PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO Y DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Ing. Vicente Castro López
MATRICES DEL MODELO EMPRESARIAL BSP/SA OPORTUNIDADES DE INFORMACIÓN
MATRICES DEL MODELO EMPRESARIAL BSP/SA OPORTUNIDADES DE INFORMACIÓN
ORIENTACIONES
El curso les ayudara a tener un conocimiento amplio del concepto general de Planeamiento.
Deberán considerar el manual de Planeamiento Estratégico y de Sistemas de Información.
CONTENIDOS TEMÁTICOS MATRICES DEL MODELO EMPRESARIAL BSP/SA Elaboración e interpretación de matrices del proyecto: Estrategia vs Organización Entidades vs Estrategia Procesos vs Estrategia Procesos vs Entidades Entidades vs Organización Procesos vs Organización Procesos vs Entidades OPORTUNIDADES DE INFORMACIÓN Entrevistas a los ejecutivos de la empresa. Concepto de oportunidades de información. Identificación y priorización de oportunidades de información. Análisis de oportunidades de información. Consolidación de oportunidades y alineamiento con procesos y entidades. Priorización de procesos y entidades. Elaboración de formatos de oportunidades de información.
Pasos Principales en el desarrollo BSP/SA: 1. 2. 3. 4. 5.
Análisis de la Empresa. Modelo de la Empresa. Entrevistas a Ejecutivos. Análisis de oportunidades de información. Estrategias Informáticas y Recomendaciones.
Paso 1. Análisis de la Empresa
Paso 1: Análisis de la Empresa • Revisión del PEE – Visión, Misión – Objetivos, metas – Estrategias (FODA, BCG, FCE, Causa / Efectos, Fuerzas Competitivas, otros)
• Revisar las principales estrategias. • Identificar las unidades Organizacionales. • Revisión de todos los demás planes de la empresa (planes operativos y tácticos) • Revisar lo hallado con el ejecutivo auspiciador obtener su opinión y confirmar. • Efectuar la presentación a la gerencia.
Paso 2. Modelamiento de la Empresa
Modelamiento de la Empresa
Unidades de la Organización
2
Entidades Empresariales
1
Estrategias
3
6
4
Procesos
Matriz de Procesos vs. Entidades (Create, Read, Update, Delete) Entidades Procesos
e t n e i l
C
o t c u d o r P
o d i d e P
PRODUCCIÓN Planificar la Producción Controlar de Calidad Controlar de Stock
C R R
R
R
MARKETING Estudiar mercado Innovar productos
C
R
R
VENTAS R Planificar ventas Administr ar cartera de clientes Administr ar pedidos ...
R U
. e . l a b t t C C
Demás matrices • Procesos vs. Áreas Organizacionales C = Área controla el proceso + = Área muy involucrada con el proceso - = Área poco involucrada con el proceso • Procesos vs. Estrategias C = Proceso crítico en la estrategia + = Proceso muy involucrado con la estrategia - = Proceso poco involucrado con la estrategia • Entidades vs. Áreas Organizacionales C = Área crea información en la entidad U = Área utiliza o lee información de la entidad A = Área actualiza información en la entidad
Demás matrices • Estrategias vs. Entidades C = Estrategia crea información en la entidad + = Estrategia muy involucrada con la información de la entidad - = Estrategia poco involucrada con la información de la entidad • Estrategias vs. Áreas organizacionales C = Área crítica en la ejecución de la estrategia + = Área muy involucrada en la ejecución de la estrategia - = Área poco involucrada en la ejecución de la estrategia
Matriz Procesos vs. Estrategias
Leyenda:
Poco Involucrada = P
Involucrada = I
Rol Fundamental = R
Matriz Estrategias vs. Entidades
EJEMPLOS DE MATRIZ COMPAÑÍA DE LAVADORAS Y SECADORAS SIGLO XXI
Compañía de Lavadoras y Secadoras SIGLO XXI MISION: Producir y vender lavadoras de alta calidad y secadoras a través de distribuidores a nivel nacional. Hacer ganancias para sus propietarios y mantener condiciones de buen funcionamiento para sus empleados.
