Referat PENCATATAN DAN PELAPORAN DI PUSKESMAS
Oleh : Tara Wahyudita Mentari I1A013065
Pembimbing : dr. H. Syamsul Arifin, M. Pd, DLP
FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS LAMBUNG MANGKURAT BANJARMASIN Januari, 2018
DAFTAR ISI
Halaman Judul..................... ........................................... ............................................. ............................................. .......................................... .................... i Daftar Isi..................................... Isi........................................................... ............................................ ............................................. .................................... ............. ii BAB I. PENDAHULUAN .................... .......................................... ............................................. ............................................. ........................ .. 1 BAB II. TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Pengertian Pencatatan dan Pelaporan Pelaporan Terpadu Puskesmas ................... ........................... ........
3
B. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas..................... Puskesmas ................................. ............
5
C. Pemanfaatan Pencatatan dan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas ...................... ........................
6
D. Ruang Ruang Lingkup Lingkup Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas Puskesmas ...................
7
E. Kegiatan Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan Pelaporan Terpadu Puskesmas ...................... .............................. ........
7
F. Pelaksanaan Pencatatan Terpadu Puskesmas ..................... ............................................ ........................... ....
8
G. Pelaksanaan Pelaporan Terpadu Puskesmas .................................. ................................................. ............... 13 BAB III KESIMPULAN ...................................................... ............................................................................. .................................... ............. 19 DAFTAR PUSTAKA
ii
1
BAB I PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (Simpus) merupakan suatu tatanan atau peralatan yang menyediakan informasi untuk membantu proses manajemen puskesmas dalam mencapai sasaran kegiatannya. SIMPUS diharapkan dapat meningkatkan manajemen puskesmas secara lebih berhasil guna dan berdayaguna melalui pemanfaatan secara optimal dari sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas (SP3).1 Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) merupakan instrumen vital dalam kesehatan. Informasi tentang kesakitan, penggunaan pelayanan kesehatan di puskesmas, kematian, dan berbagai informasi kesehatan lainnya berguna untuk pengambilan keputusan dan pembuatan kebijakan di tingkat kabupaten atau kota maupun kecamatan. Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa adanya pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apa pun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. 1,2 Sebelum penggunaan SIMPUS, pencatatan dan pelaporan yang dilakukan mengacu kepada Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas (SP2TP) yang disahkan dengan keputusan Menteri Kesehatan No. 86/Menkes/II/1981 dan Keputusan
Direktur
Jenderal
Pembinaan
Kesehatan
Masyarakat
No.590/BM/DJ/Info/V/1996. Namun pada tahun 2014, SIMPUS mengacu kepada Sistem Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas (SP3) yang disahkan dengan keputusan Menteri Kesehatan No. 92/Menkes/II/2014. Tersedianya data dan
2
informasi yang akurat, tepat waktu dan mutakhir secara periodik dan teratur untuk pengelola kesehatan
masyarakat
melalui
puskesmas di berbagai tingkat
administrasi. Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur, guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. 1,3 Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas (SP3) berfungsi untuk membantu perancangan program – program kesehatan di Puskesmas. Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas (SP3) juga berfungsi untuk petugas di tingkat puskesmas agar lebih bertanggung jawab dalam mencatat seluruh upaya kesehatan yang dilaksanakannya dan melaporkan secara teratur dan tepat waktu serta mampu memanfaatkan data dan informasi dari data sistem pencatatan dan pelaporan terpadu puskesmas sehingga dapat memberikan umpan balik. Evaluasi dilakukan untuk mengkaji pelaksanaan sestem pencatatan dan pelaporan di Puskesmas, menemukan masalah – masalah yang dihadapi baik dari aspek teknis dan non teknis.
