ANALISIS PROSES PERMINTAAN DAN PEMBELIAN BARANG DI DEPARTEMEN PURCHASING PADA PT. HANURABA SAWIT KENCANA REGIONAL PALEMBANG
REZA FAHLEFI PUTRA 09.145.008 Manajemen Informatika
ABSTRAK Tugas akhir ini mengambil mengambil judul “Analisis Sistem Permintaan Dan Pembelian Barang Di Departement Purchasing Pada PT. Hanuraba Sawit Kencana Region Palembang”. Dalam proses permintaan permintaan dan pembelian barang masih masih terdapat beberapa beberapa kekurangan, kekurangan, karena sistem yang ada belum terhubung langsung antara estate / estate / kebun sebagai user atau atau pengguna barang dan departement purchasin departement purchasing g sebagai sebagai penyedia barang yang dibutuhkan estate / estate / kebun. Untuk itu guna mempermudah system permintaan dan pembelian barang, maka penulis mencoba menganalisis Sistem Permintaan Dan Pembelian Barang Di Departement Purchasing Pada PT. Hanuraba Sawit Kencana Region Palembang, yang bertujuan untuk mengatasi permasalahan permasalahan yang ada pada departement purchasing PT. Hanuraba Sawit Kencana. Untuk menganalisis proses permintaan dan pembelian barang di PT. Hanuraba Sawit Kencana, menggunakan metode analisis sistematis, merupakan analisis yang dilaksanakan menurut pola tertentu dan yang paling sederhana sampai kompleks kompleks hingga tercapai tujuan secara efektif dan efisien. Untuk pemecahan masalah dilakukan dengan memperbaiki proses yang ada agar proses permintaan dan pembelian barang dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
Kata kunci : purchasin : purchasing g , permintaan dan pembelian barang
1
1.
melibatkan
PENDAHULUAN
Di
era
Selain
itu
ada
saat
ini,
teknologi yang memperlancar pertukaran
pengetahuan pengetahuan
dan
informasi yaitu teknologi internet yang
pesat
menyediakan informasi dan melakukan
sehingga menuntut sumber daya yang
pengiriman data baik teks, gambar, suara
berkualitas dalam hal komputerisasi komputerisasi bagi
maupun gambar bergerak dengan cepat,
semua
tepat, dan akurat.
perkembangan perkembangan teknologi
globalisasi
komputer.
ilmu
sangatlah
kalangan,
telekomunikasi,
maju
baik
pendidikan,
dan
dari
segi
kesehatan
PT.
Hanuraba
Sawit
Kencana
maupun dalam dunia bisnis. Dengan
merupakan salah satu perusahaan yang
adanya perkembangan ilmu pengetahuan
bergerak di bidang perkebunan kelapa
dan teknologi mengakibatkan banyaknya
sawit.
perubahan yang terjadi terutama di bidang
permintaan permintaan dan pembelian pembelian barang di PT.
administrasi dan manajement. Dengan
Hanuraba Sawit Kencana. Didalam proses
meningkatnya kebutuhan akan berbagai
permintaan permintaan dan pembelian pembelian barang ini
jenis informasi mendorong manusia untuk
masih
mengembangkan teknik – teknik yang
dikarenakan
baru, agar pengolahan pengolahan data dan informasi
terhubung langsung antara kebun dengan
dapat dilakukan secara cepat dan efisien.
kantor regional sehingga masih banyak
Untuk mencapai hasil yang baik perlu
hambatan dan kesalahan. Untuk itu sistem
adanya perhatian dan penanganan untuk di
dalam permintaan dan pembelian barang
ambil dalam suatu keputusan yang tepat
di analisis dan di teliti agar proses
sesuai dengan tujuan yang diharapkan,
permintaan permintaan dan pembelian pembelian barang dapat
tentu tidak hanya mengandalkan tenaga
lebih baik dan berjalan lebih effisien.
manusia saja akan tetapi memerlukan peralatan modern.
satu
peralatan
belum
fokus
berjalan sistem
pada
dengan
yang
ada
proses
lancar belum
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis melakukan penelitian dengan judul:
Teknologi komputer merupakan salah
Peneliti
modern
yang
memberikan alternatif pemecahan masalah yang efektif dalam memenuhi kebutuhan akan informasi tersebut. Teknologi ini
“ANALISIS
PROSES PERMINTAAN
DAN PEMBELIAN BARANG DI DEPARTEMEN PURCHASING PADA PADA PT. HANURABA SAWIT KENCANA REGIONAL PALEMBANG”.
mempunyai kemampuan mengelola data menjadi suatu bentuk informasi jauh lebih baik dan canggih dari sistem manual yang
2
1.
melibatkan
PENDAHULUAN
Di
era
Selain
itu
ada
saat
ini,
teknologi yang memperlancar pertukaran
pengetahuan pengetahuan
dan
informasi yaitu teknologi internet yang
pesat
menyediakan informasi dan melakukan
sehingga menuntut sumber daya yang
pengiriman data baik teks, gambar, suara
berkualitas dalam hal komputerisasi komputerisasi bagi
maupun gambar bergerak dengan cepat,
semua
tepat, dan akurat.
perkembangan perkembangan teknologi
globalisasi
komputer.
ilmu
sangatlah
kalangan,
telekomunikasi,
maju
baik
pendidikan,
dan
dari
segi
kesehatan
PT.
Hanuraba
Sawit
Kencana
maupun dalam dunia bisnis. Dengan
merupakan salah satu perusahaan yang
adanya perkembangan ilmu pengetahuan
bergerak di bidang perkebunan kelapa
dan teknologi mengakibatkan banyaknya
sawit.
perubahan yang terjadi terutama di bidang
permintaan permintaan dan pembelian pembelian barang di PT.
administrasi dan manajement. Dengan
Hanuraba Sawit Kencana. Didalam proses
meningkatnya kebutuhan akan berbagai
permintaan permintaan dan pembelian pembelian barang ini
jenis informasi mendorong manusia untuk
masih
mengembangkan teknik – teknik yang
dikarenakan
baru, agar pengolahan pengolahan data dan informasi
terhubung langsung antara kebun dengan
dapat dilakukan secara cepat dan efisien.
kantor regional sehingga masih banyak
Untuk mencapai hasil yang baik perlu
hambatan dan kesalahan. Untuk itu sistem
adanya perhatian dan penanganan untuk di
dalam permintaan dan pembelian barang
ambil dalam suatu keputusan yang tepat
di analisis dan di teliti agar proses
sesuai dengan tujuan yang diharapkan,
permintaan permintaan dan pembelian pembelian barang dapat
tentu tidak hanya mengandalkan tenaga
lebih baik dan berjalan lebih effisien.
manusia saja akan tetapi memerlukan peralatan modern.
satu
peralatan
belum
fokus
berjalan sistem
pada
dengan
yang
ada
proses
lancar belum
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis melakukan penelitian dengan judul:
Teknologi komputer merupakan salah
Peneliti
modern
yang
memberikan alternatif pemecahan masalah yang efektif dalam memenuhi kebutuhan akan informasi tersebut. Teknologi ini
“ANALISIS
PROSES PERMINTAAN
DAN PEMBELIAN BARANG DI DEPARTEMEN PURCHASING PADA PADA PT. HANURABA SAWIT KENCANA REGIONAL PALEMBANG”.
mempunyai kemampuan mengelola data menjadi suatu bentuk informasi jauh lebih baik dan canggih dari sistem manual yang
2
2.
ada
TUJUAN PENELITIAN
Adapun tujuan dari pelaksanaan penelitian ini adalah mempelajari mempelajari dan mengamati bagaimana proses permintaan dan pembelian barang pada PT. HSK
di
PT.
