menos importantes, es decir, para los de aquellos corresponsales considerados inactivos. Por lo tanto, el orden dentro de esas carpetas debe ser: 1. Orden alfabético, de acuerdo con los nombres de personas, insitutición o razón social. 2. Si existen dos o más documentos con el mismo nombre, poner siempre delante el de
fecha más reciente. 8.2 El tarjetero auxiliar o indice. Un sistema numérico no puede operar sin un tarjetero que sirva para identificar el número de carpeta alfabética asignada a un corresponsal determinado. De ahi que debe confeccionarse una tarjeta con el nombre de cada corresponsal, ya sea activo o inactivo, que indique en qué lugar del archivo se han guardado los documentos correspondientes. Si el corresponsal es activo, la tarjeta indicará el número de carpeta que le corresponde y si es inactivo, cual es la carpeta alfabética donde se guardaron sus documentos. NOTA : Como se sabe, existen nombres que necesitan una referencia cruzada para facilitar la búsqueda de los documentos. En el sistema alfabético las hojas de referencia se colocan en las carpetas, pero en el sistema numérico éstas van dentro del tarjetero. 8.3 Procedimiento para archivar en el sistema numérico. Cuando el encargado de archivo recibe la correspondencia o documentos que deberá archivar, aplicando el sistema numérico, sigue los siguientes pasos : 1. Inspecciona los documentos para determinar si su archivo ha sido autorizado. 2. Determina cómo han de archivarse, bajo qué nombre o asunto y es necesario hacer
referencias. (Para hacer todo esto, tiene que leer los documentos). 3. Marca, haciendo una raya en lápiz rojo, el nombre o asunto que se considerará para su archivo e indica la referencia si la hay, haciendo una cruz al lado de la misma. 4. Clasifica u ordena la materia en orden alfabético según se marcaron los documentos 5. Busca en el tarjetero el número que corresponde al corresponsal o asunto, según el caso, y lo escribe en la esquina superior derecha de cada carta o documento. 6. Si no existe en el tarjetero el nombre de dicho individuo, firma, institución o asunto, y ha de considerársele como corresponsal activo, le asigna un número y hace la correspondente tarjeta para el tarjetero. (Si se va a considerar corresponsal inactivo se escribe la letra "M", que significa misceláneo). 7. Separa los documentos y cartas de corresponsales activos de aquellos que son inactivos. 8. Clasifica las cartas de l os corresponsales activos en orden numérico y las nuevas tarjetas en orden alfabético. 9. Archiva en las correspondientes gavetas del archivo principal numérico y el tarjetero estas cartas y tarjetas. 10. Archivo las cartas y documentos de los corresponsales inactivos en la gaveta destinada a las carpetas misceláneas, siguiendo el mismo procedimiento del sistema alfabético, 9. SISTEMA GEOGRAFICO DE ARCHIVO.
El sistema geográfico de archivo es la ordenación de correspondencia o documentos en la que se asigna mayor importancia a las divisiones geográficas, ya que se tienen en cuenta para la clasificación, paises, estados, departamentos, ciudades, puebles, calles, zonas, etc. En realidad es un archivo con base alfabética en el que se considera en primer lugar la posición geográfica (lugar donde reside el corresponsal;) y luego el nombre o asunto del documento. Cierto tipo de instituciones o empresas (por ejemplo el Ministerio del Interior en la supervisión de
las Delegaciones de Gobierno, o las firmas de venta de bienen raices), por la naturaleza de sus operaciones, encuentran ventajosa la aplicación de este sistema. 9.1 Disposiciones y función de las guias y carpeas. Guias. En primer lugar encontramos la guia de la unidad principal, que generalmente corresponde al nombre del pais.Esta guia ocupa la 1er, y la 2da. posiciones. Detrás tenemos las guias alfabéticas, que ocupan la 1ra. posición. Luego vienen las guias con los nombres de los departamentos del pais, que ocupan la 5ta. posición. Por último, las guias con los nombres de las capitales de los departamentos del pais, ocupan la 2da. posición. Carpetas. En el sistema geográfico exiten dos clases de carpetas : Las individuales y las misceláneas. Se preparan carpetas individuales siempre que un corresponsal sea suficientemente activo que lo justifique. Los titulos de las carpetas individuales llevan primero el nombre de la ciudad o pueblo y luego el nombre del corresponsal. En las carpetas misceláneas se archivan los documentos de corresponsales inactivos. En principio, hay tres clases de carpetas misceláneas : las alf abéticas, las departamentales y las de capitales de departamentos. Pero puede presentarse el caso que en una carpeta miscelánea, alfabética o departamental, se acumulen 5 papeles pertenecientes a una misma ciudad o pueblo. Entonces se debe abrir una carpeta miscelánea de dicha ciudad o pueblo. En este caso tendriamos cuatro classes de carpetas misceláneas : las alfabéticas, las departamentales, las de capitales o departamentos y las de ciudades o pueblos. 6.2 Orden de guias y carpetas en la gaveta de archivo . 1. Guia de la unidad principal. 2. Guia alfabética 3. Guia departamental 4. Guia de la capital de departamento 5. Carpeta individual 6. Carpeta miscelánea de la capital del departamento 7. Carpeta miscelánea departamental 8. Carpeta miscelánea alfabética.
