Purchasing

Purchasing

Tugas dari purchasing adalah a)

Perencanaan 1. Membuat perencanaan pembelian barang maupun jasa sesuai permintaa pembelian yang diterima dari department terkait.

 b)

Pengaturan 1. Mengatur pembelian agar barang dan kedatangannya sesuai dengan yang diharapkan oleh department terkait 2. Mengatur pekerjaan bawahan agar dapat dilakukan lebih efesien

c)

Pencarian sumber –  sumber –  sumber  sumber informasi 1. Mencari dan membandingkan beberapa supplier untuk mendapatkan harga dan kualitas yang baik 2. Memberikan beberapa alternative pengganti untuk barang/jasa (jika diperlukan)

d)

Negoisasi 1. Melakukan negosiasi harga, penalty, cara dan waktu pembayaran serta cara dan waktu  pengiriman 2. Membuat “claim / complain supplier” jika terjadi penyimpangan

e)

Pengendalian 1. Mengontrol kegiatan pembelian (harga, kualitas, dan delivery) dan administrasi  pembelian

f)

Administrasi 1. Memproses permintaan pembelian menjadi Po (Purchase Order) serta memonitor kedatangan barang / jasa

Purchasing adalah suatu department yang dimana segala sesuatu pembelian, negosiasi harga,  pembuatan PO (purchase Order ), work permint, advent payment, IA/EA,dan lainnya. Purchasing merupakan bagian yang mempunyai tugas dan wewenang untuk menyediakan material untuk keperluan produksi.

Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Officer  

  

  

 



Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan material yang dibutuhkan Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan memastikan tanggal  pengiriman material Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai kelengkapan dokumen Pendukung material sesuai standar mutu yang berlaku Berkoordinasi dengan PPIC dan Gudang tentang jadwal dan jumlah material yang akan diorder Bersedia melakukan pembelian dilapangan / keluar kantor Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang ( inventory,material dll ) Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis dan terkontrol ( FIFO atau ERP/ MRP ) Melakukan pemilihan / seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria perusahaan Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional  perusahaan Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / control stock dll

Kualifikasi Seorang Purchasing

Untuk menjadi seorang Purchasing anda harus memenuhi standard beberapa kriteria berikut, 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Dapat Melakukan Negosiasi yang baik Memiliki Pengalaman Pembelian modern market Dapat bekerja dengan cepat Dapat menggunakan Aplikasi Komputer, minimal Ms.Office (Excel, Word, Po wer Point) Mampu bekerja secara individual & team Komunikatif Jujur & Teliti

Seorang Purchasing wajib tahu Istilah Penting yang sering digunakan Buyer

: Orang yang melakukan pembelian

Vendor / Suplyer

: Penyedia Barang.

Delivery

: Pengiriman

P/O Order Sheet : Kertas form untuk membuat order. ( Purchase Order Sheet )

FOB

: Free on Board ( Ongkos pengiriman sampai di atas kapal ditanggung penjual )

CIF (Cost, Insurance, and : Ongkos kirim dan ditanggung penjual. Freight)

Asuransi

sampai

pelabuhan

tujuan

Cancel

: Pembatalan

Delay

: Penundaan.

Approval

: Bukti yang disetujui.

Cost

: Ongkos.

Shipment

: Pengiriman dengan Kapal .

Air Freight

: Pengiriman dengan Udara.

Invoice dan Packing List

: Surat Bukti pengiriman barang.

Quotation

: Surat Penawaran.

File kerja

: Surat Penting untuk Kerja.

B/L ( Bill of loading )

: Bukti lembaran document pengiriman barang dengan kapal.

AWB ( Air Way Bill )

: Bukti lembaran document pengiriman barang dengan Udara.

APA ITU PURCHASING

Purchasing / Pembelian mengacu pada bisnis atau organisasi berusaha untuk memperoleh barang atau jasa untuk mencapai tujuan perusahaan tersebut. Meskipun ada beberapa organisasi yang mencoba untuk menetapkan standar dalam proses pembelian, proses dapat sangat bervariasi antara organisasi. Biasanya kata “beli” tidak digunakan bergantian dengan kata “pengadaan”, karena pengadaan biasanya mencakup percepatan, kualitas pemasok, dan transportasi dan logistik (T & L) selain pembelian. TUGAS MANAJER PURCHASING

