Rangkuman Departemen Pembelian Atau Purchasing

No.Dokumen : SOP/PB/01 Tgl Berlaku : 3 Oktober 2014 Status Revisi : 00 Halaman : 1/1

STANDARD OPERATING PROCEDURE PEMBELIAN ALAT TULIS KANTOR Departemen : PEMBELIAN

NAMA PERUSAHAAN

1. TUJUAN Untuk memastikan kebutuhan alat tulis kantor cukup. 2. CAKUPAN Kebutuhan ATK perusahaan. 3. DEFINISI ATK = Alat Tulis Kantor DYM = Departemen Yang Meminta Staf PB = Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian PO = Purchase Order PR = Purchase Requisition DirKeu = Direktur Keuangan FPS = Form Permintaan Stationary 4. DOKUMEN FPS PO PR 5. RINCIAN PROSEDUR No. KEGIATAN 5.1 Mengajukan permintaan ATK untuk stok sebulan dengan mengisi FPS.

TANGGUNG JAWAB Manager DYM

5.2

Evaluasi dan menyetujui permohonan permintaan ATK di FPS.

Manager DYM

5.3

Kirim FPS ke Pembelian dengan batas waktu paling lambat tgl 20 setiap bulannya.

5.4

Merangkum, evaluasi dan persetujuan FPS dari semua DYM.

5.5

Menyalin harga ATK ke PR dari rangkuman FPS yang disetujui.

Staf PB

5.6

Mengirim PR ke DirKeu

Staf PB

5.7

Evaluasi dan mempertimbangkan persetujuan permintaan ATK yang ada di PR

DirKeu

5.8

Mengembalikan PR yang telah disetujui dan tidak disetujui oleh DirKeu ke PB.

Sekretaris DirKeu

5.9

PB memberitahukan DYM apabila ada permintaan ATK yang tidak disetujui oleh DirKeu.

Staf PB

Staf DYM

Staf PB / Manager PB

1

5.10

PB menghubungi supplier yang terseleksi untuk konfirmasi perihal kondisi dan kesanggupan penyediaan permintaan ATK

Staf PB

5.11

Setelah konfirmasi supplier, PO segera dikeluarkan.

Staf PB

5.12

Menyetujui dan tanda tangan PO.

5.13

Memberikan PO ke supplier yang terseleksi.

Manager PB, DirKeu Staf PB

2


STANDARD OPERATING PROCEDURE ORDER PEMBELIAN Departemen : PEMBELIAN

NAMA PERUSAHAAN

1. TUJUAN Untuk memastikan kebutuhan barang dan jasa di perusahaan terpenuhi oleh supplier yang tepat. 2. CAKUPAN Kebutuhan barang dan jasa perusahaan. 3. DEFINISI DYM = Departemen Yang Meminta Staf PB = Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian PO = Purchase Order PR = Purchase Requisition DirKeu = Direktur Keuangan 4. DOKUMEN Daftar Supplier Terseleksi PO PR 5. RINCIAN PROSEDUR No. KEGIATAN 5.1 Mengajukan permintaan barang atau pekerjaan dengan mengisi PR. 5.2

5.3 5.4

5.5 5.6

Evaluasi dan menyetujui kebutuhan permintaan barang atau pekerjaan. Menyerahkan PR ke PB. Mencari dan membandingkan harga dari minimal dua supplier yang disetujui. Tanda tangan PR. Mengirim PR ke DirKeu.

5.7

Evaluasi dan memberi keputusan tentang permintaan yang ada di PR.

5.8

Mengembalikan PR yang telah disetujui atau tidak disetujui kembali ke PB.

5.9

5.10

PR yang tidak disetujui oleh DirKeu akan dikembalikan ke DYM. Untuk PR yang disetujui oleh DirKeu, PB terlebih dahulu menghubungi supplier yang terseleksi guna mengkonfirmasi

TANGGUNG JAWAB Staf DYM

Manager DYM

Staf DYM Staf PB, Manager PB

Manager PB Staf PB DirKeu

Sekretaris DirKeu

Staf PB Staf PB

3

lebih lanjut perihal kondisi barang ataupun pekerjaan sesuai permintaan perusahaan. 5.11

Setelah supplier mengkonfirmasi permintaan perusahaan, PB mengeluarkan PO.

5.12

Tanda tangan PO

5.13

Menyerahkan PO ke supplier yang terseleksi

Staf PB

Manager PB, DirKeu Staf PB

4


STANDARD OPERATING PROCEDURE MASALAH RETUR BARANG Departemen : PEMBELIAN

NAMA PERUSAHAAN

1. TUJUAN Untuk memastikan masalah retur barang ditangani secara cepat dan tepat. 2. CAKUPAN Kebutuhan barang dan jasa perusahaan. 3. DEFINISI DYM = Departemen Yang Meminta Staf PB = Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian GRF = Goods Return Form 4. DOKUMEN GRF 5. RINCIAN PROSEDUR No. KEGIATAN 5.1 Mengajukan GRF atas kesalahan order entry.


5.2

Evaluasi dan menyetujui permohonan GRF

Manager DYM

5.3

Menyerahkan GRF ke PB.

5.4

Evaluasi, menimbang dan menyetujui GRF.

5.5

Menyesuaikan dan memperbaiki kesalahan order entry dengan masuk ke Program Inventory pilih menu issue return.

Staf PB, Manager PB

5.6

Mengedit, mencetak dan menandatangani formulir issue return.

