EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN CONTABLE DOCENTE:
UNIVERSIDAD DEL VALLE
EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE (SIC) Un Sistema de Información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios. El SIC no sólo ha de ser un sistema que suministre información, que permita a la dirección de la empresa ejercer un mero control técnico sore la misma, sino que dee permitir la toma de decisiones.
Representación gráfica de un sistea S!s"e#a Entradas
Salidas
Proceso $
Proceso
!rocesos
Valor esperado
DEFINICIÓN % CARACTERI&ACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE El Sistema de Información Co'"ale denominado tamién "rea, sección, departamento, división o gerencia de contailidad, es un segmento de la empresa en el cual se desarrollan procesos y actividades especiales por lo cual, agrupa a personas, recursos y conocimientos con la función de manejar la información que generan sus transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelar información de car"cter contale# financiero que sea confiale, $til, de manera que los responsales de la administración dispongan de ella oportunamente para las decisiones sore el manejo de los recursos y operaciones.
DEFINICIÓN % CARACTERI&ACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE Con el propósito de lograr una mayor comprensión y conocimiento del funcionamiento del sistema contale, el autor recomienda precisar los siguientes aspectos%
Pr!#ero: Caracterización del entorno del sistema contable. Se*'do: Definición de la misión y los objetivos o medidas de actuación del sistema.
Tercero: Definición de sus componentes. C*ar"o: Descripción de las relaciones entre los componentes y su entorno.
+*!'"o: Descripción de los recursos del sistema. Se,"o: Efectuar una representación del sistema y, S-p"!#o: Indicación de los fundamentos conceptuales para su administración.
!" Caracteri#ación de$ ent%rn% de$ sistea c%nta&$e"
Se considera que el entorno es aquello que se sit$a fuera del sistema y que afecta sus operaciones y su din"mica general. El entorno o medio amiente no es un factor controlale por quienes dirigen y manejan el sistema& la naturale'a de la información contale, su proceso y presentación est"n moldeados por las condiciones de gestión y operación de la empresa, seg$n sea su tama(o, actividad y marco jur)dico.
E$ ent%rn% tant% c%nstri'e( c%% )a&i$ita e$ funci%naient% de $a epresa( * p%r ende e$ de$ sistea c%nta&$e"
Caracteri#ación de$ ent%rn% de$ sistea c%nta&$e"
El entorno se constituye en un conjunto de factores capaces de afectar la actividad del sistema. El ente económico se constituye en el entorno directo del sistema contale, pero a su ve', la empresa tiene su entorno que la circunscrie y limita. Estos dos amientes o medios son determinantes de la operación del "rea contale, en ellos se encuentran las oportunidades y amena'as para el desarrollo del sistema contale. El Sistema contale dee dar cuenta de las actividades económicas del entorno, o sea de la organi'ación productiva, y para ello dee estalecer una red de relaciones que le son indispensales para captar sus insumos para la producción y revelación de la información contale.
E$ ent%rn% de$ sistea c%nta&$e , . . / - . + I C , E , 0 . E C
*inan'as
! . E , 1 5 - I C - . / . , . 6 S . C I 3 1
E , 1E 2 - . / , . I S 1 3- I 4 .
7reas funcionales y sus procesos de traajo
!roducción
SIC
!ersonal
+ercadeo
, . I C . / - . 1 0 2 , E . C , E -
Entorno general de la empresa
+" Definición de $a isión * $%s %&,eti-%s % edidas de actuación de$ sistea" En la determinación de los ojetivos del sistema contale se tendr"n en cuenta, tanto la declaración de los ojetivos de la información contale y de la contailidad, como los aspectos operacionales de la determinación de los mismos respecto de las necesidades propias de la organi'ación. En cuanto al ojetivo de la información contale, el mismo es suministrar información $til para tomar decisiones de car"cter económico, teniendo en cuenta los siguientes aspectos%
1os usuarios generales y particulares de la información contale. 1a comunidad afectada directa e indirectamente por la gestión y operación de la empresa. 1os atriutos que precisa la información contale. 1os requisitos de calidad propios de la información como producto. Su pertinencia, relevancia, confiailidad, utilidad, ra'onailidad e integridad.
Definición de $a isión * $%s %&,eti-%s % edidas de actuación de$ sistea"
O.e"!/os rele/a'"es para la ad#!'!s"rac!0' del s!s"e#a:
Suministrar información para predecir los flujos de caja potenciales en términos de monto, oportunidad y relativa incertidumre. !roveer información para evaluar la hailidad de los administradores en la utili'ación de los recursos con ase en la misión de la empresa. 8ar cuenta del impacto que la gestión de la empresa tiene sore la comunidad que la rodea.
M!s!0' del SIC:
!roporcionar información $til para la administrar el ente económico.
Definición de $a isión * $%s %&,eti-%s % edidas de actuación de$ sistea"
O.e"!/os operac!o'ales:
!resentar un estado de recursos de la empresa, de sus fuentes de financiación a su valor de costo y a su valor de costo ajustado. !resentar un estado de resultados por "rea de traajo, susidiaria, sucursal, agencia. !resentar un estado de resultados por producto o por l)nea de producto. !resentar un estado de las fuentes y usos de efectivo por "rea de responsailidad.
