Cuprins: Introducere………………………………………………………………………..3 Capitolul I. Caracteristica generala a structurii si organizarii intreprinderii……...4
1.1 Forma organizatorico-juridica………………………………………………....4 1.2 Istoria fondarii intreprinderii…………………………………………………..4 1.3 Structura organizatorica a intreprinderii…………………………………….....7 1.4 Sfera de producere a inrtreprinderii…………………………………………....8 Capitolul II. Documentarea operatiilor economice………………………………10
2. 1 Clasificarea documentelor……………………………………………………10 2. 2 Circulatia documentelor la intreprindere……………………………………..18 Capitolul III. Inventarierea si rolul acesteia in contabilitate……………………..22
3. 1 Modul de efectuare a inventarierii……………………………………………22 3. 2 Determinarea rezultatelor inventarierii si contabilitatea acestora……………32 Concluzie…………………………………………………………………………39
....................................... ......................... ......................... .......................... .......................... ......................... ....................41 ........41 Bbliografie..........................
Anexe……………………………………………………………………………..42
2
Introducere Cont Contabi abili lita tate teaa este este ştii ştiinţ nţaa şi arta arta stăp stăpâni âniri riii afac afacer eril ilor, or, care are
drep dreptt scop scop
"măsurarea, evaluarea, cunoaşterea, gestiunea şi controlul activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, precum şi a rezultatelor obţinute din activitatea persoanelor fizi fizice ce şi juri juridi dice ce". ".De Deci ci,, ea treb trebui uiee să asig asigur uree înre înregi gist stra rare reaa cron cronol olog ogic icăă şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea informaţiilor cu privire la poziţia financiară, performanţa financiară şi fluxurile de trezorerie, atât pentru cerinţele interne ale acestora, cât şi în relaţiile cu investitorii prezenţi şi potenţiali, creditorii financiari şi comerciali, clienţii, instituţiile publice şi alţi utilizatori. Contabilitatea financiară presupune urmărirea, controlul şi prezentarea fidelă a patrimoniului, în ansamblu şi pe structură, a situaţiei financiare şi rezultatului exerciţiului, exerciţiului, prin intermediul documentelor de sinteză, sinteză, în scopul furnizării informaţiilor necesare, elaboră elaborării rii decizi deciziilo ilorr econom economice ice.As .Astfe tfel,o l,oric ricee operat operatie ie econom economica ica si financ financiar iaraa desfasurata in unitatea patrimoniala trebuie sa fie consemnata intr-un document care sa ateste infaptuirea ei.Intocmirea documentelor pentru fiecare operatie in ppar arte te const constit itui uiee o ceri cerint ntaa nece necesa sara ra pent pentru ru cuno cunoas aste terea rea si cond conduc ucere ereaa real realaa a activitatii, a modului de gestionare a patrimoniului.Un alt procedeu important al metodei cotabilitatii ce contribuie la reflectarea veridica a informatiei cu privire la patrimoniul entitatii economice este considerat inventarierea. Acesta este folosit în cont contab abil ilit itat atee pent pentru ru cons consta tata tare reaa exis existe tenţ nţei ei,, cant cantit ităţ ăţii ii,, cali calită tăţi ţiii şi a valo valori riii elementelor patrimoniale aflate în gestiunea unităţii, atât cele proprii cât şi cele aparţ aparţin inân ândd terţ terţil ilor or pers persoa oane ne,, deţi deţinu nute te cu oric oricee ti titl tluu la un mome moment nt dat. dat. Prin Prin inventariere, contabilitatea îşi pune mereu în acord datele din conturi cu realitatea din teren. Inventarierea are ca scop stabilirea situaţiei reale a patrimoniului unităţii, care se referă şi la evaluarea lor, la nivelul valorii curente.Asadar, ca argument a impo im port rtan ante teii ambe ambelo lorr proce procede deee in refl reflec ecta tarea rea fide fidelă lă a real realit ităţ ăţie ieii econ econom omic icoofinanciare şi a consecinţelor sale sociale, umane, instituţionale ce sunt considerate atribute definitorii ale contabilităţii, este efectuarea lucrarii in cauza!
3
1. Caracterizarea generala a structurii si organizarii activitatii intreprinderii 1. 1Forma organizator organ izatorico-jur ico-juridica idica Soci So ciet etat atee come comerc rcia iala la I. M. ,, MODA MODAGR GRUP UP’’ ’’S. S. R. L. este este soci societ etat atee cu raspundere raspundere limit limitata ata cu sediul:MD sediul:MD-2012, -2012, str. Puskin Alexandr, 32, mun. Chisinau, Repu Republ bliica Mol Moldova dova,, cu num numarul arul de inden ndenttific ificar aree de stat stat si codu codull fisca iscall 1004600034484, ce isi incepe activitatea in conformitate cu art. 37, art. 50 al Legii nr. 1453- XV din 08. 11. 2002 cu privire la inregistrarea de stat a persoanelor juridice la data de 04. 05. 2004 (ane Societatea tea s-a creat creat pentru pentru (anexa xa 1si 1si 2). 2). Societa desfasurarea activitatii de antreprenoriat ce prevede prestarea serviciilor ce tin de alimentatia publica. Pentru a-si realiza sarcinile asumate Societatea desfasoara urmatoarele genuri de activitati (anexa 3): -1. Comercializarea cu amanuntul a bauturilor alcoolice; -2. Comercializarea cu amanuntul a produselor din tutun; -3. Baruri; -4. Restaurante. Astfel Astfel,, printr printree activi activitat tatile ile desfas desfasurat uratee privin privindd prestar prestarea ea servici serviciilo ilorr alimen alimentat tatiei iei publice se enumera deservirea clientilor in Restaurantul Japonez ,,Nori’’ cu adresa: str. Puskin, 32, tel:(+373 22) 211 080. Sediul acestui restaurant este un punct forte de atractie atractie a trecatorilo trecatorilor, r, deoarece deoarece este situat in centrul capitalei, capitalei, de la citiva metri de bd. Stefan cel Mare. Restaurantul este amplasat in apropierea centrului comercial si agrement , , SUN CITY’’, in vecinatate cu piata centrala a orasului. 1. 2 Istoria Istor ia fondarii fonda rii intreprind intr eprinderii erii In primă primăva vara ra anul anului ui 2003 2003,, in peri perioa oada da înfl înflor oriri iriii SACU SACURE REI, I, in capi capita tala la Repu Republ blic icii ii Mold Moldov ovaa – oraş oraşul ul Chiş Chişin inău ău - si-a si-a desc deschi hiss uşil uşilee sale sale rest restau auran rantu tull japonez ,,Nori’’. Intreprinzatorul acestui local este Kilovatii Alexandr nascut la 19. 05. 1979 in Chisinau, domiciliat domiciliat :MD-2001, :MD-2001, bd. Negruzii Negruzii C, 6/2, ap. 5, Republica Republica Moldova, mun. Chisinau, cu bulletin de identitate seria A Nr. 88043828.
4
In istoria sa, restaurantul “Nori’’ n-a cunoscut momente de reorganizare si de creare a filialelor, ci momente de modernizare pe plan organizatoric! Asadar, istoria evolutiei calitatii serviciilor restaurantului se prezinta pr ezinta astfel: Imediat dupa deschidere, restaurantul dat avea aspectul unei mici cafeneli, cu putine decoruri si ornamente in stil japonez. Designul incaperii era sumbru, lipsit de orice vitalitate. Avind o suprafata de 175 m. p, cu sala comerciala de 76 m. p si capacitatea de 48 locuri (certificat de clasificare nr. 7855-anexa 4), la momentul deschiderii dispunea de doar 35 mese pentru patru persone. Personalul era redus, fiind constituit constituit din: 1 bucatar-sef, bucatar-sef, 3 bucatari de categoria categoria 4, 1 cofetar, 4 chelneri, 1 deridicatoare si 2 spalatoare de vesele. In primii doi ani clientii erau deserviti doar in incinta localului. Din care cauza vinzarile erau destul de mici. Pe 1 martie 2004 s-a deschis un club de elită –cazinou “Napoleon”, care la momentul de faţă este unul din cele mai cunoscute din oraş şi primul restaurant de bucătărie japoneză “Nori”. In 2007 restaurantul a fost modernizat fiind dotat cu mobilier, vesela si vestimentatie specifica civilizatiei japoneze. Numarul de mese a atins valoarea maxima de 50, iar personalul de 26 persoane incluzind bucatari de categoria 2 de orig origin inee japo japone neza za.. Meni Meniul ul a fost fost dive divers rsif ific icat at,, ceea ceea ce a favo favori riza zatt cres creste tere reaa comenzilor. Pe linga deservirea clientilor in restaurant este utilizata livrarea la domiciliu, sau online. Un moment destul de important din istoria restaurantului se considera autorizatia sanitara de import a produselor din Olanda, conditionind astf astfel el spor sporire ireaa cali calita tati tiii servi servici ciil ilor or pres presta tate te.. Dupa Dupa mult multee mode modern rniz izar ari,i, asta astazi zi,, restaur restaurant antul ul int intruch ruchipe ipeaza aza in sine sine int intele elepci pciunea unea vesnic vesnicaa a Orient Orientulu uluii si stilul stilul secolului XXI– Hight-tech. Astfel, orice amator al exoticii şi doritor să petreacă o seara miraculoasă miraculoasă doar în cercul prietenilor prietenilor săi, poate cu siguranta siguranta sa calce pragul acestui local.
5
Doar în restaurantul ,,Nori’’ se poate gusta bucatele preparate de bucătarul şef din Japonia Shigeki Iimura. Până la “Nori” el a lucrat în cele mai prestigioase restaurante din Tokio şi Paris. Se poate de comandat un show culinar, în care bucatele se prepară pe o specială ,,masă – tempan” chiar în faţa oricarui client.
Atmosfera restaurantului este umpluta de tradiţiile culturii japoneze. Unul din simbolurile culturii antice a Japoniei este gradina pietrelor, care întruchipează cultura străveche şi rafinată a Orientului.
Pe data de 10. 03. 2008 a avut loc primul jubileu “rotund” “Napoleon” şi “Nori” au sărbătorit în modul care îi corespunde lor: original, stilat, expresiv, cu surprize şi cadouri. În restaurantul “Nori” toţi invitaţii care au venit să felicite jubiliarul şi să-şi exprime încîntarea, au primit cîte un cadou special – un disc cu muzică etnică în stil japonez. Toţi invitaţii au primit cocori japonezi duioşi, obiecte mici oregami şi cărţi de felicitare originale făcute de mîinile copiilor din centrul de artă aplicată japoneză “Maneki neko”. În vestibul pe tobele de şaman şi violoncelul japonez cîntau muzicanţii din ansamblul “Satori”, intensificînd senzaţiile expresive şi dispoziţia de sărbătoare.
6
In ultimii doi ani meniul a fost imbogatit cu fructe de mare şi peşte pregătit pe teppan – separat sau în complex; somon, crevete, creste şi calmari, cozi de homari, cleşte de crab pregătite pe teppan. 1. 3 Structura Structur a organizatoric organ izatoricaa a intreprinderi intrepr inderiii In presen present,t, organi organizare zareaa activi activitat tatii ii restau restaurant rantulu uluii corespu corespunde nde cerinte cerintelor lor proceselor decizionale si ofera un cadru propice pentru adoptarea atât a deciziilor strategice, cât şi a celor operaţionale. Principalii factori care-şi pun amprenta princip ncipii iile le de baz bază ale ale asup asupra ra organ organiz izari ariii acti activi vită tăţi ţiii rest restau auran rantu tulu luii sunt sunt:: pri organizării(a)
obiectivele – ce sunt sunt bine bine defi defini nite te şi form formul ulat ate, e, b) acti activi vită tăţi ţi şi
grupuri – ce sunt sunt repa repart rtiz izat atee conf conform orm unor unor crit criter erii ii în vede vederea rea raţio raţiona nali liză zări riii activităţii. c) autoritatea - orientată de sus în jos, exercia control contr ol conform unor linii clare şi bine determinate. Autoritatea de a întreprinde sau de a iniţia este delegată cât mai aproape de arena de actiune, iar numărul nivelurilor de autoritate este minim. d) relaţiile umane –respecta câteva principii: o persoană supervizeaza un număr limitat de posturi (ponderea ierarhică este optimă), iar fiecare membru al restaurantulu restaurantuluii are un singur şef (supervizor) (supervizor) de la care primeşte primeşte sarcini şi căruia îi raportează modul de îndeplinire. ), trasaturi trasaturile le specifice specifice ale acesteia acesteia, mediul intern şi extern( pozitia
favorabila a restaurantului, stilul implicit de conducere) în
care care aces acesta ta acti active veaz ază. ă. Acti Activi vita tate teaa admi admini nist stra rati tiva va se desf desfas asoa oara ra conf confor orm m organigramei in urmatoarele compartimente: -compartiment de Marketing; -compartiment Fianciar; -compartiment de Salarizare; -depozit pentru bucate; -depozit pentru cantina; -depozit pentru bar.
