CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE CODELCO - CHILE
Procedimiento Toma de Decisión en el Sistema de Inversiones Corporativo SIC-P-101
(Rev. 3) 12 de Noviembre del 2009
SIC-P-101 Toma de Decisión - Rev 3.doc
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PROCEDIMIENTO TOMA DE DECISIÓN EN EL SISTEMA DE INVERSIONES
Procedimiento Nº Doc. : SIC-P-101 Rev. :3 Fecha : 12 /11/ 09 Página 1 de 1
INDICE 1. 2. 3. 4. 5. 6.
7.
8.
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5
REFERENCIAS ......................................................................................................................2 OBJETIVOS ..........................................................................................................................2 ALCANCE Y APLICACIÓN .......................................................................................................2 DEFINICIONES .....................................................................................................................3 RESPONSABILIDADES ...........................................................................................................3 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS ................................................................................................3 Aspectos Generales del Proceso........................................................................................3 Conductor para la Elección del Proceso de Toma de Decisión ..............................................7 Recepción de una Propuesta de Inversión ..........................................................................7 Instancia de Evaluación/Recomendación ............................................................................7 Instancia de Aprobación para seguir a próxima etapa..........................................................9 Instancia de Autorización de Fondos e Inicio del Estudio/Proyecto...................................... 10 TRATAMIENTO DE SITUACIONES ESPECIALES...................................................................... 11 Proyectos Antiguos......................................................................................................... 11 Proyectos de Emergencia................................................................................................ 11 Proyectos con múltiple financiamiento.............................................................................. 12 Estudios de Decisión Divisional Generadores de Proyectos Menores no Divisionales o Mayores12 Otros Casos ................................................................................................................... 12 REVISIONES....................................................................................................................... 12
ANEXO A: RESUMEN INSTANCIAS DE EVALUACION/RECOMENDACION/AUTORIZACION PROYECTOS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION, TELECOMUNICACIONES Y AUTOMATIZACION ANEXO B: RESUMEN INSTANCIAS DE EVALUACION/RECOMENDACION y APROBACION
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1.
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REFERENCIAS
Se listan los documentos que sirven de referencia al presente Procedimiento, orientando sus principales lineamientos. - SIC-M-001 “Manual de Inversión de Capital” - SIC-M-007 “Manual de Proyectos Menores” - SIC-P-104 “Procedimiento de Revisión para Proyectos Menores” - SIC-P-108 “Procedimiento para Proyectos Mayores” - Resolución PE 10/2005 - Resolución PE 07/2008 - NI VHF 271/05 - PRG-SIC-01 “Procedimiento de Gestión para Proyectos Menores” - PRG-SIC-02 “Procedimiento de Gestión Proyectos de Decisión Corporativa Menores a US$ 5 mill” - PRO-CCP-01 “Procedimiento Operación CCP” - PRO-CICE-01 “Procedimiento Operación CICE” - Nota Interna GEI-874/08 - Resolución PE-30/2008 - Resoluciones 37,38 y 39/2008
2.
OBJETIVOS
El presente procedimiento tiene como objetivo identificar, declarar y describir las instancias asociadas a la toma de decisión, con respecto a las distintas tipologías de propuestas de inversión (estudios y proyectos) existentes en el Sistema de Inversión de Capital (SIC).
3.
ALCANCE Y APLICACIÓN
El alcance y aplicación del presente procedimiento cubre el proceso de toma de decisión que debe aplicarse a la totalidad de las propuestas presentadas para su aprobación y asignación de fondos, inserta en el Sistema de Inversiones Corporativo. El alcance del proceso de toma de decisión corresponde a los aspectos asociados: - Al cumplimiento de las etapas del ciclo de proyecto (congelamiento de la etapa actual y decisión de continuar) - La voluntad de invertir (decisión de invertir) y, - La autorización de fondos para comprometer gastos con cargo al presupuesto del proyecto.
