6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Rekapitulasi
Laporan rekapitulasi rekapitulasi sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena meru merupa paka kan n sala salah h satu satu alat alat untu untuk k mela melaks ksan anak akan an kegi kegiat atan an-k -keg egia iata tan n dala dalam m perencanaan, pengendalian, pengawasan dan pengambilan keputusan.
2.1.1 Pengertian Rekapitulasi Rekapitulasi
1. Dalam Dalam Kamus Kamus Besar Besar Baha Bahasa sa Indones Indonesia ia (1996 (1996 : 828) 828) “ Rekapitulasi adalah ringkasan isi atau ikhtisar pada akhir laporan atau akhir hitungan. “ 2. Menurut Menurut Minto Mintorogo rogo dan Sedar Sedarmay mayanti anti (1992 (1992:: 41) Rekapitulasi Rekapitulasi adalah suatu kegiatan meringkaskan data sehingga menjadi lebih berguna bentuk, susunan, sifat atau isinya dengan bantuan tenaga tangan atau bantuan suatu peralatan dan mengikuti rangkaian langkah, rumus, atau pola tertentu.
2.1.2 Fungsi Laporan Rekapitulasi
a.
Pert Pertang anggun gungja gjawa waban ban dan dan penga pengawas wasan an
Laporan rekapitulasi rekapitulasi merupakan merupakan suatu pertanggungjawaban pertanggungjawaban dari seorang pejabat atau petugas kepada atasannya sesuai dengan fungsi dan tugas yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu, pihak atasan akan meneliti tentang pelaksanaan fungsi dan tugas oleh pejabat yang bersangkutan
7
b.
Penyampaian informasi
Bagi pejabat yang menerima, laporan rekapitulasi merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya. c.
Bahan pengambilan keputusan Dalam melaksanakan manajemen, pimpinan harus selalu mengambil keputusan
yang
diperlukan
setiap
waktu.
Untuk
keperluan
pengambilan keputusan oleh pimpinan itu, dibutuhkan data atau informasi yang berhubungan dengan keputusan yang diambil. d.
Membina kerja sama
Laporan rekapitulasi dapat dijadikan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama, saling pengertian, dan koordinasi yang setepattepatnya antara atasan dan bawahan. e.
Pengembangan Laporan rekapitulasi merupakan salah satu bentuk atau alat untuk memperluas ide dan tukar-menukar pengalaman.
2.2 Pengertian Data
1. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 88), “data adalah keterangan yang benar dan nyata; keterangan atau bahan nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan).“
8
2. Menurut Gordon B. Davis (2003 : 253) : Data is a raw material for information, is defined as groups of nonrandom system which represent quantities, action, things, etc. Data is formed from characters. These may be alphabetic, numeric, or special symbols such as *, $ and @. Data is organized for processing purpose into data structure, file structure, and data bases.
Artinya : Data adalah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal, dan sebagainya. Data-data dibentuk dari lambang grafis. Lambang grafis ini dapat alfabetis, numerik atau berupa lambang-lambang khusus seperti *, $, dan @. Data-data disusun untuk mengolah tujuan-tujuan menjadi susunan data, susunan kearsipan, dan pusat data atau landasan data. 3. Menurut Jogiyanto Hartono (1999 : 692), “data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.“ 4. Menurut Komaruddin Sastradipoera (2000 : 56), data dapat dianggap memiliki dua arti yang berbeda, yaitu : a. Data sebagai suatu pernyataan mengenai sesuatu yang telah terjadi tetapi belum diketahui karena belum dilaporkan. Data seperti ini mempunyai arti hipotesis. b. Data sebagai pernyataan mengenai sesuatu yang belum terjadi atau bisa juga tidak terjadi. Data seperti itu secara kualitatif lebih merupakan “ramalan” (forecasting) atau prediksi daripada kenyataan.
9
2.3 Inventaris
Dalam setiap organisasi atau perkantoran harus memiliki inventaris atau suatu asset kantor. Inventaris merupakan hal yang penting guna pelaksanaan aktivitas kantor dan produktivitas kerja.
