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CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE CODELCO - CHILE

Manual Manual de d e Post Post Evaluació Evaluación n SIC-M-005

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE GERENCIA CORPORATIVA DE EVAL UACIÓN DE INVERSIONES Y CONTROL DE PROYECTOS

MANUAL DE POST EVALUACIÓN

Manual Doc. Nº Rev. Fecha Página

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ÍNDICE 1.

REFERENCIAS ................................................................................................................... 3

2.

OBJETIVOS ........................................................................................................................ 4

3.

ALCANCE Y APLICACIÓN ................................................................................................... 6

4.

DEFINICIONES ................................................................................................................... 8

5.

RESPONSABILIDADES ....................................................................................................... 9

6.

TIPOS DE POSTEVALUACIONES Y PROCESO GLOBAL DE POST EVALUACIÓN ...............10 Aspectos Generales del Proceso de Postevaluación ..............................................................14

7.

APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO ..................................................................15

8.

REVISIONES .....................................................................................................................16




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1. REFERENCIAS Los documentos relacionados directamente con el pre sente Manual son los siguientes: 

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Manual de Inversión de Capital, documento SIC-M-001 Procedimientos SIC-P-001, SIC-P-002, SIC-P-003, SIC-P-004 los cuales establecen los contenidos y calidad exigida a los estudios para Proyectos Mayores en sus etapas de perfil, prefactibilidad y factibilidad.

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Procedimiento Operacional de Cierre y Postevaluaciones, SIC-P-105

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Manual Proyectos Servicios e Infraestructura, SIC-M-011

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Manual de Adquisición, Venta y Joint Venture, SIC-M-003




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2. OBJETIVOS Dado que existen variables internas y externas que afectan el desempeño en la ejecución de estudios y proyectos y por lo tanto los resultados finales obtenidos por la inversión, es que se define la necesidad de realizar procesos de Post Evaluación a los estudios preinversionales, a la ejecución de los proyectos y a las operaciones resultantes de los recursos aplicados. Para efectos del Sistema de Inversión de Capital (SIC) se entenderá como Postevaluación el proceso mediante el cual se revisa, analiza y concluye el nivel de desempeño alcanzado por un estudio, proyecto o negocio y se determinan las lecciones aprendidas para mejorar el proceso de toma de decisión y el Sistema de Inversión de Capital. El presente Manual tiene como objetivo describir los procesos y entregar lineamientos para realizar postevaluaciones a las distintas etapas del ciclo de proyectos y tipologías de proyectos que componen la cartera de inversiones de capital de Codelco. Su finalidad es entregar un marco común con terminologías, organigramas, enfoques y entregables consistentes. La post evaluación de estudios, proyectos e inversiones es parte esencial del SIC. Se realizan para que las entidades de Codelco o externas quienes aprobaron y autorizaron la decisión de inversión o aplicación de recursos, conozcan los resultados reales, las causas de las diferencias con las bases para la toma de decisión como también las recomendaciones para mejorar las futuras decisiones de inversión con las lecciones aprendidas.


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Que los resultados de estudios y proyectos sean comparados en forma consistente con las bases sobre las cuales fue tomada la decisión de comprometer recursos. Que los resultados físicos de la operación y del negocio, resultante del proyecto, sean consistentes y comparables con los indicadores claves resultantes del estudio de factibilidad y sobre los cuales se tomó la decisión de invertir en el proyecto. Que exista una cuantificación de las diferencias entre los resultados planificados y reales Que los resultados incluyan un análisis de las causas y los efectos de las diferencias. Que las recomendaciones de mejoramiento o modificación de los procesos de inversión de capital de Codelco aporten antecedentes para el mejoramiento continuo del SIC o a la ejecución de estudios y proyectos. Que los resultados económicos y financieros de la inversión, (VAN, TIR, etc.) sean consistentes y comparables con los indicadores proyectados resultantes del estudio de factibilidad. Que se hayan documentado adecuadamente las lecciones aprendidas, tanto positivas como negativas, para entregarlas a los ejecutivos y comités involucrados en el proceso de toma de decisión inversional. Que una vez revisados y aprobados, los informes de Post Evaluación sean conocidos por las instancias de toma de decisión y queden disponibles, ya sea parcial o totalmente, en el sitio Web del SIC, consistente con el debido resguardo de