Si se llegase a abrir una carpeta miscelánea de una ciudad o pueblo, éste debe ir después de la carpeta miscelánea de la capital de departamento y antes de la carpeta miscelánea departamental. 9.3 Tarjetero. En un archivo en el que se emplee el sistema geográfico debe usarse un tarjetero para el control y registro del contenido de la gaveta de archivo y para facilitar la búsqueda de papeles. Debe habilitarse una tarjeta por cada corresponsal y señalarse en la misma el lugar exacto en que se encuentran los documentos de dicho corresponsal. 10. SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO.
El sistema de archivo por asunto es la ordenación de documentos o correspondencia, que se hace teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos. Del texto de la carta o documento se determina el asunto bajo el cual se ha de archivar. Los nombres de individuos, instituciones o firmas comerciales se consideran en grado minimo. La dirección de una institución o la gerencia de una empresa, por ejemplo, suelen estar más interesadas en cuadros completos que en detalles aislados, por eso es que sus archivos debieran ordenarse por asuntos. Asi, un gerente de ventas de una ferreteria, necesitará información sobre las ventas generales, ventas de ciertos articulos determinados : herramientas de carpinteria, de plomeria, ventas devueltas, pronósticos de ventas, etc., y queria esa información con preferencia
a información sobre el Señor José Ramos o cualquier otro cliente. Por lo tanto los archivos del gerente de ventas estarán mejor ordenados de acuerdo con los asuntos, mientras que los de un departamento interesado en individuos determinados, el de créditos, por ejemplo, estarán mejor organizados de acuerdo con un sistema alfabético, numérico o geográfico. Como el archivo por asunto se hace de acuerdo con cierta descripción de un asunto, y no todas las personas describen un asunto de la misma forma, este sistema no es tan fácil como los otros, donde se usan nombres especificos o números como titulos de las guias y carpetas. En un archivo alfabético el nombre Ramos no se podrá confundir con González. Tampoco se confundirá, en un archivo numérico, el número 4467 con el 5666. Sin embargo, en un archivo por asunto, el material archivado bajo el titulo de máquinas a escribir también podria solicitarse bajo el titulo de máquinas de oficina. 10.1 Combinaciones. El sistema de archivo por asunto puede combinarse con arreglas alfabéticos y numéricos. Hay dos clases de arreglos alfabéticos : 1. Según el diccionario. en el cual no existe relación lógica entre los asuntos, sólo se sigue
el orden alfabético. Ejemplo: Automotores Aviación Bancos Central telefónica Dentistas 2. Enciclopédico, en el cual los asuntos se agrupan siguiendo un orden lógico y la secuencia alfabética. Ejemplo : Dentro del titulo o división principal de repuestos, se encuentran los subtitulos : Aeroplanos Automóviles Bicicletas Motores industriales Motores marinos 10.2 Arreglo de la gaveta de archivo. Archivo por asunto con arreglo alfabético. Cuando se usa un arreglo alfabético con el sistema de archivo por asunto, las guias y carpetas van dispuestas en la siguiente forma : 1. Guias alfabéticas, que van en primera posición. 2. Guia con los titulos de los asuntos, en segunda posición. 3. Guias especial, en quinta posición. Esta guia sirve para descargar cualquier asunto
importante o para subdividir algún tópico muy cargado. 4. Carpetas, con el titulo del asunto principal, o el de la división o subdivisión en cuarta posición. 5. Carpeta miscelánea alfabética, con pestaña en tercera posición. 10.3 Arreglo de la gaveta del archivo. Archivo por asunto con arreglo numérico decimal. Cuando es necesario hacer una agrupación permanente de material relacionado con divisiones y subdivisiones de cada asunto, se puede usar un arreglo decimal, basado en el principio de la clasificación decimal de Dewey. Según este principio los documentos se agrupan bajo 10 titulos muy amplios, numerados en secuencia de 100, desde el número 000 hasta el 999, inclusive. Cada una de las decisiones o titulos principales puede ser dividida en 9 o menos grupos. Por ejemplo: el grupo principal 200 puede dividirse en grupos numerados 210, 220, 230 etc. Cada uno de estos grupos pueden luego subdividirse a su vez en 9 o menos grupos. Por ejemplo : el grupo 240 puede subdividirse en 241, 242, 243, etc. Si todavia fuese necesaria una división más, cada uno de estos grupos puede dividirse en grupos a los cuales se les asigna un punto decimal después de la última cifra. Ejemplo : El grupo 241 puede dividirse en 241.1, 241.2, 241.3 etc.