HSK
Region
Palembang. b. Observasi ( Pengamatan ) Pengamatan objek
langsung
penelitian
ke
dengan
mengetahui proses permintaan
Region Palembang.
dan pembelian barang pada PT. Hanuraba Sawit Kencana. 3.
METODE
PENGUMPULAN
DATA
c. Dokumentasi Penulis
menggunakan
data
dalam
keadaan umum pada PT. HSK
pengumpulan pengumpulan data penulis menggunakan menggunakan
Region Palembang berupa buku
beberapa cara untuk mendapatkan mendapatkan data,
sejarah IMC Plantations, foto foto
antara lain adalah :
serta data lainnya yang berkaitan
Adapun
metode
dengan penelitian yang akan di 1. Data Primer / Penelitian Lapangan ( Field Research Research ) Yaitu data informasi yang di peroleh secara langsung dari objek yang di teliti yaitu pada PT. HSK Region Palembang. Adapun cara
yang
di
gunakan
untuk
mengumpulkan data primer dengan menggunakan
metode – metode
sebagai berikut :
Data yang di ambil dari buku – buku ilmu pengetahuan pengetahuan yang di dapat penulis baik berasal dari buku referensi yang berhubungan berhubungan dengan masalah yang di teliti, media
cetak
maupun
media
2. Data Sekunder / Data Kepustakaan (
Pengumpulan data dengan cara wawancara
dan
langsung
dengan
tanya
Pratama
library search )
jawab General
Manager PT. HSK, Bapak Rio Adi
d. Studi Pustaka
elektronik.
a. Wawancara
Wira
buat.
dan
para
Mengumpulkan data dengan cara membawa dan mempelajari buku – buku – buku literatute literatute dan tulisan – tulisan – tulisan tulisan
pegawai PT. HSK dengan tujuan
yang ada hubungannya dengan
untuk mengetahui informasi yang
masalah yang akan dibahas, hal ini dapat menjadi pedoman dalam
3
penulisan laporan tugas akhir yang di
selanjutnya assistant lapangan melapor
lakukan dalam ANALISIS PROSES
kepada KTU (Kepala Tata Usaha)
PERMINTAAN DAN PEMBELIAN
kebun agar di buatkan PR ( Purchase
BARANG DI DEPARTEMEN
Requisition ).
PURCHASING PADA PT.
4.
3. Jika sudah PR tersebut di cetak dan di
HANURABA SAWIT KENCANA
mintakan approve estate manager dan
REGION PALEMBANG.
general manager. 4. Jika PR sudah selesai di approve oleh
HASIL PEMBAHASAN
general manager, maka PR tersebut
1. Sistem Yang Sedang Berjalan Selama melakukan penelitian di PT.
Hanuraba Palembang,
Sawit
Kencana
banyak
kegiatan
Region
bisa
proses kegiatan kerja di PT. Hanuraba Sawit Kencana baik aktivitas pegawai maupun proses permintaan dan pembelian barang. Adapun proses tersebut adalah
diberikan
kepada
department purchasing . Jika
yang
dilakukan diantaranya untuk mengamati
langsung
permintaannya
berupa
pekerjaan atau jasa yang bersifat kontrak maka SOP yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Estate manager melakukan pengecekan terhadap estate yang dipimpinnya dan mengambil tindakan serta keputusan
sebagai berikut :
bahwa progress apa yang dibutuhkan estatenya agar dapat berkembang. 2. Proses Permintaan Barang Yang Di
2. Untuk progress pekerjaan yang bernilai besar dan bersifat kontrak, maka estate
Butuhkan Estate ( Kebun )
Untuk permintaan barang, maka SOP
manager akan membuat sebuah draft
( system operational procedure ) yang di
persetujuan untuk suatu pekerjaan yang
gunakan adalah sebagai berikut :
di
1. Pada saat kebun ingin melakukan
management atau yang sering disebut
tujukan
kepada
pimpinan
yang
dengan CR ( Contract Requisition ).
dibutuhkan, assistan lapangan terlebih
CR ini harus di approve oleh pimpinan
dahulu
keadaan stock
management IMC Plantations sesuai
barang yang akan di order kepada store
dengan polecy masing – masing
keeper agar tidak terjadi oper stock.
sebagai
sebuah
permintaan
menanyakan
barang
2. Jika sudah konfirmasi dengan store keeper tentang keadaan stock barang,
bukti
menyetujui
bahwa untuk
management pelakasanaan
pekerjaan tersebut.
4
3. Jika CR (Contract Requisition) tersebut
(Schedule Of Quotations) dari beberapa
sudah di approve dan di setujui, CR
penawaran
tersebut di berikan kepada departement
Untuk
contract
persyaratan minimal 2 penawaran atau
untuk
kontraknya
dibuatkan dan
draft
dicarikan
kontraktornya agar pekerjaan tersebut dapat segera dilaksanakan.
harga
SQ
barang
tersebut.
juga
memiliki
ini
lebih dari supplier. 4. Jika SQ sudah di buat dan disetujui oleh purchasing manager, selanjutkan akan di buatkan PO ( Purchase Order )
3. Proses Pembelian Di Departement
berdasarkan PR yang di pinta. 5. PO yang sudah di
Purchasing.
Pada departement purchasing juga
approve oleh
purchasing manager
dan
general
sudah memiliki SOP ( system operational
manager selanjutnya di berikan kepada
procedure ) yang dibuat dan ditentukan
supplier yang memenangkan SQ, agar
oleh
supplier tersebut dapat menyiapkan dan
pimpinan
Plantations.
management
Untuk
pembelian
IMC barang
maka SOP yang digunakan adalah sebagai
mengirimkan barang yang kita order. 6. Jika barang yang di POkan sudah
berikut :
datang, maka purchasing departement
1. PR ( Purchase Requisition ) yang
akan mengirimkan barang tersebut ke
sudah di terima dari kebun akan di
lokasi
kebun
agar
dapat
stempel received terlebih dahulu agar
digunakan oleh kebun.
segera
tahu PR mana yang sudah terlalu lama menggantung dan belum di proses. 2. PR yang sudah di stempel received
4. Analisis
Sistem
Permintaan
dan
Pembelian Barang
akan dibagi berdasarkan jenis barang
Proses permintaan dan pembelian
yang diminta dan diserahkan kepada
barang
ini
akan
purchaser sesuai dengan jenis barang
perkebunan kelapa sawit dari pertama kali
yang sudah ditentukan sebelumnya.
