RAPPORT DE STAGE de la société d’office d’exploitation Du port de CASABLANCA
1
Réalisée par : BELHASSAN NAJETTE Filière : 3eme année commerce international Stage effectuée à : MARSA MAROC Encadré par :
MR LAHBOUB TARIK
Année universitaire : 2008-2009
Je dois, en premier lieu, remercier la direction d’exploitation du port de Casablanca MARSA MAROC qui ma accordé l’opportunité d’effectuer ce stage au sein de la Société d’Office d’Exploitation des Ports de Casablanca « D. E. P. C ». Je remercie infiniment MLLE NAWAL TAJJI Chef de relations clientèles, Mr TARIK LAHBOUB qui ma soutenu , Mr seffrioui directeur commerciale et surtout Mme HARRARI NAJAT de L’ANP que grâce a elle j’ai pu effectuer se stage et sans oublié bien sur mon professeur de TCI Mme JADIR AICHA et à tous ceux qui ont contribué activement à la réussite de mon stage. Mes remerciements à tout le Personnel de la Division trafic polyvalent Manutention (DTPM) qui n’ont cessé de m’aider et de me conseiller chacun à sa façon pendant mon élaboration de ce rapport.
2
Sommaire INTRODUCTION GENERALE…………………………………………………4.
1ERE partie : PRESENTATION GENERALE : I)Historique………………………………………………………………………….5. II) L’Organisation de la MARSA MAROC de la DEPC…………………………………………7. 1) Organisation de la MARSA MAROC…………………………………………………….7. 2) Organisation de la DEPC…………………………………………………. …….9.
2EME partie: PRESENTATION DU LIEU D’AFFECTATION : I) La Division commerciale : 1) Présentation et Missions de la Division……………………………… 13. 2) Organigramme de la Division…………………………………………14. II) La Division Facturation : 1) Présentation et Missions de la Division……………………………….16. 2) Programme de Formation des Agents de la Division Facturation…….21.
3EME partie: Déroulement de stage :
3
Les Taches effectuées…………………………………………………………………….22. Conclusion………………………………………………………………………………...24.
INTRODUCTION GENERALE : Dans une grande ville comme Casablanca où l’activité maritime se trouve en pleine expansion, il est important qu’elle soit dotée d’un Port qui répond aux exigences des importateurs, exportateurs et hommes d’affaires pour développer et faciliter leurs activités. Aujourd'hui, la gestion du port se trouve profondément modifiée aussi bien dans les techniques d’accueil des navires que celles du traitement de l’information grâce à une bonne organisation entre les différentes Entités et aussi grâce au contrôle financier que la DEPC réalise à travers l’agence comptable. Ainsi, même si j’ai été affecté dans la « DIVISION COMMERCIAL», qui constitue un organe important du « DEPC» et qui est chargée d’assurer les différentes prestations commerciales des opérations maritimes au sein du Port, j’ai essayé de relever l’importance du « DIVISION COMMERCIALE » au sein de la DEPC et de dégager un certain nombre d’information concernant les différentes tâches de cette Division. Concernant la présentation de ce rapport j’ai essayé de porter une vision générale sur la SODEP, de présenter le lieu de mon affectation sans oublier qu’en tant que Commerciale, je suis obligé de zoomer un peu sur la « DIVISION COMMERCIALE » de la DEPC.
4
PRESENTATION GENERALE Chapitre 1ER : PRESENTATION DE MARSA MAROC : I) Historique : SOCIETE D’EXPLOITATION DES PORTS connu sous l’abréviation MARSA MAROC a connu une grande évolution depuis sa création et qui s’est répartie en trois périodes importantes dont nous allons décrire dans ce paragraphe.
1) Première Période (Avant l’année 1963) : La construction du Port a commencé en 1912, les travaux continueront jusqu’à 1914 où ils seront interrompus à la fin de l’année, et c’est en 1922 que Casablanca a pris son visage de ville industrielle, où le Port a connu une nette évolution puisqu’il s’est élargi pour devenir un Quai de Débarquement. En 1932, le Grand Port est devenu un complexe portuaire traitant près de Six Millions de tonnes de marchandises. En 1959, Casablanca a connu une croissance considérable, elle attire plus de 1/3 des investissements industriels, chose qui a imposé au Port de se développer pour mieux s’adapter au système accéléré de ces changements pour qu’en fin de compte, Casablanca devienne « Le Port du Maroc ». En 1963, fut créée la Régie d’Acconage du Port de Casablanca (La RAPC) qui reprit les attributions des sociétés concessionnaires selon les conditions suivantes : Les travaux de construction et d’entretien des infrastructures restaient toujours à la charge de l’Etat ; 5
L’acquisition et l’entretien du matériel de manutention incombaient dorénavant à la DEPC.