Definición de $a isión * $%s %&,eti-%s % edidas de actuación de$ sistea" 1a determinación del SIC es una tarea que dee consultar los recursos disponiles del "rea contale as) como las pol)ticas administrativas generales. Es necesario que el director del "rea contale conteste las siguientes cuatro preguntas%
9Cu"les y quiénes son los usuarios de la información contale:
9;ué información necesitan los usuarios:
9Cu"l de la información requerida por los usuarios, puede ser suministrada por el sistema contale: ;ué marco de referencia se requiere para suministrar la información contale requerida:
." C%p%nentes de$ /istea C%nta&$e
documentales de las transacciones y hechos económicos. <1egislación
fiscal, laoral, comercial y económica.
Valor de Uso de la Información Contable
<-ecnolog)a
de la computación para la transformación, comunicación y suministro de la información.
Co#po'e'"es <*undamentos técnicos y teóricos del marco conceptual del SIC contale y financiero.
Procesos de "ra's1or#ac!0' co'"ale de da"os
Informes Contales
<1as
personas que intervienen el funcionamiento del sistema contale.
sistema de control interno de la empresa. <1os
recursos financieros y materiales necesarios para el funcionamiento óptimo del sistema contale.
Sinificado !inanciero y Económico de la Información Contable
V A L O R C O N T A B L E A 2 R E 2 A D O
0" Descripción de $as re$aci%nes entre $%s c%p%nentes * su ent%rn% 1as relaciones son los puntos de contacto entre dos o m"s componentes, o las cone=iones y correspondencias entre varios elementos de un sistema. 1as mismas se justifican en ra'ón de los procesos y actividades propios del sistema en consideración% 1os siguientes, son los elementos que forman parte del conjunto de procesos generales de traajo comunes a todo sistema contale y que constituyen un grupo de actividades centrales del procesamiento y producción de informes para la administración de un ente. 3lgunos se dan en el orden que a continuación se presenta y otros simult"neamente%
1r%ces% de transf%ración c%nta&$e de transacci%nes * )ec)%s ec%nóic%s CAPTACIÓN % CLASIFICACIÓN DE DATOS RE2ISTRO CONTALBE DE DATOS ACUMULACIÓN % ASI2NACIÓN DE VALORES CONTROL DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN REPARACIÓN DE INFORMES AN3LISIS % EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE SUMINISTRO % PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
2" L%s recurs%s de$ sistea c%nta&$e 1os recursos de un sistema son los elementos que est"n ajo su control, es decir, son los medios que leg)timamente puede disponer para lograr su misión y ojetivos. Se distinguen cuatro grupos de recursos disponiles para el procesamiento y suministro de la información contale% 4 $4 54 74
Las perso'as, son el grupo conocido como talento humano. Los rec*rsos 1!'a'c!eros. La "ec'olo6a o conjunto de medios electrónicos y de comunicación Los e8*!pos de o1!c!'a y el acondicionamiento de los lugares de traajo.
1a laor de la dirección contale es vigilar que la relación costo>eneficio sea positiva, haciendo un e=amen continuo de la eficiencia y efectividad de la operación contale.
3" Representación de$ /istea C%nta&$e SIC Procesos Sal!das
E'"radas Recepc!0'
Re!s"ro
8ocumentos de Soporte
3reas 1*'c!o'ales
Clas!1!cac!0' As!'ac!0'
A'l!s!s 9 Co'"rol
Preparac!0' de I'1or#es
Proceso de Tra's1or#ac!0' 9 Prod*cc!0' de I'1or#es Us*ar!os de la I'1or#ac!0'
Informes *inancieros
To#a de dec!s!o'es
Dináica de$ funci%naient% de$ /IC CAPTACIÓN DE INFORMACIÓN % DATOS PROVENIENTES DE: a)
Las reas 9 procesos de "raa.o de la e#presa4
PROCESO CONTABLE DE TRANSFORMACI;N DE DATOS
<
7rea de producción
<
7rea o función de mercadeo
<
7rea de finan'as
.Captación y clasificación de datos
<
7rea de administración
./egistro contale de datos
<
SUMINISTRO % REVELACIÓN FINANCIERA A LOS USUARIOS Informes contales "sicos y especiales
de personal
.Control de calidad de la información
!rocesos de traajo
.3cumulación y asignación de valores Us*ar!os !'"er'os .!reparación de informes
) Del e'"or'o e'eral de la e#presa. <
El entorno económico
<
El entorno de la tecnolog)a
<
El entorno de la legislación
<
El entorno social, pol)tico y cultur al
<
Indicadores financieros del sector Indicadores económicos
.3n"lisis y evaluación de la información contale .Suministro y presentación de la información contale
Us*ar!os E,"er'os
I'd!cadores de 2es"!0' F!'a'c!era
Estructura de Capital
4" La adinistración de$ /istea C%nta&$e !reguntas que dee formularse el responsale del logro de la misión y ojetivos del SIC% 9;ué acciones deo ejecutar: 9Cómo las deo llevar a cao: 9Con qué recursos: 9Cu"ndo y por qué: 9Con qué marco de referencia: 1a dirección administrativa y operativa del sistema contale oliga a disponer de un #arco de re1ere'c!a general m)nimo para llevarla a cao. 8icho marco dee contar al menos con los sgtes. elementos% a4 4 c4 d4 e4
El #arco de co'cep"*al y las técnicas contales y financieras. Los co'cep"os 9 "-c'!cas de )ndole administrativo y organi'acional. El co'oc!#!e'"o de la e#presa o ente económico. El #arco de la le!slac!0'4 Las 'or#as del ejercicio profesional de la Contadur)a.