perusahaan
tersebut
selalu
terjadi
berdiri
di
sampai
3. PR yang sudah dibagi akan segera
perusahaan tersebut berkembang. Proses
dicarikan penawaran harganya untuk
ini merupakan sebuah sirkular kebutuhan
barang yang di minta. Jika beberapa
kebun akan suatu barang yang akan coba
supplier sudah memberikan penawaran
dipenuhi oleh departement purchasing
harga
kebun
untuk selalu mensuport apa saja yang
butuhkan, maka akan dibuatkan SQ
dibutuhkan kebun. Untuk sistem yang
untuk
barang
yang
5
digunakan dalam proses permintaan dan
1. Buka tampilan shortcut program yang
pembelian barang ini adalah aplikasi
ada pada tampilan desktop komputer
FoxPro yang masih berbasis DOS. Sistem
dengan
yang
gambar dibawah ini:
ada
ini
belum
bisa
terhubung
cara
klik shortcut seperti
langsung antara kebun / estate dengan kantor regional Palembang. Jadi dalam proses permintaan dan pembelian barang
Gambar 5.1 Tampilan Shortcut
ini menjadi 2 bagian di mana pertama di
Program Store
lakukan di kebun / estate dan yang ke dua dilakukan di kantor regional Palembang di departement purchasing dan departement
2. Setelah kita klik shortcut program store,
maka akan keluar tampilan awal
program seperti berikut :
accounting.
5. Proses Permintaan Barang Di Kebun
Seperti
yang
di
jelaskan
sebelumnya, permintaan di kebun ini berawal dari semua laporan karyawan kebun, mulai dari karyawan harian sampai
Gambar 5.2 Tampilan Awal Program
ke senior assistant lapangan kepada estate
Store
manager akan kebutuhan barang yang akan dialokasikan di kebun baik untuk perawatan dan kelangsungan pertumbuhan bibit kelapa sawit dan tanaman kelapa sawit. Jika semua laporan itu sudah di terima oleh estate manager, maka estate manager tersebut akan memerintahkan KTU ( Kepala Tata Usaha ) untuk membuatkan
sebuah
PR
( Purchase
Didalam tampilan awal ini terdapat kata LPT1, dimana kata LPT1 ini adalah untuk melambangkan printer yang digunakan ada di port satu program. 3. Setelah
tampilannya
keluar
seperti
diatas, maka kita bisa tekan enter dan akan keluar tampilan login program seperti dibawah ini :
Requisition ) dari sistem yang sudah ada dan sudah di gunakan oleh perusahaan. Banyak langkah – langkah yang dilakukan dalam proses penginputan PR diantaranya adalah sebagai berikut :
6
Gambar 5.3 Menu Login Program Gambar 5.5 Tampilan Menu Input PR
Store
4. Jika passwordnya benar, maka kita bisa menggunakan program store, adapun menu utamanya seperti tampilan di
6. Didalam menu PR ini terdapat dua pilihan dalam penginputan PR, yaitu : PR stock dan PR non stock . PR stock ini untuk barang – barang yang bersifat
bawah ini :
sering dipakai dan tidak langsung habis atau dipakai secara terus menerus (contoh : pupuk, racun, bibit sawit, dll), sedangkan untuk PR non stock untuk barang – barang yang sekali pakai dan lansung habis dan juga barang – barang Gambar 5.4 Tampilan Menu Utama Program Store
5. Didalam tampilan ini banya terdapat pilihan
menu
yang
dilambangkan
yang
dibutuhkan
kebun
(contoh
:
motor, mesin – mesin, alat – alat work shop, dll). Jika kita mau menginput PR untuk kategori stock sebelumnya kita
dengan angka. Untuk menginput PR
harus
( Purchase Requisition) menu yang di
barangnya
pilih adalah menu nomor 03. Kita bisa
menginput kode stock barang kita
langsung tekan nomor 03 saja pada
harus kembali ke menu awal program
keyboard computer , maka akan keluar
store. Untuk kembali ke menu awal
tampilan sebagai berikut :
program store kita tinggal menekan tombol
menginputkan terlebih
angka
0
kode dahulu.
pada
stock Untuk
keyboard
computer dan akan kembali ke menu awal swperti berikut :
7
Gambar 5.8 Tampilan Menu Stock Master
Di dalam menu ini terdapat tiga pilihan menu, yaitu : C (Create) untuk menambahkan kode stock barang baru didalam data base Gambar 5.6 Tampilan Menu Awal
program, kemudian A ( Mend ) untuk
Program Store
Jika sudah kembali ke menu awal seperti tampilan diatas maka kita
mengedite kode stock
barang yang sudah ada di dalam data base program, dan yang
bisa memilih menu master dengan
terakhir Q (Quit ) untuk keluar dari
menekan angka 02 pada keyboard
program input kode stock. Di sini
computer ,
kita memilih C (Create) karena
maka
akan
keluar
kita
tampilan sebagai berikut :
akan
menginputkan
kode
stock baru. Untuk menjalankannya kita tinggal menekan tombol huruf C pada keyboard komputer maka akan
keluar
tampilan
sebagai
berikut :
Gambar 5.7 Tampilan Menu Input Master Program Store
Selanjutnya kita pilih stock master dengan cara langsung menekan huruf
A,
maka
akan
tampilan sebagai berikut :
keluar Gambar 5.9 Tampilan Input Stock Master
Setelah tampilannya keluar, maka kita bisa mengisi kode stock yang baru untuk pembelian barang yang bersifat stock item. 7. Untuk membuat dan menginput PR stock , langkah – langkah yang kita
8
lakukan adalah didalam menu input PR
sudah
pernah
kita
input
kita tinggal menekan tombol huruf A
sebelumnya yang tersimpan di
pada keyboard komputer, maka akan
database program. Kita tinggal
keluar tampilan sebagai berikut :
memilih salah satu kode stock barang yang ingin kita beli dengan menekan tombol enter pada item stock barang yang kita pilih.