2) Deuxième Période (De 1963 à 1984) : Cette phase a été surtout caractérisé par : Le développement des investissements consentis par l’Etat dans la construction de nouvelles infrastructures portuaires et la réalisation d’installations portuaires spécifiques ; Le rattachement de toute l’activité portuaire à la tutelle unique représentée par l’Administration des Travaux Publics ; Le renforcement des responsabilités de la DEPC ; La mise en place d’un programme d’action ambitieuse au niveau des Ressources Humaines, des équipements et des structures.
3) Dernière Période (De 1984 à nos jours) : En
1985,
le
Maroc
a
connu
la
création
de
LA
SOCIETE
D’EXPLOITATION DES PORTS. Créé par la loi 6-84 MARSA MAROC est un établissement public à caractère industriel et commercial doté d’une personnalité morale et de l’autonomie financière et placé sous tutelle du ministère
de
l’Equipement
et
du
Transport.
Il
intervient
actuellement dans 17 Ports nationaux traitant les opérations commerciales internes et externes et 6 autres réservés aux produits de la pêche. La mission principale de la MARSA MAROC est la prestation des Services en traitant dans les meilleures conditions, de délais, de coûts et de sécurité l’ensemble des navires et des marchandises transitant par les Ports Marocains, 6
depuis
l’annonce
d’un
navire
jusqu’à
la
livraison
de
la
marchandise à son propriétaire ou bien aux transitaires agissant pour compte.
II) L’Organisation de la SODEP et de la DEPC : 1) Organisation de la MARSA MAROC : Fiche signalétique Dénomination Sociale Société d’Exploitation des Ports «SODEP » Nom de marque MARSA MAROC Objet Social L’exploitation et la gestion des ports au Maroc Forme juridique S.A Date de création 01 Décembre 2006 (loi N° 15-02) Capital Social 733.956.000 DH Secteur d’activité Exploitation de terminaux et quais portuaires dans le cadre de concessions Chiffre d’Affaires 2007 1 617 162 000 DH Effectif 2138 Cadres et Agents Trafic global 43 millions de tonnes Ports exploités Casablanca, Mohammedia, Jorf lasfar, Safi, Agadir, Laâyoune, Dakhla, Tanger, Nador. Siège Social 175, Bd Mohammed Zerktouni, Casablanca.
7
Site Web www.marsamaroc.Co.ma Statut juridique : Créée par la Loi 15-02, la Société d’Exploitation des Ports est une société anonyme à Directoire et à Conseil de surveillance. Elle est régie par la loi N° 1795 sur les sociétés anonymes et la loi 15-02 relatives aux ports. La MARSA MAROC se compose de :
a) Organes de Gestion : Un conseil d’administration au niveau central au sein duquel
siégent
de
représentants
du
personnel,
des
représentants des usagers portuaires publics privés et des représentants des différentes ministères ; Des comités techniques à l’échelle régionale constituant une sorte de conseil d’administration du Port où sont représentés également les usagers publics et privés.
La Direction Générale : Elle assure la définition de la stratégie et politique de MARSA MAROC arrête les actions à entreprendre et vérifie les résultats et enfin attribue les dévolutions et les responsabilités. b) Les Directions d’Exploitation des Ports : Elles
sont
l’exploitation
chargées portuaire
de et
la sont
gestion
opérationnelle
organisées
en Centres
de de
Production Autonomes et d’un ensemble de services fonctionnels. Ses différentes directions sont en nombre de 9 : DEPC (Direction d’Exploitation du Port de Casablanca) ; DEPM (Direction d’Exploitation du Port de Mohammedia) ; DEPS (Direction d’Exploitation du Port de Safi) ;
8
DEPA (Direction d’Exploitation du Port d’Agadir) ; DEPN (Direction d’Exploitation du Port de Nador) ; DEPH (Direction d’Exploitation du Port d’El Hoceima) ; DEPT (Direction d’Exploitation du Port de Tanger M’diq) ; DEP de Tantan, Laâyoune et Dakhla ; DEP Jorf Lasfar El Jadida; DEP de Kénitra Méhdia. C) Organigramme de MARSA MAROC
9
2) Organisation de la DEPC : Dans le cadre d’une politique de décentralisation menée pour une plus grande responsabilité, la structure de la Direction du Port de Casablanca repose sur deux entités différentes à citer : Entités Opérationnelles et Entités Fonctionnelles.
