Proyecto de Titulacion INFONET

INTRODUCCIÓN En el presente informe del proyecto, se recopila, se analiza y se procesa toda la información acerca de los documentos diversos existentes en el área de Tesorería del Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado “I!"ET#, de la sede de Pic$ana%i& con la finalidad de aplicar las t'cnicas de arc$ivo y así dar nuestro aporte para el lector( Por lo general, no todo los documentos pueden ser parte de nuestro arc$ivo, tal como )oletines, revistas, diarios, periódicos& si )ien es cierto, son documentos, pero no $an sido producidos por  la oficina o institución& por tanto, se conservan sólo mientras sean *tiles y de)en mantenerse separados de nuestro arc$ivo central( El presente informe está estructurado de la siguiente manera Capítulo I. +)icación I. +)icación geográfica, descriptiva, limites, nivel socioeconómico, resea $istórica y o)-etivos del proyecto( Capitulo II. "rganización II. "rganización del centro de prácticas, .u)icación, lineamiento de tra)a-o, y la estructura orgánica/( Capitulo III. 0arco teórico .conceptos, t'cnicas y procedimientos, procedimientos, Capitu Capitulo lo IV. IV. 1plic 1plicaci ación ón .logro .logross alcan alcanzad zados, os, dificu dificulta ltades des,, conclu conclusio sione ness y recomendaciones/(

 El eficaz resultado de esta tarea se traduce en una mayor eficiencia de la administración, en un me-or servicio al usuario y tam)i'n en la difusión de la inform informaci ación, ón, el conoc conocimi imient ento, o, la cultur cultura a y la invest investiga igació ción n $istór $istórica ica de su proceso de desarrollo(

1

CAPÍTULO I 1. UBICA UBICACIÓN CIÓN GEOGRÁF GEOGRÁFICA ICA DEL DEL DISTRITO DISTRITO DE PICANA!I PICANA!I 1.1. UBICACIÓN GEOGRÁFIC GEOGRÁFICA A GENERAL Lo"ali#a#

$

2istrito de Pic$ana%i

P%o&i'"ia

$

3$anc$amayo

R()i*'

$

4unín

Sup(%+i"i(

$

5 678,97 %m :

Altitu#

$

9:9 m(s(n(m

a,ita't(-

$

 9; ;;; personas

I#ioa

$

Espaol, 1s$anin%a y
1./. UBICACIÓN DESCRIPTIVA El distri distrito to de Pi"0a'ai2 es uno de los seis distritos =ue conforman la provincia de 3$anc$amayo, 3$anc$amayo , u)icada en el departamento de 4unín, 4unín , en la zona centro centro del Per* Per*(( >a ciudad de Pic$ana%i, se encuentra a 9; %m de la provincia de Satipo y a ?; %m de >a 0erced, capital de la provincia de 3$anc$amayo( Pic$ana%i, es conformante de la selva central del Per*( En cuanto se refiere a su conformación política, el 2istrito, está compuesto por más de 59; anexos y comu comuni nida dade dess nativ nativas as,, los los =ue =ue se encu encuen entr tran an u)ic u)icad ados os en las las márg márgen enes es 2

iz=uierda y derec$a del río Peren'( Tam)i'n, en la parte alta del río Ipo%i( 3uenta con una po)lación aproximada de 9; ;;; personas entre $om)res y mu-eres( Pic$ana%i, posee un gran movimiento comercial, y es galardonado con la denominación “3iudad >uz#, “3orazón de >a Selva 3entral# entre otros& se caracteriza por las playas =ue se en uentran a orillas del río Pic$ana%i . @ío Peren'/, Peren' /, de)ido a los factores de la naturaleza, especialmente del fenómeno del io io,, =ue $izo crecer las aguas $asta formar pe=ueas playas ideales para pasear en )ote( 1 las orillas del @ío y en lugares turísticos se encuentran restaurantes, en los cuales se puede disfrutar platos típicos como el ce)ic$e ce)ic$e de  de “doncella# .pez de río/, el asado de “zamao# entre otros& es más, se puede apreciar el $ermoso paisa-e(

1.3.  LÍ4ITES Seg*n el 2ecreto >ey de demarcación geográfica correspondiente es el siguienteA

a. ,. ". #.

Po% (l No Po% No%t %t(( Po%% (l Su Po Su%% Po% (l E-t( Po%% (l O( Po O(-t -t((

$ $ $ $

3on el distrito de Peren' B 3$anc$amayo 3on el distrito de @io egro B Satipo 3on el distrito de Puerto Cerm*dez B "xapampa 3on el distrito de Ditoc  3$anc$amayo

1.3.1. ALGUNOS DAT DATOS OS GEOGR GEOGRAFICOS AFICOS i#%o)%a+ía

$ @íos Peren' y Pic$ana%i

Clia

$ Es tropical, $*medo y cálido(

T(p(%atu%a

$ Promedio :9F3(

3

G?F3 en verano y 59F3 en invierno(

1.5. NIVEL SOCIOECONÓ4ICO El distrito de Pic$ana%i, “Selva 3entral#, cuenta con diversos niveles socioeconómicos, destacándose en el campo empresarial, comercial, agrícola, y turismo(

1.5.1.  PRODUCCIÓN La "a+i"ultu%a.6 3omo opción de desarrollo, atraviesa desde sus inicios, serias limitaciones& puesto =ue fue conce)ida por la gran mayoría, como actividad recolectora tradicional, imitativa( Pero a partir de 577;, comenzó su lento desarrollo(

El "a+7.6 Es una planta procedente de 1ra)ia, se extendió por  occidente a partir del siglo HD( >as áreas donde se cultivan caf' en Pic$ana%i, se encuentran so)re altitudes =ue van desde los ;; m(s(n(m( $asta 5;; m(s(n(m(

