TEMA 2__DATOS MAESTROS Contenido 1.
EL PLAN CONTABLE................... ......... ..................... .................. ................. .................... ................. ................. .................... .................. ........ 2 Definir el plan de cuentas. ........................................................................................... Definir las propiedades del plan de cuentas: ...............................................................
Asignar el plan contable contable a la sociedad sociedad ................... ................. .......... ................. .................... .................. ................ ........ 2.
DATOS MAESTROS DE CUENTAS DE MAYOR ..................... ........... .................... ................. ................. ............ .. 5 Datos de las cuentas de mayor en el segmento segmento del plan: .................... .......... .................... .................. .............. ...... Grupos de cuentas para cuentas de mayor ............................................................. Cuentas de balance y de beneficios ........................................................................ Datos de las cuentas de mayor en la sociedad ........................................................... Visualizacion de partidas individuales ...................................................................... Compensación de partidas abiertas ......................................................................... Cuenta en moneda local ..........................................................................................
3.
CENTRO DE BENEFICIO Y SEGMENTO. .................... .......... .................... ................. ................. .................... ............17
4.
VARIANTE DE EJERCICIO EJERCICIO Y DE PERIODOS. ................... ......... ..................... .................. ................. ............. ...18 18
5.
VARIANTE DE PERIODOS. ................... ......... .................... ................. ................. ..................... .................. ................. ............... .....21 21
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1. EL PLAN CONTABLE El plan de cuentas contiene la estructura y la información básica de las cuentas de mayor. El plan contable es una variante que se copia a la sociedad a partir del template utilizado al crearla. Pero se puede crear y asignar a la sociedad un nuevo plan de cuentas:
Definir el plan de cuentas. Al igual que ocurre con la sociedad, el plan contable se puede copiar a partir de templates que existen en SAP: IMG- Gestión financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros - tratamiento inicial - tratar tr atar índice plan de cuentas. cuentas. Se selecciona el plan que se toma como modelo (en este caso el CAES que es el template de plan de cuentas de España) y menú tratar - copiar como o botón copiar como: Aparece la siguiente pantalla, en la l a que se definen defi nen las características del plan de cuentas:
Imagen 1: Pantalla para indicar las características del plan contable.
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Definir las propiedades del plan de cuentas:
Imagen 2: Definir el plan de cuentas.
El plan de cuentas se define con un identificador (un código) de 4 caracteres alfanuméricos. El idioma de actualización es el idioma en el que se actualizan las descripciones de las cuentas. Longitud del número de cuentas de mayor. SAP permite hasta 10 dígitos para crear subcuentas. La integración con CO (Controlling: contabilidad de costes) entre las cuentas de mayor y las clases de coste, determina si al actualizar los datos maestros de las cuentas de mayor se actualiza el registro maestro de costes, la integración puede ser automática, es decir, por cada cuenta de pérdidas y ganancias creada en FI se crea una clase de costes correspondiente en CO, el requisito previo es que se indique un valor propuesto para la categoría de clase de coste para esta clase de coste, puesto que si no existe ningún valor de propuestas el sistema asume que no debe crear ninguna clase de coste. Si la integración es manual, el usuario crea las clases de costes que necesite, normalmente se aconseja que sea manual. Se indica el plan de cuentas para consolidación (si la empresa forma parte de un grupo y las cuentas consolidadas se presentan con un plan distinto del operativo), lo que se llama el plan de cuentas del grupo.
