REGLAMENTO GENERAL DE EVENTOS Centro de Convenciones José Eustasio Rivera 1. GENERALIDADES 1.1 DEFINICIONES 1.1.1 Eventos 1.1.2 Centro Cultural y de Convenciones “José Eustasio Rivera” 1.1.3 Cliente 1.2 PRESENTACION DEL REGLAMENTO 1.3 INFORMACION Y ASESORIAS 1.4 SOLICITUD DE COTIZACION 1.5 COTIZACION 1.6 FORMALIZACION DE LA RESERVA 1.7 CONTRATO 1.8 FORMA DE PAGO 1.9 SANCIONES 1.10 PERMISOS DE GOBIERNO 1.11 DEPOSITO 2. DESCRIPCION E INDICACIONES PARA EL USO DE LAS AREAS DEL CENTRO DE CONVENCIONES. 2.1 Especificaciones 2.2 Salones del Centro de Convenciones 2.2.1 Auditorio Tierra de Promisión
2.2.2. Salón Águila Andina 2.2.3 Salón Los Potros 2.2.4 Salón La Vorágine 2.2.5 Salones El Rio y La Selva 2.2.6 Espacios Adicionales 2.3 ESPECIFICACIONES ESPECIALES PARA EL USO DE LA PLAZOLETA 2.4 INDICACIONES PARA LA UTILIZACION DE LOBBYS 2.5 INDICACIONES PARA LA UTILIZACION DE LOS SALONES 3. SERVICIOS DISPUESTOS POR EL CENTRO DE CONVENCIONES 3.1 Espacios para materiales y equipos 3.2 Aseo 3.3 Seguridad 3.4 Red contra Incendios 3.5 Energía Eléctrica 3.6 Ayuda y Equipos Disponibles 3.7 Telefonía 3.8 Internet Cableado 3.9 Internet Inalámbrico 3.10 Alimentos y Bebidas 3.11 Disposiciones Comunes 3.12 Entrega de Áreas 3.13 Cobro de Servicios Adicionales 3.14 Parqueadero 4. ORIENTACIONES RELATIVAS A LA COMERCIALIZACION DEL EVENTO A. Comunicación Visual del evento B. Eventos con muestra comercial o feria
5. PLANEACION Y REALIZACION DEL EVENTO A. Reunión operativa B. Indicaciones sobre montaje y desmontaje C. Acceso de personal e n periodo de montaje y desmontaje D. Cargue y descargue de mercancía E. Acceso de participantes al evento 6. DISPOSICIONES ESPECIALES A. Normas Generales de Seguridad B. Restricciones 7. ESPECIFICACIONES PARA MUESTRAS COMERCIALES Y/O FERIAS 8. DISPOSICIONES GENERALES
1. GENERALIDADES
1.1.1 DEFINICIONES
1.1.2 Eventos Para efectos de este reglamento se consideran eventos los siguientes: Congresos, Conferencia, Convenciones, Coloquios, Seminarios, Simposios, Debates, Foros, Asambleas, exposiciones, Ferias, Conciertos, Desfiles, Lanzamientos de Productos, Capacitaciones empresariales, u otras manifestaciones de carácter Social, Cultura, Educativo, Político, Religioso y Comercial, entre otros. El evento es un acto con fecha, duración, ubicación y objetivos definidos. 1.1.2. Centro Cultural y de Convenciones “José Eustasio Rivera” Es el único complejo de eventos más importante del Huila y Sur Occidente del País, ubicado estratégicamente en la ciudad de Neiva, con acceso directo a las principales calles y avenidas, a 10 minutos del aeropuerto Benito Salas y a 15 minutos del centro donde encontramos el núcleo hotelero y comercial de la ciudad. El recinto del centro de convenciones cuenta con un área de salones para eventos de 1.757 mt2, y un área de lobbys de 640 mt2. Dispone de tecnología, comunicaciones y ayudas audiovisuales de última generación. Está dotado con Sala VIP, Sala de Prensa, Áreas de Descanso, parqueaderos, Registro y Circulación; integradas a 792 metros cuadrados de Plazoleta, Áreas Verdes y Espacio Público. Tiene una capacidad para albergar desde 60 hasta 2000 personas y su diseño nos permite adecuarse para Congresos, Conferencias, Reuniones Sociales, Desfiles, Exposiciones, etc. 1.1.3 Cliente Para efectos de este reglamento, se entiende por cliente el dueño del evento, es decir la persona natural o jurídica que suscribe el contrato con INTURHUILA LTDA, empresa administradora del Centro de Convenciones, ya sea de arrendamiento de salones, áreas, entre otros. Es de aclarar que el cliente podrá contratar un organizador u operador de eventos, en quien delega la planeación, montaje, desmontaje y ejecución del evento. Por lo tanto, es indispensable que este operador conozca este reglamento.
