General Administrador General El Administrador General es el Sistema que permite actualizar la información común a todos los Sistemas p. ej. empresas, ejercicios, puestos de trabajo.
Empresas En esta opción se ingresan o modifican los datos correspondientes a cada una de las Empresas que se procesan con el Sistema. Una vez dada de alta la empresa, se deben definir el o los ejercicios económicos con los que se desea trabajar -en tanto se trate de generar una base de datos para el Sistema de Contabilidad General-, y los puestos de trabajo disponibles. Por último de debe crear la Base de Datos correspondiente a la definición. Cuando se intenta eliminar una una empresa, el Sistema controla que no haya sido creada ninguna Base de Datos para utilizar la empresa con los distintos módulos. Para el ingreso de datos correspondientes a las distintas empresas, el Sistema ofrece distintas solapas: Datos de la Empresa Datos Adicionales Creación de Bases
Creación de Bases En esta solapa se procede a la creación o modificación de las Bases de Datos, para cada una de las empresas ingresadas al Administrador General. Estas bases de datos contendrán toda la información relativa a las tablas y movimientos, producto de las operaciones de la empresa. Para cada empresa y para cada módulo (Gestión, Contabilidad General, Sueldos y Jornales, etc.) se debe crear una base de datos distinta. Ciertos módulos (p. ej. Contabilidad General) almacenan la información por ejercicio. En estos casos se debe crear una base de datos para cada combinación de empresa-ejercicio.
Ejercicios El Sistema posibilita -para el módulo de Contabilidad General- el ingreso de los Ejercicios Económicos de cada una de las empresas definidas previamente (12 meses). Actualizar
Estado: No abierto. No se permite todavía el ingreso de movimientos para este ejercicio.
Abierto. Se permite el ingreso, modificación y eliminación de movimientos. Cerrado. No se permite el ingreso de nuevos movimientos. Tampoco se permite modificar o eliminar los existentes. Una vez finalizado el ingreso seleccionar el botón aceptar para confirmar la operación.
Puestos de Trabajo El Sistema permite el ingreso o modificación de los datos correspondientes a cada uno de los puestos de trabajo a utilizar, identificando como tal a cada una de las terminales que en la Empresa se utilicen para la operatoria del Sistema. Administrador or de Gestión / Tablas Tablas / Puestos de Trabajo Trabajo, se determinan En el punto Administrad modalidades de trabajo por cada puesto.
Habilitado. Esta marca habilita o deshabilita la utilización del Puesto de Trabajo en los movimientos de la empresa. Si el Puesto de Trabajo no tiene la marca de habilitado, no aparecerá en la lista de selección de Puestos de Trabajo.
Sucursales En esta opción se ingresan o modificación los datos correspondientes a la Casa Central y a las Sucursales de cada una de las Empresas. Esta tabla sólo se encuentra disponible en la versión con Microsoft SQL Server .
Habilitada. esta marca habilita o deshabilita la utilización de la Casa Central/Sucursales. Cada Sistema puede tener habilitada una sola Sucursal para identificar sus operaciones. operaciones. Para el ingreso de datos correspondientes a las distintas sucursales, el Sistema ofrece distintas solapas
General Sistema: seleccionar el Sistema. En este caso indicar Wflex: e-Flexware. Empresa: seleccionar la empresa asociada a la que pertenece la Casa Central / Sucursal. Ejercicio: seleccionar el ejercicio asociado a la empresa. Este dato sólo se solicita para las empresas que pertenecen a sistemas que manejan bases diferentes para cada ejercicio.
Integración Sucursal habilitada para Enviar/Recibir información. Esta opción habilita a las sucursales a recibir/enviar recibir/enviar información.
Luego de ejecutar el proceso Integración de Sucursales - Casa Central - Crear publicaciones que prepara las bases para el intercambio de información se habilita el ingreso de este dato. Acceder a esta opción y habilitar las sucursales desde las cuales se va enviar y recibir información.
Esquema de Integración. seleccionar el esquema de integración a utilizar para la integración de la Sucursal con la Casa Central. Nombre del Servidor: indicar el nombre del servidor en el cual se encuentran instalada la versión de Microsoft SQL Server en cada sucursal. Teléfono de Casa Central: indicar el número de teléfono de la Casa Central con el cual se conectará los servidores de las diferentes Sucursales al realizar la replicación.
Tablas En esta carpeta se ingresan los datos de las tablas compartidas por t odas las empresas y todos los módulos como Monedas, Provincias, etc..
Bancos Esta opción del menú permite mantener una tabla con los Bancos. En la grilla de datos se muestra el Código, la Sucursal y la Descripción de los distintos Bancos. Junto con el Sistema se provee la información de los Bancos de acuerdo con la codificación realizada por el Banco Central, sin consignar número de sucursal alguno.
