prosedur pembelian

Sistem Informasi Pembelian PT Dream Big Bagian yang terkait 1. Gudang 2. Bagi Bagian an pene peneri rim maan aan 3. Bagi Bagian an Pem Pembe beli lian an 4. Manaje Manajerr divi divisi si pemb pembelia elian n dan dan Guda Gudang ng 5. Akuntansi 6. Kasir   Standar Operasional Prosedur Permintaan Pembelian Barang Dagangan 1. 1 Bagian gudang   melakukan penge!ekan st"k barang. Apabila jumla# barang men!apai st"k  minimu minimum$ m$ maka maka ia akan akan membua membuatt surat surat permi perminta ntaan an pembel pembelian ian barang barang dagang dagang %&PPB %&PPB seban'ak 4 rangkap. &urat permintaan pembelian disera#kan ke manajer divisi pembelian dan gudang untuk diperiksa dan di"t"risasi. 2 Apabila Apabila manajer manajer divisi divisi pembelian pembelian men'etujui men'etujui &PPB$ &PPB$ maka maka manajer manajer meng"t" meng"t"risasi risasi &PPB &PPB dan menentukan menentukan vend"r dan menentukan menentukan jenis pembelian pembelian dilakukan se!ara tunai atau kredit. &PPB 'ang tela# di"t"risasi$ rangkap pertama diarsip "le# ke bagian gudang$ rangkap ke dua disera# disera#kan kan ke bagian pembelian$ dan rangkap rangkap ke tiga disera#ka disera#kan n ke bagian akuntansi, rangkap 4 disera#kan ke bagian penerimaan . 3 Apab Apabila ila mana manajer jer divi divisi si pemb pembel elian ian dan dan guda gudang ng tida tidak k men' men'etu etuju juii &PPB &PPB$$ maka maka pr"s pr"sed edur  ur  di#entikan. 4 Bila Bila pembel pembelian ian dilakuka dilakukan n se!ara se!ara tunai$ tunai$ bagian bagian pembeli pembelian an menan'ak menan'akan an #arga #arga barang barang ke vend"r dan membuat &urat (rder Pembelian %&(P seban'ak 3 rangkap. &(P akan di"t"risasi "le# manajer keuangan. &elanjutn'a$ )angkap Pertama akan disimpan sebagai arsip$ rangkap kedua disera#kan ke manajer keuangan dan akuntansi $ dan rangkap ketiga disera#kan ke  bagian akuntansi. 5 Manajer Manajer keuangan keuangan akan membuatka membuatkan n Bukti kas keluar keluar berdasarkan berdasarkan &(P seban' seban'ak ak 2 rangkap. rangkap. )angka )angkap p pertam pertamaa akan akan disera disera#ka #kan n ke kasir kasir.. )angka )angkap p kedua kedua akan akan disera disera#ka #kan n ke bagian bagian akuntansi. 6 Kasir Kasir men'e men'era# ra#kan kan uang ke bagian bagian pembeli pembelian. an. Kemudia Kemudian n bagian bagian pembelia pembelian n melaku melakukan kan  pembelian ke vend"r. vend"r. * Apabila Apabila pembelia pembelian n dilaku dilakukan kan se!ara se!ara kredit kredit$$ maka maka bagian bagian pembelia pembelian n segera segera menuj menuju u vend"r  vend"r  'ang tela# ditunjuk untuk melakukan pembelian se!ara kredit.

Standar Operasional Prosedur penerimaan barang

1 &aat &aat barang barang datang datang bersama bersama dengan dengan &PB %&urat %&urat Pengir Pengirima iman n Barang Barang dan +aktur +aktur pembelian pembelian dari vend"r$ maka bagian Penerimaan menge!ek kesesuaiann'a dengan &PPB. Bila barang tidak sesuai dengan &PPB$ maka barang akan dikembalikan ke vend"r. 2 Apab Apabila ila bara barang ng tela tela# # sesu sesuai ai deng dengan an &PPB$ &PPB$ bagi bagian an Pene Peneri rima maan an memb membua uatt BPB BPB %Buk %Bukti ti Penerimaan Penerimaan Barang seban'ak tiga rangkap rangkap untuk kemudian di"t"risasi di"t"risasi kepada kepada Manajer  Manajer   pembelian dan gudang. Kemudian BPB ter"t"risasi rangkap satu disimpan sebagai arsip$ BPB rangkap dua beserta barang ke bagian Gudang$ dan BPB rangkap tiga disera#kan kepada  bagian akuntansi bersamaan dengan &PB dan dan +aktur pembelian. 3 &etela# &etela# menerima menerima BPB dan barang barang$$ bagian gudang gudang men!atatn men!atatn'a 'a ke dalam kartu kartu gudang. gudang.

