RANCANGAN SISTEM MANAJEMEN INFORMASI AGUNG KENCANA SERVIS
Oleh : Nyoman Binada Pusaka Roynaya
100010692
I Komang Padma Santika
100010565
I Gst Agung Dwi Antara Putra
100010562
I Made Rana Adiwiguna
100010419
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER STIKOM BALI 2012
i
KATA PENGANTAR
Om Swastiastu,
Puji syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa karena telah melimpahkan segala rahmat-Nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan yang berjudul
“Rancangan Sistem Informasi Agung Kencana Servis ”. Tidak ada sesuatu sesuatu yang sempurna, oleh karena itu apa yang terdapat dalam makalah ini masih banyak kekurangan, maka penulis sangat mengharapkan kritik dari pembaca. Diharapkan semoga makalah ini dapat digunakan dan sekiranya bermanfaat bagi para pembaca pada umumnya.
Om, Santi, Santi, Santi, Om
ii
DAFTAR ISI COVER JUDUL ...........................................................................................................................................
i
KATA PENGANTAR.................................................................................................................................
ii
DAFTAR ISI...............................................................................................................................................
iii
BAB I ............................................................................................................................................................
1
PENDAHULUAN .......................................................................................................................................
1
1.1 Latar Belakang ..................................................................................................................................
1
1.2 Tujuan ................................................................................................................................................
1
BAB II ..........................................................................................................................................................
2
PEMBAHASAN ..........................................................................................................................................
2
2.1 Sistem Manajemen Service Mobil “Agung Kencana Servis” .......................................................
2
2.2 Identifikasi Table Proses Yang Diusulkan ......................................................................................
3
2.3 Analisis Kebutuhan Data
................................................................................................................. 7
2.4 Software yang digunakan digunakan ...............................................................................................................
12
2.5 Rancangan Menu ............................................................................................................................
13
2.6 Context Diagram .............................................................................................................................
26
BAB III.......................................................................................................................................................
27
PENUTUP..................................................................................................................................................
27
3.1 Kesimpulan ......................................................................................................................................
27
iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang PT. AGUNG KENCANA SERVIS adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa perbaikan dan perawatan kendaraan roda empat. Untuk mengantisipasi perkembangan teknologi informasi serta berkembangnya perusahaan,maka diperlukan suatu pengelolaan atau manajemen perusahaan yang baik dan peningkatan sumber daya manusia. Seiring pesatnya perkembangan bisnis dalam segala bidang, akhir – akhir akhir ini menuntut adanya suatu penyesuian diadalam penyajian informasi untuk para pengambil keputusan dan diperlukan pengembangan sebuah system. Ini dapat diartikan menyusun suatu system yang lama secara keseluruhan atau bertahap atau memperbaiki sistm sistm yang sudah ada.
1.2 Tujuan Tujuan perlu dibuatnya sebuah system manajemen informasi Agung Kencana Servis adalah sebagai berikut : a. Mempelajari dan menganalisa suatu kebutuhan akan perkembangan system pada PT. AGUNG KENCANA SERVIS. b. Melakukan pembahasan , perancangan dan pengembangan system.
1
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Sistem Manajemen Service Mobil “Agung Kencana Servis” Proses bisnis service mobil Agung Kencana dimulai ketika pelanggan membawa mobilnya untuk diservice. Pelanggan dilayani oleh petugas service advicer dengan meminta STNK dan kunci mobil. Informasi direkam/dicatat
tentang identitas mobil meliputi merk,
model, no STNK, no Rangka, tanggal registrasi. Serta identitas pelanggan berupa id_pelangan, nama, alamat, tgl lahir dll. Kemudian service advisor menanyakan keluhan pelanggan dan dicatat. Selanjutnya service advisor menyerahkan kunci mobil kepada kepala mekanik guna dicek tentang kerusakan mobil tersebut. Setelah kerusakan dicek oleh kepala mekanik lalu informasi disampaikan kepada service advisor tentang kerusakan mobil dan dicatat tentang komponen yang perlu diganti dalam sebuah lembar item kerja serta biaya yang dibutuhkan. Lalu petugas service advicer mengkofirmasi kepada pelanggan apakah pelanggan ingin melakukan perbaikan sesuai sesuai dengan lembar item kerja dan biaya yang dibutuhkan.jika tidak maka pelanggan bisa memilih untuk service saja tanpa melakukan pergantian komponen dengan biaya yang lebih sedikit. Jika ia, maka service advicer akan membuat work order rangkap 3 dan diserahkan kepada mekanik bengkel rangkap 2 .rangkap 1 deserahkan kepada pelanggan Lalu mekanik bengkel meminta suku cadang kebagian gudang dengan melampirkan work order. Petugas bagian gudang menyiapkan suku cadang dan membuat nota tentang pengambilan parts dan bahan – bahan /NPPB sebanyak 2 rangkap . Setelah mekanik bengkel menerima suku cadang dari bagian gudang, maka mekanik bengkel langsung melakukan service dan memperbaiki mobil serta pergantian komponen sesui dengan permintaan kerja.