2.3.1 Pengertian Inventaris
1. Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996 : 281), “inventaris adalah daftar yang memuat barang milik kantor (sekolah, perusahaan, kapal, dsb) yang dipakai dalam melaksanakan tugas. “ 2. Menurut Mintorogo dan Sedarmayanti (1992 : 47) : Inventaris adalah segala sesuatu hal mulai dari gedung, kendaraan, mesin-mesin kantor hingga perabot kantor dan alat bantu lainnya yang dimiliki perusahaan guna terlaksananya pekerjaan dan untuk meningkatkan produktivitas kerja.
2.3.2 Macam-macam Inventaris Kantor
1.
Kendaraan
Kendaraan
merupakan
melakukan
alat
transportasi
yang
digunakan
untuk
aktivitas kerja. Tak terbatas jenisnya, mulai dari kendaraan
roda dua hingga pesawat terbang atau helicopter. 2.
Gedung
Adalah tempat yang penting untuk berlangsungnya office work dan office management .
10
3.
Tanah
Adalah merupakan asset yang dimiliki perusahaan dimana dapat digunakan untuk membangun gedung tempat berlangsungnya aktivitas kantor. 4.
Perabot kantor a.Meja tulis, lemari dan laci yang dapat dikunci b.
Meja mesin tik atau komputer dengan rak untuk persediaan
kertas c.Kursi yang dapat berputar dan dapat disesuaikan tinggi rendahnya d.
Tempat arsip atau filling cabinet
e.Rak buku, dan lain-lain. 5.
Perlengkapan kantor
a. Buku-buku petunjuk informasi : 1).
Encyclopedia
(ensiklopedia)
:
untuk
memperoleh
keterangan tentang sesuatu hal yang meliputi latar belakangnya dan uraian dasar yang bersifat luas. 2).
Yearbook
perkembangan
(buku
tahunan)
peristiwa-peristiwa
: dalam
untuk
mengetahui
tahun-tahun
yang
terakhir. 3).
Dictionary (kamus) : untuk mencari arti, perumusan, ejaan
dan peristilahan dari sesuatu hal. 4).
Almanac (almanak) : untuk mencari fakta-fakta khusus
dalam sesuatu bidang tersendiri, termasuk angka-angka statistik.
11
5).
Handbook (buku pegangan) : untuk memperoleh penjelasan
yang luas dan lengkap mengenai pokok soal dalam suatu bidang spesialisasi. 6).
Gazetteer, Atlas (kamus geografi) : untuk mencari
keterangan tentang suatu tempat. 7).
Biographical dictionary (kamus riwayat hidup) : untuk
mencari keterangan tentang riwayat hidup seseorang yang sudah termasuk tokoh. 8).
Directory (daftar alamat) : untuk mencari nama alamat dari
seseorang suatu perusahaan atau organisasi-organisasi lainnya. 9).
Buku tarip pos dan giro : untuk mengetahui biaya
pengiriman yang menggunakan fasilitas pos dan giro. b. Perlengkapan lembaran 1).
Jenis-jenis kertas :
− Kertas HVS polos/berkepala surat 60 gram, 80 gram : untuk pengiriman surat dan laporan.
− Kertas Bond polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan.
− Kertas Conqueror polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan.
− Kertas Concorde polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan.
12
− Kertas Strong Hold polos/berkepala surat : untuk pengiriman surat dan laporan.
− Kertas
Union
Skin
polos/berkepala
surat
:
untuk
pengiriman surat dan laporan.
− Kertas Manifold Tissue (dorslag) : untuk tembusan surat. − Kertas Duplikator : untuk mencetak naskah yang akan diperbanyak dengan mesin stensil.
− Kertas Koran : untuk buram atau coret-coretan. − Kertas Fotokopi : untuk memperbanyak naskah dengan mesin fotokopi.
− Kertas Thermal Facsimile : untuk digunakan pada mesin facsimile.
− Kertas Continuous Form : untuk mencetak naskah yang diketik dengan mesin komputer.
