1. CUENTAS DE DEUDOR Y ACREEDOR 1.1 Creación de los registros maestros. Al igual que las cuentas de mayor, las cuentas de deudor y de acreedor también tienen varios segmentos:
- Un segmento en el nivel de mandante que contiene datos generales. A estos datos se puede acceder en toda la empresa y son comunes a todas las sociedades que trabajen con el mismo deudor/acreedor. Uno de los datos que se indica a nivel mandante es el numero de cuenta, de esta forma se garantiza que todas las sociedades utilicen el mismo número de cuenta para el deudor/acreedor.
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Un segmento en el nivel de la sociedad que contiene datos específicos de una sociedad en concreto. Las sociedades que desean gestionar operaciones con un deudor o acreedor determinado, deben crear un segmento de sociedad para este deudor o acreedor.
- Como el departamento Comercial también está en contacto con los deudores y necesita determinados datos sobre ellos, se puede crear un segmento de área de
ventas/compras para cada deudor/acreedor. Las áreas de ventas/compras que desean gestionar operaciones con los deudores/acreedores deben de crear un segmento del área de ventas/compras que contienen datos específicos del deudor/acreedor.
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La actualización de los registros maestros de acreedores y deudores puede realizarse de forma centralizada para todas las áreas o por separado para la Gestión financiera y comercial (deudores) y Gestión de materiales (acreedores), aquí nos vamos a ocupar ocupar de la actualización de los datos maestros de los deudores y acreedores solo en Gestión Financiera. F inanciera.
Si se utilizan los componentes gestión de compras y/o gestión de pedidos de cliente, es necesario mantener los deudores y acreedores de amb os componentes. Resulta más fácil crear registros maestros de deudor y acreedor de modo centralizado para asegurarse de que se crean correctamente. Sin embargo, en algunos casos, la gestión de compras/gestión de pedidos de cliente crea sus propios segmentos del registro maestro y la contabilidad crea también los suyos. En este caso, existe el riesgo de crear registros maestros incompletos o duplicados. Se puede prevenir la creación de cuentas duplicadas del siguiente modo:
- Utilizar el matchcode antes de crear una nueva cuenta. - Activar la verificación automática de duplicados. Para crear los datos maestros de un deudor: Finanzas - Gestión financiera - deudores - datos maestros - crear. Para crear los datos maestros de un acreedor: Finanzas - Gestión financiera - acreedores datos maestros - crear.
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Al registrar un nuevo acreedor o deudor, lo que se obtiene es una cuanta auxiliar. Cada cuenta auxiliar tiene su submódulo correspondiente (AR, AP..), y se vincula al libro mayor la cuenta asociada, que es un campo obligatorio de los datos maestros. En las cuentas auxiliares (las que se crean desde AP, AR, AA) no existe el concepto de grupo de estatus de campo al crear las cuentas en la sociedad, los diferentes campos que aparecen al contabilizan se determinan mediante l as claves, por eso hay tantas. También se pueden crear nuevos registros maestros de deudor y acreedor con referencia a un registro maestro. Sólo se copian de la cuenta de referencia a la cuenta nueva los datos que no hacen referencia directamente al deudor o al acreedor, es decir, no se copia información de dirección, etc. Los datos copiados deben verificarse y, en caso necesario, modificarse, antes de grabar el registro. Al crear el registro maestro de un deudor/acreedor, los datos generales y de sociedad se reparten en distintas carpetas, páginas o pestañas.
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1.2 Grupos de cuentas de Acreedores y Grupoide Cuentas de Deudores Los grupos de acreedores se utilizan para clasificar a los acreedores según el criterio que establezca la empresa cliente (por región, según el tipo de servicio, etc) de esta forma se pueden archivar por separado los datos de los distintos tipos de acreedores. Normalmente la misma distinción que se establece entre los grupos de acreedores se establezca también entre las cuentas de mayor asociadas. Los grupos/clases de cuentas determinan:
Los rangos de números de los acreedores q ue pertenezcan a ese grupo.
Los campos que aparecen cuando el usuario crea el registro maestro y el status de los
campos (suprimido, obligatorio, etc.)