OBJETIVOS: Ser lideres en la industria en el servicio a los clientes. Mantener rentabilidad. Exceder el ratio de crecimiento de la industria Ser reconocido como líder en productos de calidad.
Estrategias
Mejorar el control de inventarios. Dinamizar el ciclo de ordenes de cliente. Administrar centralizadamente los inventarios. Expandir la línea de productos. Incrementar la penetración de publicidad. Reducir las perdidas por créditos perdidos. Reducir los gastos de la materia prima por acuerdos con el proveedor. Expandir las relaciones de ventas mejorando las áreas de los departamentos. Implementar mejor control de calidad en la producción. Seguimiento del servicio de atención de problemas. Promover imagen de calidad en publicidad.
Explicación de algunas estrategias
Mejora el control de inventarios.
Desarrollar un sistema mas comprensivo para seguir la información de que ítem esta en cada almacén y donde esta en el almacén.
Dinamizar el ciclo de ordenes de cliente.
Acortar y simplificar el ciclo de orden de cliente por ww hacer esto mas fácil y expeditivo para comprar por www.
Administrar centralizadamente los inventarios.
Planificar y coordinar la finalización de buenos inventarios a través de todos los almacenes para proveer mejor servicio a los clientes y reducir todos los análisis de inventarios.
Expandir la línea de productos.
Incrementar el rango de productos ofrecidos por la www de la familia de lavadoras y secadoras. Específicamente esto incluye expandir la comercialización de lavadoras y secadoras y alta tecnología y de lo mejor de la línea de los modelos del consumidor.
Incrementar la penetración de publicidad.
Ampliar el rango de medios usados para promover productos por la www, hacer esto para ampliar el espectro de los consumidores.
ESTRATEGIA EMPRESARIAL
Ejecutivos
1.- Análisis Empresarial 2.- Modelo Empresarial 3.- Entrevista a Ejecutivos 4.- Análisis de Oportunidad de Información 5.- Estrategias y Recomendaciones
BSP/SA Equipo de Planeamiento
QUIENES ESTAN INVOLUCRADOS
Entrevista
Ejecutivo Responsable
Identificación de las Unidades Organizacionales
¿Quiénes están incluidos en el ámbito del estudio?
Identificación de los Procesos Diseñar
productos.
Desarrollar
los procesos de producción.
Procesar
las ordenes de clientes.
Controlar
los inventarios de productos.
Analizar
el mercado.
Comercializar
los productos.
Identificación de las Entidades CLIENTE ORDENES DE CLIENTE
PRODUCTOS
BD
AREA DEMOGRAFICA
COMPETENCIA
VENDEDORES
DISTRIBUIDORES
Matriz: Estrategia vs Organización
Identifica el rol de cada unidad organizacional en la implementación de estrategias empresariales.
Identifica las unidades organizacionales con responsabilidad primaria, para cada estrategia empresarial.
Usado en las entrevistas de ejecutivos para determinar oportunidades de información.
Matriz: Estrategia vs Organización
Matriz: Entidades vs Estrategias Refleja la importancia entre datos de cada entidad para la estrategia empresarial. Ayuda a priorizar el soporte de entidades.
Matriz: Procesos vs Estrategia Indica el impacto relativo de cada proceso en la estrategia empresarial. Muestra el impacto estratégico relativo de cada proceso. Ayuda a priorizar el soporte de procesos.
Matriz: Procesos vs Estrategia
Matriz: Procesos vs Entidades Refleja las necesidades de información. Identifica datos a compartirse en la organización. Ayuda a identificar las aplicaciones. Ayuda a definir las bases de datos
Matriz: Procesos vs Entidades
Matriz: Entidades vs Organización Usado en las entrevistas de ejecutivos para determinar oportunidades de información. Identifica la posibilidad de compartir datos. Identifica el punto central de cada dato para cada entidad.