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DEFINICIONES DEFINICIÓN
DESCRIPCIÓN
Directorio
Directorio de la Corporación
PE
Presidente Ejecutivo
VCDES
Vicepresidente Corporativo de Desarrollo y Sustentabilidad
VCGEO
Vicepresidente Corporativo Control de Gestión y Excelencia Operacional
VCHI
Vicepresidente Corporativo de Desarrollo Humanos e Inversiones
VCP
Vicepresidente Corporativo de Proyectos
VSC
Vicepresidente Corporativo de Servicios Compartidos
GGD
Gerente General de División
GCEI
Gerencia Corporativa de Evaluación de Inversiones y Control de Proyectos
GTICA
Gerencia Corporativa Tecnologías de la Información, Comunicaciones y Automatización
DECP
Dirección de Evaluación y Control de Proyectos Divisional Comité de Coordinación de Proyectos
CCP CICE
CID
Comité de Inversiones del Comité Ejecutivo, constituido por el Presidente Ejecutivo, Vicepresidentes Corporativos de Proyectos; Desarrollo; Desarrollo Humano e Inversiones; Finanzas, Promoción y Sustentabilidad; Comercialización; Control de Gestión y Excelencia Operacional y los Gerentes Generales (Vicepresidente) de la División en el cual está radicado el proyecto y el Gerente de Evaluación de Inversiones y Control de Proyectos. . Comité de Inversiones del Directorio.
CCTICA
Comité Estratégico de Tecnologías de la Información, Telecomunicaciones y Automatización, constituido por el Presidente Ejecutivo, los Vicepresidentes Corporativo de Servicios Compartidos, de Desarrollo y Sustentabilidad., de Proyectos, los Gerentes TIC&A, de Recursos Mineros y Desarrollo de División Codelco Norte, de Recursos Mineros y Desarrollo de División Teniente y los Subgerentes General de Operaciones de División Andina y de Proyectos TIC&A Comité Corporativo TICA
CNCE
Comité de Negocios del Comité Ejecutivo.
CPTICA
Comité Proyectos TICA
Estudios o proyectos menores de decisión divisional
Proyectos de monto total menor o igual a US$ 500 mil, estudios preinversionales menores o iguales a US$ 150 mil. Esta clasificación es establecida y comunicada mediante Oficio por el Mideplan y Cochilco.
CETICA
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Grupos externos
de
interés
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Organizaciones, grupos o individuos que no son parte de Codelco, pero que pueden verse afectados por las operaciones de Codelco o tener ingerencia en las mismas
MAF
Manual de Alcance de Facultades
Propuesta
Corresponde a los antecedentes para la solicitud de aprobación y autorización de fondos para un estudio o un proyecto.
Proyecto de alcance del Directorio
Propuesta de Estudio o Proyecto que requiere o se prevé que requerirá autorización del Directorio de acuerdo al Manual de Alcance de Facultades
5.
6.
RESPONSABILIDADES RESPONSABILIDAD
FUNCIÓN O ROL
GCEI
Mantener y mejorar este procedimiento y hacer cumplir en el Sistema de Inversiones Corporativo
DESCRIPCIÓN DE PROCESOS 6.1
Aspectos Generales del Proceso
El proceso de toma de decisión al interior del Sistema de Inversiones Corporativo, reconoce las siguientes instancias: -
-
Instancia de Evaluación/Recomendación Instancia de Aprobación para seguir a la próxima etapa del ciclo de proyectos Instancia de Asignación/Autorización de Fondos
Las distintas instancias operan de modo secuencial y es condición necesaria para que se ejerza cada una de ellas el disponer de la recomendación favorable de las instancias anteriores. La Figura 1 resume este proceso.
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Figura 1 Resumen Proceso de Recomendación-Aprobación-Autorización
Recepción Propuesta
Instancia de Evaluación /Recomendación
Instancia de Aprobación para seguir a próxima etapa
Instancia de Autorización de Fondos
Inicio Estudio/Proyecto
La instancia de Evaluación/Recomendación corresponde al análisis de una determinada propuesta de inversión (estudio o proyecto) en los siguientes ámbitos: -
Revisión de impacto estratégico y casos de negocio. Condiciones de Sustentación técnica-económica, de financiamiento y análisis de riesgo. Cumplimiento de las etapas del ciclo de proyectos de acuerdo a la normativa vigente. Opinión respecto a pasar a la siguiente etapa del ciclo de proyecto.