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Se puede asignar un número de cuenta de grupo para cada cuenta de mayor, que se utiliza para la gestión de informes multisociedades, si las sociedades utilizan planes de cuentas diferentes. Si se introduce un plan de cuentas del grupo, se debe introducir el número de cuenta de grupo en el campo correspondiente (será un campo obligatorio) al definir la cuenta de mayor en el plan operativo y el sistema verifica que ese número de cuenta de grupo existe en el plan de cuentas del grupo. Varias cuentas de mayor de un plan de cuentas operativo pueden remitirse a la misma cuenta del grupo. También será necesario definir una estructura de balance/cuenta de Pérdidas Ganancias para el plan de cuentas del grupo. La desventaja de usar un plan de cuentas del grupo es que no se puede realizar controlling multisociedades porque las sociedades del grupo usan distintos planes operativos. Otra opción es, en lugar de utilizar un plan de cuentas del grupo, usar planes de cuentas del país. Todas las sociedades utilizan el mismo plan operativo, pero las que necesiten un plan especial para presentar informes externos tienen la siguiente opción: se asigna a la empresa un plan de cuentas de país (que cumple con la normativa legal del país en que opera la sociedad), al crear la cuenta de mayor en el segmento de la sociedad, se introduce el número de cuenta a nivel del plan de país (número de cuenta alternativo). Cada número del plan de cuentas del país sólo se puede usar una vez. Esta opción permite a las empresas del grupo realizar controlling multisociedad, porque todas las empresas tienen el mismo plan operativo, pero tiene la desventaja de que los responsables de la contabilidad que estén acostumbrados a trabajar con el plan vigente en el país tendrán que aprender a utilizar el plan de cuentas operativo Se bloquea el Plan de Cuentas cuando no se quiere volver a utilizar el plan de cuentas, por ejemplo cuando se ha quedado obsoleto y se quiere evitar que se utilice. No se puede borrar un plan una vez que se asigna a una empresa. Se puede obtener un listado de las cuentas de mayor del plan de cuentas mediante el informe RFSKPL00.
Asignar el plan contable a la sociedad : Una vez definido el plan de cuentas, hay que indicarlo como el plan operativo que va a utilizar la sociedad financiera: IMG - Gestión financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros - tratamiento inicial - asignar sociedad a un plan de cuentas. Un mismo Plan contable se puede asignar a varias sociedades financieras. (Principio de variantes).
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El componente Controlling emplea el mismo plan de cuentas que el componente Gestión financiera. Si se pretende que las sociedades utilicen el Controlling multisociedades, deberán utilizar el mismo plan de cuentas. Se puede utilizar el informe RFSKVZ00 para visualizar el directorio de cuentas de mayor con datos específicos del plan de cuentas y de la sociedad.
2. DATOS MAESTROS DE CUENTAS DE MAYOR Los datos de las cuentas de mayor se introducen en dos niveles (o segmentos): 1. A nivel del plan de cuentas: Se introducen datos generales, información válida para todas las sociedades que puedan utilizar el mismo plan contable. 2. A nivel de la sociedad financiera: datos concretos para una determinada sociedad financiera. Es posible definir y modificar el layout de las etiquetas para el tratamiento individual de los datos maestros de la cuenta de mayor. Se puede definir: • El número de etiquetas • El título de las etiquetas • Los grupos de campo que se precisan y su posición en las etiquetas • Puede seleccionar los layouts para el tratamiento central, y para el tratamiento en el plan del área específica de cuentas y sociedades. El sistema estándar contiene layouts para dichas funciones de tratamiento (empiezan por SAP). Se pueden copiar estos layouts, ajustarlos a sus necesidades y luego asignarlos a su plan de cuentas o a sus grupos de cuentas.
Datos de las cuentas de mayor en el segmento del plan: Se indica el número de la cuenta, su descripción (un texto breve y otro explicativo), campos de control y datos de consolidación. La información introducida en el segmento del plan de cuentas para una cuenta de mayor es válida para todas las sociedades financieras que trabajan con el mismo plan contable. Estos datos se introducen una vez, cada vez que registra información en el segmento de sociedad, el sistema accede automáticamente a la información del segmento del plan de cuentas. 5
Grupos de cuentas para cuentas de mayor Uno de los datos que el usuario debe introducir al definir una cuenta de mayor en el segmento del plan de cuentas es el grupo de cuentas: Como un plan de cuentas contiene muchas clases diferentes de cuentas, las cuentas se pueden agrupar en distintos grupos de cuentas. Normalmente, en un grupo de cuentas se reúnen cuentas que tienen la misma función en el libro mayor, por ejemplo, cuentas monetarias, cuentas de activos fijos, cuentas de gastos, etc. Asignando un rango de números a un grupo de cuentas podemos asegurarnos de que las cuentas de la misma clase se incluyan en el mismo intervalo de números. Los intervalos de números para cuentas de mayor pueden solaparse, los mismos códigos de cuentas de mayor se pueden asignar a varios grupos. Hay introducir el grupo de cuentas al crear la cuenta de mayor en el segmento del plan de cuentas; controla los campos que el usuario va a tener que indicar al crear la cuenta en el segmento de sociedad. Los grupos de cuentas se paramétrizan en: SPRO- gestión financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros - preparar - definir grupos de cuentas. Normalmente, se copian los grupos del plan contable que se usa como modelo, se seleccionan y botón copiar como o menú tratar – copiar como:
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Status de Campo El status de campo permite controlar la visualización y la actualización de los datos maestros de cuenta.