7
Rest Restau aura rant ntul ul in cauz cauzaa nu disp dispun unee de sect sectii ii auxi auxili liar aree si de dese deserv rvir ire. e. Utilitatile in cele mai multe cazuri sunt asigurate din surse straine:transportarea atit a administratiei, administratiei, cit si a produselor produselor se face cu mijloace de transport de la persoane fizice, fiind achitata benzina;energia electrica, termica pentru incalzire si ventilatie este asigurata de la furnizori. Structura organizatorica a intreprinderii este de tip functional(anexa 5):
1. 4 Sfera de d e producere prod ucere a intrepr i ntreprinder inderiiii Restaurantul ,,Nori’’este specializat in prepararea bucatelor japoneze. Anume aici are loc o armonioasa combinare a condimentelor si a celor cinci calitati principale de gust: acid, amaraciune, dulceata, iutie si sare. Bucatarii prepara la cel mai inalt nivel SUSHI si SOSIMI, considerate drept izvoare a sanatatii si vitalitatii. Meniul restaurantului “NORI” contine asa feluri de mincare cunoscute precum: «ТЕМPURA» --- carne de peste si legume in clar, preparate in fritur. «IACHITORI» --- frigarui glazurate din carne de gaina, peşte şi legume. «NABA» --- - preparata de clientii singuri in foc deschis. 8
«INGHETATA DIN CEAI VERDE» Un sortiment larg de salate preparate din alge si produse de mare, si desertui japoneze traditionale. Doar aici se poate savura aroma KISU UMESU (vin din prune), SAKE (rachiu din orez) fierbinte sau rece, si bere japoneza. Si asta nu e tot, bucate din carne: fois-gras, carne de viţel în sos teriaki, jambon de găină, fileu de raţă. Şi chiar bucate de desert, de exemplu clătite cu fructe flambate cu coniac.
Asadar, , , Nori’’ ofera practic, toate felurile de bucate traditionale japoneze. Orice client poate beneficia de prinzuri complexe in oficii in baza principiului balansarii, livrari operative la domiciliu, plasarea bucatelor intr-un ambalaj comod si compact. Datorita serviciilor de inalta calitate, a livrarilor gratuite si a meniului bogat, volumul productiei si vinzarilor s-a majorat in ultimii trei ani. Volumul minim de vinzari s-a realizat in 2005, iar maxim in 2007-2008. 2007 -2008. Cea mai favorabila perioada a anului in care productia atinge cote maxime este ianuarie-aprilie. Trebuie de mentionat ca la cresterea productiei si vinzarilor contribuie sarbatorile de iarna si primavara. Un alt factor ce a provocat majorarea productiei in ultimii ani este amiliorarea organizarii managementului de calitate a productiei. Astfel, conform autorizatiei sanitare de functionare nr. 036158 (anexa 7) si de import nr. 06144 (anexa (anexa 6)
atit atit bunuri bunurilea lea alimen alimentar taree prepara preparate te in incint incintaa restaura restaurantu ntului lui,, cit si
produ produsel selee im import portate ate din Olanda Olanda coresp corespund und regulil regulilor or sanita sanitaro-i ro-igie gienic nice, e, si deci deci standartelor nationale si internationale. Dar, cu toate ca restaurantului ii este fidela o larga clientela, acesta este specializat in cheltuieli de intretinere si preparare a bucatelor. Aceasta este cauzata de supraindeplinirea capacitatii de productie ce genereaza alterarea bunurilor, provocind pierderi mari de produse. 9
2. Documentarea operatiunilor contabile 2. 1Clasificar 1Clas ificarea ea documente doc umentelor lor Cont Contab abil ilit itat atea ea are sarci sarcina na de a urmar urmari,i, cont control rolaa si înre înregi gist stra ra situ situat atia ia economica financiara si activitatea entitatii. Pentru realizarea acestor obiective contabilitatea a elaborat un procedeu corespunzator care sa permita cunoasterea fenomenelor si proceselor economice în dimensiunile în care ele au loc, cu toate caracteristicile pe care le comporta si implicatiile pe care le produc. Procesul cunoasterii cunoasterii contabile contabile începe în mod obligatoriu cu actiunea de conservare si de culegere a informatiilor, a datelor despre patrimoniul unei institutii. Nici o operatie economica nu se poate înregistra în contabilitate fara un act scris în care sa fie consemnata operatia respectiva respectiva. Documentul serveste la formularea în scris scris a unor unor fapt fapte, e, feno fenome mene ne sau sau deci decizi ziii cu carac caracte terr econ econom omic ic care care produ producc modificari ale patrimoniului. Documentatia, ca procedeu al metodei contabile este actiunea actiunea de culegere culegere si consemnare în documente documente a datelor datelor privitoare la operatiile operatiile ecno ecnomi mice ce dint dintrr-oo intr intrep epri rind nder ere. e. Docu Docume ment ntel elee sunt sunt acte acte scri scrise se în care care se consemneaza cifric si letric, în etalon natural, banesc sau de munca, de regula în momentul si la locul înfaptuirii lor, operatiile economice-financiare precum si evenimentele determinate de necesitati organizatorice si administrative, cu scopul de a servi ca dovada a înfaptuirii acestor operatii si ca baza a înregistrarii lor în contabilita contabilitate. te. Caracterul lor de acte justificative justificative confera documentelor documentelor o functie functie juridica, deoarece cu ajutorul lor se stabilesc drepturile si obligatiile banesti ale întreprinderilor în cazul unor litigii, expertize, lipsuri, fraude. Ca o consecinta a varietatii varietatii documentelo documentelor r si diversitatii operatiilor economice, consemnate în ele, apare necesitatea clasificarii lor. Clasificarea documentelor este un fapt de care trebuie sa se tina reama în mod obiectiv. Cunoasterea acestei clasificari ne permite sa folosi folosim m docume documentu ntull adecva adecvatt fiecare fiecareii operat operatiun iunii patrim patrimoni oniale ale.. Clasif Clasifica icarea rea documentelor se face dupa mai multe criterii: 1. Dupa natura operatiilor la care se refera, documentele se împart în:a) Documente
privind activitatea financiar-contabila. În aceasta grupa se cuprind documentele asimilate operatiilor evidentei patrimoniale, salariile(lista de plata a salariilor10
anexa anexa 10),
consumuri materiale(bon de consum-anex etc. b)Docu b)Documen mente te anexa a 11) etc.
privind alte activitati, care nu constitueie acte justificative pentru inregistrarile contabile: documente de personal(anexa 5) , medicale etc. 2.
Dupa caracterul si functie pe care o îndeplinesc documentele se împart în:a)Do-
cumente de dispozitie sunt acele prin care se transmite ordinul de a executa o opera operati tiee , precu precum m si indi indica cati tiil ilee nece necesa sare re pent pentru ru efec efectu tuar area ea ei, ei, spre spre exem exempl plu: u: dispozitia de plata(anexa 13)(Document de decontare bancara emis de creditor in baza confirmarii scrise de catre debitor a obligatiei sale de plata prin care emitentul imputerniceste banca lui sa recupereze creanta certa astfel confirmata. Dispozitie de plata plata se clasif clasifica ica in: in:a)D a)Disp ispozi ozitie tie cu factur facturaa este este uti utiliz lizata ata pentru pentru decont decontarea area marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate, ce se intocmeste o data cu factura de catre furnizorul de marfuri sau de catre executantul lucrarii. b) Dispozitie de plata catre casa serveste ca dispozitie in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit. Ambele se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa. ), dispozitie de incasare(anexa 14)(Aceasta dispozitie se utilizeaza in cazul in care incasarea se efec efectu tuea eaza za pe baza baza docu docume ment ntul ului ui chit chitan anta ta regl reglem emen enta tatt ca formu formula larr cu regi regim m special. Pentru incasarile efectuate in numerar nu este obligatorie sau necesara intocmirea formularului , , dispozitie de incasare’’. Incasarea pe baza de chitanta are ca document justificativ factura fiscala fiscala emisa, formular formular cu regim special care, la randul sau reprezinta documentul justificativ de inregistrare a veniturilor din exploatare. Dispozitia de incasare se intocmeste obligatoriu doar in situatiile in care operatiunea de incasari nu este rezultatul unei activitati de exploatare si nu exista alt document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in evidenta contabila a operatiunilor efectuate de o firma. Formularul se poate achizitiona sub forma de carnete sau poate fi emis electronic prin programul de contabilitate. contabilitate. La intocmirea documentului, trebuie de avut in vedere faptul ca prin lege se impune urma urmato toru rull cont contin inut ut mi mini nima mall obli obliga gato tori riuu de info inform rmat atii ii al aces acestu tuii form formul ular ar,, si 11
anum anume: e:-- denu denumi mire reaa firm firmei ei;;- denu denumi mire rea, a, numa numaru rull si data data (ziu (ziua, a, luna luna,, anul anul)) intocm int ocmiri iriii formul formularu arului lui;;- numele numele si prenum prenumele ele,, precum precum si functi functiaa (calit (calitate atea) a) persoanei care incaseaza sau restituie suma;- suma incasata sau restituita (in cifre si in litere);- scopul incasarii sau platii;-semnaturi: conducatorul firmei, viza de control control financiar financiar preventiv, preventiv, compartimen compartimentul tul financiar-c financiar-contabi ontabil;-dat l;-datee suplimentar suplimentaree privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma primita, data si semnatura;casier; suma platita/incasata; data si semnatura. ), dispozitie de livrare, ordinul de plata (anexa 15)(Titlu de credit emis de posesorul unui cont bancar (ordinator), adresat bancii care gestioneaza depozitul bancar respectiv, prin care titularul contului solicita bancii sa plateasca o anumita suma de bani unei alte persoane, denumita beneficiar. Ordinul de plata este revocabil, plata putind fi sistata de catre ordi ordina nato tor, r, in oric oricee mome moment nt.. Ordi Ordinu null de plat plataa poat poatee fi letr letric ic,, cand cand plat plataa se efectueaza pe baza unei scrisori adresate bancii, si telegrafic, cand banca realizeaza ordinul de plata pe baza unui telefon sau telex. De asemenea, ordinul de plata poate fi electronic, realizat pe internet, online, prin intermediul siteurilor bancilor. In functie de documentele date de beneficiar, ordinul de plata poate fi simplu, cand suma este incasata de la banca pe baza unei chitante eliberate de beneficiar, si documentar, cand beneficiarul trebuie sa prezinte bancii si documentele care atesta livrarea marfurilor sau prestarea de servicii. ), comanda. Aceste documente nu fac dovada executarii efective a operatiei respective, si de aceea, nu pot servi ca baza pentru înregistrarea lor în contabilitate. b)Documente justificative cuprind date cu privire la executarea operatiilor economice. De aceea pot fi denumite si documente de exec execut utie ie.. Ele Ele serv serves escc ca baza baza pent pentru ru înreg înregis istr trar area ea opera operati tiil ilor or econ econom omic icoo(anexa 16) financ financiar iaree respect respective ive în contabi contabilit litate ate,, spre exempl exemplu: u: factur facturaa fiscal fiscalaa(anexa
(Orice persoana impozabila, inregistrata ca platitor de taxa pe valoarea adaugata, are obligatia sa emita factura fiscala pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii efectuate, catre fiecare beneficiar. Deci, facturile fiscale sunt eliberate de catre agentii economici inregistrati conform cerintelor Codului Fiscal(titlul III) in cali calita tate te de subi subiec ecti ti im impo poza zabi bili li pent pentru ru li livra vrari rile le im impo poza zabi bile le.. Fact Factur uril ilee nu se elibereaza in cazurile in care se efectueaza livrari de marfuri si servicii scutite de 12
