SISTEM PENGOLAH DATA ELEKTRONIK (ELEKCTRONIC DATA PROCESSING)
Pemrosesan data elektronik (Inggris: electronic data processing disingkat EDP) adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh,pemrosesan contoh,pemrosesan data elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll. Selain itu, Pengertian Electronic Data Processing ( EDP ) secara umum adalah penggunaan metode automatis dalam pengolahan data komersil. Biasanya penggunaan edp ini relatif simple, aktivitas yg berulang untuk memproses informasi dalam jumlah yg besar. Misalnya : update stok barang untuk dimasukkan ke dalam inventaris, inventaris , transaksi banking untuk dimasukkan ke dalam account dan master file pelanggan, booking dan pemesanan tiket ke system reservasi maskapai penerbangan, dll. Karakteristik sistem EDP adalah konsistensi pengolahan dan ketergantungan terhadap bukti pendukung elektronik (yang rentan manipulasi), sehingga audit EDP concern pada pada kelayakan pengendalian sistemnya (control) SISTEM INPUT 1. SISTEM INPUT BERBASIS KERTAS Yaitu input kedalam sistem akuntansi dibagian sistem akuntanis didasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Persiapan dan pengisian dokumen sumber
Dokumen seperti order penjualan disiapakan secara manual Dokumen sumebr yang telah diisi lengkap l engkap dikirim ke departemen pengolahan data untuk dimasukkan kedalam sistem komputer Pengriman dokumen sumber ke bagian pengolahan kata
Batch kontrol total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian data atas transfer data antara antar a departemen pengguna dengan departemen pengolahan data Data transfer log 1. Data Entry : setelah dokumen sumber seperti faktur diterima oleh departemen pengolahan data, dokumen dokumen itu secara manual diketikkan menggunakan PC dan disimpan dalam disk 2. File input di check oleh Key Verification : suatu prosedur pengendalian berguna untuk mendeteksi mendeteksi kesalahan pengetikan 3. Key verification : seorang memandingkan dokumen sumber dengan file data tercetak 4. Program data editing : semua data dipastikan benar-benar di edit guna menjamin valditas nilai data.
Teknik Program Editing Data
Teknik program editing yang diterpakan untuk setiap struktur data : carakter, fields, records dan files.
Tabel Lookup Digunakan untuk mengedit kewajaran dengan membuat file tabel yang berisikan nilai yang legal untuk setiap field dalam tabel Limit test Audit Operasi Berkesinambungan Data yang lolos limt test, baik dengan cara menahan m enahan sebagian data sambil menunggu audit atas kebenaran data tersebut atau dengan den gan cara mengelompokkan data untuk dapat di audit setelah proses pengolahan selesai Check Digit Digit ekstra yang ditambahkan pada suatu kode, misal penambahan bit piranty kedalam sebuah byte. Biasanya dihitung dengan menggunakan rumus matematika serta sering digunakan karena tingginya reliabilitas prosedurnya. Valid code Check Variasi dari tabel lookup jika file tabel tersebut memuat kode valid valid
2. SISTEM INPUT TANPA KERTAS Merupakan transaksi yang direkam langsung kedalam jaringan komputer dan kebutuhan untuk pengetikan dokumen sumber dieliminasi
Permasalahan yang timbul adalah hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit 1. Dokumen sumber 2. Perbaikan 3. Data entry Hilangnya pengendalian internal dapat dikompensasi dengan menggunakan log transaksi atau register transaksi. Dilakukan dengan merekam semua input kedalam file khusus yang secara otomatis membuat tanda (tag ) untuk mengidentifikasi transaksi Penandaan (tagging ) Adalah informasi yang terkai dengan audit ditambahkan kedalam data transaksi semula Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi Manusia Contoh sistem input tanpa kertas
Sistem entri data manual online Pengguna secara manual mengetikkan transaksi kedalam sistem komputer
Sistem identifikasi secara otomatis Barang dagangan dan item lain diberi kode dan dapat dibaca oleh mesin
Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia diproses melalui 2 fase 1. Entri data dan ending data 2. Pengiriman data ke sistem aplikasi host Transaksi mungkin saja dimasukkan kedalam salah satu komputer dan kemudian ditransfer ke komputer lain untuk diproses Sistem Tanpa Kertas Tidak Memerlukan Intervensi manusia 1. Networked Veding Machine (NVM ), contohnya contohnya : ATM 2. Electric Data Interchange (EDI ) Contohnya : penerimaan order pembelian dan order penjualan diterima dapat ditangani tanpa intervensi manusia SISTEM PEMROSESAN 1. . SISTEM PEMROSESAN BERBASIS KERTAS
Secara virtual, semua sistem berbasis – kertas dalam pengolahan pemrosesan transaksi biasanya berorientasi Batch. Kelemahan utama dari sistem pengolahan batch adalah file dan lapiran tidak up to date Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan meperbarui file yang diakses secara berurutan atau secara acak Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Berurutan
contoh flowchart sistem pemrosesan file berurutan :
Tahapan-tahapan : 1) Mempersapakan file transaksi : melakukan editing data dan valdasi. Kemudian record didalam file transaksi di urutkan sesuai dengan urutans dalam master file 2) Memperbarui master File : record dalam file transaksi dan master file dibaca satu per satu dan dituliskan kedalam suatu file master baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.
