PROGRAM KERJA TAHUNAN
INSTALASI REKAM MEDIS
TAHUN 2008
RUMAH SAKIT UMUM SARI MUTIARA MEDAN Jl. Kapten Muslim No. 79 Medan Telp / Fax (0271) 593005
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kepada Allah SWT atas selesai disusunnya Program Kerja Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan Tahun 2008 ini. Suatu sistem Rekam Medis yang meliputi pencatatan proses pelayanan rumah sakit hingga pengelolaan data yang terekam adalah mutlak dibutuhkan oleh suatu rumah sakit, agar pimpinan rumah sakit dapat menilai seberapa jauh keberhasilan pelayanan dan fasilitas pelayanan yang telah diberikan kepada pasien. Instalasi Rekam Medis sebagai salah satu bagian yang tidak dapat dipisahkan dari penyelenggaraaan pelayanan rumah sakit pada umumnya, , harus mampu
berperan
meningkatkan
kualitas
pelayanannya
khusunya
dalam
penyelenggaraan rekam medis. Untuk itulah disusun sebuah program kerja tahunan Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan Tahun 2008 ini, sebagai pedoman rencana kegiatan yang akan dilakukan oleh Instalasi Rekam medis RSU Sari Mutiara Medan selama tahun 2008 ini. Diharapkan program kerja ini dapat kita laksanakan dengan sebaik-baiknya dengan hasil yang cukup memuaskan. Medan,
Desember 2007
Kepala Instalasi Rekam Medis
Giyatno, Amd. PK
HALAMAN PENGESAHAN
Dengan Ini Mengesahkan Program Kerja Tahunan Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan Tahun 2008
Medan, …. Desember 2007
Kepala Instalasi Rekam Medis
Giyatno, Amd. PK
Ketua Sub Komite Rekam Medis
dr. Tuahman Fr Purba, M.Kes, Sp. An
Direktur RSU Sari Mutiara Medan
Dr. Deli Theo, Sp. PK
ii
DAFTAR ISI
Kata Pengantar…………………………………………………………………………. i Halaman Pengesahan………………………………….……………………………… ii Daftar Isi…………………………………………………………………………………. iii Daftar Lampiran…………………………………………………………………………. iv BAB I.
PENDAHULUAN A. Latar Belakang………………………………………………………….. 1 B. Maksud dan Tujuan…………………………………………………….. 1
BAB II.
GAMBARAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS RSU SARI MUTIARA MEDAN A. Kondisi Umum…………………………………………………………... 3 B. Proyeksi Ke Depan……………………………………………………... 3
BAB III. ANALISA SITUASI A. Strenght (Kekuatan) …………………………………………………… 4 B. Weakness (Kelemahan) ………………………………………………. 4 C. Opportunity (Kesempatan) ……………………………………………. 4 D. Threat (Ancaman) ……………………………………………………… 4 BAB IV. PROGRAM DAN KEGIATAN
iii
A. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis…………. 6 B. Program Pengembangan Kualitas dan Kuantitas SDM……………. 6 C. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana………………………. 6 D. Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis……………. 7 BAB V.
PENUTUP
Lampiran
iv
DAFTAR LAMPIRAN
1. Matriks Program Kerja Instalasi Rekam Medis Tahun 2008…………………... 9 2. Jadwal Program Kerja dan Kegiatan Instalasi Rekam Medis Tahun 2008…... 13
v
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Dalam rangka menghadapi era globalisasi yang akan memasuki semua bidang termasuk bidang kesehatan dan termasuk didalamnya adalah rumah sakit, maka setiap rumah sakit harus mempersiapkan diri agar tetap dapat bersaing dengan rumah sakit lainnya. Modal utama untuk dapat memenangkan persaingan itu, terletak pada mutu pelayanan rumah sakit, dan yang termasuk bagian penting dari mutu pelayanan rumah sakit adalah mutu pelayanan di Instalasi Rekam Medis. Instalasi Rekam Medis mempunyai peran yang tidak kalah penting di sebuah rumah sakit bila dibandingkan dengan unit lain baik medis maupun non medis. Rekam medis mempunyai fungsi yang penting dalam program kerja rumah sakit karena informasi dan data-data yang didapat, dikumpulkan dan diolah di Instalasi rekam medis merupakan salah satu saran penting untuk membantu
pimpinan
rumah
sakit
dalam
menetapkan
kebijakan
dan
pengambilan keputusan baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan, pengelolaan maupun tahap evaluasi. Untuk itu, setiap rumah sakit harus menyelenggarakan rekam medis untuk mengelola data rekam medis, hal ini sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 749a/MenKes/Per/1989 tentang kewajiban penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit yang disitu disebutkan: 1. Setiap rumah sakit harus menyelenggarakan medical recording, reporting dan hospital statistic. 2. Guna menunjang terselenggaranya rencana induk yang baik maka rumah sakit diwajibkan untuk : a. Mengadakan pengelolaan data statistik b. Membina petugas rekam medis yang berdasarkan kebijakan dan prosedur tetap yang telah ditetapkan. Untuk itu demi mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan, maka disusunlah Program Kerja Tahunan Instalasi Rekam Medis Tahun 2008 ini. B.