TVA;livrari de marfuri si servicii ale unui agent economic neinregistrat ca platitor de TVA;in cazul transmiterii marfii la pastrare;cind transportarea se efectueaza in cadrul unei entitati economice; la importul de servicii;primirea avansului pentru livrari de marfuri si servicii ce urmeaza a fi efectuate, cu exceptia vinzarilor edit editii iilo lorr peri periodi odice ce im impo poza zabi bile le cu TVA TVA prin prin abon abonar area ea la aces aceste teaa si pres presta tari riii servici serviciilo ilorr de publici publicitat tate;l e;livr ivrarii arii marfur marfurilo ilor, r, servici serviciilo ilorr popula populatie tieii cu plataplata-nn numera numerar, r, inclus inclusive ive si la decont decontari arile le cu popula populatia tia prin prin int interm ermedi ediul ul servici serviciilo ilor r institutii institutiilor lor financiare financiare I. S. , , Posta Moldovei’’ Moldovei’’ si alte personae autorizate. autorizate. Pentru livrarile de marfuri factura fiscala este completata in 3 sau 5 exemplare(dupa caz), iar pentru livrari de servicii in 2 exemplare), factura de expeditie (anexa 17)( Aceasta factura este un formular cu regim special necesara pentru transportarea de marfuri cu mijloace auto. Prezenta instrucţiune este elaborată in conformitate cu Hotărirea Hotărirea Guvernului Guvernului Republicii Republicii Moldova nr. 294 d i n 17 martie 1998 Cu privire la executarea Decretului, Preşedintelui Republicii Moldova nr. 406-11 din 23 dece decemb mbri riee 1997 1997»» ce vize vizeaz azăă modu modull de comp comple leta tare re a fact factur urii ii de expe expedi diţi ţie. e. Form Fo rmul ular arul ul pe care care este este perf perfec ecta tata ta factu actura ra de expe expedi diti tiee este este apro aproba batt de Depa Depart rtam amen entu tull Stat Statis isti tici ciii al RM şi Mini Minist steru erull fina finanţ nţel elor or al RM. RM. Fact Factura ura de expeditie se elibereaza in urmatoarele cazuri: Cind agenţii economici efectuează transportări de mărfuri auto pentru necesităţile proprii de producţie; in cazul efectuării transportarii activelor in interiorul intreprinderii se intocmeşte nr. M-11 «Dispoziţie de livrare a materialelor», iar in cazul efectuării transportării activelor in cadrul unei unităţi economice dezintegrate din punct de vedere teritorial se intocmeşte factura de expediţie, care trebuie să poarte obligatoriu la loc vizibil menţiunea «Destinaţia internă»;in cazul traficului internaţional cind sint utilizate docume documente nte de transp transport ort regleme reglementa ntate te prin prin acordur acordurile ile int intergu erguver vernam nament entale ale;la ;la transp transport ortarea area lucruri lucrurilor lor person personale ale şi mărfur mărfurilo ilorr cetăţe cetăţenil nilor or cu mij mijloa loacel celee auto auto inchiriate ; la transportarea marfurilor cu mijloace auto in trafic urban, suburban şi interurban e. t. c. ), chitanta, bonul de consum (anexa (anexa 11)(Acest act serveste ca: document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv mai multor materiale, după caz; - document justificativ de scădere din gestiune; 13
document document justificativ justificativ de înregistrare înregistrare în evidenţa evidenţa magaziei magaziei şi în evidenţa evidenţa contabilă în partidă simplă. Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum. Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar în condiţiile utilizării tehnicii de calcul. Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmeşte pe formulare separate pentru materialele din cadrul aceleiaşi aceleiaşi grupe de materiale, materiale, loc de depozitare depozitare şi loc de consum. În situaţia situaţia când materialul solicitat lipseşte din depozit, se procedează în felul următor: - în cazul bonului de consum se completează spaţiul următor cu denumirea materialului înlocuitor, după ce, în prealabil, pe versoul formularului se obţin semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale decât cele prevăzute în consumurile normate; - în cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului înlocuit şi se semnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul rândului respectiv. După înscrierea denumirii materialului înlocuitor se întocmeşte un bon de consum separat. În bonul de consum coloanele "Unitatea de măsură" şi "Cantitatea necesară" de pe rândul 2 se completează în cazul în care se solicită şi se eliberează, etc. ), bon de preda predare(A re(Aces cesta ta se uti utiliz lizeaz eaza: a: la predar predarea ea produs produselo elorr finite finite la depozi depozit; t; pentru pentru inarcare in gestiune; la inregistrarea in evidenta magaziei si in contabilitate; ca sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei;ca sursa de date pentru calculul si plata salariilor. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a produ produse selo lor, r, de catr catree sect sectie ie,, atel atelie ierr etc. etc. Se arhiv arhivea eaza za:: - la comp compar arti time ment ntul ul fina financ ncia iar-c r-con onta tabi bill sau sau pers persoa oana na care care cond conduc ucee evid eviden enta ta (exe (exemp mpla laru rull 1); - la compart compartime imentu ntull care care urmares urmareste te realiza realizarea rea product productiei iei (exemp (exemplar larul ul 2)), bon de primire(anexa 12)(Formular tipizat fara regime special ce serveste ca:- dovada de primire/predare a obiectului spre vanzare;- act de plata catre deponent; - document de inre inregi gist strar raree in cont contab abil ilit itat ate. e. Se into intocm cmes este te in doua doua exem exempl plare are.. Ambe Ambele le exemplare sunt semnate de deponent si pretuitor, din care primul exemplar este predat deponentului drept dovada ca a predat obiectul pentru vanzare. Reducerile de pret se calculeaza pe baza unei declaratii semnate de deponent, in care se specifica noul pret de evaluare sau de achizitie si se completeaza rubricile destinate 14
acestei operatii. Restituirile se fac la cererea deponentului, semnandu-se pentru primirea primirea obiectelor obiectelor restituite. restituite. Incasarea Incasarea valorii valorii obiectelor obiectelor vandute se face pe baza bonului de primire prezentat de titular, semnand pentru primirea sumei in rubrica destinata acestei operatii. Exemplarul al doilea constituie fisa de evidenta pentru inregistrarea in contabilitatea unitatii. ), fisa zilnica de ridicare (anexa 19)e. t. c. c) Documente mixte sau combinate reunesc trasaturile documentelor de dispozitie si celor justificative. Ele cuprind date privind dispozitia de executare a operatiei; dar si dovada infaptuirii ei. Aceste documente sunt initial documente de dispozitie, iar prin completarea lor cu date referitoare la executarea operatiilor respective, ele devin documente documente justificat justificative, ive, spre exemplu: exemplu: cererea dispozitie dispozitie de plata, plata, statul de plata al salariatilor. fi: a) Documente interne, 3.Dupa locul întocmirii si circulatiei, documentele pot fi:
se
întocmesc în cadrul întreprinderii si consemneaza operatii economice cu privire la activitatea acesteia. Unele din aceste documente circula, fie numai în interiorul acesteia( bonul de consum(anexa 11 si 12), statele de salarii, bon de predare,fisa ziln zilnic icaa de ridi ridica care re(ane ),fie catre catre exteri exterior or (factur (facturile ile(anexa 16 si 17), (anexa xa 19) 19)),fie dispozitiile de plata(anexa 13), dispozitiile de incasare(anexa 14) ). b) Documente externe, externe, se întocmesc întocmesc de alte persoane fizice si juridice cu care se afla în raporturi contractuale,dar circula în cadrul întreprinderii primitoare,spre exemplu: factura furnizorului(ane ,extra rasu sull de cont cont(ane (document ent bancar bancar eliber eliberat at (anexa xa 18) 18),ext (anexa xa 20) 20)(docum clientilor, in care sunt evidentiate toate operatiunile de incasari si plati efectuate intr-o anumita perioada, prin conturile deschise de clienti la banca. Extrasul de cont se poate elibera la cerere dar si la intervale stabilite de comun acord cu titularii de cont). 4.În
raport de modul de întocmire, continut si rolul lor în cadrul procesului
informational economic, distingem: a) Documente primare (anexele 11,14,16, 17,), ce consemneaza operatiile economico financiare în momentul si la locul producerii lor. Ele fac dovada executarii acestor operatii, îndeplinind rolul de documente justi justific ficati ative, ve, spre exempl exemplu: u: factur factura, a, chitan chitanta, ta, bonul bonul de consum consum,di ,dispo spozit zitie ie de inca incasa sare. re. Conf Confor orm m Legi Legiii Nr. Nr. 113 113 din din 27. 27. 04. 04. 2007 2007,, Docu Docume ment ntel elee prima primare re se 15
înto întocm cmes escc în ti timp mpul ul efec efectu tuări ăriii oper operaţ aţiu iuni nii,i, iar iar dacă dacă acea aceast staa este este im impo posi sibi bill nemi nemijl jloc ocit it după după efec efectu tuar area ea opera operaţi ţiun unii ii sau sau după după produ produce cere reaa even evenim imen entu tulu lui.i. Enti Entita tate teaa util utiliz izea ează ză form formul ulare are ti tipi piza zate te de docum documen ente te prim primare are,, aprob aprobat atee de Ministerul Finanţelor. În lipsa formularelor tipizate sau dacă acestea nu satisfac necesităţile entităţii, entitatea elaborează şi utilizează formulare de documente, apro aproba bate te de cond conduc ucer erea ea ei. ei. Docu Docume ment ntel elee prim primar aree înto întocm cmit itee vor vor conţ conţin inee următoarele elemente obligatorii: 1) denumirea şi numărul documentului;2) data întocmirii documentului;3) denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al entităţii în numele căreia este întocmit documentul;4) denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al destinatarului documentului, iar pentru persoanele fizice - codul personal;5) continutul faptelor economice;6) etaloanele cantitative şi valorice în care sînt exprimate faptele economice; 7) funcţia, numele, prenumele şi semnătura, inclusiv digi digita tală lă,, a pers persoan oanel elor or resp respons onsab abil ilee de efec efectu tuare areaa şi înreg înregis istr trar area ea fapt faptel elor or economice. Conform alin. 12 al Legii 113, documentele de casă, bancare şi de decontare, datoriile financiare, comerciale şi calculate pot fi semnate unipersonal de conducătorul entităţii ori de două persoane cu drept de semnătură: prima semnăt semnătură ură aparţi aparţine ne conduc conducăto ătorulu ruluii sau altei altei persoa persoane ne împute împuternic rnicite ite,, a doua doua contabilulu contabilului-şef i-şef sau altei altei persoane împuternic împuternicite. ite. Semnăturile Semnăturile pe documentele documentele menţionate, după caz, se confirmă prin aplicarea ştampilei entităţii respective. În lipsa funcţiei de contabil-şef, ambele semnături pe documentele menţionate se aplică de conducătorul entităţii respective sau de alte persoane împuternicite;b) Docu Docume ment ntee cent central raliz izat atoa oare, re, se into intocm cmes escc pe baza baza docu docume ment ntel elor or prim primar aree sau sau concomitent cu acestea in scopul gruparii si acumularii operatiilor de acelasi fel, (anexa dintr-o anumita perioada(dispozitia de plata (anexa 13), registrul livrarilor (anexa 21)si procurarilor). 5. Dupa forma de prezentare, se deosebesc: a) Documente tipizate, se intocmesc pe
formulare tip, strict determinate. Ele au un text si o forma prestabilita, fiind obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia nationala:cartea (anexa 21) mare, borderou de iesire a obiectelor din consignatie, registrul livrarilor (anexa
si procurarilor, bon de consum(anexele 11), act de primire/predare a marfii din 16
depozit bon , bon de primire, balanta de verificare, dispozitie de livrare, fisa limita de consum, dispozitia de plata(anexa 13), dispozitia de incasare(anexa 14), ordin de plata (anexa (anexa 15), lista de plata a salariilor (anexa (anexa 10), 10) , balanta de verificare a (anexele 25,26,27,28 25,26,27,28)) )) e. t. c. b)Documente netipizate, rezultatelo rezultatelorr inventarieri inventarieriii(anexele (anexa 5)
sunt reprezentate de documentele specifice unor ramuri de activitate sau
unor unor inst instit itut utii ii.. Ele Ele se into intocm cmes escc fie fie pe form formul ular aree spec specif ific icee fiec fiecare areii ramur ramurii economice, fie pe hirtie simpla, fara a avea un formar stabilit. 6.