1.2 PRESENTACION DEL REGLAMENTO El presente reglamento de Eventos define y regula los deberes, derechos y obligaciones del Centro de Convenciones José Eustasio Rivera y de sus clientes.
1.3 INFORMACION Y ASESORIAS El Centro de Convenciones cuenta con una Oficina de Coordinación de Eventos y Soporte Técnico dispuesto a orientarlo durante el proceso de planeación del evento. Nuestro horario de atención es de Lunes a Viernes de 7:30 Am a 12:30 M y de 2:30 Pm a 6:30 Pm.
1.4 SOLICITUD DE COTIZACION Las personas naturales o jurídicas interesadas en salones, áreas, equipos y/o los servicios, deberán Solicitud de Cotización que podrá ser encontrada www.centrodeconvencionesneiva.com o en las Convenciones.
el arrendamiento de los diligenciar la respectiva en nuestra página web oficinas del Centro de
1.5 COTIZACION A partir de la solicitud de cotización, el Coordinador de Eventos del Centro de Convenciones se pondrá en contacto con el Cliente, lo asesorará y según sus especificaciones le entregará una cotización con los servicios y espacios solicitados.
1.6 FORMALIZACION DE LA RESERVA La reserva de fechas y áreas se hará oficial cuando el Cliente haya cancelado por lo menos el cincuenta por ciento (50%) del valor total de la cotización aprobada en los plazos estipulados según el caso, con excepción de las Entidades Públicas, a quienes se hará la reserva con el correspondiente Certificado de Disponibilidad y Reserva Presupuestal. Si esto no sucede en las fechas estipuladas, el Centro de Convenciones tendrá la libertad de disponer de las áreas objeto de la solicitud.
1.7 CONTRATO Las partes suscribirán un contrato de arrendamiento que contendrá las condiciones especificadas en la cotización aprobada por el cliente. El presente reglamento hará parte integrante de dicho contrato.
1.8 FORMAS DE PAGO El cliente se obliga a cumplir rigurosamente con las fechas de pago estipuladas en la cotización y el contrato. El valor total de la cotización debe ser cancelada antes de la iniciación del montaje del evento. El Centro de Convenciones se reserva el derecho de no entregar los salones si el Cliente no se encuentra a paz y salvo por todo concepto. Si el Cliente tiene cuentas vencidas en mora con el Centro de Convenciones, se cancelaran automáticamente las reservas para la realización de eventos futuros.
1.9 SANCIONES En los casos en que el Cliente decida por cualquier circunstancia cancelar el evento deberá informar al Centro de Convenciones de dicha cancelación con mínimo 15 días de anticipación, de lo contrario se impondrá una multa correspondiente a medio salario mínimo legal vigente.
1.10 PERMISOS DE GOBIERNO Es responsabilidad del Cliente tramitar ante la Secretaría de Gobierno del Municipio de Neiva el permiso necesario para la realización de eventos única y exclusivamente cuando estos sean en la plazoleta del Centro de Convenciones. Este permiso obedece a la Resolución No. 079 del 2003 expedida por INTURHUILA LTDA que reglamenta el uso de la plazoleta. De acuerdo a esto se podrán requerir trámites con, Bomberos, Policía, Sayco, Acimpro y Secretaría de Transportes y Tránsito. El Centro de Convenciones suministrará la información necesaria para la obtención de dicho permiso.
1.11 DEPOSITO Para garantizar el pago de posibles daños y servicios adicionales que se pudieran ocasionar durante el evento, el Cliente se hará responsable ante cualquier circunstancia que se pueda presentar y que afecte las instalaciones del Centro de Convenciones. Por regla general la institución contrata directamente con sus proveedores el arreglo o mantenimiento que requiera hacerse en sus instalaciones frente a un daño causado en desarrollo de un evento. El costo del arreglo será cobrado al Cliente en la liquidación del evento. Excepcionalmente el Centro de Convenciones podrá autorizar al Cliente para que contrate directamente con el proveedor o contratista que hará el arreglo o mantenimiento, pero en todo caso bajo la coordinación del Centro de Convenciones.