1.5./. TURIS4O >os atractivos turísticos de mayor concurrencia son $ 

Pla8a 9:ua' Val(% Sa'#o&al;2 a 9:9 m(s(n(m(, en el centro ur)ano del 2istrito(



9Pu(%to Pi"0a'ai; < pla
4



94i%a#o% #( Pi"0a'ai;2  a 87; m(s(n(m(, a G %m de la plaza principal(



9!a(t-a Pipo(; =A)%otu%i-o>2 a 69 m(s(n(m( a G%m de la plaza principal(



9La)u'a E'"a'ta#a;2 a 9:: m(s(n(m( a ? %m de la plaza principal(



Cata%ata 9?ota%a%i;2 a 95; m(s(n(m(, a 5; %m de la plaza principal(



Cata%ata 9T%(- Caí#a-;2   a 96; m(s(n(m(, a 58 %m de la plaza principal(



9Pu(%to Ipoi;2 a 69 m(s(n(m(, a :9 %m de la plaza principal(



Ca-"a#a 9P%ia&(%a;2 a ;; m(s(n(m( a 5: %m de la plaza principal(



Ca-"a#a 9El 4i-t(%io < La Du"0a #(l Ti)%(;2  a 7:; m(s(n(m(, a :: %m de la plaza principal(



Cata%ata 9Ta%8@'; < "ata%ata 9El Ti'a*';2  a 5 5G m(s(n(m(, a : $ der la ciudad de Pic$ana%i(



Cata%ata 9!u&i%ia'i;2 9Salu#2 #i'(%o < ao%;2 < 9La po8a #(l "a')%(o;2 a 78; m(s(n(m(, a :9 %m de la plaza principal(



Pa%u( A%u(ol*)i"o 9C0i'"0a<-u
1.. RESEA ISTÓRICA DEL DISTRITO DE PICANA!I En el ao 579:, inmigrantes de la costa y sierra del Per*, se asentaron en las llanuras de la margen derec$a de la confluencia de los ríos Pic$ana%i y Peren'& y posteriormente en el ao 578:, se inició en forma organizada, con la

5

instalación de la 1gencia 0unicipal y la Tenencia Jo)ernación, concretándose con el nom)ramiento de su primer Teniente Jo)ernador& dependiendo políticamente del distrito de 3$anc$amayo y de la provincia de Tarma( En 58?6, el Padre !rancisco Iz=uierdo, fue nom)rado fundador y el Kno( Terciano Pinto, fue declarado Superior( Ellos se despidieron de sus Knos( del 3erro de la Sal y Luimiri, llevando consigo todo lo necesario para la fundación, em)arcándose en un punto del Peren' en dos )alsas, =uienes despu's de ;G días de -ornada llegaron a Pic$ana%i a trav's de los afluentes de la margen derec$a del río Peren'( 3a)e resaltar, =ue esa primera parte del Peren' encierra una serie de remolinos y peligros, =ue fácilmente exponen a un naufragio( En 5?6:, se produ-o la mayor re)elión indígena en la =ue participaron activamente los guerreros as$ánincas, enca)ezados por el caudillo 4uan Santos 1ta$ualpa, “>íder del *nico movimiento indígena -amás derrotado#, =uien avizoró temprano la integración mestiza para desterrar el vasalla-e espaol( Es necesario destacar =ue, la recuperación de los territorios indígenas, le-os de significar el rec$azo de los aportes =ue $a)ían traído los europeos, se potenció con la adopción de algunos de ellos, manteniendo las $errerías próximas al 3erro de la Sal, continuando con el cultivo de cítricos, caa de az*car, etc(& prosiguiendo con la crianza de ganado, propiciando de esta manera, un desarrollo autónomo(

1..1. Fu'#a"i*' #( Pi"0a'ai. El 5M de mayo de 57?9, el Padre delegado, !raile 2ionisio "rtiz, cele)ró por primera vez en Pic$ana%i, la

6

fiesta de San 4os' ")rero( Se a)rió el ca-ón =ue contenía una artística imagen de 5,; m de altura y -unto a ella, las imágenes del Sagrado 3orazón de 4es*s y San 3arlos Corromeo( 1../. C%(a"i*' Políti"a. El distrito de Pic$ana%i, se crea seg*n 2ecreto >ey M :6765, dado en la 3asa de Jo)ierno, a los :6 días del mes de septiem)re de 57??, por el Presidente de la @ep*)lica, don !rancisco 0orales Cerm*dez( Por acuerdo de 3onse-o, se determinó para el día ; de octu)re cele)rar dic$a acción( 1..3. Pi"0a'ai (' la 7po"a #(l t(%%o%i-o. En los aos ;, cuando Pic$ana%i se encontra)a en pleno auge de desarrollo, llegó el terrorismo, azotando a los distintos centros po)lados y su misma capital( 2ic$os lugares se convirtieron en un campo de )atalla campal, de ata=ues su)versivos y luc$as con la fuerza del orden( Sin em)argo, 4uan Daler Sandoval, reorganizó el e-'rcito de la )ase =ue $oy lleva su nom)re, empezó y logró erradicar el terrorismo de la zona( 1..5. D(-p()u( #(l #(-a%%ollo #( Pi"0a'ai. >os aos 7;, tras el tra)a-o de erradicar los grupos terroristas, Pic$ana%i retomó con fuerza su desarrollo, de)ido a la gran actividad cafetalera y a la )uena producción en el campo( >a ciudad se po)ló cada vez más, apareciendo nuevos asentamientos $umanos, pue)los -óvenes y asociaciones de vivienda( 1 finales de los 7;, Pic$ana%i se $a)ía convertido en la ciudad de mayor crecimiento de la “Selva 3entral# y, a partir del :;;;, se inició la modernización de la ciudad y el desarrollo de sus centros po)lados( En la actualidad, este -oven 2istrito sigue desarrollándose intensamente con la visión de convertirse muy pronto en una provincia( 7

1.. OB:ETIVOS DEL PROECTO

1..1. GENERAL$ 

 1plicar las t'cnicas de arc$ivo al organizar e inventariar los documentos arc$ivísticos del área de tesorería del Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado “I!"ET#  sede Pic$ana%i(