Si la cuenta es de un acreedor poco habitual (que el sistema llama CpD: cuentas pro
diversos): se trata de acreedores con los que se trabaja de forma ocasional, y crearemos un registro maestro común a todos ellos, sin indicar datos personales (cuando vayamos a registrar algo en un acreedor CpD el sistema nos abre una ventana donde rellenaremos los datos concretos de nombre, cif , etc) Definir los grupos de cuentas de acreedores y deudores: IMG – gestión financiera – contabilidad de deudores y acreedores – cuentas de acreedor/cuentas de deudor – datos maestros – preparar la creación de datos maestros – definir grupo de cuentas con formato de pantalla (acreedores y deudores). Se puede utilizar un grupo ya existente como modelo (se selecciona en el selector de línea y botón copiar como) o partir de cero en entradas nuevas. Una vez creado hemos de revisar todos los grupos según las necesidades de parametrización. Revisamos uno a uno los grupos (si en la pantalla nos sale página 1/2, para pasar a la 2ª pagina hemos de clicar el botón derecho del ratón y luego clicar en “pagina siguiente”). Los “datos de compras” no se actualizan ya que son los propios del módulo de logística. Una vez creado el grupo de acreedores, se configuran los rangos de números, que determinan los códigos de los acreedores que se den de alta en el grupo al que se asigna el rango: IMG – gestión financiera – contabilidad de deudores y acreedores – cuentas de acreedor – datos maestros – preparar la creación de datos maestros – crear rangos de números para cuentas de acreedor. Los rangos de números se crean a nivel mandante, no pueden solaparse, pueden ser de asignación interna o externa. Lo normal es tener un rango diferente para cada grupo de acreedores. Pero un mismo rango se puede asignar a más de un grupo de cuentas de acreedor (es lo que haremos en el laboratorio para no sobrecargar de rangos el sistema) Por ultimo, se asigna el rango al grupo de cuentas: IMG – gestión financiera – contabilidad de deudores y acreedores – cuentas de acreedor – datos maestros – preparar la creación de datos maestros – asignar rangos de números para cuentas de acreedor.
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La estructura de la pantalla (también llamado el “layout”) de los datos maestros de los acreedores viene controlada por los status de campo del grupo de cuentas, pero también se puede ver condicionada por los status de campo dependientes de la transacción (que SAP llama actividad) y de la sociedad. La sociedad puede controlar los campos que aparecen al crear el registro maestro (en el segmento de sociedad): IMG – gestión financiera – contabilidad de deudores y acreedores – cuentas de acreedor – datos maestros – preparar – definir formato de pantalla por sociedad (acreedores) Primero tendríamos que crear nuestra sociedad en la tabla y con el botón “desglosar status de campo”
vemos los grupos solo a nivel sociedad, por lo que desde aquí no podemos hacer
parametrizaciones a nivel mandante. A nivel de transacción o actividad se pueden controlar los status de los campos al crear, visualizar o modificar un acreedor: IMG – gestión financiera – contabilidad de deudores y acreedores – cuentas de acreedor – datos maestros – preparar – definir formato de pantalla por actividad. Desde aquí podemos parametrizar como queremos crear un acreedor, que datos queremos que se modifiquen y cuales queremos se visualicen en el menú de usuario. Cuando se crea el registro maestro del acreedor, el sistema compara los status de campo a nivel general, de sociedad y de transacción y aplica el de mayor prioridad, ya que los status de campo tienen un orden de prioridad, que es el siguiente: 1º ocultar o suprimir (este status es el “mas” importante) 2º visualizar 3º entrada obligatoria 4º entrada opcional (este status es el “menos” importante) Si desea modificar o visualizar una cuenta, puede llamar directamente cada pestaña sólo seleccionarla en la pantalla inicial de la transacción de visualización o modificación:
1.2 Campos importantes en los registros maestros. Entre los campos de datos generales están:
- Concepto de búsqueda: puede indicar una abreviación para el nombre del deudor/acreedor en este campo. El formato normalmente viene determinado por las directrices de empresa y la práctica.
