Resumen
Helena la hija de un asesor de empresas, una niña m uy audaz y con grandes habilidades contables pide consejo a su padre al toparse con un problema para concretar una operación de compra-venta de un Rolex usado. Siendo tan joven Helena, con tan solo 10 años, ha logrado encontrar una persona interesada en vender un reloj Rolex por 8,000€ y otra interesada en comprarlo por 10,000€ pero se siente muy desanimada y frustrada al no poder r esolver un problema de financiamiento que le surge a su corta edad. Aprovechando la situación, el padre decide no solo explicarle como encontrarle solución a su problema, sino también aprovecha para enseñarles como los contables registran las situaciones económicas a medida que se van produciendo, es decir siguiendo el respectivo orden cronológico. Se dispone a hacerle entender a dos de sus hijos (Helena y Hugo) los elementos de la contabilidad general o financiera de una forma entretenida, tanto en el ámbito empresarial como en el personal. El asesor financiero, y padre de la niña, nos presenta un modelo conceptual consistente en dos hojas divididas horizontalmente en tres partes y situadas una al lado de la otra, como si de un libro abierto se tratara. En nuestro modelo conceptual, esas tres partes en que dividimos horizontalmente las hojas representan gráficamente las dos aceras y la calzada de la calle en la que nuestra em presa tiene su sede, la cual está localizada justo enfrente de la oficina bancaria en la que tiene abierta su cuenta corriente. El hecho de visualizar mentalmente dos hojas juntas es un truco práctico para recordar las dos grandes fases que caracterizan al proceso contable. Mientras la primera etapa consiste en el registro cronológico de lo que va ocurriendo y su cuantificación clasificada en las diferentes Cuentas Contables; la segunda fase consiste en sintetizar o resumir los saldos de todas esas Cuentas Contables para generar las dos Cuentas Financieras básicas: la Cuenta de Resultados del periodo y el Balance de Situación al final de dicho periodo. “Llevar las Cuentas” de un negocio, por tanto, no es más que ir generando apuntes contables en las diferentes fichas (en las diferentes Cuentas) anotando la fecha, el concepto y el importe de lo que va ocurriendo; y, posteriormente, sintetizar toda esa información en una hoja resumen cuyos datos sean fáciles de interpretar y analizar, escribiendo en el orden adecuado los saldos que tienen t odas las fichas (todas las Cuentas) al final de un periodo o ejercicio. En la primera hoja, el asesor financiero y padre, propone un modelo para que podamos colocar mentalmente las cuentas contables de una forma que nos permita aumentar la capacidad de retención de la memoria para clasificarlas. Podemos pensar en las cuentas contables como fichas rectangulares en las que los datos se anotan ordenadamente utilizando cinco columnas: Fecha, Concepto, Debe, Haber y Saldo. En la cabecera de cada ficha, anotamos su número o código y su nombre o denominación. Cada una de la línea registr ada o apuntada en una ficha o Cuenta Contable se llama Apunte Contable. El P.G.C. (Plan General Contable) establece los criterios a seguir a la hora de asignar el número a cada una de las Cuentas que necesitamos para contabilizar lo que va ocurriendo. Todas las cuentas de Tesorería empiezan por 57 y, en nuestro modelo conceptual, las situamos en la acera superior de la calle. Según el P.G.C., todas las cuentas de los Ingresos empiezan por 7 y todas las de Gastos por 6 y, en nuestro modelo, las colocamos en la acera inferior. Todo el resto, es decir, todas las cuentas que no empiezan ni por 57, ni por 7 o 6, las dibujamos en la calzada porque, para el autor, son como coches con diferentes matrículas que las identifican Un truco práctico para recordar el número por el que empiezan las matrículas de los coches, es pensar
