UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD DE LOS L OS ANDES NÚCLEO NÚCLEO “ RAFAEL RAFAEL RANGEL” RANGEL” DEPARTAMENTO DE CIENCIAS CIENCIAS ECONÓMICAS, ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO
PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A. MUNICIPIO VALERA EDO. TRUJILLO
AUTORA : B r. A UDRY AL DANA C. I. Nº 17.393.178
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTADURÍA PÚBLICA
MAYO; 2010
UNIVERSIDAD UNIVERSIDAD DE LOS L OS ANDES NÚCLEO NÚCLEO “ RAFAEL RAFAEL RANGEL” RANGEL” DEPARTAMENTO DE CIENCIAS CIENCIAS ECONÓMICAS, ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO
PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A. MUNICIPIO VALERA EDO. TRUJILLO
AUTORA : Br B r . AUDRY ALDA A LDANA NA C. I. Nº 17.393.178 TUTORA: LCDA. YOHANA MENDOZA Msc
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTADURÍA PÚBLICA
MAYO; 2010
DEDICATORIA
quienes me guían cada día y me dan fuerza, salud y entendimiento para lograr esta meta tan anhelada. A
seres incondicionales que fueron fuente
de inspiración para lograr esta meta, gracias por guiar mis pasos apoyarme y confiar en mí en todo momento este y todos mis logros serán para ustedes. Los Amo. gracias por estar conmigo apoyándome y dándome tus consejos este triunfo también es tuyo. Te Quiero.
que con sus bendiciones, oraciones y su cariño me han acompañado a lo largo de mi vida. Los Quiero. por su apoyo, sus consejos, y sus bendiciones, cada uno de ustedes tiene un lugar muy importante en mi vida. Los Quiero Mucho. con quienes he compartido alegrías y tristezas, que este triunfo les sirva de ejemplo para que cumplan sus sueños. A todos los quiero mucho. Marchan, Gregory, Daniela, Daniel, Marianggy, Maria, Karen, Katty, Luis, Julio, Jorge, Raúl, Fernando, Frans, Nerduim, Héctor, Guzmary, Gabriel, Ildemarys, Argexa, Rosana y Yoel los cuales siempre me apoyaron, me escucharon y estuvieron conmigo en todo momento gracias por sus consejos. Los Quiero Mucho.
A todas aquellas personas que de una u otra manera me han apoyado a lo largo del camino, siempre les estaré agradecida. Dios les pague.
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AGRA DECIMIENTO
por iluminarme el camino en la meta a seguir y darme la fortaleza para luchar cada día y seguir adelante.
por haberme abierto sus puertas y ser mí segunda casa. Casa de estudio donde adquirí los mejores conocimientos. por haberme brindado sus conocimientos y apoyarme en este paso tan importante para la culminación de mi carrera. Dios le pague. por la ayuda y colaboración prestada para el desarrollo de la investigación. por brindarme un entorno familiar agradable y apoyarme en todo momento para el logro de esta meta. Los Quiero. por siempre estar pendiente de mi, apoyándome en todo momento gracias por tus consejos y el cariño tan grande que me tienes. Dios te bendiga.
por apoyarme y siempre estar hay cuando los necesite, gracias por sus consejos, enseñanzas y por confiar en mí en todo momento. Los Aprecio.
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ÍNDICE ÍNDICE GENERAL Pág. ACTA VEREDICTO
iii ii i
DEDICATORIA
iv
AGRADECIMIENTO AGRA DECIMIENTO
v
ÍNDICE GENERAL…………………………………………………... GENERAL …………………………………………………...
vi
ÍNDICE ÍNDICE DE TABLAS TABL AS
ix
INDICE INDICE DE CUADRO
x
ÍNDICE ÍNDICE DE GRÁFICOS
xi
RESUMEN
xii
INTRODUCCIÓN…………………………………………………….. INTRODUCCIÓN……………………………………………………..
1
CAPÍTULO I EL PROBLEMA……………………………………………………… PROBLEMA ………………………………………………………
3
Planteamiento del problema
3
Formulación del problema…. problema ….
8
Sistematización del problema ……
8
Objetivos de la investigación ……..
8
Justificación de la investigación …………….
9
Delimitación de la investigación …….
10
CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO…………………………………………………... TEÓRICO…………………………………………………... Antecedentes Antecedentes de la investigación investigación… …
11 11
………..
vi
14
Bases teóricas… teóricas … Proceso contable
14
Objetivos de los procesos contables
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La administración
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Objetivos de la administración
25
Principios generales de la administración
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Administración Administración de inventario inventarios s
27
El control de inventarios
31
El sistema de registro del inventarios
35
Método de valoración de los inventarios
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Beneficios que se generan en los procesos contables de
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la administración del inventario ……………..
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Bases legales Código de comercio
48
Ley de impuesto sobre la renta
49
Ley de impuesto de valor agregado
49
Definición de términos básicos
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… Mapa de variables…… variables ……
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……...
CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO METODOLÓGICO………………………………………… …………………………………………
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Tipo de investigación investigación……………………………… ………………………………
53
Diseño de la investigación ………………………..
54
Población……………………………………………………….. Población ………………………………………………………..