NOTA : Este sistema de DEWEY es muy importante y muy utilizado. Melvill Dewey, bibliotecario americano organisó en 1875 un sistema de clasificación para bibliotecas. Dividió los conocimientos globales en 10 clases principales, más divididos en otras 10 y asi susesivamente, lo que lleva casa al infinito la posibilidad de subdivisiones. Basado en ese sistema, se organiza el esquema con los asuntos que existen en la empresa. La más dificil es la elaboración de las 10 clases iniciales, que deben cubrir todos los asuntos que se necesite. También en contabilidad computarizado se usa este sistema decimal de Dewey. Ejemplo de clasificación por asunto con arreglo numérico decimal. 000 General 100 Contabilidad 200 Administración 210 Presidente 220 Miembros 300 Créditos 310 Cuentas a cobrar 311 Capital 312 Interior 312.1 Región Occidental 312.2 Región Oriental 320 Deudores morosos 400 Embarques 500 Solicitudes 600 Publicaciones 610 Español 620 Guarani 700 Ventas 710 Al contado 711 Efectivo 712 Cheque 800 Reuniones
900 Sucursales 910 Capital 920 Interior. Ejemplo de aplicación de la técnica de Dewey en la contabilidad. 1 ACTIVO 1.01 Disponible 1.01.01 Caja 1.01.01.01 Efectivo en Guaranies 1.01.01.04 Cheques y giros en caja 1.01.01.60 Monedas extranjera - US $ 1.01.01.61 Monedas extranjera - Pesos 1.01.02 Bancos 1.01.02.01 Citibank - Cuena corriene 1.01.02.30 Citibank - Caja de ahorro 1.01.02.60 Citibank - Nueva York - US $ 1.02 Realizable 1.02.01 Clientes 1.02.01.01 Señor X 1.02.01.02 Señor Y 1.02.01.03 Señor Z 1.02.01.99 Clientes varios 1.02.02 Mercancias 1.02.02.10 Deposito general 1.02.02.10.01 Materiales de construcción 1.02.02.40 Almacen comercial 1.02.02.40.01 Azúcar 1.02.02.40.02 Harina 1.02.04 Estampillas
1.02.04.50 Estampillas fiscales 1.02.04.60 Estampillas correo 1.02.08 Deudores 1.02.08.02 Anticipios al personal 1.03 Fija 1.03.05 Maquinarias/ Herramientas 10.4 Arreglo de la gaveta de archivo. Archivo por asunto con arreglo numérico Dúplex. Al aplicar este arreglo numérico se debe asignar un número a cada asunto o titulo principal. A las divisiones se les asignan números precedidos por el número del asunto o titulo principal. Estos números asignados a las divisiones llevan entonces, en primer término el número del tópico principal y le sigue, separado por un guión, el número de la division. A las subdivisiones se les asigna una letra, que se añade a los números anteriores. Ejemplo de clasificación por asunto con arreglo numérico Dúplex. 1 General 2 Contabilidad 2-1 Contador 2-2 Auxiliares 3 Administración 3-1 Presidente 3-2 Miembros 3-3 Personal subalterno 4 Ventas 4-1 Propaganda 4-1a Revistas 4-1b Periódicos 4-1c Radiodifusión 4-2 Control 4-3 Clientes 4-3a Paraguay 4-3b Extranjero
4-3b1 Europa 4-3b2 América del Sur 5 Producción 5-1 Control 5-2 Estadisticas 5-2a Sección SBC 5-3 Ordenes 6 Exhibiciones 7 Embarques 8 Reclamaciones
11 ARCHIVO DE TARJETAS.
El uso de archivos verticales de tarjetas y de registros visibles se ha desarrollado grandemente en la acualidad. Instituciones oficiales, empresas comerciales y organizaciones de toda clase utilizan este tipo de archivo, con el objeto de registrar direcciones posales, indices, listas de personas o cosas e información de cualquier genero. 11.1 Archivo vertical de El tarjetero puede usarse en dos formas :
tarjeta
(
o
simplemente
tarjetero)
1. Como fuente auxiliar de información, v.g. cuando se usa junto con un sistema de archivo
de correspondencia. 2. Como una forma independiente de anotar y obtener información. En general, los tarjeteros se usan para anotar información que, de no usarse las tarjetas, se tendria que haber escrito en forma de una lista en un cuaderno libro. El uso de tarjetas facilita la localización de la información, ya que dicha información esté debidamente consignada en una tarjeta determinada, porque a cada asunto corresponde una tarjeta diferente. Además el sistema de tarjetas es flexible : la información se puede cambiar simplemente añadiendo o quitando tarjetas, sin que ello afecte el orden en que se encuentren las demás, lo que ocurriria si la información estuviera consignada en un libro o cuaderno, siguiendo un orden alfabético. Por estas razones los tarjeteros tienen hoy mucha aceptación. Son usados para control, inventarios, registros, listas, contabilidad, etc. Los tarjeteros, al igual que los archivos de correspondencia y documentos, pueden ser organizados con una base alfabética, geográfica, por asunto o numérica. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que cada nombre, cosa o asunto deberá anotarse en una tarjeta separada, de modo que ésta pueda ser archivada según la secuencia que establece el sistema adoptado. Para facilitar la localización y archivo de las tarjetas se usan guias, que pueden tener divisiones alfabéticas, cronológicas, numéricas, geográficas, etc. Se obtienen mejores resultados en el uso de tarjeteros si no se colocan más de 20 tarjetas detrás de cada guia. Si el número de tarjetas aumenta demasiado dentro de una guia, se puede subdividir la cantidad de tarjetas y colocarlas detrás de otra guia. Por ejemplo : se empieza un tarjetero y todas las tarjetas que empiezan con la letra "A" se colocan detrás de la guia "A" . Si al
