PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO Y DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN Castro López, Segundo Vicente
INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN A LA METODOLOGÍA METODOLOGÍA IBM BSP/SA – BSP/I Bus iness System Syste m Planning for Strategical Alignm ent for Strategical
INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN A LA METODOLOGÍA METODOLOGÍA IBM BSP/SA – BSP/I Bus iness System Syste m Planning for Strategical Alignm ent for Strategical
ORIENTACIONES
El curso les ayudara a tener un conocimiento amplio del concepto general de Planeamiento.
Deberán considerar el manual de Planeamiento Estratégico y de Sistemas de Información.
CONTENDIDOS TEMÁTICOS • • • • • •
Estructura integral de la metodología. Relación entre BSP/SA y BSP/I. Conceptos básicos BSP/SA Lineamientos Metodológicos. Desarrollo General BSP. Pasos Metodología BSP.
“ L as
m eto d o lo g ías d e Planeac ión de s is t em a s us a n ca d a ve z m en o s le n gu a je t ec n o l óg i c o y s u e n an c ad a v ez m as c o m o herram ientas de alta gerenc ia . James Martin y Joe Leben ”
•
Sigla derivada por su definición en inglés Business P la n ni n g .
•
System
En español esto significa: “Sistema de Planificación de Negocios”
Orígenes de la Metodología BSP En los años 60 la compañía IBM y otras compañías tuvieron muchos problemas al intentar implementar grandes sistemas de información. 1966 que que IBM diseño una metodología BSP, Bussines Planning Fue en 1966 System. En 1970 los clientes se vieron interesados en aprender la metodología que ayudaba a esta compañía a mejorar el manejo de los recursos informáticos. 1975 se se desarrollo el curso BSP para clientes. En 1975 Finalmente en 1987 se desarrollo la metodología BSP/SA Bussines Planning System/Strategic Alignment, Planeación Estratégica de Sistemas con Alineamiento Estratégico. Actualmente existen varias técnicas, descritas en la literatura, que se derivan de este pensamiento inicial de IBM, tal como PROPLAN – Programa de Planeamiento y APX – Account Planning Extended.
Según James Martin, en su Libro Information Engineering … años 90 “BSP es es
un proceso de planificación de sistemas de información que se l a c io i o n e s e n t r e lo lo s s i s t e m a s y l o s concentra principalmente en las r e la n e g o c i o s d e la l a em e m p r e s a , el cual ofrece una vista estructurada y formal que sirve como soporte en la implantación de un Plan de Sistemas de Información para empresas en general.
Se caracteriza como una m eto d o log ía orien tad a de la direc ci ón organizacional cuyo objetivo es identificar los datos esenciales para la operación de una empresa en la economía actual basada en la información. BSP se preocupa de entender las relaciones existentes entre los procesos, organizaciones, datos, sistemas funcionales de aplicación y plataformas de comunicación de datos, tal como lo relatan las estrategias, estrate gias, m eta etass y ob jeti jetivo vo s em presariale presariales s . ” ”
Según James Martin, en su Libro Information Engineering … años 90 Para realizar una planificación de sistemas de información siguiendo la metodología BSP es necesario seguir una serie de tareas que son:
Planeación estratégica de la información.
Matriz de sujetos de datos contra funciones.
Análisis
de las metas y problemas.
Análisis
del impacto de la tecnología.
Visión estratégica del sistema.
Modelo entidad relación.
Análisis
de las áreas del negocio.
Metodología BSP El Método BSP es uno de los más utilizados y se concentra en la identificación de los requerimientos necesarios para poner en marcha una organización.
premisa Sistemas de Información deben ser planeados desde un nivel superior e implementados desde el nivel más bajo de la organización.
Características de BSP Se divide en tres grandes bloques así: 1. Planeación en equipo. Formar
un grupo de trabajo para realizar un estudio de los grandes procesos de la organización. Identificar los procesos sustantivos que dan vida a la organización.