Maksud dan Tujuan Umum : Untuk menunjang dan mendukung program kerja Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan tahun 2008, terutama dalam penyelengaraan rekam medis
dalam rangka mencapai tujuan, misi dan visi Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan. Khusus 1. Sebagai sarana untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis di Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan. 2. Sebagai perencanaan dalam semua kegiatan di Instalasi Rekam Medik RSU Sari Mutiara Medan selama tahun 2008. 3. Sebagai tolok ukur dalam penyelengaraan evaluasi kegiatan Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan. 4. Sebagai acuan dalam penyusunan program kerja Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan pada tahun-tahun berikutnya.
2
BAB II GAMBARAN UMUM INSTALASI REKAM MEDIS RSU SARI MUTIARA MEDAN
A.
Kondisi Umum Secara organisasi di RSU Sari Mutiara Medan, Instalasi Rekam Medis berada di bawah SubBid Kesekretariatan dan Rekam Medis, Ruangan Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan bertempat di lantai tiga (belakang) gedung RSU Sari Mutiara Medan. Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan terdiri dari 5 bagian yaitu ruang Kepala Instalasi dan kantor, ruang pengolahan data, ruang penyimpanan berkas aktif, ruang penyimpanan berkas in-aktif dan ruang pendaftaran. Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan, dipimpin oleh seorang Kepala Instalasi yang diangkat oleh Direktur RSU Sari Mutiara Medan melalui Surat Keputusan. Staf di Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan terdiri atas duabelas orang yang ditempatkan oleh Direktur RSU Sari Mutiara Medan melalui Surat Tugas penempatan. Instalasi Rekam Medis selain menyelenggarakan kegiatan rekam medis intern baik perekaman / pengisian, pengumpulan data, pengolahan dan analisis data, penyajian maupun pelaporan data dan evaluasi, Instalasi rekam medis RSU Sari Mutiara Medan juga berhubungan dengan pelayanan ekstern yang mencakup aspek hukum terutama dalam hal alat bukti di pengadilan maupun berhubungan dengan pengumpulan data penelitian ilmiah.
B.
Proyeksi Kedepan Di tahun-tahun kedepan diharapkan Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara
Medan.
sudah
dapat
menempati
gedung
baru
sehingga
penyelenggaraan pelayanan rekam medis dapat lebih berkualitas karena kapasitas ruangan yang sudah memadai, penyimpanan berkas dokumen yang lebih memenuhi syarat yang kesemuanya berpengaruh terhadap kecepatan pelayanan. Selain itu diharapkan di tahun tahun ke depan terdapat peningkatan sumber daya manusia baik kualitas maupun kuantitasnya, seiring dengan pembangunan bangsal-bangsal baru di RSU Sari Mutiara Medan dan kecenderungan peningkatan jumlah kunjungan pasien dari waktu ke waktu. Ditinjau dari segi kualitas dokumentasi data-data, diharapkan di tahun-tahun ke depan Instalasi Rekam Medis mampu menjadi pusat rujukan informasi datadata medis RSU Sari Mutiara Medan yang akurat dan berkualitas, dengan analisis dan evaluasi yang lebih teratur.
3
BAB III ANALISA SITUASI
Untuk dapat mencapai tujuan penyelenggaraan rekam medis baik umum maupun khusus, maka perlu dibuat sebuah analisis terhadap faktor pendukung dan faktor penghambat penyelenggaraan rekam medis di Instalasi rekam medis Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan. Dengan menggunakan sistem analisa SWOT, dapat diketahui faktor faktor pendukung dan penghambat yang saling berpengaruh tersebut. Yaitu sebagai berikut : A. Strength (Kekuatan) Antara lain : a.
Sudah adanya Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis (BPPRM) yang sesuai dengan rekomendasi DepKes RI yang menjadi acuan penyelenggaraan Rekam Medis di RSU Sari Mutiara Medan.
b.