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3. ALCANCE Y APLICACIÓN Todos los estudios, proyectos y operaciones resultantes de los recursos aplicados deberán ser postevaluadas de acuerdo a las disposiciones y procesos especificados en el presente Manual. Las post evaluaciones se realizarán a todas las etapas del ciclo inversional como también a la operación postinversional. Por lo tanto, abarca los estudios preinversionales (perfil, prefactibilidad y factibilidad), la ejecución de los proyectos (etapa inversional) y la operación. En lo que resta del presente Manual serán sinónimos postevaluación de la operación con postevaluación de la inversión o del negocio. A su vez, la postevaluación del proyecto corresponde al análisis de lo obrado durante la ejecución del mismo. Los principios del sistema de inversión de capital y del proceso de post evaluación que lo respalda se aplicarán igualmente cuando Codelco participe en una inversión como operador único, operador colectivo o no operador. Asimismo se deberá postevaluar las transacciones para adquirir o vender un activo de Codelco o las decisiones de contratación de servicios realizados en el marco del SIC. En caso de que Codelco actúe en calidad de no operador, se debería incentivar a los demás socios del negocio conjunto (“joint venture”) a participar en las Post Evaluaciones e incluir una exigencia de revisión y acceso a la información en todo contrato de “joint venture”. Codelco puede minimizar la duplicación de Post Evaluaciones consiguiendo que el operador participe activamente en ellas. Sin embargo, Codelco debe igualmente evaluar las oportunidades desde su propia perspectiva, por lo que se requieren revisiones internas, especialmente de los aspectos económicos. Este Manual es complementado con el “Procedimiento Operacional de Cierre y


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Al término de cada etapa del ciclo de inversión, se realizarán post evaluaciones para determinar si los resultados reales fueron superiores o inferiores a los planificados así como las causas de tales diferencias. Las post evaluaciones a estudios, proyectos e inversiones constituyen un requisito obligatorio para que la entidad de Codelco que aprobó o autorizó la decisión de inversión conozca: -

Los resultados reales

-

Las causas de las diferencias entre los resultados reales y los aprobados

-

Las recomendaciones para mejorar las futuras decisiones de inversión

De acuerdo a la etapa del ciclo inversional a la cual se aplica la postevaluación, se distinguen: 

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Postevaluación a Estudios en el ciclo inversional Postevaluación del Proyecto (etapa inversional-incluido en la Postevaluación de la Inversión)

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Postevaluación a la Inversión

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Revisión de Datos Referenciales (Benchmarking)

Cada postevaluación tiene propósitos, alcances y ámbito de aplicación individuales como se muestra con mayor detalle en el Capítulo 6. La Figura 1 del Anexo muestra la relación entre el ciclo de proyectos y las postevaluaciones.




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4. DEFINICIONES DEFINICIÓN

DESCRIPCIÓN

Bases de Post Evaluación

Documento en el que se establecen los compromisos del estudio o proyecto en el ámbito de parámetros e indicadores clave de desempeño.

Bases de Post Evaluación Simplificada (BPES)

Bases para realizar la Postevaluación Simplificada de estudios y proyectos (deben entregarse junto a la propuesta)

Bases de Post Evaluación Compromisos, indicadores clave de desempeño operacionales y Completa (BPEC) antecedentes con detalle de precio y cantidad de las partidas utilizadas en la evaluación económica de negocio (deben entregarse junto a la propuesta del Proyecto) CCP

Comité de Coordinación de Proyectos

CE

Comité Ejecutivo

CPFI

Comité de Proyectos y Financiamiento de Inversiones del Directorio

Cliente

Area o unidad de la empresa encargada de administrar o utilizar los resultados de los estudios o proyectos. Como sinónimo de área usuaria de los activos

DECP

Dirección de Evaluación y Control de Proyectos o su equivalente

GEI

Gerencia Corporativa de Evaluación de Inversiones y Control de Proyectos

GEPRO

Gerencia de Proyectos o su equivalente

GGD

Gerente General de División

ICD

Indicador Clave de Desempeño: criterio, parámetro o indicador que da cuenta del compromiso de desempeño a ser alcanzado por el estudio,