2. Planeación de arriba a abajo. (Top Down) Se
fijan los objetivos trazados por los ejecutivos y especialista de SI
3. Desarrollo de abajo a arriba. (Bottom Up) Actividades
especificas del desarrollo de aplicaciones y que hacen operativa las BD que componen esa arquitectura.
Objetivo de BSP •
•
Establecer un plan de sistemas de información que soporte las necesidades a corto y largo plazo de la empresa que sea consistente con el plan de negocios establecido. Enfocados de manera jerárquica así: a) Para la Alta Administración b) Para la Administración Funcional y Operacional c) Para el área de Procesamiento de Datos
a)
Para la Alta Administración:
Proporcionar una forma de evaluar la efectividad de los sistemas de información preexistentes. • Proporcionar un medio para determinar las necesidades recursos computacionales, utilizando futuras de metodología basada en el análisis de impactos sobre los negocios y en la determinación objetiva de prioridades. • Aumentar la credibilidad de la solución propuesta una vez que tiene el aval y participación de la alta administración. • Administrar los recursos del sistema para mantener los objetivos de la empresa. •
b) Para la Operacional:
Administración Funcional y
Identificar los datos de mayor relevancia. • Asegurar consistencia y compartimiento de los datos. • Asegurar que los sistemas de informaciones serán orientados por las necesidades de la administración y de los usuarios. • Planear sistemas de información de larga vida basados en procesos de negocio duraderos. • Perfeccionar y mejorar las relaciones entre unidades organizacionales técnicas y funcionales. •
c) Para el área de Procesamiento de Datos: •
•
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• •
Disponer del personal adecuado para el procesamiento de datos. Disponer de recursos necesarios, de acuerdo a las actividades que se realicen. Proporcionar un mecanismo para comunicación efectiva con la alta administración. Crear escala de prioridades. Crear mejor base para la planificación de largo plazo para las actividades de informática en la empresa.
METODOLOGÍA IBM BSP/SA La teoría clásica Business System Planning for Strategical Alignment (BSP/SA) Sistema de Planificación de Negocios para la Alineación Estratégica
Se destaca porque proporciona a los sistemas de información un papel reactivo respecto a los objetivos y estrategia de la empresa. BSP/SA ha sido descrita en términos de fases y tareas específicas. En esta metodología se desarrolla la noción de enlace recíproco entre la planeación estratégica empresarial y la planeación de sistemas de información. Durante el proceso se enfatiza en que la estrategia de sistemas de información administrativos (objetivos de los sistemas, restricciones de los sistemas y estrategias de diseño de sistemas) debe ser una transformación directa de la estrategia organizacional (misión, objetivos, metas, estrategias, factores críticos de éxito )
METODOLOGÍA IBM BSP/I Nos permite integrar la Planeación de los Sistemas de Información con la Planeación de la empresa: Arquitectura de la aplicación RED Plan de Migración
Alineamiento estratégico de los SI Para implementar operativamente las estrategias definidas por las organizaciones es fundamental llevarlo hasta sus Sistemas de Información. Hay que partir de la situación actual de los procesos internos, identificar las transformaciones oportunas, y desarrollar los cambios necesarios en los Sistemas de Información que los soportan para alcanzar las metas y objetivos de negocio fijados por la organización.
Lineamientos Metodológicos Est. BD Est. S.I Est. Redes S1 S2 S3 ...
Ciclo de Vida de desarrollo de los S.I.
Análisis
Diseño Desarrollo
Implementación
Prueba
Principios básicos que toma en cuenta el B.S.P.
Las empresas cambian en respuesta a cambios externos. El éxito depende gran parte de las decisiones gerenciales. La efectividad de las decisiones depende de la información en que se basa. La optimización de recursos es un factor clave para aumentar la productividad. El control gerencial es un factor clave para la optimización de recursos. Los requerimientos de sistemas de información deben identificarse en forma descendente , y la implantación debe efectuarse de manera ascendente. Los SI deben desarrollarse para satisfacer los procesos de la Empresa y no de acuerdo al organigrama de sus funciones.