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu aktivitas dalam bentuk tulisan. Pencatatan dilakukan diatas kertas,disket, pita nama dan pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik, gambar dan suara. Pencatatan kesehatan masyarakat berarti melakukan pendokumentasian terhadap semua proses kegiatan pelayanan kesehatan masyarakat yang dilakukan baik di dalam puskesmas, puskesmas pembantu, puskesmas keliling, posyandu, maupun bidan desa. Pencatatan ini sangat berguna sebagai aspek legal pelayanan kesehatan. Agar pencatatan tersebut sistematis maka disusunlah formulir standar yang telah ditetapkan dalam sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas atau disingkat dengan SP2TP atau yang sekarang dikenal sebagai SP3. 1,10 Sedangkan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri dengan pembuatan laporan. Laporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya yang disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan dengan kegiatan tersebut. Sesuai dengan Keputusan Direktur Jendral Pembinaan Kesehatan
Masyarakat
No.
590/BM/DJ/lnfo/V/96
pelaporan
puskesmas
menggunakan tahun kalender yaitu bulan Januari - Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan atau beban kerja di puskesmas. Setiap mengakhiri kegiatan harus ada pembuatan laporan.2,5
3
4
Sistem Pencatatan (recording) dan pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas (SP3). Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas merupakan tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan puskesmas, meliputi : keadaan fisik, tenaga, sarana, dan kegiatan pokok yang dilakukan serta hasil yang dicapai. Berdasarkan pengertian pengertian tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa pencatatan dan pelaporan merupakan:3 1. Suatu kegiatan mencatat dengan berbagai alat atau media tentang data kesehatan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang biasa dibaca dan dipahami isinya. 2. Salah satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dan di pertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan. 3. Kumpulkan informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagai alat atau sarana komunikasi yang penting antar petugas kesehatan. Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan khususnya bagi dinas kesehatan kota dan sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas juga merupakan fondasi dari data kesehatan. Sehingga diharapkan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Data yang disajikan adalah informasi tentang pelaksanaan program dan perkembangan masalah
kesehatan
masyarakat.
Informasi
yang
ada
perlu
dibahas,
5
dikoordinasikan, di integrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas.4
B. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
1. Tujuan umum Sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas (SP3) bertujuan agar semua hasil kegiatan puskesmas (di dalam dan di luar gedung) dapat dicatat serta dilaporkan ke jenjang selanjutnya sesuai dengan kebutuhan secara benar, berkala dan teratur guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat. Tujuan umum SP3 juga untuk mendapatkan data dan informasi yang akurat tepat waktu dan mutakhir secara periodik. 11 2.
Tujuan khusus Adapun tujuan khususnya adalah: 12 a. Dasar penyusunan perencanaan tingkat puskesmas (PTP) b. Dasar penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan pokok puskesmas c. Dasar pemantauan & evaluasi pelaksanaan kegiatan pokok puskesmas (PWS dan stratifikasi puskesmas)
C. Pemanfaatan Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
Manfaat pencatatan dan pelaporan antara lain : 7,12 1. Menunjang proses manajemen tingkat Puskesmas 2. Membantu Dinas Kesehatan Kabupaten untuk menyusun perencanaan tahunan, penilaian kinerja, pencapaian, dan evaluasi pelaksanaan program untuk menentukan prioritas masalah.
6
3. Memudahkan dalam memperoleh data untuk perencanaan dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan. 4. Memudahkan dalam melakukan pembinaan tenaga kesehatan. 5. Memudahkan dalam melakukan evaluasi hasil.
D. Ruang Lingkup Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan kegiatan puskesmas meliputi: 1,12 a. Konsep wilayah kerja Puskesmas, mencakup semua kegiatan puskesmas (bidan desa, pustu, pusling, puskesmas dan tempat tidur) b. Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan. c. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan diklat bagi tenaga, kesehatan triwulan. d. Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan di Bapelkes tiap triwulan dan tiap tahun.
E. Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
Sistem pencatatan dan pelaporan puskesmas mencakup 3 hal yaitu pencatatan, pelaporan dan pengolahan, analisis; dan pemanfaatan. Pencatatan hasil kegiatan oleh pelaksana dicatat dalam buku-buku register yang berlaku untuk masing-masing program. Data tersebut kemudian direkapitulasi ke dalam format laporan SP3 yang sudah dibutuhkan. Koordinator SP3 di Puskesmas menerima laporan-laporan dalam format buku tadi dalam 2 rangkap, yaitu satu untuk arsip dan yang lainnya untuk dikirim ke koordinator SP3 di Dinas Kesehatan
7
Kabupaten meneruskan ke masing-masing pengelola program di Dinas kesehatan kabupaten. Dari dinas kesehatan kabupaten, setelah diolah dan dianalisis dikirim ke koordinator SP3 di dinas kesehatan provinsi dan seterusnya dilanjutkan proses untuk pemanfaatannya. Frekuensi pelaporan yaitu dalam waktu bulanan, tribulan, dan tahunan.6,8 Beberapa kegiatan pencatatan dan pelaporan puskesmas lainnya: 1 1. Mentabulasi data upaya kesehatan yang dilakukan. 2. Mengumpulkan data dari puskesmas. Menyusun kartu indeks penyakit menyusun sensus harian untuk mengolah data kesakitan. 3. Menyajikan dalam bentuk narasi, tabel, grafik sesuai kebutuhan. 4. Melakukan berbagai perhitungan-perhitungan dengan menggunakan data. 5. Melakukan analisa untuk kebutuhan pemantauan, intervensi, serta perencanaan di masa mendatang. 6. Membuat peta wilayah puskesmas termasuk sarana kesehatan.
F. Pelaksanaan Pencatatan Puskesmas
Sistem pencatatan secara umum terbagi dalam 2 bagian, yaitu sistem pencatatan tradisional dan sistem pencatatan non-tradisional. Sistem pencatatan tradisional adalah sistem pencatatan yang memiliki catatan masing-masing dari setiap profesi atau petugas kesehatan. Keuntungan sistem ini adalah pencatatan dapat dilakukan secara lebih sederhana. Kelemahan sistem ini adalah data tentang kesehatan yang terkumpul kurang menyeluruh, koordinasi antar petugas kesehatan tidak ada dan upaya pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan tuntas sulit dilakukan. Sistem Pencatatan non-tradisional adalah pencatatan yang berorientasi
8
pada masalah (Problem Oriented Record /POR). Keuntungan sistem ini adalah kerja sama antar tim kesehatan secara menyeluruh. Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat pencatatan tentang data kes ehatan sebaik mungkin. 3 Adapun kriteria sistem pencatatan data kesehatan yang baik mencakup halhal di bawah ini:5 a. Pencatatan harus sistematis, jelas, ringkas dan mengacu pada tanggapan pasien terhadap kejadian penyakit atau intervensi yang diberikan. b. Ditulis dengan baik dan menghindari kesalahan. c. Tepat waktu, ditulis segera setelah tindakan/kegiatan dilakukan. d. Ditulis secara terperinci mencakup what, why, when, where, who, dan how. e. Menghindari kata-kata yang sulit diukur. f. Mencantumkan nama jelas dan tanda tangan setelah melakukan pencatatan. Pencatatan dapat dilakukan baik di dalam maupun di luar gedung puskesmas, puskesmas pembantu dan bidan di desa. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung adalah semua data yang diperoleh dari pencatatan kegiatan harian. Program yang dilakukan dalam gedung puskesmas seperti tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan pelaporan ini menggunakan: family folder, kartu indeks penyakit, buku register dan sensus harian. Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan di luar gedung Puskesmas seperti kegiatan program posyandu, kesehatan lingkungan, UKS, dan lain-lain. Mekanisme pelaksanaan terdiri dari dua langkah, yaitu: 1,5
9
1) Sistem sentralisasi: di mana penyimpanan, penyaluran, pengolahan catatan dihimpun melalui satu loket. Namun apabila kunjungannya banyak, dapat digunakan lebih satu loket, tetapi pengumpulan dan pengolahan tetap terpusat. 2) Sistem desentralisasi: penyaluran, pengumpulan dan pengolahan catatan tidak dipusatkan, oleh karena ada bagian unit pelayanan yang melakukannya, tetapi pemberian nomor keluarga tetap mengacu pada pencatatan di Puskesmas. Untuk memudahkan pencatatan dapat menggunakan formulir standar yang ditetapkan dalam SP3. Pencatatan dan Pelaporan ini menggunakan kartu register dan kartu murid. Jenis formulir standar yang digunakan dalam pencatatan adalah sebagai berikut :1,5 1.