Indices En esta opción del Sistema se informan y consultan los índices mensuales utilizables para calcular, p. ej., el ajuste por inflación y la reexpresión de balances a una fecha, en el módulo de Contabilidad General. En la grilla de datos se observa el Código y la Descripción de los Indices ingresados al Sistema. Los datos que se solicitan por cada Indice se agrupan en dos solapas:
General y Valores
Feriados
En esta opción del menú, se indican los días no laborables (del año o de la semana) a fin de que el Sistema, en el ingreso de movimientos, advierta al usuario que la fecha de registración no corresponde a un día hábil. Los días no hábiles y feriados se presentan en pantalla con otras tonalidades, que varían de acuerdo con el tipo de feriado.
Monedas Esta opción del menú permite mantener una tabla con las cotizaciones de las diferentes monedas que pueden utilizarse en los módulos. En la grilla de datos se muestra el Código, la Descripción y el Símbolo de las distintas monedas.
Monedas Tipo de moneda RG1361 / Citi Ventas / RG 1547: indicar el dato que será tenido en cuenta para los aplicativos de la AFIP. Para el caso de Recupero de IVA, donde se utiliza el aplicativo IMPFAC, debe indicarse en este campo Dólar EEUU LIBRE . para la moneda de cotización.
Moneda local. Marcar esta casilla cuando se trate de la unidad monetaria del país. Su cotización será siempre la unidad. Las monedas restantes expresan su cotización como equivalencia de la moneda local. Una vez indicada cuál es la moneda local, no podrá cambiarse. Habilitado. Esta marca habilita o deshabilita la utilización de la Moneda en los movimientos de la empresa. Si la Moneda no tiene la marca de habilitado, no aparecerá en las listas de selección de Monedas.
Tipo de Cambio El Sistema habilita el ingreso de datos en esta solapa sólo cuando no se trata de la moneda local. Para cada moneda se pueden definir varios tipos de cambio. Luego, cada tipo de cambio tendrá asociada una tabla de cotizaciones.
Tipo de cambio: Ingresar en esta grilla los tipos de cambios admitidos por la moneda. Por ejemplo: Comprador, Vendedor, etc. Cada tipo de cambio está identificado por un código y una descripción
Cotizaciones: por cada tipo de cambio se habilita el ingreso de una tabla de cotizaciones en la cual se debe indicar: Fecha (día/mes/año). A partir de la cual rige el valor.
Cotización: valor de referencia respecto de una unidad de la moneda indicada como local.
Conceptos no gravados en IVA El Sistema permite definir los diferentes conceptos no gravados que se pueden incluir en las operaciones (p. ej. los impuestos internos). En la grilla de datos se muestra el Código y la Descripción de los distintos conceptos no gravados en IVA.
Modo de cálculo Sobre precio de costo: elegir esta opción si la empresa no es responsable de impuestos internos de los artículos a los cuales se asociará este concepto, para que el mismo se valúe a partir del precio de costo. Mercadería de reventa Sobre precio de venta: elegir esta opción si la empresa es responsable de impuestos internos de los artículos a los cuales se asociará este concepto, para que el mismo se valúe sobre el precio de venta. Es el caso de fabricación propia de artículos gravados por este concepto. Monto fijo por unidad: elegir esta opción si se desea indicar en forma directa el monto del impuesto interno que grava a cada unidad de los artículos, a los cuales se asociará este concepto. En este caso se habilita el ingreso de dicho monto para luego proponerlo en las registraciones de comprobantes. Aplicado sobre (Neto Gravado / Neto Gravado + No Gravado). Si el cálculo se realiza sobre el precio de costo o sobre el precio de venta, se debe informar el importe sobre el cual el Sistema debe aplicar la tasa indicada para obtener el importe no gravado. Las alternativas son: Aplicar la tasa sobre el Neto Gravado Aplicar la tasa sobre el Neto Gravado + el No Gravado Recordar que la relación entre la tasa sobre el neto gravado y sobre el neto más el no gravado es:
N% = T% / (100-T%) N%: tasa sobre el neto gravado T%: tasa sobre el neto más el no gravado Por lo tanto si la tasa sobre el total (neto más no gravado) es 75%, será: N% = 75% / (100 - 75%)
N% = 75% / 25% N% = 3% Entonces, si p. ej. el importe neto gravado es igual a 50, el cálculo resulta:
