SD – Gestión de Inventarios Contenido 1.
Documentos de Inventarios
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1.1 MI01 - Creación de documento de Inventario
3
1.2 MI02 – Modificar Documento de Inventario
5
1.3 MI03 - Visualizar Documento de Inventario:
6
1.4
7
MI21 – Imprimir documento de inventario
1.5 MI04 - Recuento de inventario
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1.6
MI20 – Visualizar diferencias
12
1.7
MI05 – Modificar recuento Inventario
13
1.8 MI07 - Contabilizar diferencias
14
1.9
MI24 – Lista Inventario
16
1.10
MB03 – Visualizar documento de material contabilizado
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2. Documentos de Inventarios Masivos 2.1 MI31 – Crear documentos de inventario de forma masiva
20 20
2.1.1 Ejemplo sin selección de materiales
22
2.1.2 Ejemplo con selección de materiales de línea CAFES
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2.2
MI24 - Recuento de inventario de creación masiva
30
2.3
MI20 – Visualizar diferencias – Imprimir
32
1
2.4
MI24 – Borrar documentos de inventario
36
2.5
MI24 – Contabilizar diferencias de inventario masivo
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3.
Pasos Complementarios
41
I.
MI31 - Creación de documentos de inventario por Batch Input
41
II.
Recuentos parciales (auditoria o recuentos en sucursales)
45
2
2.4
MI24 – Borrar documentos de inventario
36
2.5
MI24 – Contabilizar diferencias de inventario masivo
38
3.
Pasos Complementarios
41
I.
MI31 - Creación de documentos de inventario por Batch Input
41
II.
Recuentos parciales (auditoria o recuentos en sucursales)
45
2
1. Documentos de Inventarios 1.1 MI01 - Creación de documento de Inventario Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Documento para Inventario Crear Transacción: MI01 En la creación del documento de inventario se deben tener en cuenta los siguientes campos a completar: Fecha de Documento:
La fecha de documento es la fecha de creación del documento original. En el contexto del inventario, la fecha del documento indica cuándo se creó el documento de inventario. – informativa Fecha planificada de recuento de inventario:
Fecha en la cual ha de realizarse el recuento de inventario. – informativa Centro:
Introduzca el número del centro en el cual se ha de realizar el inventario. Almacén:
Introduzca el número del almacén para el que ha de realizarse el inventario. Bloqueo de contabiliza c ontabilización ción por inventario:
Especifica que durante el recuento de inventario no se podrán contabilizar movimientos de mercancías para los stocks de un mater ial contenidos en el documento para inventario. Fijar stock teórico:
Se indica si se debe bloquear el stock para el inventario o si se hará con el stock teórico, es e s decir que se saca una foto del stock al momento de generar el documento de inventario y el recuento comparará con ese dato. Si el registro del rec uento del inventariado no se efectúa inmediatamente después del inventariado físico, resultará oportuno fijar este indicador para que un eventual movimiento de mercancías no modifique el stock teórico relevante para e l inventario. Al presionar se muestra una grilla donde se deben ingresar los materiales que se desea inventariar y en la columna “TpS” se puede seleccionar el tipo de stocks:
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Luego guardar
y se crea el documento de inventario:
*Utilizar siempre Lote GENERICO y Tipo Stock 1. Por la MI24 se visualiza por Nro de documento el listado de inventario. Permite realizar acciones en forma masiva.
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1.2 MI02 – Modificar Documento de Inventario En caso que se quiera modificar el documento de inventario se puede utilizar la transacción MI02. Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Documento para Inventario Modificar
Al presionar se muestra el documento de inventario creado. Se puede modificar el tipo de stock o bien borrar una posición que no queremos incluir, posicionando el cursor en la posición y seleccionando el botón “Ind.borrado” se quedara borrado dicho material con el indicador de la derecha “Bor” tildado.
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1.3 MI03 - Visualizar Documento de Inventario: En caso que se quiera solo visualizar el documento de inventar io se puede utilizar la transacción MI03. Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Documento para Inventario Visualizar
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1.4
MI21 – Imprimir documento de inventario
Ingresar a la transacción MI21 o a la ruta Logística -> Gestión de mercancías -> logística de mercancías -> Inventario -> Documento Inventario -> Dar Salida -> MI21 Imprimir.