-
Se puede asignar a campos que no utilice el status Ocultar (los campos ocultos todavía pueden contener valores que se tengan en consideración).
-
Los campos cuyos valores no se deban modificar pueden tener el status Visualizar (incluso en el modo de modificación).
-
Para los campos donde sea necesario introducir un valor, se puede definir el status Entrada obligatoria.
-
Los campos que pueden contener una entrada, pero que no son obligatorios, se pueden fijar en Entrada opcional.
Los campos “moneda de la cuenta” y Grupo de estatus de campo” siempre son de entrada obligatoria y ese status no se puede modificar. Hay que tener en cuenta que los campos que se visualizan en el registro maestro de la cuenta de mayor no solo están controlados por el grupo de cuentas, sino también por la transacción que se utilice para tratar los datos (crear, visualizar, modificar), si una vez creada la cuenta no se quiere que un determinado campo se pueda modificar, se puede indicar con el status de visualizar en la transacción modificar datos maestros: IMG - gestión financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros - tratamiento inicial - actividades adicionales definir formato de pantalla por transacción.:
Para cada campo, las definiciones de status de campo del grupo de cuentas y la transacción se tienen en cuenta y se utiliza la que tenga mayor prioridad. Las prioridades están determinadas del siguiente modo (empezando con la mayor prioridad):
•
Ocultar
•
Visualizar
•
Entrada obligatoria
•
Entrada opcional
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Los campos a los que se accede con la transacción Visualizar registro maestro siempre se visualizan, o bien están ocultos, ya que en una transacción de visualización no es posible introducir datos. Si no se quiere utilizar el control específico de transacción, basta con establecer el status del campo para todos los campos en opcional. Puesto que este status de campo tiene la prioridad menor, siempre se utiliza el control específico del grupo contable.
Dentro de los grupos de cuentas es especialmente importante el de cuentas asociadas: son cuentas de mayor asignadas a los registros maestros de los interlocutores comerciales, todas las contabilizaciones realizadas desde la contabilidad auxiliar se registran de automáticamente en las cuentas asociadas asignadas, de forma que el libro mayor está siempre actualizado. En las cuentas de mayor asociadas el usuario no puede realizar contabilizaciones de forma directa, las anotaciones en las cuentas asociadas proceden de los submódulos de acreedores, deudores, activos fijos, se puede definir una cuenta como asociada indicando en el campo cuenta asociada para clase de cuenta las clases de cuenta D para deudores, K para acreedores, la cuenta asociada solo será válida para la clase de cuenta especificada:
Son cuentas asociadas típicas las de deudores y acreedores. Si desea ver las cuentas de interlocutor comercial asignadas a una cuenta asociada específica,
puede seleccionar el
campo para la cuenta asociada en la lista de deudores o acreedores mediante las selecciones libres. Cuentas de balance y de beneficios
En el segmento del plan de cuentas debe especificar si la cuenta es una cuenta de balance o una cuenta de pérdidas y ganancias. Ambas clases de cuenta se tratan de forma diferente en el cierre:
- En el caso de las cuentas de balance, el saldo se arrastra a la misma cuenta y las cuentas comienzan el nuevo ejercicio con el mismo saldo.