Importe no gravado = 50 * 3% Tasa sobre el Neto: indicar la tasa a aplicar para obtener el importe no gravado. Tasa Efectiva sobre el Total (Compras). Informar la tasa efectiva de IVA que debe aplicarse para que el Sistema efectúe el cálculo automático del importe no gravado a partir del total del comprobante. Se utiliza en la registración de comprobantes de compras. Explicación del cálculo efectuado por el Sistema. Siendo: TEI = Tasa Efectiva de IVA TIVA = Tasa de IVA Imp.Iva = Importe de IVA Imp.Total = Importe Total NetoGr = Neto Gravado Imp.No Gr = Importe No Gravado Sabiendo que: (1) Imp.Iva = (TEI * Imp.Total) / 100 (1) Imp.Iva = (NetoGr * TIVA) / 100 Despejando NetoGr de la siguiente ecuación, se obtiene: (1) NetoGr = (Imp.IVA * 100) / TIVA Siendo: Imp.No Gr = Imp.Total – NetoGr – Imp.IVA Se reemplaza y se obtiene: Imp.No Gr = Imp.Total – ((Imp.IVA * 100) / TIVA) –(TEI * Imp.Total) / 100
Se considera costo en valorización de stock: marcar esta casilla si se trata de una empresa no responsable de impuestos internos, ya que en este caso el impuesto conforma el costo del artículo. Luego, en los listados de stock valorizado, se sumará el valor calculado. No se habilita para el modo de cálculo sobre precio de venta. Habilitado. Esta marca habilita o deshabilita la utilización del concepto no gravado en los movimientos de la empresa. Si el concepto no tiene la marca de habilitado, no aparecerá en las listas de selección de conceptos no gravados. Importante El Sistema denomina Conceptos No Gravados a los definidos en el artículo 44 del
Decreto Reglamentario de la Ley de IVA (T.O. 1998) que, en su parte pertinente, dice: Art. 44 - No integran el precio neto gravado a que se refiere al artículo 10 de la ley, los tributos que, teniendo como hecho imponible la misma operación gravada, se consignen en la factura por separado y en la medida en que sus importes coincidan con los ingresos que en tal concepto se efectúen a los respectivos fiscos.
Provincias En esta tabla se incorporan al Sistema, las provincias donde opera la empresa. Las primeras 24 provincias ya se encuentran registradas y no es posible eliminarlas. Sólo se permite modificar su descripción. En la grilla de datos se muestra el Código y la Descripción de las distintas Provincias.
Provincia SIAp: indicar la provincia que corresponde a los programas aplicativos fiscales. Habilitada. Esta marca habilita o deshabilita la utilización de la Provincia en los movimientos de la empresa. Si la Provincia no tiene la marca de habilitado, no aparecerá en la lista de selección de Provincias.
Paises En esta tabla se incorporan al Sistema, los países donde opera la empresa. En la grilla de datos se muestra el Código y la Descripción de los Paises.
Habilitada. Esta marca habilita o deshabilita la utilización de la Provincia en los movimientos de la empresa. Si la Provincia no tiene la marca de habilitado, no aparecerá en la lista de selección de Provincias. Una vez finalizado el ingreso seleccionar el botón Aceptar para confirmar la operación.
Regímenes Especiales Esta opción del menú permite mantener una tabla con los regímenes de retenciones, percepciones y pagos a cuenta de impuestos, tasas y contribuciones. A través de este módulo el Sistema puede calcular automáticamente los regímenes especiales, principalmente cuando la empresa es el agente de recaudación. En la grilla de datos se muestra el Código, el Artículo y la Descripción de los distintos Regímenes Especiales. Para el ingreso de datos correspondientes a regímenes especiales, el Sistema ofrece distintas solapas de acuerdo a si tiene habilitado el módulo de cálculo automático de
los mismos: General y Cálculo Automático
Tasas de IVA El Sistema mantiene una tabla con las distintas alícuotas de IVA. Por cada Tasa de IVA que se incorpore se deberá informar:
Tasa Inscripto: indicar la alícuota correspondiente a los Responsables Inscriptos. P. ej. 21.00%. Tasa No Inscripto: indicar la sobretasa correspondiente a los Responsables No Inscriptos. P. ej. 10.50%. Este régimen no se encuentra vigente. Habilitada: Esta marca habilita o deshabilita la utilización de la Tasa de IVA. Si la tasa no tiene la marca de habilitada, no aparece en la lista de selección de Tasas de IVA. Importante: Si se modifica una Tasa de IVA, deben regenerarse las listas de precios a Consumidor Final en las que figuren artículos con dicha tasa.
Idiomas ( **Funcionalidad disponible sólo para el producto E-Flexware ERP**) En este punto se ingresa una tabla de idiomas que permite expresar las descripciones o nombres de los artículos en otro idioma.
Diccionarios ( **Funcionalidad disponible sólo para el producto E-Flexware ERP**)
Los títulos de determinadas pantallas e informes pueden expresarse de manera diferente a las propuestas por el Sistema en forma Estándar. Esto facilita la reexpresión para diferentes lenguajes o modismos. Por ejemplo: la frase Cheques de terceros puede ser reemplazada por Efectos de terceros.