Gambar 5.10 Tampilan Input PR Stock
Jika tampilannya sudah keluar, kita bisa langsung menginput PR
Gambar 5.12 Tampilan Input PR
untuk barang yang dibutuhkan
Jika sudah kita pilih dan kita tekan
kebun. Untuk menginput kode
enter
stock dalam PR ini, program yang
tinggal mengisi kolom quantity
digunakan akan langsung mencari
pada
sendiri
banyak barang yang dibutuhkan
kode stock yang kita
maka
program
selanjutnya
untuk
kita
berapa
menekan
kebun. Jika quantitynya sudah kita
tombol enter pada kolom kode
isi, kita bisa langsung menekan
stock pada program. Tampilannya
tombol escip agar selanjutnya kita
sebagai berikut :
bisa
inginkan
ketika
kita
memberikan
keterangan
untuk PR yang kita buka tersebut, tampilannya sebagai berikut :
Gambar 5.11 Tampilan Input Kode Stock Pada Proses Pembuatan PR
Pada
tampilan
tersebut
akan
keluar semua kode stock yang
Gambar 5.13 Tampilan Input Keterangan PR
9
Jika keterangan yang dibutuhkan pada PR tersebut selesai kita buat, maka kita bisa langsung menekan tombol escip untuk keluar dari program input PR stock . Untuk mencetak PR yang sudah kita iput kita tinggal menekan tombol huruf F pada program, tampilannya sebagai berikut :
Gambar 5.15 Tampilan Cetak PR
Jika tampilannya sudah keluar seperti
berikut,
kita
tinggal
menginput nomor PR berapa yang ingin kita cetak. Selanjutnya untuk mencetak no PR yang ingin kita cetak,
kita
tinggal
menakan
tombol Y pada program dan PR tersebut Gambar 5.14 Tampilan Menu Cetak PR
tiga pilihan menu, yaitu : ( yes)
untuk
bisa
langsung
tercetak. 8. Untuk menginput PR non stock ,
Pada tampilan kali ini memiliki
1. Y
akan
langkah
–
digunakan mencetak
semua PR stock yang sudah pernah kita input 2. N (no) untuk mencetak no PR
langkah
sama
seperti
yang yang
dilakukan pada saat menginput PR stock . Pada menu PR kita memilih menu yang di wakili dengan huruf B, tampilannya seperti berikut :
yang hanya ingin kita cetak saja 3. Q (quit ) jika kita tidak jadi mencetak PR yang sudah kita input. Untuk mencetak PR yang sudah kia input tadi, maka kita bisa
Gambar 5.16 Tampilan Input PR Non
langsung menekan tombol huruf
Stock
N, dan tampilannya akan berubah
Selanjutnya
kita
tinggal
sebagai berikut :
menginputkan nama barang dan
10
quantity barang yang ingin kita
Gambar 5.18 Tampilan Menu Cetak
beli. Untuk menginput keterangan
PR
yang akan kita buat dan kita cetak
Jika tampilannya sudah seperti
kita tinggal menekan tombol escip
berikut, kita tinggal menginput
dan tampilannya akan berubah
huruf
seperti berikut :
tampilannya
N
pada
program
akan
dan
berubah
menjadi seperti berikut :
Gambar 5.17 Tampilan Input Keterangan PR
Kita
bisa
langsung
memberi
Gambar 5.19 Tampilan Menu
komen dan keterangan untuk PR
Cetak PR Sesuai No PR
yang akan kita cetak ini. Jika
Kita bisa langsung menginput no
keterangan sudah selesai kita buat,
PR berapa yang ingin kita cetak,
kita
dan
bisa
langsung
menekan
untuk
mencetaknya
kita
tombol escip untuk keluar dari
tinggal menekan tombol Y pada
program input PR non stock .
program, dan berikut hasil PR
Untuk mencetak PR non stock
yang kita cetak :
yang sudah kita input tadi, kita bisa langsung menekan huruf G pada komputer dan tampilannya akan keluar seperti berikut :
Gambar 5.20 Contoh Tampilan PR ( Purchase Requisition)
Sumber : Purchasing PT. Hanuraba Sawit Kencana
11
6. Pembelian
Pada
Pada
Departement
sendiri
Purchasing .
Departement
purchasing
telah
departement diatur
dan
purchasing dibuat
alur
pekerjaan yang berlaku, mulai dari proses
merupakan departemen supporting yang
penerimaan PR dari kebun sampai barang
mempunyai fungsi mencarikan, membeli
yang dibutuhkan kebun dibelikan dan
dan memenuhi semua permintaan yang
dikirimkan hingga diterima oleh pihak
dibutuhkan
kebun. Purchasing sendiri
kebun. Alur kerja ini telah dibuat dan
akan banyak berhubungan dengan pihak
diberlakukan mulai dari bulan Maret 2009
luar atau pihak ke tiga yang disebut
dan
masih
berlaku
hingga
sekarang.
supplier sebagai pihak penyedia barang dan
jasa
yang
Purchasing dengan
juga
dibutuhkan akan
departement
kebun.
berhubungan
accounting
dan
finance dimana departement accounting dan finance adalah departement yang akan memferifikasi dan melakukan pembayaran
Gambar 5.21 Alur Kerja Departement Purchasing
Sumber : Purchasing PT. Hanuraba Sawit
semua tagihan supplier . Departement Regional
Kencana purchasing
Palembang
dipimpin
di oleh
seorang Manager Purchasing dan dibantu oleh dua orang Executive Purchasing dan satu
orang Admin Clerk Purchasing .
Untuk pembagian tugasnya sudah diatur oleh Head of Purchasing yang berada di Jakarta
office
yang
membawahi
departement purchasing di dua region yang berada di IMC Plantations. Untuk SOPnya sendiri juga sudah di tentukan oleh Head of Purchasing dan sudah disetujui dan disahkan oleh management IMC Plantations.
Proses kerja pada departement purchasing sendiri dimulai pada saat penerimaan PR ( Purchase Requisition) dari estate / kebun. PR tersebut diterima oleh admin clerk purchasing dari kebun kemudian di data dan di stempel received agar dapat diketahui kapan PR ini diterima dan berapa proses yang di butuhkan untuk memproses PR tersebut. Setelah di data dan di stempel received , PR tersebut diberikan kepada Manager Purchasing untuk di sign dan dibagi kepada dua executive
purchasing
sesuai
dengan
bidang pembelian masing – masing.
7. SOP Pada Departement Purchasing.
12
Executive
purchasing
sendiri
tagihan supplier mendapatkan credit /
dibagi menjadi dua bagian berdasarkan
tempo mulai dari 30 hari, 14 hari, atau
bidang pembelian masing – masing,
minimal 7 hari dari barang atau invoice
diantaranya :
diterima dari pihak supplier. Jika barang
1. Bidang pembelian special order.
yang dipinta kebun bersifat langka atau
Merupakan pembelian untuk barang –
barang yang sukar untuk dicari, maka
barang
penawaran harga bisa menggunakan dua
yang
bersifat
tender
dan
pembelian asset perusahaan. Contoh :
fertilizer
agrochemical
atau satu supplier yang bisa menyediakan (pupuk),
(racun),
barang tersebut saja.
mobil,
Jika beberapa penawaran harga
traktor, dan barang yang bersifat
dari barang yang dibutuhkan telah didapat
asset lainnya.
dari
2. Bidang pembelian umum.
beberapa
supplier,
selanjutnya
executive bisa langsung membuatkan tabel
Merupakan pembelian yang bersifat
perbandingan penawaran dari beberapa
rutin dan tidak bersifat tender.
supplier atau dalam isitilah purchasing
Contoh :
sering disebut dengan SQ (Schedule of
spare part mesin, barang
material,
atk,
perlengkapan
alat
–
pertanian,
alat
Quaotation).
dan
format perbandingan harga barang kualitas
lainnya.