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5. RESPONSABILIDADES Las responsabilidades que resume el cuadro siguiente son descripciones generales. Las responsabilidades específicas y participación de las unidades se detallan en el Procedimiento Operacional de Postevaluaciones (SIC-P-105). RESPONSABILIDAD

FUNCIÓN

CE y CPFI

Conocer los resultados de las post evaluaciones a los proyectos mayores en su alcance y sancionar mejoramientos al SIC de acuerdo a sus atribuciones

CCP

Conocer las post evaluaciones de todos los proyectos mayores y las lecciones aprendidas

GGD

Conocer las post evaluaciones de todos los estudios, proyectos e inversiones de su División. Como miembro del CCP participa en el proceso de recomendaciones de los estudios y proyectos que le corresponden.

VP

Conocer como integrante del CCP, de los STC y del CE las post evaluaciones de los estudios y proyectos mayores, e implementar las mejoras en el ámbito de gestión de proyectos que estas definan.

Jefe / Gerente Estudio y Proyecto

de Entregar toda la información asociada con el proyecto y su ejecución que sea necesaria para efectuar el proceso de post evaluación. Es responsable de la preparación y emisión de los Informes de Cierre de Estudios y Proyectos y de entregar las Postevaluaciones Simplificadas cuando corresponda.




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6. TIPOS DE POSTEVALUACIONES Y PROCESO GLOBA L DE POST EVALUACIÓN De acuerdo a la etapa del ciclo inversional a la cual se aplica el proceso de postevaluación, se distinguen: 

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Postevaluación a estudios preinversionales Postevaluación del Proyecto (etapa inversional-incluido en la Postevaluación de la Inversión) Postevaluación a la Inversión

La Postevaluación de Estudios corresponde a la post evaluación de una etapa preinversional (perfil, prefactibilidad, factibilidad), es decir, al final del proceso de generar los antecedentes necesarios para justificar técnica y económicamente el proyecto de acuerdo a los estándares de información definidos en el SIC. La Postevaluación del Proyecto se refiere a la post evaluación de la etapa de ejecución inversional1 considerando el desempeño en materias de cumplimiento de los compromisos establecidos por el proyecto en el alcance aprobado para éste en el Estudio de Factibilidad y en el Plan de Ejecución del Proyecto o la última reformulación del Proyecto si corresponde. El logro de la calidad del proyecto (alcance, monto y plazo) está influenciado por la calidad del Estudio de Factibilidad. Por esta razón es importante que las postevaluaciones de proyectos reflejen las facetas y áreas del proceso de inversión realizado.




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los cuales se tomó la decisión de inversión en el proyecto, vale decir los resultados del Estudio de Factibilidad. Mide por lo tanto los resultados de las inversiones en relación con su impacto económico en la Corporación. Esta postevaluación se realiza una vez que los activos se encuentren operando normalmente (12 a 24 meses después de la primera producción comercial, adquisición o venta o las primeras actividades de la “joint venture”), momento en el cual es factible verificar el desempeño comercial y operacional de éstos y de esta manera poder evaluar el cumplimiento de los objetivos técnicos y económicos comprometidos en su momento por el proyecto. Los resultados de las inversiones deberán revisarse por separado del método de financiamiento empleado para la inversión; es decir que las revisiones no deberán evaluar ninguna diferencia respecto a la modalidad y fuente de financiamiento. El alcance de las post evaluaciones de inversión cubre las siguientes áreas en lo que respecta a la diferencia entre lo planificado y lo real: Resultados de rentabilidad de operaciones posteriores a la puesta en marcha Costos reales de extracción, producción y mantenimiento Resultados de ingresos Resultados de inversión 

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El alcance de una post evaluación de inversión no incluye ninguna revisión de entrega de estudio o proyecto, puesto que éstas se realizan por separado durante el proceso de revisión del proyecto. Tal como fuera señalado en el Capítulo 3, se suma al conjunto de tipos de postevaluaciones la Revisió n de Datos Referenciales (Benchmarkin g). El objetivo de este análisis es comparar la ejecución de los proyectos con los referenciales de la