3) Memperbarui buku besar Setiap organisasi harus memilki sistem sist em akuntansi buku besar. Data harus dikumpulkan, dicatat, dikelompokkan, dan dimasukkan kedalam catatan yang sesuai untuk memudahkan pembuatan laporan keuangan. Sistem buku besar merupakan batu penjuru dari sitem akuntansi Contoh gambar master file soon-father – grandfather grandfather
2 aspek utama pada operasi sistem buku besar yang terkomputerisasi
Pemrosesan langsung program buku besar : biasanya dijalankan satu kali sebulan Pemrosesan pada sistem aplikasi komputer yang lian untuk menyediakan input bagi sistem buku basar
4) Membuat laporan buku besar.
Line coding - Pembuatan laporan memerlukan kaitan antar rekening r ekening buku besar dengan laporan yang akan ditamplkan - Langkah prosedural yang dilaksanakan dengan mebuat tabel lookup antar file buku besar yang diperbarui dengan membuat tabel lookup anatara file buku besar yang diperbarui dengan file tabel ilne coding.
Pemrosesan batch dengan Memperbarui Memperbarui File Akses-Acak Akses-Acak Tahapan-tahapan : 1. Sebuah record dalam file transaksi dibaca 2. Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak record yang terkait dalam master file.
3. record dalam master file diperbarui dalam meori kemudia ditulis ulang dalam file data. lustrasi pemrosesan Batch dengan meperbarui file acak
aplikasi faktur baru : menyimpan file piutang dagang pemrosesan bukti penerimaan kas : pembayaran pelanggan diterima dalam suatu kotak pos khusus guna memisahkan penerimaan cek dari surat-surat berharga dan meminimalkan jumlah karyawan yang menangani cek tersebut.
Gambar Aplikasi Penerimaan Penerimaan kas :
Sistem balancing ( harian )
Pemrosesan bukti pembayaran ( harian )
2. SISTEMPEMROSESAN SISTEMPEMROSESAN TANPA KERTAS
Pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan tanpa kertas Pada dasarnya sama dengan pemrosesan batch dalam sistem pemrosesan dengan kertas, perbedaannya ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya dan buku besar diperbarui secara otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodik. Pemrosesan Real-Time sistem pemrosesan tanpa kertas Manfaat utamanya adalah memungkinkan pemrosesan dilakukan secara real-time . sistem real time online (OLRS) memproses transaksi langung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak diakumulasikan secra kelompok, tetapi pada saat mereka
diinputkan, transaksi langsung digunakan untuk memperbarui master file dengan menggunakan pembaruan file akses-acak.
