1. Teniendo en cuenta el listado desarrollado con la lluvia de ideas y el cuadro 1., el grupo colaborativo redacta de forma concreta y clara un texto que describa el problema (basados en las temáticas de las Unidad 1,2,3). Este texto debe contener los siguientes sig uientes aspectos: - Título del problema 1. Título del problema . Ausencia del conocimiento organizacional en la empresa ART & DESIGN.
- Descripción breve del problema. problema . Es la ambientación de la realidad del problema, en relación con el medio dentro del cual aparece. 2. Descripción breve del problema. La empresa ART & DESIGN ha presentado una
serie de inconvenientes desde que comenzó su crecimiento comercial lo que ha conllevado a crear una inconformidad dentro del equipo de trabajo por las diferentes decisiones que toman los directivos afectando a los trabajadores y a la producción de la organización; todo esto se presenta debido a que la empresa no ha implementado una gestión del conocimiento organizacional y el departamento de recursos humanos no evalúa las diferentes competencias que deben tener los funcionarios para desempeñar los diferentes cargos. Al desconocer el conocimiento organizacional por parte de los directivos de la compañía se desconocen aspectos fundamentales para tomar decisiones estratégicas con el fin de conseguir un mejor bienestar para la empresa y trabajadores pudiendo cumplir con la totalidad de pedidos a todos los clientes que maneja en el mercado. La ausencia del conocimiento organizacional no ha permitido que puedan hacer uso de las tecnologías de la información y comunicación afectando los diferentes departamentos en el envío de la información; lo mismo que se ha descuidado el tema de la salud ocupacional y seguridad industrial que es fundamental en cualquier empresa de producción.
- Formulación del problema. Enunciar las preguntas problémicas a resolver según la situación problémica que encuentra en el foro del trabajo colaborativo.
¿Por qué no se ha implementado la gestión del conocimiento organizacional en la empresa? ¿Qué estrategias se pueden utilizar para poder implementar la gestión de conocimiento dentro de la organización? ¿Cómo pueden aportar los trabajadores a los programas de gestión de conocimiento empresarial que implemente la compañía? ¿Por qué la empresa no utiliza las tecnologías de la información y comunicación al servicio de la gestión del conocimiento?
- Supuestos de las soluciones a las preguntas problémicas. ¿Por qué no se ha implementado la gestión del conocimiento organizacional en la empresa? Porque la empresa no cuenta con las personas idóneas o el recurso humano que debe liderar la organización; no poseen las diferentes herramientas que permitan implementar el conocimiento organizacional el cual deberá ser aplicado en los diferentes campos de la organización. El departamento de talento humano no está comprometido con el proceso de gestión del conocimiento organizacional.
¿Qué estrategias se pueden utilizar para poder implementar la gestión de conocimiento dentro de la organización? Entre las diferentes estrategias que se pueden utilizar en la organización están las campañas y programas referentes al aprendizaje organizacional, manejo del cambio con respecto a la gestión del conocimiento, compromiso por parte de los directivos y recursos humanos con el fin de apoyar la implementación del conocimiento organizacional; luego de realizar estas actividades se debe realizar los siguientes procedimientos: Identificación del conocimiento Adquisición del conocimiento Desarrollo del conocimiento Distribución y uso del conocimiento
Retención y medición del conocimiento
¿Cómo pueden aportar los trabajadores a los programas de gestión de conocimiento empresarial que implemente la compañía? Todas las personas poseen un determinado conocimiento lo que les permite realizar diferentes aportes a determinados programas; los trabajadores de la organización pueden contribuir en los programas y planes de gestión de conocimiento empresarial de acuerdo a sus conocimientos, grados de formación y estudios, experiencias laborales, habilidades y competencias. Lo cual facilitará la implementación de estos procesos ya que los trabajadores estarán relacionados con esta temática.
¿Por qué la empresa no utiliza las tecnologías de la información y comunicación al servicio de la gestión del conocimiento? Porque no invierte en tecnología que pueda ser utilizada en los diferentes procesos que faciliten el envío de la información ahorrando tiempo y dinero; dicha tecnología también puede ser utilizada en la implementación de la gestión del conocimiento organizacional realizando un gran aporte a la organización beneficiando a los trabajadores, procesos, clientes y proveedores.
- Teoría que sustenta las posibles soluciones a las preguntas problémicas
El factor humano
El dilema de compartir el conocimiento.
El conocimiento como bien común
Reducir el coste de contribución
Incrementar la eficacia.