Staf PB, Manager PB

Staf DYM Manager PB

Menyimpan satu pertinggal formulir Issue Return sebagai arsip. 5.7

Staf PB

5


STANDARD OPERATING PROCEDURE RETURN REJECT STOCK Departemen : PEMBELIAN

NAMA PERUSAHAAN

1. TUJUAN Untuk memastikan barang yang return dan reject ditangani secara cepat dan tepat. 2. CAKUPAN Masalah salah kirim/pesan, rusak, cacat, lewat tanggal kadaluarsa barang. 3. DEFINISI DYM = Departemen Yang Meminta Staf PB = Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian GRF = Goods Return Form 4. DOKUMEN GRF 5. RINCIAN PROSEDUR No. KEGIATAN 5.1 Identifikasi dan pisahkan barang yang rusak, salah kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu singkat/ dekat.

TANGGUNG JAWAB Staf PB

5.2

Tempatkan barang tersebut ke rak khusus barang yang ditolak.

Staf PB

5.3

Informasikan ke Manager PB perihal pengembalian barang tersebut.

Staf PB

5.4

Hubungi supplier secara lisan lewat telepon perihal barang yang akan dikembalikan.

Staf PB

5.5

Hubungi supplier untuk negosiasi penukaran barang yang rusak, salah kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu dekat.

Staf PB

5.6

Mengisi GRF untuk barang yang akan dikembalikan.

Staf PB

5.7

Mengevaluasi dan menyetujui GRF.

5.8

Berikan GRF ke bagian penerimaan barang.

Staf PB

5.9

Cek dan verifikasi barang yang akan diretur sesuai dengan formulir receive return terlampir.

Staf PB

5.10

Berikan satu kopi GRF ke supplier dan simpan satu kopi untuk pertinggal perusahaan.

Staf PB

5.11

Memastikan informasi kartu stok dan data komputer sesuai dengan jumlah yang dikembalikan.

Staf PB

Manager PB

6

5.12 5.13

Kirim GRF ke Akunting untuk penyesuaian nilai pembelian. Mencatat keterangan dan alasan penolakan barang tersebut ke Daftar Evaluasi Supplier.

Staf PB Staf PB

5.14

Informasikan ke DYM apabila barang yang dikembalikan telah datang

Staf PB

7


STANDARD OPERATING PROCEDURE SELEKSI SUPPLIER Departemen : PEMBELIAN

NAMA PERUSAHAAN

1. TUJUAN Untuk memastikan supplier baru yang menawarkan barang dan jasa telah diseleksi sesuai syarat. 2. CAKUPAN Seluruh supplier baru di lingkungan perusahaan. 3. DEFINISI DYM = Departemen Yang Meminta Staf PB = Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian 4. DOKUMEN Daftar Supplier Terseleksi Form Pemilihan Barang Baru Form Kualifikasi Supplier Baru 5. RINCIAN PROSEDUR No. KEGIATAN 5.1 Mengidentifikasi Supplier Baru : 5.1.1

5.1.2

5.2. 5.2.1

5.2.2 5.2.3 5.2.4

5.2.5 5.2.6 5.2.7

5.2.8

Menerima penawaran dari supplier yang baru pertama kali menawarkan produk. Berdasarkan adanya permintaan barang dari internal, jika ada barang yang belum pernah dipesan, maka cari supplier yang bisa memenuhi kebutuhan barang tersebut. Menyeleksi supplier : Kirimkan Form kualifikasi supplier. Minta supplier mengisi dan mengembalikan. Jika supplier tidak bisa, minta penjelasan dari supplier untuk memperoleh data yang diperlukan dan isikan data ke dalam form tersebut. Minta sampel atau demo produk dari supplier. Menerima sample produk dari supplier. Menyerahkan sample kepada user disertai formulir pemilihan barang baru. Melakukan uji coba sample. Memberikan feedback kepada PB. Mengevaluasi berdasarkan feedback dari user dan form kualifikasi supplier. Memberikan rekomendasi.

TANGGUNG JAWAB Staf PB Staf PB

Staf PB

Staf PB Staf PB

Staf PB Staf PB Staf PB

User User Manager PB

Manager PB 8

5.2.9

Update daftar supplier yang terseleksi.

Manager PB

9


STANDARD OPERATING PROCEDURE AUDIT STOK Departemen : PEMBELIAN

NAMA PERUSAHAAN

1. TUJUAN Untuk memastikan stok barang rutin diperiksa dan disimpan di tempat yang aman. 2. CAKUPAN Seluruh stok di gudang Pembelian. 3. DEFINISI DYM = Departemen Yang Meminta Staf PB = Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian 4. DOKUMEN Kartu Stok 5. RINCIAN PROSEDUR No. KEGIATAN 5.1. Memeriksa fisik stok dengan membandingkan dengan kartu stok setiap bulan.


5.2.

Pisahkan barang yang telah jatuh tempo dan rusak saat memeriksa stok.

Staf PB

5.3.

Catat selisih stok dan evaluasi barang yang jatuh tempo.

Staf PB

5.4.

Rekonsiliasi selisih stok dengan memeriksa kartu stok, form permintaan barang, dan surat jalan untuk memastikan data stok telah di revisi sesuai dengan transaksi yang dilakukan.

Staf PB

Staf PB 5.5.

Revisi dan menyesuaikan data stok di kartu stok dan di program inventory. Kebersihan Gudang Pembelian. Staf PB

5.6. 5.7. 5.8.

5.9.

5.10.

Buang kardus yang kosong. Pastikan jalan antar rak selalu bersih dan tidak terhalang.