SQ
merupakan
sebuah
barang, dan service dari beberapa supplier
Setelah mendapatkan PR dari manager
yang dibuat di dalam sebuah form excel,
purchasing yang sudah di bagi dan sign,
dimana
executive akan langsung memproses PR
mendetail dari barang yang akan dibeli
tersebut untuk dicarikan penawaran harga
termasuk cara pembayarannya.
terdapat
semua
keterangan
barang yang diminta didalam PR tersebut. Untuk penawaran barang tersebut akan dimintakan kebeberapa supplier agar ada perbandingan harga, kualitas, dan service
yang
diberikan
supplier.
Purchasing sendiri dituntut untuk bisa bernegoisasi
dengan
supplier
agar
Gambar 5.22 Contoh SQ (Schedule of Quotations)
mendapatkan cara bayar credit / tempo
Sumber : Purchasing PT. Hanuraba Sawit
dan tidak cash. Sebisa mungkin executive
Kencana
harus mengusahakan agar pembayaran
13
Di
departement
Seperti yang sudah di jelaskan
purchasing
terdapat matrix approval (ketentuan siapa
sebelumnya,
yang berhak untuk menanda tangani /
( Purchase
menyetujui sebuah keputusan berdasarkan
tahapan dan proses. Jika semua proses
limit nilai harga yang tercantum sesuai
telah dilakukan selanjutnya admin clerk
dengan
PO
akan menginput dan mencetak PO pada
(Capital
sistem yang ada dan yang digunakan
jabatan
( Purchase
baik
Order ),
Expenditure /
itu
untuk
Capex
persetujuan
pembelian
proses Order )
pembuatan melalui
PO
beberapa
departement purchasing. Proses
yang
barang yang bersifat asset), maupun SQ
dilakukan dalam proses pembuatan PO
(Schedule of Quotations).
adalah sebagai berikut : 1.
Buka Tampilan shortcut program purchasing yang ada pada tampilan desktop komputer dengan cara klik shortcut seperti gambar dibawah ini:
Gambar 5.23 Matrix Approval .
Sumber : Purchasing PT. Hanuraba Sawit
Gambar 5.24 Tampilan Shortcut
Kencana
Program Purchasing
2. Matrix pedoman
di
approval
ini
menjadi
departement purchasing
Buka aplikasi yang ada di computer admin clerk , dan tampilan awalnya sebagai berikut :
sebagai landasan pimpinan mana yang berhak menandatangani / mengapprove sebuah SQ maupun PO, sebelum PO tersebut diberikan kepada supplier. Jika SQ sudah di approve oleh pimpinan, maka selanjutnya admind clerk purchasing bisa langsung membuat PO atas dasar PR dan SQ yang sudah disetujui pimpinan.
Gambar 5.25 Tampilan Awal Menu Program Purchasing
Didalam tampilan awal ini terdapat 8. Proses Pembuatan PO Pada Sistem Purchasing
kata LPT1, dimana kata LPT1 ini adalah untuk melambangkan printer
14
3.
yang digunakan ada di port satu
ingin menginput dan mencetak PO,
program.
maka langkah yang kita lakukan
Jika tampilannya sudah keluar seperti
adalah menginput PR yang kita
berikut, maka kita tinggal tekan enter
terima dari kebun terlebih dahulu.
pada
Untuk PR dan PO juga di bedakan
keyboard
komputer
maka
tampilannya akan menjadi seperti
menjadi dua, yaitu : PR dan PO stock
berikut :
serta PR dan PO non stock . Untuk menginput PR yang sudah kita terima dari kebun, kita tinggal menekan nomor 03 pada program dan tampilan yang keluar adalah sebagai berikut :
Gambar 5.26 Tampilan Menu Login Program Purchasing
4.
Jika password yang kita masukkan benar, maka kita bisa menggunakan program purchasing , adapun menu utamanya seperti gambar dibawah ini Gambar 5.28 Tampilan Menu Input
:
PR
6.
Pada PR terdapat nomor PR yang membedakan PR satu dengan PR yang
lainnya
agar
tidak
terjadi
permintaan yang dobel. Pada program Gambar 5.27 Tampilan Menu Awal
akan
Program Purchasing
5.
Didalam program
tampilan
menu
purchasing
purchasing no PR yang akan di input
awal
terdapat
di
sesuaikan
antara
serial
number PR pada program dan no PR agar
mudah
dalam
pencariannya
beberapa submenu yang diwakili
datanya jika dibutuhkan dikemudian
dengan
hari. Untuk menginput no dan serial
angka
dan
huruf
yang
mempunyai fungsi berbeda antara
number
PR
kita
bisa
langsung
satu dengan yang lainnya. Jika kita
menekan huruf E pada program, dan
15
tampilannya akan berubah seperti
langsung memilih huruf B pada
berikut :
program purchasing dan tampilannya akan keluar seperti berikut :
Gambar 5.29 Tampilan Input Serial Nomor PR Gambar 5.31 Tampilan Input PR Non
Di dalam tampilan menu edit PR
Stock
number ii terdapat permintaan
Jika tampilannya sudah seperti diatas,
password agar tidak semua bisa
kita tinggal menginput no PR, tanggal
mengakses dan merubah no PR. 7.
PR sesuai dengan tanggal kita terima
Jika tampilannya seperti itu kita bisa
PR dari kebun dan menginput nama
lansung mengisi password dengan angka
911
dan
bisa
barang dan quantitynya. Jika sudah
langsung
selesai
menginput serial number PR sesuai
tempilannya akan kembali ke menu awal input PR seperti di bawah ini :
input,
kita
tinggal
menekan tombol escip dan kita akan
dengan no PR yang kita terima dari kebun dan lansung kita enter dan
kita
kembali ke menu input PR. 9.
Untuk PR stock , langkah – langkah yang kita jalankan juga sama seperti saat kita menginput PR non stock . Kita bisa langsung menekan huruf E pada program untuk menginput serial number PR dan no PR, seperti tampilan dibawah ini :
Gambar 5.30 Tampilan Menu Awal PR
8.
Karena kita akan menginput PR non stock
terlebih
dahulu
kita
bisa
16
Gambar 5.32 Tampilan Input Serial Nomor PR
barang dan nama barangnya akan keluar
secara
otomatis
saat
kita
Sama seperti pada proses PR non
menekan enter setelah memasukkan
stock sebelumnya, kita bisa langsung
kode barang yang kita input. Setelah
memasukkan password dan serial
itu kita bisa langsung menginput
number PR yg disesuaikan dengan no
quantity
PR lalu tekan enter dan kembali ke
kebun. Jika semua telah kita input,
menu input PR.