− Kertas NCR (No Carbon Required) : untuk penggunaan tanpa karbon yang dapat tembus ke rangkap berikutnya.
− Overhead Transparency Films : lembaran yang digunakan untuk presentasi dengan overhead projector, macam lembaran itu terdiri dari plain paper copier, infrared transparency makers, write-on trancparency film.
− Kertas Stensil (stencil sheet) : untuk mengetik naskah yang akan digandakan dengan mesin stensil.
13
− Kertas Karbon : untuk dipergunakan tembus ke lembaran dibawahnya. 2). Ukuran kertas
− Octavo
: untuk membuat/menulis memo
− Kuarto
: untuk membuat/menulis surat/laporan
− Folio
: untuk membuat/menulis surat/laporan
− Double folio : untuk membuat laporan keuangan 3). Berbentuk buku
− Tip Time Planner : untuk mencatat rencana, tindakan dan supervisi.
− Buku agenda : untuk mencatat kegiatan kerja dan janji temu pimpinan.
− Buku telepon/alamat abjad − Buku tulis tebal : untuk keperluan mencatat surat masuk dan surat keluar, dll.
− Buku catatan benda-benda pos. − Buku ekspedisi intern dan ekstern : untuk keperluan tanda terima surat yang dikirim di dalam perusahaan dan keluar perusahaan.
− Note book : untuk membuat catatan-catatan. − Signature folder : untuk meletakkan surat-surat yang akan ditandatangani pimpinan.
14
− Buku kuitansi − Buku steno (steno block) : untuk mencatat pendiktean dengan steno.
− Buku kas bon 4). Berbentuk map
− Stof map : untuk dipergunakan meletakkan berkas–berkas dan dapat dipergunakan untuk map 3 warna yang diberi tanda “Penting”, “Untuk Diselesaikan”, dan “Edaran”.
− File guides − Hanging folders − File folders − Snellhecter map 5). Berbentuk formulir
− Formulir kantor − Formulir cuti/sakit/ijin − Formulir permintaan perlengkapan dan perbaikan − Formulir Nota Pengantar Disposisi (NPD) − Formulir lembar pesan tamu/telepon − Formulir telegram − Formulir telex dan fax − Formulir telegram − Formulir perjalanan dinas
15
− Dll
6). Sampul-sampul surat
− Amplop tebal panjang putih untuk pos biasa. − Amplop tipis panjang dengan pinggiran merah biru untuk pos udara.
− Amplop tebal persegi putih. − Amplop tipis persegi dengan pinggiran merah biru. − Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) untuk mengirim surat/dokumen tebal menggunakan pos biasa.
− Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) dengan pinggiran merah biru untuk mengirim dokumen tebal dengan menggunakan pos udara.
− Amplop besar berwarna coklat (manila envelope) berkait yang digunakan untuk mengirim surat/dokumen tebal melalui pos tidak ditutup lem.
− Amplop berjendela (window envelope) biasanya dipakai untuk mengirim keterangan-keterangan bank, faktur-faktur dan lain-lain. c. Perlengkapan Non Lembaran 1).
Desk tidy untuk penyimpanan pensil dan ballpoint, paper clips, penghapus kare, penggaris dan sebagainya.
16
2).
Desk calendar (tanggalan meja) dan agenda untuk mencatat janji temu.
3).
Letter tray (baki surat) untuk meletakkan surat masuk dan surat keluar.
4).
Rotary list finders dan teledex untuk mencatat nama, alamat dan nomor telepon sesuai abjad.
5).
Name card case (kotak kartu nama) untuk meletakkan kartu nama sesuai abjad.
6).
Copy holder alat penyandang naskah/bahan ketikan.
7).
Clipboards/clip holder papan dengan penjepit untuk alas menulis.
8).
Printer ribbons (pita printer), typewriter ribbons (pita mesin tik), calculator ribbons (pita kalkulator), telex ribbons (pita telex).
9).
Date stamp (stempel tanggal), stamp pad (bantalan stempel), stamp ink (tinta stempel), stamp racks (rak stempel).