Sudah adanya komputerisasi penyimpanan data pasien terutama data Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) yang memeudahkan pencarian berkas.
c.
Sudah adanya pegawai di Instalasi Rekam Medis yang memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai yaitu DIII Rekam Medis, sehingga dapat ditempatkan di bagian yang sesuai dengan kulifikasinya.
d.
Sudah berjalannya pengolahan data dan pelaporan baik internal maupun eksternal secara teratur.
B. Weakness (Kelemahan) Antara Lain : a.
Kondisi ruang Instalasi Rekam Medis baik kantor maupun Penyimpanan Berkas Dokumen Rekam Medis yang belum memenuhi syarat.
b.
Jumlah tenaga yang masih terlalu sedikit dengan beban kerja yang cukup besar.
C. Opportunity (Kesempatan) a.
Adanya rencana pembangunan gedung Rekam Medis baru.
b.
Adanya rencana pengembangan sistem komputerisasi rumah sakit secara terpadu.
D. Threat (Ancaman) a.
Kondisi komputer dan server database di Instalasi Rekam Medis dengan spesifikasi yang masih rendah, sehingga akan sulit menjalankan aplikasi aplikasi pengolahan dan penyimpanan data modern.
4
b.
Persaingan dengan rumah sakit swasta di sekitar Medan dalam hal pelayanan yang semakin ketat.
c.
Adanya sikap masyarakat yang lebih kritis terhadap kualitas pelayanan terutama menyangkut aspek hukum yang harus dicermati.
5
BAB IV PROGRAM DAN KEGIATAN
Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan di tahun 2008 ini meyusun beberapa Program Kerja yaitu : A. Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis Antara lain : 1). Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendaftaran Pasien Dengan kegiatan : - Pengaturan jadwal jaga yang lebih efektif untuk menghindari kebosanan 2). Peningkatan Kualitas Dokumentasi berkas Rekam Medik Dengan kegiatan : - Pembuatan kartu kendali ketidak lengkapan pengembalian dokumen rekam medis 3). Peningkatan Kualitas pengumpulan, pengolahan data dan pelaporan. Dengan kegiatan : - Pembuatan Buku Evaluasi dan Analisis Data - Pembuatan Grafik Barber Johnson - Pembuatan Laporan B. Program Pengembangan Kualitas dan Kuantitas SDM Antara lain : 1). Pendidikan dan Pelatihan Staf Rekam Medik (Diklat) Dengan kegiatan : - Pengiriman pegawai ke pelatihan-pelatihan rekam medis. - Orientasi pegawai baru di lingkungan RSU Sari Mutiara Medan. 2). Penyusunan Pola Ketenagaan Dengan kegiatan : - Pembuatan analisis pola ketenagaan di Instalasi Rekam Medis 3). Penambahan Jumlah Pegawai Dengan kegiatan : - Pengajuan permohonan penambahan pegawai baru kepada direktur. C. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Antara lain :
6
1). Penambahan ruangan Dengan kegiatan : - Pengajuan permohonan penambahan ruang penyimpanan dokumen rekam medis baik aktif maupun inaktif. - Pengajuan permohonan penambahan ruangan kantor rekam medis. 2). Penambahan sarana penunjang - Pengajuan permohonan penambahan rak dan lemari penyimpanan. - Perbaikan sistem komputerisasi D. Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis Antara lain : 1). Monitoring Ketidaklengkapan Pengisian Catatan Medik (KLPCM). Dengan kegiatannya - Pengumpulan data indikator klinik (KLPCM) - Pembuatan analisis dan kecenderungan KLPCM 2). Evaluasi Kegiatan Penyelenggaraan Rekam Medis. Dengan kegiatannya - Survey Kepuasan Pelanggan / Pasien - Pengisian lembaran evaluasi kegiatan - Rapat Kerja dan Evaluasi
7
BAB V PENUTUP Demikianlah Program Kerja Tahunan Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan tahun 2008 ini. Diharapkan program Kerja Instalasi rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan tahun 2008 ini dapat terlaksana dengan baik, dan dapat mencapai sasaran atau target. Untuk lebih memahami setiap program di program kerja tahunan ini, telah disusun pula kerangka acuan / Term of Reference (TOR) untuk menjalankan setiap program yang direncanakan tahun ini. Semoga program kerja Instalasi Rekam Medis RSU Sari Mutiara Medan yang telah direncanakan ini, dapat dilaksanakan dengan baik dan mencapai sasaran dan mendapatkan hasil yang optimal.