Dupa Dupa regimul regimul de tip tipari arire re si uti utiliz lizare areaa fomula fomularel relor or folosi folosite te la int intocm ocmire ireaa
documentelor, se disting: a) Documente intocmite pe formulare cu regim special au un regim deosebit de tiparire, numerotare, gestionare, evidenta, folosire si pastrare, de exemplu: bonul de plata(anexa 23), delegatia, factura de expeditie(anexa 17). Conform
art.
20
al
Legii113,
aceste
documente
se
utilizeaza
in
cazurile:1)înstrăinării activelor cu transmiterea dreptului de proprietate; 2) prestării serviciilor;3)transportării activelor în cadrul entităţii dezintegrate din punct de vedere teritorial;4)achiziţionării activelor de la furnizori - cetăţeni;5) transmiterii activelor în leasing, arendă, locaţiune. Modul de editare, eliberare, procurare, păstrare, păstrare, evidenţă şi utili utilizare zare a formularelo formularelorr tipizate tipizate cu regim special se stabileşte stabileşte de Guvern. Entitatea care desfăşoară activitate de întreprinzător şi dispune de un sistem de imprimare automatizat imprimă formulare tipizate cu regim special de sine stătător, cu acordul Ministerului Finantelor, conform cerinţelor prevăzute de Guvern. b) Documente fara regim special sau numite si obisnuite sunt acele care au regim de circulatie si inregistrare specifice fiecarei intreprinderi, le putem numi ca avand un regim intern de circulatie si utilizare. 7. Dupa suportul care depoziteaza informatia, se disting: a) documente pe suport de
hartie. b) Pe suporturi magnetice ( benzi, dischete ). 8.
Dupa numarul operatiilor economice pe care le cuprind, documentele se impart:
a)Doc )Docuumente singulare contin date priv rivitoare la o singura operatie economica(or economica(ordin din de plata(anexa 15), dispozitie de plata(anexa 13), dispozitia de incasare(anexa 14)).b) Documente cu multiple operatii, contin date privind mai multe operatii economice de acelasi fel. De aceea, pe langa datele obligatorii 17
comune tuturor categoriilor de documente, acestea contin in plus, ca date specifice: diferite totaluri cantitative si valorice, num. de ordine(factura fiscala (anexa 16), bon de consum(anexa 11), fisa zilnica de ridicare(anexa 19), balanta de verificare a rezultatelor inventarierii(anexele 25,26,27,28)). 9. Dupa tehnica intocmirii se deosebesc: a) Documente care se intocmesc manual (anexa 22,23) b) b)
Documente care se intocmesc cu mijloace tehnice, computere
(anexele 10, 11,13, 14, 15, 19, 21, 24, 25, 26, 27, 28).
Schema,,Clasificarea documentelor contabile”:
2. 2 Circulat Ci rculatia ia documente doc umentelor lor Cu notiunea de document este strins legata notiunea de circulatia circulatia documentelor. Documentele se afla permanent in miscare. Itinerarul parcurs de documente, incepind cu momentul intocmirii acestora si pina la predarea lor la arhiv arhivaa dupa dupa prel preluc ucra rare re si refl reflec ecta tare re in cont contabi abili lita tate te se numes numeste te ,,ci ,,circ rcul ulat atia ia documentelor”. Evaluarea, masurarea, inregistrarea, analiza si controlul permanent si completat al modificarilor presupune un sistem unitar si coerent de circulatie a docu docume ment ntel elor or care care treb trebui uiee sa asig asigur ure: e:co cont ntin inui uita tate te,, opera operati tivi vita tate te,, reali realita tate te si exactitate. Circulatia eficienta presupune reguli, proceduri, competente, termene si responsabilitati foarte precise. Circulatia depinde de numarul de verigi, fazele si etap etapel elee neces necesare are prel preluc ucra rari rii,i, term termen enel elee de exec execut utie ie,, proc proced eduri uri de ates atesta tare, re, verifi verificare care,, certif certifica icare re si contro control.l. Miscar Miscarea ea docume documente ntelor lor si circul circulati atiaa acesto acestora ra 18
reprezinta un obiect important de organizare a contabilitatii la intreprindere si prevede parcurgerea citorva etape: -intocmirea documentelor; -primirea documentelor de contabilitate; -prelucrarea si inregistrarea documentelor in sistemul inregistrarilor contabile; -predarea documentelor in arhiva; De faptul cit de rational acestea vor fi intocmite, transmise si prelucrate in contab contabili ilitat tatee depind depindee perioa perioada da obtine obtinerii rii inform informati atiei ei contab contabile ile uti utiliz lizate ate pentru pentru gestionare gestionare si control. control. Circulatia Circulatia documentelor documentelor se organizeaza organizeaza de aparatul aparatul contabil contabil si prevede reguli si modalitati de intocmire si utilizare in activitatea contabila a documentelor documentelor contabile. contabile. La fiece intreprindere intreprindere aceasta presupune presupune un termen scurt intre efectuarea operatiunilor economice si obtinerea datelor generalizate necesare organelor de conducere a intreprinderii, utilizarea celor mai perfecte metode si mijloace de culegere si avansare a informatiei la locul de prelucrare a acesteia, sporirea productivitatii muncii salariatilor din contabilitate. Orarul termenilor de comple completar tare, e, verifi verificare care si prelucr prelucrare are a docume documente ntelor lor,, inregi inregistr strarea area si grupare grupareaa datelor contabile, parcurgerea altor etape ale procesului contabil se numeste , , graficul circulatiei documentelor’’. El se intocmeste de contabilui-sef, tinind cont de particularitatile intreprinderii in baza studierii proceselor de gestiune si de productie si se aproba prin ordinul conducatorului intreprinderii. In el se indica denumirea si numarul fiecarui document , destinatia, modul de intocmire a sa, cine semneaza, cind, serviciul(sectia), unde documentul se transmite, cine il primeste, il verifica si-l prelucreaza. Circulatia documentelor cuprinde urmatoarele etape: -luc -lucrar raril ilee exec execut utat atee asup asupra ra docu docume ment ntel elor or prim primar aree in proce procesu sull into intocm cmir irii ii sau sau primirii acestora din exterior; -circulatia documentelor de la locul intocmirii sau primirii la locul de prelucrare; -circulatia documentelor dupa prelucrare la locul pastrarii permanente a acestora arhiva. 19
Prim Primir irea ea docu docume ment ntel elor or prim primar aree in cont contab abil ilit itat atee de la gest gestio iona narr este este confirmata de persoana ce a primit documentele cu o mentiune in raportul propriuzis. Termenul necesar pentru prelucrare se determina in functie de volumul ultimei care se stabileste de contabilui-sef. Termenele de prelucrare a documentelor trebuie sa asigure oportunitatea oportunitatea primirii primirii datelor datelor generalizate generalizate pentru controlul controlul economicoeconomicooperativ, contabilitatea sintetica si analitica si prezentarea rapoartelor in termen. Informatia primara in procesul primirii si prelucrarii acesteia, precum si dupa prelucrarea si generalizarea in registrele contabile trebuie sa se pastreze riguros. Petru aceasta se analizeaza si inregistreaza in mod cronologic toate documentele in regis registr trul ul jurna jurnall si apoi apoi in evid eviden enta ta sist sistem emat atic icaa din din cart cartea ea mare. mare. Pent Pentru ru fiec fiecee document primar trebuie sa se determine modul de evidenta a primirii-predarii si a pastrarii acesteia. Dupa ce au fost contabilizate, documentele se pun in dosare (mape)sau se snuruie snuruiesc. sc. Totoda Totodata ta ele sunt sunt supuse supuse procesu procesuli li de ,,clas ,,clasare’ are’’. ’. Aceast Aceastaa presupu presupune ne reguli si instructiuni unitare pentru proceduri si competente de predare, primire, intrare, intrare, iesire, iesire, stocare. stocare. Astfel, Astfel, la prima etapa toate documentele documentele contabiliz contabilizate ate sunt ordo ordona nate te in func functi tiee de anum anumit itee crite criteri rii: i: pe obie obiect cte, e, cate categor gorii ii de probl problem eme, e, origine/des origine/destinat tinatie ie e. t. c. In cursul anului documentele documentele justificative justificative se pastreaza pastreaza la compartimentul financiar-contabil. La sfarsitul anului se predau la arhiva curenta a contabilitatii. Arhivarea Arhivarea se face pe baza legii contabilit contabilitatii. atii. Dupa expirarea anului toate documentele documentele primare precum si registrele registrele contabile contabile se predau in arhiva generala a intreprinderii. In conformitate cu regulile stabilite (legislatia) intreprinderea trebuie sa asigure asigure pastra pastrarea rea docume documente ntelor lor contab contabile ile primar primare, e, registr registrelo elorr contab contabile ile si rapoartelor financiare conform termenilor stabilite, insa nu mai putin de cinci ani. Intreprinderile folosesc diverse forme de contabilitate(jurnal-oreder, memorialorde order, r, auto automa mati tiza zate te). ). Odat Odataa cu apar aparit itia ia calc calcul ulat ator orul ului ui,, stoc stocar area ea/p /pas astr trar area ea info inform rmat atiiei a deve deveni nitt faci facila la.. Din Din care care cons consiidere derent nte, e, ast astazi, azi, maj majorit oritat atea ea intr intrep eprin rinde deri rilo lorr incl inclus usiv iv si resta restaura urant ntul ul ,,No ,,Nori’ ri’’’ util utiliz izea eaza za in pract practic icaa forma forma automatizata de contabilitate. 20
Aceasta forma de contabilitate poseda citeva particularitati. Particularitatile date date sunt sunt condit condition ionate ate de uti utiliz lizare areaa program programelo elorr inform informati atice, ce, ceea ceea ce asigura asigura introducerea, pastrarea, cautarea si verificarea versiunii electronice. Acesta este un nou nivel de organizare a circulatiei documentelor. Pentru un număr mare mar e de firme, se manifestă greutatea gestionării unei cantităţi din ce in ce mai mari de documente primare. Singurul mod de a avea un control asupra acestora o constituie apelarea la gestiunea electronică a documentelor, care permite stocarea, arhivarea unui volum imen im enss de info inform rmaţ aţii ii şi, şi, in acel acelaş aşii ti timp mp,, uşuri uşurinţ nţăă şi rapid rapidit itat atee in inte interog rogar area ea,, căutarea, extragerea, partajarea de către mai mulţi utilizatori in acelaşi timp. Prelucrarea automatizata a datelor contabile se reduce considerabil prin comasarea volumului de actiuni desfasurate de catre contabili. Prelucrarea automata a datelor pentru articolele contabile se face direct din documentele electronice. Modalitatea de arhivar arhivaree se schimb schimbaa radical radical.. In arhiva arhiva electr electroni onica ca docume documente ntele le primare primare,, in analogie analogie cu cele ordinare, se plaseaza in mape(sectiun mape(sectiuni). i). Deci, nu se mai apeleaza apeleaza la snuruirea dosarelor cu documente contabile, ci la forme mult mai simple şi care să nu presupu presupună nă un alt volum volum de muncă şi un spaţiu spaţiu prea mare de arhivare. arhivare. In scopul gasirii rapide a documentului necesar exista un sistem special de cautare, punctele de control ale caruia sunt data documentului, denumirea intreprinderii, cuvint cuvintele ele-che -cheie ie si alti alti paramet parametri. ri. Sistem Sistemul ul circula circulatie tieii docume documente ntelor lor sub forma forma electronica electronica permite a reglementa reglementa formarea masivului masivului informatiei informatiei contabile, contabile, a crea baz bazaa pent pentru ru excl exclud udere ereaa pier pierde deri rilo lorr docum documen ente telo lor, r, spor spores este te cont control rolul ul asup asupra ra indeplinirii dispozitiilor privind pregatirea si prelucrarea documentelor, pastrarea acestora. La fiece etapa a circulatiei se asigura un control necesar prealabil, curent si ulterior. Raspunderea pentru asigurarea pastrarii documentelor in arhiva o poarta conducatorul unitatii economice.