La instancia de Aprobación de invertir corresponde a la conformidad por parte de las instancias establecidas para seguir a la próxima etapa del ciclo de proyectos, en términos del cumplimiento de su respectiva etapa y del contenido técnico y económico, quedando listo para proceder a la autorización de fondos del estudio o proyecto propuesto. La instancia de Autorización de fondos, corresponde a la conformidad para el inicio de compromisos de gastos, de acuerdo a presupuesto y según lo establecido por el Manual de Alcance de Facultades Vigente. La Figura 2 muestra en forma esquemática los participantes en el proceso el cual será descrito con mayor detalle en lo que resta del presente Procedimiento.
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Figura 2 Participantes en el Proceso de Recomendación-Aprobación-Autorización1
Autorización de acuerdo a MAF
Proceso de Aprobación (M = Monto Inversional Proyectado en US$ millones) M≤5
5
10
M>50 o (*)
CID: Aprueba proposición de Autorización al Directorio CICE: VCHI/
CICE
VFPS /VCGEO
CID/Directorio
GCEI
Ger. Corp. Evaluación de Inversiones y Control Proyectos
GCEI
VCHI
Recomendación
CICE: Comité de Inversiones del Comité Ejecutivo Vicepresidente Corporativo de Desarrollo Humano e Inversiones
VCHI
Presidente Ejecutivo
GCEI
Instancia de Aprobación
1
Recomendación
Recomendación de Cochilco / Mideplan
CCP DECP
Cliente
Gestor/Ejecutor Contralor = GCEI
Gestiona
Revisión de Pares / Otras revisiones
Soporte Funcional (Geología, Planificación Minera, Metalurgia, Servicios Compartidos, Seguridad y SO, Ambiente..)
1
Excluye propuestas de Aportes a Negocios (PAN) y de Proyectos Servicios e Infraestructura (PSI), ver numerales 6.4 y 6.5 2 Proyectos Extraordinarios de alcance del Directorio
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6.2
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Conductor para la Elección del Proceso de Toma de Decisión
Para las propuestas correspondientes a las etapas de perfil, prefactibilidad y factibilidad, el conductor para elegir al tomador de decisión para la instancia de evaluación y aprobación es el monto de inversión estimado en su etapa de ejecución y no el monto solicitado para ejecutar la etapa preinversional. De este modo se vela por una introducción temprana en el proyecto de los tomadores de decisión inversional. A modo de ejemplo, un estudio preinversional que presupuesta un gasto de US$ 1 millon para un proyecto con inversión estimada sobre US$ 10 millones deberá regirse para su toma de decisiones de acuerdo a la normativa establecida para un Proyecto Mayor. A su vez, los Proyectos Menores son tratados en el Manual SIC-M-007. En el caso de estudios o proyectos reformulados el conductor para la elección del proceso de toma de decisión es la mejor estimación con que se cuenta para el monto de inversión del proyecto y no la inversión estimada en la versión originalmente. Considerando que para las propuestas de Exploración Geológica y los de Investigación e Innovación Tecnológica es difícil predecir adecuadamente el monto de la posible etapa inversional, el conductor es el monto presupuestado para la etapa que se solicita. La base monetaria utilizada para expresar la estimación del monto de inversión para determinar el tomador de decisión, corresponde a la moneda promedio del año anterior al año para el que se están solicitando los fondos para realizar el estudio o proyecto.
6.3
Recepción de una Propuesta de Inversión
La recepción de las propuestas de inversión será realizada directamente por la GCEI para aquellos estudios o proyectos que sean presentados por el Centro Corporativo como por ejemplo la Vicepresidencia Corporativa de Proyectos, la Vicepresidencia Corporativa de Desarrollo u otras Vicepresidencias y Gerencias. Para el resto de proyectos, que en general serán realizados en las Divisiones, el canal único de ingreso será a través de sus respectivas DECP. Todas las propuestas de inversión deben ser conocidas anteriormente y contar con la conformidad de las correspondientes unidades involucradas (Gerencias Generales o Vicepresidencias) según lo indicado en el Procedimiento SIC-P-102 “Propuestas de Inversión”.