1../.  ESPECÍFICOS$ 5( :( G( 6( 9(

!acilitar el tra)a-o administrativo( @educir el tiempo de )*s=ueda de la documentación( Crindar me-or servicio al usuario( Integrarnos al mundo de la modernidad( 3ontrastar los conocimientos teóricos con la práctica(

8

CAPÍTULO II :( ORGANI?ACIÓN DEL CENTRO DE PRÁCTICAS /.1. UBICACIÓN    

U,i"a"i*' Di-t%ito P%o&i'"ia R()i*'

$ $ $ $ 

 1v( 3ircunvalación con 0arginal F 5;; Pic$ana%i 3$anc$amayo 4unín

/./. LINEA4IENTOS DE TRABA:O

El área de Tesorería del IEST Privado “I!"ET#, se rige )a-o los siguientes lineamientosA

4a'ual #( O%)a'i8a"i*' < Fu'"io'(R()la('to I't(%'o P%o<("to #( D(-a%%ollo I'-titu"io'al R()la('to #( O%)a'i8a"i*' < Fu'"io'(TUPA

/.3. ORGANI?ACIÓN 

0inisterio de Educación(



2irección @egional de Educación 4unín(



Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado “I!"ETN(

9

/.5. ENTIDAD El Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado NI!"ETN, es una institución creada por @esolución 0inisterial ;578B:;;GBE2,

integrado

por

docentes

especializados

y

actualizados dedicados al estudio, investigación y enseanza& así como a la difusión, extensión y proyección social del sa)er y la cultura a la comunidad( El I E S T Privado OI!"ET, forma profesionales capaces de administrar sus actividades& para ello, incorpora en su currículo, cursos extracurriculares de formación empresarial de las áreas de competencia, =ue proporcionarán al profesional la destreza necesaria para competir con 'xito, utilizando las $erramientas de la informática, adaptándose en el mundo la)oral competitivo( El Instituto, tiene como principio fundamental la )*s=ueda de la verdad y lealtad $acia la comunidad( 3onservar, acrecentar y transmitir cultura, afirmando valores nacionales( Extender su acción y servicios a la comunidad y promover el desarrollo integral(

/.. ESTRUCTURA ORGANI?ATIVA

0anual de "rganización y !unciones del Instituto de Educación Superior  Tecnológico Privado OI!"ET(

DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA 10

 1rt( 6( >a estructura orgánica del IEST Privado “I!"ET# es la siguienteA

a> Qrgano de 2irecciónA El 3onse-o 2irectivo 5( 2irectorio :( 2irector Jeneral

,> >a 2irección JeneralA 5( 2irector Jeneral

"> Qrganos de >íneaA de la +nidad 1cad'mica 5( 4efe de la +nidad 1cad'mica

#> 4efaturas de Rrea 1cad'mica 5( 4efe del área de 3omputación e Informática :( 4efe del área de Secretariado E-ecutivo

(> Secretaría 1cad'mica 5( Secretario 1cad'mico

+> Qrganos de 1sesoramiento, 3onse-o Institucional y Qrgano de  1sesoramiento de la 2irección Jeneral( 5( 2irector Jeneral :( Secretario 1cad'mico G( @epresentante de 2ocentes 6( @epresentantes de Estudiantes

)> Qrganos de 1poyoA +nidad 1dministrativa 

4efe del área 1dministrativa 11



4efe del área de Producción



Secretaría  Tesorería



Personal de Servicio

0> 2el Personal docente 5( 2ocentes de áreas acad'micas

i> 2e los delegados 5( 2elegados de las carreras profesionales(

12

/..

ORGANIGRA4A

El organigrama del Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado “I!"ET#, es como sigueA

CONSEJO

DIRECTIVO

DIRECCIÓN GENERAL

 Jefe de Unidd Ad!ini"#$#i%

CONSEJO INSTITUCIONAL

Se&$e#$( A&d'!i&  Jefe de Unidd A&d'!i&

 Jefe )$e de *$+d,&&i-n  Jefe de ) A CI Jefe de ) A SE

Se&$e#$( . Te"+$e$( *e$"+n/ de Se$%i&i+

C++$din&i-n Gene$/ Sede . *i&ni

i/i+#e&

DOCENTES ESTUDIANTES

13

CAPÍTULO III 4ARCO TEÓRICO 3.1

CONCEPTOS



O%)a'i8a"i*'.6 Es el acto de coordinar y ordenar los recursos disponi)les y las actividades necesarias, de tal manera =ue se logren



los fines propuestos( Ca%p(ta.6  Es la agrupación de documentos clasificados seg*n serie



documental, ya sean producidos por la misma institución u otros( Pap(l(B Es un material, soporte =ue sirve para plasmar un $ec$o o acontecimiento escrito =ue se da de acuerdo a las circunstancias,



llegando a formar un documento( R*tulo.6  Son eti=uetas de identificación de papel, con impresión de



datos de lo =ue se va rotular, son de fácil lectura de la información( Do"u('to.6 Es toda a=uella información contenida y registrada so)re cual=uier soporte material, =ue es producido, reci)ido y conservado por  las organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus



actividades( Es por tanto, un testimonio de la actividad $umana( Do"u('to- a"ti&o-.6  1=uellos =ue son consultados frecuentemente o =ue la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia( Por lo general la fec$a de emisión de los registros no es superior a los cinco aos y es consultada más de una vez al mes(

14



Do"u('to- i'a"ti&o-.6 Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, =ue tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor( Se almacenan allí $asta la destrucción de los mismos una vez =ue ya $an



cumplido su función( Do"u('to a%"0i&í-ti"o.6 o todos los documentos existentes en una oficina o dependencia llegan necesariamente a formar parte del arc$ivo institucional( E(ploA >as normas legales, )oletines oficiales, diarios, pu)licaciones periódicas( Si )ien son documentos, no $an sido producidos por la oficina o institución, por tanto, no es documentación original, y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo informativo y se conserva sólo mientras sean *tiles( Estos documentos de)en mantenerse separados de nuestro arc$ivo( Entonces, un documento arc$ivístico es a=uel =ue es producido, reci)ido y conservado por  una institución y contiene información relativa al e-ercicio exclusivo de las actividades y competencias =ue esta institución desarrolla(