cabo de cierto tiempo se observa que hay más de 20 tarjetas detrás de esta guia, se puede dividir el número de tarjetas desde la "A " hasta la "AL" y desde la "AM" hasta la AZ" . En este caso se debe poner una guia "AM" antes de las tarjetas que, de acuerdo con las reglas de archivo, sigan a esta guia. Asi pueden seguir dividiéndose las guias según se acumulen las tarjetas. El tamaño de la tarjeta que se use puede variar según la cantidad de información que se va a poner en la misma. Cuando se preparan tarjetas para archivarse verticalmente en tarjeteros, el titulo deberá ser escrito a máquina en la orilla superior de la tarjeta (preferiblemente en el segundo espacio). Toda información adicional importante deberá ponerse lo más cerca posible de la parte superior de la tarjeta, de modo que se pueda leer sin tener que sacarse la tarjeta del archivo. 12.2 Registros visibles. Tal como lo inica su nombre el registro visible es aquel tipo en el que las tarjetas están puestas de tal forma que una parte de las mismas está consantemente visible. Las tarjetas se ordena de modo que una cae sobre otra, de manera que la orilla inferior queda visible. Se puede ver el resto del contenido de la tarjeta alzndo la que queda superpuesta. En este tipo de archivo las tarjetas se insertan generalmente en bolsillos o en compartimientos especiales. Los registros visibles pueden ser de dos tipos : 1. del tipo anotación, donde la afirmación se escribe continuamente en la tarjeta. 2. del tipo indice, en el cual no se escribe nada más después que se haya registrado o
anotado cierta información. Se usa el de tipo indice solamente para propósito de referencia. Los equipos de registros visibles, que se construyen tanto en forma de gabinetes como de libros o bandejas, se pueden obtener en dos estilos : protegidos o sin protección, ya sea para ser usados como registros de anotación o de indice. El llamado equipo protegido es aquel en el que cada tarjeta de registros se coloca en un sostenedor o compartimiento especial que tiene una cubierta de plástico transparente en la orilla del indice. Se use indistintamente para referencia o para anotación, pero el tipo de anotación se coloca generalmente en equipo sin protección, para eliminar la molestia que ocasiona quitar la tarjeta de su sitio original y luego volverla a poner en dicho sitio, cada vez que haya que añadir alguna nueva información. Al preparar tarjetas para ser archivadas en registros visibles debe ponerse la información lo más cerca posible de la parte inferior de la tarjeta. Hay varios tipos de de registros visibles construidos por firmas comerciales conocidas. Entre los de mayor difusión está el equipo llamado "Kardex", fabricado por la "Remington Rand". Este equipo ya se ha empezado a usar con éxito dentro de nuestra administración pública, en especial para el control de registro de existencia en depósitos, inventarios, entrada y salida de materiales, contabilidad en general, etc. 11.3 Archivo de catalogos y revistas, planos y dibujos. No solamente papeles, documentos, correpondencia y tarjetas pueden ser archivados en una oficina. De hecho se da el caso de fábricas que hacen propaganda a sus productos por medio de catálogos, de empr esas que editan revistas informativas y de instituciones oficiales, como el Ministerio de Obras Públicas y Comunicaciones que maneja una enormidad de planos, mapas y dibujos. Todo este material, catálogos, revistas, mapas, planos, etc., también tiene que ser archivado. Para el efecto se han ideado los equipos y sistemas que veremos a continuación. 11.4 Archivo de catalogos. Dentro de la idea general de catálogos caben también las listas de productos, prospectos en general, o cualquier impreso en el que se encuentre una lista ordenada de articulos. Tenemos asi, listas de publicaciones de casas editoras, catálogos de fabricantes de maquinarias, catálogos de articulos ofrecidos en remate por tal o cual Ministerio etc. A veces resulta dificil archivar catálogos debido a la gran variedad en el tamaño de los mismos. Sin embargo, se ha llegado a la conclusión de que el equipo de archivo más adecuado para el efecto es el llamado vertical, usado para la correspondencia. Si los catálogos son del tamaño corriente caben perfectamente en las gavetas del tamaño carta. Para catálogos de mayor tamaño se pueden usar las gavetas del tamaño oficio. Un archivo vertical para catálogos eliminaria la necesidad de otros equipos inadecuados de
archivo, tales como tablillas, armarios, etc., que además de hacer dificil el arreglo, ofrecen muy poca protección contra la suciedad, la humedad, el polvo, el fuego o el robo. 11.5 Sistemas. Al igual que en un archivo de documentos y correspondencia, el sistema a usarse dependerá de la naturaleza de la organización u oficina. Asi se podrán archivar catálogos en orden alfabético o en orden numérico. 11.6 Sistema alfabético. En este sistema los catálogos se archivan siguiende un orden alfabético y teniendo en cuenta el nombre de la institución, razón social o individio que los publica. Las guias alfabéticas del sistema Variadex pueden usarse. No se necesitan carpetas. Ejemplo : un catálogo de la "Fabrica de incubadoras Pio-Pio" se debe archivar de la guia "F ". Se recomienda la aplicación de este sistema cuando el material que debe archivarse es poco numeroso. 11.7 Sistema numérico. Cuando el material a archivarse es numeroso, de manera que el encargado de archivo no pueda conocer de buenas a primera el total y exacto contenido de las gavetas, se recomienda la aplicación del sistema numérico. En este sistema, a cada institución, razón social o individuo que publica el catálogo se le asigna un número, y el mismo número se escribe en la esquina superior derecha de la portada del catálogo correspondiente. Asi, todos los catálogos publicados por una misma institución, razón social, o individuo, se archivarán juntos. Guias fuertes con pestañas de metal y con los números deberán usarse para facilitar la búsqueda y mantener ordenados los catálogos. 11.8 Tarjetero. Con todo sistema numérico debe usarse siempre un tarjetero auxiliar. En los tarjeteros las tarjetas podrán ordenarse : 1. De acuerdo con el nombre de la institución, firma o persona que publica el catálogo. 2. De acuerdo con los nombres de los articulos que se anuncian.