4 Bagian Akuntansi melakukan !r"ss,!#e!k bukti,bukti %&PPB$ &(P$ BKK$ BPB$&PB dan +aktur pembelian. Apabila tela# sesuai maka bagian akuntansi mengupdate kartu st"k dan mengarsipn'a. Apabila tidak sesuai$ maka bagian akuntansi melakukan k"n+irmasi ke pi#ak,  pi#ak 'ang terkait. ebijakan umum 1. P- ream Big ber"perasi mulai pukul /*.3/ 0 21.15 2. Pembagian &#i+t   /*.3/ 0 14.3/  &#i+t 1 %Pagi  &#i+t 2 %&iang  14.15 0 21.15 3. Met"de Arus Bia'a Persediaan menggunakan Average Met#"d. 4. Met"de Pen!atatan Persediaan menggunakan Perpetual nvent"r' &'stem. 5. ilakukan per#itungan +isik persediaan se!ara peri"dik 'ang dilakukan "le# Manajer (perasi"nal dibantu bagian gudang. ap"ran &t"!k (pname disera#kan ke bagian pembelian dan marketing  juga. 6. Bia'a angkut pembelian menggunakan (B destinati"n$ dimana P- ream Big mengakui barang  pada saat ba#an baku diterima dan tela# sesuai dengan &urat (rder Pembelian %&(P dan surat  permintaan pembelian barang dagang %&PPB. *. &emua +"rmulir 'ang digunakan bern"m"r urut ter!etak. an dilakukan penge!ekan seaktu 0 aktu ter#adap +"rmulir7d"kumen 'ang ada pada perusa#aan 'ang dilakukan "le# pi#ak 'ang tela# ditunjuk "le# manajemen. 8. K"l"m "t"risasi 'ang ada di setiap +"rmulir atau d"kumen #arus diisi$ apabila tidak diisi  permintaan tidak bisa dipr"ses.

Kebijakan Manajemen Pembelian 1. Perusa#aan tela# menetapkan stock minimum untuk masing,masing barang. &aat bagian gudang meli#at di kartu st"!k ba#a persediaan suda# men!apai titik minimum$ bagian gudang dapat melakukan pengajuan &urat Permintaan Pembelian ke bagian Marketing untuk kemudian disera#kan ke bagian pembelian apabila disetujui. 2. Bagian Marketing dapat melakukan pengajuan untuk pembelian barang dengan mempertimbangkan trend barang dan tingkat penjualan barang tersebut$ namun tetap #arus mendapat persetujuan bagian pembelian dan mengajukan &urat Permintaan Pembelian %&PP B. 3. &etela# dilakukan pemesanan barang sesuai dengan &urat Permintaan Pembelian %&PP 'ang tela# di"t"risasi$ dan tela# mendapat Pr"+"rma nv"i!e dari supplier$ maka dibuat &urat (rder  Pembelian %&(P sebagai d"kumen 'ang menjelaskan ba#a tela# dilakukan pembelian. 4. &urat (rder Pembelian %&(P dibuat setela# mendapatkan Pr"+"rma nv"i!e karena dalam &(P akan dijelaskan juga mengenai tanggal keberangkatan barang$ estimasi kedatangan  barang$ dan #arga barang. 9al,#al tersebut baru akan didapat kepastiann'a setela# Pr"+"rma nv"i!e didapat. 5. &(P A digunakan untuk pembelian reguler %bukan atas permintaan sementara &(P B digunakan untuk pembelian 'ang dilakukan atas permintaan. 6. Keputusan bagian pembelian untuk menerima atau men"lak permintaan pembelian juga mempertimbangkan anggaran. *. Ketika akan melakukan penaaran #arga$ bagian pembelian juga #arus melakukan  penge!ekan pada #arga pembelian terak#ir suatu barang. Pemili#an supplier didasarkan pada #arga barang 'ang ditaarkan$ term "+ pa'ment$ ren!ana keberangkatan$ dan kedatangan  barang. Kebijakan Manajemen Penerimaan Barang

1. Bagian penerimaan barang #an'a akan memeriksa barang apabila tela# menerima tembusan &urat (rder Pembelian %&(P. 2. Bagian penerimaan melakukan pemeriksaan barang 'ang diterima dengan !ara meng#itung dan menge!ek kualitas barang 'ang diterima dan membandingkan dengan &urat (rder Pembelian %&(P 3. Apabila jumla# barang 'ang diterima tidak sesuai dengan &urat (rder Pembelian %&(P atau ada barang 'ang dalam k"ndisi tidak baik$ maka bagian penerimaan barang #arus melap"rkan ke bagian pembelian$ dan dalam Mem" Penerimaan Barang #arus tetap diberi keterangan.. 4. &aat ada barang tiba$ bagian penerimaan tidak #an'a memeriksa kuantitas 'ang diterima namun juga kualitas barang. Apabila ban'ak barang dengan kualitas tidak baik$ perusa#aan #arus memanggil surve'"r untuk diteliti berapa persen jumla# barang 'ang diterima 'ang dalam k"ndisi tidak baik$ agar kemudian dapat ditindak lanjuti ke supplier tergantung  perjanjian aal.