Staf PB

Bersihkan rak setiap minggu. Cek kebersihan lokasi stok barang secara rutin.

Staf PB

Pisahkan barang kimia dengan non kimia, barang basah dengan bahan kering, barang mudah terbakar sebaiknya diisolir.

Staf PB

Pisahkan barang yang sering dipakai di rak yang dekat dan bagian bawah dan barang yang jarang dipakai di rak yang atas dan jauh.

Staf PB

No.Dokumen : SOP/PB/07 10

Tgl Berlaku

: 3 Oktober 2014

Status Revisi : 00 Halaman : 1/1

STANDARD OPERATING PROCEDURE UJI COBA BARANG BARU Departemen : PEMBELIAN

NAMA PERUSAHAAN

1. TUJUAN Untuk memastikan produk baru diuji coba dan bisa digunakan sesuai syarat dari user. 2. CAKUPAN Seluruh produk baru. 3. DEFINISI DYM = Departemen Yang Meminta Staf PB = Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian 4. DOKUMEN Form Pengujian Barang Baru 5. RINCIAN PROSEDUR No. KEGIATAN 5.1. Menerima dan memastikan contoh barang baru sesuai spesifikasi dan bersedia diuji coba oleh DYM.


5.2.

Mengirim ke DYM dan memastikan ada tanda tangan di Form Pengujian Barang Baru untuk menjadi bukti penerimaan barang.

Staf PB

5.3.

Memastikan mengisi di kolom Penjelasan Pengujian dan tertulis jelas nama orang yang mencoba barang baru seminggu setelah barang baru tersebut diterima oleh DYM.

Staf PB

5.4.

Mengabarkan supplier beserta alasannya jika barang baru tidak berfungsi atau tidak sesuai.

Staf PB

5.5.

Jika barang baru berfungsi dan sesuai dipakai oleh DYM, PB menegosiasikan harga dan kondisi penawaran dari supplier.

Staf PB

5.6

Mengevaluasi Form Pengujian Barang Baru dan kondisi penawaran supplier tersebut untuk dijadikan referensi prosedur pembelian.

Manager PB


Tgl Berlaku

: 3 Oktober 2014

STANDARD OPERATING PROCEDURE


EVALUASI SUPPLIER Departemen : PEMBELIAN

NAMA PERUSAHAAN

1. TUJUAN Untuk menilai supplier terseleksi apakah masih layak dipertahankan. 2. CAKUPAN Seluruh supplier terseleksi. 3. DEFINISI Staf PB = Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian 4. DOKUMEN Form Evaluasi Supplier Form Kualifikasi Supplier Daftar Supplier Terseleksi 5. RINCIAN PROSEDUR No. KEGIATAN 5.1 Membuat jadwal evaluasi supplier.


5.2

Mengumpulkan data transaksi supplier.

Staf PB

5.3

Menganalisa data nilai transaksi, diskon, garansi, ketepatan waktu pengiriman barang, jumlah retur barang, tempo pembayaran.

Staf PB

5.4

Mengevaluasi dan menyimpulkan dan rencana tindak lanjut.

Mgr PB

5.5

Mengupdate daftar supplier yang terseleksi.

Staf PB


Tgl Berlaku

: 3 Oktober 2014



STOCK OPNAME Departemen : PEMBELIAN

NAMA PERUSAHAAN

1. TUJUAN Untuk mengetahui dan memeriksa apakah jumlah stok barang di gudang dan di ruangan lain sesuai dengan informasi yang tercatat di program inventory. 2. CAKUPAN Seluruh stok barang di lingkungan perusahaan. 3. DEFINISI Staf GD PB = Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian 4. DOKUMEN Form Hasil Stock Opname 5. RINCIAN PROSEDUR No. KEGIATAN 5.1 Sehari sebelum melakukan stock opname, Staf GD PB menghubungi Manager Departmen untuk minta persetujuan 5.2

Jika di setujui oleh Manager Departmen, Staf GD PB mencetak data stock ruangan yang dituju dari menu location stock yang di program inventory.

5.3

Melakukan stock opname ke semua ruangan dan gudang PB setiap tiga bulan.

5.4

Hitung dan bandingkan jumlah stock secara pisik dengan yang ada di program inventory dan catat barang-barang yang belum di order entry namun telah dipakai. Kemudian, cocokkan bin card dengan pisik dan tulis jumlah yang sesuai dengan pisik di bin card.

TANGGUNG JAWAB Staf GD PB

Staf GD PB Staf GD PB

Staf GD PB

5.5

Jika ada stock yang lewat kadaluarsanya, Staf GD PB akan menggantinya dengan stock yang baru.

Staf GD PB

5.6

Menyesuaikan informasi stock setelah transaksi penukaran yang telah lewat kadaluarsanya di menu program inventory.

Staf GD PB

5.7

Hasil stock opname harus terlebih dahulu di akui & di setujui oleh staf departmen yang ikut opname.

Staf GD PB

5.8

Menjelaskan hasil stock opname dan melaporkan ke Manager Departmen, Internal Audit dan Accounting

Staf GD PB

5.9

Tunggu keputusan Managemen untuk tindak lanjut hasil stock opname.

Staf GD PB


Tgl Berlaku

: 3 Oktober 2014



BARANG MASUK GUDANG Departemen : PEMBELIAN

NAMA PERUSAHAAN

1. TUJUAN Untuk mengetahui dan memeriksa apakah barang yang masuk gudang sesuai spesifikasi dan jumlah. 2. CAKUPAN Seluruh barang masuk gudang di lingkungan perusahaan. 3. DEFINISI Staf GD PB = Staf Gudang Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian 4. DOKUMEN Bin Card Delivery Order Purchase Order Form Barang Masuk Gudang 5. RINCIAN PROSEDUR No. KEGIATAN 5.1 Membawa barang, dokumen DO dan PO dan menyerahkan ke Satpam.

