Programa de Orden y Aseo

PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO

CODIGO SO-POA-01 VERSION 01

PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO “5S”

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1. JUSTIFICACIÓN El tema del orden y el aseo es sinónimo de organización empresarial, de productividad y competitividad dentro del mercado. Al establecer un programa de orden y aseo se aprovechan los recursos que pueden ser reutilizados y reciclados nuevamente. Al mismo tiempo que se minimizan los aspectos negativos que pueden ser causa de incidentes o accidentes laborales. De igual manera, el programa de orden y aseo garantiza el ahorro de tiempo y esfuerzos, la colaboración y la conservación de los bienes de la empresa. De ahí que, todos los trabajadores de la organización sientan que son la pieza clave que permite el desarrollo e implementación del programa y que los beneficios le proporcionan seguridad, eficiencia, salud y armonía en la ejecución de sus tareas.

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2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL Implementar el programa de orden y aseo en la empresa ABC , de tal manera que se promuevan el cambio de conducta en los trabajadores que garanticen las condiciones óptimas de orden y aseo en el cuidado de las instalaciones y la salud de nuestros colaboradores.

2.2 . OBJETIVOS ESPECIFICOS

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Identificar los pasos a seguir en el programa de orden y aseo para oficinas, taller, almacén, bodega y áreas comunes de la empresa.

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Reducir las pérdidas que se generan por accidentes e incidentes relacionados con el orden y el aseo en los puestos de trabajo, permitiendo así en los colaboradores el auto control en las diferentes áreas de trabajo.

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Reutilizar y reciclar los residuos sólidos que salen a diario en la empresa.

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3. GENERALIDADES PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO

3.1. ¿CUÁNDO SE ACONSEJA APLICAR LA METODOLOGÍA “5S”? Se aconseja implementar el programa de orden y aseo “5S” cuando: 

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Aspecto de desorden y suciedad en el taller, máquinas, personas, servicios sanitarios, fugas de agua, cajas de cartón, plásticos, poca iluminación y ventilación, estanterías, escritorios, etc. Pasillos desordenados, cables sueltos, documentación amontonada. Falta de espacio en el almacén y oficinas que permitan guardar o archivar correctamente equipos, máquinas, materiales y/o documentos. Soluciones provisionales a los problemas de orden que se presentan en las diferentes áreas de la empresa. Falta de instrucciones y señalización que sea comprendidas por todos los trabajadores. Desinterés del personal por cuidar su área de trabajo. No se utilizan los Elementos de Protección Personal. Máquinas, equipos, herramientas y materiales en mal estado.

3.2. ¿QUE ES EL PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO? Es un programa en el que participan todos los integrantes de la empresa en la implementación de actividades que permiten almacenar de manera segura las diferentes herramientas y elementos de trabajo, garantizando así el orden y el aseo diario en las instalaciones de la empresa. Este programa está basado en la metodología de las 5S Es importante resaltar que el mejoramiento de los diferentes ambientes de trabajo requiere de una inspección directa y una calificación de las actividades relacionadas con este programa en las diferentes áreas de trabajo. Así mismo, las directivas de la empresa deben liderar el programa a través de la creación de una cultura organizacional de orden y aseo.

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3.2. ¿POR QUÉ IMPLEMENTAR ESTE PROGRAMA EN LA EMPRESA? La implementación de este programa permite: 

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Disminuir los incidentes y accidentes de trabajo ocasionados por las irregularidades en el mantenimiento de equipos, herramientas y espacios locativos Disminuir las averías ocasionadas por el mal almacenamiento de equipos, máquinas y herramientas. Favorecer la agilidad de los procedimientos asociados a las diferentes actividades que se desarrollan en la organización. Generar ambientes confortables de trabajo.

3.3. ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES Para la implementación del programa, se designan las siguientes responsabilidades:

3.3.1. Los directivos  

Asignar el presupuesto para el desarrollo del programa de orden y aseo a cargo de personal competente. Liderar el proceso de cambio y creación de una nueva cultura empresarial.

3.3.2. Comité de orden y aseo  

El comité de Orden y Aseo de ABC está integrado por: Coordinador Salud Ocupacional, Compras e inventario, Auxiliar de contabilidad, Almacenista, Aseo. El Comité de Orden y Aseo tiene como responsabilidad:  Programar mensualmente jornadas de orden y aseo en la empresa.  Vigilar el desarrollo de estas jornadas de orden y aseo.  Planear, participar y evaluar las inspecciones de orden y aseo que se realizan en la empresa.  Revisar la implementación y mantenimiento del programa de las 5S.