en la edad ideal de su propietario. De esta forma, nos imaginamos que los clientes tienen 43 años (como Desirée), que los proveedores tienen 40 (como Héctor), que los acreedores tienen 41 (como Heriberto el papa de Helena), que los empleados o trabajadores tienen 46 (como Hannah), que los que realizan préstamos a corto plazo a la empresa tienen 52 (como Hércules), que los que prestan dinero a largo plazo tienen 17 (como Hugo), que los socios que aportan capital social tienen 10 (como Helena) ¡o que el ministr o de turno de las todas las Adm inistraciones Públicas es una persona de 47 años! El método contable de Partida Doble determina que los apuntes contables nunca pueden darse de alta solos o aislados, sino que deben formar grupos que involucren a un mínimo de dos cuentas contables. Cuando contabilizamos facturas de Ingresos o de Gastos, hacemos parejas o grupos de apuntes que afectan a la acera inferior y a los coches; y cuando contabilizamos recibos de Cobros o de Pagos, hacemos apuntes que im plican a la acera superior y a alguno de los coches. Un grupo de Apuntes Contables se denomina Asiento Co ntable. Los contables llaman Libro Mayor al conjunto de las fichas o Cuentas Contables con las anotaciones o apuntes contables que contienen, o dicho con palabras del modelo conceptual, a lo escrito en las fichas de las dos aceras y en los coches que circulan por la calzada. Los contables llaman Libro Diario al conjunto de anotaciones o apuntes contables dados de alta cuando se estructuran o visualizan ordenados cronológicamente y agrupados en asientos. En la segunda hoja resumimos o sintetizamos todo lo anotado en la primera, para obtener las dos Cuentas Financieras: la Cuenta de Resultados y el Balance de Situación. Generamos el Balance del final de cada periodo a partir de los saldos de las cuentas situadas en la acera su perior (Tesorería en Bancos y Caja) y en la calzada (saldos en los Coches); y obtenemos la Cuenta de Resultados a partir de los saldos de las cuentas situadas en la acera inferior (lugar de las bandejas de los Ingresos y de los Gastos). Los dos tercios superiores de la hoja para el Balance y el tercio inferior de la hoja para la Cuenta de Resultados. El Balance, como su nombre indica, debe estar equilibrado o cuadrado: los importes del Activo deben igualar a los del Pasivo. El Activo lo forman la Tesorería y todos los coches que tienen saldo D (saldo Deudor). Sus diferentes partidas se ordenan por nivel de liquidez: tesorería, cuentas de clientes, existencias e inmovilizados. El Pasivo del Balance lo forman todos los coches con saldo H (saldo Acreedor), perteneciendo éstos a dos grandes grupos: aquellos que tienen saldos de dinero exigibles por terceros externos y los que no lo son. La parte del Pasivo Exigible (o Deuda) determina el importe de dinero que la empresa tiene obligación de devolver a sus Acreedores en la fecha de su vencimiento. La parte de Pasivo No Exigible pertenece a los socios y, por ello, se denomina Fondos Propios. La proporción de deuda y de fondos propios se llama ratio de endeudamiento y constituye un indicador básico de la solvencia de la empresa. Para generar la Cuenta de Resultados, empezamos anotando en la primera línea los saldos de las cuentas de Ingresos por Ventas. En la línea siguiente, escribimos los saldos de las cuentas de gastos que empiezan por 60 (compras) y por 61 (variación de existencias), es decir, el importe de los Costes de la Venta (Gastos rojos). La diferencia entre los Ingresos por Ventas y el Coste de esas Ventas determina el Margen Bruto. Por debajo de la línea del margen bruto, vamos anotando los importes de las otras cuentas de Gastos, clasificados por su naturaleza. Esos otros gastos (que no afectan al coste del producto o servicio vendido) son de color azul en nuestro modelo (Gastos azules o Gastos del Periodo). El Resultado Neto final del periodo se obtiene al restar esos gastos del margen bruto. La empresa Compra productos o servicios a los Proveedores y se los Vende a los Clientes. Si el Margen bruto que obtiene con ello es suficiente para cubrir los Gastos azules que le generan los Acreedores, obtiene Beneficios. Ese b eneficio pasa a formar parte de los fondos propios del Balance. Los fondos propios, junto con la deuda (o pasivo exigible) for man el Pasivo. Los fondos del Pasivo se invierten en Activos que la empresa precisa para realizar su actividad. Esto da fin a la explicación contable básica d el padre pero deja las puertas abier tas para emprender nuevas acciones financieras que resulten beneficiosas para la sociedad formada por estos hermanos durante el proceso de aprendizaje que emprendieron juntos y que continuara conforme la empresa crezca y se diversifique.