21
3. Inventarierea si rolul acesteia in contabilitate 3. 1 Modul de efectuare efectua re a inventari inv entarierii erii Contab Contabili ilitat tatea, ea, ca princi principal pal instru instrumen mentt al conduc conduceri erii,i, trebui trebuiee sa asigure asigure informatii reale asupra activitatii unitatii patrimoniale, în vederea adoptarii de decizi deciziii fundam fundament entate ate din punct punct de vedere vedere stiint stiintifi ific. c. Pentru Pentru realiz realizarea area acestu acestuii obiectiv, o conditie fundamentala o reprezinta concordanta deplina care trebuie sa existe între datele înregistrate în conturi si realitatea faptica existenta în unitate. Mijlocul principal prin care se constata situatia reala a patrimoniului si compararea datelor obtinute pe aceasta cale cu datele contabilitatii, îl reprezinta inventarierea. Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitatii, comun si altor stiinte economice, care reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta cantitativa si valorica sau numai valorica, dupa caz, a elementelor de activ si de pasiv aflate în patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza. Toate aceste operatii se efectueaza cu scopul evaluarii elementelor inventariate si punerii de acord acord a date datelo lorr cont contab abil ilit itat atii ii cu reali realita tate teaa fapt faptic icaa cons consta tata tata ta.. Nece Necesi sita tate teaa inventarierii patrimoniului unitatilor se explica prin importanta deosebita pe care o prezinta pentru activitatea practica a acestora. -În primul rând, ea constituie baza de pornire pentru deschiderea si organizarea evidentei operative si contabile la unitatile patrimoniale nou infiintate. La începutul activitatii, inventarierea are ca obiect principal stabilirea si evaluarea elementelor patrimoniale care constituie aporturile în natura si/sau în bani ale asociatilor/actionarilor sau întreprinzatorului particular, în functie de forma de organizare a unitatii economice. - În al doilea rând, rând, în decur decursu sull exer exerci citi tiul ului ui,, ea este este dete determi rmina nata ta de fapt faptul ul ca între între date datele le contabilitatii si realitatea de pe teren pot sa apara anumite diferente, în plus sau în minus, chiar si în conditiile unei bune organizari a evidentei operative si contabile, datorita mai multor cauze dintre care se mentioneaza: - modificari intervenite la elementele patrimoniale ale unitatii, fie ca urmare a unor cauze naturale (cum sunt: uscarea, evaporarea, scaderea în greutate etc. ), fie datorita unor cauze subiective (ca de exemplu: masurari inexacte; sustrageri de 22
mijloaceeconomice); -
neîntocmirea
sau
întocmirea
defectuoasa
a
u n or
documente;
-
îneî îneînre nregi gist strar rarea ea sau sau înreg înregis istr trare areaa gresi gresita ta în cont contur urii a anum anumit itor or opera operati tii; i;
-
negl neglij ijen enta ta si neat neaten enti tiaa gest gestio iona nari rilo lorr care care gest gestio ione neaz azaa bunu bunuri rile le si valo valori rile le
economice. Astfel, inventarierea indeplineste functia de control si constituie un supliment necesar la documentatie. Ea permite a lua in considerare acele fenomene care nu se reflecta in documentele primare, intrucit nu se supun contabilizarii cotidiene. Rolul
inventarierii
se
manifesta
pe
mai
multe
directii
si
anume:
- inventarierea este un mijloc de realizare a concordantei datelor contabilitatii si a celorlalte forme de evidenta economica cu realitatea obiectiva pe care o reprezinta; - constituie un mijloc de control si verificare asupra integritatii mijloacelor economice, a bunei gospodariri a patrimoniului pentru întarirea gestiunii economice. Cu aceasta ocazie se stabilesc raspunderile si masurile de recuperare a pagubelor produse asupra patrimoniului; - inventarierea contribuie la mobilizarea resurselor interne prin aceea ca permite iden identi tifi fica care reaa valo valori rilo lorr mate materi rial alee fara fara mi misc scare are,, neut neutil iliz izabi abile le sau sau degra degrada date te,, a pro produ duse selo lorr si marf marfur uril ilor or greu greu vand vandab abil ilee etc. etc.,, si valo valori rifi fica care reaa aces acesto tora ra.. - constatarea deprecierilor provizorii (reversibile) bunurilor si valorilor economice, cu ocazia inventarierii, sta la baza constituirii si înregistrarii provizioanelor pentru deprecieri; - prin inventariere se determina marimea unor indicatori economici cuprinsi în contabilitate. Pe aceasta baza are loc determinarea productiei neterminate care influenteaza
calculul
exact
al
costurilor
si
rezultatelor
finale.
- inventarierea este o lucrare premergatoare, obligatorie, întocmirii bilantului contabil anual, contribuind la realizarea imaginii fidele a patrimoniului reprezentata prin bilant; - inventarierea contribuie la respectarea disciplinei financiare si la desfasurarea norm normal alaa a deco decont ntari arilo lor, r, prin prin descop descoper erire ireaa crea creant ntel elor or neîn neînca casa sate te,, resp respec ecti tiv, v, a datoriilor neplatite la timp; 23
- pe baza inventarierii se pot obtine o serie de concluzii pentru îmbunatatirea organizarii contabilitatii curente, a evidentei operative a stocurilor, a controlului gestionar etc. Scopul inventarierii este asigurarea veridicitatii si plenitudinii datelor contabile. Sarcinile Sarcin ile inventarieri inventa rieriii: -const -constata atarea rea existe existente nteii efecti efective ve a active activelor lor nemate nemateria riale, le, bunuri bunurilor lor materia materiale le si mijloacelor banesti; -con -contro trolu lull asup asupra ra inte integr grit itat atii ii bunu bunuri rilo lorr mate materi rial alee si mi mijl jloa oace celo lorr bane banest stii prin prin compararea existentei faptice cu datele scriptice din contabilitate; -stabilirea bunurilor materiale cu termen de pastrare expirat care si-au pierdut partial calitatea initiala; -depistarea bunurilor materiale neutilizate in scopul vinzarii ulterioare a acestora; -verificarea respectarii regulilor si conditiilor de pastrare a bunurilor materiale si mijloacelor banesti, precum si a regulilor de intretinere si exploatare a masinelor, utilajelor si a altor mijloace fixe; -verificarea -verificarea realitatii evaluarii bunurilor bunurilor materiale materiale reflectate reflectate in bilant, bilant, mijl mijloacelo oacelor r banesti in casierie , conturilor bancare, in expeditie; -constatarea creantelor si datoriiloe efective. Inventarierea se efectueaza in mod obligatoriu in termenele stabilite in urmatoarele cazuri: -schimbarii gestionarilor(in ziua primirii-predarii bunurilor(dosarelor)); -in caz de furt, delapidare, jafuri sau abuz, precum si in caz de deteriorare a bunurilor (imediat dupa depistarea acestor cazuri); -in urma incendiului sau calamnitatii naturale(imediat dupa stingerea incendiului sau dupa incetarea calamnitatii naturale); -in cazul reevaluarii activelor materiale; - in cazul reorganizarii, divizarii sau lichidarii intreprinderii; -la solicitarea organelor de control.