1. 2. 3.

4. 5.

6. *. 8. @.

Kebijakan Manajemen Pemba'aran Pembelian Karena pemba'aran untuk pembelian imp"r n"minal !ukup besar$ maka pemba'aran menggunakan !ek$ dan pen!airan !ek dilakukan langsung "le# irektur. Pengajuan pemba'aran pembelian dilakukan "le# bagian A!!"unt Pa'able dan dengan !ara mengajukan Bank Pa'ment :"u!#er. Pengajuan pemba'aran pembelian #arus dilengkapi dengan d"kumen pendukung seperti &urat (rder Pembelian$ Pr"+"rma nv"i!e$ Mem" Penerimaan Barang$ dan bukti trans+er atas  pemba'aran uang muka pembelian. Bagian kasir #arus memeriksa #arga$ s'arat pembelian$ ketelitian perkalian sebelum Bank Pa'ment :"u!#er disetujui. K"l"m ;Prepared B'< dalam Bank Pa'ment :"u!#er diisi "le# bagian A!!"unt Pa'able selaku bagian 'ang melakukan pengajuan$ k"l"m ;=#e!ked B'< diis i "le# kasir$ k"l"m Appr"ved B' diisi "le# irektur. K"l"m B""ked B' diisi "le# bagian jurnal setela# dilakukan  pen!atatan untuk menandakan ba#a d"kumen tersebut tela# di!atat. Kasir #arus melakukan pen!atatan atas n"mer !ek 'ang suda# dikeluarkan untuk pengeluaran kas. Apabila tagi#an suda# diba'arkan$ Bank Pa'ment :"u!#er diberi !ap ;>?A&<. &e!ara peri"dik$ di !ek antara kesesuaian pen!atatan kasir dengan rekening k"ran dari bank. Apabila mendapat p"t"ngan pelunasan pemba'aran dikarenakan terdapat barang dengan kualitas 'ang kurang baik$ maka saat pengajuan Bank Pa'ment :"u!#er juga #arus ditulis rin!iann'a.

Kebijakan Akuntansi •

o o

Pengukuran Met"de arus bia'a menggunakan met"de ( Met"de pen!atatan persediaan menggunakan met"de perpetual

•

Pengakuan

o

Pengakuan dan titik penjurnalan pembelian dilakukan saat suda# menerima &urat (rder  Pembelian dan Pr"+"rma nv"i!e.

Pengakuan dan titik penjurnalan pemba'aran pembelian saat suda# dilakukan pemba'aran ke

o

supplier. urnal &tandar 

•

Pada saat mengakui adan'a pembelian,kredit Persediaan Barang agang >tang agang

 

Pada saat melakukan pemba'aran pembelian  >tang agang  Kas di Bank  Pada saat penerimaan barang$ ada barang 'ang rusak dan mendapat p"t"ngan #arga saat pelunasan  >tang agang  Persediaan Barang agang  %sesuai p"t"ngan 'ang diberikan

"rmulir7"kumen nputan &urat permintaan pembelian barang dagang %&PPB

PT Dream Big  Jalan Soekarno-Hatta Malang

Surat Permintaan Pembelian Barang Dagang (SPPB) No SPPB :  Tanggal : No

Kode Barang

Nama Barang

Kuantitas

Dibuat oleh

Disetujui Oleh

udang

Manajer !embelian dan gudang

&urat (rder Pembelian %&(P

PT Dream Big  Jalan Soekarno-Hatta Malang

Surat Order Pembelian (SOP)

No SOP :  Tanggal : Nama Su!!lier : No Kode Barang

Nama Barang

Kuantita s

" harga

 Total harga

Dibuat oleh

Disetujui Oleh

Pembelian

Manajer #kuntansi dan Keuangan

Bukti Kas keluar 

PT Dream Big  Jalan Soekarno-Hatta Malang

Bukti Kas Keluar (BKK) No BKK  Tanggal Keterangan  Jumlah

: : : :

Disetujui Oleh

Kasir

Penerima

Manajer #kuntansi dan Keuangan

a.

ap"ran

PT Dream Big  Jalan Soekarno-Hatta Malang $a!oran !ermintaan barang Periode %&''&'' s&d %&''&% N o

 Tangg al

No SPPB

Kode Barang

Nama Barang

Kuantitas

Dibuat oleh

Disetujui Oleh