Matriz vs Organización
Matriz: Procesos vs Organización Muestra quien tiene la responsabilidad primaria para el proceso. quien también esta Muestra involucrado en el proceso. Usado en las entrevistas de ejecutivos para determinar oportunidades de información. Reorganizar.
Matriz: Procesos vs Organización
Matriz: Proceso vs Entidades
Paso 3. Entrevista a Ejecutivos
Equipo de Trabajo
Gerente Proyecto
Alta Dirección
Ger. Sistemas
Ger. Adm. y Fin.
Ger. Procesos
Consultor Senior
Consultor Areas Usuarias
EMPRESA
Quality Assurance
Consultor Senior Consultor T.I.
ASESORES
Entrevistas a Ejecutivos • Objetivos – Conocer la organización – Conocer los procesos y priorizarlos – Conocer los problemas y priorizarlos – Conocer información relevante para
las entidades (atributos) – Validar
toda
modelamiento
la
información
del
PREPARACIÓN PARA LA ENTREVISTA
QUIENES PARTICIPAN
PROGRAMACIÓN DE LAS ENTREVISTAS
Secuencia de las entrevistas
El criterio de las entrevistas debe ser dado por quien tiene mas procesos bajo su responsabilidad.
Entrevistar primero a los ejecutivos de tercer nivel.
SESIÓN DE INTRODUCCIÓN A ENTREVISTAS EJECUTIVAS
Cartas a los Entrevistados
Conducción de la Entrevista
Paso 4. Análisis de oportunidades de información
Oportunidades de Información • Los problemas y necesidades identificados en la entrevistas se deben traducir en las denominadas Oportunidades de información . • Para este propósito el equipo de trabajo de BSP/SA ó una parte del mismo, elabora una relación de los problemas y necesidades relevadas en las entrevistas a cada ejecutivo y las presenta en un formato .
Oportunidades de Información Formato incluye: • El problema o necesidad manifestado. • Propuesta de una solución al problema o necesidad. • Definición del aspecto informacional de la solución propuesta. (Oportunidad de Información). • Estrategias con las que se contribuye. • Los procesos y entidades relacionadas. • Los beneficios obtenibles de resolver el problema.
Ranking de Oportunidades • Calificación del ejecutivo a las oportunidades de información, grado relativo de importancia, de la más importante a la menos importante. • Debe determinarse previamente una escala de calificación. • Una escala elemental consistiría en por ejemplo alta, media ,baja,….. importancia, cuantificándose en puntajes como 1, 3 , 4, 5, … respectivamente • Una forma practica es 1ro. elegir aquella que parezca la más importante, luego la que parezca la menos importante.
Formularios para oportunidades de información
Ejemplo: Oportunidades de Información
Oportunidades de Información Resumen Entrevistas ENTREVISTADO: JORGE LOPEZ E. GERENTE DE PRODUCCIÓN. TEMA: RESPONSABILIDAD EN PROCESOS. PROCESOS P1 Ensamblar Producto
P2 Diseñar Producto.
PROBLEMA/NECESIDAD 1. Los programas de producción semanal, sufren variaciones debido a que el área de ventas debe cumplir con entregas urgentes, no conocemos en producción el grado de urgencia de los pedidos. 2. Es difícil hacer cambios en los programas de producción, ya que es muy laborioso calcular como debe redistribuirse la carga en las maquinas y el trabajo de los operarios.
3. En la actualidad los clientes ya no piden productos iguales, todos desean una variante particular. Los vendedores no indican claramente estos requerimientos técnicos y tenemos problemas de devolución de pedidos.
17/09/2012
OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN 1.
Disponer de información de la prioridad de entrega de los pedidos.
2.
Debe elaborarse una base de información sobre capacidad productividad de maquina/operarios. Debe de disponerse de un programa de producción automatizado.
