MODUL 2 KEARSIPAN RESUME KEGIATAN BELAJAR BELAJAR 1 : KONSEP DASAR KEARSIPAN KEARSIPAN
a.
Konsep arsip
Secara etimologi (asal usul kata), kata “arsip” berasal dari: 1. Bahasa Yunani, yaitu archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu, 2. Bahasa Inggris, yaitu archieve, artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan; dan “file” artinya sekumpulan informasi/warkat, informasi/warkat, 3. Bahasa Belanda, yaitu archief artinya warkat, 4. Bahasa Jerman, yaitu archivalen artinya wakat.
b.
Pengertian arsip
Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
c.
Syarat Arsip
Surat/warkat dapat dikatakan sebagai arsip apabila memenuhi beberapa kriteria antara lain : 1.
Kumpulan warkat
2.
Mempunyai kegunaan
3.
Disimpan secara sistematis
4. Jika dibutuhkan dapat diketemukan diketemukan kembali dengan dengan cepat cepat dan tepat tepat
d.
Konsep Kearsipan
Kearsipan
yaitu
proses
kegiatan
atau
proses
pengaturan
mulai
dari
penerimaan, pencatatan penyimpanan dengan menggunakan system tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
e.
Fungsi Arsip dan Nilai Guna Arsip
Kearsipan berfungsi sebagai : 1.
Alat penyimpanan warkat
2.
Alat
bantu
perpustakaan,
khususnya
pada
organisasi
besar
yang
menyelenggarakan sistem sentralisasi 3.
Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan
4.
Alat perekam perjalanan organisasi
5.
Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan
6.
Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi
7.
Alat
untuk
memberikan
keterangan
yang
diperlukan
bagi
yang
membutuhkan data 8.
Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor
Nilai guna arsip menurut Vernon B. Santen, nilai guna tersebut disingkat menjadi ALFRED (Sukoco: 2007) yang merupakan kependekan dari: 1. Administrative Value; 2. Legal Value; 3. Fiscal Value; 4. Research Value; 5. Education Value 6. Documentary Value
f.
Jenis-Jenis arsip
Arsip dapat digolongkan atas beberapa jenis atau macam tergantung dari sisi peninjauannya, yaitu: a. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk Fisiknya 1)
Arsip yang berbentuk lembaran.
2)
Arsip yang tidak berbentuk lembaran.
b. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Masalahnya 1)
Financial record,
2)
Inventory record,
3)
Personal record,
4)
Sales record,
5)
Production record,
c. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Pemiliknya 1)
Lembaga pemerintahan
a)
Arsip nasional di indonesia (Arsip Nasional Republik Indonesia)
b)
Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (arsip nasional daerah)
2)
Instansi pemerintah/swasta a) Arsip primer dan arsip sekunder. b) Arsip sentral arsip unit.
d. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Sifatnya 1.
Arsip tidak penting,
2.
Arsip biasa,
3.
Arsip penting,
4.
Arsip sangat penting (vital),
5.
Arsip rahasia.
e. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya 1.
2.
g.
Arsip dinamis, dibedakan sebagai berikut. a)
Arsip aktif,
b)
Arsip semi aktif,
c)
Arsip inaktif,
Arsip statis.
Daur Hidup arsip
h. Regulasi Kearsipan
Regulasi yang mengatur tentang kearsipan di Indonesia telah mengalami beberapa kali perubahan, yaitu :
1.
Peraturan Presiden No.19 tahun 1961 tentang Pokok-Pokok Kearsipan
2.
Undang-Undang No.71 tahun1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
3.
i.
Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan
Tujuan penyelenggaraan arsip
1) Arsip dapat terpelihara dengan baik, teratur dan aman, 2) Mudah dalam menemukan kembali arsip yang telah disimpan, 3) Menghindari pemborosan tenaga dan waktu, 4) Menghemat tempat penyimpanan, 5) Menjaga kerahasiaan informasi, 6) Menjaga kelestarian arsip, 7) Menyelamatkan arsip yang berisi pertanggungjawaban, perencanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan
j.
Asas-asas kearsipan
Asas pengelolaan surat/arsip adalah penentuan kebijakan pengorganisasian kegiatan pengelolaan surat secara baku pada suatu instansi. Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah, warkat) dibuat atau diterima oleh suatu organisasi perusahaan sampai kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi), dan dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyusutan arsip. Macam asas kearsipan : 1. Asas sentralisasi 2. Asas desentralisasi 3. Asas gabungan (Desentralisasi Gabungan)
k. Masalah-masalah kearsipan
Masalah-masalah bidang kearsipan antara lain : 1. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan 2.
Membiaskan menumpuk kembali arsip pada sembarangan tempat pada hal arsip itu harus segera disimpan.
3.
Kurang menyadari arti pentingnya suatu arsip bagi organisasi
4.
Penyusutan arsip secara serampangan
5.
Petugas arsip kurang terampil
Adapun cara pemecahan masalah kearsipan antara lain : 1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat 2. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat 3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat 4. Penyelenggaraan penyusutan warkat
l.
Syarat pegawai arsip
1.
Syarat Pengetahuan
2.
Syarat Keterampilan
3.
Syarat Kepribadian Pegawai Arsip
4.
Syarat Utama dan Syarat Penunjang Pegawai Arsip
m. Konsep peralatan kearsipan
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.
Fungsi
peralatan
kearsipan
antara
lain: sebagai
sarana
penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama. Ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut : 1.
Pengarsipan horizontal,
2.
Pengarsipan vertikal,
3.
Pengarsipan lateral
n. Macam peralatan kearsipan
1.
Filing Cabinet
2.
Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)
3.
Lemari Arsip
4.
Rak Arsip
5.
Map Arsip
6.
Guide
7.
Ordner
8.
Stapler
9.
Perforator
10. Numerator 11. Kotak/Box 12. Alat Sortir 13. Label 14. Tickler File 15. Cardex (Card Index) Cabinet 16. Microfilm 17. Komputer
o.
Kriteria pemilihan arsip
1.
Peralatan harus diselesaikan dengan bentuk dan ukuran fisik arsip
2.
Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan
3.
Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan atau perkembangan arsip
4.
Peralatan yang akan digunakan harus memberikan kemudahan.
5.
Peralatan yang akan digunakan harus mempertimbangkan besar ruangan yang disediakan
6.
Besar atau kecilnya bentuk organisasi.
7. Tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan. 8.
Biaya yang tersedia.