10). Automatic pencil sharpener untuk rautan pensil. 11). Labelmakers/signmakers untuk alat pembuat label. 12). Paper cutter untuk alat pemotong kertas. 13). Cash box untuk menyimpan uang,dll. 14). Alat pembersih mesin tik. 15). Penghapus/alat koreksi terdiri dari : correcting fluid, correcting paper, correcting tape, koreksilak dan penghapus karet.
17
16). Jepitan kertas (paper clips), jepitan dokumen tebal (binder clips). 17). Perforator/punch drill untuk melobangi kertas dua/tiga lubang dan reinforcement rings atau fastonal untuk memperbaiki sobekan kertas bekas lobang perforator atau punch drill. 18). Stapler untuk menyatukan kertas, staples untuk isi dari stapler dan staple remover untuk melepas/mencabut staples. 19). Lem/perekat. 20). Selotape, scothtape, selotape dispenser (tempat seloptape) 21). Penggaris 22). Gunting 23). Pisau pembuka surat 24). Karet gelang 25). Paku payung 6.
Mesin kantor a.Over head projector (OHP) adalah salah satu alat penunjang yang diperlukan dalam rangka mempresentasikan sesuatu atau memberi penjelasan secara visual. b.
Mesin tik (typewriter). Jenis mesin tik dapat digolongkan
menjadi : 1).
Menurut tenaga penggeraknya
−
Manual
−
Listrik
18
2).
Menurut panjang gandarannya :
−
Portable
−
Standard
3).
Menurut jenis hurufnya : Jenis huruf PICA (dalam satu inchi memuat 10
−
entakan) Jenis huruf ELITE (dalam satu inchi memuat 12
−
entakan) c.Mesin
tik
elektronik
(memorywriter)
adalah
alat
hasil
pengembangan dari mesin tik dan merupakan kebutuhan primer dalam suatu kantor modern. d.
Mesin hitung ; dapat digolongkan ke dalam : 1).
Mesin jumlah atau manual (listing)
2).
Mesin hitung atau calculator
e.Mesin pengganda (mesin stensil) adalah mesin yang dapat memperbanyak naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar (copy). f.Mesin photocopy adalah alat penggandaan secara praktis, karena setiap saat diperlukan, dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. g.
Mesin penghancur kertas (shredder) adalah salah satu alat
yang digunakan untuk menghancurkan berkas kertas dengan cara yang aman.
19
h.
Mesin penyalin dikte (transcribing machine) adalah salah
satu mesin yang digunakan untuk menyalin bahan rekaman kaset dari pimpinan dan menghemat waktu. i. Komputer (computer) adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan, secara sistematis, berdasarkan instruksi atau program yang diberikan, serta dapat
menyimpan
dan
menampilkan keterangan bilamana diperlukan. j. Teleprinter exchange (telex) adalah mesin untuk melakukan komunikasi dimana suatu pesan atau berita dapat diterima pada saat pesawat tidak dilayani. k.
Facsimile
(telecopier)
adalah
alat
untuk
mengirim
informasi, baik berupa tulisan atau gambar dengan cepat dan mudah. l. Pesawat telepon adalah alat komunikasi yang dapat digunakan oleh 2 (dua) orang atau lebih melalui suara.
2.4 Microsoft Excel XP
Pada saat ini, software yang paling diminati oleh masyarakat adalah Microsoft Windows XP. Alasannya karena Microsoft Windows XP merupakan pembaharuan sistem operasi Windows yang berbasis Windows NT (New Technology), dimana didalamnya terdapat banyak utility eksternal yang dibuat pihak ketiga guna melengkapi fasilitas standar sistem dan mempermudah pemakaian sistem operasi Windows XP. Selain itu, dalam sistem operasi Windows XP, terdapat pula utility internal yang siap pakai. Utiliy tersebut
20
diletakkan pada menu Start submenu All Programs, window My Computer dan My Documents.