Formación y aprendizaje
Organización para el conocimiento
Modelos organizacionales para la gestión del conocimiento
Construcción de sistemas de gestión del conocimiento
El texto debe construirse progresivamente por el grupo en el foro “Fase 4 – Leer, analizar y mejorar”, que se encuentra ubicado en el entorno de aprendizaje colaborativo, hasta publicar en este mismo foro un documento o texto donde sinteticen la “definición de problema”. Todos los participantes colaboran con aportes significativos para la definición del problema. El documento debe contener mínimo 2 páginas y máximo 4 páginas.
El grupo colaborativo elabora un documento que describa de forma detallada la solución al problema o problemas presentados (basados en las temáticas del curso); para ello el equipo presentará un reporte en la cual se muestren las recomendaciones, predicciones, inferencias o aquello que sea conveniente en relación a la solución del problema.
CASO PROPUESTO: Muebles ART & DESIGN
ART & DESIGN es una empresa de muebles ubicada en la ciudad de Bogotá. Esta ofrece una gama de productos que incluye elementos para oficina y una línea especial para el hogar. Su fundador fue el señor Germán Gómez, quien deseaba continuar la tradición familiar de la carpintería y ampliar el negocio de su padre. Para el año 1979, la empresa abrió su primer almacén en el occidente de Bogotá. En el taller laboral 10 personas, en el almacén dos vendedores, dos ayudantes para transportar los muebles y un administrador.
Pasados siete años de la apertura del primer almacén, ART & DESIGN mantuvo su planta en Bogotá y abrió otras cuatro sucursales en la zona norte, centro, sur y oriente. Asimismo, se aumentó la nómina y la producción tuvo que elevarse, para surtir los nuevos lugares. Entonces, fue necesario organizar la empresa en gerencia y cinco departamentos por funciones, estructura que se mantiene hasta hoy y que se describe a continuación:
1. Presupuesto. Encargado de las finanzas y obligaciones económicas con empleados, proveedores y todo relacionado con los impuestos. 2. Producción. Departamento dividido en dos grandes áreas, diseño y fabricación. 3. Ventas. Conformado por 20 personas, dos en cada sucursal. 4. Atención al cliente. Aquí se tramitan las garantías y se atienden las quejas y sugerencias de los clientes. 5. Servicios generales. Este departamento tiene dos áreas, a) servicio de aseo y cafetería, y b) Transporte. El personal de este último departamento se distribuye en la planta y en los diferentes almacenes.
GERENCIA GENERAL
PRESUPUESTO
PRODUCCIÓN
VENTA
ATENCIÓN AL CLIENTE
Servicio de aseo
SERVICIOS GENERALES
Transport
Hoy en día, cada sucursal cuenta con un administrador, representante del departamento de presupuesto, cuatro vendedores, un representante de atención al cliente, tres personas de servicios generales y un conductor, a quien se le asigna una camioneta para el transporte de los muebles. Para todas las sucursales y planta, ART & DESIGN contrata los servicios de una empresa de vigilancia. Hasta ahora, la estructura organizacional se mantiene de forma vertical descendente; la gerencia general es la que toma las decisiones previas, en reuniones con los administradores de las sucursales de cada ciudad, para ello, los gerentes de cada ciudad se desplazan cada tres meses a Bogotá, para informar
sobre el funcionamiento de las diversas dependencias. En la actualidad, ART & DESIGN lleva 29 años de experiencia en la fabricación y venta de muebles de calidad, razón por la cual su prestigio ha llegado a lugares fuera de Bogotá, entre ellos: Medellín, Cali, Bucaramanga, Cartagena y Barranquilla. En cada una de estas ciudades, la empresa cuenta con cuatro almacenes que están al mando de un gerente local. Todos los miembros de la compañía trabajan para cumplir la misión de la organización: fabricar y comercializar muebles de calidad que satisfaga las necesidades de los clientes. ART & DESIGN se proyecta como una empresa reconocida en la creación y fabricación de muebles para todos los ambientes en el marco nacional. Además, la organización se ve como exportadora de productos brindando calidad en el mercado internacional.
En cuanto a la comunicación en la organización es de forma oral en cada sucursal; se mantienen comunicaciones escritas entre las sucursales y la gerencia general que se ubica en Bogotá para efectos de la generación de reportes de ventas y movimientos financieros. El gerente de cada ciudad dirige mensualmente una reunión con los administradores de los almacenes para presentar el balance de las actividades de cada una de las sucursales. PROBLEMAS
Después de una observación hecha a ART & DESIGN se evidenciaron problemas con el seguimiento de los productos, así como el contacto con los posibles clientes. Además, la empresa tiene dificultades, pues, la propaganda que se envía no está siendo efectiva para conseguir nuevos clientes.