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PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO 


Motivar permanentemente al personal para generar y mantener una cultura organizacional basada en el orden y aseo de las personas, equipos, e instalaciones de la empresa.

3.3.4 Los trabajadores  

Participar activamente en la implementación y mantenimiento del programa. Valorar la importancia del mismo. Sugerir e informar sobre las diferentes condiciones que afecten el orden y aseo de la empresa y que a su vez pueda ser causa de incidentes o accidentes laborales.

3.4. RESULTADOS TANGIBLES DEL PROGRAMA DE ORDEN Y ASEO 3.4.1. En los trabajadores    

Se genera la disciplina en los trabajadores permitiendo el mantenimiento del orden y el aseo en sus lugares de trabajo. Se desarrolla el sentido de pertenencia, el trabajo en equipo y se fomenta la participación de los trabajadores de la empresa. Los trabajadores realizaran prácticas seguras de trabajo, se disminuyen los riesgos asociados a los incidentes y accidentes laborales. Se mejora la productividad y eficiencia.

3.4.2 Para máquinas, equipos y herramientas 

Se realiza un programa mensual de mantenimiento preventivo en máquinas, equipos y herramientas de trabajo. Se garantiza así, la detención de daños asociados al uso de las mismas. De esta manera, se extiende la vida útil de los equipos, máquinas y herramientas.

3.4.3 Para materiales.   

Al transportar materiales de un lugar a otro será más fácil y seguro. Pisos estará despejados y organizados. Mejor manejo del inventario de materiales.

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4. LAS 5S Las instalaciones de la empresa se deben mantener en perfecto estado de orden y limpieza, es por ello que el programa de las 5S pretende involucrar a todos los trabajadores en el cambio de cultura organizacional que trae consigo un cambio de comportamiento en el Ser y el Hacer cotidiano. La metodología de las 5S responde a las iniciales de cinco palabras japonesas que empiezan con la letra S, estas son:

5S

DEFINICIÓN

ACCIONES

Seiri (Clasificar)

Despejar, seleccionar. Separar lo útil de lo inútil.

Es separar los objetos por clases, tipos, tamaños, categoría o frecuencia de uso. Es mantener sólo lo necesario.

Seiton (Ordenar)

Seisoh (Limpiar)

Ordenar, organizar. Colocar lo útil en su sitio

Recuperar, limpiar. Reparar lo que no está bien.

Seiketsu (Estandarizar)

Normalizar, mantener. Establecer los procesos.

Shitsuke (Autodisciplina)

Disciplina, respetar las reglas. Actuar sistemáticamente respetando los criterios establecidos.

Identificación de documentos y datos e información necesaria e innecesaria para decisiones. Consiste en organizar los elementos clasificados como necesarios, de modo que se puedan encontrar con facilidad. Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Determinación de lugar de archivo para la utilización de documentos y datos en cualquier momento. Se recomienda tomar de referencia un plazo máximo de 5 minutos para localizar un documento o dato. Es eliminar el polvo y la suciedad de todos los elementos. Implica identificar las fuentes de suciedad y contaminación para eliminarlas. Mantenga todo limpio. También implica la actualización y renovación de documentos y datos para tomar decisiones correctas. Es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados. Unifique y cumpla con sus tareas de orden y aseo.

Significa convertir en hábito el cumplimiento de los estándares de orden y limpieza en el lugar de trabajo. “Conserve el hábito de

limpiar y ordenar”

La aplicación de esta metodología se basa en el Sentido Común de las personas y se necesita de la colaboración de todos los trabajadores de la empresa. 7



5. FASES DEL PROGRAMA La implementación del programa de orden y aseo en la empresa ABC comprende las siguientes fases:

5.1. FASE DE SENSIBILIZACIÓN En la fase de sensibilización con el personal, se determina la necesidad real de implementar el programa de orden y aseo “Las 5S”. En esta fase se debe desarrollar diferentes actividades pedagógicas que motiven el interés y la participación en este programa.