Conceptos básicos de B.S.P. 1. Los sistemas de información deben soportar los objetivos del negocio. 2. La estrategia de sistemas de información debe enfocarse a todos los niveles de la gerencia de la empresa. 3. La información debe ser consistente en toda la organización. 4. Los SI deben sobrevivir a los cambios organizacionales y gerenciales. 5. La estrategia de los SI debe implantarse por medio de subsistemas.
1. Los Sistemas de Información deben soportar los objetivos del negocio Descansa
sobre la filosofía del TOP – DOWN Estrategias de BSP • • •
Misión metas Objetivos estratégicos
Estrategia del negocio
•
BSP • •
Estrategia S/I Proceso de planeación
• •
Objetivos S/I Políticas S/I Estructura de información
Estrategia del sistema de información
2. La estrategia de sistemas de información debe enfocarse a todos los niveles de la gerencia de la empresa. RECURSOS relacionan OBJETIVOS
RECURSOS obtenidos y usados eficientemente OBJETIVOS
TAREAS efectivas y eficiente
3. La información debe ser consistente en toda la organización clave es: “CONSISTENCIA DE DATOS ” No a la redundancia de datos. Los datos deben ser considerados como un activo de la organización. El recurso de los datos debe ser controlado por un coordinador central (como el recurso del dinero o personal). Palabra
4. Los SI deben sobrevivir a los cambios organizacionales y gerenciales
Los SI deben ser capaces de evolucionar a través de los planes organizacionales de largo plazo.
Definir los procesos de negocios es la mas importante de la metodología BSP
Cada uno de los recursos del negocio, concebido como un ciclo de vida: requerimiento, adquisición, administración y disposición.
4. La estrategia de los SI debe implantarse por medio de subsistemas Objetivos del Negocio
Planeación de lo niveles mas altos a los mas bajos y una implantación desde los mas bajos a los mas altos.
Objetivos del Negocio
Organización del Negocio
Procesos del Negocio
Procesos del Negocio
Datos del Negocio
Aplicaciones
Bases de Datos
Arquitectura de Información
Planeación
Diseño e Implementación
Pasos consistente con la filosofía del BSP
Paso 1
Paso 2
Definir los objetivos del negocio
Definir los procesos del negocio
Paso 3 Definir los datos del negocio
Paso 4 Definir la arquitectura de información
Metodología BSP/SA Planeación de los sistemas de la empresa con un enfoque estratégico. Misión de la empresa
Para cumplir la misión
Organización empresa
Apoyo de los procesos
Procesos de empresa
Desarrollo aplicaciones
Datos de los procesos
Diseño de bases de datos
PLANEACIÓN
Misión de la empresa
DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN
Relación de la Planeación Estratégica con el desarrollo e implementación de un sistema de información
Desarrollo General del Metódo BSP
PASOS Evaluación de la BSP
SALIDA Análisis Alcance del estudio
Comité de ejecución
Objetivos Guía del equipo Equipo de estudio
Preparación para el estudio
Entrenamiento Plan de trabajo Factores de negocio
Estudio de la BSP
Requerimientos del negocio Arquitectura de información Adm. de recursos de información
Proyectos
Planificación de recursos Prioridades del sistemas Adm. de recursos de información
Desarrollo general del método BSP
FUENTE: 1NTERNACIONAL BUSINESS MACHINES(IBM).Business Systems Planning,1984
Pasos de la Metodología BSP
1. Obtener el compromiso
5. Definir los datos del negocio
9. Definición de hallazgos y conclusiones
2. Preparar el estudio
6. Definir la arquitectura de la información
10. Definición de prioridades
3. Empezar el estudio
7. Análisis de los sistemas de actuales
11. Revisión de la administración de la información
4. Definir los procesos del negocio
8. Perspectiva de los ejecutivos
12. Recomendación y plan de acción
13. Resultados
1. Obtener el Compromiso
Obtener el apoyo de la alta dirección. Establecer metas a alcanzar. La mayoría de la información a procesar provendrá de estos ejecutivos. Garantizar la asignación de recursos. Nombrar al responsable del proyecto.