2. DESCRIPCION E INDICACIONES PARA EL USO DE LAS AREAS DEL CENTRO DE CONVENCIONES.
2.1
Especificaciones
Todos los espacios del Centro de Convenciones incluyen las siguientes especificaciones: • • •
• • • • •
Iluminación básica Servicio de aseo general y dotación de baños. Dispositivo de seguridad compuesto por 1 guarda de seguridad interno diurno, 1 guarda de seguridad interno nocturno, 1 Guardia de Seguridad diurno en el Parqueadero y 1 Circuito Cerrado de Cámaras de Seguridad las 24 horas. Personal técnico para montaje y solución de imprevistos y/o dificultades antes, durante y después del evento. Sonido en el área de lobby (zonas sociales), que puede ser usado para música de ambientación, avisos, información o llamadas en casos de emergencias. Dotación de primeros auxilios. Elementos contra incendio, como red hidráulica y extintores. Aire acondicionado sectorizado.
El centro de convenciones ofrece al Cliente los espacios necesarios para atender refrigerios, almuerzos, cenas o cocteles contratados según una oferta amplia de menús. Solo se permite el ingreso de alimentos y bebidas suministrados o autorizados por el centro de convenciones.
Está prohibido el ingreso de alimentos y bebidas al interior de los salones del centro de convenciones, así como fumar dentro de todo el centro de convenciones.
2.2
Salones del Centro de Convenciones.
El Centro de Convenciones ofrece al Cliente diferentes salones divididos con las siguientes especificaciones:
• •
• • •
Sillas y mesas en la distribución solicitada por el Cliente. (Las características del mobiliario podrán variar dependiendo de la cantidad solicitada). Sonido: ambiente, amplificador, deck doble cassette, 1 micrófono alámbrico para atril, 1 micrófono inalámbrico de mano y uno de solapa. Se cuenta con un sistema de sonido distribuido en techo (tipo ambiente) y reforzado con un sistema potenciado para manejo de voces en conferencias y seminarios. Tarima fija en madera para los salones Tierra de Promisión, Águila Andina y los Potros. Aire acondicionado. Un señalador láser y un tablero Acrílico.
El Centro de Convenciones podrá comercializar para otros eventos las áreas no entregadas en arrendamiento al Cliente, garantizando la independencia de los eventos. Los salones del Centro de Convenciones están compuestos por: 2.2.1 Auditorio Tierra de Promisión Es un espacio para realizar actividades académicas, sociales o eventos en general, con las siguientes especificaciones: Atril, Banderas (Colombia, Huila y Neiva), una Pantalla Principal de 5x5 y 3 Pantallas Laterales de 4x4, Videobeam de 3000 Lumens, 700 Sillas, aire acondicionado, sonido, energía y aseo.
2.2.2 Salón Águila Andina Es un espacio para realizar actividades académicas, sociales o eventos en general, con las siguientes especificaciones: Atril, Banderas de Colombia, Huila y Neiva, Pantalla Principal de 5x5 y 2 Pantallas Laterales de 4x4, Videobeam de 3000 Lumens, 500 Sillas, Aire Acondicionado, Sonido, Energía y Aseo.
2.2.3 Salón Los Potros Es un espacio para realizar actividades académicas o eventos en general, con las siguientes especificaciones: Atril, Banderas (Colombia, Huila y Neiva), Pantalla Principal de 4x4, Videobeam de 3000 Lumens, 150 Sillas, Aire Acondicionado, Sonido, Energía y Aseo.
2.2.4 Salón La Vorágine Este es un salón ubicado en el primer piso para realizar actividades académicas, sociales o eventos en general, con las siguientes especificaciones: Atril, Pantalla de Tripode de 2x2, Videobeam de 3000 Lumens, 300 Sillas, Aire Acondicionado, Sonido, Energía y Aseo.
2.2.5 Salones El Rio y La Selva Estos salones se encuentran ubicados en el primer piso para realizar actividades académicas o eventos en general, con las siguientes especificaciones en cada Salón: Atril, Pantalla Principal de 2x2, Videobeam de 3000 Lumens, capacidad para 60 Sillas, Aire Acondicionado, Sonido, Energía y Aseo.