Manajer pembelian / direksi, dan manajer pengadaan / direksi memandu prosedur akuisisi organisasi dan standar. Kebanyakan organisasi menggunakan tiga cara cek sebagai dasar dari  program pembelian mereka. Hal ini melibatkan tiga departemen dalam organisasi menyelesaikan  bagian terpisah dari proses akuisisi. Tiga departemen tidak semua laporan kepada manajer senior yang sama, untuk mencegah praktik yang tidak etis dan memberikan kredibilitas untuk proses. Departemen ini bisa membeli, menerima dan hutang; atau rekayasa, pembelian dan hutang; atau manajer pabrik, pembelian dan hutang. Kombinasi dapat bervariasi secara signifikan, tetapi departemen pembelian dan hutang biasanya dua dari tiga departemen yang terlibat. Ketika departemen penerima tidak terlibat, itu biasanya disebut dua arah cek atau pesanan  pembelian dua arah. Dalam situasi ini, departemen pembelian mengeluarkan tanda terima  pesanan pembelian tidak diperlukan. Ketika faktur tiba terhadap perintah, departemen hutang maka akan langsung ke pemohon dari pesanan pembelian untuk memverifikasi bahwa barang atau jasa yang diterima. Hal ini biasanya apa yang dilakukan untuk barang dan jasa yang akan

melewati departemen penerima. Beberapa contoh perangkat lunak yang dikirimkan secara elektronik, NRE bekerja (non-reoccurring jasa engineering), jam konsultasi, d ll Secara historis, departemen pembelian mengeluarkan pesanan pembelian untuk persediaan, jasa,  peralatan, dan bahan baku. Kemudian, dalam upaya untuk mengurangi biaya administrasi terkait dengan pemesanan berulang item dasar habis, “selimut” atau “master” perjanjian yang dimasukkan ke dalam tempat. Jenis perjanjian biasanya memiliki durasi yang lebih lama dan meningkatkan lingkup untuk memaksimalkan jumlah konsep skala. Ketika pasokan tambahan yang diperlukan, siaran sederhana akan dikeluarkan untuk pemasok untuk menyediakan barang atau jasa. Metode lain penurunan biaya administrasi yang berhubungan dengan kontrak berulang untuk  bahan umum, adalah penggunaan kartu kredit perusahaan, juga dikenal sebagai “Pembelian Kartu” atau hanya “P-Cards”. Program P-kartu bervariasi, tetapi semua dari mereka memiliki  pemeriksaan internal dan audit untuk memastikan penggunaan yang tepat. Manajer pembelian menyadari sekali kontrak untuk dolar rendah nilai habis berada di tempat, pengadaan dapat mengambil peran yang lebih kecil dalam operasi dan penggunaan kontrak. Masih ada  pengawasan dalam bentuk audit dan review laporan bulanan, tetapi sebagian besar waktu mereka sekarang tersedia untuk bernegosiasi pembelian besar dan menyiapkan kontrak jangka panjang lainnya. Kontrak ini biasanya diperpanjang setiap tahunnya. Kecenderungan ini jauh dari fungsi pengadaan harian (pembelian taktis) mengakibatkan  beberapa perubahan dalam industri. Yang pertama adalah pengurangan personil. Pembelian departemen yang sekarang lebih kecil. Tidak ada kebutuhan untuk tentara pegawai pesanan untuk bagian-bagian individu pengolahan seperti di masa lalu. Perubahan lain adalah fokus pada negosiasi kontrak dan pengadaan peralatan modal besar. Kedua fungsi ini diizinkan membeli departemen untuk membuat kontribusi keuangan terbesar bagi organisasi. Sebuah istilah dan  pekerjaan baru judul muncul –  sumber Strategis dan Sourcing Manajer. Para profesional ini tidak hanya terfokus pada proses penawaran dan negosiasi dengan pemasok, tetapi seluruh fungsi  penawaran. Dalam peran ini mereka mampu menambah nilai dan memaksimalkan penghematan untuk organisasi. Nilai ini diwujudkan dalam persediaan rendah, tenaga kurang, dan mendapatkan produk akhir ke konsumen organisasi lebih cepat. Keberhasilan pembelian manajer dalam peran ini mengakibatkan tugas baru di luar untuk fungsi pembelian tradisional –   logistik, manajemen material, distribusi, dan pergudangan. Semakin banyak manajer pembelian yang menjadi Manajer Supply Chain menangani fungsi tambahan dari operasi organisasi mereka. Manajer pembelian bukan satu-satunya yang menjadi Pasokan Manajer Rantai. Manajer logistik, manajer material, manajer distribusi, dll semua naik fungsi yang lebih luas dan beberapa memiliki tanggung jawab untuk fungsi pembelian sekarang. Dalam akuntansi, pembelian adalah jumlah barang perusahaan membeli sepanjang tahun ini. Hal ini juga mengacu pada informasi mengenai jenis, kualitas, kuantitas, dan biaya barang dibeli yang harus dipertahankan. Mereka ditambahkan ke persediaan. Pembelian diimbangi dengan Diskon Pembelian dan Retur Pembelian dan Tunjangan. Ketika harus ditambahkan tergantung  pada Free On Board (FOB) kebijakan perdagangan. Untuk pembeli, persediaan baru ini ditambahkan pada pengiriman jika kebijakan itu FOB shipping point, dan penjual menghapus