Cada tres meses, los gerentes de cada ciudad viajan a Bogotá para socializar el desempeño de los empleados a su cargo y para dar un informe general de su gestión. Por otra parte, la empresa aún no tiene implementado un sistema de comunicación interna y externa efectivo y no cuenta con un sitio en Internet que facilite la proyección de la empresa en el ámbito Nacional e Internacional lo cual no favorece la difusión del portafolio, a pesar de lo creativo de cada diseño; además, la mayoría de los empleados antiguos no tienen conocimientos básicos en sistemas.
No se ha dado suficiente importancia al nivel educativo de los colaboradores operativos, pues, aunque son especialistas en su rama (carpintería), no cuentan con una estructura académica formal que les permita estar acorde a la evolución que exige el medio actual.
ART & DESIGN ha alcanzado un gran reconocimiento en el mercado nacional por el excelente diseño y calidad en sus productos, sin embargo, se ha visto en serias dificultades para cumplir con los plazos de entrega fijados con sus clientes. En múltiples ocasiones, ante las inexplicables demoras en el Departamento de Producción, el encargado del Departamento de Ventas se ha visto en la obligación de excusarse por los retardos en las entregas, perdiendo así importantes negocios para la compañía.
En el último semestre ART & DESIGN ha presentado retrasos con el pago de la nómina, lo cual ha generado comentarios que se vuelven cada vez más graves. Es así como, paulatinamente, los empleados con más conocimiento en el área (carpintería) han ido abandonando la empresa, pues no se muestran conformes con esta situación. Desalentadoras percepciones materializadas en la excesiva rotación laboral registrada durante los últimos tres meses; mientras los empleados más capacitados se están marchando, el personal que ingresa a la organización no recibe una inducción adecuada para ocupar los cargos correspondientes; en consecuencia, crecen los accidentes laborales, las inasistencias y las renuncias repentinas. Situaciones que irremediablemente inciden en el desempeño y la productividad de la organización. Un ejemplo de ello se vivió la semana pasada, cuando la entrega de un pedido hacia uno de los clientes más importantes presentó retraso en la entrega, y algunas unidades fueron devueltas al no cumplir con el control de calidad, cuando los productos de la empresa siempre se han caracterizado por satisfacer las necesidades y expectativas del cliente.
Ximena Gómez, hija de dueño de la compañía, ocupa el cargo de Jefe del Departamento de Presupuesto. Durante el último semestre ha tenido innumerables inconvenientes con muchos de los trabajadores, debido a sus actitudes discursivas, generadas por las demoras en el pago de los salarios y ocasionando situaciones de comunicación conflictivas. La señorita Ximena Gómez, al intentar comunicarse asertivamente con los colaboradores, lo hace de manera inadecuada, lo que ha generado fallos en la comunicación y por ende una ruptura comunicativa.
Estos actos de habla, casi siempre peyorativos, vienen acompañados con otro tipo de manifestaciones discursivas no verbales (gestos, mímesis y kinésica), que producen tensión entre las dos partes; al producirse tal tensión, el acto comunicativo falla, en la medida en que desecha la posibilidad de un diálogo asertivo, eficaz y conductualmente positivo que lleve a una interacción libre de conflictos.
Teniendo en cuenta todo lo anterior y para dar solución a las problemáticas que se han venido presentando, la organización ha decidido dar inicio a una restructuración administrativa y operativa.
Ustedes como funcionarios de HR & Productivity y encargados de prestar la asesoría a la organización en el tema de recursos humanos ( Gestión del Conocimiento), deben establecer un plan de mejoramiento y las estrategias necesarias con el fin de dar respuesta a las necesidades y/o dificultades que se presentan.
Definición del problema.
SOLICION
Paso 2. Realizar una lluvia de ideas Las causas generales son
La falta de utilizar GRH nuevas tecnologías proyección estratégica de los recursos humanos Falta de comunicación La gestión del conocimiento es algo que empieza con los objetivos y los procesos de la empresa Falta de entrenamiento físico e intelectual al personal seleccionado para la labor Calidad de selección del personal al ingreso Problemas con el seguimiento de los productos. Problemas con el contacto de los posibles clientes. Dificultades en la propaganda que se envía, NO está siendo efectiva para conseguir nuevos clientes.