2.2.6 Espacios adicionales Plazoleta de Exposición al Aire Libre, Sala de Prensa, Sala VIP, área de Registro, parqueadero cubierto, Lobbys del primer y segundo piso, zona de cafetería, bodegas y áreas de servicios.
2.3
ESPECIFICACIONES ESPECIALES PARA EL USO DE LA PLAZOLETA.
La Plazoleta es un área para realizar eventos únicamente de carácter cultural que requieran para su desarrollo espacios al aire libre. El uso de la plazoleta estará sujeto a la Resolución No. 079 de 2003 expedida por INTURHUILA LTDA, la cual exige el cumplimiento de unos requisitos los cuales deberán cumplirse por parte del Cliente sin excepción alguna. •
Permiso expedido por la Gerencia de INTURHUILA LTDA y recibo de pago de los derechos de utilización de la plazoleta.
•
Permiso expedido por la Secretaria de Gobierno Municipal con el lleno de los requisitos exigidos por esta dependencia para el efecto.
•
Permiso expedido por el Departamento de Policía Huila garantizando la Seguridad del evento.
•
Permiso expedido por el Cuerpo de Bomberos de Neiva.
•
Permiso expedido por la Cruz Roja Colombiana o Defensa Civil Colombiana garantizando plan de contingencia y primeros auxilios.
Quien cumpliendo los requisitos anteriores, obtiene el visto bueno final para la utilización de La Plazoleta del Centro de Convenciones “José Eustasio Rivera”. De igual forma, una vez cumplidos los requisitos por parte del Cliente, deberá comprometerse por escrito a:
•
Garantizar un buen uso y manejo de los equipos de sonido sin perturbar con altos decibeles la tranquilidad del entorno.
•
Garantizar la implementación logística adecuada en materia de servicio de aseo y servicios sanitarios.
•
Observar la limitación de tiempo de los eventos de acuerdo a las normas que para el efecto se encuentren vigentes por parte del Gobierno Municipal de Neiva.
•
Responder por cualquier perjuicio causado a la infraestructura, instalaciones y vecindario del Centro Cultural “José Eustasio Rivera”.
2.4
INDICACIONES PARA LA UTILIZACION DE LOBBYS (primero y segundo piso).
El Cliente deberá tener en cuenta para la utilización de los Lobbys las siguientes especificaciones:
• •
Las puertas de acceso y salida deben quedar siempre libres, es decir no se podrán ubicar stands, mesas, sillas ni otros elementos que obstruyan la circulación. Los pendones, pancartas, minivallas u otros elementos de promoción e información deben ir en porta pendones de piso o estructuras similares. No se puede colgar ni fijar ningún elemento en las paredes ni columnas.
•
Los expositores solo podrán hacer uso del área definida y ningún elemento podrá sobrepasar la altura del panel estándar (2.20 mt), salvo autorización escrita del Centro de Convenciones. Las degustaciones deben estar ubicadas en la zona del Lobby.
2.5
• •
•
•
INDICACIONES PARA LA UTILIZACION DE LOS SALONES.
Los días de montaje y desmontaje tendrán una tarifa equivalente al 50% de la tarifa hora plena del salón. Los pendones dispuestos para ubicar en los salones del Centro de Convenios deben ser traídos directamente con su respectivo soporte y serán montados por el personal del centro. Se requiere entonces que sean entregados 1 día antes, sin excepción, con ubicación exacta (plano). Los pendones van colgados dentro de los salones serán autorizados por la administración del Centro de Convenciones. Si no se reciben con esta antelación, el Centro de Convenciones se reserva el derecho de instalarlos. Las puertas de salida deben quedar libres, es decir no se podrán ubicar stands, mesas, sillas ni otros elementos que obstruyan la circulación. El Cliente debe pasar un plano de distribución de espacios del evento que será aprobado por el centro de convenciones para garantizar los estándares de seguridad. En los salones El Rio y La Selva los pendones deben ir ubicados en porta pendones.
3. SERVICIOS DISPUESTOS POR EL CENTRO DE CONVENCIONES. 3.1
Espacios para materiales y equipos.