2. Preparar el Estudio
Tener bien claro: QUE SERA HECHO? POR QUE? QUE SE ESPERA DE ELLOS? La información sobre la compañía y sobre el soporte de procesamiento de datos debe reunirse antes de iniciar el estudio. Establecer la infraestructura adecuada para la realización del estudio.
3. Empezar el Estudio
Primera presentación, objetivos y resultados esperados comparándola con otra empresa. La siguiente presentación, el propósito del análisis dela empresa. La tercera presentación, realizado por el encargado del centro de computo, dará la perspectiva actual del centro de computo. Lograr un nivel parejo de conocimiento entre los integrantes del equipo, sobre la Empresa y del apoyo brindado por el departamento de sistemas de información.
4. Definir los Procesos del Negocio
La mas importante y delicada actividad del estudio. Procesos Arquitectura de la información Análisis del problema Identificación de clases de datos Construir un modelo de la Empresa, basado en los procesos que realiza, que permita analizar sus necesidades de información.
5. Definir los Datos del Negocio Identificación de las entidades. Agrupamiento de los datos en la clases de datos. Ordenar los diferentes datos manejados por los procesos de la Empresa, a fin de facilitar la definición de la arquitectura de información.
6. Definir la Arquitectura de Información
Elaborar una descripción de la situación futura necesaria, en términos de sistemas de información, para el soporte exitoso de los procesos de la Empresa.
Comprender claramente de que modo los sistemas de información apoyan actualmente a la Empresa, a fin establecer recomendaciones posteriores.
7. Análisis de los Sistemas Actuales
Mostrar de que manera el soporte de procesamiento de datos se enfoca hacia el desarrollo de recomendaciones para acciones futuras. La matriz básica es la matriz procesos/organización. Esta actividad no solamente capacita al grupo para discusiones con los ejecutivos, sino también ayuda a determinar los requerimientos de soporte de información.
8. Perspectiva de los Ejecutivos Validar el trabajo realizado hasta este punto, establecer cuáles son sus problemas, cuellos de botella y factores críticos de éxito.
9. Definición de Hallazgos y Conclusiones Ordenar y analizar los hechos encontrados, de tal forma que se obtengan conclusiones que sirvan como base para las recomendaciones.
10. Definición de Prioridades Establecer el sistema de prioridades y aplicarlo a los sistemas de información necesarios para la Empresa.
11. Revisión de la Administración de Información
Examinar al departamento sistemas de información a fin de conocer si tiene Ia estructura y los recursos adecuados para desarrollar la arquitectura de sistemas de información propuesta.
12. Recomendación y Plan de Acción Identificar las decisiones y actividades claves requeridas para avanzar del ambiente actual al propuesto.
13. Resultados Obtener la aprobación gerencial para que se desarrollen las recomendaciones generadas por el estudio BSP.
Fortalezas de la Metodología BSP/SA
El enfoque BSP/SA es un método eficaz para describir una organización después de haber reunido datos acerca de esta y de sus sistemas de información tal como existe en un determinado momento. Involucra a todos los niveles de la organización en los procesos de planificación mejorando sus relaciones, ya que provee en excelente medio para sincronizar los intereses de los usuarios funcionales. Proporciona al final del proceso bases de datos compartidas en diferentes aplicaciones que garantiza la integración. Identifica todas las aplicaciones que soportan las actividades de la organización. Las matrices utilizadas garantizan claridad y precisión de terminología y lenguaje, que son decisivos en el éxito o fracaso de un proyecto de reingeniería.
Debilidades de la Metodología BSP/SA
BSP/SA es altamente idealista A menos que el equipo BSP/SA incluya expresamente los requerimientos de información estratégica a largo plazo de la organización, los resultados del estudio no reflejaran estos requerimientos, ya que el proceso debe ser gradual. El tiempo necesario para comprender totalmente los requerimientos de la organización, incluyendo el tiempo necesario para conducir en número grande de entrevistas con los gerentes es demasiado alto. Por otra parte, aunque el empleo de las matrices durante el estudio es útil, la tarea de analizar y sintetizar los datos obtenidos es todo un reto. En general, consume mucho tiempo, es costosa y maneja grandes volúmenes de información que dificultan su análisis.