6.4
Instancia de Evaluación/Recomendación
Una vez recibida la propuesta de inversión por parte de la GCEI o DECP según corresponda, se inicia el proceso de evaluación y recomendación que culmina con la
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entrega del informe de revisión indicado en los documentos SIC-P-104 “Procedimiento de Revisión para Proyectos Menores” y SIC-P-108 “Procedimiento de Revisión para Proyectos Mayores”. En los proyectos de alcance del Directorio o en aquellos expresamente solicitados por el CICE, la revisión contendrá las conclusiones y recomendaciones del Equipo de Revisión de Pares Los responsables por la evaluación y recomendación final de este proceso son: a) Para aquellos estudios o proyectos cuyo monto estimado en su etapa de ejecución o inversional es superior a US$ 10 millones2. Para Propuestas de: Vía API Obras Mineras Exploración Geológica Investigación e Innovación Aportes a Negocios4 Servicio e Infraestructura
Tipo Nuevo o Reformulado3
Evaluación/Recomendación GCEI/CCP GCEI/CCP GCEI/CCP GCEI/CCP GCEI GCEI
b) Para aquellos estudios o proyectos cuyo monto estimado en su etapa de ejecución o inversional es igual o menor a US$ 10 millones y no correspondan a la categoría de estudios proyectos menores de decisión divisional. Para Propuestas de: Vía API Obras Mineras Exploración Geológica Investigación e Innovación Aportes a Negocios Servicio e Infraestructura
Tipo
Evaluación/Recomendación DECP DECP/GCEI GCEI Nuevo o Reformulado GCEI GCEI GCEI
c) Para aquellos estudios o proyectos menores de decisión divisional5, cualquier sea su tipo (Nuevo o Reformulado), el responsable por esta instancia es la respectiva DECP divisional. 2
Para las propuestas de Exploración Geológica y los de Investigación e Innovación Tecnológica el conductor es el monto presupuestado para la etapa que se solicita 3 Nuevos y Reformulados incluyen estudios y proyectos en el Programa Oficial de Inversiones y Extraordinarios, en ciclo inversional y fuera de plazo 4 Aportes a Negocios (PAN) corresponde a la denominación genérica de la cartera de estudios y proyectos de Aportes a Sociedades y Negocios incluyendo las adquisiciones, ventas y joint venture 5 Esta clasificación es establecida y comunicada mediante Oficio por el Ministerio de Planificación y Cooperación (Mideplan) y la Comisión Chilena del Cobre (Cochilco). Actualmente corresponde a proyectos de decisión inversional de valor menor o igual a US$ 500 mil, estudios preinversionales e investigación y desarrollo menor o igual a US$ 150 mil.
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d) Los participantes para la recomendación de los Proyectos de Tecnología de Información, Comunicaciones y Automatización (TICA) son detallados en el Anexo A.
6.5
Instancia de Aprobación para seguir a próxima etapa
Una vez suscrito el informe de evaluación del proyecto y de ser positivo, estos antecedentes son analizados por la instancia de aprobación. Después de analizados los antecedentes, esta instancia emite un acuerdo en el cual aprueba la conveniencia de realizar un estudio, continuar con la etapa siguiente de un estudio, de iniciar un proyecto o aceptar una reformulación. Dependiendo del monto, característica y tipo de proyecto esta instancia es asignada a los siguientes responsables que son detallados a continuación. a) Para aquellos estudios o proyectos cuyo monto estimado en su etapa de ejecución inversional es superior a US$ 10 millones6. Para Propuestas de: Vía API Obras Mineras Exploración Geológica Investigación e Innovación Aportes a Negocios Servicio e Infraestructura
Tipo
Aprobación CICE CICE CICE Nuevo o Reformulado CICE CNCE VCHI
b) Para aquellos estudios o proyectos cuyo monto estimado para su etapa de ejecución es igual o menor a US$ 10 millones y superior a US$ 5 millones. Para Propuestas de: Vía API Obras Mineras Exploración Geológica Investigación e Innovación Aportes a Negocios Servicio e Infraestructura
Tipo
Aprobación VCHI VCHI VCHI Nuevo o Reformulado VCHI CNCE VCHI
Según Oficio Cochilco/Mideplan 329/2008, a partir del proceso 2009 estos montos son US$ 1000 y US$ 300 mil respectivamente. 6
Para las propuestas de Exploración Geológica y los de Investigación e Innovación Tecnológica el conductor es el monto presupuestado para la etapa que se solicita
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c) Para aquellos estudios o proyectos cuyo monto estimado en su etapa de ejecución o inversional es igual o menor a US$ 5 millones y no correspondan a la categoría de proyectos menores de decisión divisional. Para Propuestas de: Vía API Obras Mineras Exploración Geológica Investigación e Innovación Aportes a Negocios Servicio e Infraestructura
Tipo
Aprobación GCEI GCEI GCEI Nuevo o Reformulado GCEI CNCE VCHI
d) Para aquellos estudios o proyectos menores de decisión divisional cualquiera sea su tipo (Nuevo o Reformulado), la aprobación corresponde al Gerente General. e)
Los participantes para la recomendación de los Proyectos de Tecnología de Información, Comunicaciones y Automatización (TICA) son detallados en el Anexo A.