item ini dari persediaan. Di sisi lain, pembeli menambahkan persediaan ini pada penerimaan jika kebijakan itu tujuan FOB, dan penjual menghapus item ini dari persediaan ketika disampaikan. Barang yang dibeli untuk tujuan lain selain penjualan langsung, seperti Penelitian dan Pengembangan, ditambahkan ke persediaan dan dialokasikan untuk Penelitian dan Pengembangan beban seperti yang biasa digunakan. Di samping catatan, peralatan dibeli untuk Penelitian dan Pengembangan tidak ditambahkan ke persediaan, tapi dikapitalisasi sebagai aset.

Pengertian Manajemen Pembelian (Purchasing Management) Pembelian (purchasing) merupakan suatu proses pencarian sumber daya dan pemesanan barang maupun jasa guna menunjang jalannya fungsi produksi dalam kegiatan produksinya. Departemen Pembelian (Purchasing Department) adalah bagian yang menangani atau melakukan kegiatan pembelian ini, atau ada juga yang menyebutnya dengan Bagian Pengadaan (Procurement Department). Sedangkan pengertian dari proses pembelian sendiri adalah tindakan-tindakan dalam kegiatan  pembelian yang dilakukan secara berurutan, atau kegiatan-kegiatan yang biasa dilakukan oleh Bagian Pembelian.

Peran Penting Kegiatan Pembelian Dalam Sebuah Perusahaan Bagi perusahaan, Pembelian memiliki peranan yang sangat penting. Berikut ini 5 peran penting  pembelian bagi perusahaan beserta penjelasannya: 1. Fungsi Pokok Dalam Kegiatan Bisnis

Terdapat 6 fungsi pokok yang dijalankan oleh perusahaan, antara lain: - Creation Function: pencipta ide dan gagasan. - Finance Function: perencana, pengumpul, pengelola, dan pengawas keuangan. - Personnel Function: pengelola sumber daya manusia. - Purchasing Function: pengadaan atau pembelian barang dan jasa. - Converstion Function: pengubah bahan produksi. - Distribution Function: penyaluran atau penjualan barang dan jasa yang telah dihasilkan. Kelancaran operasi perusahaan akan terhambat tanpa adanya salah satu fungsi tersebut. Beberapa  bagian dari fungsi tersebut boleh saja dirangkap oleh satu atau dua bagian tergantung skala

 perusahaan.  Namun, ke semua fungsi pokok di atas harus tetap ada dalam suatu perusahaan agar roda bisnis tetap dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan. 2. Elemen Pokok Dalam Proses Produksi

Tujuan dasar dari aktivitas suatu perusahaan adalah memperoleh laba yang maksimal, tentunya hal ini harus didukung dengan produksi, pengembangan atau ketersediaan stok barang yang dapat dipasarkan.

Tujuan tersebut akan mampu dicapai bila terjadi interaksi yang tepat dari 5 elemen produksi yang biasa dikenal dengan 5M, yakni Machines, Man Power, Materials, Money, and Management. Materials merupakan bahan baku yang nantinya akan diolah menjadi produk yang siap dipasarkan. Tanpa adanya manajemen yang tepat dalam mengelola pembelian bahan-bahan tersebut tentunya akan memberi dampak buruk bagi kelangsungan bisnis perusahaan. Barang-barang tersebut harus tersedia sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan, sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dan waktu yang telah ditentukan, serta didapatkan dengan harga yang layak agar mampu menghasilkan keuntungan. 3. Bagian yang Bertanggungjawab dalam Outside Manufacturing