8
Matrix Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan Tahun 2008 No 1.
Program
Kegiatan
Sasaran / Obyek
Tujuan / Hasil Kegiatan
Penanggung Jawab
Waktu
Dana
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Rekam Medis 1. Peningkatan Kualitas Pelayanan Pendaftaran Pasien 2. Peningkatan Kualitas Dokumentasi Berkas Rekam Medik
Pengaturan jadwal jaga yang lebih
Petugas pendaftaran
efektif untuk menghindari kebosanan
Tingkat Kepuasaan Pelanggan
Koordinator
yang tinggi
pendaftaran
Pembuatan kartu kendali ketidak
Dokumen Rekam
Dokumen Rekam medis
Koordinator
lengkapan
Medis
dikembalikan ke Instalasi Rekam
pengolahan data
Bulanan
-
Januari
Rp. 200.000,-
Tiap 3 bulan
Rp. 200.000 ,-
Tiap 3 bulan
Rp.
Bulanan
Rp. 1.000.000,-
Medik dalam kondisi lengkap baik jumlah lembarannya maupun pengisiannya. 3. Peningkatan Kualitas Pengumpulan, Pengolahan data dan pelaporan.
Pembuatan Buku Evaluasi dan analisis
Data Rekam Medis
data Pembuatan Grafik Barber Johnson
Pembuatan Laporan
Data Rekam Medis
Data Rekam Medis
Diterbitkannya buku evaluasi dan
Koordinator
analisis data tiap 3 bulan
Pengolahan data
Pelaporan grafik Barber Johnson
Koordinator
tiap 3 bulan
Pengolahan data
Pelaporan internal dan eksternal
Koordinator
yang sesuai dengan jadwal
Pengolahan data
50.000,-
pelaporan
9
Matrix Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan Tahun 2008 No 2.
Program Program
Pengembangan
Kegiatan Kualitas
Obyek / unit terkait
Tujuan / Hasil Kegiatan /
Penanggung
Ukuran keberhasilan
Jawab
Waktu
Dana
dan
Kuantitas SDM Pendidikan dan Pelatihan Staf Rekam
Pengiriman pegawai ke pelatihan-
Medik (Diklat)
pelatihan rekam medis.
Panitia Diklat
Meningkatnya kemampuan SDM
Kepala Instalasi
Tiap tiga
RM
bulan / bila ada
Rp. 50.000 , -
pelatihan Orientasi pegawai baru di lingkungan
Pegawai Baru
RSU Sari Mutiara Medan.
Pegawai baru dapat mengetahui
Kepala Instalasi
Jika ada
dan mengenal lingkungan kerja di
RM
pegawai baru
Rp. 200.000,-
Januari
Rp. 50.000,-
Januari
Rp.
Instalasi Rekam Medik dengan baik Penyusunan pola ketenagaan
Penambahan jumlah pegawai
Pembuatan analisis pola ketenagaan di
Instalasi Rekam
Mengetahui pola kebutuhan
Kepala Instalasi
Instalasi Rekam Medis
medis
tenaga di Instalasi Rekam Medis
Rekam Medis
Pengajuan permohonan penambahan
Direktur RS
Terpenuhinya jumlah tenaga
Kepala Instalasi
rekam medis dan sesuai
Rekam Medis
pegawai baru kepada direktur.
50.000,-
kualifikasinya
10
Matrix Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan Tahun 2008 No 3.
Program
Kegiatan
Obyek / Unit Terkait
Tujuan / Hasil Kegiatan
Penanggung Jawab
Waktu
Dana
Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Penambahan ruangan
Pengajuan permohonan penambahan
Kapasitas ruangan penyimpanan
Kepala Instalasi
ruang penyimpanan dokumen rekam
dokumen rekam medik yang
Rekam Medik
medis baik aktif maupun inaktif.
meningkat dan memenuhi syarat.
Pengajuan permohonan penambahan
Direktur RS
Direktur RS
ruangan kantor rekam medis.
Kapasitas ruangan kantor
Kepala Instalasi
Instalasi rekam medik yang
Rekam Medik
Februari
Rp.
20.000 , -
Februari
Rp.
20.000,-
Februari
Rp.