5.2. IMPLEMENTACIÓN 5S 5.2.1 NIVEL UNO - SEIRI En el nivel 1 se realizan las siguientes preguntas con respecto al Seiri (Clasificar), estas son: a) ¿Hay cosas desordenadas en el lugar de trabajo? b) ¿Se encuentras cajas, papeles y otras cosas en forma desordenada? c) ¿Sobre el piso y sin protección se encuentran colocados equipos, soportes, máquinas y herramientas? d) ¿Los equipos, máquinas, soportes y herramientas se encuentran bien almacenadas? e) ¿La materia prima se encuentran bien almacenada? f) ¿Los elementos de trabajo se encuentran en los lugares designados? g) ¿Se encuentran elementos innecesarios o no utilizados sobre el suelo, estantes o encima de los equipos? h) ¿En las diferentes áreas de trabajo se encuentran papeles desechados, grasa, objetos o herramientas que no se están utilizando durante largo tiempo? i) ¿Se encuentra documentos obsoletos?

Acciones para pasar al nivel 2.   

Observación detallada de las superficies horizontales de la empresa. Eliminación de todos los desperdicios y/o cosas inútiles. Almacenamiento de elementos, equipos, máquinas y herramientas de trabajo. “Si algo no tiene un plan de uso definido deséchelo ó véndalo” 8



5.2.2 NIVEL DOS - SEITON En el nivel 2 se realizan las siguientes preguntas con respecto al Seiton (Ordenar), estas son: a) ¿Se encuentran las áreas de trabajo señalizadas claramente? b) ¿Se encuentran separadas las herramientas y la papelería usadas frecuentemente de aquellas que no tienen un uso frecuente? c) ¿Las cajas de archivo se encuentran colocadas adecuadamente? d) ¿Los equipos contra incendio se encuentran ubicados en un lugar de fácil acceso? e) ¿Hay ranuras o elementos sobre el piso, como cables que interfieran el trabajo o la seguridad de los empleados? f) ¿Las paredes se encuentran despejadas, libres de información no relacionadas con el trabajo? g) ¿Las rutas de paso se encuentran despejadas? h) ¿Hay elementos que no se utilizan apilados en el suelo contra las paredes y encima de los escritorios? i) ¿Hay canecas para reciclar los residuos sólidos que se generan en la empresa?

Acciones para pasar al nivel 3.   

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Observe detalladamente las superficies verticales de la empresa (Paredes). Elimine todos los desperdicios (residuos sólidos, herramientas no necesarias, etc.), guarde y/o venda lo que no necesite. Haga demarcación de espacios con pintura o separadores, pinte las paredes (los mismos trabajadores). Limpie y reconstituya el orden, realizando el lavado de áreas y paredes. Asignar responsabilidades de orden y aseo a los trabajadores por áreas de trabajo.

5.2.3 NIVEL TRES - SEISOH En el nivel 3 se realizan las siguientes preguntas con respecto al Seisoh (Limpiar), estas son: a. ¿Las superficies del piso se encuentran desaseadas? b. ¿Las máquinas, equipos y herramientas se encuentras desaseados? c. ¿Se encuentran los cables y tuberías desaseados o manchados?

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d. ¿Las máquinas, equipos, herramientas o lugares de trabajo se encuentran sucios debido a las sustancias en uso (tintas, aceite, etc.)? ¿Hay desorden en el almacenamiento y organización de los mismos? e. ¿Las lámparas, focos, tejas, paredes, techos, etc., se encuentran con telarañas, sucios y desaseados? f. ¿Las herramientas, máquinas y equipos de trabajo se encuentran mmezcladas? g. ¿En los tarros de desecho se encuentra guantes, zapatos y otros artículos mezclados con objetos útiles? h. ¿En los dos últimos meses se ha realizado inspección de los cajones, lockers y armarios?

Acciones para pasar al nivel 4. •

• • •

Revisar el interior de los estantes, cajones, armarios, lockers, después de la revisión se seleccionan y organizan los materiales, piezas, elementos y herramientas que se encuentren. Se busca un lugar para los mismos. Organizar los elementos de trabajo, de tal manera que sean fáciles de hallar. Definir criterios de evaluación para el orden y el aseo en el lugar de trabajo. Crear un programa de aseo y limpieza, recompensar los esfuerzos de los trabajadores.

5.2.4 NIVEL CUATRO - SEIKETSU En el nivel 4 se realizan las siguientes preguntas con respecto al Seiketsu (Estandarizar), estas son: a. b. c. d. • •

¿Los uniformes de los empleados están sucios o son inadecuados? ¿Existe buena iluminación en las áreas de trabajo? ¿El calor y/o el ruido, están perjudicando el bienestar y la salud de los trabajadores? ¿Los pisos se encuentran en buen estado y aseados? ¿Los trabajadores comen en el lugar de trabajo? ¿Los sitios de trabajo se encuentran aseados y todas las áreas de almacenamiento se encuentran señalizadas adecuadamente?