a) Entités Opérationnelles : D’après la structure de la DEPC il y a 12 Entité Opérationnelles à s’avoir : Département Infrastructures ; Département Outillage et Techniques de Manutention ; Département Aménagement du Nouveau Terminal a conteuneurs. Division Halle Poisson ; Division Zone de Chantiers Navals ; Division de Sécurité ; Division Terminal à Conteneurs (DTC) ; Division Terminal des Agrumes (DTA) ; Division Terminal des Marchandises Diverses (DTMD) Division Terminal Rouiller (DTR) ; Division du Port Arrière (DPA) ; Division Terminal de Minerais et Hydrocarbures (DTMH). Les 6 dernières Entités (DTC, DTA, DTMD, DTR, DPA et DTMH), Constituent les CPAs (Centres de Production Autonomes) chargés de la gestion opérationnelle, ils disposent de tous les moyens matériels et humains nécessaires
10
Pour faire face aux demandes de leurs clients, ils sont de ce fait maîtres des performances de la marge entre le revenu perçu et les coûts qu’ils ont engagé pour La réalisation. Les missions principales de ces Entités sont les Suivantes : Département Infrastructures : Il s’occupe de la maintenance de l’état des infrastructures des réseaux et des bâtiments et les réalisations des Immobilisations et des agencements. Département Outillage et Techniques de Manutention : Chargé de mettre
à
la
disposition
du
Personnel
un
parc
d’engins
et
d’accessoires et manutention nécessaire à l’exploitation. Département Aménagement du nouveau Terminal à Conteneurs : Chargé du suivi de travaux d’infrastructures et d’acquisition des conteneurs. Division Halle de Poissons : Gère l’achat et le transit du poisson Dans le Port. Division Zones de Chantiers Navals : Elle se charge de mettre à la disposition des industriels ou armateurs, des installations de réparation et d’entretien des navires. Division Sécurité : Elle a comme tâche : La mise en place des moyens préventifs nécessaires à la lutte Contre les risques. La sensibilisation des occupants du domaine portuaire et des
11
Usagers pour se doter du matériel de sécurité adapté aux risques. L’intervention en cas d’accidents de travail ou de circulation. Division Terminal à Conteneurs : Sa mission consiste à assurer le passage et le traitement des navires affectés à ce terminal ainsi que la gestion des conteneurs et des moyens humains et matériels de la division.
Division Terminal des Agrumes : Assure toutes les opérations liées à la préparation des escales des navires.
Division Terminal des Marchandises Diverses : Assure le passage et traitement de la marchandise qui transite par le Port. Division Terminal Rouiller : cette Division a pour mission la programmation des escales des navires, la gestion du parc des remorques et le petit entretien du matériel.
Division Terminal du Port Arrière : Assure la gestion des magasins Exports, la gestion du Port basculé, la réception des marchandises en stationnement de longue durée.
Division Terminal des Minerais et Hydrocarbures : sa mission est la réception ainsi que le stockage des produits hydrocarbures.
b) Entités Fonctionnelles :
12
Elles sont en au nombre de 6, à savoir : Le Département Marketing et Prévisions ; Le Département Finance et Comptabilité ; Le Département Information et Gestion Informatique ; La Division Juridique ;
Le Département des Ressources Humaines La Division Qualité. Ces différentes Entités Fonctionnelles ont pour missions : Le Département Marketing et Prévisions : veille à la satisfaction des clients de la DEPC et à la bonne réception du trafic ainsi que la facturation et l’accueil. Le Département comprend 3 Divisions : Division Prévisions des Escales et Trafic. Division Commerciale. Division Facturation. Ces 3 Divisions j’ai essayé de les détailler dans le 2ème Chapitre car elles représentent le Département de mon affectation. Le Département Information et Gestion informatique : Ce département a pour mission de mettre en place des projets informatiques et organisationnels et d’assurer la gestion, le suivi et l’adaptation du système d’information de la DEPC. Le Département des ressources Humaines: accomplit toutes les tâches concernant le personnel, à savoir la satisfaction des besoins en Personnel qualitativement et quantitativement selon la politique
13
définie par la Direction Générale, la rémunération, la formation continue, la mise au point des politiques sociales pour le bien être du Personnel de la DEPC.
Le Département Financier et Comptable : Chargé de mettre en œuvre la politique définie par la Direction Générale et assurer le bon fonctionnement
des
systèmes
d’information
financière
et
comptable, qu’on va aussi traiter en détail dans le 3ème chapitre de ce rapport, afin de nous rapprocher plus du Système Financier de la DEPC. La Division Juridique : Cette division a pour mission la réglementation des litiges, la gestion du portefeuille assurance de la DEPC et le contrôle des marchandises. La Division Qualité : Elle s’occupe de l’amélioration des services rendus
aux
clients
afin
d’avoir
une
image
sur
l’échelle
internationale
14
C) Organigramme de la DEPC :.