kita bisa langsung menekan tombol
barang
yang
dibutuhkan
escip dan secara otomatis kita akan kembali ke menu input PR. 11. Jika semua PR sudah kita input, kita bisa menekan angka 0 untuk kembali ke menu tampilan awal seperti di bawah ini : Gambar 5.33 Tampilan Menu Input PR 10. Jika tampilannya sudah kembali ke menu awal input PR, kita bisa langsung menekan huruf A pada program dan tampilannya akan keluar seperti berikut :
Gambar 5.35 Tampilan Menu Utama Program Purchasing
12. Sebelum kita menginput PO, kita harus memasukkan nama supplier pemenang SQ yang sudah dipilih dan ditentukan
oleh
pimpinan
yang
bewenang. Untuk menginput nama Gambar 5.34 Tampilan Input PR
supplier baru, kita bisa langsung
Stock
menekan angka 02 pada program dan
Kita bisa langsung menginput no PR,
tampilannya akan berubah sebagai
tanggal PR sesuai dengan kapan kita
berikut :
terima PR tersebut dari kebun, kita juga langsung menginput kode stock
17
3. D ( Delete) merupakan menu untuk menghapus supplier yang sudah pernah kita input sebelumnya. 4. Q (Quit ) merupakan cara untuk keluar dari program input supplier dan
kembali ke tampilan menu
sebelumnya. Gambar 5.36 Tampilan Menu Input
Untuk menginput nama supplier baru
Master
kita tinggal menekan huruf C pada
Didalam menu ini terdapat beberapa
program
submenu master , dari stock master ,
menjadi seperti berikut :
dan
tampilannya
akan
supplier master , dan location master . Untuk menginput supplier master kita bisa langsung menekan huruf C pada program
dan
tampilannya
akan
berubah seperti berikut ini :
Gambar 5.38 Tampilan Input Nama Supplier
Jika tampilannya sudah keluar, kita bisa langsung mengisi nama supplier , alamat supplier , no telfon dan nomor Gambar 5.37 Tampilan Menu Input
fax supplier . Selanjutnya kita tinggal menekan
Supplier Master
tombol
enter
dan
kita
Di dalam tampilan menu di atas,
lansung tekan huruf Y agar data
terdapat 4 bagian menu yaitu :
supplier
1. C (Create) merupakan menu untuk
kita
input
tadi
tersimpan di database program dan secara otomatis kita kembali ke menu
menambahkan supplier baru. 2. A ( Mend ) merupakan menu untuk mengedit supplier yang
yang
sudah
awal
master ,
seperti
tampilan
dibawah ini :
pernah kita input sebelumnya.
18
kembali ketampilan awal menu input supplier . 13. Untuk
membuat
ataupun
PO
nonstock
baik stock kita
tinggal
menekan angka 05 pada program dan akan keluar tampilan sebagai berikut : Gambar 5.39 Tampilan Menu Input Master
Agar nama supplier yang sudah kita input tadi bisa digunakan juga oleh estate
lainnya
pada
program
purchasing ini, kita bisa mengcopy data base supplier yang sudah kita input tadi ke semua program estate
Gambar 5.41 Tampilan Menu PO
yang ada di program purchasing
( Purchase Order )
dengan cara menekan huruf M pada
14. Untuk
membuat
PO stock ,
program, maka akan keluar tampilan
tinggal
menekan
sebagai berikut :
program purchasing dan akan keluar
huruf
A
kita pada
tampilan sebagai berikut :
Gambar 5.40 Tampilan Proses Copy
Gambar 5.42 Tampilan Input PO
Suplier Master
Jika tampilannya sudah keluar seperti diatas, kita tinggal menekan huruf Y pada program dan secara otomatis semua data supplier akan tercopy ke semua program purchasing untuk semua estate dan akan langsung
Stock
Pada tampilan diatas sudah terisi nomor PO yang secara otomatis akan bertambah sendiri jika kita sudah mengisi nomor PO sebelumnya. Kita bisa langsung menekan tombol enter dan
mulai
menginput
tanggal,
location, supplier dan termsnya (CA
19
untuk pembayaran cash dan CR untuk pembayaran credit / tempo) seperti tampilan dibawah ini :
Gambar 5.45 Tampilan Proses Input PO Stock
Jika sudah keluar seperti tampilan diatas, kita tinggal mengisi harga Gambar 5.43 Tampilan Proses Input
barang yang akan kita beli sesuai
PR Stock
dengan hasil SQ yang sudah disetujui
Untuk mengisi nama barang yang
atasan. Selanjutnya kita tekan tombol
akan kita beli, kita tinggal menekan
escip untuk memberikan keterangan
tombol enter dan akan keluar semua
atas PO yang sudah kita buat dan
nama barang yang sudah kita input
tampilannya seperti berikut :
sebelumnya berdasarkan PR yang kita terima dari kebun. Tampilannya seperti berikut :
Gambar 5.46 Tampilan Input Keterangan PO
Disini kita bisa mengisi beberapa
Gambar 5.44 Pencarian Barang
keterangan, diantaranya :
Sesuai Dengan PR Yang Sudah Di Input
1.
Harga yang ada di PO apakah sudah
Jika nama barang yang akan kita cari
include
sudah ketemu, maka kita tinggal
menggunakan PPN 10%
PPN
10%
atau
tidak
menekan enter pada program dan
2.
Kapan barang tersebut minta di kirim.
tampilannya seperti berikut :
3.
Cara
pembayarannya
/ payment
terms.
20
4.
Pengiriman barang tersebut, apakah dikirim
ke
kantor
Regional
Palembang atau langsung di kirim ke kebun. Jika keterangan sudah kita isi kita tinggal
menekan
escip
untuk
mencetak PO yang sudah kita input ,
Gambar 5.48 Tampilan Input PO Non
dan tampilannya seperti berikut :
Stock
Pada tampilan diatas sudah terisi nomor PO yang secara otomatis akan bertambah sendiri jika kita sudah mengisi nomor PO sebelumnya. Kita bisa langsung menekan tombol enter dan Gambar 5.47 Tampilan Cetak PO
mulai
menginput
tanggal,
location, supplier dan termsnya (CA untuk pembayaran cash dan CR
Stock
Untuk mencetak PO yang sudah kita input , kita tinggal menekan tombol
untuk pembayaran credit / tempo) seperti tampilan dibawah ini :
huruf P dan secara otomatis PO tersebut akan di cetak. Jika kita ingin keluar, kita tinggal menekan escip dan kita kembali ke menu awal cetak PO. 15. Untuk membuat PO non stock , kita tinggal
menekan
huruf
B
pada
Gambar 5.49 Tampilan Proses Input PO Non Stock
program purchasing dan akan keluar
Untuk mengisi nama barang yang
tampilan sebagai berikut :
akan kita beli, kita tinggal menekan tombol enter dan akan keluar semua nama barang yang sudah kita input sebelumnya berdasarkan PR yang kita terima dari kebun. Tampilannya seperti berikut :
21
Gambar 5.52 Tampilan Input Keterangan PO Gambar 5.50 Pencarian Barang
Disini kita bisa mengisi beberapa
Sesuai Dengan PR Yang Sudah Di
Input
keterangan, diantaranya : 1.
Jika nama barang yang akan kita cari
include
sudah ketemu, maka kita tinggal menekan enter pada program dan tampilannya seperti berikut :
Harga yang ada di PO apakah sudah PPN
10%
atau
tidak
menggunakan PPN 10% 2.
Kapan barang tersebut minta dikirim.
3.
Cara
pembayarannya
/ payment
terms. 4.