- Grupo de empresas: puede agrupar deudores o acreedores que pertenezcan a un mismo grupo de empresas con una clave de grupo definida por el usuario. Esta clave de grupo puede utilizarse para ejecutar informes, procesar transacciones o para la Ayuda para búsqueda F4. 5
- Responsable: debe grabar el nombre del responsable con un ID. Puede indicar este código en los registros maestros/de deudor del que la persona en cuestión es responsable. Así, el nombre del responsable se imprimirá automáticamente en toda la correspondencia. El código también se utiliza para clasificar listas de propuestas de reclamación y de pago. En el nivel de mandante y de sociedad, se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo. La entrada en el segmento de la sociedad tiene una prioridad superior a la entrada en el nivel de mandante. De esta forma, al compensar las partidas abiertas, los pagos o cobros se realizan al pagador/receptor alternativo. En algunas industrias, los clientes asignan las órdenes localmente (mediante sus subsidiarias), pero pagan sus facturas de forma centralizada (a través de la central). Existe, así, una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos. Esto se puede reflejar mediante cuentas de la central y cuentas de subsidiaria. Todas las partidas contabilizadas en una cuenta de subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la central. En general, los avisos de reclamación se envían a la central, quien gestiona los pagos. Sin embargo, si está seleccionado el campo Gestión descentralizada en el registro maestro de la central, los programas de reclamación y de pagos utilizan la cuenta de la subsidiaria. A nivel mandante también se indican los datos bancarios del acreedor/deudor, entre ellos puede estar el IBAN. Si un deudor es también acreedor, o al revés, se pueden compensar
partidas abiertas
mediante el programa de pagos o de reclamación. Para compensar partidas abiertas, son necesarios los siguientes pasos:
- El número de cuenta de acreedor debe introducirse en la cuenta de deudor y el número de cuenta de deudor debe introducirse en la cuenta de acreedor
-
Cada sociedad puede decidir si desea compensar partidas abiertas. Si se va a utilizar la compensación, deberá seleccionar el campo Compensación con acreedor en la cuenta de deudor o el campo correspondiente en la cuenta de acreedor.
La visualización de partidas individuales y la gestión de partidas abiertas están configuradas para todas las cuentas de deudor/acreedor de forma estándar. Para todos los deudores o acreedores con los que sólo mantiene relaciones comerciales esporádicamente debe crear registros maestros de deudor o de acreedor especiales. Estos registros maestros contienen créditos y deudas para clientes/proveedores esporádicos (cuentas CpD). Al contrario que otros registros maestros, un registro maestro de cuenta CpD no contiene información sobre un cliente/proveedor específico, puesto que dicha cuenta se utiliza para más de un cliente/proveedor. Por lo tanto, deben suprimirse los campos específicos de cliente/proveedor. Se introducen los datos específicos de cliente/proveedor para clientes/proveedores esporádicos en el documento durante la contabilización.
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Los campos a los que se accede con la transacción "Visualizar" siempre se visualizan o suprimen, ya que en una transacción "Visualizar" no es posible introducir datos. Si no desea utilizar el control específico de transacción o específico de sociedad, fije el status del campo para todos los campos en opcional. Puesto que este status de campo tiene la prioridad menor, siempre se utiliza el control específico del grupo de cuentas.
1.3 Principio de verificación por dos o más personas. Consiste en que una persona realiza modificaciones en los datos maestros de deudor o acreedor y que otra persona sea responsable de confirmar las modificaciones, normalmente en modificaciones de deudor o acreedor importantes. Primero debe definir los campos para el principio de verificación por dos o más personas en los registros maestros de deudor y acreedor en la IMG:
- Para deudores: IMG - Gestión financiera - contabilidad de deudores/acreedores cuentas de deudor - datos maestros - preparar la creación de datos maestros de deudores - definir campos sensibles p.ppi o verif./2 o mas personas ( deudores).