2
Setelah selesai melakukan service dan perbaikan lalu diserahkan kepada kepala mekanik guna dillakukan test drive mengecek apakah service benar – benar selesai dengan baik.Jika sudah maka mobil kembali diserahkan kepada pelanggan . lalu pelanggan akan melakukan pembayaran di bagian keuangan. Petugas bagian keuangan menerima pembayaran dari pelanggan dan membuat faktur bengkel 3 rangkap . Yang terakhir adalah bagian akutansi yaitu membuat jurnal penerimaan kas setelah menrima faktur faktur bengkel 2 rangkap dari bagian keuangan.dan bagian keungan membuat laporan penerimaan kas ke direktur setiap setiap akhir periode. 2.2 Identifikasi Table Proses Yang Diusulkan No
Nama Proses
Uraian Proses
Data
Yang
Digunakan 1
Melayani
Pelanggan datang meminta service.
Data mobil
Pelanggan
Petugas service advicer meminta STNK
Data pelanggan
dan kunci mobil.
Keluhan
Service advicer memasukan data pelanggan
pelanggan
dan mobil.
Menanykan keluhan kepada pelanggan
Mencatat kleuhan.
Data pelanggan dan mobil disimpan dalam computer.
2
Mengecek
mobil
Kunci
mobil
diserahkankepada
kepala
mekanik oleh service advicer.
Data mobil
Data pelanggan
Data
Kepala mekanik melakukan pengecekan mobil.
3
Konfirmasi
ke
Service
advicer
menanyakan
pelanggan
pelanggan
tentang
yang rusak atau tidak .
ingin
mengganti
kerusakan
3
apakah
komponen
kerusakan
mobil
Data Work order
mobil 4
Membuat Work
Order
Service
advicer
menerima
tentang
kerusakan
mobil
konfirmasi dari
kepala
Perintah kerja
Jenis service
mekanik.
Memilih Work order.
Work
order
ditampilkan
dalam
layar
computer.
Menambah service.
Menampilkan layar WO detail dan tambah service pada computer.
Memilih jenis service dan simpan dalam computer.
5
Meminta
suku
mencetak work order 3 rangkap.
WO rangkap 1 kepada pelanggan.
WO rangkap 2 kepada mekanik bengkel.
WO 3 arsip.
mengotorisasi work order.
Mekanik bengkel menerima WO rangkap 2
Data WO
dari Service advicer.
Data
cadang
Meminta suku cadang ke bagian gudang
detail
service
dengan melampirkan work order. 6
Menyiapkan
suku cadang
Bagian gudang menyiapkan suku cadng setelah
ada
permintaan
dari
mekanik
bengkel. Meminta suku cadang di gudang.
Memberikan suku cadang ke mekanik bengkel. Membuka menu work order dan tampilkan dalam layar computer.
Tambah barang.
4
Data
suku
cadang
Data work order (data service)
Pada hlayar computer tampilkan WO detail /tambah sparepart.
Bagian gudangmemeilih jenis sparepart.
Simpan data suku cadang dalam computer dan mengurangi persediaan suku cadang.
Membuat nota pengambilan parts dan bahan /NPPB sebanyak 2 rangkap.
Mengotorisasi NPPB .
Membuka laporan pengeluaran sparepart dan tampilkan daalm layar computer.
Bagian gudang memilih periode, jenis laporan. Computer cetak laporan.
7
Melakukan perbaikan
dan
service mobil
Mekanik bengkel menerima suku cadang
dari bagian gudang.
Data work order (data service)
Menerima NPPB rangkap 1.
Melakukan service dan perbaikan sesuai dengan perintah kerja
8
Melakukan test
drive
Mekanik
bengkel
melakukanperbaikan
selesai
Mobil
Data pelanggan
Data work order
lalu kepala meanik
melkukan test drive .
Menerima kunci mobil dan STNK dari bengkel
mekanik.menegecek
dan
melakukan test drive.
Memberikan
kunci
mobil
dan
STNK
menerima
kunci
kepada seervice advicer.
9
Menerima
pembayaran
Bagian
keuangan
mobildan STNK dari kepala mekanik.
Pelanggan membayar.