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externa. El enfoque de la Postevaluación Completa está en la comparación de los resultados económicos reales con las proyecciones sobre las cuales fue tomada la decisión de invertir. Mide por lo tanto los efectos de gestión (cantidad) y precios. El Cuadro siguiente muestra el ámbito general de aplicación de las postevaluaciones descritas: Condición Independiente del monto de la inversión

Para Estudios Preinversionales

Proyecto

Postev. Simplificada



Plazo: max 2 meses después de terminado el Estudio incluida en el Informe de Cierre

Plazo: 12 a 24 meses después de terminado el Proyecto, incluida en la Postevaluación de la Inversión. El Ejecutor debe poblar los ICD junto con el Informe de Cierre

Plazo: 12 a 24 meses después de la entrega a operaciones, excepto si es realizada una Postevaluación Completa

Proyectos autorizados por el Directorio o a solicitud del CE/STC/CPFI o Autoridad Externa Proyectos autorizados por el Directorio o a solicitud del GEI/CE/STC/CPFI

Operación/Inversión/Negocio

Postev. Completa Plazo: 12 a 24 meses después de la entrega a operaciones Benchmarking Plazo: max 6 meses después del Informe de Cierre del Proyecto




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Proceso de Postevaluación Simpl ific ada La post evaluación simplificada tiene como principal objetivo disponer de manera resumida el nivel de cumplimiento alcanzado en los ICD y su impacto en los compromisos del proyecto, la información relevante de cierre del proyecto y las lecciones aprendidas aportadas en el proceso por el Cliente, el Gestor / Ejecutor y el Contralor. Los procesos y documentos involucrados en la post evaluación simplificada a lo largo del ciclo de vida del proyecto, se presentan en el siguiente diagrama.

Desarrollo de Estudio

Proceso

Establece Compromiso

Proyecto

Operaci ón

BPES Proyecto e Inversi ón

BPES Estudio

Cierre Estudio, Proyecto o Inversi ón

Informe de Cierre (incluye Post Evaluaci ón Simplificada)

Informe de Cierre (incluye poblamiento de ICD para realizar la Postev . durante la operac íón)

Post Evaluaci ón Simplificada

Revisi ón Independiente

Revisa y Complementa Cliente / DECP

Revisa y Complementa Cliente / DECP

Revisa y Complementa DECP




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Proceso de Postevaluación Completa Los proyectos autorizados por el Directorio o a solicitud especial del CE/STC/CPFI tendrán una Postevaluación Completa al negocio, con los alcances detallados en el Capítulo 3 de este Manual. Los procesos y documentos involucrados en la Postevaluación Completa se presentan en el siguiente diagrama. Ejecución Proyecto Proyecto

Proceso

Establece Compromiso

Cierre de Proyecto o Inversi ón

Operación Operaci n

• BPEC Estudio • PEP

Informe de Cierre

Monitoreo y Generación de Información

Postevaluación Completa Revisi ón Independiente

Registra e Informa

Informa al Nivel Facultado




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deberán ser revisadas y aprobadas por el revisor independiente: la DECP en el caso de las Postevaluaciones Simplificadas y por la GEI cuando se trate de estudios de la Casa Matriz o unidad que no cuente con un área que tenga el rol de las DECP. Las Postevaluaciones de la Inversión deben ser realizadas por el Cliente y son revisadas por las DECP. En cambio son revisadas por la GEI las Postevaluaciones Completas y las Postevaluaciones de la Inversión de negocios de la Casa Matriz o de unidades sin DECP o área equivalente. Independiente del tipo de postevaluación descrito en el numeral 3 de este Manual, el proceso tiene los siguientes elementos constitutivos: 1. Establecimiento de los Términos de Referencia: Corresponde a los Indicadores Clave de Desempeño (ICD), los que deben definirse en conjunto con la formulación del estudio o proyecto y establecidos en las Bases de Post Evaluación Simplificada (BPES) o Bases de Postevaluación Completa (BPEC) según sea el caso. 2. Informe de Cierre: Corresponde al documento único mediante el cual el Jefe o Gerente de estudio o proyecto informa a la organización de los resultados alcanzados con su trabajo y la comparación del cumplimiento de los IDC, metas establecidas en las BPES e indicadores de desempeño del costo, del plazo y de valor económico como son detallados en el Anexo a este Manual. Adicionalmente a este informe de cierre que analiza la ejecución del estudio o proyecto, las Divisiones cuentan con informes/fichas resumidas cuyo propósito es ratificar la recepción conforme de parte del Cliente del trabajo encomendado, realizar los cierres, activaciones y ajustes contables. Este tipo de informes/fichas están fuera del alcance de este Manual pero se pueden consultar en el Procedimiento SIC-P-105. 3. Proceso de Revisió n: Evaluación independiente de los resultados alcanzados por el estudio o inversión según sea el caso, sobre la base de la información definida en el