Cada tres meses, los gerentes de cada ciudad viajan a Bogotá para socializar el desempeño de los empleados a su cargo y para dar un informe general de su gestión. La empresa aún no tiene implementado un sistema de comunicación interna y externa efectivo y no cuenta con un sitio en Internet que facilite la proyección de la empresa en el ámbito Nacional e Internacional. La mayoría de los empleados antiguos no tienen conocimientos básicos en sistemas. Poca importancia al nivel educativo de los colaboradores operativos, pues, aunque son especialistas en su rama (carpintería), no cuentan con una estructura académica formal que les permita estar acorde a la evolución que exige el medio actual. Dificultades para cumplir con los plazos de entrega fijados con sus clientes Demoras en el Departamento de Producción, el encargado del Departamento de Ventas se ha visto en la obligación de excusarse por los retardos en las entregas, perdiendo así importantes negocios para la compañía. Retrasos con el pago de la nómina. Los empleados con más conocimiento en el área (carpintería) han ido abandonando la empresa, pues no se muestran conformes con esta situación. Excesiva rotación laboral registrada durante los últimos tres meses. El personal que ingresa a la organización no recibe una inducción adecuada para ocupar los cargos correspondientes. Aumento de accidentes laborales, inasistencia y renuncias repentinas de los trabajadores antiguos. La señorita Ximena Gómez, al intentar comunicarse asertivamente con los colaboradores, lo hace de manera inadecuada, lo que ha generado fallos en la comunicación y por ende una ruptura comunicativa. Actos de desprecio hacia los trabajadores por parte de la Jefe del Dpto. de Presupuesto Ximena Gómez. Disminución de la calidad de los productos. Bajos controles de calidad. Lo anterior debido al rezago tecnológico. Ausencia de modernización en sus esquemas de producción. Profesionalizar y desarrollar integralmente las competencias requeridas en el talento humano, buscando el nivel de desempeño deseado satisfacción y compromiso en la realización de las labores y en el logro de los resultados. Participar activamente en las actividades gremiales y sectoriales que busquen fortalecer la competitividad y productividad en el entorno nacional Poca capacidad de negociación frente a proveedores y clientes. Desconocimiento del mercado y su competencia. Baja competitividad. Falta de preparación empresarial, es de baja capacidad de asociación, ya que la empresa tiene por costumbre operar individualmente y no compartir riesgos y oportunidades.
Falta de una gestión empresarial enfocada a un mercado global con una economía abierta. Falta de controles administrativos en sus empresas. Falta de capacitación de mano de obra. Desconocimiento de la rentabilidad real de la empresa. Falta de la optimización de los recursos.
Falta de personal con suficiente capacidad para administrar la empresa
Plan de mejoramiento
Mejoramiento en los recursos humanos Fomentar la ergonomía y seguridad laboral Crear una especie de folleto o formato para que los que ingresen a la empresa sean personas capacitadas o tengan experiencia en el campo Hacer cursos y asesorías para el personal de la empresa y capacitarlos en los procesos de producción y logísticos de la empresa Hacer cursos o video conferencias para darles el conocimiento necesario para el trabajo que se está esperando por parte de cada uno Para dar solución a este problema, debemos: hacer un análisis de nuestro producto; es decir, realizar una lista detallada de las ventajas del mueble y los aspectos a mejorar del mismo, incluyendo el tipo de madera que se utilizara, diseño funcional y/o ergonómico, planos o dibujos acotados del diseño de muebles, herramientas y materiales de buena calidad utilizados para la construcción de muebles. Este análisis debe ser realizado por personal idóneo y capacitado para esta actividad. Para dar solución a este problema, debemos: utilizar el método de comunicación apropiado (correo electrónico, chat, SMS, teléfono, etc.). Realizar un seguimiento de las preferencias del cliente en una base de datos y utilizar esa información para establecer una estrategia de comunicación para cada cliente. También el jefe de cada departamento es responsable de un grupo o departamento y también puede y debe evaluar el desempeño de cada uno de sus miembros y programar con cada uno de ellos las medidas necesarias para mejorar cada vez más. Estos esquemas serian así: ● Hacia el interior de la empresa (Comunicación interna): Personal, Dirección, Representantes laborales, Empresas filiales y Grupo económico o Accionistas. ● Hacia el exterior de la empresa (Comunicación externa): Hacia el mercado: Comunicación al público, Comunicación profesional y Comunicación con los colaboradores. Hacia el entorno social: Comunicación financiera, Comunicación política, Comunicación con la opinión pública, Comunicación social o Medios de comunicación.