- En el caso de las cuentas de beneficios, el saldo se transfiere a una cuenta de remanente y la cuenta de beneficios inicia el nuevo ejercicio con saldo cero. Se asigna una clave (por ejemplo, X) a la cuenta a la que se arrastra el saldo. Debe introducir esta
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clave en el campo "Tipo de cuenta de pérdidas y ganancias" en el segmento del plan de cuentas. En el Customizing, los usuarios definen la cuenta de remanente, que se asigna a cuentas de gastos durante la creación del registro maestro de libro mayor. Si sólo hay una cuenta de remanente, el sistema utilizará automáticamente la cuenta definida en el Customizing. Si hay más de una cuenta de remanente, al crear un registro maestro, puede seleccionar la cuenta de remanente para cada cuenta de pérdidas y ganancias. La cuenta remanente se parametriza en: IMG - gestión financiera - contabilidad principal - cuentas de mayor - datos maestros tratamiento inicial - especificar cuenta de remanente. Creación de Cuentas de Mayor
Las cuentas de mayor se crean en el segmento del plan mediante la transacción: Menú- finanzas - gestión financiera - libro mayor - datos maestros - cuentas de mayor tratamiento individual - en el plan de cuentas.
Datos de las cuentas de mayor en la sociedad
Para que se puedan utilizar en la sociedad una de las cuentas del plan de cuentas asignado, debe crear un segmento de sociedad para la cuenta. Este segmento de sociedad se añade al segmento del plan de cuentas, junto al cual forma la cuenta.
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El segmento de sociedad contiene información que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestión. Con esta información se controla el registro de documentos de contabilización y la gestión de datos de contabilidad.
El usuario define la información relevante para cada sociedad en cuanto a: •
Moneda
•
Impuestos
•
Cuenta asociada
•
Visualizar partidas individuales
•
Clave clasificación
•
Grupo status-campo
•
Bco.prp.
•
Indicador de intereses
Todas las sociedades que quieren utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado deben crear un segmento de sociedad propio. Como el número de cuenta y la denominación de la cuenta se actualizan en el plan de cuentas, la cuenta tiene el mismo número y denominación en todas las sociedades que trabajan con el mismo plan contable. Las cuentas de mayor deben de tener los dos segmentos, plan de cuentas y sociedad, de hecho, a la hora de registrar operaciones, se utilizan las cuentas creadas a nivel sociedad.
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El segmento de sociedad contiene información que se refiere exclusivamente a la sociedad en cuestión, los datos de la cuenta de mayor a nivel sociedad controlan el registro de documentos contables. Los datos en el segmento de sociedad de la misma cuenta de mayor pueden ser distintos según las necesidades de la sociedad, por ejemplo en el tratamiento del IVA que se indica en el campo categoría fiscal (hay empresas que trabajan con un IVA del 21%, otras al 10%, etc.) Las cuentas de mayor se crean en el segmento de sociedad mediante la transacción: Menú - finanzas - gestión financiera -libro mayor - datos maestros - cuentas de mayor tratamiento individual - en la sociedad:
Algunas de los campos importantes que se indican en las cuentas de mayor en el segmento de sociedad son:
Visualización de partidas individuales
Las cifras de movimientos son el total de contabilizaciones de todas las partidas individuales en el Debe o el Haber. El saldo es la diferencia entre la cifra de movimientos en el Debe y la cifra de movimientos en el Haber. El campo "Visualización de partidas individuales" es un campo de control del segmento de la sociedad de una cuenta.
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- Al contabilizar un documento en las cuentas sin "visualización de partidas individuales", sólo se actualizan las cifras de movimientos. Cuando un usuario desea consultar la cuenta, sólo puede ver el saldo y el total de los movimientos.
- En las cuentas con "visualización de partidas individuales" se almacenan los datos más importantes de las partidas individuales contabilizadas en una tabla de índices especial. Puesto que ya están contenidos en los documentos, estos datos son redundantes y requieren un espacio de memoria y un tiempo de tratamiento adicionales. Cuando un usuario desea consultar su cuenta, puede visualizar tanto el saldo como las partidas individuales que dan lugar a ese saldo.