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Por esta razón, los resultados de las postevaluaciones deben ser parte de las actividades al cierre de estudios de proyectos y de la evaluación permanente de las operaciones. Los resultados recopilados serán consolidados por la GEI de acuerdo a un calendario anual. La política y el enfoque adoptados para el programa de aprendizaje y mejoramiento continuo están estipulados en el manual del sistema de inversión de capital SIC-M-001. 8. REVISIONES

REVISIÓN

TIPO DE CAMBIO

FECHA

0

Observaciones proceso de capacitación GEI-DECP 28 de abril de 2006

1

Ajustes resultantes de la actualización del proceso 27 noviembre 2009 de revisión y seguimiento de estudios y proyectos sancionada por el CE y el CID

2

Incorporación de ajustes derivados de actualización del Procedimiento SIC-P-105

3

Ajuste a Resolución PE-018/2011 y Nota Interna PE-028/2011 y regularización de nombres y siglas 08 abril 2011 de instancias participantes y mejoramientos

la 30 abril 2010




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ANEXO INDICADORES DE DESEMPEÑO

Indicador de Costo: IC

=

(Costo Real del Estudio ó Proyecto)/(Costo Estimado del Estudio ó Proyecto)

Evaluado a moneda y precios constantes

Indicador de Plazo: IP

=

(Plazo Real del Estudio ó Proyecto)/(Plazo Estimado del Estudio ó Proyecto)

Plazos medidos en meses

Indicador de Valor Económico: IE

=

(VAN proyectado al final del Estudio ó Proyecto)/( VAN proyectado al inicio del Estudio ó Proyecto)

VAN a moneda y precios constantes




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Figura 1 Esquema General Post Evaluacio nes y Cierre de Estud ios, Proyecto s y Negocios 12 a 24 meses después de la entrega a operacio nes

API’ s

API’ s Máximo 2 Meses

BPES [4]

FASE ESTUDIO PREINVERSIONAL (Perfil, Prefactibilidad , Factibilidad)

BPES [4] < 50 mill US$ BPEC ≥ 50 mill US$

Máximo 2 Meses

Máximo 6 Meses

FASE EJECUCIÓN DEL PROYECTO Y PUESTA EN MARCHA

FASE OPERACIÓN Nivel de Inversión

Informe d e Cierre (Incluye Post Evaluación Simplificada de la gestión del Estudi o)

Informe d e Cierre

Benchmark de Cierre de Proyecto (Close-Out) [1]

Post Evaluación Simplificada del Negocio [2]

Post Evaluación Completa Del Negocio

< 50 mill US$

> 50 mill US$

[3]

> 20 mill US$ Extraordinario

[1] Benchm ark: Por decisión de Ejecutor (VP/GPRO), o a solicitud de la GEI del VAF/PE/CE/STC/ CPFI. [2] Post Evaluación Simpl ificada: Es reemplazada por las Post Evaluaciones Completas c uando corresponde. [3] Post Evaluación Completa: Todos los proyectos autorizados por el Directorio, y para otros proyectos a solicitud del Cliente, CE/STC/CPFI o autoridad externa [4] Norma de Presentación Antecedentes Cochil co-Mideplan 2010: Todos los proyectos nuevos o reformulados deberán llenar la hoja de Post Evaluación Simplificada con fact ores clave que aporten el 75% del VAN u objetivo cualitativo del proyecto. Indicando el valor es perado de cada uno y cómo se medirá cuando entre en operación.

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