Servicio de Control Simultaneo

Escuela Nacional de Control Servicio de Control Simultáneo

Servicio de Control Simultáneo Material didáctico

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Servicio de Control Simultáneo

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Servicio de Control Simultáneo

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© Escuela Nacional de Control Directora: Fanny Vidal Vidal

Equipo de Diseño Diseño Curricular Curricular Material de Trabajo Equipo de Edición y Diagramación Grismi Bravo Arana Ingrid Mendoza Valerio Nancy Quintana Campos Martín Motta García

Lima 2015

El presente material es de uso exclusivo exclusivo para los participantes de los cursos regulares programados programados por la ENC.

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PRESENTACIÓN En el marco del nuevo modelo de operación de la Contraloría General de la República, cliente-producto-producción, se aprobó la Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”. Este marco normativo, se constituye en una nueva herramienta del control gubernamental que busca alertar oportunamente al titular de la entidad, los riesgos que podrían afectar el logro de los objetivos del proceso que es materia de evaluación, promoviendo que estos sean mitigados o superados por la entidad, oportunamente. El servicio de control simultáneo consiste en evaluar las l as actividades de un proceso en curso a cargo de una entidad sujeta al ámbito del Sistema Nacional de Control, a través sus tres modalidades, acción simultánea, orientación de oficio y visita de control. Desde este enfoque, el control simultáneo se caracteriza por ser oportuno, preventivo y expeditivo, al mismo tiempo de estar orientado al ciudadano, toda vez que presta especial atención a los procesos de la entidad que atienden sus necesidades. En la última unidad del documento se presenta casos de aplicación práctica de cada una de las modalidades del servicio de control simultáneo, con el propósito de que los participantes alcancen los objetivos de aprendizaje planteados.

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INTRODUCCIÓN En concordancia con la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, las Normas Generales de Control Gubernamental desarrollan entre otros servicios, el servicio de control simultáneo que puede ser ejercido por las unidades orgánicas de la Contraloría y los Órganos de Control Institucional, en las modalidades establecidas. El presente material didáctico, como complemento, orientado a promover el conocimiento e interiorización del marco conceptual del servicio de control simultáneo, desarrolla cuatro unidades de aprendizaje. La Unidad de Aprendizaje I, corresponde a las Generalidades del servicio de control simultáneo, y tiene como propósito conocer el marco general, definición, objetivo y características principales. La Unidad de Aprendizaje II, desarrolla las modalidades del control simultáneo, siendo estas la acción simultánea, la orientación de oficio y la visita de control; y, nos muestra su proceso y etapas tendientes a advertir la existencia de riesgos que afectarían el logro de los objetivos del proceso que se evalúa. En la Unidad de Aprendizaje III, se presentan los aspectos referidos al seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad con relación a los riesgos advertidos y comunicados, así como la periodicidad en la que los Órganos de Control Institucional envían la información a la Contraloría. Finalmente en la Unidad de Aprendizaje IV, se expone casos prácticos de aplicación de las modalidades del servicio de control simultáneo, que nos permitirán conocer y analizar la oportunidad de su ejercicio así como las particularidades que las caracterizan.

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COMPETENCIA

Aplicar adecuadamente el servicio del control simultáneo, en la modalidad que corresponda, a fin de lograr el objetivo del servicio de control; teniendo en cuentas las etapas que intervienen en el proceso de cada una de las modalidades, así como el seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad, respecto a los riesgos comunicados al titular de la entidad, con el propósito de que los órganos del Sistema Nacional de Control brinden una respuesta satisfactoria a las necesidades de control simultáneo.

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ÍNDICE

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PREGUNTAS MOTIVADORAS

¿Qué es el servicio de control simultáneo? ¿Cuáles son sus modalidades?

¿Cuál es el proceso de aplicación de cada modalidad? ¿Se hace seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad?

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GENERALIDADES DEL CONTROL SIMULTÁNEO

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SERVICIO DE CONTROL SIMULTÁNEO PRIMERA UNIDAD: GENERALIDADES DEL CONTROL SIMULTÁNEO      

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Control simultáneo Objetivo Alcance Origen y criterios Características Comunicación de situaciones fuera del objetivo del servicio de control Implicancias de su ejercicio

Capacidad 1: Conoce el marco general del servicio de control simultáneo, su definición, objetivo y características principales, para lograr la interiorización conceptual de este nuevo servicio de control.

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CONTROL SIMULTÁNEO Según las Normas Generales de Control Gubernamental, los servicios de control se clasifican en función del momento de su ejercicio, en los siguientes tipos: i) Servicios de control previo, efectuado exclusivamente por la Contraloría con anterioridad a la ejecución de un acto u operación de una entidad. ii) Servicio de control posterior, se realiza con el objeto de efectuar la evaluación de los actos y resultados ejecutados por las entidades en la gestión de los bienes, recursos y operaciones institucionales. iii) Servicio de control simultáneo, se realiza a la(s) actividad(es) de un proceso en curso de la gestión de una entidad.

Gráfico N° 1 Tipos de Servicios de Control en función del momento de su ejercicio

DURANTE ANTES

Control Previo Ejecución de actos u operaciones

DESPUÉS

Control Simultáneo

Desarrollo de actividades de un proceso en curso.

Control Posterior Ejecución de actos y resultados

Fuente: Normas Generales de Control Gubernamental, aprobadas mediante Resolución de Contraloría N° 273-2014-CG de 12 de mayo de 2014.

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OBJETIVO El servicio de control simultáneo tiene por objetivo alertar oportunamente al titular de la entidad, la existencia de hechos que ponen en riesgo el resultado o logro de los objetivos de un proceso en curso, a fin de promover la adopción de las medidas preventivas que contribuyan a mitigar y, de ser el caso superar el riesgo identificado. Su ejercicio no implica la conformidad de los actos de gestión de la entidad, por lo tanto no limita el ejercicio del control posterior.

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ALCANCE Las disposiciones establecidas para el ejercicio del control simultáneo, son de cumplimiento obligatorio para: i)

ii) iii)

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Las unidades orgánicas de línea de la Contraloría, responsables de ejercer el control gubernamental en las entidades bajo su ámbito de control. Los Órganos de Control Institucional (OCI) en las entidades en las que ejercen el control gubernamental. Las entidades sujetas al ámbito del Sistema Nacional de Control.

ORIGEN Y CRITERIOS La Contraloría o el Órgano de Control Institucional, ejercen el control simultáneo de manera selectiva en la modalidad y oportunidad que consideren, como resultado del planeamiento efectuado sobre la base de los lineamientos impartidos por la Contraloría en su condición de Ente Técnico rector del Sistema Nacional de Control; y de la aplicación de los criterios de materialidad y relevancia que permitirá identificar los procesos y actividades críticas de la entidad, es decir aquellos que denotan mayor riesgo.

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CARACTERÍSTICAS El control simultáneo se caracteriza por ser: i)

Oportuno , toda vez que se realiza a la actividad o actividades de un proceso en curso.

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ii)

iii)

iv)

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Expeditivo, porque sus resultados se exponen en un breve plazo a través de la remisión de una comunicación o informe al Titular de la entidad. Preventivo, porque revela hechos que pueden generar riesgos que afecten el cumplimiento de los objetivos del proceso materia de control, promoviendo la adopción oportuna de medidas preventivas. Orientado al ciudadano , porque a través del ejercicio del control simultáneo se presta especial atención a los procesos que están orientados a atender las necesidades de los ciudadanos.