Bagian
keuangan
5
(data service) menerima
uang,
menampilakan menu pembayaran dalam layar computer.
Memilih jenis pembayaran dan memasukan uang.
Computer menghitung jumlah kembalian uang.
Mencdeetak faktur bengkel sebanyak 3 rangkap.
Faktur bengkel rangkap 1 pada pelanggan + kunci mobil dan STNK.
10
Membuat
Rangkap2 kebagian akutansi.
Rangkap 3 arsip bagian keuangan.
Menerima faktur pembayaran rangkap 2
Data pelanggan
dari bagian keuangan.
Data work order
jurnal
Memilih JPK dan menampilkannya dalam layar computer.
11
Membuat
Memilih periode dan cetak jurnal.
Mengarsip faktur bengkel rangkap 2.
Bagian keuangan membuka menu JPK dan
laporan penerimaan kas
(data service)
Data pembayaran
Laporan
tampikan dalam layar computer menu JPK.
Meilih
periode
dan
cetak
laporan
penerimaan kas.
penerimaan kas.
Laporan keuangan.
Bagian keuangan menyerahkan laporan
penerimaankas ke direktur.
Laporan karyawan.
Laporan sparepart
Laporan pelanggan
6
data
2.3 Analisis Kebutuhan Data No
Data
1
Karyawan
Atribut
Keterangan
Nomer
induk
karyawan
NIK
Nama_karyawan
terdiri dari dua field nama
Tanggal_lahir
bagian, empat field tahun
Alamat
karyawan masuk, dua field
No_telp
bulanan karyawan masuk, dua field nomer urut seperti DK20101201.
2
User
NIK
Password
Nama karayawan.
Tanggal lahir karaywan.
Jenis kelamin karyawan.
Alamat karyawan.
Nomer telepon karyawan.
Nomer
induk
karyawan
terdiri dari dua field nama bagian, empat field tahun karyawan masuk, dua field bulanan karyawan masuk, dua field nomer urut seperti DK20101201.
Password berupa angka atau karakter
3
4
Pelanggan
Mobil
kode
pelanggan
kd_pelanggan
nama_pelanggan
primary
alamat
increment)
no_tlp
no_polis
7
key
sebagai (auto
nama pelanggan.
Alamat pelanggan.
Nomer telepon pelanggan.
nomer
polisi
sebagai
kd_pelanggan
no_rangka
no_mesin
merk
tahun_pembuatan
primary key.
Kode
pelanggan
sebagai
foreign key(auto icrement).
Nomer
rangkamobil
pelanggan.
Nomer mesin mobil.
Merek sebagai foreign key (auto iincrement).
Tahun
tahun
pembuatan
mobil 5
Work Order
no
work
order
sebagai
no_wo
tanggal
primary key. Terdiri dari
no_polisi
dua field
nik
dua field tahun pembuatan,
km_akhir
dua field bulan pembuatan,
status
tiga
nama traansaksi,
field
nomer
urut.
Seperti WO20222011001.
Tangal
pembuatan
work
order.
kode
pelanggan
(auto
increment).
Nomer
induk
karyawan
terdiri dari dua field nama bagian, empat field tahun karyawan masuk, dua field bulanan karyawan masuk, dua field nomer urut seperti MK20101201.
Kilometer akhir mobil.
Status
work
order
transaksinya sudah selesai 8
apa belum ( close apa open). 6
Barang
kode
barang
kd_barang
kd_merk
primary key, kode
nama_barang
sebagai foreign key.
harga_barang
stok
status
Kode
sebagai merk
merk
(auto
increment).
Nama barang.
Harga barang.
Stok barang.
Status barang diaprove oleh direktur atau tidak.
7
Detail_Barang
kd_detail_barang
no_wo
kd_barang
kode detai barang (primary key).
no
work
order
sebagai
jumlah_barang
primary key. Terdiri dari
harga_barang
dua field
nama traansaksi,
dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga
field
nomer
urut.
Seperti WO110011001. Kode
barang.
Jumlah
8
Service
barang.
Harga barang.
kode
service
kd_service
nama_service
primary
harga
increment).
status
sebagai
key
(auto
Nama service.
Harga service.
Status service, diaprove oleh direktur atau tidak.
9
Detail_Service
kd_detail_service 9
kode
detai
service
(auto
no_wo
kd_service
increment). no
work
order
sebagai
jumlah_service
primary key. Terdiri dari
harga_service
dua field
nama traansaksi,
dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga
field
nomer
urut.
Seperti WO20110011001.
Kode
service
(auto
increment). Jumlah
10
Faktur_Pembayaran
service.