Salah satu program yang terdapat dalam utility internal dan merupakan program yang paling diminati untuk menghitung serta memproyeksikan yaitu Microsoft Excel XP. Microsoft Excel XP merupakan penyempurnaan dari Microsoft Excel versi sebelumnya yaitu Excel 2000, namun penyempurnaan ini tidak mengalami perubahan besar-besaran akan tetapi lebih dikonsentrasikan agar program aplikasi ini lebih mudah dipakai, lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program aplikasi Microsoft Office XP lainnya, dapat bekerja bersama pada sistem jaringan dengan lebih baik serta dapat memanfaatkan fasilitas yang terdapat di Internet maupun Intranet . Microsoft Excel XP ini menggunakan rumus dan fungsi, memformat tampilan data, dapat bekerja dengan fungsi logika, menyelesaikan perhitungan dari suatu data, menggunakan rumus aritmatika, dan fungsi penghitungan lainnya. Microsoft Excel juga lebih banyak menggunakan mouse untuk mempermudah pekerjaan sedangkan keyboard lebih efisien untuk mengedit atau mengetik data.
2.4.1 Pengertian Microsoft Excel XP
Microsoft Excel XP merupakan suatu program spreadsheet (lembar kerja elektronik) dengan modus grafik atau grafhical user interface (GUI). Microsoft Excel XP mempunyai fasilitas-fasilitas yang lengkap untuk mengolah lembar kerja yang ditunjang dengan fasilitas grafik dan database, serta mudah untuk digunakan.
21
Ahmad Iskandar Z dalam bukunya yang berjudul Komputer Aplikasi Perkantoran (2003 : 107), mengemukakan sebagai berikut : Microsoft Excel XP adalah salah satu program aplikasi spreadsheet canggih yang paling popular dan paling banyak digunakan untuk membantu terutama untuk proses menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mempresentasikan data.
2.4.2 Mengenal Microsoft Excel XP
Pada saat menjalankan Microsoft Excel XP, sebuah workbook kosong akan dibuka. Workbook ini terdiri dari beberapa lembar kerja (worksheet ) sebagaimana terlihat di layar. Dalam keadaan standar terdapat 3 (tiga) worksheet yaitu Sheet1, Sheet2, dan Sheet3. Tetapi kita juga dapat menyisipkan sheet baru apabila diinginkan. Lembar kerja Microsoft Excel terdiri dari 256 kolom, mulai dari kolom A sampai dengan kolom IV dan 65536 baris dari baris 1 sampai dengan baris 65536. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar berikut ini :
baris judul
baris menu
toolbar toolbar standard formatting
22
Formul a bar
Sel
column
Task pane
Row Baris Penggulung Toolbar drawing
Tab Worksheet
Baris Status
Sumber : Komputer Aplikasi Perkantoran – Ahmad Iskandar Z, 2003
Gambar 2.1 Elemen Dasar Microsoft Excel XP
Keterangan : a. Baris Judul (Title Bar) berisi nama jendela atau nama judul program aplikasi (Window Title) dan nama dokumen yang sedang dibuka. b. Baris Menu (Menu Bar) adalah barisan perintah berupa menu yang terletak di bawah baris judul. c. Toolbar digunakan agar dapat memilih dan menjalankan suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah-perintah yang sering digunakan. Terdiri dari 3, yaitu toolbar standard, toolbar formating, dan toolbar drawing. d. Task pane adalah jendela yang terdapat di sebelah kanan dokumen yang akan membantu pada saat menyunting dokumen.
23
e. Formula bar adalah baris rumus yang akan menampilkan informasi mengenai isi sel yang sedang aktif (disorot) di lembar kerja. f.
Sel (cell) adalah perpotongan antara kolom dan baris.
g. Baris (Row) terdiri dari baris 1 sampai dengan baris 65536. h. Kolom (Column) terdiri dari kolom A sampai kolom IV. i.
Tab Worksheet terdiri dari 3 worksheet yang diberi nama Sheet1 ,
Sheet2 , dan Sheet3 dalam keadaan standar.
j.
Baris Status (Status Bar) memberikan informasi mengenai sesuatu
hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada. k. Baris Penggulung (Scroll Bar) digunakan untuk menggulung layar baik baris per baris maupun layar per layar.