Pada umumnya, hasil produksi suatu perusahaan berasal dari 2 jenis sumber bahan baku, yaitu  bahan baku yang dihasilkan sendiri atau dibeli dari perusahaan lain. Bahan yang dibeli oleh bagian pembelian adalah bahan baku atau bahan setengah jadi. Hasil  produksi suatu perusahaan nantinya akan dipengaruhi oleh bahan baku yang dibeli oleh bagian  pembelian. Jadi, bagian pembelian merupakan bagian yang bertanggung jawab atas Outside Manufacturing dan memiliki hubungan erat dengan bagian produksi yang bertanggungjawab atas Inside Manufacturing. 4. Peningkat Keuntungan Bagi Perusahaan

Bagian pembelian juga merupakan profit center bagi perusahaan karena ikut memberikan  peranan dalam peningkatan keuntungan. Meski pada awalnya bagian pembelian dianggap sebagai cost center, karena selalu mengeluarkan  biaya bagi perusahaan, namun ketika bagian ini mampu menekan pen geluaran dari proses  pembelian yang dilakukannya, maka keuntungan yang did apat perusahaan pun menjadi dapat ditingkatkan jumlahnya.

5. Fungsi Strategis Dalam Perusahaan

Fungsi pembelian memiliki peran yang strategis dan vital dalam perusahaan karena mempengaruhi tingkat keuntungan yang bisa didapat oleh perusahaan.

Prinsip-prinsip dalam Manajemen Pembelian Prinsip dalam manajemen pembelian merupakan hal-hal pokok yang harus dijadikan pedoman atau acuan dalam pelaksanaan fungsi pembelian. Adanya fungsi pembelian dalam suatu perusahaan akan mempengaruhi kepentingan fungsifungsi lainnya. Oleh sebab itu, prinsip kerja dari manajemen p embelian harus dikelola sedemikian rupa agar mampu memberikan kontribusi yang besar demi keberhasilan dalam pencapaian tujuan  perusahaan. Beberapa prinsip yang harus diperhatikan dalam menjalankan fungsi pembelian antara lain sebagai berikut: 1. The Right Quality

Kualitas barang yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang telah dirancang atau ditetapkan oleh perusahaan. 2. The Right Price

 Nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak berlaku pada saat dan kondisi  pembelian dilakukan. 3. The Right Quantity

Jumlah yang tepat dan benar-benar diperlukan oleh perusahaan pada waktu tertentu. 4. The Right Time

Barang tersedia setiap kali diperlukan atau sesuai jadwal yang telah ditetapkan. Persediaan  barang haruslah diperhitungkan dengan baik sehingga tidak menimbulkan biaya lebih besar untuk perawatan barang tersebut. 5. The Right Place

Barang yang dibeli atau diserahkan sesuai dengan tempat yang dikehendaki oleh perusahaan sebagai pembeli.

6. The Right Source

Barang berasal dari sumber yang tepat, yaitu apabila memenuhi prinsip-prinsip pembelian yang lain.

Pengertian Purchasing dan Prosedur dalam Proses Purchasing  – Kata “ Purchasing ” berasal dari bahasa Inggris dan sering digunakan dal am Industri-industri luar negeri maupun dalam negeri. Jika diterjemahkan langsung, maka Purchasing dapat diartikan sebagai “Pembelian” dalam bahasa Indonesia. Jadi pada dasarnya, Purchasing adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Departemen yang menangani proses  purchasing tersebut biasanya disebut dengan Purchasing Department.

Puchasing merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dalam Manajemen Material, Selain dilibatkan dalam pembelian Material untuk kegunaan Produksi, Purchasing juga bertugas dalam  pencarian dan pembelian mesin-mesin produksi, peralatan dan perlengkapan produksi berserta fasilitas-fasilitas lainnya yang mendukung kelancaran proses produksi. Sasaran Utama Purchasing adalah untuk menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material dan juga mengurangi biaya-biaya terkaitnya sehingga biaya pembuatan barang jadi dan ditekan seminimal mungkin.

Prosedur dalam Proses Purchasing Prosedur dibawah ini merupakan urutan langkah-langkah dalam proses Purchasing (proses  pembelian).

Mememahami Kebutuhan dan Menerima Permintaan dari Pihak yang membutuhkan Langkah pertama dalam proses Purchasing adalah mengerti dan memahami kebutuhan dari pihak yang membutuhkan barang dan jasa tersebut. Pihak atau bagian yang membutuhkan tersebut akan mengajukan permintaan pemesanan atau pembelian dengan dokumen tertulis seperti Purchase Requisition Form (Formulir Permintaan Pembelian) yang telah disetujui oleh kepala  bagian ataupun Manajer terkait. Formulir Permintaan Pembelian harus tertera jelas mengenai  barang yang diinginkan seperti spesifikasi material, jumlah yang diinginkan, tanggal diperlukan dan pemasok yang disarankan.