COMUNICACIÓN DE SITUACIONES FUERA DEL OBJETIVO DEL SERVICIO DE CONTROL Es posible que durante el ejercicio del control simultáneo, el equipo identifique situaciones que ya generaron un efecto o se encuentren fuera del objetivo del servicio; en este caso, estas situaciones deben ser puestas en conocimiento de la unidad orgánica competente del planeamiento de los servicios de control de la Contraloría, a través del aplicativo informático implementado para dicho fin.

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IMPLICANCIAS DE SU EJERCICIO Se debe tener presente que el ejercicio del servicio de control simultáneo sobre una o más actividades de un proceso en curso: i) ii) iii)

No supone la conformidad de los actos de gestión de la entidad. No limita el ejercicio del control posterior. No conlleva a la injerencia de la Contraloría o los Órganos de Control Institucional en los procesos de dirección y gerencia a cargo de la administración de la entidad. En este contexto los resultados del control simultáneo no deben contener recomendaciones específicas para la mitigación o superación de los riesgos advertidos, de forma que no se interfiera en las decisiones de los gestores responsables de administrar los riesgos identificados en los procesos a su cargo.

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PREGUNTAS MOTIVADORAS    

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¿Cómo se clasifican los servicios de control? ¿Qué es el servicio de control simultáneo? ¿Cuál es el objetivo del servicio de control simultáneo? ¿Qué atributos caracterizan al servicio de control simultáneo? ¿Qué implicancias genera el ejercicio del servicio de control simultáneo?

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MODALIDADES DEL CONTROL SIMULTÁNEO

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SERVICIO DE CONTROL SIMULTÁNEO SEGUNDA UNIDAD: MODALIDADES DEL CONTROL SIMULTÁNEO

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Acción simultánea Orientación de oficio Visita de control

Capacidad 2: Describe las modalidades del control simultáneo, detallando sus etapas y características, para lograr que el participante identifique y aplique cada modalidad en forma adecuada.

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ACCIÓN SIMULTÁNEA Definición Es una modalidad del servicio de control simultáneo que sirve para evaluar una o más actividades de un proceso en curso, durante la gestión de la entidad, en cualquier momento en el que se desarrolla, y que puede corresponder a un sistema administrativo1 o un sistema funcional2, ; con el objeto de alertar oportunamente al Titular de la entidad sujeta a control gubernamental sobre la existencia de hechos que ponen en riesgo el resultado o el logro de los objetivos del proceso, buscando promover la adopción de medidas preventivas que contribuyan a mitigar o superar el riesgo identificado. (Numeral 5.3, 5.Disposiciones Generales. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”).

En el ejercicio de la acción simultánea, se efectúa tanto la verificación documental, es decir la revisión de los documentos vinculados a la actividad o actividades objeto de evaluación, como la verificación física de la actividad o actividades en el momento en que se desarrollan, a fin de determinar si estas se están realizando conforme a la normativa aplicable, las disposiciones internas y las estipulaciones contractuales que se hayan establecido. Sin perjuicio de lo anterior y, con la finalidad de tener un mayor conocimiento y realizar un análisis integral de las actividades que se evalúan, el equipo de trabajo puede realizar la revisión de actividades previamente ejecutadas a las que son objeto de evaluación. Como ejemplo de los procesos cuya actividades se pueden evaluar mediante la aplicación este servicio de control, podemos citar la transferencia de gestión, los procesos de selección, ejecución contractual de bienes, servicios, obras, asociaciones público privadas, provisión del servicio alimentario por gestión de productos en el caso del Programa Social Qali Warma, entre otros; siempre y cuando, la actividad materia de evaluación se encuentre en curso.

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Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Artículo 46°] 2

Los Sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de políticas públicas que requieren la participación de todas o varias entidades del Estado. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder E jecutivo, Artículo 45°].

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Gráfico N° 2 Servicio de control simultáneo

ACTIVIDADES POR EJECUTAR

ACTIVIDADES EJECUTADAS

ACTIVIDADES EN EJECUCIÓN

Pueden ser materia de revisión para un conocimiento integral de la actividad materia de control

PRODUCTO FINAL

ACCIÓN SIMULTÁNEA

Comunicación de hechos que ponen en riesgo los objetivos del proceso

Adopción de medidas reventivas

Mitigar / superar riesgos

Características El servicio de acción simultánea se caracteriza por los siguientes aspectos: i) ii)

iii)

Su ejercicio comprende tres etapas: planificación, ejecución y elaboración de informe. Su desarrollo debe ser en un plazo no mayor de 20 días hábiles; sin embargo, de manera excepcional y por la naturaleza de la actividad o actividades materia de control, el responsable de la unidad orgánica de la Contraloría o del Órgano de Control Institucional, según corresponda, que tiene a su cargo la ejecución del servicio de control, puede autorizar un plazo mayor, el cual debe determinarse durante la etapa de planificación. Durante la etapa de ejecución, el responsable de la unidad orgánica de la Contraloría o del Órgano de Control Institucional debe comunicar de manera inmediata al Titular de la entidad, los hechos y riesgos que, por su naturaleza y trascendencia, requieran la adopción inmediata de medidas preventivas por parte del titular; sin perjuicio, de que sean desarrollados en el informe de acción simultánea. Excepcionalmente, esta Página 18


iv) v)

comunicación puede ser realizada por el jefe de equipo a cargo de la acción simultánea, cuando se presenten situaciones que limiten o impidan que el responsable de la unidad orgánica de la Contraloría o del Órgano de Control Institucional realicen oportunamente esta comunicación. La acción simultánea culmina con la emisión de un ‘Informe de Acción Simultánea’. El Órgano de Control Institucional de la entidad o el designado por la Contraloría, es responsable de efectuar el seguimiento de los riesgos comunicados. (Literales a)Planificación, b) Ejecución y c) Elaboración del informe – cuarto párrafo del numeral 6.2.2 Etapas, 6.2 Acción simultánea. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo” )

Cierre de la acción simultánea El servicio de acción simultánea culmina con la emisión del “Informe de acción simultánea”; este documento contiene los riesgos identificados en la actividad o actividades del proceso en curso que ha sido objeto de evaluación. A través de este informe que es remitido al Titular de la entidad se comunican los riesgos identificados, a fin que adopte las medidas correspondientes que contribuyan a mitigarlos o superarlos asegurando el cumplimiento de los objetivos del proceso y su producto final. El informe debe ser redactado de manera clara y objetiva, respetando la estructura establecida por la Contraloría cuyo objetivo es estandarizar el desarrollo de los productos resultantes de los servicios de control facilitando su registro en el sistema informático, correspondiente. Es preciso señalar que los hechos identificados que son descritos en el informe son estructurados obligatoriamente de la siguiente forma: i) ii) iii) iv)

Una sumilla, que corresponde al hecho identificado; La descripción clara y objetiva del hecho identificado; El criterio inobservado; y, El riesgo identificado.