Tipo #o"u('tal.6 Son las unidades de información contenidas en los documentos( Estos pueden serA •

Tipo #o"u('tal -ipl(.6 !ormado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información( Ejemplos$

15

El oficio, la carta, el memorando, un li)ro de ca-a, reci)o, etc( 

Tipo #o"u('tal "opu(-to.6 !ormado por dos o más tipos documentales =ue se sustentan entre sí, y cuyo contenido mantiene una unidad de información( Se le conoce com*nmente como “expediente#( Ejemplos$

El compro)ante de pago, las $istorias clínicas, otros( 

Fo'#o #o"u('tal.6 Es el con-unto de los documentos producidos y reci)idos por una institución p*)lica o privada en el e-ercicio de sus actividades( E-( 0inisterio de Educación, Instituto acional de Innovación 1graria, 0unicipalidad 2istrital de Pic$ana%i, etc(



S(""i*' #o"u('tal.6 Es el con-unto de documentos producidos y reci)idos por las diferentes unidades orgánicas o dependencias de la institución( E-( 1dministración, coordinación general, área de gestión pedagógica, tesorería, etc(



S(%i( #o"u('tal.6 Es el con-unto de documentos =ue tienen características comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto =ue, por consiguiente, es arc$ivado, usado, transferido o eliminado como unidad( E-( @esoluciones, supervisiones, legados personales, planillas, órdenes de compra, etc(

16



Pi(8a #o"u('tal(B Es una unidad documental( Es la mínima expresión dentro del fondo documental( !orman parte de la serie(

I.E.S.T.P INFONET Tesorería Comprobantes de Pago

Boetas! bo"#$er! %a#t"ras!re#&bos!otros.

FONDO

SECCI'N SERIE

PIE(A

A%"0i&o.6 Es un con-unto de documentos producidos por personas naturales o -urídicas durante el e-ercicio de sus actividades cotidianas y =ue son administrados, organizados y conservados para difundir la información contenida en ellos, tam)i'n se designa arc$ivo al espacio físico, o a la institución( Si-t(a "%o'ol*)i"o.6 Se ordena por fec$as, el criterio es comenzar  por la fec$a más antigua de los documentos a la fec$a más reciente =ue se agrupan dentro del arc$ivo por aos o meses y finalmente, ordenamos por día( E-emploA CLASIFICACIÓN ;G ;7 :;; ;G ;7 :;; ;: ;9 :;5: ;? ;9 :;;7 17

5: ;7 :;5G 58 ;6 :;55 Si-t(a Al+a,7ti"o.6 Se ordena seg*n las letras del alfa)eto, la manera de ordenar en este sistema es comenzar por la primera letra del alfa)eto =ue es la “1# y terminar en la *ltima =ue es la “#(

CLASIFICACIÓN !acturas

Coletas

Coletas

!acturas

@eci)os

@eci)os

Co'-(%&a"i*' #( #o"u('to-.6 3onsiste en mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a trav's de la implementación de medidas de preservación y restauración( Existe un con-unto de factores =ue constantemente ponen en riesgo la integridad física de la documentación, 'stos sonA !actor climatológico 3ontaminación am)iental 3ontaminación )iológica Siniestros 0ane-o inadecuado de los documentos El lo"al #( a%"0i&o.6 2e)e ser construido de material no)le, tener  • • • • •



)ásicamente tres am)ientesA depósitos, área de tra)a-o t'cnico y administrativo y el área de atención al usuario, los mo)iliarios 

arc$ivadores de)en ser de metal( El a'(o #( lo- #o"u('to-.6 Evitar el uso excesivo de elementos metálicos .grapas, clips, etc(/, proteger los documentos en unidades de instalación .ca-as, fólderes o cual=uier otro elemento similar/, evitar el uso de productos =uímicos .insecticidas, )actericidas y fungicidas/, los

18

documentos deteriorados por agentes )iológicos .insectos, $ongos, )acterias, etc(/ de)erán separarse de la documentación en )uen estado y restringir su servicio( o 4(#i#a- #( -()u%i#a# restringir el ingreso a los depósitos a personas no autorizadas( o fumar, comer o )e)er en los depósitos o lugar donde • •

•

existen documentos( o mantener en el arc$ivo, materiales inflama)les .gasolina,

petróleo, cera, etc(/ O%)a'i8a"i*' #( #o"u('to-.6 Es un proceso t'cnico arc$ivístico, =ue consiste en el desarrollo de un con-unto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de cada entidad( En esta etapa, se de)e alcanzar a identificar las respectivas series y su) series 

documentales( Cla-i+i"a%.6 Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos =ue sean suscepti)les de su)divisiones, teniendo en cuenta la estructura



orgánica yo las funciones institucionales( O%#('a%.6 3onsiste en unir y relacionar los elementos de cada grupo, mediante el sistema



más convenienteA ordenamiento alfa)'tico,

num'rico, alfanum'rico, cronológico, etc( Si)'a%.6 Es asignar sím)olos de codificación para su identificación .por  unidades orgánicas, por series documentales, etc(/( Pueden ser letras o n*meros o la com)inación de am)os(



I'&('ta%ia%.6 >a pala)ra inventario proviene etimológicamente del latín “inventarium#, y significa realizar un listado pormenorizado de )ienes pertenecientes a una persona física o -urídica( >os inventarios sirven para sa)er los )ienes existentes, y son muy *tiles a la $ora de evaluar  los progresos o detrimentos patrimoniales =ue ocurren a lo largo de un 19

período( Suele $acerse en las empresas inventarios al comienzo de su gestión, y luego en períodos regulares, generalmente anuales(