- Para acreedores: IMG - Gestión financiera - contabilidad de deudores/acreedores cuentas de acreedor - datos maestros - preparar la creación de datos maestros de acreedores - definir campos sensibles p. ppio verif./2 o mas personas (acreedores). Botón de entradas nuevas para ir añadiendo los campos sensibles:
Al definir un campo en el registro maestro de deudor/acreedor como "sensible", el deudor o acreedor correspondiente se bloquea para el pago si la entrada se modifica. El bloqueo se elimina cuando otra persona con autorización verifica la modificación y la confirma o la rechaza en: Finanzas -gestion financiera - acreedores/deudores - datos maestros - confirmar modificación. La confirmación de los cambios puede realizarse para un único deudor o acreedor (sería la transacción individualmente) o puede obtenerse una li sta:
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La lista puede delimitarse por: • Deudor/Acreedor • Sociedad • Cuentas no confirmadas • Cuentas rechazadas • Cuentas por confirmar por el usuario • Puede visualizar las modificaciones al registro maestro de deudor o acreedor para todas las cuentas utilizando los informes RFDABL00 o RFKABL00.
2. CONDICIONES DE PAGO Y DESCUENTOS POR PRONTO PAGO Cuando se crean los registros maestros de los acreedores/deudores, se indica, en segmento de sociedad la condición de pago, los términos que acuerdan los interlocutores comerciales en relación con el pago de las facturas. Las condiciones de pago definen la fecha de vencimiento y el descuento por pronto pago ofrecido para el pago de la factura dentro de un determinado período. Para ello, el sistema necesita los datos siguientes:
-
Fecha base: La fecha a partir de la cual se c uentan las condiciones.
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Condiciones de descuento por pronto pago: Las condiciones bajo las cuales se concede descuento por pronto pago. 8
-
Porcentajes de descuento por pronto pago: El porcentaje utilizado para calcular el descuento por pronto pago.
Se pueden introducir las condiciones de pago en el segmento de sociedad, el seg mento de área de ventas, y el segmento de organización
de compras
de un registro maestro de
deudor/acreedor. Si han introducido condiciones de pago en el registro maestro, el sistema se las propondrá. También se puede introducirlas o modificarlas durante el tratamiento. Las condiciones de pago que se proponen al contabilizar una factura dependen de dónde se cree la misma:
-
Si la factura se crea en Finanzas, se proponen las condiciones de pago del segmento de la sociedad.
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Si se crea una factura de deudor en la gestión de pedidos de cliente, se proponen las condiciones de pago del área de ventas. Al contabilizar la factura de gestión de pedidos de cliente, se copian las condiciones de pago en la factura FI que se crea automáticamente.
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Si se crea una factura de proveedor en la gestión de compras, se proponen las condiciones de pago del segmento de la organización de compras. Al contabilizar esta factura, se copian automáticamente las condiciones de pago en el documento contable.
Al tratar un documento, se registran las condiciones de pago de modo que el sistema pueda calcular las condiciones de pago requeridas. La condición de pago puede indicarse en el campo “condición de pago”. Cuando se registra abonos se pueden relacionar con la factura original mediante la entrada del número de factura en el campo "Referencia a factura" durante la entrada de documento. En este caso, las condiciones de pago se copian de la factura, de modo que la factura y el abono vencen el mismo día. Para activar las condiciones de pago de un abono que no contiene referencias a una factura, se indica el valor "V" en el campo "Referencia a factura" al introducir el documento. Estos abonos vencen en la fecha base. 9
2.1 Crear una condición de pago. En el sistema hay condiciones de pago predefinidas, pero se pueden añadir condiciones de pago nuevas en: IMG - Gestión financiera - Contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables Recepción de facturas/entrada de abonos - actualizar condiciones de pago.
Hay que indicar los siguientes datos: General: -
Código que identifica la condición de pago, 4 caractere s alfanuméricos.
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Día límite es el día natural del mes hasta el cual las condiciones de pago son válidas. Los límites de días permiten condiciones de pago específicas de fecha. Utilizando el límite de días, se pueden almacenar e condiciones de pago simples o múltiples en una misma clave de (el sistema aplicará una u otra según la fecha del documento):
-
El límite de días es la fecha base hasta la cual se puede aplicar la versión de las condiciones de pago. Para condiciones de pago que sean dependientes, por ejemplo, de si la fecha base es antes del 15 del mes, se pueden introducir unas condiciones de pago y si la fecha es posterior otras distintas bajo la misma clave. Las siguientes condiciones de pago requieren la especificación de un lí mite de días: Los documentos con fecha de factura hasta el 15 del mes vencen el último día del mes siguiente. Los documentos con una fecha de factura posterior vencen el 15 del mes siguiente. La descripción de las condiciones de pago incluye: Una explicación generada
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automáticamente por el sistema que se puede sustituir por la explicación del usuario de las condiciones de pago y un texto comercial para imprimirse en facturas de los deudores.