(Literal c) Elaboración del informe, Numeral 6.2.2 Etapas, 6.2 Acción simultánea. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”) Página 19


Seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad El Órgano de Control Institucional de la entidad que ejecutó la acción simultánea o el Órgano de Control Institucional designado por la Contraloría, es el responsable de realizar el seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad, para superar o mitigar los riesgos identificados que fueron comunicados en el informe de acción simultánea. (Numeral 7. Seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”)

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ORIENTACIÓN DE OFICIO Definición Es una modalidad del control simultáneo que ejercen las unidades orgánicas del Contraloría o el Órgano de Control Institucional cuando toma conocimiento de la presencia de situaciones que pueden conllevar a la gestión a incurrir en errores, omisiones o incumplimientos en el desarrollo de una o más actividades de un proceso en curso. (Numeral 6.3 Orientación de Oficio, 6. Disposiciones Específicas. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”)

Para dicho fin, además de la información proporcionada por la entidad, se puede recopilar y analizar información de diversas fuentes como medios de comunicación, aplicativos informáticos web de acceso libre, internet, entre otros, cuyo análisis se realiza estrictamente en gabinete. La orientación de oficio se realiza mediante comunicación escrita, sea oficio u otro documento y, es dirigido al Titular de la Entidad o a quien haga sus veces en la entidad, haciendo de su conocimiento de manera clara y concisa las situaciones identificadas y sus posibles riesgos.

Gráfico N° 3 Esquema del servicio de Orientación de oficio

Recopilación

Análisis

Comunicación

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Características El servicio de orientación de oficio, se caracteriza por los siguientes aspectos: i)

ii)

No tiene un plazo establecido para su ejecución; sin embargo al igual que los otros servicios de control simultáneo, se caracteriza por ser oportuno y expeditivo. La comunicación escrita que contiene las situaciones identificadas y sus posibles riesgos, debe ser redactada de manera clara y objetiva, respetando la estructura establecida por la Contraloría, cuyo objetivo es estandarizar el desarrollo de los productos resultantes de los servicios de control facilitando su registro en el sistema informático, correspondiente. Por ello cada situación identificada debe tener una sumilla, la descripción clara y objetiva del hecho, el criterio inobservado y el riesgo identificado.

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VISITA DE CONTROL Definición La visita de control es una modalidad del control simultáneo que está orientada a presenciar y constatar actos o hechos en curso relacionados a la entrega de bienes y servicios a los ciudadanos a cargo de las entidades, en el ejercicio de sus competencias funcionales; así como, constatar el estado y el mantenimiento de la infraestructura pública. (Numeral 6.4.1 Definición, 6.4 Visita de control. Directiva N° 006-2014CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”)

En el ejercicio de la visita de control, prima la verificación física de los actos o hechos en el momento en que se desarrollan, a fin de determinar si estos se realizan conforme a la normativa aplicable, las disposiciones internas y las estipulaciones contractuales que se hayan establecido. Este servicio de control se puede efectuar por ejemplo, durante la entrega de textos escolares en los centros educativos; durante la entrega de donaciones, para atender las necesidades de ciudadanos afectados por desastres naturales; durante la prestación de servicios en los centros de salud; así como para constatar el estado y mantenimiento de la infraestructura educativa, pistas, parques y jardines, entre otros.

Gráfico N° 4 Esquema del servicio de visita de control C

Entrega de bienes

I U D

Entrega de servicios

A D A

Estado y mantenimiento de infraestructura pública

N O S

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Características El servicio de visita de control se caracteriza por los siguientes aspectos: i) ii) iii)

iv) v)

Su ejercicio comprende tres etapas: planificación, ejecución y elaboración de informe. Su desarrollo debe ser en un plazo máximo de 7 días hábiles. En el ejercicio de la visita de control se aplican principalmente técnicas de verificación física como la inspección, indagación y observación, cuyos resultados son registrados en actas según el modelo establecido en la Directiva. El servicio de visita de control culmina con la emisión de un ‘Informe de Visita de Control’. El Órgano de Control Institucional de la entidad o el designado por la Contraloría, es responsable de efectuar el seguimiento de los riesgos comunicados. (Numeral 6.4.2 Etapas, 6.4 Visita de Control. Directiva N° 006-2014CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”)

Cierre de la visita de control El servicio de visita de control culmina con la emisión del “Informe de visita de control”; este documento contiene los hechos y los riesgos identificados en los actos o hechos presenciados.

Este informe se remite al Titular de la entidad se comunican los riesgos identificados, a fin que adopte las medidas correspondientes que contribuyan a mitigarlos o superarlos. El informe debe ser redactado de manera clara y objetiva, respetando la estructura establecida por la Contraloría cuyo objetivo es estandarizar el desarrollo de los productos resultantes de los servicios de control facilitando su registro en el sistema informático, correspondiente. Es preciso señalar que los hechos identificados que son descritos en el informe son estructurados obligatoriamente de la siguiente forma: i) ii) iii) iv)

Una sumilla, que corresponde al hecho identificado; El hecho identificado, con una descripción clara y objetiva; El criterio inobservado; y, El riesgo identificado.

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Seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad El Órgano de Control Institucional de la entidad que ejecutó la visita de control o el Órgano de Control Institucional designado por la Contraloría, cuando la entidad en la que se interviene no cuenta con dicho órgano, es el responsable de realizar el seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad para superar o mitigar los riesgos identificados que fueron comunicados en el informe de visita de control. (Numeral 7. Seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad. Directiva N° 006-2014-CG/APROD “Ejercicio del control simultáneo”)

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¿Cuáles son las modalidades de control simultáneo? ¿En que es consiste la acción simultánea? Menciona las características de la acción simultánea. ¿En qué consiste la orientación de oficio? Menciona las características de la orientación de oficio. ¿En qué se consiste la visita de control? Menciona las características de la visita de control Menciona las modalidades del servicio de control simultáneo en los que se hace seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad.

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SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LAS ACCIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD

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SERVICIO DEL CONTROL SIMULTÁNEO TERCERA UNIDAD: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LAS ACCIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD

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Procedimiento. Estado de los riesgos comunicados. Envío de información a la Contraloría.

Capacidad 3: Describe las actividades que forman parte del seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la Entidad respecto de los riesgos identificados, y que van desde la comunicación que efectúa el Titular de la Entidad al OCI que corresponda hasta el envío de los resultados de la evaluación a la Contraloría General de la República.

El seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad, se efectúa a los riesgos comunicados al Titular de la Entidad en el marco de los servicios de control simultáneo de ‘acción simultánea’ y ‘visita de control’.

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El OCI de la entidad que efectuó el servicio de control o el OCI designado por la Contraloría para esta labor son los responsables del seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la Entidad respecto de los riesgos comunicados.

Procedimiento Una vez que el informe resultante de la acción simultánea o de la visita de control es comunicado al Titular de la entidad, este en un plazo no mayor de 10 días hábiles contados desde el día siguiente de su recepción, debe remitir al Órgano de Control Institucional correspondiente, la siguiente información: las medidas dispuestas con el propósito de mitigar o de ser el caso, superar los riesgos comunicados; los funcionarios responsables de ejecutarlas; plazos para su ejecución; así como, las acciones realizadas a la fecha de remisión de dicha información. La información remitida por el Titular de la entidad a los 10 días hábiles, debe ser evaluada y registrada por el OCI respectivo en el aplicativo informático correspondiente, en un plazo no mayor de 5 días hábiles contados desde la fecha de recepción de ésta; en caso el Titular de la entidad no cumpla con remitir dicha información, el OCI deja constancia de la situación mencionada en el mencionado aplicativo. El seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad, respecto a los riesgos comunicados, según su naturaleza, se efectúa hasta la mitigación o superación del riesgo comunicado o por el plazo máximo de un año, contado a partir de la recepción del informe del servicio de control

Estado de los riesgos comunicados El OCI determina el estado de cada riesgo comunicado, sobre la base de la información presentada por la entidad y las verificaciones que considere necesarias realizar. Estos estados son: i) ii) iii)

Mitigado Persiste Sin acciones adoptadas

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Envío de información a la Contraloría El resultado del seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad, debe ser registrada por el Órgano de Control Institucional de la entidad respectivo, y se remiten a la Contraloría, a través del aplicativo informático, conforme se indica a continuación: a. Los resultados del seguimiento y evaluación efectuada en el periodo de enero – junio, se envían a más tardar el último día hábil del mes de julio. b. Los resultados del seguimiento y evaluación efectuada en el periodo de julio – diciembre, se envían a más tardar último día hábil del mes de enero del siguiente año.