Pemilihan Pemasok Proses pemilihan Pemasok atau Supplier biasanya terdiri dari dua aspek dasar, yaitu melakukan  pencarian terhadap semua pemasok potensial dan membuat daftar semua pemasok yang telah diidentifikasi. Informasi-informasi mengenai Pemasok pada umumnya bisa didapatkan dari

 beberapa sumber seperti direktori perdagangan, iklan, email rekomendasi diri dari pemasok itu sendiri, menghadiri pameran, partisipasi di konvensi industri ataupun saran dari asosiasi dan forum bisnis. Semakin banyak sumber yang kita id entifikasikan dapat membantu kita dalam menentukan pemasok mana yang paling tepat. Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih  pemasok adalah harga bukanlah satu-satunya pertimbangan dalam mendapatkan Pe masok yang tepat. Karena selain harga, beberapa poin penting yang harus dipertimbangkan seperti kemampuan dalam menyediakan jumlah yang dibutuhkan, kualitas produk yang dibutuhkan, kemampuan finansial perusahaan pemasok dan lain sebagainya. Jika semua poin yang disebutkan sama, maka Hargalah yang menjadi penentu dalam pemilihan Pemasok.

Melakukan Pemesanan Setelah menetapkan Pemasok/Supplier mana yang dipilih, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemesanan atau dalam industri biasanya disebut dengan “Purchase Order” atau “PO”. Purchase Order pada dasarnya adalah sebuah dokumen yang dikirimkan ke Pemasok untuk memasokan barang atau jasa yang dibutuhkan. Pada umumnya, dokumen atau surat Purchase Order (PO) terdiri dari 6 salinan, masing-masing salinan tersebut dituju kepada Pemasok, pihak  pemohon (requestor), Petugas Gudang, bagian akuntansi, bagian inspeksi dan satu salinan lagi untuk bagian Purchasing sendiri sebagai arsip.

Menindaklanjuti dan memantau perkembangan Pesanan Setelah melakukan Pemesanan dan Pemasok telah mengetahui apa yang dibutuhkan, maka  prosedur Purchasing selanjutnya adalah melakukan pemantauan perkembangan pesanan tersebut atau biasanya disebut dengan “Follow-up” di Industri. Prosedur ini diperlukan agar Pemasok dapat menyediakan serta mengirimkan barang atau jasa yang dibutuhkan tersebut tepat pada waktu dan jumlah yang dijanjikan. Petugas Purchasing biasanya akan menanyakan ke Pemasok mengenai perkembangan barang dan jasa yang dibutuhkan tersebut melalui Email, telepon atau kunjungan langsung ke kantor/pabrik pemasok.

Penerimaan Barang dan Pemeriksaan Bagian Penerimaan akan menerima barang yang dipasok oleh Pemasok dan mencocokan jumlah dengan dokumen Purchase Order. Bagian Purchasing akan diberitahukan tentang ketibaan  barang tersebut dan juga hasil dari pemeriksaannya.

Pembayaran Faktur Setelah barang yang dipesan tersebut diterima dengan kondisi yang memuaskan dan sesuai dengan permintaan, Faktur tagihan akan diperiksa sebelum disetujui. Setelah Faktur diperiksa dan disetujui maka pembayaran pun dilakukan sesuai dengan perjanjian yang ditetapkan.

Pemiliharaan Dokumen Pembelian Sebagian besar pembelian di perusahaan Industri merupakan pembelian yang berulang atau Repeat Order. Oleh karena itu, dokumen-dokumen penting pada pembelian sebelumnya

merupakan panduan untuk pembelian selanjutnya. Dari Dokumen-dokumen tersebut, Petugas Purchasing ataupun Manajemen dapat lebih jelas mengetahui pemasok mana yang baik dan tepat untuk pemesanan atau pembelian pada masa yang akan datang.

Memelihara dan Menjaga hubungan dengan Pemasok Hubungan antara Perusahaan yang bersangkutan dengan Pemasok harus dipelihara dan dijaga dengan baik. Hubungan ini harus dijalin dalam bentuk saling percaya dan itikad baik untuk saling membantu dan menghargai. Hubungan baik akan bermanfaat dan menguntungkan kedua  pihak baik bagi pembeli maupun pemasok.