3./ TCNICAS  PROCEDI4IENTOS 3./.1 TCNICAS En el Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado “I!"ET#  sede Pic$ana%i, se identificó los documentos de Tesorería seg*n serie documental, desde los primeros aos de su funcionamiento, los =ue se encontra)an mezclados y ordenados empíricamente sin considerar las t'cnicas de arc$ivo, por lo =ue se aplicó el sistema alfa)'tico y cronológico para ordenar la documentación encontrada(

a. IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES El e=uipo de tra)a-o identificó las siguientes necesidadesA •

0antener organizado los documentos arc$ivísticos del

•

área de tesorería( 3ontar con un inventario de documentos arc$ivísticos de

•

tesorería( 3lasificar adecuadamente los documentos( @educir el tiempo de )*s=ueda de la información

•

re=uerida( 3onservar

•

apropiadamente

los

documentos

arc$ivísticos(

,. REHUIRI4IENTOS PARA LA I4PLE4ENTACIÓN ,.1 4at(%ial(G%apa#o%a.6 +tensilio =ue sirve para grapar(

20

P(%+o%a#o%.6 1rtefacto =ue perfora un soporte .fic$as o cinta de papel/(



Huita )%apa-.6 Es un utensilio =ue se emplea para sacar las grapas =ue su-etan los folios de papel, evitando el posi)le dao en uas o dedos(



Ca%tuli'a.6 Es un papel =ue es generalmente más grueso y más resistente =ue el papel normal de escritura o de impresión(

21

R()la.6 Es un instrumento de medición con forma de planc$a delgada o rectangular =ue incluye una escala graduada dividida en unidades de longitud(

oa- ,o'#.6  Es un material constituido por una lámina delgada ela)orada a partir de pulpa de celulosa, una pasta de fi)ras vegetales molidas suspendidas en agua, generalmente )lan=ueada y posteriormente secada y endurecida(

Ti(%a.6 Es una $erramienta manual =ue sirve para cortar( Está formada por dos cuc$illas de acero =ue giran so)re un

22

e-e com*n respecto al cual se sit*an los filos de corte a un lado y el mango al lado opuesto(

L@pi8 < lapi"(%o-.6 Es un instrumente de escritura o di)u-o( 3onsiste en una mina o pigmento .generalmente de grafito, y una grasa o arcilla especial/(

Na+tali'a.6 Son pastillas =ue sirven para eliminar polillas de diversos tipos y de esta manera conservar los materiales(

Ci'ta #( (,ala(.6 Es un material =ue se utiliza para unir  o)-etos de manera temporal o a veces tam)i'n permanente(

23



Caa.6 Es un material =ue proporciona seguridad y protección a los productos =ue contiene dentro(

Pap(l lu-t%(.6 Es un material igual al papel de color(

Cola -i't7ti"a.6 Es una sustancia =ue puede mantener  unidos a dos o más cuerpos por contacto superficial(

24

Ci'ta 7t%i"a.6 Es un instrumento de medida =ue consiste en una cinta flexi)le graduada y se puede enrollar(

F@-t'(%.6 Es una opción fácil y económica para encuadernar  los documentos(



P()a('to (' ,a%%a.6 Es una sustancia sólida =ue puede mantener unidos dos o o más cuerpos por contacto superficial(

25



Sili"o'a líui#aA El pegamento puede servir para unir algo a una superficie o a un cuerpo utilizando una sustancia especial para ello, de modo tal =ue no se separen o sea difícil $acerlo, como tam)i'n para reparar un o)-eto $aciendo =ue se unan entre sí las partes =ue =uedaran separadas por una rotura(

Clip.6 Es una $erramienta =ue se utiliza para su-ertar $o-as sueltas =ue no necesitan encuadernación(

Po-t6it.6 Son unas pe=ueas $o-as de papel auto ades$ivo, de varias demensiones, formas y colores(

26

G%apa-.6 Es una $erramienta =ue se encuntran en las grapadoras con una capacidad para agrupar :9 $o-as de papel )ond(



Vi'i+@'.6 Es un material =ue se utiliza para forrar los fólderes, cuadernos, otros(

Fa"tu%a.6 Es un documento tri)utario de compra y venta =ue registra la transacción comercial o)ligatoria y aceptada por  ley( Este compro)ante tiene para acreditar la venta de

27

mercaderías u otros afectos, por=ue con ella =ueda concluida la operación(



R("i,o-(B Es un documento =ue sirve para registrar todos los ingresos de dinero en efectivo, mediante el cual una persona acredita $a)er reci)ido de otra, una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de compro)ante de pago(



R("i,o po% 0o'o%a%io-.6 Es el compro)ante de pago =ue de)e emitir el tra)a-ador independiente =ue preste sus servicios por el e-ercicio individual de su profesión, arte, ciencia u oficio( Estos ingresos generan rentas de cuarta categoría, de acuerdo a la legislación del Impuesto a la @enta(

28



Bou"0(%.6 El Couc$er es el NdocumentoN =ue te entregan cada vez =ue utilizas tu tar-eta de cr'dito o d')ito para realizar un pago o de-ar un depósito(



Cua#(%'o #( "a%)o.6 Es un cuaderno mediante el cual se registró la salida de dinero(



S()uii('to ("o'*i"o.6 Es una fic$a, en el cual se registra los datos del empleador y el monto =ue se le asignó por su $a)er del mes correspondiente(

29



R("i,o #( a)ua.6 Es un compro)ante de egreso, en el cual está el monto =ue se consumió por el servicio de agua, del mes correspondiente(



R("i,o #( lu8.6 Es un compro)ante de egreso, en el cual está, el monto =ue se consumió por el servicio de fluido el'ctrico, del mes correspondiente(



Bol(ta #( &('ta.6 >a )oleta de venta es un compro)ante de pago =ue se emite en operaciones con consumidores o usuarios finales( 30

,./ EuipoCoputa#o%a.6 Es una má=uina electrónica =ue permite procesar y acumular datos( El t'rmino proviene del latín

"oputa%( .“calcular#/(



Ip%(-o%a.6 Es un dispositivo perif'rico del ordenador =ue permite producir una gama permanente de textos o gráficos(