Harga service
nomer
faktur
sebagai
no_faktur
no_wo
primary key terdiri dari dua
tanggal
field nama tranaksi, dua
tipe_pembayaran
field tahun pembuatan, dua
bayar
field bulan pembuatan, tiga field
no
urut.
Contoh
order
sebagai
FA000123. no
work
primary key. Terdiri dari dua field
nama traansaksi,
dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga
field
nomer
urut.
Seperti WO20110011001.
Tanggal pembayaaaran.
Tipe pembayaran sperti kes, bon, asuransi.
Uang
11
Detail_Pembayaran
no_faktur 10
yang dibayar.
nomer
faktur
sebagai
bayar
foreign key terdiri dari dua
lunas
field nama tranaksi, dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga field
no
urut.
Contoh
FA000123.
12
Jurnal
Uang yang dibayar.
Transaksi slelesai.
kode jurnal sebagai primary
kd_jurnal
no_faktur
key
tgl
nama jurnal, dua field tahun
terdiridari
jurnal,
dua
tiga
field
field
bulan
juranal, tiga field nomer urut. Contoh JPK1101101. nomer
faktur
sebagai
foreign key terdiri dari dua field nama tranaksi, dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga field
no
urut.
Contoh
FA000123.
13
Detail_Jurnal
Tanggal pembuatan jurnal.
kode jurnal sebagia primary
kd_jurnal
value
key, terdiridari tiga field
type
nama jurnal, dua field tahun jurnal,
dua
field
bulan
juranal, tiga field nomer urut. Contoh JPK1101101. Nilai
(uang
service,sparepart, kas dll). Tipe
11
pemasukan.
14
Lpk
kode
penerimaan
kas
kd_lpk
no_faktur
sebagai primary key (auto
tgl
increment).
tipe_pembayaran
nomer
faktur
sebagai
foreign key terdiri dari dua
jurnal_kas
field nama tranaksi, dua field tahun pembuatan, dua field bulan pembuatan, tiga field
no
urut.
Contoh
FA000123.
Tanggal laporan penerimaan kas.
Tipe
pembayaran.
Uang
yang ditrima.
2.4 Software yang digunakan a. Visual Studio 2008 Microsoft SQL Server 2000 adalah sistem manajemen database relasional (RDBMS) yang dirancang untuk aplikasi dengan arsitektur client/server. Istilah client, server, dan client/server dapat digunakan untuk merujuk kepada konsep yang sangat umum atau hal yang spesifik dari perangkat keras atau perangkat lunak. Pada level yang sangat umum, sebuah client adalah setiap komponen dari sebuah sistem yang meminta layanan atau sumber daya (resource) dari komponen sistem lainnya. Sedangkan sebuah server adaah setiap komponen sistem yang menyediakan layanan atau sumber daya ke komponen sistem lainnya. b. SQL server 2000 Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap yang dapat digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik aplikasi bisnis, aplikasi personal maupun komponen aplikasinya, dalam bentuk aplikasi console, aplikasi windows, ataupun aplikasi Web. Visual Studio mencakup compiler, SDK, Intgreted Development Environment (IDE), dan dokumentasi (umumnya berupa MSDN Library). Compiler yang dimasukkan ke
12
dalam paket Visual Studio antara lainVisual C++, Visual C#, Visual Basic, Visual Basic.NET, Visual InterDev, Visual J++, Visual J#, Visual FoxPro, dan Visual SourceSa. 2.5 Rancangan Menu a. Rancangan Menu Login
Tombol login untuk masuk ke halaman home
b. Rancangan Menu Home
13
Dalam halaman home ada beberapa menu pilihan antara lain: Home, Master, Bengkel dan Laporan.
c. Rancangan Menu Master
Dalam menu master terdapat 4 pilihan, antara lain: Pelanggan, Karyawan, Servis, Data barang.
Pelanggan Form Pelanggan
Tombol add untuk menambah data pelanggan 14
Kotak kecil / checkbox untukmemilih data yang ingin dihapus atau diedit. Tombol edit untuk mengubah data pelanggan. Tombol delete untuk menghapus data pelanggan.
Form Tambah Pelanggan
Bila tombol add pada form sebelumnya sebelumn ya diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Exit untuk keluar dari form tambah pelanggan dan kembali ke form pelanggan. Save untuk menyimpan data pelanggan hyang baru.
Karyawan Form Karyawan
15
Add untuk menambah data karyawan. Checkbox dicentang untuk memilih data karyawan yang ingin dihapus atau diedit. Edit untuk mengubah data karyawan. Delete untuk menghapus data karyawan.