Frases ( **Funcionalidad disponible sólo para el producto E-Flexware ERP**) Estras son frases que reexpresan a las originales del Sistema en los títulos de pantallas, prompts, botones y en los informes. Se deberá definir un conjunto de frases por cada Diccionario. Se solicita para cada Diccionario la Frase orígen (que debe ser de coincidencia exacta) y la Frase por la cual será reemplazada (Frase de reemplazo). Tener en cuenta Por cada usuario deberá definirse un Diccionario.
Dado que estas reexpresiones de frases se utilizan en botones, y ellos tienen una tecla que los ejecuta directamente (Hot Key), para utilizar esta facilidad deberá anteponerse el símbolo "&" a la letra que dará ejecución al comando. Por ejemplo, si se desea que la Hot Key de Depósitos Sea la letra "p" deberá escribirse: De&pósito. Lo mismo rige para la Hot Key de la frase que se reemplaza (requisito).
Entornos El entorno se define como un ambiente de trabajo que agrupa los cambios en las propiedades de los diferentes diseños de pantalla. Utilizando el módulo Screen Manager , el Sistema permite la definición de diferentes entornos, a los cuales se les asociará un diseño de las distintas pantallas. De esta forma, luego se podrá asociar a cada usuario la visualización que le corresponda. Al ingresar a la opción, aparece una grilla con los entornos existentes. Debajo aparecen los botones del ABM.
Habilitado: Check que permite indicar si el entorno estará disponible o no. Descripción: Nombre que se le asigna al entorno. Posteriormente se puede relacionar a uno o más usuarios con un entorno definido en este punto.
Seguridad Aquí se definen y administran los permisos para acceder a las distintas opciones y modalidades de cada uno de los módulos del Sistema.
Usuarios Con el fin de asegurar un mayor control sobre los procesos que se ejecutan y las empresas a las que se accede, se permite definir diferentes usuarios a quienes se les puede asociar una clave o password. Al eliminar un Usuario, el Sistema controla que no haya ingresado datos en las tablas del Sistema. Se solicitan los siguientes datos por cada Usuario :
General Habilitado. Ésta marca habilita o deshabilita la utilización de este usuario.
Es Encargado. Marcando esta casilla se habilitará al usuario para realizar aquellas tareas que requieren de una autorización especial. Ver definición para el ingreso de comprobantes (Ventas)
La Contraseña no caduca nunca: Ésta marca permite que no sea necesario renovar la contraseña de dicho usuario. Cuenta Bloqueada: Ésta marca permite bloquear la cuenta del usuario. E-Mail: deberá indicarse la dirección de email del usuario. En el módulo de BPM, esta funcionalidad es para los casos en que deberá dispararse un correo para este usuario.
Diccionarios ( **Funcionalidad disponible sólo para el producto E-Flexware ERP**) Grupos de Usuarios: se muestran los grupos a los que pertenece el usuario.
eFlex Web Mediante esta funcionalidad se habilita a los usuarios internos ingresar al sitio eFlex Web
Es usuario de eFlex Web: marcar esta casilla si se trata de un usuario que se habilita el ingreso al sitio. En este caso sus datos serán exportados al momento de presionar el botón Exportar a eFlex Web Exportar a e-Flex Web: presionando este botón se envían al sitio los datos de los usuarios que tengan marcada la casilla Es usuario e-Flex web.
CRM Indicar respecto del módulo de CRM:
Es usuario de CRM: marcar esta casilla si el usuario que se define lo es de CRM. Marcando esta casilla se permite el ingreso de los otros datos. Tiene restricciones en la visualización de tareas en la agenda: marcar esta casilla si se incluyen tales restricciones. De no marcarse esta casilla el usuario podrá ver todas las tareas de otros usuarios, salvo las confidenciales. Visualiza las tareas de los usuarios que pertenecen a sus mismos grupos: si se definieron grupos de usuarios para compartir derechos o restricciones, marcar esta casilla para determinar si puede ver tareas de los otros usuarios del grupo al cual pertenece.
Visualiza tareas de: indicar en la grilla los usuarios o grupos de los cuales puede ver sus tareas. La búsqueda puede realizarse von F2
Grupos de usuarios
En esta opción del Sistema es posible definir Grupos de Usuarios, a fin de que los mismos tengan acceso –o no- a las diferentes tablas y procesos del Sistema. Los Grupos de Usuarios permiten habilitar o inhabilitar a más de un usuario a la vez para acceder a determinada opción del Sistema. En la grilla de datos se muestra el Código y la Descripción de los distintos Grupos de Usuarios. Al eliminar un Grupo de Usuarios el Sistema controla que no se hayan realizado modificaciones en la tabla de Autorizaciones para ese Grupo de Usuarios. Los datos que se solicitan para cada Grupo de Usuarios se agrupan en las siguientes solapas:
General Habilitado. Esta marca habilita o deshabilita la utilización del Grupo de Usuarios en todo el Sistema.