54
Técnica e instrumento para la recolección de datos
55
Validez del instrumento
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Técnicas de procesamiento y análisis de datos ……
56
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CAPÍTULO IV PRESENTACION PRESENTACION Y ANÁLISIS ANÁ LISIS DE LOS RESULTADOS RESULTA DOS Objetivo 1: Funcionamiento del proceso contable en el
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inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A, ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Objetivo 2: Sistema de administración del inventario que
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lleva la empresa Casa Alfonso, C.A, ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Objetivo 3: Beneficios que genera el proceso contable en la
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administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A, ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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Conclusiones
77
Recomendaciones
80
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS… BIBLIOGRÁFICAS …
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……………………………. ANEXOS
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A. Cuestionario
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B. Constancias de Validación
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viii
ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Utilización de comprobantes diarios
58
Tabla 2. Registro en los comprobantes diarios
59
Tabla 3. Códigos de cuentas
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Tabla 4. Formas de registro
60
Tabla 5. Software para el registro de comprobantes diarios
61
Tabla 6. Validación de la información
62
Tabla 7. Emisión de información
63
Tabla 8. Actualización de los registros
64
Tabla 9. Políticas de inventario
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Tabla 10. Métodos de valoración del inventario
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Tabla 11. Sistema de registro del inventario
67
Tabla 12. Formatos manejados
67
Tabla 13. Mecanismos de control
68
Tabla 14. Informe sobre recepción de mercancía
70
Tabla 15. Verificación sobre almacenamiento de la mercancía
71
Tabla 16. Verificación sobre salida de la mercancía
72
Tabla 17. Control de registro de los inventarios
72
Tabla 18. Registro de entrada de mercancía
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Tabla 19. Almacenamiento de la mercancía
75
Tabla 20. Salida de la mercancía
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ÍNDICE DE CUADRO Cuadro 1. Mapa de variables
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ÍNDICE DE GRÁFICOS Gráfico 1. Utilización de los comprobantes diarios
58
Gráfico 2. Registro en los comprobantes diarios
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Gráfico 3. Software para el registro de los comprobantes
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diarios
Gráfico 4. Emisión de la información
63
Gráfico 5. Actualización de los registros
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Gráfico 6. Políticas de inventario
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Gráfico 7. Formatos manejados
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Gráfico 8. Mecanismos de control
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Gráfico 9. Informe sobre recepción de mercancía
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Gráfico 10. Verificación sobre almacenamiento de la
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mercancía
Gráfico 11. Control del registro de los inventarios
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Gráfico 12. Registro de entrada de mercancía
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Gráfico 13. Salida de la mercancía
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “ RAFAEL RANGEL” DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO PROCESO CONTABL E EN LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A. MUNICIPIO VALERA EDO. TRUJILLO
AUTORA: Br. AUDRY ALDANA TUTORA: LCDA. YOHANA MENDOZA Msc AÑO: 2010 RESUMEN
El objetivo de esta investigación se: analizò el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., del municipio Valera, estado Trujillo. La población estuvo representada por la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el Municipio Valera del estado Trujillo. El tipo de investigación fue estudio de caso y el diseño de campo no experimental. Como técnica de recolección de información se utilizó la encuesta, asimismo se diseño un (1) cuestionario de 20 ítems con preguntas cerradas y de alternativas múltiples, el cual fue examinado por tres (03) expertos para su validación. Para procesar la información, se aplicó estadística descriptiva, la cual permitió el diseño de tablas con frecuencias absolutas y relativas, además de la presentación de gráficos para ilustrar los resultados. Finalmente, analizò el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo que el proceso contable es óptimo, al igual que el sistema de administración llevado por la empresa, lo cual les permite obtener beneficios, particularmente en lo que respecta al registro, almacenamiento y salida de mercancía para la toma de decisiones. Su mayor debilidad se encuentra en el sistema automatizado actualmente utilizado.
Palabras Claves: Proceso contable, administración de inventarios, empresas
comerciales.
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INTRODUCCIÓN
La contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar su situación, dentro de ella se encuentran varias ramas: la contabilidad financiera, la contabilidad de costos y la contabilidad de gestión, las cuales, se fundamentan en gran medida en el control de las operaciones que una empresa realiza durante un determinado periodo. No obstante, el avance de las ciencias contables, aún existen multitud de empresas que no aplican con precisión las técnicas contables o utilizan las herramientas de control contable, porque no saben cómo se realizan, y por tanto, no crecen sino más bien, se estancan en determinado momento. Ahora bien, para las empresas de cualquier naturaleza, la adecuación de los nuevos tiempos y el empleo de procesos y estrategias financieras, aunado a la contratación de personal calificado, contribuyen a que las finanzas sean más prosperas, pues sin duda, el aspecto económico – contable es el reflejo de cada una de los movimientos de la empresa, es la expresión y huella de los planes, cuyo espejo es la contabilidad. Por lo tanto, los procesos contables pasan a ser parte fundamental del desarrollo y sostenimiento de las empresas, sobre todo, porque permiten evaluar los resultados económicos de la actividad empresarial, por tanto, facilita el proceso de decisión a nivel gerencial. De tal forma, el proceso contable representa la columna vertebral de la organización, sobre todo, porque ofrece una medida de control sobre las transacciones y particularmente permite una sana administración, entre otros aspectos, de los inventarios. Los inventarios, simbolizan para las organizaciones uno de los temas más delicados, pues éstos se caracterizan por ser voluminosos, lo que en términos financieros, implica que la empresa invierte grandes cantidades de dinero para mantenerlo y a través de éste, responder a las demandas del mercado y mantenerse competitivo.
1
Partiendo de esta premisa, se entiende que el proceso contable es fundamental en la realimentación de la información que genera el movimiento de los inventarios, por tanto, el registro de las entradas y salidas de mercancías, así como también, la forma en que éste fluctúa, no se pudiera obtener en forma precisa, si el proceso contable, no se realiza de manera adecuada. De ahí, surge la principal inquietud de esta investigación, la cual tiene como objetivo principal analizar el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso C.A, en la ciudad de Valera estado Trujillo. En tal sentido, este proyecto está estructurado de la siguiente manera: Capitulo I: en donde se presenta el planteamiento del problema, los objetivos, la justificación y delimitación. Capitulo II: comprende los antecedentes de la investigación, el basamento teórico, las definiciones conceptuales y el cuadro operativo de variables que sustentan y argumentan la investigación. Capitulo III, conformado por los aspectos metodológicos a seguir en la investigación, señalando entre otros aspectos, el tipo y diseño de la investigación, la población, las técnicas de recolección de información, detallando los instrumentos a ser utilizados para recolectar los datos; así como también, las técnicas utilizadas para analizar los resultados. Capitulo IV, se refiere a la interpretación y el análisis de los resultados, los cuales fueron desarrollados según el orden de los objetivos específicos y sus respectivas dimensiones. Capítulo V, en el cual se plasman las conclusiones y recomendaciones del presente estudio. Finalmente, se adjunta la bibliografía consultada y anexos correspondientes.