Puesto que la visualización de partidas individuales consume recursos adicionales del sistema, sólo se debería utilizar si no existe otra manera de consultar las partidas individuales. No debe activar la visualización de partidas individuales para:
- Cuentas
asociadas (las partidas individuales se gestionan en las cuentas de la
contabilidad auxiliar)
- Cuentas de ingresos (las partidas individuales se gestionan en la aplicación de gestión de pedidos de cliente)
- Cuentas de existencias de material (las partidas individuales se gestionan en la aplicación Gestión de compras)
- Cuentas de impuestos (las posiciones de impuestos sólo tienen sentido en relación con el documento; los importes del impuesto ya se han verificado al contabilizar el documento.)
Compensación de partidas abiertas
Las partidas de cuentas con gestión de partidas abiertas
se marcan como abiertas o
compensadas. 12
Para poder activar la gestión de partidas abiertas debe estar activada la visualización de partidas individuales. La gestión de partidas abiertas es un requisito si se necesita verificar si hay una contrapartida para una operación contable determinada. Las partidas abiertas y compensadas se pueden visualizar por separado para que se pueda comprobar rápidamente qué operaciones falta compensar. Debe utilizarse la gestión de partidas abiertas para las siguientes cuentas:
- Cuentas bancarias de compensación. - Cuentas de compensación para la entrada de mercancías/recepción de facturas. - Cuentas de compensación de nóminas. Sólo se podrá activar y desactivar la gestión de partidas abiertas cuando el saldo de la cuenta sea cero.
Cuenta en moneda local
Se puede seleccionar una de las siguientes monedas como moneda de cuenta:
-
Moneda local (ML). Moneda extranjera.
Como estándar, la moneda local se propone como moneda de cuenta al crear una cuenta de mayor. Si la moneda de la cuenta es la moneda local, se pueden contabilizar importes en la cuenta en cualquier moneda. Las otras monedas se convierten a la moneda local para cada partida individual. Si la moneda de la cuenta es moneda extranjera, solo se pueden registrar importes en esa divisa.
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Si además se activa la casilla de selección “saldos solo en moneda local”, las cifras de movimientos solo se gestionarán para importes convertidos a moneda local. Debe seleccionar este campo para compensar cuentas donde quiera hacerlo imputando posiciones con el mismo importe en moneda local entre sí, sin necesidad de contabilizar diferencias de tipo de cambio. El indicador debe estar fijado en cuentas de compensación de descuentos y para la entrada de mercancías/recepción de facturas. El campo no debe marcarse en las cuentas asociadas para deudores y acreedores. Este indicador suele estar fijado para cuentas de balance que no se gestionan en moneda extranjera y sin gestión de partidas abiertas.
Grupo de estatus de campo
El grupo de status de campo que se indica al crear la cuenta en la sociedad controla los campos que aparecen cuando se utiliza la cuenta en los registros contables: Los grupos de status de campo se compactan en una variante de status de campo. Los grupos entre los cuales se elige el corresponde a la cuenta de mayor que se está dando de alta dependen de la variante de status de campo asignada a la sociedad Normalmente, se asigna la misma variante de status de campo a todas sus sociedades para que la misma información de status de campo sea válida entre las sociedades. La misma variante se puede asignar a más de una sociedad. SAP suministra una serie de grupos de estatus de campo estándar. Se recomienda copiar los grupos suministrados y modificarlos según corresponda.
La variante de estatus de campo se configura en la actividad: IMG - gestión financiera - parametrizaciones básicas - documento - posición de documento control -definir variante de status de campo.
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Una vez definida la variante y los grupos que la integran se asigna a la sociedad financiera en: IMG - gestión financiera - parametrizaciones básicas - documento - posición de documento control - asignar variante a sociedad financiera. No se pueden realizar contabilizaciones hasta finalizar este proceso. Si un documento se contabiliza en una cuenta de contabilidad auxiliar, se utiliza el grupo de status de campo de la cuenta asociada. Crear las cuentas de mayor de forma Centralizadas
Las cuentas de mayor pueden crearse en los dos segmentos mediante una única transacción: Menu - finanzas - gestión financiera - libro mayor - datos maestros - cuentas de mayor tratamiento individual - central. Los campos a cubrir coinciden con los indicados en las transacciones de crear cuentas en el plan y en la sociedad: En estas transacciones de crear cuentas de mayor, existe la opción de crear copiando los datos de otra cuenta ya existente con las mismas propiedades, únicamente modificando la denominación de la cuenta de referencia según corresponda. Tratamiento colectivo de las cuentas de mayor. El sistema mySAP ERP ofrece funciones de proceso colectivo para los registros maestros de cuentas de mayor. La transacción es. Menú – Finanzas - Gestión Financiera –– Libro mayor –Datos Maestros - Cuentas de Mayor – Tratamiento colectivo – datos del plan de cuentas/datos de la sociedad/denominaciones
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Puede modificar los datos maestros en el segmento del plan de cuentas, el segmento de sociedad o las denominaciones de varias cuentas de mayor simultáneamente. Las cuentas de mayor pueden proceder de distintos planes de cuentas.