El Centro de Convenciones ofrece al Cliente la posibilidad de utilizar espacios para guardar materiales, estructuras y equipos necesarios para el montaje y desarrollo del evento de conformidad con las condiciones establecidas en el contrato suscrito con la entidad. 3.2
Aseo
Se hará entrega del espacio en perfectas condiciones de aseo y se mantendrá durante la realización del evento. No está incluido el aseo al interior de stands, puntos de contacto o cualquier tipo de muestra comercial. Si se requiere asistencia en diferentes horarios, o refuerzo con personal adicional, se deberá solicitar al centro de convenciones por lo menos con 5 días de anticipación.
3.3
Seguridad
La entidad cuenta con recursos humanos y técnicos de alta tecnología para la protección física de las personas y de sus instalaciones. De acuerdo con la magnitud o características del evento, se podrá proveer refuerzo de seguridad según la resolución de tarifas vigente. Corresponde al Cliente coordinar los apoyos requeridos ante las autoridades Militares, de Policía y demás organismos de seguridad del Estado, para la realización de Eventos feriales o certámenes que demanden planes especiales de seguridad. El centro de convenciones no se hace responsable por la pérdida o robo de elementos o equipos de uso personal, propio de organizadores, visitantes y expositores, tales como cámaras, celulares, computadores portátiles, entre otros, dentro de nuestras instalaciones, pero sí realiza los controles necesarios en los accesos para minimizar los riesgos de hurto que puedan presentarse. Es responsabilidad del Cliente disponer del personal de logística necesario para ejercer el debido control de ingreso, registro, suministro de alimentos, retiro y evacuación de los asistentes al evento, sean visitantes o expositores. El centro de convenciones tomará todas las medidas de seguridad que considere necesarias según cada evento en particular y de acuerdo con el plan de contingencia del evento.
3.4 Red contra incendios. La empresa cuenta con un sistema manual integrado por diez (10) gabinetes de manguera. La red contra incendio la conforma un cuarto de bombas con sus respectivas válvulas de control de paso, cheques, válvulas de drenaje y un tablero de automatización con los indicadores de presión requeridos. Se cuenta también con extintores distribuidos por todas las instalaciones del Centro de Convenciones. Los gabinetes de mangueras y los extintores deberán permanecer siempre visibles y libres de impedimentos. Está prohibido retirar los extintores de sus puntos fijos para ser ubicados en otro lugar.
3.5
Energía eléctrica.
Para cada salón del Centro de Convenciones contamos con un tablero general trifásico disponible para el consumo de energía necesario para cada evento.
Los requerimientos adicionales de energía tendrán un costo extra y se liquidará sobre la capacidad instalada y no de acuerdo con el consumo. El Cliente deberá informar al centro de convenciones con 5 días de anterioridad al evento sobre este requerimiento. Para conexiones especiales los cables y materiales deberán ser suministrados por el Cliente, así como la mano de obra que estos trabajos puedan generar. Siempre será con acompañamiento e indicaciones del personal del Centro de Convenciones. Si el Cliente contrata con terceros servicios especiales de video, audio e iluminación artística, deberá reunirse 5 días antes del inicio del montaje del evento, con el personal de soporte técnico, para la aprobación de las instalaciones a realizar. 3.6 Ayudas y equipos disponibles. Adicional a las especificaciones básicas, el Cliente tendrá derecho a las siguientes ayudas para los salones: Video beam, pantallas electrónicas, tableros en acrílico, reproductor de video en DVD, micrófonos inalámbricos de mano y de solapa, micrófonos alámbricos de mano, consola de sonido con micrófono alambrado, señalador lasser, grabadora para cassette. También contamos con otros servicios que generan un costo adicional como mesa principal vestida y arreglos florales, luces artísticas manuales o computarizadas, alquiler de stands, mesones, y equipos de de audífono y cabinas de traducción simultánea, etc. En caso, de que se necesitaran mas equipos de los disponibles el Centro de Convenciones podrá suministrarlos siempre y cuando el costo del alquiler de estos sea asumido por el cliente. 3.7
Telefonía.
Se cuenta con puntos de conexión telefónica de PBX en Sala de Prensa, Salones El Rio, La Selva, Recepción del Lobby de 1 y 2 Piso, para llamadas locales, nacionales, internacionales se solicitaran la línea telefónica. Los consumos y adecuaciones en las líneas telefónicas serán facturados al Cliente en la liquidación del evento, según información arrojada por el tarificador. El Cliente se hará responsable de los equipos telefónicos entregados y de su devolución.