1.
Ingresar Documento de Inventario.
2.
Ingresar otros datos de selección (opcional).
3.
Hacer clic en
4.
Ingresar Dispositivo de salida.
5.
Hacer clic en
o presionar .
.
7
8
1.5 MI04 - Recuento de inventario Opcional: Antes de hacer el recuento físico visualizamos el stock de los materiales a inventariar con la transacción MB52.
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Ahora sí, luego de generar el documento de inventario y realizar el r ecuento físico, es posible registrar en el sistema las cantidades contadas. Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Recuento de invent. Registrar Transacción: MI04 Se indica el número de documento y la fecha:
% Desviacion: si se ingresa un valor aquí se indicará que la cantidad ingresada en el rec uento no
podrá superar el porcentaje definido de la cantidad que hay en stock en el sistema. Se puede prefijar este valor por el usuario para que cada vez que ingrese t ome el mismo parámetro. Para ello, luego de ingresar el porce ntaje ir a “Sistema”. Luego a “ Valores prefijados”. Por último, “Retener datos”. De esta forma, al ingresar a la TX MI04 en el campo “Desviación en %”
permanecerá el valor que se definió.
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En el ejemplo, se realiza el inventario de los materiales 536, 47528, 47029 de los cuales ingresamos los siguientes recuentos:
NOTA: En caso de que el stock sea cero dejar en blanco el campo Cantidad y tildar la opción “RC”
como se muestra a continuación:
Luego guardar
y se registra el recuento físico en nuestro doc. de inventario:
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1.6
MI20 – Visualizar diferencias
Luego de que se ha registrado el recuento, se pueden visualizar las diferencias por la transacción MI20 y listarlas de diferentes formas, bajarlas a Excel, a formato TXT o bien a formato PDF (este último teniendo instalado una impresora PDF como PDF Creator por ejemplo).
Se explica con más detalle en el punto 2.3.
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1.7
MI05 – Modificar recuento Inventario
Si el usuario identifica que su recuento físico tuvo un e rror y desea cambiar los datos ingresados en el sistema, debe acceder a la TX MI05 con el número de documento.
Se abre el editor del recuento donde se puede modificar la cantidad.
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1.8 MI07 - Contabilizar diferencias Para finalizar el inventario se debe contabilizar. En el caso de haber diferencias se generará el ajuste de inventario en forma automática. Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Recuento de invent. Modificar Transacción: MI07 Se debe ingresar el número de documento y la fecha:
Al presionar se visualizarán los materiales y la cantidad de diferencia, adicionalmente se habilitará el campo “Motivo” en las posiciones que haya diferencia entre el stoc k del sistema y lo
ingresado físicamente en el recuento:
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Si desplegamos las opciones del campo motivo, vemos las diferentes opciones que te nemos para registrar.
Al guardar
el sistema informa que se contabilizo el documento de material, el mismo
corresponde al ajuste de inventario.
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1.9
MI24 – Lista Inventario
En la TX MI24 se pueden observar todos los inventarios creados en el sistema. Ingresar filtros por centro/almacén o direct amente el número de documento de inventario que se desea observar.
Se obtiene la lista de los inventarios dados de alta, de los cuales se puede observar el estado. En este caso, el estado es “Contado”. Esto quiere decir, que ya se realizó un recuento para este
inventario.
Si todavía no se efectuó ningún recuento, el documento de inventario tendrá el estado “No Contado Aún”.
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En cambio, si ya fueron eliminadas las diferencias de stock para el documento de inventario del cual se realizó el recuento, e l estado será “Contado, Eliminado”. Esto significa que el recuento fue
contabilizado.
Aclaración importante: No confundir la palabra “eliminado” con la eliminación del documento de
inventario. En este caso se utiliza para hacer referencia a que las diferencias entre el stock físico y el del sistema han sido eliminadas.