Usuarios Para indicar los usuarios incluidos en este grupo, se presenta una grilla de edición en la cual se deben indicar los Códigos de los usuarios a incluir en el grupo.
Autorizaciones En esta opción del sistema se definen –para los usuarios y para los grupos de usuarios- los permisos de acceso a las distintas tablas o procesos de los módulos del Sistema. Al ingresar a esta opción el Sistema requiere el ingreso de la contraseña personal, a modo de control adicional por tratarse de un módulo de suma importancia en lo que hace a la seguridad del Sistema.
Usuarios / Grupos: si se marca Usuarios, se habilita la selección de un usuario de la lista que se presenta. Si se marca Grupos, la ventana que se presenta es la de grupos de usuarios. Una vez elegido el usuario o el grupo, se pueden ver y modificar sus permisos. Arbol o Jerarquía (de las opciones de los módulos del Sistema): se presenta un árbol con todos los módulos disponibles en el Sistema. Inicialmente, el árbol presentado tiene todas sus “ramas” cerradas. Las “ramas” del árbol se pueden “expandir” o “contraer” para ver mayor o menor detalle de las opciones.
Sin especificar: Si se trata de un usuario, implica que se considere lo especificado para los grupos a los cuales pertenece. Si se trata de los derechos especificados para un grupo, la opción Sin Especificar funcionará con las mismas características de la opción Habilitado. Se observará el semáforo en luz amarilla. No habilitado: marcando esta opción se pierde el permiso para ejecutar la operación o el conjunto de operaciones, dependiendo del nivel de la rama desde el cual se
indique la restricción. Se observará el semáforo en luz roja.
Habilitado: otorga permiso para ejecutar la operación (en caso de tratarse de una opción de último nivel), o las operaciones dependientes de la rama. Se observará el semáforo en luz verde. Importante: El Sistema provee un grupo de usuarios TODOS en el cual se incluyen en forma automática todos los usuarios ingresados. El grupo TODOS tiene todos los permisos habilitados, por lo tanto todos los usuarios pertenecientes a él “heredan” los mismos permisos, hasta tanto se indiquen otros permisos a nivel usuario.
Contraseña personal El Sistema permite la definición de diferentes usuarios, a los cuales se asociará una palabra clave o password, a fin de asegurar un mayor control sobre los procesos que se ejecutan y las empresas a las que se accede. Dicha clave se solicitará al ingresar al Sistema, permitiendo o no ejecutar las distintas operaciones, en función de lo especificado en el punto Autorizaciones. Cada usuario puede modificar su propia contraseña.
Contraseña personal El Sistema permite la definición de diferentes usuarios, a los cuales se asociará una palabra clave o password, a fin de asegurar un mayor control sobre los procesos que se ejecutan y las empresas a las que se accede. Dicha clave se solicitará al ingresar al Sistema, permitiendo o no ejecutar las distintas operaciones, en función de lo especificado en el punto Autorizaciones. Cada usuario puede modificar su propia contraseña.
Administrador de Contraseñas Este módulo permite otorgar criterios, especificaciones y restricciones de seguridad a las contraseñas de acceso al Sistema.
Parámetros Administra contraseñas: marcando esta casilla se habilita este módulo. En caso contrario las contraseñas no tienen los parámetros que se detallan seguidamente. Días de vigencia para la contraseña: se solicita la cantidad de días en los que caduca la contraseña ingresada . Cantidad de caracteres mínimos: indicar la cantidad de caracteres mínimos que debe tener la contraseña.
Cantidad máxima de intentos permitidos para ingresar la contraseña: se refiere a los intentos máximos que puede ingresar mal, la contraseña un usuario. Días de aviso de caducidad con anticipación: cantidad de días, antes de caducar una contraseña, durante los cuales se avisara al usuario que la misma esta por caducar. Días mínimos de permanencia obligatoria de contraseña nueva: cantidad de días que deben transcurrir hasta que el usuario pueda modificar su contraseña Utiliza historial de contraseñas: marcando esta casilla se indica al Sistema que se utilizara un historial de las últimas contraseñas, para que el usuario no pueda repetirlas.
Cantidad de contraseñas guardadas: indicar el máximo de contraseñas que se guardan en el historial. Discrimina Mayúsculas y Minúsculas: marcar esta casilla si se desea que el Sistema, en el manejo de contraseñas, maneje letras mayúsculas y minúsculas.
PARÁMETROS PARA ACCESOS A SITIOS WEB Estos parámetros deben indicar la URL o dirección de internet del sitio Web correspondiente.
Procesos En esta carpeta se ubican procesos relativos al mantenimiento de la base del Sistema y Auditoría de operaciones.