DESARROLLO DEL PROYECTO BSP/SA Bus iness System Planning for Strategical Alignm ent
CONTENDIDOS TEMÁTICOS • • •
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Participantes del Proyecto BSP/SA. Pasos principales del desarrollo del BSP/SA. El Análisis de la Empresa: revisión del Plan Estratégico Empresarial, las estrategias empresariales y la estructura orgánica. El modelo empresarial: estrategias, unidades organizacionales, procesos y entidades.
Participantes en el Proyecto BSP/SA 1. 2. 3. 4.
Ejecutivo auspiciador. El Líder del equipo del planeamiento. Los miembros del equipo de planeamiento. Los ejecutivos de mas alto nivel de las áreas principales. 5. El facilitador o consultor que conozca la metodología IBM BSP/SA.
Etapas del BSP
I. Análisis de la empresa •
Revisión del PEE – – –
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Visión, Misión Objetivos, metas Estrategias (FODA, BCG, FCE, Causa / Efectos, Fuerzas Competitivas, otros )
Revisar las principales estrategias. Identificar las unidades Organizacionales. Revisión de todos los demás planes de la empresa (planes operativos y tácticos) Revisar lo hallado con el ejecutivo auspiciador obtener su opinión y confirmar. Efectuar la presentación a la gerencia.
II. Modelo de la Empresa (modelamiento) Define las relaciones existentes entre los cuatro elementos que lo componen: Los procesos, Las estrategias, Las entidades (datos) y la Estructura Organizacional.
Modelamiento de la Empresa
Unidades de la Organización
2
Entidades Empresariales
1
Estrategias
3
6
4
Procesos
III. Entrevista con los Ejecutivos Determinar los objetivos, los problemas, la necesidad de información y su valor, y adquirir una participación ejecutiva en el proceso. Los ejecutivos entrevistados proveen el conocimiento necesario de la organización para la planificación de los sistemas de información.
V. Análisis de Oportunidades de Información Definir las necesidades de información como oportunidades de uso estratégico de la misma y establecer una priorización.
V. Estrategias informáticas y recomendaciones
Tareas en la planeación de sistemas FASE I: Revisar, Analizar y Validar Las Arquitecturas BSP Actuales.
1.Comprender más claramente los negocios en que la empresa opera. 2.Establecer y evaluar hasta que punto los sistemas pre existentes informan adecuadamente la relación entre los negocios de la empresa. 3.Definir las relaciones funcionales y la información necesaria para la administración Recomendar la primera área de acción en función de la prioridad establecida asociada la una estimativa de su valor. Recomendar un plan de trabajo para la fase siguiente.
Tareas en la planeación de sistemas Fase II: Profundización Del Análisis Consiste en detallar mejor el análisis desarrollado en la Fase I. Lo que distingue principalmente las dos fases es que en la Fase I el mayor énfasis es en el compromiso de la alta administración en la implementación de la planificación de los sistemas. Tanto que es obligatoria la participación del ejecutivo principal en la fuerza de tarea o grupo de trabajo inicial. Tiene varias etapas:
Identificar los principales procesos de negocio (empresariales). Elaborar un mapa organizacional donde se puedan observar los procesos de negocio. Preparar y validar las arquitecturas del sistema de información. Revisar y aprobar el plan de sistemas de negocios.
Modelo empresarial
Modelo empresarial - Entidad •
Cosa u objeto del mundo real con existencia propia y distinguible del resto
•
Objeto con existencia... – –
•
física o real (una persona, un libro, un empleado) abstracta o conceptual (una asignatura, un viaje)
“Persona, lugar, cosa, concepto o suceso, real o abstracto, de interés para la empresa” (ANSI, 1977)
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