C@a%a #i)ital.6 2ispositivo electrónico utilizado con el mismo fin =ue una cámara fotográfica o filmadora, pero con

31

tratamiento y almacenamiento digital de la imagen =ue captura(

,.3 4u(,l(4(-a.6 Es un mue)le  cuyo cometido es proporcionar una superficie $orizontal elevada del suelo, con m*ltiples usos, como puede ser el tra)a-ar so)re ella, apoyarse so)re ella, comer o colocar o)-etos(

Silla.6 Es un mue)le cuya finalidad es servir de asiento a una persona( Suele tener cuatro patas, aun=ue puede $a)er de una, dos, tres o más(

A'au(l.6 Ta)la o lámina $orizontal =ue se coloca en una pared, dentro de un armario o en una estantería y sirve para

32

colocar o)-etos so)re ella, resistente para arc$ivo de documentos con las siguientes característicasA 

El largo de cada cuerpo de)e ser de ;(7; ; 5(:; mts(



>a altura máxima de la estantería será de :(5; a :(G; mts(



>a resistencia de cada )alda seg*n sea el largo de)erá de ser de 5;; %g como mínimo(



>os espacios entre )aldas serán de acuerdo al tamao de los documentos =ue se =uieran arc$ivar(



>a distancia de la *ltima )alda al tec$o será de 59 cm( como mínimo(



En las es=uinas superiores e inferiores de los estantes se colocan ángulos de soporte(



+n solo estante no de)e tener más de diez cuerpos(

3././ PROCEDI4IENTOS

33

>a organización y el inventario de los documentos arc$ivísticos del área de Tesorería del Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado “I!"ET#, se $izo de la siguiente maneraA

a. Lipi(8a #(l @%(a #( t%a,ao.

•

>as imágenes muestran la situación en =ue se encontra)an los documentos del área de Tesorería del I(E(S(T Privado “I!"ET#(

•

 1ntes de proceder a tra)a-ar en la organización de los documentos, se $izo la limpieza del lugar en =ue se encontra)an(

34

•

 1l realizar este primer paso, se encontraron muc$os documentos mezclados =ue no correspondían al área de Tesorería, como )oleta de notas, fic$as de matrícula, cargos de documentos emitidos, cargos de documentos reci)idos, !+T, entre otros(

,. Cla-i+i"a%  ,.1. "la-i+i"a"i*' po% -(""i*' #o"u('tal •

Se identificó los documentos de Tesorería y se separó de a=uellos =ue son de otras áreas, colocándolas so)re una mesa( Encontramos facturas, )oletas, reci)os, Couc$er, contratos, seguimientos económicos de los docentes, controles de pago de los estudiantes, reci)os por $onorarios

Fa"tu%a

R("i,o-

35

R("i,o po% 0o'o%a%io-

S()uii('to ("o'*i"o

Bou"0(% 

R("i,o #( a)ua

36

R("i,o #( lu8

Bol(ta #( &('ta

Cua#(%'o #( "a%)o

•

2urante el desarrollo del tra)a-o, tam)i'n se encontraron documentos no arc$ivísticos como copias, lo cual fuimos desec$ándolas( 37

•

2espu's de identificar los documentos pertenecientes al área de Tesorería, clasificamos dic$os documentos, por serie(

38

,./ Cla-i+i"a% po% -(%i(  1grupamos de acuerdo al asunto en un lugar adecuadoA facturas, )oletas, reci)os, etc( desde el :;; $asta el :;5:(

". O%#('a%   

Se utilizó el sistema cronológico en los siguientes casosA

39



En el ordenamiento de los compro)antes de pago por tipo(

Fa"tu%a

R("i,o po% 0o'o%a%io-



R("i,o-

Bol(ta #( &('ta

En el ordenamiento de las fic$as de control de pago de los estudiantes de Secretariado E-ecutivo y 3omputación e Informática(

40

1(%o o%#('ai('to "%o'ol*)i"o 

Se ordenó las fic$as de control de pago pago por ao de ingreso& desde el :;; $asta el :;5:(



Se ordenó las fic$as de seguimiento económico de los docentes de los aos, :;55 y :;5:(

/#o o%#('ai('to al+a,7ti"o 

+na vez clasificado por el orden cronológico se puso a organizar por orden alfa)'tico( 

3on la ayuda del a)ecedario se organizó de la 1 $asta la (



 1l realizar este tra)a-o lo dividimos con separadores provisionales para poder encontrarlos con facilidad(

41

#. Si)'a% 

 1 partir de la clasificación de los documentos $ec$os anteriormente, se empleó el ordenamiento cronológico para organizar, tam)i'n tiene el ordenamiento num'rico(

42



Se tomó en cuenta el ao, mes y día& encontrándose el documento más antiguo del ao :;; II y el más reciente, del ao :;5:(

(. Ela Ela,o% ,o%a"i a"i*' *' #( #( -(pa% -(pa%a#o a#o%(%(-$$ 

P%i(%o, realizamos un modelo de separador(



S()u'#o, marcamos la cartulina con ese modelo de acuerdo a la cantidad =ue alcanza)a en una cartulina(



T(%"(%o , cortamos

la cartulina y o)tuvimos los

separadores deseados(

43



Cua%to, ela)oramos pestaas con los meses del ao, letras del alfa)eto, vigente y retirados en la computadora, las imprimimos, y las cortamos(



Hui'to, pegamos cada pestaa en un separador(

o

S(to, perforamos los separadores(

44

>os separadores fueron ela)orados en diferentes tamaos y formas, ya =ue cada compro)ante tiene medidas distintas a las otras(

+. Ela,o%a"i*' #( p%ot("to%(-.6 Se ela)oraron los protectores con la finalidad de =ue los documentos al pasar el tiempo no se vean daados por el óxido del fastner(

P%i(%o2 se marcó la cartulina con la medida de 5; cm x : cm( S()u'#o2 se cortaron las cartulinas o)teniendo los protectores deseados, luego se perforaron(

45

). Colo"a"i*' #( lo- -(pa%a#o%(-.6 Una vez ela)orados los separadores, los colocamos en cada grupo =ue $a)íamos separado con anterioridad( Para elloA