3.
4.
Estructuración de los requerimientos técnicos diferenciado del cliente. Especificaciones estándares de diseño deben acompañar al pedido.
RANK
Oportunidades de Información Resumen Entrevistas ENTREVISTADO: JORGE LOPEZ E. GERENTE DE PRODUCCIÓN. TEMA: PARTICIPACIÓN EN ESTRATEGIAS.
17/09/2012
ESTRATEGIAS
PROBLEMA/NECESIDAD
OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN
E1
4. Lo más importante es conocer que pedidos son más urgentes de atender y poder coordinar cambios en las entregas directamente con el cliente, lo que nos permite obtener ciertas holguras.
5.
Disponer de información de la prioridad de entrega de los pedidos.
6.
Disponer de información sobre elasticidad de entrega del cliente.
Reducción del ciclo de atención de pedidos.
RANK
Alineación de Oportunidades de Información con Procesos y Entidades OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN
RANKI
PROCESOS
ENTIDADES
7
Ensamblar Producto. Registrar pedido.
Pedido
1.
Disponer de información de la prioridad de entrega de los pedidos.
2.
Debe de elaborarse una base de información sobre capacidad, productividad de maquinas / operarios.
4
Diseñar el Producto Planear la Producción.
Maquina Empleado
3.
Debe de disponer de un Programa de Producción Automatizado.
5
Planear la Producción.
Plan de Producción
4.
Estructuración requerimientos diferenciados especificaciones diseño deben pedido.
3
Registrar Pedido. Diseñar Producto.
Pedido Cliente Producto
5.
(Consolidar con la nro. 1).
6.
Disponer de información sobre elasticidad de entrega del cliente.
1
Registrar Pedido. Planear la Producción.
Cliente Pedido
de
los técnicos del cliente estándares de acompañar al
Alineación de Oportunidades de Información con Procesos y Entidades
Rank
Procesoss
Total
4 3 7 5 1 4 1 3 7
Diseñar Producto
7
Ensamblar
7
Planear la Producción
10
Registrar Pedido
11
Rank
Entidades
3 1 4 4 7 3 1 3 5
Cliente
4
Empleado Maquina Pedido
4 4 11
Producto Plan de Producción
Total
3 5
Análisis de Oportunidad de Información • Clasificar y consolidar las Oportunidades de Información. • Alinear las Oportunidad de Información con los procesos y entidades para identificar los posibles aplicaciones/Bases de Datos. (que PROCESOS y a que ENTIDADES les corresponde mayores OPORTUNIDADES DE INFORMACION). • Priorización de Oportunidades de Información.
ESTRATEGIAS DE INFORMACIÓN Y RECOMENDACIONES
CONTENIDOS TEMÁTICOS Estrategias
de Información y Recomendaciones. Matriz CRUD. Agrupación de la matriz Procesos vs Entidades. Priorización de Sistemas de Información. Estrategias de Tecnologías de Información. Recomendaciones generales de estudio.
Paso 5. Estrategias de Información y Recomendaciones
Estrategias de Información y Recomendaciones • Consiste en establecer las unidades primarias del futuro desarrollo de los sistemas de información de la empresa y su prioridad de desarrollo. • Cada una de estas unidades de trabajo comprenden un determinado grupo de procesos y entidades al ser analizados para su modelamiento desde la perspectiva de un sistema de información.