Rekam kesehatan keluarga (RKK) Rekam kesehatan keluarga atau yang disebut family folder adalah himpunan
kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh pelayanan kesehatan di puskesmas, kegunaan dari RKK adalah untuk mengikuti keadaan kesehatan dan gambaran penyakit di suatu keluarga. Penggunaan RKK diutamakan pada anggota keluarga yang mengidap salah satu penyakit atau kondisi, misalnya penderita TBC paru, kusta, keluarga risiko tinggi yaitu ibu hamil risiko tinggi, neonatus risiko tinggi (BBLR), balita kurang energi kronis (KEK). 1,5 Kartu Tanda Pengenal Keluarga (KTPK) adalah alat untuk memudahkan pencatatan pencarian file keluarga yang telah mempunyai family folder pada saat meminta pelayanan ulang Puskesmas. Kartu Tanda Pengenal Keluarga (KTPK) diberikan 1 kali saja bagi pengunjung, oleh karena itu harus dibawa setiap kali berkunjung dan tidak boleh hilang. 5
10
Gambar 2.1 Kartu Tanda Pengenal Keluarga a. Kartu rawat jalan Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medik pasien merupakan alat untuk mencatat identitas dan status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas. 5,7 b. Kartu indeks penyakit Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat identitas pasien, riwayat dan perkembangan penyakit. Kartu indeks penyakit diperuntukan khusus penderita penyakit TBC paru dan kista. 5,7 c. Kartu ibu Kartu ibu merupakan alat bantu untuk mengetahui identitas, status kesehatan dan riwayat kehamilan sampai kelahiran.5,7 d. Kartu anak Kartu anak adalah alat bantu untuk mencatat identitas, status kesehatan, pelayanan preventif-promotif-kuratif-rehabilitatif yang diberikan kepada balita dan anak prasekolah.5,7 e. KMS balita, anak sekolah
11
Merupakan alat bantu untuk mencatat identitas, pelayanan dan pertumbuhan yang telah diperoleh balita dan anak sekolah. 5,7 f.
KMS ibu hamil Merupakan alat untuk mengetahui identitas dan mencatat perkembangan kesehatan ibu hamil dan pelayanan kesehatan yang diterima ibu hamil. 5,7
g. KMS ibu lanjut KMS usia lanjut merupakan alat untuk mencatat kesehatan usia secara pribadi baik fisik maupun psikososial dan digunakan untuk memantau kesehatan, deteksi dini penyakit dan evaluasi kemajuan kesehatan usia lanjut. 5,7 2. Register Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap data kegiatan di dalam dan di luar gedung puskesmas, yang telah dicatat dikartu dan catatan lainnya.1,6 Ada beberapa jenis register sebagai berikut:1,6 a. Nomor indeks pengunjung puskesmas. b. Rawat jalan. c. Register kunjungan. d. Register rawat inap. e. Register KIA dan KB. f. Register ibu dan balita. g. Register deteksi dini tumbuh kembang dan gizi. h. Register penimbangan balita. i. Register imunisasi.