2
CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del problema
Las organizaciones son subsistemas que coexisten en un entorno en donde el manejo de información es de vital importancia, pues a través de la misma, se logran tomar decisiones que ayudan a enfrentar los cambios económicos, tecnológicos y sociales que afectan de una u otra forma sus diferentes gestiones. En tal sentido, resulta imprescindible que dentro de las organizaciones empresariales, exista diversidad de procesos, entre estos los contables, que ayuden a establecer lineamientos enfocados a manejar con eficiencia y eficacia la información financiera dentro de una organización. De manera general, se entienden los procesos contables como normas, instrucciones o reglas que se utilizan para asentar las actividades u operaciones que realiza la empresa. Sobre este concepto, se considera pertinente resaltar el enfoque de Rosenberg (1994) quien explica que el proceso contable, “… es el método para transformar datos contables en informes que pueden ser interpretados y utilizados en los procesos de elaboración de decisiones; a menudo se conoce también como ciclo contable”. De tal manera, se entiende que todo proceso contable lleva implícito una serie de aspectos que son necesarios a la hora de realizar un registro, como son: la documentación, los sistemas y métodos de registros, los manuales que tienen gran importancia como herramienta para el manejo
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planificación de los recursos organizacionales, sean éstos humanos o materiales. Ahora bien, la secuencia de los procesos contables utilizados para registrar, clasificar y resumir la información, se inicia con los registros iniciales de las transacciones comerciales y concluye con la preparación de los estados financieros, en función de resumir los efectos de las transacciones efectuadas por la empresa sobre los activos, pasivos y patrimonio. Según la opinión de algunos autores, entre ellos López (2003) señalan que el proceso contable se divide en fases, una fase inicial que depura la información financiera a ser registrada, una segunda fase, constituida por la evaluación y cuantificación de los recursos y obligaciones; una tercera fase, que se concentra en la elaboración de los estados financieros resultantes de las transacciones; una cuarta fase, en la cual se produce la evaluación de la información presentada en los mencionados informes y una quinta y última fase, en donde se comunica la información financiera obtenida por la contabilidad. En esencia, se puede entender que el proceso contable, proporciona los datos necesarios a los administradores para analizar la situación de la empresa en un momento determinado, identificar deficiencias, descubrir patrones o tendencias que les permitan formular objetivos apropiados y así, tomar decisiones inteligentes sobre el uso de recursos de la organización, tanto humanos, como financieros y materiales. A este respecto, se conoce que en Venezuela, sobre todo a partir de los años 80’ se produce una transformación en las empresas básicamente relacionada con la automatización de los procesos, lo cual incluye el procesamiento de la información contable, haciendo que la generación de la misma, sea más precisa y oportuna. Esta tendencia, según se entiende, ha creado beneficios, sobre todo al momento de generar información para la toma de decisiones.
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Ahora bien, el proceso contable que en Venezuela se ha tornado automatizado para la mayoría de las empresas, incluye como parte focal de su esquema, la generación de información sobre las partidas o cuentas de mayor vulnerabilidad para las empresas, tal es el caso del efectivo y los inventarios. En ese orden de ideas, se conoce que los inventarios constituyen una partida de inversión cuantiosa, que amerita una administración financiera planificada, a fin de que aporte los máximos beneficios, con el mínimo de gastos. Esto requiere, que el registro de la información contable correspondiente a este rubro o partida, se realice en la forma más eficiente posible, dado que a través de los datos que generen los estados financieros sobre los inventarios, se puede visualizar parte importante de la situación financiera de la empresa. En tal sentido, la administración de inventarios, al igual que la administración de efectivo, presentan la siguiente particularidad; por una parte, las empresas requieren minimizar la inversión del inventario, puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se pueden invertir en otros rubros. Por la otra, hay que asegurarse que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando ésta se presente y para que las operaciones de venta, funcionen sin obstáculos. La administración de los inventarios resulta entonces una herramienta vital, sobre todo, cuando las empresas corren el riesgo de no poder satisfacer la demanda, al manejar bajos niveles de inventario o por el contrario, al manejar grandes cantidades, se disminuyen las probabilidades de no poder hacer frente a la demanda, pero también se aumenta la inversión. Sobre este aspecto, se considera importante resaltar, que algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados; sin embargo, es necesario mantener un nivel mínimo de inventario porque la demanda no se puede pronosticar con
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certeza y se requiere de un cierto tiempo para posicionar o comercializar un producto. En este sentido, según cifras revisadas en la página web del Instituto Nacional de Estadística INE (2009) las importaciones de mercancías (ropa, calzado y accesorios) se ha mantenido, lo cual indica que las empresas venezolanas de naturaleza comercial mantienen stock de inventarios permanentes; sin embargo, por la restricción de las divisas, sugiere Jerez (citado por Montiel, 2007) que las empresas venezolanas han establecido intercambios comerciales (compra y venta de mercancía) con empresas nacionales, lo cual les ha permitido mantener sus inventarios en volúmenes representativos. De esta realidad no escapan las empresas comerciales del municipio Valera, en especial las que se dedican a la compra y venta de mercancía. Una de las empresas de este tipo con mayor trascendencia y renombre es Casa Alfonso, C.A. Ésta es una de las casas comerciales mejor posicionadas en la mente de los consumidores trujillanos, su principal objetivo es la compra venta de ropa para damas, caballeros y niños, además de accesorios. Durante años, Casa Alfonso, C.A., ha mantenido una clientela constante, particularmente por el trato preferencial que brinda a los consumidores de sus productos y los descuentos que realizan por la compra de mercancía; su filosofía se ha fundamentado en las necesidades y requerimientos de los clientes. Según información obtenida en el área administrativa de las mismas, la empresa es un contribuyente ordinario, lo que indica que sus ventas sobrepasan las 3000 UT. Igualmente, se logró precisar que este tipo de empresa, genera empleo directo, manteniendo una nómina de veinte (20) empleados fijos y en épocas como la decembrina en la cual aumenta la demanda de sus productos, generan empleos indirectos. Por ser una empresa comercial, líder en el mercado, se consideró conveniente realizar una observación cercana a los procesos contables y la