TANGGUNG JAWAB Supplier/Vendor

5.2

Memeriksa barang dan kelengkapan dokumen.

Satpam

5.3

Jika berkas lengkap barang boleh ke gudang.

Satpam

5.4

Jika berkas tidak lengkap dilarang ke gudang.

Satpam

5.5

Memeriksa barang, spesifikasi serta kelengkapan dokumen.

5.6

Mengisi dan menandatangani Form Barang Masuk Gudang.

5.7

Mengisi, verifikasi Bin Card dan program inventory.

Staf GD PB Staf GD PB, Spv GD PB Staf GD PB, Spv GD PB

14


STANDARD OPERATING PROCEDURE BARANG KELUAR GUDANG Departemen : PEMBELIAN

NAMA PERUSAHAAN

1. TUJUAN Untuk mengetahui dan memeriksa apakah barang yang keluar gudang sesuai spesifikasi, jumlah dan alasan yang tepat. 2. CAKUPAN Seluruh barang keluar gudang dan keluar dari lingkungan perusahaan. 3. DEFINISI Staf GD PB = Staf Gudang Pembelian Mgr PB = Manager Pembelian 4. DOKUMEN Bin Card Delivery Order Purchase Order Form Barang Keluar Gudang = FBKG 5. RINCIAN PROSEDUR No. KEGIATAN 5.1 Mengisi dan menandatangani FBKG.

TANGGUNG JAWAB User, Manager User

5.2

Memeriksa, menyiapkan barang dan Menandatangani FBKG.

5.3

Mengecek barang dan FBKG, jika tidak lengkap dilarang keluar gudang.

Satpam

5.4

Jika barang dan FBKG lengkap, mengizinkan barang keluar gudang.

Satpam

5.5

Membawa barang keluar gudang dan keluar lingkungan perusahaan.

5.5

Mengisi, verifikasi Bin Card dan program inventory.

User, Staf GD PB, Spv GD PB

User,Driver

Staf GD PB, Spv GD PB

PEMBELIAN ALAT TULIS KANTOR 1. Pengertian Kegiatan memesan alat tulis kantor.

15

2. Subyek 1. Pembelian 2. Direktur Keuangan 3. Manager Pembelian 4. Manager DYM 3. Kebijakan 1. Semua alat tulis kantor harus tersedia cukup dan siap pakai. 2. Manager Pembelian harus mengawasi pembelian alat tulis kantor. 4. Prosedur Pembelian Alat Tulis Kantor PROSES Begin

TANGGUNG JAWAB Manager DYM

Mengajukan permintaan ATK FPS

KETERANGAN - Mengajukan permintaan ATK untuk stok sebulan dengan mengisi Form Permintaan Stationary. - Evaluasi dan menyetujui permohonan permintaan ATK di FPS.

Evaluasi dan persetujuan FPS

Staf DYM Kirim FPS ke Pembelian Merangkum, Evaluasi dan Persetujuan FPS

Menyalin harga ATK ke PR

Staf Pembelian, Manager Pembelian Staf Pembelian

- Kirim FPS ke Pembelian dengan batas waktu paling lambat tgl 20 setiap bulannya. - Merangkum, evaluasi dan persetujuan FPS dari semua DYM.

- Menyalin harga ATK ke PR dari rangkuman FPS yang disetujui. - Mengirim PR ke DirKeu.

PR

Mengirim PR ke DirKeu Evaluasi, menimbang, menyetujui PR

DirKeu

- Evaluasi dan mempertimbangkan persetujuan permintaan ATK yang ada di PR.

1

16

1

Sekretaris DirKeu

- Mengembalikan PR yang telah disetujui dan tidak disetujui oleh DirKeu ke PB.

Staf Pembelian

- PB memberitahukan DYM apabila ada permintaan ATK yang tidak disetujui oleh DirKeu. - PB menghubungi supplier yang terseleksi untuk konfirmasi perihal kondisi dan kesanggupan penyediaan permintaan ATK. - Setelah konfirmasi supplier, PO segera dikeluarkan.

Manager Pembelian, DirKeu

- Menyetujui dan tanda tangan PO.

Staf Pembelian

- Memberikan PO ke supplier yang terseleksi.

Mengembalikan PR PB memberitahukan DYM apabila ada permintaan ATK yang tidak disetujui oleh DirKeu PB menghubungi supplier yang terseleksi untuk konfirmasi perihal kondisi dan kesanggupan penyediaan permintaan ATK Setelah konfirmasi supplier, PO segera dikeluarkan PO

Menandatangani PO Memberikan PO ke supplier

End

19. ORDER PEMBELIAN 1. Pengertian Kegiatan memesan barang dan jasa. 2. Subyek 1. Pembelian 2. Direktur Keuangan 17

3. Manager Pembelian 4. Manager DYM 5. Staf DYM 6. Sekretaris 3. Kebijakan 1. Semua pengadaan barang dan jasa harus melalui supplier terseleksi. 2. Manager Pembelian harus mengawasi pembelian barang dan jasa. 4. Prosedur Order Pembelian PROSES


Begin

KETERANGAN - Mengajukan permintaan barang atau pekerjaan dengan mengisi PR.