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¿En qué modalidades del servicio de control simultáneo se requiere que el OCI realice el seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad? ¿Cuál es el plazo máximo que tiene el Titular de la entidad para informar al OCI sobre las medidas dispuestas? ¿Quién determina el estado de los riesgos y cuáles son estos? ¿Cuál es el período de tiempo máximo para efectuar el seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad respecto de los riesgos comunicados? Mencione las fechas en las que el OCI debe realizar envió de la información resultante del seguimiento y evaluación de las acciones realizadas por la entidad.

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CASUÍSTICA

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CASO 1 “PROGRAMA NACIONAL DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR QALI WARMA” ACCIÓN SIMULTÁNEA EN EL “REPARTO DE LOS SERVICIOS ALIMENTARIOS CON EL APOYO DE LOS CAE” Desarrollaremos la aplicación de una acción simultánea al sistema funcionales3 del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma, creado mediante Decreto Supremo 008-2012-MIDIS del 31 de mayo de 2012, con la finalidad de brindar un servicio alimentario de calidad a niños y niñas del nivel inicial (a partir de los 3 años de edad) y primario de las instituciones educativas públicas en todo el territorio nacional. La acción simultánea se desarrollará en sus tres etapas: planificación, ejecución y elaboración del informe.

1. Planificación: Para iniciar la planificación de la acción simultánea al Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma, se obtiene la información 4 básica del programa: finalidad, objetivos, alcance y características; asimismo, para comprender e identificar las actividades críticas a evaluar, se obtiene información sobre su operatividad, es decir: sus productos, procesos y actividades. De esta información se obtuvo lo siguiente: -

-

-

Qali Warma es un programa social de alimentación dirigido a niños y

niñas a partir de 3 años que asisten a instituciones educativas públicas de nivel pre-escolar y primaria a nivel nacional. Se caracteriza por tener un sistema de compras descentralizadas, bajo un modelo de cogestión, con representantes de la sociedad civil y la comunidad escolar, para brindar un servicio alimentario de calidad, adecuado a los hábitos de consumo locales. Su objetivo final es mejorar la ingesta de alimentos, facilitando las condiciones para el aprendizaje de los niños y niñas del nivel inicial y primaria de las II.EE. públicas.

3

Los Sistemas funcionales tienen por finalidad asegurar el cumplimiento de políticas públicas que requieren la participación de todas o varias entidades del Estado. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder E jecutivo, Artículo 45°]. 4

El evaluador también puede iniciar el requerimiento de información con anticipación a la etapa de planificación, con el propósito de analizar el proceso o la actividad a la cual pretende ejercer acción simultánea.

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-

-

-

El modelo de cogestión de Qali Warma establece la constitución de Comités de Compra (conformados por autoridades del gobierno local, sector salud y padres de familia) para la gestión del proceso de compra descentralizado, para cuyo fin se le transfieren recursos financieros. Se conforman los Comités de Alimentación Escolar (CAE), cuya función central es la verificación del servicio alimentario en la II.EE. El servicio de Qali Warma tiene dos componentes: i) alimentario; y, ii) educativo. El componente alimentario, que es materia del presente caso, está directamente asociado con la provisión del servicio, adecuado a los hábitos de consumo local, y con los contenidos nutricionales según los grupos de edad. En esta línea, la dosificación de la alimentación se da de manera diferenciada, según quintiles de pobreza. Así, en los colegios ubicados en distritos de menores quintiles (I y II), se otorgan 2 comidas (desayuno y almuerzo), mientras que en otros distritos (quintiles III, IV y V), se otorga sólo una comida (desayuno). Qali Warma tiene dos modalidades de atención: i) entrega de raciones preparadas; y, ii) entrega de canastas de productos. En la entrega de raciones, que nos ocupa el caso, los proveedores se encargan de la preparación diaria de los desayunos, y almuerzos en los casos que corresponde, y los entregan en las instituciones educativas hasta treinta minutos antes del horario establecido para el consumo.

Identificación de productos, procesos y actividades: Para realizar la acción simultánea bajo el enfoque por procesos, una vez revisada y analizada la información obtenida, identificamos los productos, procesos y actividades que serán evaluadas. EL producto elegido es: “Brindar el servicio de gestión de raciones preparadas” y los procesos que intervienen en su operatividad son:

1. 2. 3. 4.

Conformación de Comités de Alimentación Escolar (CAE). Asistencia técnica a los CAE. Provisión del servicio alimentario. Supervisión y monitoreo.

De estos procesos, el seleccionado para la acción simultánea es la “Provisión del servicio alimentario” , cuyas actividades son las siguientes: 1. Adjudicación de los servicios alimentarios; 2. Reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE; 3. Comité de compra (CC) recepciona el expediente y solicita la transferencia de recursos; Página 34


4. La unidad territorial valida el expediente y/o remite a la unidad de transferencias; y, 5. La sede central transfiere los recursos y los CC realizan el pago. Teniendo en cuenta que el principal problema que el programa pretende afrontar es la inadecuada ingesta de alimentos en cantidad y calidad; y, que los problemas reportados a través de medios de prensa, suceden en la entrega de alimentos a los niños y niñas, se ha determinado que la acción simultánea será realizada a la actividad de “Reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE” , cuyas tareas comprenden: i) la recepción ; ii) la distribución; y, iii) el consumo de las raciones alimentarias por los niños y niñas usuarios del programa.

Selección de la muestra El equipo de acción simultánea ha considerado elegir una muestra para efectuar el servicio de control, toda vez que el programa brinda el servicio alimentario en instituciones educativas de nivel pre – escolar y primaria a nivel nacional. Para ello obtuvo información de las zonas e instituciones educativas donde se ha reportado mayores problemas. Con esta información, define que son cinco las instituciones educativas de nivel inicial (especificar zona, distrito, provincia, departamento) que estarán en el alcance de la acción simultánea.

Objetivo: Con base en la información obtenida y el análisis efectuado, se define que el objetivo de la acción simultánea es determinar si el reparto de los servicios alimentarios con el apoyo de los CAE, en las instituciones educativas de nivel inicial (de las zonas determinadas), que comprende la recepción, distribución y consumo, se realiza cumpliendo la normatividad vigente para la cogestión de los CAE, y el contrato.

2. Ejecución En el proceso de ejecución, efectuamos tanto la verificación documental como la verificación física.

Verificación documental: Revisamos los documentos vinculados a la actividad materia de acción simultánea, entre ellos principalmente:   

La programación de distribución de raciones en las II.EE. seleccionadas. El padrón de beneficiarios de las II.EE. seleccionadas. El contrato suscrito con el proveedor de las raciones alimenticias, a fin de verificar los términos y condiciones en que serán distribuidos. Página 35




La Ficha Técnica que contiene el detalle de la composición de las raciones alimenticias que serán entregadas a los niños y niñas del programa. En el caso que presentamos, la ficha técnica señala que la ración alimenticia está compuesta por 01 vaso bebible de harina de trigo y 01 pan con queso.