Pengiriman barang tersebut, apakah di
kirim
ke
kantor
Regional
Palembang atau langsung di kirim ke kebun. Gambar 5.51 Tampilan Proses Input PO Non Stock
Jika sudah keluar seperti tampilan diatas, kita tinggal mengisi harga
Jika keterangan sudah kita isi kita tinggal
menekan
escip
untuk
mencetak PO yang sudah kita input. Dan tampilannya seperti berikut :
barang yang akan kita beli sesuai dengan hasil SQ yang sudah disetujui atasan. Selanjutnya kita tekan tombol escip untuk memberikan keterangan atas PO yang sudah kita buat dan tampilannya seperti berikut : Gambar 5.53 Tampilan Cetak PO Non Stock
Untuk mencetak PO yang sudah kita input, kita tinggal menekan tombol
22
huruf P dan secara otomatis PO
membuatkan IDN ( Internal Delivery Note)
tersebut akan di cetak. Jika kita ingin
karena IDN ini bersifat surat jalan internal
keluar, kita tinggal menekan escip
perusahaan antara si pengirim barang
dan kita kembali ke menu awal cetak
(departement
PO.
pemesan barang (estate / kebun) dengan
purchasing )
kepada
kata lain hanya pengirman barang franco kantor Palembang saja yang menggunakan IDN. Jika pengiriman barang tersebut franco kebun kita cukup berkoordinasi Gambar 5.54 Contoh tampilan PO ( Purchase Order )
bisa menghubungi store keeper ataupun
Sumber : Purchasing PT.
KTU kebun bahwa akan ada pengiriman
Hanuraba Sawit Kencana 9.
Proses
Pengiriman
Barang
Ke
Lokasi Kebun
Jika PO sudah dicetak dan di approve oleh pimpinan sesuai dengan mattrix
approval
yang
berlaku,
selanjutnya PO tersebut di stempel dan diberikan kepada supplier agar supplier tersebut dapat segera menyiapkan barang yang
kita
order
dan
bisa
segera
mengirimkan barang yang kita order tersebut
sesuai
dengan
permintaan
delivery barang tersebut yang sudah ada di dalam PO. Dalam proses pengiriman barang yang kita order dari supplier menjadi dua bagian, yaitu pengiriman franco kantor Palembang dan pengiriman franco kebun. Jika pengiriman barang yang kita order franco
kebun,
kita
tidak
dengan pihak kebun, dalam hal ini kita
perlu
barang yang mereka pesan dengan jumlah quantity
barang
yang
akan
dikirim.
Setelah dikonfirmasi dengan pihak kebun, kebun bisa segera menyiapkan tempat untuk penyimpanan barang tersebut ( contoh : pengiriman pupuk, mereka bisa menyiapkan tempat digudang untuk stock pupuk yang akan masuk ). Jika barang yang dikirim suplier sudah di terima kebun, maka kebun akan menerbitkan bukti terima barang atau yang di sebut GRN (Good Received Note) sebagai bukti bahwa barang yang dikirim oleh pihak supplier sudah di terima dengan baik dan cukup oleh pihak kebun. GRN ini harus di tanda tangani oleh store keeper dan di paraf oleh estate manager agar estate manager mengetahui bahwa barang yang mereka order sudah di kirim dan di terima oleh kebun. Jika sudah di tanda tangani
23
dan di paraf oleh estate manager, GRN
gudang
dikirim ke departement purchasing karena
jadwal pengiriman barang tersebut
GRN akan berguna sebagai salah satu
atau menunggu mobil yang akan
sarat dokumen pembayaran untuk barang
mengangkut barang tersebut.
yang dikirim franco kebun.
kantor
sampai
menunggu
3. Jika mobil yang akan mengangkut barang
tersebut
selanjutnya menyiapkan
sudah
siap,
purchasing
akan
barang
tersebut
sebelum barang – barang
tersebut
dikirim.
IDN
Proses
pembuatan
IDN
sebagai berikut : Gambar 5.55 Contoh GRN Yang Diterbitkan Kebun
Sumber : Purchasing PT. Hanuraba Sawit Kencana Sedangkan
untuk
pengiriman
barang franco kantor Palembang, ada beberapa
langkah
yang
1. Buka tampilan shortcut program purchasing tampilan
yang
ada
desktop
pada
komputer
dengan cara klik shortcut seperti gambar dibawah ini :
dilakukan
termasuk proses pembuatan IDN (internal delivery note) sebagai bukti pengiriman dan
penerimaan
departement
barang
purchasing dan
Gambar 5.56 Tampilan Shortcut Program Purchasing
antara estate.
2. Buka program purchasing , dan
Berikut langkah – langkah pengiriman
akan
keluar
barang franco kantor Palembang :
berikut :
tampilan
seperti
1. Supplier akan mengirimkan barang yang kita order ke kantor Palembang, dimana sebelumnya pihak supplier telah mengkonfirmasi terlebih dahulu mengenai pengiriman barang tersebut kepada departement purchasing . 2. Barang diterima
yang
sudah
departement
datang
dan
purchasing
selanjutnya akan dimasukkan kedalam
Gambar 5.57 Tampilan Awal Program Purchasing
24
Di dalam tampilan awal ini terdapat kata LPT1, dimana kata LPT1 ini adalah untuk melambangkan printer yang digunakan ada di port satu program. Jika sudah keluar tampilannya seperti berikut, tekan enter dan akan keluar tampilan seperti berikut :
Gambar 5.60 Tampilan Menu IDN ( Internal Delivery Note)
Di dalam tampilan menu ini terdapat beberapa sub menu yang digunakan, diantaranya : a.
Update stock item receipt , digunakan untuk
menggunakan
mencetak
item.
Program Purchasing
bisa
dan
barang – barang yang bersifat stock
Gambar 5.58 Tampilan Login
Jika passwordnya benar, maka kita
menginput
b.
program
Update
non
digunakan
stock
untuk
item
receipt ,
menginput
dan
purchasing . Adapun menu utamanya
mencetak barang – barang yang
seperti gambar dibawah ini :
bersifat non stock item. c.