DEPC Direction d’Exploitation du Port de Casablanca Département Outillage et Technique de Manutention Département de Infrastructures Département Information de Gestion et Informatique Département Aménagement du Nouveau Terminal Capitainerie
Agence Comptable Département Marketing et Prévisions Département Financier et Comptable Département des Ressources Humaines Division Juridique
Division Qualité
15
Division des Chantiers Navals
Division Port Arrière
Division Minerais et Hydrocarbure s
Division Halles aux Poissons
Division Terminal des Marchandise s Diverses
Division Termina l Rouiller
Division Terminal à Conteneu rs
Division Termina l Agrume s et
Chapitre 2 – PRESENTATION DU LIEU D’AFFECTATION I. La Division Commerciale : Présentation et Missions de la Division :
a) Présentation : Elle se divise en 2 services : Service Accueil et Relations Publiques qui comprend : La section Apurement et Connaissement. La section Traitement des Manifestes. Le Bureau d’Accueil.
b) Missions de la D.C et tâches des différentes Sections : La DC a pour mission de : Maintenir une relation permanente avec les clients (Importateurs, exportateurs, transites….). Assurer l’accueil et l’orientation des usagers du Port ; Rassembler, analyser, valoriser et diffuser l’information dans divers domaines portuaires. Traiter les réclamations d’ordre général et suivre le niveau de satisfaction de la clientèle. 16
Développer les actions de Marketing visant la promotion du Port, une meilleure Attitude du « Personnel en Contact » et la simplification des procédures et formalités. Assurer la gestion du domaine public. La section Apurement des Connaissements a pour tâches : La vérification de l’enregistrement des connaissements. Le contrôle de la validité de la date de liquidation. La vérification de la liquidation du lot manifesté La section Traitement de Manifestes a comme tâches : Elle centralise les manifestes par les compagnies de navigation de la DPET
2) Organigramme de la Division Commerciale :
DC La Division Commerciale
Service Accueil et Relations Publiques
Service Domaine Public
Section Apurement des Connaissements
Section Traitement Bureau d’Accueil des Manifestes
17
II- La Division Facturation : 1) Le Plan d’Action de la Division Facturation : a) Organigramme de la Division :
Division Facturation Chef de la Division Facturation Mme GROUANI -
Service Emission des Factures Chef du Service Mr A. AKHARTOUF
Section des Prestations Diverses
Section Acconage
Service Suivi de Facturation Chef du Service Mr J. LAFTASSE
Section Traitement des Réclamations
Section Contrôle
18
2) Présentation et Missions de la Division : Elle représente le lieu de mon affectation et ma tâche s’est déroulée précisément dans la section Traitement des Réclamations dont je vais vous décrire les tâches appropriées. La D.F a pour mission : La facturation des prestations portuaires en conformité avec la réglementation tarifaire en vigueur, ; Concourir à la simplification des procédures de facturation et la mise en place d’un système de facturation fiable. Concourir aussi au recouvrement des factures litigieuses. Traiter et soumettre les dégrèvements à la Direction. Cette Division mobilise des Ressources Humaines et matérielles pour assurer ses opérations. Ces ressources sont divisées sur deux services à savoir : le Service Emission des Factures et le Service Suivi des Factures, chacun d’eux est subdivisé en plusieurs Sections dont chacune est spécialisée dans un type d’opération. a) Le Service Emission des Factures : Il a pour missions principales : la facturation dans les meilleures conditions de Toutes prestations rendues par la DPEC et la tenue des indicateurs sur le chiffre d’affaires et les recettes. a.1) Section Prestations Diverses : Cette Section a pour mission d’assurer la facturation d’un certain nombre de services rendus à la clientèle sur la marchandise au niveau du Port sur la base de Bulletins envoyés par les CPAs. Parmis les prestations offertes facturées par cette section on a:
19
Les droits de Port sur navires. Les droits de Port sur marchandises. Le dépotage. Le pesage. La mise à disposition des moyens humains. Le droit de séjour. La fourniture d’eau et d’électricité.