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administración de inventarios que la misma lleva; percibiéndose que los ciclos de la demanda de la mercancía y accesorios que ofrece la misma varía, es decir, es estacionario, según la época del año la demanda de los productos que allí se comercializan aumenta o disminuye, lo cual hace que el proceso contable también fluctué en proporción al volumen de información que se registra, clasifica y emite en determinadas épocas del año, como navidad, carnaval o período escolar. Por su parte, esta empresa maneja un inventario voluminoso, pues según se logró evidenciar mediante entrevista informal sostenida con el encargado de la misma, es política de la gerencia que los inventarios se mantengan en sus límites máximos, en función de responder con eficiencia las demandas de los clientes, aun en épocas que las ventas se consideran bajas. Igualmente, la política de mantener inventarios altos durante todo el año, pareciera generarle a la vez algunos inconvenientes, ya que les es difícil controlar con precisión las entradas y salidas del inventario. Es decir, ante un inventario tan voluminoso, la merma de mercancía es prácticamente imperceptible, por lo que al realizar el levantamiento físico del mismo al cierre del ejercicio económico, por lo general precisan faltas de mercancía, lo que se convierte en pérdida para la empresa. Ahora bien, entre las posibles causas que originan las situaciones descritas anteriormente se logra percibir
que existen debilidades en el
proceso contable, las cuales generalmente se producen al momento de efectuar el registro contable del ingreso de la mercancía. También, la razón por la cual mantienen inventarios representativos, es para responder rápidamente a la demanda de los clientes, lo cual hace que la empresa no sólo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional; no obstante, la situación económica actual del país, tal como lo confirmó el encargado de la empresa, se ha tornado crítica, lo que ha traído como consecuencia que las
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ventas disminuyan, por tanto, el mantener inventarios altos, ya no les resulta tan ventajoso como años anteriores, pues produce el estancamiento de la inversión. Por su parte, la ausencia de controles que coadyuven en la administración del inventario es por lo general, la causa por la cual, se produce la merma del mismo, trayendo como consecuencia posibles pérdidas o disminución en las utilidades de la empresa. Sobre la situación anteriormente descrita, se percibe que la empresa Casa Alfonso, C.A, atraviesa por cambios producidos por el entorno, que les genera la necesidad de reajustar su proceso contable, así como también la gestión de los inventarios, pues de continuar presentándose estas situaciones, podrían enfrentar series dificultades que afectarían su situación económica y financiera. Al respecto, es importante resaltar que la meta del proceso contable es proporcionar información veraz y oportuna sobre los inventarios y asegurar que éstos sean suficientes para sostener las operaciones de la empresa al más bajo costo posible. En tal sentido, el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel óptimo de inventario es implementar controles que les permitan manejar eficientemente los costos que intervienen en la compra y mantenimiento de la mercancía; de allí, la importancia de desarrollar una investigación que permita analizar el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo. Formulación del problema
¿Cómo es el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo?
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Sistematización del problema •
¿Cómo es el funcionamiento del proceso contable en el inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo?
•
¿Cuál es el sistema de administración de los inventarios que lleva la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo?
•
¿Cuáles son los beneficios que genera el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo?
Objetivos de la investigación Objetivo General
Analizar el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo. Objetivos Específicos •
Identificar el funcionamiento del proceso contable en el inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
•
Describir el sistema de administración de los inventarios que lleva la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
•
Precisar los beneficios que genera el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
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Justific ación de la investigación
Esta investigación abordo dos variables, la primera: el proceso contable y la segunda: la administración de los inventarios, lo cual requiere de una exigente labor de indagación y consulta a diferentes enfoques, entre ellos, los señalados por Catacora (1997); Rosenberg (1994); López (2003), entre otros. Dicha indagación genero nuevos conocimientos sobre el tema, permitiendo perfilar un enfoque propio sobre la variable objeto de estudio. El aporte metodológico de esta investigación es el desarrollo de instrumentos que permitan el análisis y la interpretación de resultados cualitativos y cuantitativos. Para lograrlo, se requiere del diseño de un instrumento, que por sus características podrá servir de guía para el desarrollo de otras investigaciones de naturaleza similar. Mediante esta investigación, se espera generar recomendaciones para que la empresa Casa Alfonso, C.A., mejore sus procesos contables y la administración de sus inventarios, de tal forma que la toma de decisiones se torne mucho más acertada. Delimitación de la investigación
La investigación analizo el proceso contable en la administración de los inventarios, de ahí que la misma encaje en la línea generada por el Departamento de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables de la Universidad de los Andes, Núcleo “Rafael Rangel”, denominada: Normas, Principios y Sistemas de Información Contables y Administrativos. Como unidad de análisis, se selecciono la empresa Casa Alfonso, C.A., la cual se encuentra ubicada en la avenida 9 entre calle 10 y 11 N°10-30 del Municipio Valera parroquia Mercedes Díaz del estado Trujillo y como sujetos informantes se realizo la encuesta al encargado de la tienda y al contador que los asesora.