En las tarjetas, además de los nombres y el número, se pueden hacer anotaciones de interés. Si la tarjeta se hace teniendo en cuenta el nombre de una firma vendedora, por ejemplo, se debe mencionar la dirección postal de dicha firma, los articulos que vende y el número que se le haya asignado. Si la tarneta se hace considerando un articulo determinado deben anotarse los nombres de las casas vendedoras, dirección postal y los números asignados a los mismos. Asi la referencia será completa. 11.9 Recortes de periodicos y revistas. Los recortes de periodicos y de revistas pueden montarse fácilmente en hojas de papel de tamaño carta. En el margen superior izquierde de la hoja se escribirá el nombre de la persona, institución, razón social o asunto de que trata el recorte, y éste puede archivarse como cualquier otro documento. Se recomienda el uso de carpetas para archivar en un mismo sitio los recortes sobre un mismo asunto o sobre una misma persona o institución. El objeto de este tipo de documentación es reunir información, o complementaria, de manera que resulta útil, y disponerla en forma tal que sea fácil su l ocalización posterior. 11.10 Archivo de planos, mapas y dibujos . Los planos, mapas, dibujos, hojas grandes de cartulina, láminas etc. presentan problemas al archivo : el tamaño y la imposibilidad de doblez de los mismos para ser guardados. Cuando no son muy grandes pueden archivarse en el mueble vertical de archivo sin que se estropeen, pero cuando lo son se presenta el inconveniente de que no se encuentran muebles apropiados para su archivo. Actualmente las casas fabricantes de equipos de oficina y archivo construyen muebles especiales para acomodar planos y dibujos de diferentes tamaños. Uno de los más novedosos consiste en un tubo cilindrico, de cartón o metálico, en el cual cabe perfectamente un plano o un mapa enrollado. A este cilindro se le debe poner luego un rótulo con las indicaciones necesarias para ser posteriormente localizado. Cualquier sistema de archivo, ya sea alfabético, numérico geográfico o por asunto, puede usarse
al archivar planos, mapas y láminas, pero el que más se recomienda es el sistema numérico. Al aplicar el sistema numérico se debe asignar un número a la institución, persona o razón social, y todos los documentos que correspondan (planos, mapas, dibujos, láminas, etc.) se archivarán con ese número. Demás está decir que se necesita un tarjetero auxiliar para controlar las gavetas donde se encuentran los planos, láminas o mapas. 12 MATERIA PENDIENTE.
En casi toda oficina hay materia, a la que no se le da la atención que recibe corrientemente la correspondencia. Son aquellos papeles, documentos, impresiones, etc., que permanecen dias o semanas en el escritorio pendientes de alguna acción o proceso antes de ordenarle en su archivo. Se debe establecer un sistema adecuado para archivar esta materia pendiente a la que nos tenemos que referir en cierta fecha futuro. Esta fecha puede ser fija o no. Por eso los papeles deben guardarse en gavetas de escritorios o armarios, debidamente archivados. Se recomienda un archivo ordenado estrictamente por fechas, cuando se puede determinar de antemano la fecha en que dichos documentos se van a necesitar, como en el caso del vencimiento de pólizas de seguro, o de pagarés que deben ser cumplidos en su debido tiempo, etc. Las guias deben estar ordenadas por meses y por dias. En esta forma los documentos ll aman la atención, por si solos, el dia que debe dárseles consideración. Antes de ser enviada a los archivos, la materia deberá estar marcada en la esquina inferior derecha con la palabra : "Pendiente", seguida de la fecha de vencimiento. Los distintas formas de controlar la materia pendiente son: 1. Con un archivo de tarjetas por meses y dias. Consiste este archivo en un juego de guias
con los 12 meses del año y un juego de guias con los 31 dias del mes. Estos juegos de guias van en un tarjetero. Los documentos se archivan en el correspondiente archivo, de acuerdo con el sistema adoptado, alfabético, numérico, geográfico, etc. La tarjeta que se prepara, se archiva en el tarjetero, de acuerdo con la fecha de vencimiento. El tarjetero se dedicará evidentemente, con exclusividad a materia pendiente. Cada mañana, el encargado de archivo debe buscar detrás de la guia correspondiente a dicho dia y fijarse en la materia pendiente que debe atenderse ese dia. 2. Con hojas de materia pendiente . Consiste en un juego con los 12 meses del año y un juego de guias con los 31 dias del mes, pero no ya del tamaño de una tarjeta, como en el caso anterior, sino del tamaño de una carpeta de archivo. Este juego de guias debe colocarse en la gaveta activa, detras de la guia "P" , si el titulo usado es la palabra "Pendiente". Se llena una tarjeta sustituta y se archiva detrás de las guias de acuerdo con el dia y mes que le corresponde. Los documentos se archivan en el archivo activo dentro de la carpeta correspondiente. 13. SISTEMA DE CARGO.
Con frecuencia departamentos u oficinas, dentro de una misma institutción, necesitan referirse a documentos ya archivados. Para darle atención a los mismos, deben pedirlos a la persona encargada del archivo. Para evitar la pérdida de papeles que salen de los archivos se establecen los sistemas de cargo, con los cuales es posible establecer un control sobre dichos papeles. En todo sistema de cargo hay 3 pasos a seguir : 1. Manejo de las solicitudes de documentos archivados. 2. Cargo del documento o papel contra la persona o personas que le soliciten. 3. Control del documento o papel hasta su devolución a los archivos.