Actualización de vínculos Todos los Sistemas comparten la información que contienen las tablas del Administrador General, en función de las necesidades de cada uno. Este proceso relaciona las tablas propias del Administrador General con la base de datos del módulo que se le indica, de manera que ante un cambio de ubicación de las bases, cada uno de ellos tome la información correcta.
Actualización de Bases En este punto se verá: Introducción
Ing res o d e parám etro s
Introducción Este proceso es útil en los sistemas con múltiples bases, una por cada año, ejercicio o período, por ejemplo, el Sistema de Contabilidad. Cuando se instala una actualización del sistema, ésta puede involucrar un cambio en la base de datos. Si se requiere acceder a períodos anteriores al vigente, las bases no estarán actualizadas y se requerirá un proceso específico para cada período y empresa. Con esta opción todas las bases de distintas empresas y períodos se actualizan mediante un único proceso a la última versión vigente.
Ingreso de parámetros Sistema: seleccionar uno de la ventana que se despliega al presionar la tecla ▼. Al hacerlo, se desplegará en la grilla el detalle de todas las bases existentes de dicho sistema, con indicación del código de empresa, el período, la versión de la base y la versión a la que se actualiza. Actualiza: esta es la única casilla actualizable, borrando el tilde para excluir la base, o tildando para volver a incluirla en el proces.
Auditoría de operaciones A través de esta opción del Sistema es posible obtener un informe de las operaciones realizadas por los distintos usuarios sobre el Administrador General, p.ej. altas y modificaciones en las tablas de empresas, índices, monedas, etc.. Indicar lo siguiente:
Definición de Tablas Pueden crearse tablas de datos con diversos fines y la respectiva pantalla de ingreso de datos para alimentar esas tablas.. Estas tablas pueden relacionarse con otras tablas del Sistema indicándose la empresa correspondiente y el lugar del menú en que se solicitan los datos operativos de la misma Se dispone de un tutor para el diseño de la estructura. Esta funcionalidad permite ingresar datos incluso desde módulos web. Los datos pueden ser listados desde Queries.
e-Flexware Poder de gestión inteligente integrado a internet
e-Flexware es la herramienta tecnológica con capacidad de crecer que brinda la funcionalidad y los servicios que la gestión de las Pymes requiere, y crea una poderosa estructura de gestión integrada a Internet. Permitiendo aumentar la productividad de toda la cadena de valor de la empresa y desarrollar con éxito estrategias competitiva para crecer.
ADMINISTRADOR D DE GESTIÓN Este módulo contiene tablas y procesos indispensables para la utilización del Sistema. Los Parámetros son los lineamientos generales de trabajo, y el resto de las tablas y procesos son sustanciales al manejo de la herramienta de gestión en su conjunto.
Parámetros Se denominan parámetros a aquellos datos que definen el alcance que se pretende del Sistema, permitiendo su adaptación a las necesidades particulares de cada empresa, y que establecen datos necesarios en la operatoria. Importante: Tener presente que muchos de estos parámetros no pueden ser modificados una vez que se comienza a trabajar con el Sistema. Por este motivo se recomienda una cuidadosa planificación de la forma en que se desea trabajar con el Sistema para evitar inconvenientes ulteriores.
Empresa En este punto se ingresan o modifican los datos correspondientes a la Empresa.
Habilitación de funciones desarrolladas con el módulo Developer . marcar esta casilla si desea que el sistema ejecute el código desarrollado con el módulo Developer.
Artículos En esta solapa se definen los parámetros que se requieren para un adecuado manejo de los artículos a través del Sistema.
Codificación El Sistema permite definir una codificación formada por una parte genérica y opcionalmente, de 1 a 3 niveles adicionales. Estos niveles representan los elementos de los atributos que posteriormente se definen en las distintas clases. La cantidad máxima de caracteres admitidos por el código de artículo es de 20, teniendo en cuenta la parte genérica más los tres niveles adicionales. Cada nivel puede tener como máximo 6 caracteres y su utilización es optativa.
En las Clases se definen los atributos que la componen, pudiéndose utilizar todos o algunos de los niveles indicados. Se solicitan los siguientes datos:
Tipo de código de artículo: seleccionar la opción de la lista presentada, de acuerdo al estilo de codificación que se desea utilizar: Numérico Alfanumérico justificado a derecha Alfanumérico justificado a izquierda Importante: Tener especial cuidado con la codificación si se elige el tipo alfanumérico justificado a izquierda, ya que, en este caso, el Sistema no ordena en forma correlativa. P.ej.: 1, 2, 3, 11 y 12 serán ordenados como 1, 11, 12, 2 y 3.
Precios Cantidad de decimales precio de costo: indicar la cantidad de decimales que se desean utilizar para el manejo de los precios de proveedores. Cantidad de decimales precio de venta: indicar la cantidad de decimales que se desean utilizar para el manejo de los precios de venta.