Verificación física: El equipo de acción simultánea inspecciona durante su ejecución, las tareas de recepción, distribución y consumo de las raciones preparadas, por los niños y niñas usuarios del programa.

Gráfico N° 01 Fases del reparto de los servicios alimentarios con apoyo de los CAE 1. Recepción

2. Distribución

Proveedor – CAE

3. Consumo

CAE – Niños (as)

El integrante del equipo de acción simultánea, desarrolla sus procedimientos, observando las acciones que despliegan el proveedor, los miembros del CAE y personal del centro educativo, durante las cuales advierte los siguientes hechos:

Recepción de raciones: Se advierte que el proveedor entrega las raciones preparadas a profesores que no son miembros del CAE; y que las raciones no cumplen con las especificaciones de las fichas técnicas de alimentos y de producción de receta diarias, como se muestra: Alimentos que se deben entregar a los niños(as) según Fichas Técnicas o

o

01 vaso bebible de harina de trigo con leche 01 pan con queso

Alimentos que el proveedor entrega para distribuirlo a los niños(as) usuarios 01 vaso de bebible de harina de trigo sin leche 01 pan

o

o

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Pese a esta situación, los profesores recepcionan las raciones preparadas, para su distribución a los niños y niñas de la II.EE.

Distribución de raciones a los niños y niñas usuarios del programa: Durante el proceso de distribución de las raciones alimenticias a los niños y niñas de la II.EE., se advierte que los miembros del CAE no adoptan medidas para efectuar buenas prácticas de manipulación de los alimentos, pues no cuentan con gorros, mandiles, guantes ni mascarillas, que eviten contaminar los alimentos durante su entrega.

Consumo de raciones por los niños y niñas usuarios del programa: Una vez que los alimentos son entregados a cada niño y niña de la II.EE., se observa que el ambiente destinado al consumo de alimentos del programa no son adecuados, no brinda las condiciones de higiene y salubridad, los niños y niñas no han realizado acciones de aseo de manos de manera previa a la recepción y consumo de las raciones alimenticias. Asimismo, se aprecia que el CAE no motiva a los niños y niñas al consumo de toda la ración que se les distribuye, observando que los alimentos quedan esparcidos en los ambientes destinados para su consumo.

3. Elaboración del informe: Los hechos y los riesgos advertidos, que podrían afectar el cumplimiento de los objetivos del programa, se presentan en el Informe de Acción Simultánea, en la estructura que se muestra a continuación:

Hecho 1: Proveedor entrega raciones alimenticias a profesores que no son miembros del CAE; y estas raciones no cumplen con las especificaciones de las fichas técnicas. Criterio: 

Resolución Ministerial N° 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba la Directiva N° 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones para la Cogestión del Servicio Alimentario del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social“.



Resolución de Dirección Ejecutiva N° 2031-2013-MDIS/PNAEQ, de 17 de diciembre del 2013, modificada con Resolución de Dirección Ejecutiva N° 1031-2014-MIDIS/PNAEQW, de 10 de abril del 2014, que aprueba el “Manual de Compras del modelo de cogestión para la atención del

servicio alimentario del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali warma”. VI. Ejecución contractual.

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Riesgo: Podría efectuarse pagos al proveedor, pese a los incumplimientos reiterados en el servicio de provisión de raciones alimenticias, según el contrato. Hecho 2: Distribución de raciones alimenticias sin efectuar buenas prácticas de manipulación Criterio: Resolución Ministerial N° 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba la Directiva N° 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones para la Cogestión del Servicio Alimentario del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social", 6.6. De la distribución y el servido de los alimentos.

Riesgo: Afectaría el estándar nutricional diario y la salud de los niños y niñas usuarios del programa. Hecho 3: Consumo incompleto de raciones alimenticias y omisión de higiene previa a su consumo. Criterio: Resolución Ministerial N° 0201-2013-ED de 23 de abril de 2013, que aprueba la Directiva N° 014-2013-MINEDU/VMGP-DIGEDIE, "Normas y Orientaciones para la Cogestión del Servicio Alimentario del Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma del Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social", 6.7. De la vigilancia del consumo de los alimentos.

Riesgo: Afectaría la capacidad de atención de los niños y niñas en la jornada educativa diaria. Comunicación de los riesgos identificados al Titular de la Entidad El informe de acción simultánea al Programa Nacional de Alimentación Escolar Qali Warma, es remitido al Titular de la entidad, a fin que adopte las medidas correspondientes respecto a los riesgos identificados.

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CASO 2 “PROCESO DE CONTRATACIÓN” ACCIÓN SIMULTÁNEA EN LA “FASE DE SELECCIÓN DEL PROCESO PARA LA ADQUISICIÓN DE COMPUTADORAS PARA EL PROGRAMA LOS FAROLES”

A continuación desarrollaremos un caso práctico de aplicación de la acción simultánea al sistema administrativo5 de abastecimiento. La finalidad del proceso de contratación es que la Entidad seleccione a la persona natural o jurídica que presente la mejor propuesta para la satisfacción de sus necesidades, siguiendo el procedimiento establecido en la normativa sobre contratación pública que busca maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones, de manera que éstas se efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad. El proceso de contratación en el marco de la normativa de contratación pública está compuesto por tres fases o etapas: i) Actos Preparatorios; ii) Selección; y, iii) Ejecución contractual. El caso que presentamos para el ejercicio de la acción simultánea es una Licitación Pública convocada por el Programa Los Faroles para la adquisición de computadoras, cuya finalidad es cubrir la necesidad que tiene este programa de contar con dichos equipos. Es decir, el producto final del proceso es obtener las computadoras para implementar el Programa Los Faroles. La acción simultánea se desarrollará en sus tres etapas: planificación, ejecución y elaboración del informe.

1. Planificación La primera acción es identificar el proceso de selección que será objeto de acción simultánea. En nuestro ejemplo, de la revisión previa al Plan Anual de Contrataciones (PAC) aprobado de la entidad hemos elegido la licitación pública para la adquisición de computadoras para el Programa Los Faroles. Para seleccionar este proceso de contratación, hemos considerado dos aspectos6, la materialidad del proceso de selección, cuyo valor referencial 5

Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Artículo 46°] 6

El evaluador puede considerar además otros aspectos que sean relevantes. Página 39


asciende a S/.3,222,120.30, y el hecho de que en el ejercicio anterior la entidad había convocado a este proceso sin éxito, pues luego de haber sido declarado nulo, fue cancelado, sin concretar el objetivo.

Identificación de procesos y actividades: Ubicamos el proceso de contratación identificado bajo el enfoque por procesos: -

El Macro proceso es el Sistema Nacional de Abastecimiento. El Proceso es el Proceso técnico de obtención (bienes y servicios) Los Sub procesos son los siguientes: Necesidad de contratar. o Organización de las contrataciones. o Bases y convocatoria. o o Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro. Suscripción del contrato. o Ejecución del contrato. o Conformidad de la prestación. o

El Sub proceso seleccionado para la acción simultánea es la “Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro” , cuyas actividades son las siguientes: -

Presentación de propuestas. Admisibilidad de la propuesta técnica. Admisibilidad de la propuesta económica. Evaluación de propuestas. Determinación de puntajes. Otorgamiento de buena pro. Consentimiento de la buena pro.