13.1 Manejo de las solicitudes de documentos archivados. Todo solicitud de documentos guardados en un archivo deberá ser hecha por escrito. Es la única manera de que haya una constancia de que se retiró tal o cual documento. Para ello nada mejor que una tarjeta de
solicitud. Esta tarjeta de solicitud pude ser impresa o hecha a máquina, y debe contener los siguientes datos :
Nombre o asunto del documento. Fecha del documento. Nombre y firma del solicitante. Fecha en que se solicita. Fecha en que se pedirá que el documento se devuelva a los archivos.
Esta tarjeta se usa no solamente para solicitar la materia archivada, sino también es el recibo que queda en poder del encargado de archivo, quien, de esta manera, posee una constancia de que prestó los documentos a cierta persona determinada de la institución. Las tarjetas de solicitud se deben archivar por sus fechas de vencimiento en un tarjetero simple. Asi se hará fácil requerir a su debido tiempo la devolución de la materia a los archivos. 13.2 Cargo del documento contra la persona que lo socilite. Cuando el documento solicitado se saca de los archivos y se entrega al que lo solicita, se debe hacer una anotación en el sitio exacto de donde sacó dicho documento. Esta anotación indicará, al encargado de archivo, quien tiene el documento. Hay dos formas de hacer dicha anotación : 1. Por medio de guias de salida. 2. Por medio de carpetas de salida.
Las Guias de salida están hechas del mismo cartón grueso que se usa en las guias corrientes de archivo. Se pueden obener en dos tipo : 1. Guias de salida con tarjeta de solicitud. Esta es una guia con un bolsillo en la parte
superior delantera donde se coloca la tarjeta de solicitud. La guia se archiva en el sitio donde deberian estar archivados los documentos solicitados. Esta guia tiene en su pestaña el titulo : "Salida" o "Fuera" . 2. Guias de salida acumulativa. Es una guia que no tiene bolsillo para guardar la tarjeta. Como su nombre "acumulativa" lo indica, ofrece una historia completa de como se ha usado la documentación y quien la ha usado. Hay en ella espacio para escribir a través del archo de la guia, el nombre o asunto del documento solicitado, a quien se le entregó, la fecha del documento, la fecha de salida, etc. Cuando se usa una guia de salida acumulativa, se necesita un tarjetero para guardar las tarjetas de solicitud. Carpetas de salida. Sólo hay una clase de carpetas de salida. La carpeta, en este caso, es rayada y acumultavia. Se usa cuando se ha solicitado toda la carpeta de una institución, persona o asunto. En el rayado se pone toda la información, al igual que en la guia de salida acumulativa. La carpeta debe dejarse en el mismo sitio donde deberia estar archivada la carpeta prestada. El propósito de esta carpeta es guardar en ella cualquier material que pueda llegar a los archivos mientras la otra carpeta, la original, está fuera. 13.3 Control del documentos hasta su devolución al archivo. La clase del trabajo de la instutición o de la empresa y la naturaleza del documento prestado, determinarán cuanto tiempo puede permanecer éste fuera de los archivos. Todo material o documento muy confidencial o de v alor deberá devolverse al archivo antes de finanlizar la jornada de trabajo. Otros documentos, menos importantes, podrán retenerse fuera de los archivos por el tiempo que se determine como periodo de préstamo de papeles. Una cosa hay que tener en cuenta: mientras más tiempo estén los documentos fuera del archivo, más dificiles serán de localizar. El seguir y controlar sistemáticamente los papeles reducirá grandemente la posibilidad de que se pierdan. Si la institución o empresa es pequeña, resulte muy sencillo para el encargado de archivo y verificar las fechas de vencimiento del material solicitado y ubicar el lugar donde se encuentra el mismo, y que puede obtener diche información de las guias de salida o carpetas de salida que
se encuentran en las gavetas de archivo. Pero cuando la institución es grande y tiene mucho movimiento de papeles, habria que verificar la información en demasiadas gavetas, lo que ocasionaria pérdida de tiempo. Para evitar ese inconveniente se simplifica el procedimiento de seguir y controlar los documentos solicitados por medio de una pequeña gaveta de archivo. Bajo este sistema, cuando se saca material de los archivos y se hace el cargo correspondiente insertando una tarjeta de solicitud en el bolsillo de una guia de salida, se debe hacer una copia de la tarjeta de solicitud y poner dicha copia en el tarjetero de que hablamos más arriba. La copia se pone detrás de la fecha en la cual se debe devolver a los archivos el documento solicitado. Sea cual fuere el sistema que se use para seguir la correspondencia o documentos fuera del archivo, el encargado deberá mirar este tarjetero todos los dias para interiorarse del vencimiento de ciertos documentos y notificar a quien los prestó de que ya llegó la hora de devolverlos. Si la persona que los tomó prestados necesitará todavia dichos documentos, entonces se le puede extender la fecha de vencimiento en las misma tarjeta de solicitud. Cuando deje de necesitar los documentos, los mismos deben ser devueltos a los archivos y se cancelará el cargo que se habia heco. 13.4 Transferencia de documentos de una persona o departamento a otra persona o departamento. A veces, especialmente en instituciones grandes, se solicitan documentos de los archivos que luego serán referidos a la atención de otras personas o departamento. En estos casos se puede usar el siguiente método : La persona que originalmente solicitó los documentos del archivo, los envia a la persona o departamento que los está necesitando y llena una hoja de traspaso. Esta hoja de traspase se envia al encargado del archivo para que cese la responsabilidad de la persona que hizo el primer préstamo. En el archivo se cargarán los documentos a la persona o departamento que se menciona en la hoja de traspaso. 14. SISTEMAS DE TRANSFERENCIA
A toda institución o empresa se le presenta el problema de decidir en un momento dado cuales documentos conservan y donde guardarlos. Para llegar a una solución, hay que considerar 3 factores: 1. Si los documentos serán usados 2. En caso de ser usados, con que frecuencia 3. Por cuanto tiempo.