12
j. Register gizi. k. Register kapsul beryodium. l. Register anak sekolah. m. Sensus harian: kunjungan , kegiatan KIA, imunisasi dan penyakit. Pencatatan harian masing-masing program Puskesmas dikombinasi menjadi laporan puskesmas atau yang disebut dengan sistem pencatatan dan pelaporan Puskesmas (SP3). Pencatatan dan pelaporan puskesmas ini dikirim ke dinas kesehatan Kabupaten atau kota setiap awal bulan, kemudian ke Dinas Kesehatan kabupaten atau kota mengolahnya dan mengirimkan umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan kembali secara rutin ke Puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program. Namun sejak otonomi daerah dilaksanakan puskesmas tidak punya kewajiban lagi mengirimkan laporan ke Departemen Kesehatan Pusat tetapi Dinas Kesehatan kabupaten/kota lah yang berkewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Departemen Kesehatan Pusat. 6
G. Pelaksanaan Pelaporan Puskesmas
Pelaporan adalah catatan yang memberikan informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan terhadap kegiatan tersebut. Sesuai dengan keputusan direktur jenderal pembinaan kesehatan
masyarakat
No.
590/BM/DJ/Info/V/96,
pelaporan
puskesmas
menggunakan tahun kalender yaitu bulan Januari - Desember dalam tahun yang sama. Formulir pelaporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan
13
kemampuan atau beban kerja di puskesmas. Setiap mengakhiri kegiatan harus ada pembuatan laporan.5,8 Berbeda dengan catatan, laporan harus disampaikan ke orang atau pihak lain dan proses laporan dilakukan secara tertulis. Manfaat laporan, meliputi pertanggung jawaban autentik tentang pelaksanaan kegiatan, memberi informasi terdokumentasi, bahan bukti kegiatan (bukti hukum), bahan pelayanan, bahan penyusunan rencana dan evaluasi, serta bahan untuk penelitian. Laporan yang lengkap terdiri atas unsur : pendahuluan, (latar belakang, tujuan, ruang lingkup); isi laporan (perencanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, hasil kegiatan secara nyata, masalah dan hambatan, saran untuk tindak lanjut): dan jika diperlukan, dilengkapi rekomendasi. 5,6 Jenis laporan dibagi menjadi dua, yaitu pelaporan kejadian luar biasa atau darurat yang memerlukan pelayanan dan bantuan cepat. Sementara laporan berkala, misalnya laporan harian, mingguan, bulanan, triwulan, kuartalan dan tahunan. Mekanisme Pelaporan dan alur pelaporan, meliputi: 5,8 1) Pengelolaan di Puskesmas a. Laporan dari Pustu, BDD (Bidan di desa), Puskesmas keliling, Posyandu disampaikan ke pengelola SP3 Puskesmas b. Pengelola menyusun dan menggabungkan data yang bersumber dari sensus harian dan register c. Hasil gabungan/olahan dimasukkan ke formulir laporan untuk dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
14
d. Hasil olahan di analisis dan disajikan untuk mengambil keputusan (pada lokakarya mini) 2) Pengelolaan di Dinas Kabupaten/Kota Laporan dari puskesmas diterima oleh pengelola SP3 Dinas untuk dikompilasi/diolah dan didistribusikan ke penanggung jawab program. Frekuensi dan jenis pelaporan, meliputi: 6,9 a. Laporan bulanan yang mencakup: data kesakitan (LB-1); data tentang penggunaan obat-obatan (LB-2); data gizi, KIA, imunisasi termasuk surveilens campak (LB-3); serta data obat-obatan (LB-4) b. Laporan triwulan data kegiatan puskesmas, meliputi: 1. Laporan rawat jalan dan rawat inap 2. Laporan penimbangan 3. Laporan kohort ibu dan anak 4. Laporan persalinan 5. Laporan laboratorium 6. Laporan pengamatan penyakit menular 7. Laporan imunisasi 8. Laporan PKM 9. Laporan kartu indeks penyakit c. Laporan Sentinel, yang mencakup: laporan bulanan sentinel (LB1S) dan laporan bulanan sentinel (LB2S). LB1S merupakan laporan sentinel penyakit yang dapat dicegah dengan imunisasi, ISPA, diare. LB2S merupakan laporan sentinel KIA, gizi, dan penyakit akibat kerja.