Objetivo: Con base en la información obtenida y el análisis efectuado, se define que el objetivo de la acción simultánea es determinar si la selección y otorgamiento de la buena pro se realiza cumpliendo las bases administrativas y, la normativa de contratación pública.


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Verificación documental: Revisamos los documentos vinculados a la actividad materia de acción simultánea, entre ellos principalmente: -

Los términos de referencia formulados por el área usuaria. Registro de participantes. Las consultas y observaciones formuladas por los postores, así como la absolución de las mismas. La elevación de observaciones e implementación del pronunciamiento, de haberse producido. Las bases integradas.

Verificación física: El equipo de acción simultánea participa de manera presencial en las actividades de presentación de propuestas, admisibilidad de la propuesta técnica y económica, evaluación de propuestas, determinación de puntajes, otorgamiento de la buena pro y consentimiento de la buena pro. Grafico N° 01 Actividades del sub proceso: “Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro”

Presentación de las propuestas

Admisibilidad de la propuesta técnica

Admisibilidad de la propuesta económica

Evaluación de propuestas

VERIFICACIÓN FÍSICA

Determinación de puntajes

Otorgamiento de la buena pro

Consentimiento de la buena pro

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El evaluador desarrollo sus procedimientos, observando las acciones que despliegan el Comité Especial y los participantes/postores del proceso de selección, actividades durante las cuales advirtió los siguientes hechos:

Durante la evaluación de propuestas: -

Las bases administrativas del proceso de selección establecen como factor de evaluación de la propuesta técnica respecto a la experiencia del postor, la acreditación del monto facturado por el postor durante los últimos ocho (08) años referidos a los bienes objeto de la convocatoria, hasta por un monto máximo acumulado equivalente a dos (2) veces el valor referencial, sustentado con copias de los respectivos comprobantes de pago cancelados acreditados con vouchers de depósito, reporte de estados de cuenta, contratos u órdenes de compra, y su respectiva conformidad por la prestación efectuada.

-

El Comité Especial evalúa la propuesta técnica del postor Zorritos S.A., y pese a que no acredita con la documentación correspondiente el monto facturado que declara por prestaciones similares en el período determinado, esta es calificada favorablemente, asignándole el puntaje previsto en las Bases Administrativas. -

Identificación de riesgos de daño inminente Ante la situación descrita, el equipo de acción simultánea considera que existen riesgos de daño inminente que deben ser comunicados de manera inmediata al titular de la entidad, para que disponga las medidas que considere pertinente, de manera oportuna, pues de proseguir el proceso de selección, este podría ser declarado nulo, incluso cuando haya sido adjudicado o suscrito el contrato, generando que el área usuaria no reciba a tiempo los bienes requeridos, se afecte el normal funcionamiento de la entidad, o se adjudique el proceso de selección a un postor que no cumple con las condiciones para la prestación.

-

Acciones adoptadas por el Titular de la entidad Habiendo tomado conocimiento de la comunicación que efectuó el equipo de acción simultánea, el Titular de la entidad, mediante acto resolutivo declara la nulidad del acto de evaluación de propuestas, disponiendo se retrotraiga el proceso hasta esta etapa a fin de volver a calificar las propuestas de los postores y asignar los puntajes que correspondan en cumplimiento de las Bases Administrativas. Página 42


3. Elaboración del informe: Aun cuando las situaciones advertidas han sido comunicadas al Titular de la entidad, quien adoptó las medidas correctivas oportunamente, estos hechos deben ser redactados en el informe, respetando la estructura establecida en la Directiva de Control Simultaneo.

Hecho 1: Comité Especial califica propuesta de postor asignándole puntaje que no le corresponde Criterio: •

•

Bases administrativas del proceso de selección, Capítulo II – Proceso de Selección, numeral 2.5 – Documentos de presentación obligatoria. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por Decreto Supremo N° 184-2008-EF, artículos 70° y 71°.

Riesgo: •

•

De continuar el proceso sin advertir el hecho podría declararse su nulidad, lo que afectaría al área usuaria que no podría contar con los equipos de cómputo oportunamente, y por tanto el normal funcionamiento de la entidad. Podría adjudicarse la buena pro a un postor que no cumple con las condiciones exigidas para la prestación, poniendo en riesgo la adquisición de computadoras en favor de la entidad y los recursos públicos.

Comunicación de los riesgos identificados al Titular de la Entidad El informe de acción simultánea en la “Fase de selección del proceso para la adquisición de computadoras para el Programa Los Faroles”, es remitido al Titular de la entidad. Se incluye en el informe una conclusión precisando que el riesgo identificado y comunicado al Titular de la entidad fue superado.

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CASO 3 ACCIÓN SIMULTÁNEA A LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL DEL SERVICIO DE CONFECCIÓN DE UNIFORMES PARA LA MUNICIPALIDAD DEL ESTE En este tercer ejemplo desarrollaremos la aplicación de una acción simultánea a un sistema administrativo7, el sistema de abastecimiento, en la etapa de ejecución contractual. Como resultado del proceso de selección en las fases de actos preparatorios y selección, la Entidad eligió a la persona jurídica que presentó la mejor propuesta, siguiendo el procedimiento establecido en la normativa sobre contratación pública, encontrándose ahora en la fase de ejecución contractual para la prestación del servicio de confección de uniformes para la Municipalidad del Este. El desarrollo de la acción simultánea en la fase de ejecución contractual, se realiza en tres 3 etapas: planificación, ejecución y elaboración del informe.

1. Planificación: Para iniciar la planificación de la acción simultánea a la ejecución contractual, revisamos la información del Plan Anual de Contrataciones (PAC) aprobado por la entidad y sus modificatorias, a fin de conocer los procesos de selección con otorgamiento de buena pro, a partir de los cuales se identifique los contratos suscritos, y determinar la contratación a la cual realizaremos la acción simultánea en la fase de ejecución contractual. En el presente caso, el equipo de acción simultánea consideró cuatro aspectos para determinar el proceso que será objeto del servicio de control, siendo estos: el objeto de contratación, toda vez que es la primera vez que la entidad proporcionará uniformes al personal, la materialidad del contrato suscrito que asciende a S/.447 715, el valor de la propuesta económica del postor ganador que fue inferior en más del 10% del valor referencial, y haber tomado conocimiento que el postor

7

Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Artículo 46°]

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ganador de la buena pro incumplió contratos suscritos con otras entidades.

Identificación de procesos y actividades: Ubicamos el proceso de contratación identificado bajo el enfoque por procesos: -

El Macro proceso es el Sistema Nacional de Abastecimiento. El Proceso es el Proceso técnico de obtención (bienes y servicios) Los Sub procesos son los siguientes: Necesidad de contratar. o o Organización de las contrataciones. Bases y convocatoria. o Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro. o Suscripción del contrato. o o Ejecución del contrato. Conformidad de la prestación. o

El Sub proceso seleccionado para la acción simultánea es la “Ejecución del contrato”, en la cual el equipo de acción simultánea verificará el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el contrato en los plazos y condiciones previstos, en la etapa de la elaboración del plan de trabajo, diseño del vestuario y ficha técnica. Gráfico N° 01 Actividades de la ejecución contractual

De la revisión al contrato y las bases administrativas del proceso de selección, se obtuvo la siguiente información:

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Cuadro N° 01 Información del contrato para la confección de uniformes CLÁUSULA

DESCRIPCIÓN El contratista “Inocente Gavilán SAC” se obliga con

Objeto del Contrato

Producto a entregar Monto contractual Garantía por el monto diferencial de la propuesta

la Municipalidad del Este a brindar el servicio de confección de uniformes, conforme a los documentos que forman parte del contrato (bases del proceso de selección, propuesta técnica y económica). 450 uniformes para damas y 450 sastres para caballeros. S/.447 715 S/.29 600 No mayor de 30 días calendarios, contados a partir de la aprobación del diseño.