24
Obiectul inventarierii îl constituie întregul patrimoniu, adica toate elementele de acti activv si pasi pasivv de care care disp dispune une unita unitate teaa patri patrimo moni nial ala, a, în mome moment ntul ul efec efectu tuari ariii inventarierii. Inventarierea cuprinde etapele: 1. Pregatirea 2. Efectuarea propriu-zisa a inventarierii; 3. Constatarea si reflectarea rezultatelor inventarierii . Pregatirea-
pre preve vede de crea creare reaa cond condit itii iilo lorr nece necesa sare re pent pentru ru desf desfas asur urar area ea
acesteia. Se iau masuri de natura organizatorica si contabila . Masurile Masuri le organizator orga nizatorice ice prev ad; 1. Determinare cu precizie a obiectului si sferei de cuprindere a inventarierii, natura bunurilor; 2. Emiter Emiterea ea de catre catre persoa persoanel nelee respons responsabi abile le a dispozi dispozitie tieii privin privindd efectu efectuare areaa inventarierii, prin care se precizeaza componenta comisiei, presedintele comisiei, gestiunea supusa inventarierii, data de incepere si sfirsitul inventarierii. Dispozitia se inregi inregistr streaz eazaa in regist registrul rul de contro controll al execut executari ariii dispoz dispoziti itiilo ilor. r. Dispoz Dispoziti itia, a, concomitent cu clestele de sigilat, se inmineaza comisiei, inainte de inceperea efectuarii inventarierii; 3. Aranjarea bunurilor in incapere. Conform Regulamentului privind inventarierea nr. 30 din 05. 03. 2001, in timpul inventarierii se interzice trecerea haotica de la un bun la altul. 4. Crearea conditiilor de lucru pentru comisia de inventariere 5. Luarea de catre comisie a masurilor organizatorice necesare. In componenta comisiei trebuie incluse personae ce cunosc bunurile supuse inventarierii, metodele de evaluare si contabilitatea acestora. Se interzice de a numi de doua ori la rind in calitate de presedinte al comisiei a uneia si aceleiasi personae la acelasi gestionar. Inainte de a proceda la verificarea existentei efective a valorilor, comisia este obligata: -sa asigure participarea la efectuarea inventarierii a tuturor membrilor comisiei;
25
-sa sigileze incaperile accesorii, subsolurile si alte locuri de pastrare a bunurilor care au intrari si iesiri separate; -sa -sa cons consta tate te valo valoare areaa fapt faptic icaa a mi mijl jloa oace celo lorr bane banest stii in casi casier erie ie si sa soli solici cite te intocmirea ultimului raport privind casa; -sa stabileasc stabileascaa incasarile incasarile zilei curente curente conform conform indicatoril indicatorilor or aparatului aparatului de casa, sa predea suma incasata in casieria centrala a intreprinderii de comert; -sa verifice starea de functionare a tuturor aparatelor de masurare a greutatii si respectarea termenelor de marcare stabilite; -sa primeasca de la gestionari declaratia scrisa cu urmatorul continut:pentru care bunuri poarta raspundere si unde sunt plasate, daca are in gestiune bunuri fara documente justificative, daca exista bunuri pentru care s-au emis documentele corespunzatoare. -sa -sa prim primea easc scaa regi regist strul rul de evid eviden enta ta a docu docume ment ntel elor or de inca incasa sare re si plat plataa sau sau rapoartele de gestiune privind marfurile si mijloacele banesti; -sa -sa vize vizeze ze toat toatee docu docume ment ntel elee de inca incasa sare re si plat plataa anex anexat atee la regi regist stre rele le sau sau rapoartele rapoartele de gestiune gestiune privind privind miscarea miscarea marfurilor marfurilor si ambalajulu ambalajului,i, acestea acestea servind servind apoi apoi drep dreptt teme temeii cont contab abil il pent pentru ru dete determ rmin inar area ea valori valoriii stoc stocuri urilo lorr la ince inceput putul ul inventarierii. Masurile contabile preved: 1. Reflectarea in conturi contabile si in evidenta analitica a tuturor operatiunilor economice efectuate pina la inventariere; 2. Verifi Verificar carea ea corecti corectitud tudini iniii si exacti exactitat tatii ii reflec reflectari tariii in contur conturii a operat operatiun iunilo ilor r econ econom omic icee prin prin comp compara ararea rea date datelo lorr cont contab abil ilee cu date datele le evid eviden ente teii opera operati tive ve (registere contabile, fise ale contabilitatii analitice); 3. Intocmirea balantei de verificare pentru marfuri, materiale si alte bunuri in scopul stabilirii cantitatii si valorii ce figureaza conform datelor contabile la data inventrierii. prevede executarea anumitor lucrari Efectuare propriu-zisa a inventarierii- prevede ce includ numararea, recalcularea si inregistrarea in documente speciale. Existenta bunurilor se constata prin cintarire, masurare, calcule tehnice sau numarare. La 26
inventarierea unei cantitati mari se intocmesc borderouri de cintarire. La finele zilei de lucru sau dupa recintarire datele efective din borderouri se confrunta si totalurile determinate se introduce in listele de inventar. Ambalajul se inregistreaza separate pe tipuri si destinatie speciala(nou, folosit, e. t. c). Existenta bunurilor aflate in custodie sau arendate nu poate fi stabilta prin recalcularea fizica, de aceea drept temei servesc datele existente in contabilitate. Conform Regulamentului nr. 30, inventarierea efectivă se materializează prin înscrierea bunurilor inventariate în formul formularel arele-t e-tip ip INV-2 INV-2 "L "Lis ista ta de inve invent ntar arie iere re" " şi/sau INV-2A "L "Lis istta de inventariere" în
urma verificării existenţei fizice a fiecărui bun inventariat. Listele
de inventariere se întocmesc în trei exemplare, din care un exemplar - de către gestionar, iar două exemplare - de un membru al comisiei de inventariere, pe gest gestiu iuni ni şi bunu bunuri ri şi se semn semnea ează ză pe fiec fiecar aree filă filă de memb membri riii comi comisi siei ei de inventariere, de gestionar şi de contabilul care ţine evidenţa gestiunii. În cazul predării-primirii gestiunii, listele de inventariere se întocmesc în cinci exemplare, din care: un exemplar - de gestionarul care predă, un exemplar - de gestionarul care primeşte gestiunea, iar trei exemplare - de un membru al comisiei de inventariere. La sfîrşitul fiecărei zile se compară datele din lista de inventariere întocmită de gestionar cu cele înscrise de membrul comisiei de inventariere. Listele de inventariere pot fi completate manual sau cu ajutorul mijloacelor tehnice de calcul. Listele Listele de inventarier inventarieree întocmite întocmite manual se completează completează cu cerneală cerneală sau pix, citeţ şi clar şi nu se admit corectări sau ştersături. Corectarea greşelilor urmează să se efectueze în toate exemplarele listelor de inventariere prin anularea menţiunilor incorecte (se barează cu o linie) şi deasupra înscrierii anulate se scrie cea corectă. Corectările vor fi stipulate şi semnate de către toţi membrii comisiei de inventariere şi de gestionari. În listele de inventariere nu se admite a lăsa rînduri necompletate. Ultimele rînduri necompletate ale listelor de inventariere se barează. Deci, trebuie de mentionat ca orice intreprindere este obligata prin lege sa efec efectu tuez ezee peri period odic ic inve invent ntar arie iere reaa pe fiece iece tip de bunu bunuri ri.. Astf stfel, el, potr potriivit Regulamentului nr. 30, exista procedee specifice de inventariere a diverselor categorii de bunuri: 27
1. Invent Inventari ariere erea a active activelor lor materi materiale ale pe termen termen lung: lung:
Pîna Pîna a înce începe pe
inventarierea este necesar de controlat:- existenţa şi starea paşapoartelor tehnice sau a altei documentaţii tehnice;- existenţa documentelor aferente mijloacelor fixe date sau luate în arendă de către întreprindere şi a celor date sau luate la păstrare şi în folosinţă temporară. La inventarierea mijloacelor fixe, comisia de inventariere efectuează în mod obligatoriu controlul efectiv al mijloacelor şi înscrie în listele de inventariere inventariere denumirea denumirea completă, completă, destinaţia, destinaţia, numărul numărul de inventar (anexa (anexa 24), numărul de fabricare (numărul indicat în paşaportul tehnic) şi unele caracteristici tehnice sau de exploatare. Maşinile, utilajele şi instalaţiile de forţă se trec în listele de inventariere inventariere individual individual,, indicîndu-se indicîndu-se numărul numărul de inventar, inventar, uzina producătoare, producătoare, numă număru rull paşa paşapo port rtul ului ui tehn tehnic ic,, anul anul prod produc ucer erii ii,, dest destin inaţ aţia ia,, capa capaci cita tate teaa etc. etc. Mijloacele fixe neutilizabile pentru exploatare şi care nu se supun restabilirii se includ într-o listă de inventariere separată cu indicarea momentului scoaterii din exploatare şi motivelor care au cauzat neutilizabilitatea lor (deteriorarea, uzura completă etc. ). Listele de inventariere cu mijloacele arendate şi aflate la păstrare se întocmesc separat pe fiecare arendator şi întreprindere care le-a transmis la păstrare. În acestea, în afară de datele stabilite, se indică de asemenea denumirea arend arendat ator orul ului ui sau sau şi term termen enul ul arend arendei ei sau sau păst păstră rări rii.i. Un exem exempl plar ar al li list stei ei de inventariere a mijloacelor arendate sau aflate la păstrare se expediază arendatorului pentru confirmare. 2. Inve Invent ntar arie iere rea a acti active velo lorr nema nemate teri rial ale: e:
Comi Comisi siaa de inve invent ntar arie iere re va
verifica: - existenţa documentelor care certifică dreptul întreprinderii de a utiliza activele nemateriale;- corectitudinea şi reflectarea oportună în bilanţ a valorii activelor nemateriale care se referă la obiectele proprietăţii industriale (OPI) şi aparţin întreprinderii în baza dreptului de proprietate. Constatarea faptului de utilizare a acti activu vulu luii nema nemate teria riall se efec efectu tuea ează ză în teme temeiu iull urmă următo toare areii li list stee de docu docume ment ntee care se concretizează separat pentru fiecare caz de estimare a valorii activului nematerial:
28
- orig origin inal alul ul sau sau copi copiaa aute autent ntif ific icat atăă de notar notar a brev brevet etul ului ui,, cert certif ific icat atul ului ui de înreg înregis istr trar are; e;-- copi copiaa desc descrie rieri riii acti activu vulu luii nema nemate teria rial; l;-- actu actull priv privin indd util utiliz izare areaa activului nematerial;- folosirea mărcii de produse şi servicii; utilizarea denumirii de origine a produsului pentru desemnarea produsului; utilizarea soiurilor de plante create ca rezultat al selecţiei; utilizarea raselor de animale create ca rezultat al selecţiei şi sub influenţa schimbării condiţiilor de hrană, întreţinere şi exploatare; - docu docume ment ntul ul care care conf confir irmă mă suma suma mi mijl jloa oace celo lorr băne bănest stii achi achita tate te sau sau valo valoare areaa depist depistată ată a altei altei forme forme de compen compensar sare, e, uti utiliz lizate ate la achizi achiziţio ţionare nareaa sau crearea crearea activelor nemateriale; - contractul de cesiune (transmitere) către întreprindere a dreptului asupra titlului de prote protecţ cţie ie înreg înregis istra tratt la Agen Agenţi ţiaa pent pentru ru Prote Protecţ cţia ia Propr Proprie ietă tăţi ţiii Indus Industr tria iale le;;contractul contractul de licenţă licenţă pentru dreptul dreptul de folosire folosire a obiectelor obiectelor proprietăţii proprietăţii industriale industriale înregistrat la Agenţia pentru Protecţia Proprietăţii Industriale etc. 3. Invent Inventari ariere erea a stocur stocurilo ilorr de mărfur mărfurii şi materi materiale ale::
La întreprinderile
indu indust stri rial alee este este nece necesa sarr de dete determ rmin inat at::- exis existe tenţ nţaa efec efecti tivă vă a stoc stocur uril ilor or de semi semiffabri abrica catte (pie (piese se,, agre agrega gate te)) şi a artic rticol olel elor or care care se află flă în proc proces es de confecţionare şi asamblare;- rebutul care nu a fost trecut în evidenţă;- producţia în curs de execuţie conform comenzilor anulate, precum şi a comenzilor, comenzilor, executarea cărora este suspendată;- costul efectiv al semifabricatelor (pieselor, agregatelor), care se află în producţie în proces de confecţionare sau asamblare. Materiile prime, materi materiale alele, le, prefab prefabrica ricatel tele, e, piesel pieselee de schimb schimb,, semifa semifabri bricat catele ele etc. etc. , aflate aflate la locurile de muncă, nu se consideră producţie în curs de execuţie. Acestea se inventariază separat şi se trec în conturile de stocuri, diminuîndu-se cheltuielile respective, iar după terminarea inventarierii se înregistrează în conturile iniţiale de cheltuieli. Înainte de începerea inventarierii este necesar să se predea la magazii şi depo depozi zite te toat toatee pies piesel ele, e, ansa ansamb mblu luril rilee şi agre agrega gate tele le,, a căror căror prel preluc ucra rare re a fost fost term termin inat ată; ă; să se cole colect ctez ezee din din secţ secţii ii sau sau atel atelie iere re toat toatee produ produse sele le rezi rezidu dual alee şi deşeurile, întocmindu-se documente de constatare, şi să se prezinte la control semifabricatele, utilizarea cărora nu corespunde standardelor.