a.2) Section Aconage : Cette section facture l’Acconage, le Magasinage et la taxe d’Ad Valorem. L’aconage : Concerne les opérations de chargement et de déchargement du navire et qui s’étend au transfert des marchandises du quai vers les magasins et vis versa. Le règlement des frais d’acconnage se fait soit au Comptant, soit à Crédit : Règlement au Comptant : on rend au client les factures originales en plus de leurs copies, ce dernier se dirige vers la Section Contrôle pour le contrôle de la facture, puis il paye la somme due dans le guichet Caisse. Règlement à Crédit : au contraire du règlement au Comptant, le responsable de facturation de l’Acconage garde toutes les copies concernant le dossier et aussi une copie de la facture, en attendant le règlement, le client a un délai de franchise de 15 jours pour payer le montant du. Le Magasinage : Rémunère les frais d’entreposage marchandise au-delà d’un délai de franchise.
de
la
La Taxe d’Ad Valorem : S’ajoute comme un complément de l’Aconage calculée sur la base de la valeur admise en douane. N.B : Concernant les opérations de facturation, toutes les factures restent au niveau du Service Facturation, mais le Service Informatique établie un Listing qui permettra au Département Financier et Comptable de comptabiliser les factures déjà établies par le Service Facturation. b) Le Service Suivi de Factures : Ce service a comme tâches : Assurer le contrôle des factures émises ;
20
Introduire toutes requêtes des clients ; Assurer l’établissement des décisions d’avoir, de ristourne et de dégrèvement d’annulation. Renseigner les clients sur la tarification ; Tenir les archives de tous les dossiers facturés ; Fournir les éléments nécessaires à l’établissement du Tableau de Bord de la Division Facturation.
: c) section contrôle : Elle assure le contrôle de toutes les factures émises par la « DF », elle comprend un chef de section qui s’occupe de la supervision de son équipe en validant les anomalies constatées. Le contrôle du connaissement comprend : Le contrôle du montant de la facture. La nature de la facture. Le délai de franchise de la marchandise
3) Le programme de formation pour les agents de la Division Facturation : Thèmes
Personnes Concernées
Objectifs
Organisation et mission de MARS MAROC et de la DF.
Tout le personnel.
Meilleure connaissance de l’entreprise et ses objectifs.
Facturation
Opérateurs et Contrôleurs.
Maîtrise des prestations rendues et assimilations des tarifs y afférent ; Maîtrise des techniques et procédures de contrôle des factures.
Traitement des réclamations :
Agents réclamation.
Acquérir une compétence dans les rapports directs avec les clients.
21
Techniques d’accueil et de communication :
Opérateurs et Agents de Réclamation.
Disposer des connaissances pratiques dans le domaine du Marketing.
Excel, Word, Power Point
Secrétaires.
Maîtrise et utilisation.
LES TACHES EFFECTUEES : Au cours de mon Stage alterné à la DIVISION COMMERCIAL, j’ai été amenée à effectuer les principales tâches D’une Secrétaire, à savoir :
Correspondance
Classement
Communication Téléphoniques
Fax
Photocopie
Traitement de texte
C’était l’occasion pour moi de tester et pratiquer mes Connaissances 22
Théoriques acquises à LA DIVISION FACTURATION.
L’ENREGISTREMENT DU COURRIER : Après la saisie du document en question, on procède à l’enregistrement : COURRIER DEPART : le registre Départ, en lui attribuant un numéro d’ordre, la date, l’expéditeur, et l’objet de la correspondance. COURRIER ARRIVEE: le registre Arrivé, portant le numéro d’ordre, la date, l’expéditeur et l’objet de la correspondance. Après la signature et l’enregistrement au registre Départ ou Arrivée, chaque document est reproduit en double exemplaire. La copie va être conservée pour le classement dans le chrono comme trace de la correspondance et l’originale va être envoyée au service concerné. Outre, 23
l’enregistrement facilite la recherche des documents classés dans le chrono, c’est en même temps un classement chronologique et numérique.
CONCLUSION
La période de mon stage au sein de La SODEP/DEPC, était un excellent exercice professionnel qui m’a permit de compléter ma formation théorique, Et notamment de me familiariser avec l’aspect réel des divers problèmes et Applications pratiques. Or, il existe une différence très importante entre ce qu’on a étudié et le monde de travail. Durant cette période, j’ai acquis assez de connaissances ce qui m’a mis en contact direct avec la réalité de l’entreprise, et m’a appris que la bonne 24
conduite, l’esprit d’initiative, le sérieux et l’honnêteté resteront toujours des atouts indispensables pour toute réussite. Enfin, j’admets que ce stage m’a beaucoup apporté sur le plan pratique, à cette occasion je félicite tout le personnel du département COMMERCIAL
pour son
savoir-faire, sa compréhension et ses actions conjuguées pour une meilleure productivité.
25