Esta transacción permite realizar muchas de las acciones descriptas en puntos anteriores. Se explicarán cómo acceder desde la misma en la gestión de documentos de inventarios masivos, a partir del punto 2.
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1.10 MB03 – Visualizar documento de material contabilizado Visualizamos el documento de Material contabilizado: Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Entorno Documento de Material Transacción: MB03
Al visualizar vemos los ajustes, la clase de movimiento 702 que son bajas de stock. 701 es alta.
Si seleccionamos el botón “Doc. Financiero” y luego “Documento CO” vemos los asientos
contables correspondientes:
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También corroboramos el stock y vemos que se ajustaron los materiales con diferencia:
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2. Documentos de Inventarios Masivos 2.1 MI31 – Crear documentos de inventario de forma masiva Con esta transacción, es posible crear documentos de inventario en forma masiva y con datos prefijados que permite generar el proceso de inventario siempre con un determinado parámetro de selección, por ejemplo, para dete rminado almacén, o para determinados materiales o bien determinados materiales y tipos de stock como se m uestra en la siguiente selección de e jemplo:
Una vez seleccionado un perfil de inventario, eje cutar la transacción. Se observarán las posibles posiciones para crear un documento de inventario. Se puede seleccionar una o varias y luego, presionar “Crear documentos”.
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*Utilizar siempre Lote GENERICO y Tipo Stock 1.
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2.1.1 Ejemplo sin selección de materiales Se generará un documento de inventario para todos los productos de un centro/almacén/lote. Ingresar centro y almacén. Indicar en Control, “Selec cionar datos y emitir log” y presionar Ejecutar.
Se obtienen muchos registros. Se puede filtrar por “Lote”. Para ello, hacer clic en
e indicar
GENERICO. Presionar Enter.
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Seleccionar todos y hacer clic en “Crear Documentos”.
Se generó correctamente el documento. Las líneas se resaltan en verde.
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El documento ahora está creado y listo para su tratamiento.
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2.1.2 Ejemplo con selección de materiales de línea CAFES Se generará un documento de inventario para todos los productos de la línea CAFES. Hacer click en
del filtro “Material”. Luego en
.
Buscar solapa “Material corresp. a jerarquía de productos”.
Hacer click en
del filtro de selección “Jerarquía productos”. Aparece el siguiente popup. Hacer
doble click en la línea CAFES. 25
El sistema devuelve el codigo 000001. Añadir un asterisco * (Nos indica que se buscarán los materiales donde su jerarquía de productos comience co n 000001).
Seleccionar todos con el botón
y luego
.
Se añaden automáticamente a la selección todos los materials de la línea CAFES. Hacer clic en . 26
El indicar en verde
hace referencia a que la selección múltiple contiene diversos valores.
Ejecutar reporte.
27
Seleccionar todos los documentos y hacer c lick en Crear Documentos.
28
Se generó el documento y se puede tratar.
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2.2
MI24 - Recuento de inventario de creación masiva
Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Entorno Lista de Inventario Transacción: MI24 Ingresar Documentos para inventario. Se puede seleccionar el status del documento para la búsqueda.
Una vez listados los documentos de inventario se puede marcar o desmarcarlos individualmente o bien masivamente como con los iconos que se muestran en la imagen de abajo. Una vez seleccionados, se visualizan con el icono de detalle
, modificar con el botón “modificar
recuento” y registrar el recuento con la opción “Registrar recuento” que es el paso que sigue una
vez realizado el inventario. Otro dato importante, en el listado se observa el status de inventario, en este caso “no contado aun”.
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Al seleccionar “Registrar recuento” nos muestra la pantalla siguiente de cada documento
seleccionado para ingresar el recuento corre spondiente:
Luego de ingresar el recuento de cada material se graba el documento con el icono
y aparecerá
el siguiente mensaje.
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2.3
MI20 – Visualizar diferencias – Imprimir List. Diferencias
Transacción: MI20 Luego de que se ha registrado el recuento, se pueden visualizar las diferencias por la transacción MI20 y listarlas de diferentes formas, bajarlas a Excel, a formato TXT o bien a formato PDF (este último teniendo instalado una impresora PDF como PDF Creator por ejemplo). Esto es posible hacerlo tanto en los documentos con difere ncia creados individualmente como los que fueron creados masivamente.