3.8
Internet cableado
El Centro de Convenciones ofrece puntos para conexión de Internet cableado de Telefónica con capacidad de 1024 Kb en los salones El Rio, La Selva, La Vorágine, Lobbys 1º y 2º Piso y Sala de Prensa, con un costo adicional. De igual forma se podrán realizar instalaciones de equipos en red previa autorización de la entidad. Estos servicios deben ser solicitados por anticipado. Si se requiere hacer una ampliación del ancho de banda, se deberá solicitar por escrito con al menos 5 días de anticipación al evento. Esto tendrá un costo, determinado por el proveedor del servicio. 3.9
Internet inalámbrico
El servicio de Internet inalámbrico WIFI con una capacidad de 4 Mb. está disponible en todos los espacios. Para su utilización, los participantes de los eventos podrán conectarse al servidor desde sus equipos; en caso de requerir ayuda, deberán solicitarlo al Cliente y este a la Persona de Soporte Técnico del Centro de Convenciones. 3.10 Alimentos y Bebidas Los servicios de alimentos y bebidas deben contratarse únicamente con el Centro de Convenciones, que dispone de un grupo de proveedores altamente calificados para su prestación. El Cliente podrá escoger entre una amplia gama de ofertas bajo altos estándares de calidad, oportunidad y precio. A través de la coordinación de eventos podrá obtener información, acompañamiento y asesoría para seleccionar las alternativas de acuerdo con las características de su evento. El Coordinador de eventos autoriza el ingreso de productos y de proveedores al interior del centro de convenciones. Solo en las muestras comerciales se permitirán degustaciones con la debida autorización. El Cliente debe suministrar carta del patrocinador de la degustación indicando forma de vinculación al evento, tipo de productos, número de unidades, responsables y requerimientos técnicos. Es responsabilidad del Cliente evitar el ingreso de alimentos y bebidas al interior de los salones. Por tal razón, los organizadores del evento deberán estar pendientes y no permitir que dichas situaciones se presenten.
4
Disposiciones Comunes.
4.7
Entrega de Áreas
La entrega de las áreas, bienes y servicios se hará a través de un contrato de arrendamiento u otra modalidad contractual compatible con la actividad a desarrollar y la naturaleza jurídica del Cliente. El Cliente se obliga a devolver el inmueble y los bienes que éste contiene, en el mismo estado en que los reciba y será responsable de cualquier daño o pérdida causada al inmueble o a los bienes allí contenidos pertenecientes al centro de convenciones. El daño, pérdida o perjuicio de cualquier índole será establecido por las partes al momento de la restitución y deberá constar en el Acta de Entrega o Devolución. En tal caso el centro de convenciones ordenará la reposición o reparación con el contratista o proveedor que este designe y con cargo económico al Cliente. Solo después de ordenada y pagada la reparación o reposición podrá emitirse certificación de paz y salvo a nombre del Cliente.
4.8
Cobro de servicios adicionales.
Los servicios adicionales se cobrarán según la resolución de tarifas vigente.
4.9
Parqueaderos.
Se dispone del servicio de parqueadero público. El estacionamiento es administrado por una empresa de seguridad que en coordinación con INTURHUILA es la responsable de la operación. El centro de convenciones cuenta con 80 cupos de estacionamiento aproximadamente. 4. ORIENTACIONES RELATIVAS A LA COMERCIALIZACION DEL EVENTO. A. Comunicación visual del evento. El Cliente podrá incluir en todo el material de divulgación del evento el logotipo oficial del Centro de Convenciones. Este deberá ser solicitado al área de administrativa, que enviará vía e-mail un archivo con el logotipo y sus posibles aplicaciones. El nombre del Centro de Convenciones deberá aparecer de forma correcta así:
Centro de Convenciones “José Eustasio Rivera”
Enlace perfecto para eventos y negocios.