Mengisi PR PR

Evaluasi, tanda tangan PR

Manager DYM

- Evaluasi dan menyetujui kebutuhan permintaan barang atau pekerjaan.

Staf DYM

- Menyerahkan PR ke PB.

Staf Pembelian, Manager Pembelian Manager Pembelian

- Mencari dan membandingkan harga dari minimal dua supplier yang disetujui.

Menyerahkan PR

Bandingkan harga supplier

Tandatangan PR

Menyerahkan PR

Staf Pembelian DirKeu

Evaluasi, menimbang, menyetujui PR

- Tanda tangan PR. - Menyerahkan PR ke DirKeu. Evaluasi dan mempertimbangkan persetujuan PR.

1

18

Sekretaris

- Mengembalikan PR yang telah disetujui atau tidak disetujui kembali ke PB.

Staf Pembelian

- PR yang tidak disetujui oleh DirKeu akan dikembalikan ke DYM. - Untuk PR yang disetujui oleh DirKeu, PB terlebih dahulu menghubungi supplier yang terseleksi guna mengkonfirmasi lebih lanjut perihal kondisi barang ataupun pekerjaan sesuai permintaan perusahaan.

Manager Pembelian, DirKeu Staf Pembelian

- Menyetujui dan tanda tangan PO.

1

Mengembalikan PR ke PB Mengembalikan PR yang ditolak ke DYM

Menghubungi Supplier

Konfirmasi dan buat PO

PO

Menandatangani PO

Memberikan PO ke supplier

- Memberikan PO ke supplier yang terseleksi.

End

20. MASALAH RETUR BARANG 1. Pengertian Kegiatan menangani masalah barang yang tidak sesuai pesanan. 2. Subyek 1. Pembelian 2. Direktur Keuangan 3. Manager Pembelian 19

4. Manager DYM 3. Kebijakan 1. Mencermati semua masalah retur barang dan terdokumentasi rapi. 2. Manager Pembelian harus mengawasi masalah retur barang. 4. Prosedur Masalah Retur Barang PROSES


Begin

KETERANGAN - Mengajukan GRF atas kesalahan order entry.

Mengisi GRF GRF

Evaluasi, tanda tangan GRF

Manager DYM

- Evaluasi dan menyetujui GRF.

Staf DYM

- Menyerahkan GRF ke PB.

Manager Pembelian

- Evaluasi, menimbang menyetujui GRF.

Manager Pembelian, Staf Pembelian

- Menyesuaikan dan memperbaiki kesalahan order entry dengan masuk ke Program Inventory pilih menu issue return. - Mengedit, mencetak dan menandatangani formulir issue return. - Menyimpan satu pertinggal formulir Issue Return sebagai arsip.

Menyerahkan GRF

Evaluasi, menimbang, menyetujui GRF

Memperbaiki order entry

Edit, cetak dan tandatangan Formulir Issue Return

Staf Pembelian

dan

Formulir Issue Return

Menyimpan sebagai arsip

End

21. RETURN REJECT STOCK 1. Pengertian Kegiatan mengembalikan barang yang ditolak. 2. Subyek 1. Pembelian 2. Direktur Keuangan 3. Manager Pembelian 20

4. Manager DYM 3. Kebijakan 1. Mencermati semua masalah retur barang dan terdokumentasi rapi. 2. Manager Pembelian harus mengawasi masalah retur barang. 4. Prosedur Return Reject Stock PROSES Begin

TANGGUNG JAWAB Staf Pembelian

Identifikasi dan pisahkan barang

Tempatkan ke rak khusus

Informasikan ke Manager PB

Hubungi supplier

Negosiasi barang retur

KETERANGAN - Identifikasi dan pisahkan barang yang rusak, salah kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu singkat/ dekat. - Tempatkan barang tersebut ke rak khusus barang yang ditolak. - Informasikan ke Manager PB perihal pengembalian barang tersebut. - Hubungi supplier secara lisan lewat telepon perihal barang yang akan dikembalikan. - Hubungi supplier untuk negosiasi penukaran barang yang rusak, salah kirim, tanggal kadaluarsanya terlalu dekat. - Mengisi GRF untuk barang yang akan dikembalikan.

Mengisi GRF

GRF

Evaluasi dan menyetujui GRF

Manager Pembelian

- Evaluasi dan menyetujui GRF.

Menyerahkan GRF

Staf Pembelian

- Menyerahkan GRF ke bagian penerimaan barang. - Cek dan verifikasi barang yang akan diretur sesuai dengan formulir receive return terlampir.

Cek dan verifikasi barang retur

1

21

1

Berikan copian GRF Menyamakan data stok

Kirim GRF ke Akunting

Mencatat alasan retur ke Daftar Evaluasi Supplier

Staf Pembelian

- Berikan satu kopi GRF ke supplier dan simpan satu kopi untuk pertinggal perusahaan. - Memastikan informasi kartu stok dan data komputer sesuai dengan jumlah yang dikembalikan. - Kirim GRF ke Akunting untuk penyesuaian nilai pembelian. - Mencatat keterangan dan alasan penolakan barang tersebut ke Daftar Evaluasi Supplier. - Informasikan ke DYM apabila barang yang dikembalikan telah datang

Daftar Evaluasi Supplier

Informasi DYM barang retur sudah diganti

End

22. SELEKSI SUPPLIER 1. Pengertian Kegiatan memilih supplier baru sesuai syarat perusahaan. 2. Subyek 1. Pembelian 2. Manager Pembelian 3. User 22