Plazo

Objetivo Sobre la base de la revisión y análisis de la información obtenida, el equipo de acción simultánea define que el objetivo es determinar si el servicio de confección de uniformes, en la etapa de elaboración y aprobación del plan de trabajo, diseño del vestuario y ficha técnica, se ejecuta de acuerdo a las condiciones contractuales establecidas.


Verificación documental: Se revisa los documentos que establecen los términos de la ejecución contractual, entre ellos principalmente:  

  

El contrato. Las bases del proceso de selección que incluyen los términos de referencia. La propuesta técnica del postor ganador. Las garantías. El Registro Nacional de Proveedores. Página 46


Durante la etapa de ejecución, el equipo de acción simultánea, para un conocimiento integral de la actividad a evaluar, revisar los documentos presentados por el proveedor para la firma del contrato, según las bases, que corresponden al sub proceso anterior, el de suscripción del contrato. De la revisión documental, el equipo de acción simultánea advirtió que el postor ganador presentó un “Certificado de Garantía” sin número, suscrito por la empresa “Casimires SRL”, mediante el cual acreditaba la calidad de los materiales a favor del contratista “Inocente Gavilán”.

Con el propósito de confirmar la veracidad del documento se solicitó información a la empresa Casimires SRL, la misma que el 19 de mayo informa al equipo de acción simultánea no haber emitido el mencionado “Certificado de Garantía” a favor del contratista, y que se

reserva el derecho de formular la denuncia correspondiente.

Verificación física: Durante este proceso, el equipo de acción simultánea advierte las siguientes situaciones: -

Mediante carta Nº 093-2013-IG recibida el 11 de abril, el contratista informa al departamento de logística, que su proveedor no tienen en stock la tela ofrecida, solicitando que a la brevedad posible la entidad elija otra tela debido a que el stock varía diariamente, ofreciendo otra tela en reemplazo.

-

El 15 de abril, y con 8 días de retraso, el contratista presenta el plan de trabajo, que es observado por la entidad debido a que no se ajusta a lo requerido.

-

El 05 de mayo, la entidad considera necesario constatar si la nueva tela ofrecida, cuenta con los componentes solicitados en los términos de referencia, y procede a contratar a una empresa especialista que realice el análisis correspondiente.

-

El 12 de mayo recibe el informe de resultados del análisis solicitado, que indica que la tela ofrecida por el contratista no cuenta con el 10% de lana requerido en las bases.

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Gráfico N° 02 Acciones en la verificación física

3. Elaboración del informe: Culminada la etapa de ejecución, conforme lo dispone la Directiva de Control Simultáneo, el equipo de acción simultánea elabora el informe del servicio de control, de acuerdo a la estructura establecida, en el cual se describen los hechos advertidos, conforme se muestra a continuación:

Hecho 1: Deficiencias en la ejecución contractual ponen en riesgo cumplimiento del objetivo del contrato -

El proveedor informa a la entidad que no cuenta con el stock de la tela ofrecida en su propuesta técnica, y se constató que la tela de reemplazo ofrecida por el proveedor no tiene en su composición, el 10% de lana, requerido en las bases. Asimismo, presentó su Plan de Trabajo y Diseño con un retraso de 8 días, sin cumplir con los requerimientos establecidos, por lo que no fue aprobado.

-

Finalmente, se evidenció que el «Certificado de Garantía» presentado por el contratista para la suscripción del contrato, no fue emitida por la empresa «Casimires SRL».

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Criterio: 







Contrato. Bases administrativas del proceso de selección, Capítulo III – Plazos para la ejecución del servicio. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado aprobado por Decreto Supremo N° 184-2008-EF, artículos 40°, 62°, 143 y 240°. Decreto Legislativo Nº 1017 Ley de Contrataciones del Estado, artículos 4°, 51° y 56°.

Riesgo: Podría afectarse el cumplimiento de los objetivos de la contratación; así como, la transparencia, y probidad en la operación. Conclusión Durante la ejecución de la acción simultánea, se han advertido 3 hechos que ponen en riesgo el logro de los objetivos de la ejecución contractual de confección de uniformes, los cuales han sido detallados en el numeral VI del presente informe. El informe emitido por el equipo de acción simultánea, es remitido al titular de la entidad para la adopción de las medidas que salvaguarden el cumplimiento de los objetivos de la ejecución contractual y los intereses de la entidad.

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CASO 4 “MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA” VISITA DE CONTROL AL MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA DE PARQUE RECREACIONAL LOS GIRASOLES DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL CABILDO Desarrollaremos un caso práctico de aplicación de visita de control al estado y mantenimiento de la infraestructura de un parque recreacional bajo la administración de un gobierno local. Los

gobiernos

locales

tienen

competencias

y

funciones

específicas

compartidas con el gobierno nacional y regional, entre otras materias, en deportes y recreación, por lo tanto deben promover y fomentar el deporte y la recreación de la niñez y del vecindario en general, mediante la construcción y en consecuencia el mantenimiento de campos deportivos y recreacionales. En tal sentido, el caso que presentamos para el ejercicio de la visita de control está orientado a verificar el estado y mantenimiento de la infraestructura pública de un parque recreacional. La finalidad es determinar si la municipalidad viene cumpliendo con las acciones destinadas a mantener en óptimas condiciones de operatividad los servicios de recreación que brinda al ciudadano, especialmente a los niños y niñas usuarios. La visita de control comprende 3 etapas: planificación, ejecución y elaboración del informe; las cuales describimos en el presente caso.

1. Planificación La primera acción que realiza el equipo de visita de control es identificar el parque recreacional en el que realizará la verificación del estado y mantenimiento de la infraestructura, para ello se ha tomado en cuenta la existencia de denuncias en medios de comunicación y quejas de los usuarios por las condiciones de la infraestructura, así como la capacidad y cantidad de usuarios a los que se presta el servicio. Asimismo, durante esta etapa revisamos los documentos e información vinculada a la actividad materia de visita de control, entre ellos: Página 50


El PIA y el PIM de la entidad, a fin de conocer la asignación de

-

presupuesto para el mantenimiento de infraestructura. El Reglamento de Organización y Funciones de la Entidad, para

-

identificar la unidad orgánica responsable de la administración y mantenimiento de los parques recreaciones. Solicitar la relación del personal asignado a prestar servicios en el

-

parque recreacional objeto de visita de control.

Identificación de actividades: El equipo de visita de control define las actividades que se serán realizadas durante el proceso de visita de control: -

Superficie del suelo de las instalaciones.

-

Estructura y disposición de las instalaciones.

-

Estado de las instalaciones y disponibilidad de los juguetes.

-

Ubicación de las normas de seguridad específicas para uso de los juegos infantiles.

-

Supervisión del uso apropiado de las instalaciones del parque recreacional.

-

Estado de conservación de los pavimentos de las losas deportivas.

-

Gráfico N° 01 Actividades identificadas para la verificación física

Superficie del suelo de las instalaciones.

Estructura y disposición de las instalaciones.

Estado de las instalaciones y disponibilidad de los juguetes.