Form Tambah Karyawan
Bila tombol add pada form karyawan ka ryawan diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Tombol Exit untuk keluar dari form tambah karyawan dan kembali ke form karyawan. Save untuk menyimpan data karyawan yang baru.
Servis Form Servis
16
Dalam form servis terdapat beberapa pilihan servis yang sudah disertakan dengan harga sesuai ketentuan bengkel. Tombol add untuk menambah data servis.
Form Tambah Servis
Bila tombol add pada form servis diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Tombol Exit untuk keluar dari form tambah servis dan kembali ke form servis. Save untuk menyimpan data servis yang baru.
Data Barang
17
Dalam form barang terdapat beberapa data barang yang juga sudah disertakan dengan harga sesuai ketentuan bengkel. Tombol add untuk menambah data servis.
Form Tambah barang
Bila tombol add pada form barang ba rang diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Tombol Exit untuk keluar dari form tambah barang dan kembali ke form servis. 18
Save untuk menyimpan data barang yang baru.
d. Rancangan Menu Bengkel
Dalam menu master terdapat 2 pilihan, antara lain: lain : Work Order dan Pembayaran.
Work Order
19
Dalam menu work order ini terdapat beberapa work order servis yang sudah di pesan sebelumnya oleh pelanggan, jika status work order adalah “open” maka work order tersebut belum dikerjakan dan kita bisa melihat rincian work order tersebut dengan
mengklik “open”. Dalam halaman ini juga terdapat tombol add yang berfungsi untuk menambah work order.
Form Tambah Work Order
Bila tombol add pada form work order diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Form ini berfungsi untuk menambah work order. Dalam form ini juga disertakan tombol add servis untuk menambah servis dan add sparepart untuk menambah sparepart.
Form Tambah Servis Berdasarkan Work Order
20
Bila tombol add servis pada form tambah work order diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Tombol Exit untuk keluar dari form add servis dan kembali ke form tambah work order. Save untuk menyimpan data servis.
Form Tambah Sparepart Berdasarkan Work Order
21
Bila tombol add sparepart pada form tambah work order diklik, maka akan tampil form seperti diatas. Tombol Exit untuk keluar dari form add sparepart dan kembali ke form tambah work order. Save untuk menyimpan data servis.
Pembayaran
Halaman pembayaran ini berfungsi untuk melihat daftar servis yang sudah selesai dan
harus dilunasi oleh pelanggan. Jika statusnya “open” berarti belum lunas dan jika statusnya “closed” berarti sudah lunas. Untuk melihat de tail transaksi kita tinggal mengklik “open” pada status dan kita akan melihat halaman detail transaksi seperti dibawah ini .
22
Detail Transaksi
e. Rancangan Menu Laporan
Dalam menu master terdapat 4 pilihan, antara lain: lain : JPK, LPK, Sparepart dan Servis.
23
JPK
Halaman JPK berfungsi untuk melihat laporan “ jurnal penerimaan kas” Tombol cetak untuk mencetak laporan tersebut.
LPK
Halaman LPK berfungsi untuk melihat “laporan penerimaan kas” Tombol cetak untuk mencetak laporan tersebut.
24
Sparepart
Halaman sparepart berfungsi untuk melihat “laporan pengeluaran sparepart” Tombol cetak untuk mencetak laporan tersebut.
Servis
Halaman servis berfungsi untuk melihat “laporan servis” Tombol cetak untuk mencetak laporan tersebut.
25
2.6 Context Diagram
26
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan analisis, perencanaan,dan implementasi sistem maka dapat diambil kesimpulan seperti berikut: a. Dengan diterapkannya sistem informasi yang baru di dalam Bengkel Agung Kencana Servis, maka dapat menghemat waktu dalam memasukkan data transaksi dan pembuatan laporan keuangan dengan menghasilkan data yang lebih maksimal. b. Dengan adanya sistem yang baru, perusahaan dapat memperoleh laporan manajerial dari data transaksi dan laporan keuangan pada Bengkel Agung Kencana Servis dengan lebih cepat dan akurat serta dapat membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan. c. Sistem baru yang penulis usulkan memiliki beberapa kelebihan antara lain:
Data lebih aman tersimpan di dalam komputer dibandingkan dengan dibuat di kertas dan disimpan di dalam dokumen, karena tidak semua orang dapat menggunakan aplikasi tanpa mengetahui nama user dan password, sehingga data perusahaan dapat dijaga kerahasiaannya.
Sistem yang baru dibuat sesederhana mungkin untuk memudahkan dalam penggunaannya, tujuannya agar kerja karyawan lebih cepat dan mengerti cara penggunaannya.
27