3. Kebijakan 1. Setiap calon supplier harus diseleksi berdasarkan kemampuan, pengalaman dan rekam jejaknya. 2. Manager Pembelian bertanggung jawab pemilihan supplier baru. 4. Prosedur Seleksi Supplier PROSES Begin


Identifikasi Supplier baru

- Mengidentifikasi Supplier Baru : - Menerima penawaran dari supplier yang baru pertama kali menawarkan produk. - Berdasarkan adanya permintaan barang dari internal, jika ada barang yang belum pernah dipesan, maka cari supplier yang bisa memenuhi kebutuhan barang tersebut. - Menyeleksi supplier : - Kirimkan Form kualifikasi supplier. Minta supplier mengisi dan mengembalikan. Jika supplier tidak bisa, minta penjelasan dari supplier untuk memperoleh data yang diperlukan dan isikan data ke dalam form tersebut. - Minta sampel atau demo produk dari supplier.

Menerima penawaran baru

Cari supplier yang mampu

Menyeleksi supplier

Kirim Form Kualifikasi Supplier Minta sample/demo produk Terima sample/demo produk Serahkan sample/demo produk ke user

User Uji coba sample

KETERANGAN

- Menerima sample produk dari supplier. - Menyerahkan sample kepada user disertai formulir pemilihan barang baru. - Melakukan uji coba sample. - Memberikan feedback kepada PB.

Berikan feedback ke PB

1

23

1

Mengevaluasi feedback

Manager Pembelian

- Mengevaluasi berdasarkan feedback dari user dan form kualifikasi supplier. - Memberikan rekomendasi. - Update daftar supplier yang terseleksi.

Form Kualifikasi Supplier

Memberikan rekomendasi

Update Supplier

End

23. AUDIT STOCK 1. Pengertian Kegiatan mengecek jumlah dan kondisi stok barang. 2. Subyek 1. Pembelian 2. Manager Pembelian 3. Kebijakan 1. Audit harus dilakukan secara rutin jumlah dan kondisi stok barang. 2. Manager Pembelian bertanggung jawab terhadap audit stock. 24

4. Prosedur Audit Stock PROSES Begin

Memeriksa fisik stok dan kartu stok Pisahkan barang rusak dan jatuh tempo Catat selisih stok

Rekonsiliasi selisik stok Revisi data stok Buang kardus yang kosong

Jalan antar rak selalu bersih, tidak terhalang

Bersihkan rak setiap minggu

Pisahkan barang yang berbeda bahan Pisahkan barang yang sering dipakai


KETERANGAN - Memeriksa fisik stok dengan membandingkan dengan kartu stok setiap bulan. - Pisahkan barang yang telah jatuh tempo dan rusak saat memeriksa stok. - Catat selisih stok dan evaluasi barang yang jatuh tempo. - Rekonsiliasi selisih stok dengan memeriksa kartu stok, form permintaan barang, dan surat jalan untuk memastikan data stok telah di revisi sesuai dengan transaksi yang dilakukan. - Revisi dan menyesuaikan data stok di kartu stok dan di program inventory. - Kebersihan Gudang Pembelian. - Buang kardus yang kosong. - Pastikan jalan antar rak selalu bersih dan tidak terhalang. - Bersihkan rak setiap minggu. Cek kebersihan lokasi stok barang secara rutin. - Pisahkan barang kimia dengan non kimia, barang basah dengan bahan kering, barang mudah terbakar sebaiknya diisolir. - Pisahkan barang yang sering dipakai di rak yang dekat dan bagian bawah dan barang yang jarang dipakai di rak yang atas dan jauh.

End

24. UJI COBA BARANG BARU 1. Pengertian Kegiatan menguji coba barang baru oleh user sebelum dipesan. 2. Subyek 1. Pembelian 2. Manager Pembelian 3. Supplier 3. Kebijakan 1. Setiap barang baru harus diuji coba fungsi dan kelayakannya. 25

2. Manager Pembelian bertanggung jawab terhadap uji coba barang baru. 4. Prosedur Uji Coba Barang Baru PROSES Begin


Menerima barang baru Mengisi Form Pengujian Barang Baru Form Pengujian Barang Baru

Mengisi kolom Penjelasan Pengujian

Mengabari supplier

KETERANGAN - Menerima dan memastikan contoh barang baru sesuai spesifikasi dan bersedia diuji coba oleh DYM. - Mengirim ke DYM dan memastikan ada tanda tangan di Form Pengujian Barang Baru untuk menjadi bukti penerimaan barang. - Memastikan mengisi di kolom Penjelasan Pengujian dan tertulis jelas nama orang yang mencoba barang baru seminggu setelah barang baru tersebut diterima oleh DYM. - Mengabarkan supplier beserta alasannya jika barang baru tidak berfungsi atau tidak sesuai. - Jika barang baru berfungsi dan sesuai dipakai oleh DYM, PB menegosiasikan harga dan kondisi penawaran dari supplier.

Negosiasi harga Evaluasi Form Pengujian Barang Baru

Manager Pembelian

-

Mengevaluasi Form Pengujian Barang Baru dan kondisi penawaran supplier tersebut untuk dijadikan referensi prosedur pembelian.

End

25. EVALUASI SUPPLIER 1. Pengertian Kegiatan menilai supplier terseleksi apakah masih layak dipertahankan. 2. Subyek 1. Pembelian 2. Manager Pembelian 3. Kebijakan 1. Mendata nilai transaksi supplier terseleksi. 2. Manager Pembelian harus mengevaluasi supplier terseleksi secara berkala. 26

4. Prosedur Evaluasi Supplier PROSES Begin


KETERANGAN -

Membuat jadwal evaluasi supplier

Membuat jadwal evaluasi supplier. Mengumpulkan data transaksi supplier. Menganalisa data nilai transaksi, diskon, garansi, ketepatan waktu pengiriman barang, jumlah retur barang, tempo pembayaran.