15
d. Laporan Tahunan, yang mencakup: laporan pemantauan wilayah setempat (LT-1), laporan kepegawaian (LT-2), dan laporan peralatan (LT-3) e. Laporan kejadian luar biasa (KLB) Wabah/KLB: adalah peristiwa timbulnya penyakit yang memiliki jumlah 2 kali lipat dari biasanya, atau penyakit yang sebelumnya tidak ada atau yang ditetapkan oleh Pemerintah berdasarkan UU wabah. 5 i. Formulir W1: dilaporkan dalam 24 jam, digunakan untuk melaporkan kejadian luar biasa atau wabah. Satu helai formulir hanya dapat digunakan untuk melapor satu jenis tersangka penyakit, melaporkan dengan cara yang tercepat: kurir, telepon, radio, dan lainnya. Laporan W1 masih memberikan gambaran KLB/wabah secara kasar, oleh karena itu harus segera diikuti dengan laporan penyelidikan sementara (PE). 5 ii. Formulir W2: dilaporkan secara mingguan, yaitu laporan dari penyakit yang berpotensi menimbulkan KLB atau wabah yang perlu dilaporkan secara rutin yaitu: Kolera, Diare, pes, DHF (DBD), Rabies, Difteri, polio, pertusis, Campak dan penyakit yang sedang menjadi wabah (SARS).5 Laporan Bulanan (LB) dilakukan setiap bulan dan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan Tingkat Kabupaten. Laporan bulanan sentinel LB1S dan LB2S setiap tanggal 10 bulan berikutnya dikirim ke Dinas Kesehatan Tingkat
Kabupaten, Dinas Kesehatan
Tingkat Provinsi dan Pusat (untuk LB1S ke Ditjen PPM dan LB2S ke Ditjen Binkesmas), sedangkan Laporan Tahunan (LT) dikirim selambat-lambatnya
16
tanggal 31 Januari tahun berikutnya. Khusus untuk laporan LT-2 (data kepegawaian) hanya di isi bagi pegawai yang baru/belum mengisi formulir data Kepegawaian.6,7 Mekanisme Pelaporan1,5 a. Tingkat puskesmas 1) Laporan dari perpustakaan pembantu dan bidan di desa disampaikan ke pelaksana kegiatan di puskesmas. 2) Pelaksana-pelaksana merekapitulasi yang dicatat baik di dalam maupun di luar gedung serta laporan yang diterima dari puskesmas pembantu dan bidan di desa. 3) Hasil rekapitulasi pelaksaan kegiatan dimasukkan ke formulir laporan sebanyak dua rangkap, untuk disampaikan kepada koordinator SP3. 4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja kegiatan. b.
Tingkat Kabupaten 1) Pengolahan data menggunakan
SP3
perangkat
di
Dinas
lunak
Kesehatan
yang
Tingkat
ditetapkan
oleh
Kabupaten departemen
kesehatan. 2) Laporan SP3 dari puskesmas yang diterima dinas kesehatan Dinas Kesehatan Tingkat Kabupaten disampaikan kepada pelaksana SP3 untuk direkapitulasi/entri data.
17
3) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimanfaatkan sebagai bahan untuk umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas dan tindak lanjut untuk meningkat kinerja program. 4) Hasil rekapitulasi data setiap 3 bulan dibuka dalam rangkap 3(dalam bentuk soft file) untuk dikirimkan ke Dinas Kesehatan Tingkat Provinsi, kanwil Departemen Kesehatan Provinsi dan Departemen Kesehatan Pusat. c.