Ubicación de las normas de seguridad específicas para uso de los juegos infantiles.

Supervisión del uso apropiado de las instalaciones del parque recreacional.

Estado de conservación de los pavimentos de las losas deportivas.

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Objetivo: Determinar si la entidad cumple con efectuar la inspección y mantenimiento de las superficies, estructura y los juegos recreativos a fin de cautelar la seguridad en la prestación de los servicios a los usuarios.


Verificación física: El equipo de visita de control se constituye en el parque recreacional para iniciar las actividades correspondientes a la verificación física, durante la cual aplican las técnicas de inspección, indagación y observación, teniendo como criterio las disposiciones establecidas en la Ley Orgánica de Municipalidades (Ley N° 27972), artículo 82°, Educación, Cultura, Deportes y Recreación. Gráfico N° 02 Ejecución de la visita de control

VERIFICACIÓN

CONSTATACIÓN

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Durante la verificación física, el equipo de visita de control en presencia de los funcionarios responsables, y en cumplimiento de lo dispuesto por la Directiva, levanta las actas en las que se deja constancia de los hechos advertidos, que contienen la siguiente información: -

Lugar, fecha y hora de visita.

-

Identificación de los profesionales de la Contraloría o del OCI a cargo y de los funcionarios que representan a la entidad, detallando nombre y apellidos, DNI y cargo que ocupa.

-

Descripción de los hechos identificados.

-

Firma de cada uno de los presentes.

A continuación describimos los hechos advertidos por el equipo de visita de control: -

Las instalaciones del parque recreacional no cuentan con la señalización para el uso de los juegos infantiles por grupo de edad Se advierte que las instalaciones de los parques infantiles no cuentan con las señalizaciones para el uso de los juegos infantiles en función a los diferentes grupos de edad, por ejemplo juegos para niños de 2 a 5 años (edad preescolar) y niños de 5 a 12 años (edad escolar), lo que en el momento del juego podría generar accidentes.

-

Las instalaciones y juegos mecánicos están oxidados y las vallas que rodean el parque infantil no están en buenas condiciones Los juegos infantiles con estructuras de madera presentan grietas y astillas, mientras que las instalaciones y juguetes metálicos están oxidados. Asimismo, se ha observado que las vallas que rodean el parque infantil no está en buenas condiciones para impedir que los niños salgan corriendo a áreas circundantes donde haya tráfico, situaciones que podrían afectar la salud, seguridad e integridad física de los niños y niñas usuarios del parque recreacional. Página 53


-

La ausencia de personal para labores de supervisión podría generar que los usuarios hagan uso inadecuado de las instalaciones Se ha observado que el parque infantil no cuenta con personal que supervise el cumplimiento de las medidas de seguridad durante el uso de los juegos infantiles y las instalaciones con la finalidad de evitar su deterioro en un corto plazo.

5. Elaboración del informe: Los hechos advertidos en la etapa de ejecución, se presentan en el informe de visita de control, conforme se muestra a continuación:

Hecho 1: Las instalaciones del parque recreacional no cuentan con la señalización para el uso de los juegos infantiles por grupo de edad. Criterio: -

Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, artículo 82°, Educación, Cultura, Deportes y Recreación, inciso 18.

-

Reglamento de Organización y Funciones.

-

Documentos normativos internos.

Riesgo: Podría generar accidentes, afectando la integridad física de los niños

Hecho 2: Las instalaciones y juegos mecánicos están oxidados y las vallas que rodean el parque infantil no están en buenas condiciones Criterio: -


-


-


Riesgo: Podrían afectar la salud de los niños y poner en riesgo su integridad física

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Hecho 3: La ausencia de personal para labores de supervisión podría generar que los usuarios hagan uso inadecuado de las instalaciones Criterio: -


-


-


Riesgo: Genera el riesgo de deterioro de las instalaciones en un corto plazo.

Comunicación de los riesgos identificados al Titular de la Entidad El informe de visita de control al Parque Recreacional Girasoles de la Provincial del Cabildo, es remitido al Titular de la entidad, a fin que adopte las medidas correspondientes respecto a los riesgos identificados.

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CASO 5 ORIENTACIÓN DE OFICIO EN PROCESO DE SELECCIÓN DE LA ENTIDAD LOS ROBLES En este quinto y último caso, desarrollaremos la aplicación de una orientación de oficio a un sistema administrativo8, el sistema de abastecimiento, en la etapa de proceso de selección.

Como se ha mencionado anteriormente, la finalidad de un proceso de contratación es que la Entidad seleccione a la persona natural o jurídica que presente la mejor propuesta para la satisfacción de sus necesidades, siguiendo el procedimiento establecido en la normativa sobre contratación pública que busca maximizar el valor del dinero del contribuyente en las contrataciones, de manera que éstas se efectúen en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de precio y calidad. El proceso de contratación en el marco de la normativa de contratación pública está compuesto por tres fases o etapas: i) Actos Preparatorios; ii) Selección; y, iii) Ejecución contractual. En el caso que presentamos, el Órgano de Control Institucional (OCI) de la entidad Los Robles, ha observado que tiene un alto índice de procesos de selección declarados nulos y desiertos, por errores continuos y diversos; situación que viene afectando el abastecimiento de bienes y servicios requeridos por la entidad, por lo que ha considerado realizar el seguimiento a sus procesos de selección. Para iniciar el servicio de orientación de oficio, el evaluador realiza las siguientes acciones:

1. Identifica procesos y actividades a evaluar: Ubicamos el proceso de contratación identificado bajo el enfoque por procesos: -

Macro proceso: Sistema Nacional de Abastecimiento. Proceso: Proceso técnico de obtención (bienes y servicios) Sub procesos: Necesidad de contratar. Organización de las contrataciones. o o o

Bases y convocatoria.

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Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilización de los recursos en las entidades de la administración pública, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. [Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Artículo 46°]

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o

Evaluación de postores y otorgamiento de la buena pro. Suscripción del contrato.

o

Ejecución del contrato.

o

Conformidad de la prestación.

o

Asimismo, revisa la información sobre el Plan Anual de Contrataciones (PAC) aprobado por la entidad y sus modificatorias, a fin de determinar los procesos de selección de mediana relevancia y materialidad, que no ameritan efectuar una acción simultánea. Como resultado se elige entre otros procesos de selección, una Licitación Pública, estableciendo como objetivo de la orientación de oficio, determinar si las bases administrativas del proceso de selección elegido, han sido formuladas de acuerdo a la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Legislativo N° 1017 y su Reglamento.

2. Recopilación y análisis de la información: Entre los procesos de selección elegidos, se encuentra la primera convocatoria de una Licitación Pública para la adquisición de material biomédico. Durante el proceso de convocatoria y publicación de bases, el evaluador obtiene las bases administrativas publicadas en el portal institucional del Organismo Supervisor de la Contrataciones del Estado (OSCE). Como resultado de la revisión y análisis efectuado a las bases administrativas, el evaluador se percata de la existencia de incongruencias y falta de precisión en los factores de evaluación relacionados al plazo de entrega de los productos, que podrían afectar el logro del objetivo del proceso, los mismos que se muestran a continuación: BASES ADMINISTRATIVAS DE LA LICITACIÓN PÚBLICA FACTORES DE EVALUACIÓN - Plazo de entrega: desde la recepción de la orden de compra De 01 a 02 días...…………… 15.00 puntos De 03 a 04 días…….…….…. 25.00 puntos

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Servicio de Control Simultaneo

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