B. Eventos con muestra comercial o ferias. En caso de que el evento incluya muestra comercial, el Cliente entregará al centro de convenciones antes del inicio de la comercialización y venta de los espacios, planos y descripción del área de exposiciones con el contenido y posición numérica de los stands para su aprobación. Es responsabilidad del Cliente hacer que los expositores respeten las normas contenidas en este reglamento Evaluación del evento. Durante la realización del evento, el Centro de Convenciones, con previa autorización del Cliente, entregará una evaluación a los asistentes y expositores para calificar sus instalaciones y servicios. Adicionalmente entregará una evaluación al Cliente para que califique todos los aspectos relacionados con los servicios prestados.
5. PLANEACION Y REALIZACION DEL EVENTO. A. Reunión Operativa. Con el objetivo de programar y coordinar los detalles logísticos del evento, se sugiere realizar una reunión operativa entre el coordinador de eventos del Centro de Convenciones y el Cliente, con un mínimo de doce días de antelación a la realización del montaje del evento, oportunidad en la que se coordinarán aspectos como:
1. Área básica definitiva, con distribución de espacios, sillas, mesas y/o tarimas. 2. Descripción detallada de puntos eléctricos, de internet y telefonía, indicando los tipos, cantidades y equipos que serán utilizados. 3. Pendones y elementos de Merchandising que serán ubicados en las áreas, especificando sus dimensiones. 4. Servicios contratados con otras empresas. 5. Coordinación de vigilancia y seguridad para el evento y atenciones especiales. 6. Especificaciones definitivas de alimentos y bebidas contratados para el evento. 7. Para muestra comercial: mapa con distribución de stands y requerimientos eléctricos, de telefonía e Internet. 8. Para un evento especial: especificaciones de estructuras, energía, sonido, video e iluminación artística, o las que sean necesarias. 9. Temas varios. El Cliente designará por escrito un responsable para la operación del evento, el cual tendrá autoridad para solicitar servicios adicionales a los estipulados en el contrato.
B. Indicaciones sobre Montaje y Desmontaje. El horario para la realización de montajes y desmontajes es entre las 7:00 a.m. y las 9 p.m. Las solicitudes por fuera del horario habitual serán coordinadas previamente y cobradas de acuerdo con las tarifas aplicables. Son responsabilidades del Cliente:
• • • • • • •
El cumplimiento de todas las normas en materia de seguridad industrial incluyendo trabajo en alturas y elementos de protección personal para personal operativo y proveedores contratados. El cumplimiento de todas las normas de seguridad y vigilancia del Centro de Convenciones que garanticen el bienestar de los asistentes. Respetar el aforo de los salones y áreas del centro de convenciones. Realizar montaje y desmontaje únicamente en el área especificada en el contrato, sin interferir con otros eventos o actividades programadas por el centro de convenciones. Transportar materias primas, mercancías o elementos para las zonas de exhibición, sólo en las horas de cierre del evento para el público. No ocupar ni comercializar las áreas comunes destinadas a la circulación, evacuación, servicios y al descanso. Cancelar los servicios adicionales cuando sobrepase la fecha de desmontaje cotizada.
C. Acceso de personal en períodos de montaje y desmontaje. El centro de convenciones permitirá el acceso del personal autorizado por el Cliente, previo suministro de un listado con número de cédula. Además deberá utilizar en todo momento el carné de la empresa que lo identifique. La administración del recinto, por medio de su equipo de seguridad, retirará al personal que esté trabajando fuera de las condiciones normales (bajo efecto de sustancias alcohólicas o psicotrópicas, etc.), o por practicar actos inmorales que puedan perjudicar a las personas o al patrimonio del centro de convenciones y/o el Cliente. D. Cargue y descargue de mercancía. En el Centro de Convenciones se cuenta con un acceso vehicular para cargue y descargue, el cual no podrá ser utilizado como parqueadero. El Cliente se hará responsable por cualquier daño causado por vehículos que ingresen y salgan a la zona de cargue y descargue. Especificar cargue y descargue el plazoleta.
Por las zonas de cargue y descargue se debe ingresar todo el material e implementos para los eventos, los cuales deben estar debidamente identificados. Los bienes materiales o inmateriales ingresados por el Cliente, expositor, operador o tercero al centro de convenciones permanecen bajo cuidado, tenencia y control del Cliente o de su respectivo propietario. Se sugiere tomar seguros que amparen el daño o pérdida de estos bienes y un seguro que los ampare por responsabilidad civil extracontractual ante terceros. E. Acceso de participantes al evento. Los participantes deben estar debidamente identificados y/o guiados dentro del evento por el Cliente.