Primero escogemos que cuentas queremos modificar y para que sociedad o plan de cuentas. Se pueden modificar los campos que se visualizan de uno en uno en las filas, o hacer un cambio masivo, indicando los nuevos valores para reemplazar los valores existentes en la parte superior y después se clicka en Tratar – realizar modificaciones. En todas las cuentas de mayor seleccionadas, el valor antiguo se reemplaza por el nuevo valor. Las modificaciones realizadas en cuentas de mayor existentes entran en vigor una vez grabadas y podrían tener consecuencias importantes. Por lo tanto, es importante verificar las modificaciones antes de grabar.
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Para visualizar las modificaciones realizadas tenemos dos informes, uno a nivel de cuenta individual: Menú – Finanzas - Gestión Financiera –– Libro mayor –Datos Maestros - Cuentas de Mayor – visualizar modificaciones – Central/en el plan de cuentas/en la sociedad El otro informe está dentro del apartado se sistemas de información: Menú – Finanzas - Gestión Financiera –– Libro mayor – sistemas de información – informes para el libro mayor - Datos maestros - Visualización
modificaciones
cuentas
mayor
-
Visualización de modificaciones de cuentas de mayor
3. CENTRO DE BENEFICIO Y SEGMENTO Con
la
nueva
Contabilidad
principal,
todas
las
empresas
pueden
definir
qué
elementos/objetos pueden utilizarse para crear informes (bal ance/PyG).
SAP sólo aprueba oficialmente el uso de segmentos si se utilizan los centros de beneficio simultáneamente. Los segmentos sólo pueden derivarse automáticamente mediante centros de beneficios. En muchas situaciones empresariales, particularmente en logística, no se puede ingresar el segmento manualmente. Existen varias interfaces estándar que tampoco soportan el segmento. Por este motivo, sólo se aprueba oficialmente el uso de segmentos si también se utilizan centros de beneficio.
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La Contabilidad del centro de beneficio se originó en Controlling. Sin embargo, debido al aumento de su importancia para la contabilidad externa, ahora también forma parte de la Gestión financiera. Cada empresa individual decide si la Contabilidad del centro de beneficio es un instrumento de contabilidad interna o externa. Para definir un segmento: SPRO – IMG - Estructura de la empresa - Definición - Gestión financiera - Definir segmento. La transacción para configurar un centro de beneficio: SPRO – IMG – definición - gestión financiera – definir centro de beneficio.
4. VARIANTE DE EJERCICIO Para que se pueda llevar a cabo el registro de documentos, la sociedad financiera debe de tener asignada una variante de ejercicio. Para asignar operaciones contables a diferentes períodos, hay que definir un ejercicio con períodos contables. Las variantes de ejercicio estándar están predefinidas en el sistema y se pueden utilizar como modelos. Para definir nuevas variantes de ejercicio: IMG - gestión financiera - parametrizaciones básicas de gestión financiera - ejercicio actualizar variante de ejercicio (ejercicio corto):
La variante de ejercicio se puede definir como independiente del año o no:
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Una variante de ejercicio debe definirse como dependiente del año si se cumple una de las siguientes condiciones:
-
Las fechas de inicio y de fin de los períodos contables para algunos ejercicios son diferentes a las fechas de otros ejercicios.
-
Algunos ejercicios utilizan otro número de períodos contables . Si todos los ejercicios de la variante tienen el mismo número de períodos y los periodos contables siempre empiezan y terminan el mismo día del año, se habla de una variante independiente del año. Los ejercicios suelen ser independientes del año. Una variante de ejercicio independiente del año se puede definir como:
-
Coincidente con el año natural (es lo más habitual). Independiente del calendario (ejercicio desplazado ).