29
Semifabricatele producţiei în curs de execuţie şi semifabricatele aflate în secţii urmează să fie aranjate în ordinea pentru asigurarea corectitudinii şi uşurinţei la numă număra rarea rea cant cantit ităţ ăţii ii aces acesto tora. ra. Verif Verific icar area ea stoc stocuri urilo lorr de semi semifa fabr bric icat atee ale ale producţiei în curs de execuţie (piese, subansambluri, agregate) se efectuează prin meto metoda da numă numără rări rii,i, cînt cîntări ăriri riii şi măsu măsurăr rării ii efec efecti tive ve.. List Listel elee de inve invent ntar arie iere re se întocmesc întocmesc separat pentru fiecare fiecare secţie (sector, gestiune), gestiune), cu indicarea denumirii denumirii semifabricatelor, etapei sau gradului de pregătire, cantităţii sau volumului acestora. Pentru producţia neterminată, care reprezintă o masă neomogenă sau un amestec (în ramurile corespunzătoare ale economiei), în listele de inventariere, precum şi în situaţia de comparaţie se reflectă doi indicatori cantitativi: cantitatea acestei mase sau amestec şi cantitatea materiei prime sau a materialelor (pe denumiri distincte) ce intră în componenţa ei. Cantitatea materiilor prime sau a materialelor se determină conform calculelor tehnice stabilite prin instrucţiunile de ramură. În listele de inventariere a activelor pe termen lung în curs de execuţie se indică pen pentr truu fiec fiecare are obie obiect ct în part parte, e, pe baza baza cons consta tată tări riii la faţa faţa locu loculu lui,i, denum denumir irea ea obiectului, descrierea amănunţită a stadiului în care se află acesta, pe baza valorii din documentaţia existentă (devize), precum şi în funcţie de volumul lucrărilor executate la data inventarierii. 4. Inventarierea mijloacelor băneşti:
La inventarierea mijloacelor băneşti
se utilizează ProcesulProcesul-verba verball de inventari inventariere ere a numerarul numerarului ui. La inventarierea casieriei se verifică numerarul efectiv de mijloace băneşti şi alte valori existente în casierie. Controlul se efectuează pe tipuri de documente, indicindu-se în listă denumirea, numărul, seria şi suma totală a acestora. Inventarierea mijloacelor băn băneş eşti ti se efec efectu tuea ează ză prin prin meto metoda da veri verifi fică cări riii sume sumelo lorr exis existe tent ntee în cont contul ul respectiv:a) încasările - cu datele din extrasul de cont al instituţiei financiare, oficiului oficiului poştal, copiile copiile documentelor documentelor de însoţire însoţire a încasărilor încasărilor în casierie ş. a. ;b) sumele transferate de părţile legate - cu datele obţinute din avizele lor (avizo), indicîndu-se data, numărul dispoziţiei de plată, suma şi denumirea instituţiei financiare financiare sau oficiului poştal, poştal, care a primit primit transferul. Inventarierea Inventarierea mijloacelo mijloacelor r băneş băneşti, ti, care se află află în conturil conturilee de decont decontare, are, valuta valutarr şi curent, curent, în acreditiv acreditivee 30
speciale şi alte conturi, se efectuează prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de instituţiile financiare cu cele din contabilitate. 5. Invent Inventari ariere erea a creanţ creanţelo elorr şi datori datoriilo ilor: r:
Inventarierea decontărilor cu
fondatorii, instituţiile financiare, bugetul, cumpărătorii, furnizorii, parţile legate, sala salari riaţ aţii ii prop propri rii,i, depo depone nenţ nţii ii şi alţi alţi debi debito tori ri şi cred credit itori ori const constăă în depi depist stare area, a, conform conform documentelo documentelorr respective, respective, a soldurilor soldurilor şi controlului controlului riguros al justificări justificăriii sumelo sumelorr existe existente nte în aceste aceste contur conturi.i. Comisi Comisiaa stabil stabileşt eştee termenu termenull înregi înregistr strări ăriii creanţelor şi datoriilor, realitatea existenţei acestora şi persoanele vinovate de trecerea termenului de prescripţie în cazul existenţei ei. Tuturor debitorilor, cu care decontările nu se efectuează prin sistemul "incaso", întreprinderile creditoare le expediază extrase din conturile analitice privind datoriile acestora. Extrasele de cont confirmate
se prezintă comisiei de inventariere pentru confirmarea existenţei
datoriilor. Întreprinderile debitoare sînt obligate să confirme în decurs de 5 zile din ziua primirii extraselor soldul creanţelor şi/sau să comunice obiecţiile lor. Sumele refl reflect ectat atee în cont contur uril ilee de dato datori riii şi crean creanţe ţe cu cump cumpar arăt ător orii ii,, părţ părţil ilee lega legate te şi furn furniz izor orii ii,, cu alţi alţi debi debito tori ri şi cred credit itor orii treb trebui uiee să fie fie conf confir irma mate te.. În cadr cadrul ul decontărilor cu salariaţii proprii se verifică suma salariilor necerute, precum şi sumele şi motivele apariţiei plăţii în plus efectuată salariaţilor. La inventarierea avansurilor se verifică rapoartele titularilor privind eliberarea avansurilor, ţinînd cont de utilizarea lor cu destinaţie specială, precum şi sumele avansurilor eliberate fiecăru fiecăruii tit titula ular, r, data data eliber eliberării ării şi destin destinaţi aţiaa uti utiliz lizări ării.i. Comisi Comisiaa de invent inventari ariere ere stabil stabileşt eştee prin prin metoda metoda verifi verificăr cării ii docume documenta ntare: re:a) a) veridic veridicita itatea tea decont decontări ărilor lor cu instituţiile financiare, parţile legate care întocmesc de sine stătător bilanţul contabil şi cu organele ierarhic superioare;b) corectitudinea şi justeţea sumei datoriilor privind lipsurile şi delapidările existente în bilanţ, măsurile întreprinse pentru reduc reducer erea ea aces acesto torr dato datori rii; i;c) c) corec corecti titu tudi dine neaa şi just justeţ eţea ea sume sumelo lorr dato datori riil ilor or şi crean creanţe ţelo lor, r, prec precum um şi măsu măsuri rile le luat luatee pent pentru ru perce percepe perea rea forţ forţat atăă a crean creanţe ţelo lor, r, neîncasate prin intermediul instituţiei financiare. Pentru creanţele la care a expirat termenul de prescripţie, se întocmeşte o notă în care se indică persoanele vinovate de omiterea acestor termene. Pentru 31
tipurile indicate de creanţe şi/sau datorii, în Lista de inventariere a creanţelor şi datoriilor se
anexează o notă informativ informativă, ă, în care se indică denumirea denumirea şi adresa
debitorilor şi creditorilor, suma creanţelor şi/sau datoriilor, motivele, momentul apariţiei şi în temeiul căror documente au apărut aceste creanţe şi/sau datorii. Rezultatele inventarierii creanţelor şi datoriilor se înscriu în Lista de inventariere a creanţelor şi datoriilor în baza
datelor datelor din extrasul de cont confirmate confirmate de debitori debitori
sau creditori, iar în caz de neconfirmare - în baza documentelor justificative. Constatarea
si
reflectarea
rezultatelor
prevede inventarierii- prevede
documentarea divergentelor aparute in urma compararii datelor inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta analitica. 3. 2 Determinarea Determ inarea rezultatel rez ultatelor or inventarierii inventar ierii si contabilitatea contabi litatea acestora ace stora Imed Imedia iatt după după inve invent ntar arie iere, re, pîna pîna la desc deschi hide derea rea gest gestiu iuni niii (dep (depoz ozit itul ului ui,, magazinului etc. ), se procedează la un control de verificare prin sondaj (pentru confirmarea exactităţii) a bunurilor de către comisia de control de inventariere în prezenţa prezenţa comisiei comisiei de inventariere inventariere şi gestionarul gestionarul gestiunii gestiunii respective, respective, în locul unde s-a efectuat inventarierea. În primul rînd se verifică cele mai valoroase şi solicitate bun bunur uri,i, însc înscri rise se în li list ste. e. Date Datele le cont control rolul ului ui de verif verific icar aree se înre înregi gist stre reaz azăă în Pro Proce cesu sull-ve verb rbal al
de
veri verifi fica care re
a
inve invent ntar arie ieri riii
.r bunu bunuri rilo lor
La depistarea
disc discord ordan anţe ţelo lorr dint dintre re date datele le din din li list staa de inve invent ntar arie iere re şi date datele le cont control rolul ului ui de verifi verificare care,, la hotarî hotarîrea rea comisi comisiei ei central centralee sau a conducă conducător torulu uluii înt întrepr reprind inderi erii,i, inventariere inventariereaa se repetă pentru confirmare confirmare sau, dacă este cazul, se numeşte numeşte o nouă comisie pentru inventarierea repetată a bunurilor. Toate controalele de verificare, inclusiv rezultatele acestora, se înregistrează în Registrul de evidenţă a controlului de verificare a inventarierii.
Insa, daca nu exista discordante intre datele din listele de inventariere si cele ale controlului de verificare, listele se transmit in modul urmator:primul exemplar cu bord bordero eroul ul de cont contro roll si alte alte docu docume ment ntee-con conta tabi bilu lulu luii-se sef, f, cel cel de-al de-al doil doilea ea exem exempl plar ar-g -ges esti tion onar arul ului ui cont contra ra reci recipi pisa sa pe prim primul ul exem exempl plar ar.. Rezul ezulta tattele ele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate efectiv şi înscrise în
32
list listel elee de inve invent ntar arie iere re cu cele cele din din evid eviden enţa ţa anal analit itic icăă (fiş (fişel elee de maga magazi zie) e) şi contab contabili ilitat tate. e. Pentru Pentru determ determina inarea rea rezult rezultate atelor lor invent inventari arieri eriii se proced procedeaz eazăă la:la:confruntarea cantităţilor consemnate în listele de inventariere cu evidenţa analitică pentru fiecare poziţie în parte;- preluarea poziţiilor cu diferenţe în Balanţa de (anexa 25, 26, 27, 28);verificare a rezultatelor inventarierii inventarierii(anexa
obţinerea de către
comisia de inventariere a explicaţiilor scrise (nota explicativă) de la persoanele care poartă răspundere pentru plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate, precum şi pentru pagubele cauzate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze;- stabilirea, pe baza explicaţiilor primite şi documentelor cercetate, a caracterului lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi a plusurilor; plusurilor;-- elaborarea elaborarea propunerilor propunerilor privind modul de regularizare regularizare a diferenţelo diferenţelor r dint dintre re date datele le cont contab abil ilit ităţ ăţii ii şi cele cele efec efecti tive ve cons consta tata tate te în urma urma efec efectu tuăr ării ii inventarierii;- înregistrarea în contabilitate a plusurilor şi lipsurilor în vederea punerii în acord a evidenţei contabile cu activele şi pasivele inventariate. Conform Regulamentului nr. 30, diferenţele depistate la inventariere se reglementează în felul următor: a) plusurile de bunuri şi diferenţele valorice în urma compensării lipsurilor cu plusuri se înregistrează la majorarea veniturilor; b) lipsurile de bunuri se trec la cheltuielile perioadei; c) lipsurile de bunuri care depăşesc normele perisabilităţii naturale, precum şi prejudiciile legate de deteriorarea lor, se încasează de la persoanele vinovate, în mărimea stabilită de legislaţia în vigoare; d) în cazu cazull cînd cînd nu sînt sînt stab stabil ilit itee pers persoa oane nele le vino vinova vate te,, pier pierde deri rile le lega legate te de deteriorarea bunurilor sau lipsurile care depăşesc normele perisabilităţii naturale se trec la cheltuielile perioadei. În cazurile în care lipsurile din gestiune nu sînt recunoscute infracţiuni, la stabilirea valorii debitului se ia în consideraţie consideraţie posibilitatea compensării lipsurilor cu eventu eventuale alele le plusuri plusuri consta constatat tate, e, dacă dacă sînt sînt îndepl îndeplini inite te următo următoare arele le condiţ condiţii: ii:-existenţa riscului de confuzie între sorturile aceluiaşi bun material, din cauza
33
asemănării în ceea ce priveşte aspectul exterior; - diferenţele constatate în plus sau lipsă trebuie să se refere la aceeaşi perioadă de gestiune, aceeaşi gestiune şi acelaşi gestionar; - lipsurile constatate cu ocazia inventarierii nu trebuie să provină ca sustragere sau degradare a bunurilor respective din vina persoanelor responsabile de gestionarea lor. Pentru efectuarea compensărilor persoanele responsabile prezintă explicaţii deta detail ilat ate. e. Comi Comisi siaa de inve invent ntar arie iere re prez prezin intă tă propu propune neri ri priv privin indd posib posibil ilit itat atea ea efectuării compensării. Hotărîrea definitivă o decide conducătorul întreprinderii care, care, după după stud studie iere reaa mi minuţ nuţio ioas asăă a tutu tuturor ror mate materia riale lelo lorr prez prezen enta tate te,, ia deci decizi ziaa respectivă. Compensarea resortului se face pentru cantităţi egale între plusurile şi lipsurile consta constatat tatee la sortur sorturile ile supuse supuse compen compensări sării.i. În cazul cazul cînd cînd cantit cantităţi ăţile le sorturil sorturilor or supuse compensării, la care s-au constatat plusuri, sînt mai mari decît cantităţile sortimentelor admise la compensare la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalităţii cantitative prin excluderea din calcul a diferenţei în plus. Această excludere se face începînd cu sorturile care au cele mai scăzute preţuri unitare, în ordine crescîndă. În cazul cînd cantităţile sorturilor supuse compensării, la care s-au constatat lipsuri, lipsuri, sînt mai mari decît cantităţil cantităţilee sorturilor sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda la stabilirea egalităţii cantitative prin excluderea din calcul a cantităţii care depăşeşte totalul cantitativ al plusurilor, începînd cu sorturile care au cele mai scăzute preţuri unitare, în ordine crescîndă. Diferenţa-lipsă stabilită în urma tuturor normelor de perisabilitate naturală, care cauzează prejudicii întreprinderii, se recuperează de la persoanele vinovate în mărimea stabilită de legislaţia în vigoare. Dacă după terminarea inventarierii nu sînt stabilite persoanele vinovate de bunurile resortate, diferenţele de valoare se trec la cheltuielile perioadei peste normele de perisabilitate naturală şi se casează în modul prevăzut în articolul 108 al prezentului Regulament. Bunurile lipsă pot fi recuperate de la persoanele vinovate şi sub formă de alte bunuri similare (la 34
aceeaşi valoare), cu acordul conducătorului întreprinderii. Rezultatele inventarierii se înscriu de comisia de inventariere într-un proces-verbal, după confirmarea de către contabilitate a soldurilor scriptice. Propunerile cuprinse în procesul-verbal (procesele-verbale) al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 3 zile de la data data înch închei eieri eriii opera operaţi ţiun unil ilor or de inve invent ntari arier ere, e, după după caz, caz, pe gest gestiu iuni ni apart aparte, e, conducă conducător torulu uluii înt întrep reprin rinderi derii.i. Acesta Acesta,, cu avizul avizul servici serviciulu uluii contab contabil il şi şefulu şefuluii servi servici ciul ului ui juri juridi dic, c, deci decide de,, în terme termenn de cel cel mult mult 5 zile zile,, asup asupra ra solu soluţi ţion onări ăriii propunerilor înaintate. Rezultatele inventarierii vor fi înregistrate atît în evidenţa tehnico-operativă, cît şi în contabilitate, în termen de cel mult 5 zile de la data luării deciziei privind rezultatele inventarierii. Reflectarea in conturi a operatiunilor ce contin rezultatele inventarierii diverselor tipuri de bunuri: PLUSURI :
Nr.