Tingkat Provinsi 1) pengolahan dan pemanfaatan data SP3 di Dinas Kesehatan tingkat provinsi mempergunakan perangkat lunak sama dengan Dinas Kesehatan Tingkat Kabupaten. 2) laporan dari Dinas Kesehatan Tingkat Kabupaten, diterima oleh Dinas Kesehatan Tingkat Provinsi dan kanwil I dalam bentuk soft file di komplikasi/di rekapitulasi. 3) Hasil rekapitulasi disampaikan ke pengelolaan program Dinas Kesehatan Tingkat Provinsi untuk diolah dan dimanfaatkan serta dilakukan tindak lanjut, bimbingan dan pengendalian.
d.
Tingkat Pusat Hasil olahan yang dilaksanakan ditjen dinkesmas paling lambat 2 bulan setelah berakhirnya triwulan disampaikan kepada pengelola program terkait dan pusat data kesehatan untuk dianalisis dan dimanfaatkan sebagai umpan balik, kemudian dikirimkan kanwil departemen kesehatan provinsi. Umpan balik terhadap laporan puskesmas harus dikirimkan kembali secara rutin ke puskesmas untuk dapat dijadikan evaluasi keberhasilan program. Sejak
18
otonomi daerah mulai dilaksanakan, puskesmas tidak wajib lagi mengirimkan laporan ke Departemen Kesehatan Pusat. Dinas Kesehatan kabupaten/kotalah yang memiliki kewajiban menyampaikan laporan rutinnya ke Departemen Kesehatan Pusat.
BAB III KESIMPULAN
Pencatatan dan pelaporan adalah indikator keberhasilan suatu kegiatan. Tanpa ada pencatatan dan pelaporan, kegiatan atau program apa pun yang dilaksanakan tidak akan terlihat wujudnya. Output dari pencatatan dan pelaporan ini adalah sebuah data dan informasi yang berharga dan bernilai bila menggunakan metode yang tepat dan benar. Jadi, data dan informasi merupakan sebuah unsur terpenting dalam sebuah organisasi, karena data dan informasilah yang berbicara tentang keberhasilan atau perkembangan organisasi tersebut. Puskesmas merupakan ujung tombak sumber data kesehatan sehingga diharapkan terciptanya sebuah informasi yang akurat, representatif dan reliable yang dapat dijadikan pedoman dalam penyusunan perencanaan kesehatan. Setiap program akan menghasilkan data. Data yang dihasilkan perlu dicatat, dianalisis dan dibuat laporan. Informasi yang ada perlu dibahas, dikoordinasikan, di integrasikan agar menjadi pengetahuan bagi semua staf puskesmas dan guna menunjang pengelolaan upaya kesehatan masyarakat.
!
DAFTAR PUSTAKA
1. Syaffrudin. Ilmu Kesehatan Masyarakat. Jakarta: Trans Info Media; 2009 2. Deartemen Kesehatan !I. "etun#uk "en$olahan dan "emanfaatan Data S"2T". Jakarta: Direktorat Jenderal %ina Kesehatan Masyarakat;199& '. Suryani (D) Solikhah. Sistem en*atatan dan elaoran teradu uskesmas +S"2T", di -ilayah dinas kesehatan kauaten Domu ro/insi (T%. KSMS 201'; & +1,: 2&'2 3. Munin#aya) . Mana#emen Kesehatan. disi Kedua. Jakarta: 45; 2003 6. Deartemen Kesehatan !I. "etun#uk "en$olahan dan "emanfaatan Data S"2T". Jakarta: Direktorat Jenderal %ina Kesehatan Masyarakat;199& 7. 8tami T() (uraini) urimi S. "ersektif Kesehatan Masyarakat Teori dan likasi. o$yakarta: Deeulish; 2016 &. 4a/ino/ IT) Soemantri J<(. Sistem Informasi Kesehatan. o$yakarta: (uha Medika; 2017 =. Darma-an S) S#aaf 5. dministrasi Kesehatan Masyarakat Teori dan "raktik. Jakarta: !a#a-ali "ers; 2017 9.
ia T) 5hreisye K.<.M) "aul .T.K. nalisis en*atatan dan elaoran uskesmas ada sistem informasi mana#emen di uskesmas -enan$ kota manado.