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-
La clase de cuenta define la contabilidad auxiliar en la que se pueden utilizar las condiciones de pago. Si se desea utilizar condiciones de pago tanto para acreedores como para deudores, hay que definirlas utilizando claves separadas de condiciones de pago y luego utilizarlas sólo para una clase de cuenta. De esta forma se evitará que cualquier modificación que se realice en las condiciones de pago de deudores afecte a las contabilizaciones de los acreedores.
Control de pago: -
Utilizando claves de bloqueo, que se pueden introducir también a nivel de partidas individuales al registrar los documentos o en los datos maestros de las cuentas, es posible bloquear partidas individuales o cuentas para su pago o cobro.
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Una vía de pago (para cada país, el sistema tiene métodos de pago definidos de forma estándar), al igual que los bloqueos de pago, las vías de pago se pueden introducir en las condiciones de pago, en las partidas individuales o en las cuentas. Si se anota una vía de pago concreta está aparecerá al contabilizar la factura, sino no aparece.
Fecha base: La fecha base es la fecha de inicio que el sistema utiliza para calcular la fecha de vencimiento de la factura. Para calcular la fecha base se aplican las siguientes reglas: -
Los valores propuestos a partir de los cuales se puede determinar la fecha base son los siguientes: Sin propuesta, fecha de documento, fecha de contabilización o fecha de entrada.
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Especificaciones para calcular la fecha base: Día fijo utilizado para sobrescribir el día natural de la fecha base. Se utiliza por ejemplo, cuando se quiere que las facturas venzan siempre a día 15.
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La cantidad de meses que deben añadirse al mes natural del mes base para determinar el vencimiento (por ejemplo, si el vencimiento es a 30 días, en meses adicionales se indica 1). 11
Condiciones de pago a plazos: Una factura se puede pagar a plazos durante varios meses. El importe total de la factura se divide en importes parciales que vencen en fechas diferentes. El sistema realiza automáticamente esta partición, si se ha definido pago a plazos en las condiciones de pago. Los pasos para crear un pago a plazos son los sigui entes: a) crear una condición simple indicando que es una condición de “pago a plazos”. b) Se crean las condiciones simple que formarán parte de la condición de pago a plazos, (como si fuera una condición normal) or ejemplo, si es una pago a 30 y 60 hay que crear dos condiciones simples c)
Asignar las condiciones simples a la condición de pago a pl azos, indicando en cada caso que porcentaje de la factura se paga en cada. Ello se hace en esta actividad:
IMG - Gestión financiera - Contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables Recepción de facturas/entrada de abonos - Definir condiciones de pago a plazos Al registrar los documentos con condiciones de pago a plazos, para cada plazo, el sistema crea una partida individual. Los importes de las partidas individuales se corresponden con los porcentajes del importe total indicados en la transacción anterior. El total de los importes de las partidas individuales se corresponde con el importe total (con el total de la factura). Las condiciones de pago de las partidas individuales son las condici ones de pago definidas para los plazos individuales.