Clientes En esta solapa se establecen los parámetros que regirán el ingreso de datos de clientes y el manejo de la información vinculada a los mismos. Esto permite adaptar la información que caracteriza a cada cliente de acuerdo a las necesidades particulares de la empresa.
Control del crédito Permite facturar a clientes sin crédito disponible: marcar esta casilla de verificación si no se desea controlar la facturación a clientes por créditos superiores a los acordados. Documentos a incluir para el cálculo del crédito disponible: indicar qué documentos se consideran en el cálculo del crédito disponible.
Vendedores En esta solapa se definen los parámetros que regirán el comportamiento de los vendedores y el cálculo de sus comisiones dentro del Sistema.
Cálculo de comisiones: el Sistema permite calcular las comisiones de la siguiente manera:
- Por vendedor: se asigna un porcentaje por vendedor y se calcula de acuerdo al mismo. - Por artículo: se asigna un porcentaje por artículo y se calcula de acuerdo al mismo. - Por vendedor – artículo: se asigna un porcentaje a la combinación vendedor – artículo.
Proveedores En esta solapa se establecen los parámetros que regirán el ingreso de datos de proveedores y el manejo de la información vinculada a los mismos. Esto permite adaptar la información que caracteriza a cada proveedor de acuerdo a las necesidades particulares de la empresa.
Stock En este punto se establece el manejo que se hará del stock en el Sistema. Se solicitan los siguientes datos:
Controla stock Trabaja con compromiso de stock consultado. Trabaja con stock por partida / despacho Trabaja con stock en dos unidades de medida
Integración En esta solapa se definen los parámetros necesarios para el manejo de integración de Sucursales. Esta opción sólo se encuentra habilitada en la versión de entorno Microsoft SQL Server.
Registración de comprobantes Desde esta opción se definen condiciones generales para la operatoria general del Sistema, y para los comprobantes de ventas y de compras de la empresa con la cual se está trabajando. La información se divide, a su vez, en tres solapas:
Importes (excepto precio de costo / precio de venta) (Con decimales / Sin decimales). Redondeos Cálculo automático de Regímenes Especiale Utiliza conceptos no gravados (Impuestos Internos):
Ventas Son parámetros que se utilizan en la confección de comprobantes de ventas y alcanzan a toda la empresa, independientemente del puesto de trabajo.
Conexiones Desde esta opción se definen condiciones generales para la conexión con los módulos de Contabilidad General y Bejerman E-Commerce. La información se divide, a su vez, en dos solapas:
Contabilidad Se solicitan los siguientes datos:
Empresa: seleccionar la empresa de Contabilidad General con la que se desea conectar el Sistema. Ejercicio: indicar el ejercicio de la empresa de Contabilidad General al cual se desean enviar los asientos de las operaciones registradas en el Sistema. El plan de cuentas a utilizar es el del ejercicio en curso. Exporta a Contabilidad comprobantes de Libros de IVA provisorios en Compras: marcar esta casilla si se desea exportar asientos de comprobantes de compras pertenecientes a Libros de IVA cerrados (definitivos) o no cerrados (provisorios). Caso contrario, sólo se exportan comprobantes que fueron incluidos en Libros de IVA cerrados. Exporta a Contabilidad comprobantes de Libros de IVA provisorios en Ventas: marcar esta casilla si se desea exportar asientos de comprobantes de ventas pertenecientes a Libros de IVA cerrados (definitivos) o no cerrados (provisorios). Caso contrario, sólo se exportan comprobantes que fueron incluidos en Libros de IVA cerrados. Concepto para los asientos detallados: para la generación de asientos detallados de los circuitos de ventas, compras, cobranzas y pagos se indica el concepto fijo que se encargará de armar el Sistema.
IVA En este punto se ingresan o modifican los datos correspondientes a la presentación de libros y declaraciones juradas de IVA.
Centralizada: se realiza la emisión de un único Libro de IVA ventas para todos los puntos de registración. Si se selecciona la opción de registración centralizada, se deben ingresar a continuación los datos respecto de la fecha del último Libro de IVA ventas emitido y su último número de hoja.
Descentralizada: la emisión del Libro de IVA ventas se realiza por punto de registración.
Tablas En esta sección se actualizan las tablas de gestión con las que opera el Sistema. En el Glosario se define el término Tablas. Estas hacen directamente a la operatoria del Sistema. IMPORTANTE RELACIONAR LOS TIPOS DE COMPROBANTES CON LOS TALONARIOS.
SEGURIDAD Aquí se definen los permisos para acceder a las distintas opciones de cada uno de los módulos del Sistema. Tambien se parametriza la utilización de las claves de acceso.