Continutul op operatiunii ec economice
1.
Refl Reflec ecta tare reaa plus plusur uril ilor or de de acti active ve pe pe TL : a) acti active ve nemat nemater eria iale le b) b) mi mijl jloa oace ce fixe fixe c) terenuri d) ti titl tluri uri de val valoa oare re
2.
Corespondenta conturilor Dt Ct 111 123 125 131,13 2
Reflectarea pl plusurilor de ac active curente: a) mater ateriiale ale 211 b) animal animalee la la crest crestere ere si 213 ingrasat c) prod produc ucti tiee neterm netermin inat ataa 215 d) produse 216 e) marfuri 217 f) titl titlur urii ddee valo valoar aree 231,23 g) mi mij. j. ban banes esti ti in in casa casa 2 h) docu docume ment ntee banes banesti ti 241 246
621
612
35
LIPSURI:
Nr. 1.
Continutul operatiunii economice Refl Reflec ecta tare reaa lips lipsur uril ilor or şi dete deteri rior orăr ăril ilor or activelor pe TL in limitele perisabilităţii naturale/peste - cind persoana vinovata nu este stabilita: a) Casarea valorii de bilant b) Reflectarea sumei uzurii/amortizarii acumulate: mijlocului fix activului nematerial c) Casarea uzurii/amortizarii acumulate mijlocului fix activului nematerial d) Calcularea TVA de la valoarea de bilanţ a activelor pe TL constatate lipsă.
Corespondenta conturilor Dt Ct
721
111,123
713
124 113
124 113 713
123 111 534
Refl Reflec ecta tare reaa lips lipsur uril ilor or şi dete deteri rior orăr ăril ilor or activelor pe TS in limitele perisabilităţii naturale/peste - cind persoana vinovata nu este stabilita: a)Casarea valorii de bilant
714
211,213, 215,216, 217,241, 246
b)Casarea uzurii acumulate OMVSD c) Calcularea TVA de la valoarea de bilanţ a activelor pe TS constatate lipsă.
214 713
213 534
721
111,123
713
124
• •
• •
2.
•
3.
Refl Reflec ecta tare reaa lips lipsur uril ilor or şi dete deteri rior orăr ăril ilor or activelor pe TL peste normele perisabilităţii naturale, imputate persoanei vinovate (recuperarea daunei se efectueaza in perioada curenta): a) Casarea valorii de bilant b) Reflectarea sumei uzurii/amortizarii acumulate: mijlocului fix •
36
activului nematerial c) Casarea uzurii/amortizarii acumulate mijlocului fix activului nematerial d) imputarea lipsei activelor pe TL persoanei vinovate la valoarea de piata, fara TVA. e) imputarea sumei TVA persoanei vinovate aferenta lipsurilor depistate.
113
•
• •
4.
Refl Reflec ecta tare reaa lips lipsur uril ilor or şi dete deteri rior orăr ăril ilor or activelor pe TS peste normele perisabilităţii naturale, imputate persoanei vinovate (recuperarea daunei se efectueaza in perioada curenta): a) Casarea valorii de bilant
b) Casarea uzurii acumulate OMVSD d) imputarea lipsei activelor pe TS persoanei vinovate la valoarea de piata, fara TVA. e) imputarea sumei TVA persoanei vinovate aferenta lipsurilor depistate. •
5.
Refl Reflec ecta tare reaa lips lipsur uril ilor or şi dete deteri rior orăr ăril ilor or activelor pe TL peste normele perisabilităţii naturale, imputate persoanei vinovate – achitarea are loc mai tirziu ori se intenteaza prcesul de judecata: a) Casarea valorii de bilant b) Reflectarea sumei uzurii/amortizarii acumulate: mijlocului fix activului nematerial c) Casarea uzurii/amortizarii acumulate mijlocului fix activului nematerial d) imputarea lipsei activelor pe TL •
124 113 227
123 111 621
227
534
714
211,213, 215,216, 217,241, 246
214
213
227
612
227
534
721
111,123
713
124 113
124 113 227
123 111 515,422
•
• •
37
persoanei vinovate la valoarea de piata, fara TVA. e) imputarea sumei TVA persoanei vinovate aferenta lipsurilor depistate. 6.
53 4
714
211,213, 215,216, 217,241, 246
214 227
213 515,422
227
534
531 241
227
Refl Reflec ecta tare reaa lips lipsur uril ilor or şi dete deteri rior orăr ăril ilor or activelor pe TS peste normele perisabilităţii naturale, imputate persoanei vinovate– achitarea are loc mai tirziu ori se intenteaza prcesul de judecata: a) Casarea valorii de bilant
b) Casarea uzurii acumulate OMVSD d) imputarea lipsei activelor pe TS persoanei vinovate la valoarea de piata, fara TVA. e) imputarea sumei TVA persoanei vinovate aferenta lipsurilor depistate. •
7.
227
Recuperarea daunei: a) suma este retinuta din salariu b) suma este incasata direct de la persoana vinovata.
Concluzie 38
In baza proiectului de specialitate am luat cunostinta cu principalele aspecte ale organi organizari zariii activi activitat tatii ii econom economico ico-fi -finan nancia ciara ra la int intrepr reprind indere. ere.Asf Asfel, el, am analiza analizatt forma organizatorico-juridica a societatii, evolutia intreprinderii pina-n prezent, structura organizatorica, sfera de producere a sa. Totodata, am studiat cele doua procedee de baza ale contabilitatii,,Inventarierea si Documentatia’’, am determinat particularitatile formei de tinere a contabilitatii la intreprindere. Asadar, in Capitolul I am dedus care sunt principalele momente in evolutia intr intrep eprin rinde deri riii pe plan plan orga organi niza zato tori ricc si prod produc ucti tiv. v.Am Am cons consta tata tatt ca struc structu tura ra orga organi niza zato tori rica ca este este baza bazata ta pe prin princi cipi piii obiec obiecti tive ve:a :aut utor orit itat atea ea exer exerci cita ta cont control rol conf confor orm m unor unor li lini niii clare clare,, relat relatii iile le uman umanee sunt sunt ierar ierarhi hiza zate te-f -fie iece ce memb membru ru al restaurantului primeste sarcini de la un singur sef(supervizor), mediul extern favo favorab rabil il-po -pozi ziti tiaa intr intrep epri rind nderi eriii este este un punct punct forte forte de atrac atracti tiee a trec trecat ator oril ilor or,, deoarece se afla chiar in centrul capitalei.Am determinat factorii ce contribuie la cresterea vinzarilor, si anume:diversificarea serviciilor(livrari gratuite la domiciliu, prinzuri in oficii, prestari de servicii online, meniu complex), cresterea calitatii serviciilor(livrari punctuale, utilizarea de ambalaje compacte si comode etc.). In Capitolul II am luat cunostinta cum se documenteaza operatiunile economice.Am stabilit ca sunt noua crit riterii rii de baza de clasificare a docu docume ment ntel elor. or.Du Dupa pa parer parerea ea mea, mea, cea mai mai im impo port rtan anta ta cate catego gorie rie este este cea cea de documente primare,deoarece conform Legii contabilitatii Nr.113, ele se intocmesc in timpul efectuarii operatiunii, iar daca aceasta este imposibil-nemijlocit dupa produ producere cereaa evenim eveniment entulu ului.C i.Cele elelal lalte te docume documente nte se int intocm ocmesc esc pe baza baza aceste acesteii categorii.Astfel, documentele primare sunt acte justificative cu functie juridica!In capitolul dat am constatat ca cea mai sigura forma de contabilitate ce micsoreaza volu volumu mull de lucr lucruu al cont contab abil ilul ului ui,, ce excl exclud udee posi posibi bili lita tate teaa de pier pierde dere re a docume documente ntelor lor,, ce sporest sporestee contro controlul lul asupra asupra indepl indeplini inirii rii dispozi dispozitii tiilor lor privin privindd pregatirea si prelucrarea actelor este forma automatizata de contabilitate.In prezent, aceasta este cea mai utilizabila forma de contabilitate in intreprinderile particulare. In Capitolul III am luat cunostinta cu un alt instrument de control al conduce ucerii,si
anume–inventarie rierea.
Am
determi rminat
rolul
acesteia
in 39
contabilita contabilitate,st te,stabili abilind nd astfel, astfel, ca aceasta aceasta este un mijloc mijloc de realizare realizare a concordantei concordantei datelor contabilitatii si a celorlalte forme de evidenta economica cu realitatea faptica existenta la entitate, constituie un mijloc de control si verificare asupra integritatii mijloacelor economice la intreprindere.Am luat cunostinta cu procedura de inventariere a diverselor bunuri economice, cu documentele necesre pentru fiece etapa a inventarierii, cu partile ce participa in aceasta procedura- concluzionind ca cel mai de baza rol ii revine Comisiei de inventariere.Conform Regulamentului pri privi vind nd inve invent ntar arie iere reaa Nr.3 Nr.30, 0, am luat luat cuno cunost stin inta ta cu cele cele patr patruu meto metode de de reglementare a diferentelor depistate si reflectarea acestora in conturi. Deci, pot spune cu fermitate ca aceasta practica a fost o sursa de experienta in contabilitate si o initiere in obtinerea unei specialitati cu perspective pe viitor!!!
Bibliografie 40
Acte legislative si normative:
1. Legea contabilităţii (nr.113 din 27.04.2007) 2. Regulamentul privind inventarierea (nr.30 din 05.03.2001) 3.Standarte Nationale de Contabilitate/Monitor Oficial al Republicii Moldova nr.88-91 din 30 decembrie 1997 4.Planul de conturi contabile al activitatii economico-financiare a intreprinderii
Manuale, carti, brosuri:
1. Contabilitatea financiară:Manual/Colectiv de autori: coordonator Alexandru Nederiţă. Chişinău 1999. 2. Bazele contabilitatii:Manual/Colectiv de autori:Viorel Turcan, Eudochia Bajerean.Chisinau 2004. 5. http://www.contabilul.ro
41
Anexe
42