Acciones para pasar al nivel 5. • •

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Limpiar, ordenar y organizar las áreas de trabajo. Identificado los elementos, equipos, máquinas y herramientas en las áreas de almacenamiento. Clasificar los desechos (Residuos sólidos). Programa de reciclaje. 10



5.2.5 NIVEL CINCO - SHITSUKE En el nivel 5 se realizan las siguientes preguntas con respecto al Shitsuke (Autodisciplina), estas son: a) ¿El programa de las 5S es chequeado regularmente? b) ¿El programa de limpieza se realiza a diario sin que se le recuerde al personal? c) ¿Los trabajadores siguen y acatan las reglas e instrucciones que corresponden al programa de las 5S? d) ¿Los trabajadores usan sus uniformes e implementos de seguridad adecuadamente? e) ¿La limpieza es permanente, es decir, las áreas de trabajo se encuentran limpias y aseadas? f) ¿Los equipos, máquinas y/o herramientas de trabajo se encuentran almacenados, limpios y en buen estado? g) ¿Lo que origina la suciedad en la fuente se ha eliminado? h) ¿Los trabajadores de la empresa han asumido de manera positiva la filosofía de orden y limpieza, haciendo de esta un hábito diario? i) ¿Se lleva a cabo una verificación periódica de la implementación de las 5S, es decir, inspecciones de orden y aseo?

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6. INSPECCIONES PARA EVALUAR LAS CONDICIONES DE ORDEN Y ASEO Se realizaran inspecciones periódicas en las diferentes áreas de trabajo. Estas inspecciones son programadas en el cronograma de actividades (SO-CAPOA-01). En las inspecciones se diligenciaran los formatos Evaluación Programa Orden y Aseo donde se identificaran las condiciones reales de cada área de trabajo y se plasmaran las acciones necesarias para mantener el orden y el aseo en las mismas. Es importante que al realizar las inspecciones se observen los detalles en cada lugar de trabajo, se debe llevar un registro de los aspectos negativos y positivos observados, al mismo tiempo que se proponen sugerencias y recomendaciones por parte de los empleados. En las inspecciones se debe tener en cuenta la observación directa de los procesos de almacenamiento, aseo, seguridad y orden al interior de la empresa.

El almacenamiento es entendido como: El conjunto de actividades que permiten ubicar y organizar los diferentes elementos de trabajo en un sitio previamente destinado para ese fin. Por lo tanto, la inspección debe verificar que el almacenamiento sea acorde a su naturaleza física y química, volumen, dimensiones y valor.

El aseo es entendido como: El conjunto de actividades que van a permitir el mantenimiento de las áreas de trabajo libres de residuos sólidos (orgánicos e inorgánicos) que pueden llegar a afectar la salud y al mismo tiempo el bienestar de los trabajadores.

La seguridad es entendida como: El conjunto de actividades que son destinadas a prever, identificar y controlar las acciones relacionadas con el orden y el aseo en el lugar de trabajo y que pueden ocasionar incidentes y/o accidentes laborales. Las inspecciones que se realizan deben determinar el estado de las máquinas, equipos, herramientas, espacios físicos y elementos de protección personal. De esta manera se disminuyen las consecuencias negativas que estos factores de riesgos puedan generar en la salud de los trabajadores y en la calidad y productividad de la empresa.

El orden es entendido como: El conjunto de actividades que nos ayudan a ubicar los elementos de un área de trabajo en el lugar asignado para su almacenamiento. 12


7.


MEDICION DE LA GESTION

El cumplimiento de las acciones que son sugeridas en las inspecciones al programa de las 5S y las actividades de intervención deben ser medidas periódicamente a través de:

Cumplimiento actividades de sensibilización: # de actividades de sensibilización ejecutadas -----------------------------------------------------------# de actividades de sensibilización programadas

X 100

Identificación avances concretos de orden y aseo # de mejoras sugeridas en la inspección ---------------------------------------------------# de mejoras implementadas

X 100

Observaciones inspecciones que aun no han sido corregidas. # de mejoras no corregidas ----------------------------------# de mejoras planteadas

X 100

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Programa de Orden y Aseo

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