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CAPITULO II MARCO TEORICO
En esta parte de la investigación se puede destacar la ubicación objeto de estudio dentro de un conjunto de ideas y teorías existentes precisando las características y necesidades de la investigación. En tal sentido Hernández; Fernández y Baptista (2006) explican que el marco teórico: … comprende el conjunto de artículos, libros y otros documentos que describen el estado pasado y actual del conocimiento sobre el problema de estudio. Contribuye a documentar como la investigación agrega valor a la literatura existente. Así mismo, proporciona ideas nuevas y útiles para compartir los descubrimientos recientes de otras investigaciones. Siguiendo esta referencia, a continuación se presentan los antecedentes de la investigación: An tec eden tes de la inves tigación
De acuerdo a Hernández; Fernández y Baptista (2006) los antecedentes de investigación tienen como finalidad, determinar los puntos de diferencias y coincidencias entre las investigaciones, así como evitar repetir aspectos que se encuentran desarrollados. Por ello, se presentan los siguientes: Avendaño (2008) realizó una investigación titulada “El Método utilizado en la Administración del Inventario de Materia Prima en las Industrias Panaderas del Municipio Trujillo”, para responder a las interrogantes del estudio se siguieron las pautas de la metodología descriptiva; el diseño fue 11
de campo. La población estuvo representada por los gerentes de siete (07) Industria Panaderas, a quienes se les aplicó un cuestionario elaborado para requerir la información, validados por el juicio de tres (3) expertos en el área. Se concluyó que las industrias panaderas del Municipio Trujillo, conocen los objetivos de la administración del inventario de materia prima, y se interesan en cumplirlos para su beneficio, tienen personal capacitado para dirigir y controlar sus inventarios. Al mismo tiempo trabajan en conjunto para aclarar los puntos de vista que mas convengan a la empresa con respecto al nivel adecuado del inventario. Se analiza que los inventarios son controlados favorablemente. Se recomienda a los gerentes cerciorarse bien si conservan cierto número de unidades de inventario adicional, para evitar problemas y que obtengan los formatos adecuados para realizar controles de entradas y salidas del almacén, ya que es una manera más confiable de mantener la revisión. En este antecedente se puede apreciar según lo descrito en las conclusiones que los gerentes de las diferentes industrias poseen un personal capacitado para dirigir y controlar los inventarios tomando en cuenta las diferentes normativas que se establecen para ellos, además se hace necesario de la utilización de formatos adecuados para llevar un buen control de las entradas y salidas de mercancía y de esta manera no quedarse en la obsolescencia que en cuanto a los nuevos paradigmas contables se refiere. Esta conclusión genera aportes a esta investigación, particularmente porque orienta sobre algunas fortalezas y debilidades en materia de procesos administrativos y contables. Montiel (2007) realizó un estudio titulado “Sistema de Control Interno de Inventario de Mercancías en las PYMES del Municipio Trujillo, Estado Trujillo”, los objetivos específicos comprendieron la descripción de las características de las PYMES, procedimientos, condiciones y lineamientos
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del sistema. Para alcanzar los objetivos, se realizo una investigación de tipo descriptivo con diseño de campo. La población estuvo conformada por 16 PYMES comerciales del Municipio Trujillo según datos aportados por la cámara de comercio del estado Trujillo. Se le aplicó como instrumento de recolección de datos un cuestionario de 19 ítems, el cual fue previamente validado por expertos. Del análisis de resultados se concluye que: el Sistema de Control Interno de Inventario de Mercancías que poseen las PYMES del Municipio Trujillo, estado Trujillo, es primario, pues la mayor parte de los procesos relacionados con el mismo, se realizan mutuamente. De acuerdo al antecedente anterior se puede deducir que las PYMES del Municipio Trujillo llevan un control de inventario de mercancía primario, lo que nos da una idea de que existen la unificación de criterios en cuanto los métodos y técnicas de manejo de inventario, originando una concentración de información en una sola línea no permitiéndoles a los empresarios la toma de decisiones independientes que en cuanto a la administración de recursos se refiere; ofreciendo entonces una perspectiva amplia sobre los métodos, técnicas y procedimientos de la administración de inventarios. Fernández (2006) realizo un estudio sobre “Sistemas de Información Contable en el Manejo del Inventario de Mercancías de las Empresas Farmacéuticas del Municipio Rafael Rangel del Estado Trujillo”. Según este objetivo se presento un tipo de investigación descriptivo con un diseño de campo, la población estuvo conformada por un total de (5) empresas farmacéuticas que operan en el Municipio Rafael Rangel del Estado Trujillo, según datos aportados por la Alcaldía de dicho municipio. Como instrumento se diseño un cuestionario, con un total de 40 ítems, los mismo respondieron a la variable y dimensiones expuestos en el mapa de variables. Para la validez se acudió al juicio de tres expertos y la confiabilidad se halló mediante la aplicación del Coeficiente de Cronbach. Como técnica de análisis 13