P%i(%o2 escogimos los )lo=ues con los cuales tra)a-aríamos en esos momentos(

S()u'#o2 tomando un fastner, colocamos un protector antes de empezar con los documentos(

T(%"(%o2 tomamos separadores ela)orados de acuerdo a su proporción y los colocamos en cada )lo=ue de )oletas, facturas, reci)os, seguimientos, etc(

46

0> Ela,o%a"i*' #( pa-ta-.6 Teniendo cada )lo=ue ya ela)orado con sus separadores correspondientes, se colocó una pasta en la =ue pudi'ramos u)icar las leyendas, procediendo de la siguiente maneraA

P%i(%o2 medimos cada )lo=ue(

S()u'#o2 trazamos las cartulinas de acuerdo a las medidas tomadas con anterioridad(

T(%"(%o2 cortamos cada trazo(

47

i> Colo"a"i*' #( pa-ta-.6 Una vez ela)oradas las pastas, las colocamos en cada )lo=ue con sus respectivos postBit =ue contenían una leyenda referencial& para elloA

P%i(%o2 a)rimos el fastner para poder u)icar las pastas(

S()u'#o2  tomamos la pasta y las colocamos(

T(%"(%o2  colocamos los protectores y aseguramos el fastner(

48

Cua%to2 tomamos un postBit, lo pegamos en la pasta y escri)imos en ella la leyenda referencial(

 > Fo%%a#o #( lo- "ua#(%'o- #( "a%)o P%i(%o2 tomamos los dos cuadernos y un par de papeles lustre(

S()u'#o2  forramos los cuadernos con muc$a delicadeza(

49

T(%"(%o2 pegamos un postBit en la pasta, colocando en ella el contenido del cuaderno(

> Ela,o%a"i*' #( %*tulo- pa%a "a#a ,lou( < lo- "ua#(%'o- #( "a%)o. P%i(%o2 copiamos las leyendas referenciales en una $o-a aparte(

S()u'#o2 ela)oramos un modelo de es=uema para la ela)oración de rótulos con la ayuda de la computadora, para los ingresos y egresos( 50

Fo'#o 6 Lo)o S(""i*' J Á%(a S(%i( Pi(8a D(-"%ip"i*' #( la Pi(8a Para la ela)oración de los rótulos se utilizó esta plantilla, de la cual solo se cam)ió la pieza y su descripción, para ello se desgloso en tres fases(

1. Se ela)oró rótulos para poner en las pastas de las fic$as =ue se ordenaron por aos( Tanto de los estudiantes de am)as especialidades& docentes

51

/. Se ela)oró rótulos para los cuadernos de cargos, lo cual se colocó en la pastas(

3. Se ela)oró rótulos para los compro)antes de pago como

)oletas,

reci)os,

facturas,

reci)os

por 

$onorarios, Couc$er de depósito, al=uiler de local, tel'fono, reci)os de luz, reci)o de agua, tanto de los compro)antes de ingreso y egreso(

52



Por *ltimo se ela)oró los rótulos para las ca-as para cada ao respectivamente .:;; al :;5:/ para los ingresos y egresos, tam)i'n

para las

fic$as de

seguimiento

económico, de los estudiantes de am)as especialidades y docentes, tam)i'n para los cuadernos de cargo(

T(%"(%o2  transcri)imos cada una de las leyendas referenciales a la computadora(

Cua%to2 las imprimimos y cortamos(

53

a. Colo"a"i*' #( lo- %*tulo- (' "a#a ,lou( < lo- "ua#(%'o- #( "a%)o P%i(%o2 tomamos un rótulo ya cortado para ver si coincide con la leyenda referencial del )lo=ue =ue teníamos en la mano para tra)a-ar(

S()u'#o2  Previa visión est'tica, pasamos a pegarlo(

54

)( Fo%%a#o #( la- "aa-

P%i(%o2 medimos la ca-a( S()u'#o2 trazamos los papeles lustre de color ro-o con las medidas correspondientes(

T(%"(%o2  forramos las ca-as de color ro-o, con muc$a paciencia y delicadeza(

". Colo"a"i*' #( lo- ,lou(- (' "a#a "aa.6 +na vez listo los )lo=ues los colocamos en cada ca-a, en el siguiente ordenA

P%i(%o2 nos pusimos de acuerdo de tal manera =ue una ca-a pertenecería a un ao, tanto para los ingresos, egresos, cuaderno de cargo y seguimientos económicos( 55

S()u'#o2  distri)uimos todos los documentos, tanto de ingresos, egresos, seguimientos económicos, y cuadernos de cargo( o



INGRESOS( Tanto las )oletas de venta, los reci)os de ingresos y reci)os provisionales las -untamos de acuerdo al ao(



Tomamos cada )lo=ue y los colocamos en una ca-a(



Tomamos nota del contenido de esa ca-a para poder ela)orar las leyendas correspondientes(

o

EGRESOSA



Tanto las )oletas de venta, facturas, reci)os de luz, reci)o de agua, reci)o por $onorarios, )ouc$ers de depósitos, de pago de al=uiler y otros las -untamos de acuerdo al ao(



Tomamos cada )lo=ue y las colocamos en una ca-a(

56



Tomamos nota del contenido de esa ca-a para poder  ela)orar las leyendas correspondientes(

o

CONTROL DE PAGO DE LOS ESTUDIANTES

57



Tanto los seguimientos económicos de Secretariado E-ecutivo y de 3omputación e Informática, los -untamos en un )lo=ue para Secretariado E-ecutivo y en otro para 3omputación e Informática =ue $a)ían sido ordenados de acuerdo a ao de ingreso(



Tomamos los dos grandes grupos y los colocamos en dos ca-as distintas(



Tomamos nota del contenido de la ca-a para poder  ela)orar las leyendas correspondientes(

o

SEGUI4IENTO ECONÓ4ICO DE LOS DOCENTES

58



Tomamos los seguimientos económicos de los docentes =ue $a)ían sido separadas por ao y las colocamos en una ca-a(