Mengumpulkan data transaksi Menganalisa data transaksi

Mengevaluasi dan menyimpulkan Mengupdate daftar supplier terseleksi

Manager Pembelian

-

Mengevaluasi dan menyimpulkan dan rencana tindak lanjut.

Staf Pembelian

-

Mengupdate daftar supplier yang terseleksi.

End

26. STOCK OPNAME 1. Pengertian Kegiatan mengetahui dan memeriksa apakah jumlah stok barang di gudang dan di ruangan lain sesuai dengan informasi yang tercatat di program inventory. 2. Subyek 1. Pembelian 2. Manager Pembelian 3. Kebijakan 1. Semua data stok barang harus sama antara data fisik, kartu stok dan program inventory. 27

2. Manager Pembelian bertanggung jawab terhadap pelaksanaan Stock Opname. 4. Prosedur Stock Opname PROSES Begin


Minta persetujuan Manager Departemen

KETERANGAN -

-

Mencetak data stok

Melakukan stock opname

-

Menghitung dan membandingkan data stok

Mengganti stok kadaluarsa

Menyesuaikan informasi stok

Pengakuan dan persetujuan stock opname oleh staf

-

Melaporkan hasil stock opname

-

Menunggu keputusan management

-

End

-

Sehari sebelum melakukan stock opname, Staf GD PB menghubungi Manager Departmen untuk minta persetujuan Jika di setujui oleh Manager Departmen, Staf GD PB mencetak data stok ruangan yang dituju dari menu location stock yang di program inventory. Melakukan stock opname ke semua ruangan dan gudang PB setiap tiga bulan. Hitung dan bandingkan jumlah stock secara pisik dengan yang ada di program inventory dan catat barang-barang yang belum di order entry namun telah dipakai. Kemudian, cocokkan bin card dengan pisik dan tulis jumlah yang sesuai dengan pisik di bin card. Jika ada stok yang lewat kadaluarsanya, Staf GD PB akan menggantinya dengan stok yang baru. Menyesuaikan informasi stok setelah transaksi penukaran yang telah lewat kadaluarsanya di menu program inventory. Hasil stock opname harus terlebih dahulu di akui & di setujui oleh staf departmen yang ikut opname. Menjelaskan hasil stock opname dan melaporkan ke Manager Departmen, Internal Audit dan Accounting Tunggu keputusan Management untuk tindak lanjut hasil

27. BARANG MASUK GUDANG 1. Pengertian Kegiatan mengetahui dan memeriksa apakah barang yang masuk gudang sesuai spesifikasi dan jumlah. 2. Subyek 1. Staf Gudang Pembelian 2. Supervisor Gudang Pembelian 3. Kebijakan 1. Semua barang masuk harus sesuai spesifikasi, jumlah dan dokumen lengkap. 2. Supervisor Gudang Pembelian bertanggung jawab terhadap barang masuk gudang. 28

TANGGUNG KETERANGAN JAWAB Supplier/Vendor - Membawa barang, dokumen DO dan PO dan menyerahkan ke Satpam.

PROSES Begin

Membawa barang, dokumen DO dan PO dan menyerahkan ke Satpam

Tidak

Satpam

- Memeriksa barang dan kelengkapan dokumen. - Jika berkas lengkap barang boleh ke gudang. - Jika berkas tidak lengkap dilarang ke gudang.

Staf GD PB

- Memeriksa barang, spesifikasi serta kelengkapan dokumen.

Staf GD PB, SPV GD PB

- Mengisi dan menandatangani Form Barang Masuk Gudang. - Mengisi, verifikasi Bin Card dan program inventory.

Periksa Barang, dokumen lengkap?

Dilarang ke gudang

Ya

Boleh ke gudang

Memeriksa barang, spesifikasi serta kelengkapan dokumen

Form Barang Masuk Gudang

Bin Card dan program inventory

End

28. BARANG KELUAR GUDANG 1. Pengertian Kegiatan mengetahui dan memeriksa apakah barang yang keluar gudang sesuai spesifikasi dan jumlah. 2. Subyek 1. Staf Gudang Pembelian 2. Supervisor Gudang Pembelian 3. Satpam 3. Kebijakan 1. Semua barang keluar harus sesuai spesifikasi, jumlah dan dokumen lengkap. 2. Supervisor Gudang Pembelian bertanggung jawab terhadap barang keluar gudang. 29

PROSES Begin

TANGGUNG JAWAB User, Manager User

KETERANGAN - Mengisi dan menandatangani FBKG.

Mengisi dan menandatangani FBKG

FBKG (Form Barang Keluar Gudang)

Memeriksa, menyiapkan barang dan Menandatangani FBKG

User, Staf GD PB, Spv GD PB

- Memeriksa, menyiapkan barang dan Menandatangani FBKG

Satpam

- Mengecek barang dan FBKG, jika tidak lengkap dilarang keluar gudang. - Jika barang dan FBKG lengkap, mengizinkan barang keluar gudang.

User,Driver

- Membawa barang keluar gudang dan keluar lingkungan perusahaan

Staf GD PB, SPV GD PB

- Mengisi dan menandatangani Form Barang Masuk Gudang. - Mengisi, verifikasi Bin Card dan program inventory.