Tipe pemrosesan pada OLRS 1) Pada siste respon atau inquiry Tidak menginput data pemrosesan, hanya meminta informasi . sistem ini didesain untuk memberikan respon yang cepat kepada pengguna untuk menyediakan informasi Contohnya : pada saat karyawan bank mengecek apakah saldo rekening seorang pelanggan cukup untuk membayar cek yang akan dicairkan. 2) Pengguna sistem entri data Berinteraksi aktif dengan sistem input. Data disimpan oleh OLRS tetapi diproses secara periodik, sekelompok demi sekelompok Contoh : sebuah toko bisa saja merekam transaksi penjualan real-time sepanjang hari kemudian seluruh transaksi sepanjang hari itu diproses pada malam hari. 3) Pengguna sistem pemrosesan file Aktif berinterkasi dengan data input Contoh : sebuah toko eceran merekam dan memproses transaksi penjualan secara langsung, merekam tagihankedalam rekening peanggan bersamaan saat penjualan terjadi. Sekalipun demikian transaksi belum selesai sebelum pelanggan dikirimi ttagihan pada akhir bulan. bulan. 4) Sistem pemrosesan penuh atau transaksi Pengguna aktif berinterksi dengan input Perbedaan sistem ini dengan pemrosesan file adalah sistem ini satu tahap lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi pada transaksi diinputkan kedalam sistem. Tingkat ekonomis OLRS
Kelebihan sistem OLRS dibandingkan sistem Batch Pada sistem pemrosesan transaksi secara sec ara langsung dan respon yang cepat terhadap inquiry Kekurangan OLRS dibandingkan sistem Batch - Biaya penerapan tinggi dan operasi sistem cukup rumit - OLRS lebih sensitif terhadap kesalahan perangkat keras atau lunak - Rentan terhadap kesalahan pemrosesan sebagaia akibat adanya kesalahan sistem operasi
3. SISTEM PENJUALAN REAL-TIME Menggunakan teknologi informasi kotemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem
a. Komponen sistem Penjualan Real – Time Time
Sistem pos ( Point of Sales ) Sistem mengumpulkan data penjualan eceran dengan data dikumpulkan pada titik penjualan tersebut selesai Gambar Sistem POS real-time
Teknologi Bar Coding Identifikasi input penjualan secara otomatis adalah suatu hal yang esensial bagi sistem real-time. Oleh karena itu, barcode dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanner Sistem Pemesanan EDI Pertukaran dokumen bisnis langsung dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi. b. Pemrosesan Tarnsaksi Pada sistem Penjualan Real-Time
Urutan peristiwa yang pasti akan bervariasi dari su atu sistem ke sistem lain, l ain, namun pemrosesan pemesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah langkah :
Penjelasan: 1. Mengirim katalog elektronik dalam pemrosesan pesanan Melalui EDI yang memuat produk yang ditawarkan pemasok 2. Memperkirakan pesanan penjualan pelanggan Perusahaan akan menganalisis tren penjualan pelanggan dan memprediksi kebutuhan di masa akan datang . 3. Menerima pesanan dan menerjemahkan pesanan yang diterima Fase- fase :
Penerimaan pesan secara fisik Dapat berupa pesan e-mail dan sistem EDI Validasi, deskripsi, dan pengecekkan keaslian Dokumen EDI biasanya memuat dua nomor pengendalian, satu nomor diawal pesan dan satu lagi di akhir. Kebenaran password juga juga dicek. Pesan diterjemahkan
dalam format yang dapat dikenali oleh sistem akuntansi perusahaan. Terakhir dokumen diberi nomor urut internal. 4. Mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima
Surat pemberitahuan transmisi : hanya memuat informasi bahwa pesan telah diterima Surat pemberitahuan fungsional : memuat informasipesan telah diterima dan laporan secara rinci item pesanan Surat pemberitahuan transaksional : verifikasi penuh tentang semua data pesanan yang ada dalam order yang diterima pemasok.
5. Mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi Informasi barang yang dipesan dikirim kebagian produksi atau ke gudang untuk diproses lebih lanjut. Pemrosesan di dalam departemen produksi atau gudang akan didiskusikan lebih rinci. 6. Membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa barang telah dikirim Tujuannya agar konsumen tahu tanggal berapa barang yang dipesan diterima. Pemberitahuan ini juga memuat nomor order pembelian pelanggan, kuantitas barang, bercode untuk identifikasi otomatis . dalam banyak banyak perusahaan, surat pemberitahuan ini juga berfungsi sebagai faktur tagihan. 7. Mengirim barang Departemen pengiriman barang akan menscan item persediaan disaat persediaan tersebut dikemas . Dengan cara ini, sistem secara otomatis mengecek kesesuaian bercode barang yang dipak dengan dengan bercode yang tercantum dalam surat pemberitahuan pengiriman barang. Slip pengepakan barang juga dibuat secara otomatis. c. Pertimbangan Pertimbangan Khusus pengendalian Internal Ada pengendalian tertentu yang terkait dengan sistem penjualan secara real-time :
Order pelanggan dapat diproses ntanpa campur tangan dan otorisasi manusia, akibatnya pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan
Pemisah tugas ala – tradisional benar-benar tidak dapat diterapkan
Banyak dokumen tradisional di eliminasi dalam sistem berbasis EDI
SISTEM OUTPUT
Sistem output berbasis -kertas yang berorientasi batch dengan pemrosesan fi le berurutan biasanya menghasilkan banyak output Sistem tanpa kertas yang online dan real time cenderung c enderung menghasilkan sedikit output
Pengendalian Output
Dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan secara benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervisor didalam departemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika dibandingkan pelaporan periode lalu. Control total harus dicocokkan dengan control total yang dihasilkan secara independen oleh operasi pemrosesan data. Kelompok pengendalian EDP yang terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP. Kelompok pemgendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.