Tomamos nota del contenido de la ca-a para poder  ela)orar la leyenda correspondiente(

#. Ela,o%a"i*' #( %*tulo- pa%a la- "aaP%i(%o2 ela)oramos un modelo de es=uema para el rótulo de la ca-a, tomando en cuenta las proporciones de la ca-a y el ao(

S()u'#o2  transcri)imos las notas tomadas del contenido de cada ca-a para ela)orar los rótulos(

T(%"(%o2  imprimimos y cortamos los rótulos(

(. Colo"a"i*' #( la- %*tulo- (' la- "aa59

P%i(%o2 tomamos un rótulo ya cortado y )uscamos la ca-a a la cual corresponde(

S()u'#o2  pegamos los rótulos en las ca-as tomando en cuenta la est'tica(

+. A%a'#o (l a'au(l P%i(%o2 separamos las )aldas de los estantes(

S()u'#o2 determinamos la distancia de )alda a )alda(

60

T(%"(%o2 colocamos las )aldas con el cuerpo empernándolo para su esta)ilidad(

Cua%to2 concluimos con el armado del estante(

61

). O%)a'i8a'#o (l a'au(l Empezamos a colocar las ca-as en orden 

seguimientos económicos de los docentes



control de pago de los estudiantes



los ingreso



los egresos

62

3omo resultado final tenemos el ana=uel organizado(

0. I'&('ta%ia#o Se inventario todos los compro)antes seg*n el tipo de documento y considerando por ao& para lo cual se utilizó el programa Excel(

63

1 2 3 4 5

6

7

8

9

10

11

1. Inventario realizado en el Instituto de Educación Superior  Tecnológico Privado I!"ET sede Pic$ana%i(

/. Se inventarió los compro)antes de pago del área de Tesorería(

64

3. Se inventarió desde el ao :;; $asta el :;5: 5. Se inventarió los compro)antes de ingreso, los ingresos =ue se efectuó durante los aos :;; $asta el :;5:(

. !ila =ue se consideró la descripción por cada celda( . 3olumna =ue descri)e el n*mero de )alda, =ue lo cual se utilizó en ello las ca-as(

K. 3olumna =ue descri)e la u)icación de las ca-as( . 3olumna =ue descri)e los aos =ue se inventariado( M. 3olumna =ue contiene la descripción del contenido de la ca-a lo cual está por aos desde el :;; $asta el :;5:(

1. 3olumna =ue contiene la cantidad de $o-as cada compro)ante 11. 3olumna =ue se utiliza para alg*n tipo de o)servación =ue por  e-emplo si falta alg*n comprante o$ este daado(

65

1 2 3 4 5

6

7

8

9

10

11

66

1. Inventario realizado en el Instituto de Educación Superior  Tecnológico Privado I!"ET sede Pic$ana%i(

/. Se inventarió los compro)antes de pago del área de Tesorería( 3. Se inventarió desde el ao :;; $asta el :;5: 5. Se inventarió los compro)antes de egreso, los gastos =ue se efectuó durante los aos :;; $asta el :;5:(

. !ila =ue se consideró la descripción por cada celda( . 3olumna =ue descri)e el n*mero de )alda, =ue lo cual se utilizó en ello las ca-as(

K. 3olumna =ue descri)e la u)icación de las ca-as( . 3olumna =ue descri)e los aos =ue se inventariado( M. 3olumna =ue contiene la descripción del contenido de la ca-a lo cual está por aos desde el :;; $asta el :;5:(

1. 3olumna =ue contiene la cantidad de $o-as cada compro)ante 11. 3olumna =ue se utiliza para alg*n tipo de o)servación =ue por  e-emplo si falta alg*n comprante o$ este daado(

67

CAPÍTULO IV

APLICACIÓN 5.1LOGROS ALCAN?ADOS 

Estamos convencidas en =ue existe una gran distancia entre la teoría y la práctica, pero =ue una si la otra no es completo(



>a práctica nos llena de experiencias en cuanto a la visión de un futuro profesional de 'xito(



3ada documento encontrado en el área de Tesorería es tan importante =ue necesita de ser ordenado de manera adecuada, tomando en cuenta las t'cnicas de arc$ivo(



3reemos =ue efectivamente, la realización de un proyecto afín a la carrera profesional nos ayuda optar el título a nom)re de la nación, con conocimiento de causa(

68

5./DIFICULTADES 

2ificultades económicas(



!actor tiempo(



!actores climáticos(



2escoordinación en el tra)a-o(



!alta de materiales(

69

5.3CONCLUSIONES 

Se logró una adecuada organización de los documentos del área de Tesorería del Instituto Superior Tecnológico Privado I!"ET, seg*n serie documental(



>a )uena presentación del área de Tesorería, con un am)iente, dinámico, acogedor y agrada)le(







>a reducción del tiempo de )*s=ueda en la información re=uerida(

 1tención de calidad al usuario(

Inventariado y organización satisfactoria de documentos de tesorería(



Existe una gran distancia entre la teoría y la práctica , pero am)as se complementan

70

5.5RECO4ENDACIONES

a/ El Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado “I!"ET# de)ería contar con un área destinado exclusivamente para Tesorería(

)/ El Instituto de Educación Superior Tecnológico Privado “I!"ET# de)ería contar con mue)les apropiados en el área de Tesorería para la organización de los documentos(

c/ El ingreso al área de)ería ser sólo para personas autorizadas(

71

ANEOS

72

Estado físico de los documentos al inicio de nuestro proyecto(

Identificando y separando los documentos del área de Tesorería(

3lasificando los documentos(

73

Ela)orando los separadores(

Ela)orando las pestaas para los separadores(

74

Si)'a'#o2 3olocando los separadores(

Ela)orando las pastas para todos los )lo=ues(

3olocando los rótulos en cada )lo=ue(

75

Ela)orando las ca-as para la guardar los documentos(

 1rmando y organizando el ana=uel con los documentos

76