INFORMES Se ofrece el informe de Autorizaciones
Informe de Autorizaciones Este informe nos permite visualizar en un listado el detalle las autorizaciones de cada uno de los usuarios o grupos de usuarios cargados en la Empresa. Se detalla si estos pueden Consultar/Acceder, Agregar, Eliminar o Modificar a cada uno de los módulos del Sistema, las opciones son:
Habilitado No habilitado Sin especificar
ARTICULOS En este módulo se definen los artículos que produce o comercializará la empresa, y las tablas necesarias para su definición. También se definen, modifican e imprimen las listas de precios de venta de los artículos.
También resulta recomendable ingresar como artículos a los servicios como: honorarios, gastos, energía, etc., debido a al manejo específico que le atribuye el módulo.
Lista de Precios En esta opción se definen, modifican e imprimen las listas de precios de venta y de proveedores de los artículos. Pueden coexistir múltiples listas de precios. Incluso puede crearse una lista de precios por cada cliente. Los pasos a seguir para crear las listas de precios son: Definición: permite establecer las principales características que determinan una lista de precios: vigencia, base de cálculo, porcentaje que se adiciona, etc.
Generación / Actualización: realiza los cálculos de los precios de venta de acuerdo con los datos ingresados en la Definición. Diseño y Emisión:: permite definir el formato de las listas de precios en cuanto a la salida impresa. Se indican los datos que aparecerán impresos de los artículos, los títulos y pies de página, la fecha de vigencia, etc. Emisión: es la impresión, en sus distintas alternativas, de los Diseños confeccionados para las distintas listas de precios.
Stock En esta carpeta se registran y consultan los movimientos de stock que pueden realizarse directamente (ajustes, salidas, etc). También se ofrece una serie de informes que permite optimizar el control y valorización de las existencias. Tener en cuenta que las operaciones de compra y venta pueden, por sí mismas generar movimientos de entrada y salida de stock respectivamente sin necesidad de acudir e este módulo.
Compras Acceder a este módulo para actualizar y consultar a los proveedores, registrar las compras, el work flow de compras, determinar el prorrateo de gastos y obtener informes y estadísticas varias. IMPORTANTES: PROVEEDOR INGRESOS DE COMPROBANTES BAJAS Y CONSULTAS PRORRATEO DE GASTOS
VENTAS En esta sección se registra toda la información relativa a los clientes, vendedores y la facturación. Se presenta también la posibilidad de emitir informes y estadísticas correspondientes a estas operaciones. Son módulos substanciales el de Ingreso de comprobantes y Procesamiento de lotes, que permiten emitir facturas, remitos y otros comprobantes.
En todos los campos donde se solicite identificar al cliente se cuenta con la facilidad de poder presionar la tecla F2 sobre el campo que solicita el dato y allí se habilita una pantalla para facilitar la búsqueda de clientes. Se ofrece para tal acción los campos: Razón social, Nombre de Fantasía, CUIT y Dirección. La búsqueda puede realizarse con todos o con los primeros caracteres de un campo. Por ejemplo: si indica en el campo razón social "Za" se muestran (filtran) en la grilla todos los clientes cuya razón social comience con esas letras. No se distingue entre mayúsculas y minúsculas en la búsqueda.
IMPROTANTE: FECHA DE FACTURACION VENDEDORES CLIENTES INGRESO DE COMPROBANTES INFORMES BAJA Y CONSULTA DE COMPROBANTES
Cuentas a cobrar En este punto el Sistema realiza la administración de cobros de la empresa; permite la emisión de recibos, su registración, compensación entre comprobantes y la emisión de listados. IMPORTANTE: COBRANZAS SALDOS INICIALES CONSULTAS Y BAJAS
Cuentas a pagar En este punto el Sistema realiza la administración de pagos de la empresa; permite la emisión de órdenes de pago, su registración, compensación y la emisión de listados.
IMPORTANTES: PAGOS MOVIMIENTOS DE FONDOS SALDOS INICIALES CONSULTA Y BAJA
Finanzas En este módulo se incorporan al Sistema los movimientos financieros de la empresa, para su procesamiento y control. Además se definen tablas de Bancos, Cajas, etc. Permite la administración de movimientos de fondos, con el control de cheques y documentos, tanto propios como de terceros, con la información de su estado y condición. IMPORTANTE: CAJA CUENTAS BANCARIAS TIPOS DE VALORES MOVIMIENTOS DE FONDOS COBROS Y PAGOS VARIOS CONCILIACION BANCARIA ANALISIS FINANCIERO
Informes Impositivos En este módulo se agrupan informes y otras facilidades relacionados con impuestos, como la exportación a diversos aplicativos y guarda de datos con fines fiscales.. IMPORTANTES: LIBROS IVA INGRESOS BRUTOS FACTURACION ELECTRONICA