se utilizo la estadística descriptiva, obteniendo como resultado final que la eficiencia de los Sistemas de Información Contable en el Manejo del Inventario de Mercancías de las Empresas Farmacéuticas del Municipio Rafael Rangel del Estado Trujillo, se ve limitada por ser completamente manual, aislándolos de los beneficios que trae consigo la automatización de la información contable. Según este autor las empresas farmacéuticas el Municipio Rafael Rangel del Estado Trujillo no se han puesto a tono con las nuevas tecnologías de los procesos automatizados de los sistemas administrativos ya que todavía llevan sus registros de inventarios en forma manual lo que trae como consecuencia la poca objetividad y legalidad de los registros contables, por lo que se hace necesario la utilización de estrategias para instruir sobre los beneficios que traen la automatización de dichas empresas; representando este resultado un aporte de relevancia para esta investigación. Bases teóricas
En toda investigación existen parámetros teóricos en donde el investigador se basa para sustentar su propósito y lograr dar compresión al problema de investigación en sus múltiples facetas y dimensiones. En tal sentido Ramírez (1999) explica que: “… es el conjunto de teorías que se han elaborado para interpretar el objeto de estudio y sus relaciones con otros fenómenos de la realidad”. Proceso con table
Según Whittington y Pany (2000) el proceso contable consiste “… en los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos, pasivos y patrimonios relacionados a las actividades financieras”. En otras palabras, un sistema de contabilidad no es más que normas, 14
pautas, procedimientos para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se suministre. Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura y configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. En tal sentido, el proceso contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones. Por tal razón, Fernández (1997), expresa que “…un sistema de información aplica normas vigentes utilizando una técnica específica para el procesamiento de los datos por medio de cuentas generando información contable para uso de terceros”. De esta manera, los registros y libros que se llevan, llegan a convertirse en una fuente importante de información para tomar la decisión más aceptada. Por ello se dice, que los sistemas contables son el eje alrededor del cual se toman la mayoría de decisiones financieras. Al establecer un sistema contable bien organizado, que se adapte a las características particulares de las empresas, se podrían conocer en un momento dado, cómo están funcionando las partidas, para de esa manera tomar decisiones lógicas y acertadas. Ahora bien, el funcionamiento de un proceso contable, según Whittington y Pany (2000), “…sigue un modelo básico ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio”. Dicho en otras palabras, el sistema contable de cualquier empresa
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independientemente del sistema contable que utilicé, funciona mediante tres pasos básicos, estos son: 1. Registro de la actividad financiera : en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios. 2. Clasificación de la información : un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. 3. Resumen de la información: para quienes toman las decisiones en la empresa, la información contable debe ser resumida, es decir condensada, por rubros o partidas, para así facilitar los procesos decisionales. Los tres pasos descritos: registro, clasificación y resumen, constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, en opinión de estos autores, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. También, un sistema contable que funcione de manera eficiente debe proporcionar información a los gerentes y varios usuarios externos que tienen interés en 16
las actividades financieras de la empresa. Por otra parte, Catacora (1997), explica el funcionamiento del proceso contable mediante un esquema cuyo orden debe ser estrictamente el presentado en la siguiente figura: Figura 1. Esquema de funcionamiento de un proceso contable Listado de Validación
Comprobantes de Diario
Ingreso de Datos
Mayor General
Comprobantes de Diario
Diario General
Validación
Actualización de Registros
Fuente: Catacora (1997: 111)
Ganancias y Pérdidas
Balance General
Emisión de Reportes
En lo que respecta al ingreso de los datos en un sistema contable, se relaciona con el proceso mediante el cual el sistema de información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas; en el caso de que sean manuales, éstas se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos, esto último se denomina inter fases automáticas. Por otra parte, las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras, y en cuanto al ingreso como tal, se toman en consideración generalmente los siguientes datos: •
Información general del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente.
•
Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago.
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Facturas.
• •
Pagos, depuraciones, entre otros. En ese mismo orden, el ingreso de datos se realiza a través de un
comprobante de diario, pues tal como lo expone Catacora (1997) cada comprobante de diario contiene dos o más registros (débitos o créditos), los cuales se denominan asientos de diario y pueden ser de dos tipos: Manuales y mecanizados, tal como se plasma en el siguiente cuadro: Cuadro 1. Tipos de asientos de diario
Manuales
Implica que los registros en él realizados, sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un terminal de captura de datos.
Fecha de Operación
Número
Implica que se debe usar un medio de almacenamiento magnético para Software Mecanizados poder transferir Contable los registros en los comprobantes de diario. Fuente: Adaptado de Catacora (1997: 111)
Fecha en que realmente se ejecutaron o realizaron las transacciones o registros. Éste deberá ser consecutivo por cada tipo de operación contable
Programa para la transferencia de información.