El ANEXO B a este Procedimiento resume la participación de las instancias en los procesos de Evaluación/Recomendación y de Aprobación.
6.6
Instancia de Autorización de Fondos e Inicio del Estudio/Proyecto
Una vez obtenida la aprobación para pasar a la etapa siguiente del ciclo de proyectos, y con la recomendación positiva por parte de Cochilco-Mideplan en el caso de los proyectos de inversión, se procede a obtener la autorización de gastos. Para ello se recurre con los antecedentes anteriores a la entidad definida para ello en el Manual de Alcance de Facultades vigente. Para hacer efectiva la autorización se requiere explícitamente disponer de los acuerdos y/o informes positivos de evaluaciones y aprobaciones de los distintos comités o instancias definidas anteriormente. También se debe contar con el Oficio de Recomendación de Cochilco-Mideplan, en proyectos vía API. Se debe contar con todas las observaciones y consultas realizadas durante el proceso, respondidas y cerradas; como así mismo, de la autorización por parte de la GCEI de las Bases de Post Evaluación y las metas y programas de control de los Tableros de Control. Se debe tener en consideración que la autorización de fondos considera solamente el monto solicitado para la ejecución de la etapa aprobada, el cual no necesariamente corresponde al monto estimado utilizado para la selección de las instancias de aprobación anteriores, salvo que la decisión corresponda a la etapa de ejecución de un proyecto o se trate de proyectos de Exploración Geológica o de Investigación e Innovación Tecnológica
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El proceso administrativo para obtener la autorización de fondos será liderado por la GCEI para el caso del Presupuesto de Inversiones. Para el caso de fondos asociados a Presupuesto de Operaciones estas actividades serán lideradas por el Cliente del estudio o proyecto. Con la autorización de gasto correspondiente, la GCEI solicitará el cumplimiento de las actividades administrativas y de grabar la versión 0 en SAP/R3 para el control y seguimiento de avance de los proyectos en los distintos Sistemas de Información y Control. Cumplido lo anterior, la GCEI procederá a asignar y liberar el presupuesto respectivo para el inicio del compromiso de gasto. 7.
TRATAMIENTO DE SITUACIONES ESPECIALES 7.1
Proyectos Antiguos
Los proyectos antiguos corresponden a la tipología de proyectos ya aprobados, que se encuentran en ejecución y no presentan modificaciones sustantivas a lo aprobado originalmente (tanto en monto, plazo como en concepto y alcance) y que por lo tanto no significan una reformulación de acuerdo a la normativa vigente. Por esta razón, este tipo de estudio o proyecto se excluyen de pasar por las etapas de Evaluación/Recomendación y de Aprobación descritas en el numeral 6 para seguir su ejecución. No obstante lo anterior, la GCEI como administrador del Presupuesto de Inversiones debe revisar los Proyectos Antiguos de tal modo que cumplan con las condiciones para ser considerados dentro de él y enviarlos a la instancia de autorización de fondos correspondiente. Esto último se replica en forma divisional por parte de la respectiva DECP para la cartera de proyectos de decisión divisional. 7.2
Proyectos de Emergencia
Los proyectos de emergencia, dado su propia definición requieren un pronto inicio de sus compromisos de gastos. Esta situación es autorizada según Manual de Alcance de Facultades. Esta situación corresponde a la única excepcionalidad con respecto a lo dispuesto para otorgar la Autorización de proyectos como lo señala el numeral 6.6. Sin embargo, deberán cumplirse con los pasos y con las mismas instancias anteriormente definidas en el numeral 6 en un plazo que indican las Normas de Cochilco/Mideplan respecto de los Proyectos de Emergencia.