2.2 Descuento por pronto pago
Para calcular el descuento por pronto pago, hay que indicar un porcentaje en las condiciones de pago en el campo “porcentaje”: 12
También hay que introducir el número de días durante los cuales el porcentaje será válido en la misma posición en el campo “Ctd. días” (el sistema añade la cantidad de días indicada a la fecha base). Otra opción es descuento según la fecha, en ese caso se indican días fijos y meses adicionales: el sistema reemplaza el día en la fecha base con el día fijo especificado. Se pueden introducir hasta 3 períodos de descuento por pronto pago, pero no es posible indicar descuento por pronto pago en el último período, es para pago sin descuento (pago neto). Se puede modificar el descuento por pronto pago tras contabilizar la factura. El descuento por pronto pago se puede introducir en la factura de manera automática mediante los porcentajes indicados en las condiciones de pago o de forma manual en el campo “importe DPP”. i se compensa una partida abierta en una cuenta de deudor o de acreedor, el descuento por pronto pago se contabiliza automáticamente en la cuenta para l os "gastos por descuentos" o en la cuenta para los "ingresos por descuentos". Según las disposiciones de cada país, la base del descuento es el valor neto (total de las partidas individuales de la cuenta de mayor y de activos fijos, sin incluir los impuestos) o valor bruto (impuestos incluidos, como en el caso de Alemania). Se especificar en: IMG - Gestión financiera - Contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables Recepción de facturas/entrada de abonos - Definir base descuento para salida de facturas
Al configurar las características de las clases de se indica si se utiliza el procedimiento neto para acreedores el importe de descuento se contabiliza automáticamente al contabilizar la 13
factura, se deduce del importe que se contabiliza en la cuenta de gastos o de balance y el mismo importe se contabiliza en una cuenta de compensación de descuento para compensar (cuadrar) la contabilización, en la imagen siguiente, 1 corresponde a los movimientos al registrar la factura y 2 al pagar:
Al pagar la factura, el sistema realiza una contabilización de compensación en la cuenta de compensación de descuento. Si la factura se paga después del vencimiento de descuento, la pérdida por descuento se contabiliza en una cuenta separada. Si la sociedad no utiliza el procedimiento neto, el descuento se registra al compensar las partidas abiertas.
3. IMPUESTOS
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SAP soporta los sistemas fiscales de diferentes países: -
Impuesto sobre el volumen de negocios.
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Impuesto sobre las ventas en EE.UU.
-
Impuestos adicionales (específicos de país, por ejemplo el impuesto sobre la inversión de Noruega, el recargo de equivalencia de Bélgica)
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Retención de impuestos (no se trata en este curso).
El sistema dispone de dos clases de imposición: -
Los impuestos se gravan a nivel nacional con tipos unitarios.
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Los impuestos se gravan a nivel regional/de emplazamiento fiscal, fijándose tipos para cada región/emplazamiento fiscal. Debido a la complejidad (por ejemplo, existen más de 67.000 emplazamientos fiscales posibles en los EE.UU.) suele utilizarse el software de terceros para determinar la periodificación de impuestos. Como soporte a estos programas, SAP ofrece un software de interfases genérico.
El sistema soporta el tratamiento de impuestos del siguiente modo: -
La verificación del importe de impuesto introducido o mediante el cálculo automático de los impuestos.
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Contabilización del importe del impuesto en cuentas de impuestos.
-
La realización de rectificaciones de impuestos para descuentos por pronto pago u o tras deducciones.
El indicador de impuestos se utiliza para el procedimiento de cálculo necesario en las funciones de impuestos del sistema SAP. Las disposiciones nacionales determinan qué cl ase de base imponible debe utilizarse:
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•
Importe neto (partidas de gastos o ingresos sujetas a impuestos menos el descuento por pronto pago)
•
Importe bruto (partidas de gastos o ingresos que incluyen el descuento por pronto pago)
El consultor define qué importe debe utilizarse para cada sociedad o para el nivel superior del código de emplazamiento fiscal. El impuesto sobre el volumen de negocios es el saldo del lVA repercutido y del lVA soportado:
-
El lVA repercutido se grava sobre el valor neto de las mercancías y se factura al deudor. Es una responsabilidad de la empresa ante la Administración de Hacienda.
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El lVA soportado se grava sobre el importe neto de factura y es facturado por el acreedor. El IVA soportado constituye un crédito de la empresa a Haci enda.
Las autoridades fiscales pueden definir que parte del IVA soportado no sea deducible. Este importe puede contabilizarse en una cuenta de gastos separada o distribuirse entre las partidas individuales de la cuenta de mayor o de la cuenta de activos fijos.
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El procedimiento para el cálculo de impuestos se asigna a cada país para llevar a cabo los cálculos de impuestos. El sistema se suministra en la mayoría de países con los procedimientos preconfigurados para el cálculo de impuestos. El procedimiento de cálculo de impuestos contiene: -
El orden de los pasos que deben seguirse para el procedimiento de cálculo de impuestos.
-
Las clases de impuesto (clases de condición)) que son válidas para el país. El sistema se entrega con las clases de condición necesarias para cada clase de cálculo de impuestos. El procedimiento de cálculo de impuestos ya cubre las clases de condición correctas.