Agrupación de la matriz Procesos vs Entidades - CRUD • El procedimiento para agrupar la matriz e identificar las “Áreas Empresariales” es la siguiente: Ejemplo E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7
SA Proceso A1 Proceso A2
C C
Proceso A3
C
CC
Proceso B1 Proceso B2 Proceso B3 Proceso B4
R
SB
R C C
James Martin
CRUD
CRUD
CRUD
Pasos para realizar la Matriz CRUD
MATRIZ PROCESOS vs. ENTIDADES (CRUD) Agrupación de Áreas Empresariales
PASO: 1
MATRIZ PROCESOS vs. ENTIDADES (CRUD) Agrupación de Áreas Empresariales
PASO: 2
MATRIZ PROCESOS vs. ENTIDADES (CRUD) Agrupación de Áreas Empresariales
PASO: 3
MATRIZ PROCESOS vs. ENTIDADES (CRUD) Agrupación de Áreas Empresariales
PASO: 4
Priorización de Sistemas de Información En BSP y en Ingeniería de la Información, se coincide en emplear los siguientes criterios para priorizar y a cada criterio se le suele dar un puntaje de 1 a 7: • Contribución a los objetivos y metas. • Impacto Organizacional. • Demanda. • Posibilidad de Éxito. James Martin
Estrategias de Tecnología de Información 1. Reco Recome mend ndac acio ione ness de prá práct ctiicas cas gene genera rale less y convenientes sobre la administración de la T.I: • • • •
De Metodología de Planificación de Sistemas. De Plataforma Tecnológica. De Tecnología en el Desarrollo de aplicaciones. De RRHH relativos a Sistemas de Información.
2. Las Las Pos Posib ibililid idad ades es(o (o ame amena naza zas) s) que que rep repre rese sent ntan an las tendencias del uso de T.I en empresas del mismo sector, particularmente si la T.I., No solamente significa un soporte de los sistemas de información, sino que se constituye en una forma directa de agregar valor al producto.
Contenido del Informe Final Fundamentos • Objetivos del Estudio. • Metodología. Perspectiva Empresarial • Entorno del Negocio. • Misión, Objetivos y Estrategias. Desarrollo del Plan • Modelo de la Empresa. • Oportunidades de Información. Requerimientos para la Gestión de Sistemas. • Requerimientos Estrategias y recomendaciones de S.I. y T.I. • Lista priorizada de Entidades y Procesos. •Estrategias de T.I. • Recomendaciones para la solución inmediata de problemas específicos, hallados durante el estudio. Acción Inmediata • Se mencionan las acciones que deben de desarrollarse de inmediato para poder tener continuidad (ej. BSP/I desarrollar la Arquitectura de Información).
Recomendaciones Generales del Recomendaciones Estudio • Respecto a la implementación en el corto plazo. • Respecto a la actualización del Estudio – cada 6 meses. • Respecto a la plataforma tecnológica. – Estandarización de HW – niveles de procesamiento. – Estandarización de SW – versiones y licenciamiento. – Estándares para la gestión tecnológica – políticas, procedimientos, procesos. – Estándares para la segregación o asignación de funciones del personal del área de informática. – Estándares para el manejo de la Seguridad de la Información y la Contingencia Tecnológica.
Recomendaciones Generales del Estudio • Respecto a las metodologías para el desarrollo y mantenimiento de sistemas. – Uso de Herramientas CASE. – Implementación del Ciclo de Vida de los sistemas de información: planificación, análisis, diseño, construcción, implementación. – Documentación – manuales de usuario y manuales técnicos.
• Respecto a tecnología en el desarrollo de aplicaciones. – Administración de proyectos de T.I. – Evaluación Costo / Beneficio. – Priorización. – Automatización – inventario y administración de los SI. – Conformación de equipos de trabajo de alto rendimiento.
Recomendaciones Generales del Estudio • Respecto al Recurso Humano – tecnológico – Capacitación. • • • •
En el uso de nuevas herramientas. En el uso de nuevas metodologías. Trabajo en equipo. En técnicas tecnológicas en general.
– Manejo de niveles salariales estándares de mercado. • Respecto a la visión tecnológica constante. – Actualización permanente. – Navegación por Internet – temas de interés. – Visitas y asistencia a seminarios / conferencias / otros de corte tecnológico. – Concientización de la cultura de la sociedad de la información y la nueva economía hacia el interior de la organización. – Uso de software libre.