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Proyectos con múltiple financiamiento
Para aquellos proyectos que por su alcance y definición se componen claramente de sub proyectos dependientes y que cada uno de ellos posee una distinta tipología de proyecto y posibles fuentes presupuestarias diferentes de financiamiento, el criterio corresponde al siguiente: -
-
7.4
La identificación de los subproyectos queda sancionado por la Gerencia Corporativa de Evaluación de Inversiones y Control de Proyectos. Para las actividades de evaluación/recomendación/aprobación/autorización de la siguiente etapa, estás corresponderán a las indicadas para proyectos vía API, si alguno de sus subproyectos corresponde ser financiados por el Presupuesto de Inversiones. En el resto de casos, la elección estará dada por la tipología del subproyecto principal, entendiéndose principal aquél que estime un mayor monto. El monto estimado en su etapa de ejecución o inversional que debe utilizarse para definir su proceso de evaluación/recomendación/aprobación/autorización corresponde a la suma total de los montos de sus subproyectos. Para la instancia de Autorización de Fondos, se autoriza cada subproyecto de forma individual como lo indica el Manual de Alcance de Facultades Vigente. Estudios de Decisión Divisional Generadores de Proyectos Menores no Divisionales o Mayores
Para aquellos estudios de decisión divisional según Oficio Vigente de Cochilco-Mideplan pero que el posible proyecto resultante tiene una inversión estimada mayor a la correspondiente al alcance de decisión divisional, será tratado de acuerdo a los dispuesto en el numeral 6 en la categoría que le corresponda de acuerdo al monto estimado para la etapa de ejecución inversional. 7.5
Otros Casos
En aquellos casos de difícil calificación de las propuestas para la aplicación del proceso de toma de decisión antedicho, o propuestas pertenecientes a carteras que aún no hayan sido incorporadas al presente Procedimiento, el pronunciamiento oficial corresponde a la GCEI.
8.
REVISIONES REVISIÓN 1 2 3
TIPO DE CAMBIO FECHA Versión con cambios por eliminación del CAD y 16 junio 2008 publicación de las Resoluciónes 07/2008 y 19/2008 del PE Ajuste a nuevo monto para Proyecto Mayor, 15 octubre 2008 eliminación de CAD e incorporación Proyectos TICA Incorpora cambios en rangos aprobación Proyectos 12 noviembre 2009 TICA
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ANEXO A RESUMEN INSTANCIAS DE EVALUACION/RECOMENDACION/AUTORIZACION PROYECTOS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION, TELECOMUNICACIONES Y AUTOMATIZACION (M = Monto estimado proyecto – US$ miles)
De acuerdo a la Nota Interna GEI-874/09, con fecha 17 de noviembre de 2008, los rangos a tener en cuenta en la toma de decisión son los siguientes:
Rango (US$ miles) M <= 1.000 1.000 < M <= 5.000 5.000 < M <= 10.000 M > 10.000
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Recomienda CPTICA GCEI GCEI GCEI/ CCTICA
Aprueba GTICA VSC CETICA CICE
Autoriza Según MAF Según MAF Según MAF Según MAF
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ANEXO B RESUMEN INSTANCIAS DE EVALUACION/RECOMENDACION (1) y APROBACION (2) (M = Monto estimado proyecto en US$ millones)
Para Propuestas de: Vía API Obras Mineras Exploración Geológica Investigación e Innovación Aportes a Negocios Servicio e Infraestructura Tecnol. Inform., Telecom. y Automatización
M <= 10 mill
M > 10 mill
M <= 5 mill
(1) DECP DECP/GCEI GCEI GCEI
(1) GCEI/CCP GCEI/CCP GCEI/CCP GCEI/CCP
GCEI GCEI
GCEI GCEI
Ver Anexo A
Ver Anexo A
M > 10 mill
(2) GCEI GCEI GCEI GCEI
5< M <= 10 mill (2) VCHI VCHI VCHI VCHI
CNCE VCHI
CNCE VCHI
CNCE VCHI
Ver Anexo A
Ver Anexo A
(2) CICE CICE CICE CICE
Ver Anexo A
Nota: Consultar en el numeral 6 los alcances específicos de los elementos del cuadro resumen.
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