-
La clave de cuenta/clave de transacción que cubre especificaciones adicionales y se utiliza para la determinación automática de cuentas para los impuestos en cuestión. El sistema contiene claves de cuenta predefinidas.
Las clases de condición son cálculos de impuestos válidos en un país. Un código de domicilio fiscal es una combinación de los códigos de las autoridades fiscales que grava los movimientos fiscales de mercancías y el uso de sus propios tipos impositivos. Existen cuatro posibles niveles inferiores al nivel nacional: estado, condado, localidad y distrito.
3.1 Indicador de impuestos Para calcular los impuestos el sistema utiliza el indicador de impuestos. Ya vienen definidos en el sistema. Registra el indicador de impuestos al contabilizar el documento y esta supone la principal conexión con el cálculo de impuestos. Dicha conexión es diferente en función de que el país utilice o no un procedimiento de cálculo de impuestos con códigos de domicilio fiscal. El indicador de impuestos está enlazado con una de las siguientes opciones: -
Clave de país
-
Combinación de clave de país y código de domicilio fiscal
-
Los indicadores de impuestos dentro del método de imposición de domicilio fiscal dependen de la fecha. En la configuración, se puede elegir si la fecha del documento o la fecha de contabilización es la fecha válida para el cálculo de impuestos.
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En la configuración del IVA en nuestro país, el indicador de impuestos está enlazado con la clave de país. (En EEUU que utiliza el método de imposición en emplazamiento fiscal el indicador depende de la fecha). Además de otras informaciones, el indicador de impuestos contiene los tipos impositivos. Los tipos impositivos se asignan a las clases de impuestos utilizadas en el procedimiento de cálculo de impuestos. En cada indicador de impuestos se pueden introducir varios tipos impositivos para distintas clases de impuestos, cuando se debe gravar una posición con varias clases de impuestos (por ejemplo un 10% de IVA soportado sobre la partida pero el 40% del impuesto no es deducible, para los tipos impositivos significaría un 6% de IVA soportado y un 4% de IVA soportado no deducible) aunque normalmente sólo se introduce un tipo impositivo.
Algunas contabilizaciones en cuentas de mayor relevantes a los impuestos deben tener un tipo impositivo igual a cero. Esto es válido para: -
Partidas libres de impuestos que, sin embargo, deben notificarse a Hacienda. Para estas partidas se crea un indicador de impuestos especial con un tipo impositivo igual a cero.
-
Partidas que se crean mediante operaciones libres de impuestos como salida de mercancías, movimiento de mercancías, etc. En la configuración debe asignarse un indicador de impuestos especial a estas operaciones.
La definición de la clase de impuesto determina si el importe base es un "porcentaje de IVA soportado" o un "porcentaje de IVA repercutido". Al registrar los documentos, se introduce el indicador de IVA, si el sistema detecta una desviación entre los impuestos calculados y el importe del impuesto introducido, emitirá un mensaje de error (cuando en la parametrización del indicador de IVA se fijo el indicador de verificación) o un mensaje de advertencia (indicador de verificación no fijado). En cuanto al 18
IVA soportado, no se debe fijar el indicador de verificación ya que el usuario debe contabilizar el importe del impuesto de la factura independientemente de si es correcto o no. El indicador de verificación se fija en las características. En general, los impuestos calculados por el sistema se contabilizan en una cuenta de impuestos determinada (en una partida individual separada). Es menos habitual que el IVA se reparta en partidas de gastos (ocurre cuando el IVA es no deducible).
3.2 Registro automático de impuestos. Al registrar los documentos, es posible indicar manualmente el importe del impuesto en el campo “impuesto” pero lo más habitual es que se fije el indicador “calculo de impuesto” para que el sistema lo calcule de forma automática:
Para activar la determinación automática de los importes de impuestos es necesario indicar los siguientes datos: -
Claves de contabilización (vienen predefinidas como 40 y 50).
-
Reglas que determinan en que campos se basa el sistema para utilizar una u otra cuenta (la determinación de cuentas puede basarse en el indicador de impuestos o en la clave de cuenta).