A continuación, se muestra como guardarlo en una carpeta local en formato sin conversión:
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A continuación, se muestra como guardarlo en una carpeta local en formato PDF:
33
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Por último, es necesario destacar la posibilidad de que a las columnas de diferencia de cantidades de unidades o el importe de diferencia se las sumarice y se muestre el total. Para ello, posicionarse en Impte. Diferenc. y hacer clic en “Totalizar Valores”
Se añade al listado una fila de color amarillo con la totalización.
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2.4
MI24 – Borrar documentos de inventario
Una vez visualizadas las diferencias, se continua con el proceso de inventario y se contabilizan las diferencias o bien, si solo se necesitaba llegar hasta aquí, por ejemplo, con un reporte de diferencias por un tema de auditorías, es posible anular el o los documentos de inventario generados. Para ello, ingresar a la transacción MI24 nuevamente, seleccionar los documentos de inventario que se quieren anular y seguir los siguientes pasos:
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2.5
MI24 – Contabilizar diferencias de inventario masivo
Para finalizar el inventario se debe contabilizar. En el caso de haber diferencias se generará el ajuste de inventario en forma automática. Se puede realizar desde la transacción MI07 que contabiliza documentos individualmente o bien hacerlo en forma colectiva por la misma transacción que se realizó el re cuento, el listado de inventario MI24.
Transacción MI24: Al ejecutar y seleccionar los documentos de inventario, en este ejemplo se tiene a los documentos 100000182 y 100000183, se contabilizarán diferencias, solo de los doc. que ya estén en status “Contados”. Solo se debe seleccionarlos y luego clic “Contabilizar diferencia”.
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El sistema llevará a la transacción MI07 de contabilización de diferencias con los documentos que estén para contabilizar diferencias.
Luego Enter para ingresar. Selecc ionar motivo de movimiento o no (depende la configuración y proceso definido):
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Luego grabar.
Una vez grabado (contabilizado), el sistema muestra abajo el documento contabilizado y se observa arriba seleccionando el siguiente para ir a contabilizar.
Repetir el proceso anterior hasta contabilizarlo también y finalizar e l proceso:
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3. Pasos Complementarios I. MI31 - Creación de documentos de inventario por Batch Input Menú SAP Logística Gestión de Materiales Inventario Juego de Datos Crear Documento Inventario (Transacción: MI31) Con esta transacción, es posible crear documentos de inventario en forma masiva y con datos prefijados que permite generar el proceso de inventario siempre con un determinado parámetro de selección, por ejemplo, para dete rminado almacén, o para determinados materiales o bien determinados materiales y tipos de stock como se m uestra en la siguiente selección de ejemplo:
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Una vez seleccionado un perfil de inventario, eje cutar la transacción:
Se va a generar un juego de datos (batch input) que es el que luego creará el o los documentos de inventario en forma masiva y de fondo. Nos entregará la siguiente pantalla con el mensaje de “Juego de Datos creado”:
Luego, seleccionar la opción “Tratar juego de datos” para procede r con la carga masiva: 42
Se muestra el monitor de paquetes de juegos de datos, en el cual se puede identificar el creado, se llama MB_MI01. Otros datos para poder identificarlos fácilmente son el nombre de usuario, fecha y hora y el nombre del programa de creación de doc. de inventario que e s RM07II31:
Aparecerá el siguiente pop up con las opciones de ejecución, generalmente se corre con la opción “invisible” (de fondo) y seleccionando “Log ampliado” para tener un mejor detalle del resultado de
la ejecución. Al ejecutar, se procesa el juego de datos de fondo generando los documentos de inventario:
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Si se desea, se puede visualizar el Log de resultado de la siguiente manera: Seleccionar “Log”:
Seleccionar el registro + “Visualizar”:
Se observa el detalle, en este caso, la creación con éxito del documento de inventario 100000181:
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