Seria imposible tener todos los documentos en los mismos archivos todos los años. Esto equivaldria a tener que usar mucho espacio, muchos gabinetes de archivo y significaria gran pérdida de tiempo. Para evitar esto, se ha determinado el uso de sistemas de transferencias de documentos al terminarse un periodo determinado de archivo. Es de vital importancia establecer un sistema para el traspaso de documentos ya inactivos, esto es, un sistema que separa la correspondencia, documentos y papeles nuevos y recientes de los viejos que van pedido parte o toda su importancia. Asi se economiza trabajo, espacio y equipo y siempre se conservan los documentos debidamente archivados para referencia futura. Como es natural cada institución deberá establecer una norma a seguir en lo que respecta al tiempo que deberán los documentos permanecer guardados en los archivos, para establecer la naturaleza del trabajo, la clase de papeles o documentos, la información que dichos documentos ofrecen, y lo que establece la ley al respecto. Un análisis cabal de los factores antes mencionados revela, por lo general, las siguientes categorias : 1. Papeles o documentos vitales. En esta categoria caben aquellos documentos
esenciales, necesarios para la misma existencia de la institución o empresa, los cuales, si fuesen destruidos acarrearia una serie de inconvenientes de carácter grave, ya que su reemplazo seria dificilisimo o tal vez imposible. Los documentos de esta categoria jamás deberán ser transferidos.
2. Papeles o documentos importantes. En esta categoria caben papeles o documentos que
facilitan el trabajo de la institución o empresa y que pueden ser reeplazados, pero que ello habria que gastar bastante dinero y se perderia bastante tiempo en reemplazarlos. Estos documentos pueden ser transferidos si son inactivos y deben ser puestos en gabinetes que los conservan en buen estado. 3. Papeles o documentos útiles. Estos son documentos útiles por el momento y que pueden reeplazarse con poco gasto. A menudo se destruyen luego de 3 o 4 años. 4. Documentos o papeles no esenciales. Estos son papeles o documentos que pueden ser destruidos después de un corto periodo de tiempo. 15. SISTEMAS PARA EL TRASPASO DE DOCUMENTOS INACTIVOS.
Existen varios sistemas o planes para el traspaso de documentos inactivos. El sistema que se escoja dependerá de la naturaleza de los documentos y la frecuencia con que habrá o no que referirse a los mismos, del espacio que haya disponible y del sistema de archivo que se emplee. Hay dos métodos generales : uno es perpétuo y otro se observa periódicamente. Para facilitar el encontrar los documentos cuando sean necesarios, el arreglo o el orden de las carpetas dentro del equipo al que se transfieren, deberá ser el mismo que se usaba en los archivos corrientes de donde fueron extraidos. El primer método es conocido con el nombre de traspaso por periódos fijos, y debe llevarse a cabo una o dos veces por año. Este traspaso puede hacerce en tres formas distintas, a saber : 1. Plan de un periódo. Bajo este plan todos los documentos de las gavetas activas se pasa
a las gavetas inactivas al final de un periodo determinado, por ejemplo : considerando el año fiscal 1998 como un periodo. Todos los documentos de ese año con sus carpetas y guias se pasan al finalizar el año, a las gavetas inactivas y se organizan nuevas gavetas para los documentos del año fiscal 1990. La única desventaja de este plan es que, a veces, se pasa a las gavetas inactivas material aún activo. Esas gavetas, por falta de espacio es la oficina de archivo, suelen estar en cuartos distantes de los archvios activos y resulta incómodo entonces referirse a la materia. 2. Plan de dos periodos. Con este plan puede tener archivos de cuatro o cinco gavetas. En los de cuatro gavetas, se archivan de las dos de arribea los documentos activos. Cada seis meses o cada año los documentos de las dos gavetas de arriba se pasan a los dos gavetas de abajo, donde se convierten en documentos semiactivos. Alli permanecen otros seis meses o un año finalmente se los pasa a las gavetas totalmente inactivas. En los archivos de cinco gavetas, se archiva el material activa en la segunda, tercera y cuarta gavetas. Cada seis meses o cada año los documentos de esas gavetas pasan a la primera y la quinta, donde se convierten en documentos semiactivos. Alli permanecen otros seis meses o un año y finalmente se pasan a las gavetas totalmente inactivas. 3. Plan o periodo máximo y minimo. Con este plan se fijan periodos máximos y minimos como un año y 18 meses. Cuendo llega el periodo de hacer el traspaso, todos los documentos con fecha dentro de los seis primeros meses del periodo máximo de 18 meses se pasan a las gavetas inactivas. Todo documento con fecha dentro del año, o sea el periodo minimo, permanece en las gavetas activas, las que quedan en esa forma preparadas para recibir los documentos de los próximos seis meses, o sea hasta completar nuevamente el periodo máximo de 18 meses. El otro sitema para el traspaso de documentos inactivos es el traspaso perpétuo. Con este sistema los documentos se traspasan a las gavetas inactivas a intervalos irregulares. Se lleva a cabo cuando los documentos asi lo requieren. Este sistema se usa en asuntos o casos cerrados, terminados. Dicho sistema debe usarse cuando los documentos forman una unidad completa. 16. MICROFILMACION.