Update job order receipt , digunakan untuk menginput dan mencetak IDN dari PO yang berhubungan dengan jasa ( contoh : angkut bibit, angkut barang, service, dll ). 4. Untuk menginput dan mencetak
Gambar 5.59 Tampilan Menu Utama Program Purchasing
3. Untuk membuat IDN kita tinggal menekan angka 11 pada program dan akan keluar tampilan sepeti
IDN stock item,
kita
tinggal
menekan huruf A pada program dan akan keluar tampilan seerti berikut :
berikut :
25
Gambar 5.61 Tampilan Input IDN
Gambar 5.63 Tampilan Proses Input
Stock
IDN Stock
Untuk nomor IDNnya tidak perlu
Secara otomatis no PO akan terisi
diinput karena nomor tersebut selalu
dari item barang yang sudah kita
update secara otomatis. Selanjutnya
pilih,
kita
dan
mengambil nama barang tersebut
seperti
kita tinggal menekan enter dan
bisa
tampilannya
menekan akan
enter,
keluar
berikut :
selanjutnya
untuk
tampilannya seperti berikut :
Gambar 5.62 Tampilan Pencarian
Gambar 5.64 Tampilan Pengambilan
Item Barang Yang Akan Diinput
Item Barang Sesuai Dengan PO
Sesuai Dengan PO Yang Sudah
Yang Sudah Diterbitkan
Diterbitkan
Tekan enter untuk mengambil
Disini terdapat beberapa barang
item
barang
berdasarkan PO yang sudah kita
tampilan tersebut dan tampilannya
terbitkan dan kita tinggal mencari
akan
barang yang sudah datang dan
berikut :
berubah
yang
ada
menjadi
pada
seperti
yang akan kita kirim ke kebun lalu menekan enter dan akan keluar tampilannya sebagai berikut:
26
Gambar 5.65 Tampilan Proses Input
Gambar 5.67 Tampilan Proses Input IDN Non Stock
IDN Stock
jika tampilannnya sudah seperti diatas,
kita
tekan
escip
dan
tampilannya akan berubah seperti tampilan dibawah ini :
Untuk nomor IDNnya tidak perlu diinput karena nomor tersebut selalu update secara otomatis. Selanjutnya kita bisa menekan enter,
dan
tampilannya
akan
keluar seperti berikut :
Gambar 5.66 Tampilan Cetak IDN Stock
Untuk mencetak IDN yang sudah
Gambar 5.68 Tampilan Pencarian
kita input , kiota tinggal menekan
Item Barang Yang Akan Diinput
huruf P pada program dan IDN
Sesuai Dengan PO Yang Sudah
akan dicetak dan tekan escip
Diterbitkan
untuk kembali ke menu awal input
Disini terdapat beberapa barang
IDN.
berdasarkan PO yang sudah kita
5. Untuk menginput dan mencetak
terbitkan dan kita tinggal mencari
IDN non stock item, kita tinggal
barang yang sudah datang dan
menekan huruf C pada program
yang akan kita kirim ke estate /
dan akan keluar tampilan seerti
kebun lalu menekan enter dan
berikut :
akan keluar tampilannya sebagai berikut:
27
Gambar 5.69 Tampilan Proses Input IDN Non Stock
Secara otomatis no PO akan terisi dari item barang yang sudah kita pilih,
selanjutnya
untuk
mengambil nama barang tersebut
Gambar 5.71 Tampilan Proses Input IDN Non Stock
jika tampilannnya sudah seperti diatas,
kita
tekan
escip
dan
tampilannya akan berubah seperti tampilan dibawah ini :
kita tinggal menekan enter dan tampilannya seperti berikut :
Gambar 5.72 Tampilan Cetak IDN Non Stock Gambar 5.70 Tampilan Pengambilan
Untuk mencetak IDN yang sudah
Item Barang Sesuai Dengan PO Yang
kita input, kiota tinggal menekan
Sudah Diterbitkan
huruf P pada program dan IDN
Tekan enter untuk mengambil
akan dicetak dan tekan escip
item
untuk kembali ke menu awal input
barang
yang
ada
pada
tampilan tersebut dan tampilannya akan
berubah
menjadi
IDN.
seperti
berikut :
Gambar 5.73 Contoh tampilan IDN ( Internal Delivery Note)
28
Sumber : Purchasing PT.
9. Jika IDN tersebut sudah di paraf
Hanuraba Sawit Kencana 6. Jika
IDN
sudah
di
approve oleh
estate
cetak
manager, dokumen IDN tersebut
selanjutnya di approve oleh salah
di kirim kembali ke depertement
satu staf departement purchasing ,
purchasing , karena IDN tersebut
kemudian IDN tersebut dikirim
akan digunakan sebagai salah satu
serempak
sarat
dengan
di
dan
pengiriman
barang yang akan dikirim.
kelengkapan
pembayaran
tagihan supplier atas barang yang
7. Ketika barang yang di kirim sudah
sudah kita order.
di terima oleh pihak estate / kebun
Proses permintaan dan pembelian
( store keeper ataupun staf gudang
barang yang dilakukan di departement
lainnya) IDN
tersebut di paraf
purchasing akan berakhir jika barang yang
oleh mereka dan IDN tersebut
di order oleh estate / kebun sudah di
harus
di approve oleh estate
terima oleh estate / kebun. Barang yang
manager agar estate managernya
sudah di terima oleh estate / kebun
juga mengetahui bahwa barang
menjadi
yang yang di order kebun telah di
gudang dan KTU di bawah pengawasan
kirim dan di terima oleh kebun.
estate manager.
tanggung
jawab
semua
staf
8. Jika dalam penerimaan barang tidak sesua dengan IDN yang di
5.
KESIMPULAN
kirim ( baik selisih quantity barang ataupun nama barang ), pihak
kebun
bisa
memberi
komentar atau catatan mengenai kekurangan
atau
kesalahan
pengiriman barang pada kolom remark keterangan yang ada pada IDN dan di konfirmasi juga kepada
departement puchasing
baik via telfon atau via email agar masalah tersebut dapat segera diatasi.
Berdasarkan hasil analisis dan data yang diperoleh penulis pada PT. Hanuraba Sawit Kencana maka penulis menarik suatu kesimpulan dari hasil analisis pada PT. Hanuraba Sawit Kencana sebagai berikut : 1. Proses permintaan dan pembelian barang pada PT. Hanuraba Sawit Kencana telah menggunakan sebuah sistem komputerisasi. 2. Sistem yang digunakan dalam proses permintaan dan pembelian barang
29
pada PT. Hanuraba Sawit Kencana
barang dapat berjalan lebih efektif
ini belum bisa terhubung langsung /
dan efisien.
terintegrasi
antara
kebun
departement
purchasing
dan
3. Sesuai
dengan
sehingga
kebutuhan akan barang pada kebun
memungkinkan terjadinya kesulitan
dan makin bertambahnya luas area
komunikasi
kebun,
antara
pihak
kebun
dengan departement purchasing.
diharapkan
dengan
SARAN
Sebagai
masukan
menyampaikan
saran
berguna
PT.
bagi
penulis
yang
mungkin
Hanuraba
semua
staf
purchasing dapat lebih proaktif dan berkoordinasi
6.
meningkatnya
serta berkomunikasi
pihak
kebun
dalam
pengadaan barang – barang yang dibutuhkan kebun.
Sawit
Kencana sebagai berikut : 1. Karena didalam proses permintaan dan
pembelian
menggunakan
barang
sudah
sistem
yang
komputerisasi maka penulis sarankan untuk melakukan pemeliharaan data permintaan dan pembelian agar lebih efektif dan efisien. 2. Seiring
dengan
kemajuan
ilmu
pengetahuan dan teknologi
maka
dapat menutup kemungkinan aplikasi yang sudah ada ini, nantinya dapat dikembangkan
lagi
dan
bisa
terintegrasi langsung antara kebun dengan departement purchasing guna megurangi
terjadinya
mist
komunikasi antara pihak kebun dan departement
purchasing
sehingga
proses permintaan dan pembelian
30