-
Cuentas de impuestos.
Cuando se producen diferencias de tipo de cambio debido a ajustes impositivos en monedas extranjeras, éstos suelen contabilizarse en la cuenta normal de diferencias de tipo de cambio. Sin embargo, cabe la posibilidad de determinar por cada sociedad que el tipo de cambio para las posiciones de impuestos pueda introducirse manualmente o pueda determinarse mediante la contabilización o la fecha del documento. Los importes de las diferencias se contabilizan en una cuenta especial.
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3.3 Creación de cuentas de mayor de IVA. Las cuentas de mayor en las que se contabiliza el impuesto se crean indicando en el campo “categoría fiscal” los siguientes signos: -
< para IVA soportado.
-
> para IVA repercutido.
El indicador “Sólo contab. automáticamente” solo se debe seleccionar si no se deben realizar imputaciones manuales de impuestos. Todas las demás cuentas de mayor pueden tener las entradas siguientes en el campo "Categoría fiscal":
a)
En blanco para contabilizaciones no relevantes para los impuestos (p. ej. La cuenta de primas de seguros).
b)
"-" Para contabilizaciones que requieren un código de IVA soportado (por ejemplo, cuenta asociada para acreedores).
c)
"+" Para contabilizaciones que requieren un código de IVA repercutido (por ejemplo, cuenta asociada para deudores).
d)
"*" Para contabilizaciones que requieren cualquier clase de indicador de impuestos.
e)
"xx" Para contabilizaciones con el indicador de impuestos predefinido xx. (Es posible que solo se trabaje con un
IVA soportado del 21%, por lo que se introduce
el indicador S3). Si el campo "Contabilización permitida sin impuesto" está seleccionado, se puede contabilizar en esta cuenta de mayor sin especificar un indicador de impuestos.
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Las entregas a deudores de países que no pertenecen a la UE están libres de impuestos (IVA repercutido 0%). El deudor debe pagar el IVA de importación que normalmente se corresponde con el IVA soportado nacional. Generalmente, dentro del Mercado Común de la UE se aplica el principio del país de destino. Es decir, las entregas están libres de impuestos (IVA repercutido 0%), pero en el país de destino se grava el IVA de adquisición. Las restricciones en importaciones y exportaciones se han sustituido por una gestión de informes más completa para las entregas entre empresas de los países de UE: -
El deudor calcula el IVA de adquisición y lo notifica a las autoridades fiscales en una declaración de IVA ampliada sobre ventas/compras. En dicho informe, el IVA de adquisición puede considerarse el IVA soportado. Por consiguiente, la empresa no tiene que pagar impuestos cuando adquiere mercancías. El IVA de adquisición se utiliza para notificar la adquisición de mercancías dentro de la UE a las autoridades fiscales.
-
El acreedor debe notificar a las autoridades fiscales las entregas/movimientos de mercancías libres de impuestos en forma de una declaración recapitulativa. En esta declaración también se indican los receptores de las mercancías. Para identificar a los receptores se asigna un número de identificación de IVA a cada empresa. Este número debe especificarse en cada factura entre empresas de la UE.
Indicadores de impuestos especiales: -
El indicador de IVA de adquisición genera dos posiciones de contabilización: El IVA de adquisición se contabiliza en la columna del Haber de la cuenta para el IVA repercutido de adquisición y el mismo importe se contabiliza en la columna del Debe de la cuenta para el IVA soportado de adquisición. 21
-
El indicador de IVA repercutido para entregas libres de impuestos requiere un indicador de la UE para mercancías, servicios y subcontratación dentro de la UE para que se puedan determinar los volúmenes de ventas relevantes para la declaración recapitulativa. Por motivos técnicos, tiene que asignar una cuenta de impuestos al indicador de impuestos incluso aunque no se contabilice ningún impuesto.
Es posible definir el indicador de IVA en las transacciones Enjoy: IMG - Gestión financiera - Contabilidad de deudores y acreedores - operaciones contables Salida de facturas/ salida de abonos - Salida de facturas/ salida de abonos Enjoy SAP - Definir indicador impuestos por operación. Con ello se consigue que el indicador de IVA aparezca como un valor propuesto en el registro de los documentos.
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