6. DISPOSICIONES ESPECIALES. A. Normas generales de seguridad •
•
•
Las máquinas y dispositivos destinados para el evento se instalarán de acuerdo con las normas generales de seguridad establecidas por la autoridad competente, en este reglamento y/o en instrucciones del Centro de Convenciones. Cuando durante el evento se requieran demostraciones de alto riesgo, se tomarán por parte del Cliente y sus Expositores las precauciones necesarias para garantizar la integridad de las instalaciones, la seguridad de sus empleados y visitantes. No podrán introducirse ni exhibirse en ningún evento mercancías explosivas o sustancias inflamables, juegos pirotécnicos, que el Centro de Convenciones y/o la autoridad competente juzguen inapropiadas, inconvenientes y peligrosas para el recinto y las personas.
B. Restricciones. El Cliente no podrá: • • • • • • •
Introducir mejoras o afectar las instalaciones sin autorización del Centro de Convenciones. Fijar tapetes con pegantes en los pisos. Efectuar cualquier tipo de perforación en los pisos, paredes y/o techos. Ubicar elementos en las estructuras exteriores e interiores sin solicitar autorización del Centro de Convenciones. Ubicar elementos que obstaculicen los sistemas de seguridad. Permitir el ingreso de vehículos al centro de convenciones, ya sea para exhibición o entrada de mercancía por zonas inadecuadas. Usar sin el consentimiento escrito de la autoridad competente y del centro de convenciones luces producidas por gasolina, plantas diesel, combustible o aceites, ni cualquier otra forma de luz artificial.
•
Ingresar animales de ninguna especie a las áreas, salvo que el objeto del evento sea con participación de éstos, en cuyo caso necesita autorización expresa.
7. ESPECIFICACIONES PARA MUESTRA COMERCIAL Y/O FERIAS. El Cliente se obliga a estipular en los contratos que celebre con los Expositores, cláusulas que excluyan al Centro de Convenciones de toda responsabilidad por daños y perjuicios que llegaren a sufrir durante la vigencia del contrato, especialmente por destrucción, pérdidas o desmejoras de los equipos y elementos expuestos, sea cual fuere la causa que los ocasione. La omisión de esta cláusula por parte del Cliente, no hará en ningún momento responsable al centro de convenciones. Así mismo, el Cliente deberá pactar en los contratos que celebre con los Expositores la exclusión de todo vínculo laboral o administrativo con el centro de convenciones y la responsabilidad de éste en caso de no realizarse el evento. El Cliente, bajo su responsabilidad, deberá prohibir a los Expositores:
• • • • • • • • • • • •
Distribuir fuera del área contratada muestras, impresos y propaganda. Hacer demostraciones ruidosas o propaganda con altoparlantes o usar sistemas de otra índole para atraer asistentes, con los cuales se perturbe a expositores o visitantes. Aplicar pintura en los pisos o cielo rasos, perforar pisos, colgar del techo avisos o fijar en ellos calcomanías. Poner mercancías o pegar y pintar avisos en sitios no autorizados por el centro de convenciones. Deteriorar los bienes e instalaciones del centro de convenciones. Efectuar cualquier actividad contraria a las sanas prácticas comerciales. Utilizar los pasillos, entradas, lobbys, ascensores o cualquier tipo de acceso público para la instalación de objetos o muebles. Modificar las instalaciones eléctricas, hidráulicas, telefónicas, salvo que por motivos justificados sea previamente autorizado por el centro de convenciones. Utilizar cilindros de gas o combustibles o sustancias inflamables. Deteriorar las zonas verdes o hacer un uso inadecuado de las mismas. Abstenerse de realizar campañas políticas o proselitismo, salvo que ésta sea la finalidad del evento. No utilizar juegos pirotécnicos.
8. DISPOSICIONES GENERALES. En la realización de eventos políticos la entidad solicitará al Cliente la firma de un acta donde conste que su participación se limita al desarrollo de su objeto y no a la intervención política que allí se desarrolle.
El centro de convenciones se reserva el derecho de decidir sobre aspectos no contemplados en este Reglamento. Este reglamento se entiende incorporado a los contratos que el centro de convenciones celebre con los Clientes y demás personas naturales o jurídicas asociadas a los eventos.
LARISSA FERNANDA CALDERON ORTIZ Gerente (e)