Barang dan FBKG lengkap? Tidak Dilarang keluar Boleh keluar

Membawa barang keluar

Bin Card dan program inventory

End

Supplier Code : Supplier Name : Address : Telephone : Contact Person : No

Item Code

1 2

BKX001 BKT001

Form Permintaan Stationary FPS No : FPS Date :

Item Name

UOM

Qty

Unit Price

Amount

Buku Ekspedisi AA Buku Tulis AA 30

3

KRF001

Kertas HVS Folio AA

Total Amount Requested by :

Date :

Ship to :

_______________________

Approved by :

Date :

_______________________


Item Code

Purchase Order PO No : PO Date :

Item Name

UOM

Qty

Unit Price

Amount

31

Total Amount Tax Total Amount after Tax Requested by :

Date :

Ship to :

_______________________

Approved by :

Date :

_______________________


Item Code

Form Barang Masuk Gudang PO No : PO Date :

Item Name

UOM

Qty

DO No : DO Date :

Unit Price

Amount

32

Checked by :

Date :

Staf Gudang Pembelian _______________________

Request Dept Mgr Dept Name Reason Signature/Date No

Item Code

: : : :

Approved by :

Date :

Spv Gudang Pembelian _______________________

Form Barang Keluar Gudang No :

Item Name

UOM

Qty

33

Checked by :

Date :

Approved by :

Staf Gudang Pembelian _______________________

Checked by :

Date :

Spv Gudang Pembelian _______________________

Date :

Security _______________________

SERVICE REQUEST FORM SRF No : Date/Time Request : Department : Requested by/Sign :

No

Date/Time Start : Date/Time Finish : Technician/Sign :

Description

Repair

Replace

Upgrade

34

New

Service Quality Score : (√): 1. Worst ___ 2. Bad ___ 3. Fair ___ 4. Good ___ 5. Excelent ___

SERVICE REQUEST FORM SRF No : Date/Time Request : Department : Requested by/Sign :

No

Date/Time Start : Date/Time Finish : Technician/Sign :

Description

Repair

Replace

Upgrade

New

Service Quality Score : (√): 1. Worst ___ 2. Bad ___ 3. Fair ___ 4. Good ___ 5. Excelent ___

DAFTAR SUPPLIER TERSELEKSI No

Nama Supplier

Contact Person

Alamat

Bidang Usaha

Quality System Implementation

Catatan

35


Item Code

Goods Return Form GRF No : GRF Date :

Item Name

UOM

Qty

Reason for Returning Goods(*)

Remarks

36

(*) Damaged Goods = DG, Duplicate Order = DO, Incorrect Goods = IG, Other ............. Requested by :

Approved by :

User

Manager Pembelian

FORM PEMILIHAN BARANG BARU Diserahkan oleh/Paraf : Diterima oleh/Paraf : No

Merek

Model

Penguji/Paraf : Tanggal Pengujian : Serial Number & Produk Number

Penjelasan Pengujian

Hasil Pengujian (Setuju/Tolak)

37

FORM PEMILIHAN BARANG BARU Diserahkan oleh/Paraf : Diterima oleh/Paraf : No

Merek

Penguji/Paraf : Tanggal Pengujian :

Model

Serial Number & Produk Number

Hasil Pengujian (Setuju/Tolak)

Penjelasan Pengujian

Form Kualifikasi Supplier Baru Nama Supplier

Contact Person

Alamat

Bidang Usaha

38

Kategori Bisnis PT/CV/FIRMA/UD/TOKO

NPWP

Telepon/Fax/Email

Dibuat oleh, Tanggal :

Dievaluasi oleh, Tanggal :

Staf Pembelian

Manager Pembelian

Jangka Waktu Pembayaran

Form Evaluasi Supplier Periode Evaluasi :

Kode Supplier : Parameter Penilaian A. Frekuensi barang kadaluarsa B. Frekuensi barang ditolak C. Frekuensi terlambat pengiriman

Nama Supplier : Kinerja

Nilai

39

Nilai rata-rata = (A+B+C) 3 Penjelasan : Parameter Penilaian Frekuensi barang kadaluarsa

Frekuensi barang ditolak

Frekuensi terlambat pengiriman

Kinerja

Nilai

< 3 kali 4 - 6 kali 7 – 12 kali > 15 kali < 3 kali 4 - 6 kali 7 – 12 kali > 15 kali < 3 kali 4 - 6 kali 7 – 12 kali > 15 kali

10 8 6 5 10 8 6 5 10 8 6 5

Perhitungan Penilaian : Nilai rata-rata

Penilaian

9 – 10 8–9 7–8 5–6

Sangat bagus Bagus Perlu negosiasi ulang Pertimbangkan untuk dihapus dari daftar supplier

Kesimpulan :

Disetujui oleh,

Manager Pembelian

KARTU STOK Nama Supplier : Kode Supplier : No Tgl Kode Barang

Nama Barang

UOM

Periode : Verified by : Lokasi Harga Harga Stok Beli Jual

Verified date : Masuk Keluar Saldo Akhir

Catatan

40

Kontrol Stok Jumlah Maksimal Jumlah Minimal Batas diorder kembali

41

Form Hasil Stock Opname Periode : Departemen : No

Kode Barang

Nama Barang

Nama Tim Stock Opname

UOM

Divisi : Jumlah menurut Kartu Program Selisih

Unit Price

Jabatan

Kondisi Barang Baik Rusak Hilang

Tanda Tangan dan Tanggal

42

Keterangan

43

Rangkuman Departemen Pembelian Atau Purchasing

Recommend Documents