La validación, verifica que los datos ingresados cumplan con ciertos parámetros previamente establecidos para el control desde el punto de vista de la consistencia de la información. Un aspecto importante, reseñado por Catacora (1997), es el de “…asegurar que no fallan los controles sobre la 18
integridad de los datos”; ya que uno de los mayores problemas que se presentan en los sistemas de información contable se relaciona con la captura de todas las transacciones, esto debido a errores en la transferencia de datos no corregidos antes de la prelación de los estados financieros. No obstante, el control debe ser efectuado en todas las etapas relacionadas con el funcionamiento del sistema de información contable. Para ello, generalmente se trabaja a través de códigos contables que permiten detectar los errores en la fase de validación de los datos; en la mayoría de los casos, estos códigos son expresados a través del plan de cuentas, lo que permite identificar las partidas y los movimientos de acuerdo a la naturaleza de la operación contable. Otro punto importante destacado por Catacora (Ob.cit., 115), “…se relaciona con la calidad de los procedimientos manuales”, destacando que la verificación de la secuencia numérica establece la correlatividad del comprobante, de allí la conveniencia de establecer programas de validación que permitan determinar el status del comprobante. Aunado a esto, existen listados de excepciones, que son reportes en donde se le detalla al usuario todos los datos para los cuales se tiene algún tipo de discrepancia u observación, entre los más comunes están: Error en la secuencia de comprobantes, fecha de documento no válido, cuenta no existente, movimiento sin referencia, entre otros. Por su parte, el proceso de actualización de registros en un sistema contable consiste a juicio de este mismo autor, en el traspaso de los movimientos de diario general, a cada una de las cuentas de mayor; dicha actualización, puede efectuarse de dos maneras: Interactivamente y por lotes. Ambos tipos de actualizaciones tienen en común algunas operaciones tales como: Operaciones de entrada, de procesamiento, de almacenamiento de datos, de salida y de mantenimiento de datos. Particularmente, el procesamiento en lotes se caracteriza según lo expone Catacora (1997), “…porque las transacciones son agrupadas en lotes 19
y almacenadas para su posterior tratamiento y/o procesamiento”. De igual forma, el procesamiento interactivo, es una forma de procesar la información en un sistema de cómputo que consiste en actualizar la información de forma inmediata en los archivos de datos. Su mayor ventaja, reside en la rápida capacidad de respuesta ante el ingreso de un dato específico, dado que la actualización es inmediata. Estos sistemas, son llamados on line o sistemas en línea y los mismos se han incrementado por su facilidad para interactuar con la información almacenada en el computador y otros usuarios. Por último, la emisión de reportes es una de las funciones principales de un sistema contable y consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido grabada, validada y actualizada y que luego es expuesta a través de resúmenes. Entre los más comunes están los que se muestran en la figura 2: Figura 2. Estructura básica de reportes de un sistema contable Contabilidad General
Cuentas
Comprobantes
Balances
Mayor General
Balance de Comprobación Resumido
Análisis de Movimientos Resumido
Estados Financieros
MODULOS
Listado Código Contable Resumido
Listado de Comprobantes Resumido
Balance General
REPORTES
Listado Código Contable Detallado
Balance de Comprobación por Niveles
Listado de Comprobantes Detallado
Análisis de Movimientos Detallados
Estado de Ganancias y Pérdidas
Estado de Movimiento del Efectivo
Listado de Comprobantes por rango
Fuente: Catacora (1997: 118) Por su parte, y en concordancia con lo expuesto por Catacora (1997) el
autor Gómez (2002) esquematiza el ciclo o proceso contable de la siguiente forma:
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1. Apertura
Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial se elaboran en el Balance General inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir los libros principales y auxiliares. 2. Movimiento
Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad. El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el Balance de prueba. 3. Cierre
En esta etapa se elabora lo siguiente: a. Asiento de ajuste: Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual traslada a los libros principales y auxiliares. b. Hoja de trabajo: se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los Estados Financieros como el Balance General y Estado de Resultados. c. Comprobante de cierre: Se elabora anualmente para cancelar las
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cuentas nominales o de resultados y se traslada a los libros principales y auxiliares. El inventario general final y el Balance General consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable. Según lo plantea Gómez (2002),
el no tener la información en el
momento oportuno puede desatar una serie de problemas que en el largo plazo incidirán con el correcto funcionamiento de la empresa, pero sobre todo con la toma de decisiones financieras y gerenciales Objetivos de los pro cesos contables
Catacora (1997) afirma que los sistemas de información contable deben servir fundamentalmente para: •
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.
•
Predecir flujos de efectivo.
•
Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.
•
Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
•
Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
•
Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
•
Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
•
Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
•
Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica representa para el entorno. 22
Uno de los objetivos principales de los sistemas de información contable, es el verificar que la información procesada por el sistema se está efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. Cuando se nombra los estándares establecidos, este autor hace referencia a toda una filosofía que la empresa refleja en manuales, instructivos, comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en donde se plasmen principalmente las políticas que de alguna forma, pudieran afectar el desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de la información contable Así pues, se entiende que el objetivo final del sistema de información contable, según Fernández (1997), “…es la emisión de los estados financieros. Un creciente interés en el análisis de los sistemas contables se origina debido a un factor que es una constante en el actual mundo de los negocios: el cambio constante”. Un ambiente cambiante obliga a que se deba estar analizando constantemente las nuevas situaciones, y adoptar el esquema de funcionamiento que se adapte a las nuevas condiciones reinantes. Desde esta perspectiva, el análisis de un sistema contable debe estar enfocado hacia el logro de los siguientes objetivos principales: •
Asegurar la integridad de los datos.
•
Adecuado registro y procesamiento de las operaciones.
•
Presentar la información financiera en forma confiable.
•
Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.
Asegurar la integridad de los datos
El primer objetivo del análisis de un sistema contable está relacionado directamente con el aseguramiento de la integridad de los datos, el cual establece que todas las transacciones que deben ser registradas, lo estén. 23
Una de las causas más frecuentes de errores de inconsistencia en la información financiera es la falta de integridad de los datos contables. Una empresa debe tener establecidos controles que aseguren que todas las transacciones se están registrando e incluyendo en los registros financieros. Adecuado registro y procesamiento de las operaciones
El segundo objetivo que debe cumplir el análisis de un sistema contable se refiere al adecuado registro y procesamiento de las operaciones, esto significa que se efectúen de acuerdo con normas y procedimientos aprobados por la gerencia. Cualquier empresa, debe fijar políticas o parámetros para el registro de los desembolsos, es decir, a partir de qué monto y bajo qué condiciones puede considerarse un pago como capitalizable en el rubro de los activos fijos. Con frecuencia las empresas no poseen guías o pautas para este tipo de decisiones que son relativamente sencillas, y esto origina errores de inconsistencia
en la información
financiera por el riesgo que se corre si operaciones similares son tratadas en forma diferente. Presentar la información financiera en forma confiable