20.000 ,-
Tahun 2008
Rp. 10.000.000,-
meningkat dan sesuai beban Penambahan sarana penunjang
Pengajuan permohonan penambahan rak
Bagian Logistik RS
dan lemari penyimpanan.
kerja Tersedianya jumlah rak
Kepala Instalasi
penyimpanan dokumen yang
Rekam Medik
cukup Perbaikan sistem komputerisasi
Bagian Perencanaan
Tersedianya sistem komputerisasi
Kepala Instalasi
RS
yang lebih baik
Rekam Medik
11
Matrix Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan Tahun 2008 No 4.
Program
Kegiatan
Obyek / Unit Terkait
Tujuan / Hasil Kegiatan / ukuran
Penanggung
keberhasilan
Jawab
Waktu
Dana
Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis Monitoring terhadap Indikator klinik (KLPCM)
1. Pengumpulan data indikator klinik
Data KLPCM
(KLPCM) 2. Pembuatan analisis dan
Data KLPCM
kecenderungan KLPCM
Terkumpulnya data KLPCM tiap
Koordinator
Bulanan
Rp.
200.000,-
bulan per bangsal
Pengolahan Data
Terbitnya buku laporan dan analisis KLPCM tiap 3 bulan
Koordinator
Tiap Tiga
Rp.
200.000,-
Pengolahan Data
Bulan
Persen Tingkat Kepuasaan
Koordinator
Tiap tiga bulan
Rp.
100.000,-
Pelanggan yang tinggi
Pendaftaran
Terdokumentasinya evaluasi
Kepala Instalasi
Bulanan
Rp.
200.000,-
kegiatan
RM
Adanya rekomendasi dan tindak
Kepala Instalasi
Tiap hari
Rp. 2.400.000,-
lanjut terhadap evaluasi kegiatan.
RM
Selasa minggu
sekali. Evaluasi Kegiatan Penyelenggaraan Rekam
1. Survey Kepuasan Pelanggan / Pasien
Pasien Rawat Jalan
Medis. 2. Pengisian lembaran evaluasi kegiatan
3. Rapat Kerja dan Evaluasi
Instalasi RM
Instalasi RM
keempat
12
Jadwal Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan Tahun 2008 No 1.
Program
Jan
Kegiatan
Program Peningkatan
Feb
Mar
Apr
Mei
Jun
Jul
Agt
Sep
Okt
Nov
Des
Kualitas Pelayanan Rekam Medis 1. Peningkatan Kualitas Pelayanan
Pengaturan jadwal jaga yang lebih efektif untuk
Pendaftaran Pasien 2. Peningkatan Kualitas Dokumentasi Berkas Rekam Medik 3. Peningkatan Kualitas Pengumpulan,
menghindari kebosanan Pembuatan kartu kendali ketidak lengkapan Pembuatan Buku Evaluasi dan analisis data
Pengolahan data dan Pembuatan Grafik Barber
pelaporan.
Johnson Pembuatan Laporan 2.
Program Pengembangan Kualitas dan
Kuantitas
SDM 1. Pendidikan dan
Pengiriman pegawai ke
Pelatihan Staf Rekam
pelatihan-pelatihan rekam
Medik (Diklat)
medis. *) Orientasi pegawai baru *)
Jadwal Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan
13
Tahun 2008
No 2.
Program 2. Penyusunan pola ketenagaan 3. Penambahan jumlah pegawai
Kegiatan
Jan
Feb
Mar
Apr
Mei
Jun
Jul
Agt
Sep
Okt
Nov
Des
Pembuatan analisis pola ketenagaan di Instalasi Rekam Medis Pengajuan permohonan penambahan pegawai baru kepada direktur.
3..
Program Peningkatan Sarana dan Prasarana 1. Penambahan ruangan
Pengajuan permohonan penambahan ruang penyimpanan dokumen Pengajuan permohonan
2. Penambahan sarana penunjang
penambahan ruangan kantor Pengajuan permohonan penambahan rak dan lemari penyimpanan. Perbaikan sistem komputerisasi
14
Jadwal Program Kerja Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Umum Sari Mutiara Medan Tahun 2008
No 4.
Program
Kegiatan
Jan
Feb
Mar
Apr
Mei
Jun
Jul
Agt
Sep
Okt
Nov
Des
Program Pengendalian Mutu Pelayanan Rekam Medis 1. Monitoring terhadap Indikator klinik (KLPCM) 2. Evaluasi Kegiatan Penyelenggaraan Rekam Medis.
Pengumpulan data indikator klinik (KLPCM) Pembuatan analisis dan kecenderungan KLPCM Survey Kepuasan Pelanggan / Pasien Pengisian lembaran evaluasi kegiatan Rapat Kerja dan Evaluasi
---selesai---
15