Si el ejercicio se define como año natural, los períodos contables se corresponden con los meses del año. Por lo tanto, un ejercicio que sea un año natural debe tener 12 períodos contables. La variante de ejercicio comprende la definición de períodos contables y períodos especiales. Los períodos especiales se utilizan para contabilizaciones que no se asignan a períodos de tiempo, sino al proceso empresarial de “cierre del ejercicio”. En total, se pueden definir 16 períodos (12 períodos contables normales y hasta 4 períodos especiales). El sistema deriva el período contable de la fecha de contabilización. Si la fecha de contabilización está situada dentro del último período contable normal, puede contabilizar la operación en uno de los períodos especiales. Si el ejercicio se define como independiente de calendario, hay que definir los períodos contables asignando fechas de fin para cada período. Un ejercicio independiente de calendario puede tener entre 1 y 16 períodos contables. Si el ejercicio no empieza el 1 de enero, los períodos del año pertenecientes al ejercicio anterior o posterior deben poseer un indicador -1 o +1.
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Una variante de ejercicio debe definirse
como dependiente del año si se cumplen las
siguientes condiciones o una de ellas:
-
Las fechas de inicio y fin de los períodos contables de algunos ejercicios son diferentes de las fechas de otros ejercicios.
-
Algunos ejercicios utilizan otra cantidad de períodos contables.
Si un ejercicio de una variante de ejercicio tiene menos períodos contables que l os demás, éste recibe la denominación de ejercicio corto. Esto puede ser necesario, por ejemplo, cuando el cierre del ejercicio debe realizarse antes del final del ejercicio normal (por ejemplo, si se ha modificado la fecha de inicio del ejercicio o se ha vendido la empresa). Hay que definir el ejercicio corto y su número de períodos contables antes de poder definir las fechas de período. Para este ejercicio, sólo puede asignar un número menor de períodos contables.
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Una vez definida la variante de ejercicio y sus propiedades, hay que asignarla a la sociedad financiera. Varias sociedades financieras pueden utilizar la misma variante de ejercicio. La variante de ejercicio no especifica si un período está abierto o cerrado. Estos datos se gestionan en otra tabla. En la variante de ejercicio sólo están definidas la cantidad de períodos y sus fechas de inicio y de fin.
5. VARIANTE DE PERÍODOS CONTABLES Los períodos contables se definen en la variante de ejercicio, pero para determinar los períodos contables que están abiertos para poder registrar documentos, SAP utiliza la variante de períodos contables abiertos.
Una vez indicado el código y descripción de la nueva variante, se configuran los períodos contables abiertos: IMG - gestión financiera - parametrizaciones básicas de gestión financiera - documento períodos contables - abrir y cerrar períodos contables. Normalmente sólo está abierto el período contable actual y el resto de períodos están cerrados. Al término de un período contable, éste suele cerrarse y se abre el siguiente período contable. Se puede abrir un período contable introduciendo un intervalo en la variante de período contable que incluya este período. Es posible tener abiertos tantos períodos contables como se desee.
Durante el cierre del período, se pueden abrir períodos
especiales para
contabilizaciones de los ajustes. Durante el cierre, deben estar abiertos simultáneamente dos
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intervalos de períodos de dos ejercicios. Por este motivo se pueden introducir dos intervalos de períodos en la tabla de períodos contables. Al primer intervalo de períodos se puede asignar un grupo de autorizaciones. En este caso sólo pueden realizar contabilizaciones en el primer intervalo de períodos los usuarios de este grupo de autorizaciones. Se recomienda utilizar el primer intervalo de períodos para períodos especiales y sólo dar autorización para realizar contabilizaciones en períodos especiales a los contables encargados del cierre. Los períodos contables se pueden tratar de forma diferente para las distintas clases de cuenta, es decir, para un período contable determinado pueden permitirse contabilizaciones en cuentas de deudor, mientras que las contabilizaciones en cuentas de acreedor no están permitidas.
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