La microfilmación es una moderna tecnica de archivo. Reproduce los documentos, reduciendose de tal forma que, en un rollo de 30 metros de pelicula pueden ser guardados hasta 10.000 documentos. Ventajas de la microfilmación :
Reducción de espacio Preservación de los documentos contra los efectos del tiempo, incendios, etc. Rapidez de la información
El microfilm esta siendo usado en la industria, en el comercio, en la administración pública y privada, en las universidades, en las bibliotecas, hospitales etc. 17. ARCHIVOS ELECTRONICOS.
En la actualidad, la mayor parte de las empresas imporantes de cualquier sector utilizan el almacenamiento electronico de datos para conformar sus archivos. Estos contienen la información referente a la actividad de la empresa. A esos archivos se puede acceder directamente en el lugar en el que se encuentra el control de cálculo, o bien a través de terminales que pueden estar alejados geograficamente del centro. En el proceso de expedición de un billete de avión no conocemos donde se encuentra el centro de control de billetes; no obstante desde cualquier terminal el operador puede reservar un billete y actualizar el fichero que contiene la información sobre los diferentes vuelos. Este es un ejemplo de fichero público, que puede ser modificado por cualquier usuario sin que nadie se lo impida. Podria definirse el fichero público como todo el archivo al que puede acceder el usuario para leerlo y modificarlo cuando sea necesario. El único impedimente para acceder a este tipo de fichero es la clave indicativa que se le asigna a cada usuario, pero cualquier persona que la conozca puede manipular este tipo de ficheros. Exiten también informaciones referentes a actividades que por diversos motivos no es aconsejable que sean conocidas, bien por los usuarios de los terminales o bien por algunas personas del centro informatico de la empresa. Esas informaciones están también almacenadas en ficheros, aunque en unos ficheros especiales a los que se cataloga como privados. Estos ficheros se protegen contra posibles accesos no autorizados. Una forma de protección es utilizar las llamadas claves ensambladas que actúan como un sistema de alarma ; forman parte del hardware del equipo y hay que conocerlas para poder desactivarlas. Por último, pueden existir ficheros en los cuales hay informaciones de los dos tipos : públicas y privadas. Este tipo de ficheros son los compartidos. Un ejemplo de estos pueden ser los de una entidad bancaria. Cuando el cuentacorrentista desea conocer un saldo o sacar dinero el operador del terminal teclea su clave y actúa sobre el archivo que contiene las cuentas corrientes. Sin embargo, desde ese terminal tambien se pueden obtener otras informaciones confidenciales sobre la actividad bancaria del cliente, que sólo competen por ejemplo, al director. En un paquete de discos pueden existir almacenados varios archivos o varias secciones de un archivo. Para poder identificarlo completamente se usa lo que se llama un directorio de archivo. El directorio contiene el nombre que se le asigna al archivo, la posición del archivo o de su sección en el disco ; la fecha de grabación o actualización y también la fecha en que caduca la información almacenada. El directorio se crea cuando se va a grabar la información en el disco. Es el sistema operativo del ordenador el que realmente controla el directorio grabandolo y manteniendolo. Cuando el usuario quiere saber de que archivos está compuesto un paquete de discos, tiene que acceder al directorio con la ayuda del sistema operativo del ordenador. De lo dicho se deduce inmediatamente que si se modifica un archivo, es decir se actualiza, esa modificación debe aparecer en el directorio del archivo y es el sistema operativo el encargado de reflejarlo. Cuando un paquete de discos contiene varios archivos, cada uno de estos tiene una entrada en el directorio que le es asignada por el sistema operativo cuando se graba. Si el usuario quiere saber si puede disponer de un determinado archivo para procesarlo, tiene que acceder al directorio, con el objeto de cerciorarse de su disponibilidad. En todos los sistemas existen una rutina de utilidad que permite a cualquier programador imprimir el directorio y estudiar la configuración del paquete de discos. Para ayudar el programador a localizar el sector que contiene un registro determinado se pueden crear directorios dentro del mismo archivo de datos. El directorio contiene la clave de registro, la dirección, y es en realidad un archivo de referencia creado por el sistema operativo o por el mismo operador. A este tipo de directorio se le conoce con el nombre de directorio de indice de claves.
Hay distintas clases de archivos electrónicos: El archivo maestro es aquel que contiene una información básica que cambia muy poco. Por ejemplo, un archivo que contiene los datos de los empleados de una empresa es un archivo maestro. En general, sólo se modifica ocasionalmente para dar altas, bajas, cambios de categoria, etc. El archivo de transacciones es aquello que contienen datos que sirven para procesos de cálculos o de actualización de los archivos maestros. Un archivo con las horas trabajadas en una semana por los empleados seria un archivo de transacciones. En general se hace copias de seguridad de archivos, porque si se grabará una determinada información en un sólo medio de archivo, podria ocurrir que, debido a cualquier fallo del sistema de proceso, se borrará parte de la grabación, con la consiguiente perdida de información. Para evitar esto normalmente se hacen dos grabaciones de un mismo archivo. Una de ellas se utiliza para ser procesada y la otra se guarda con fines de seguridad. Esta ultima, llamada copia de seguridas, se graba en cinta magnética, tanto si la grabación original se hizo en cinta como si se hizo en disco, ya que la cinta es mucho más barata que el disco.