El tercer objetivo de análisis se refiere a la confiabilidad de la información financiera, y establece que los estados financieros deben tener un mínimo grado de confianza acerca de las cifras, y que éstas se encuentren razonablemente presentadas de acuerdo con principios de contabilidad. Muchas de las grandes quiebras y descalabros financieros de las empresas han sucedido debido a una asignación de confianza a estados financieros que no reflejaban las cifras razonablemente correctas de una empresa. Garantizar la oportunidad en la presentación de la información
El cuarto objetivo referente a la oportunidad en la presentación de la 24
información, no menos importante que los anteriores, establece que la información debe ser generada y presentada oportunamente y ello por una sencilla razón: la información es una herramienta para tomar decisiones. Para que una decisión sea efectiva y eficaz, ésta tiene que ser soportada necesariamente por información que llegue en forma oportuna. La administ ración
De acuerdo a Chiavenato (1994), “… la administración significa la acción de prestar servicios o ayudar”. La administración representa no solo el gobierno y la conducción de una empresa, sino también todas las actividades relacionadas con la planeación, organización, dirección y control de la actividad empresarial. De acuerdo a esto administrar es una condición indispensable, es la solución a la mayor parte de los problemas que afligen a la empresa. Y esta surge como una respuesta a: el crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas, que comenzaron a exigir un una administración científica capaz de sustituir el empirismo y la improvisación y por la necesidad de una mayor eficiencia y productividad de las empresas, para hacer frente a la intensa rivalidad y competencia en el mercado. Objetivos de la administración
La administración tiene dos objetivos principales: proporcionar eficiencia y eficacia a las empresas. La eficiencia se refiere a los medios;
los métodos, los procesos, las reglas y los reglamentos sobre la manera en que deben hacerse las cosas en la empresa, con el fin de que los recursos sean adecuadamente utilizados, por su parte la eficacia se refiere a los fines, los objetivos y resultados por alcanzar, obviamente cada empresa tiene sus propios objetivos. La tarea de la administración consiste en interpretar los objetivos propuestos por la empresa y establecer las maneras de alcanzarlos por medio de la acción administrativa, esta acción se divide en planeación,
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organización,
dirección
y
control,
que
constituyen
las
funciones
administrativas. Principios generales de la administr ación
Como lo señala Chiavenato (1994): “… la administración no es una ciencia. No se basa en leyes rígidas. Al contrario, necesita fundamentarse en principios generales flexibles capaces de ser aplicados
a situaciones
diferentes”. De tal forma que estos principios son condiciones o normas dentro de las cuales el proceso administrativo debe ser puesto en acción o desarrollado. Se destacan los siguientes: a) Principio de división del trabajo y especialización, el cual explica que todo trabajo debe ser dividido con el fin de permitir la especialización de las personas en alguna actividad. b) Principio de Autoridad y Responsabilidad; en lo que respecta a al autoridad es el derecho de dar ordenes y exigir obediencia, cuestiones indispensables en la actividad administrativa, la autoridad emana del superior hacia el subordinado, mientras que la responsabilidad emana del subordinado hacia el superior, por lo tanto la autoridad debe corresponder a la responsabilidad. c) Principio de Jerarquía o cadena escalar, la jerarquía representa el volumen de autoridad y responsabilidad de cada persona u organismo en la empresa. A medida que se asciende en la escala jerárquica aumenta el volumen de autoridad y de responsabilidad. d) Principio de Unidad de Mando; cada persona debe subordinarse solamente solamente a su superior. Es el principio de autoridad única, que buscar evitar confusiones u ordenes dobles. Cada subordinado debe tener un solo jefe.
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e) Principio de amplitud administrativa: es lo inverso del principio anterior. Cada superior debe tener una cantidad adecuada de subordinados, o sea, un número conveniente de personas que mandar. Ad mini straci ón de i nv ent ari os
Comprender el concepto, características y los fundamentos de los sistemas de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, pues son estos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la información pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. Para Buffa (1995), la administración de inventarios es …la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la empresa, pues a través de todo esto se determinan los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación. Es decir, la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son necesarias para las utilidades. La administración de inventario implica según Dell'agnolo (citado por Buffa, E.; 1995), la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. En opinión del autor, existen dos factores importantes
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que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario: a- Minimización de la inversión en inventarios: el inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% el costo de financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario. b- Afrontando la demanda: si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la perdida de un cliente. Sin embargo, resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere. Del mismo modo, agrega Chauvel (citado por Buffa, E.; 1995), la administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
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…cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado; en qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario; qué artículos del inventario merecen una atención especial; y, puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario. inventario. El inventario permite ganar tiempo pues ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. Ello posibilita hacer frente a la competencia; si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con la competencia, lo cual incide en que no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda esperada, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. Igualmente, el inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza de inventario. Ahora bien, la administración de inventario es primordial pues existen diversos procedimientos que garantizan como empresa, lograr la satisfacción s atisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de ventas. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de las ventas de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de productos e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento.
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También es posible establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos, definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada, mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible y
un nivel adecuado de inventario. De esa manera, se podrá
satisfacer rápidamente la demanda. Otro procedimiento es recurrir a la informática. Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque: La demanda no se puede pronosticar con certeza. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender. Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. Aunado a ello, la administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al fracaso financiero. En definitiva,
la meta de la administración administrac ión de inventario es
proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones al más bajo costo posible. En tal sentido, el primer paso que debe seguirse para determinar su nivel óptimo es, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, posteriorment e, en qué punto se podrían minimizar estos costos. El control de los inventarios 30
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener utilidades; a la vez, la obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de ventas, ya que éste es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En este orden de ideas, Everett y Ronald (1991), señala que el control interno de inventario es la técnica que permite mantener la existencia de los productos a niveles deseados. Por otra parte, es una de las actividades mas complejas, su planificación y ejecución implica la participación de varios segmentos de la organización tales como: ventas, finanzas, producción, compras y contabilidad, cuyo resultado final se incluye en la posición financiera y competitiva de la organización, ya que afecta directamente a la clientela, a los costos de fabricación, utilidades y a la liquidez del capital de trabajo. También, los sistemas de control interno del inventario pueden estar conformados por una totalidad de medidas administrativas y contables que están relacionadas con los distintos ciclos operacionales que ocurren dentro de una organización. Al respecto Arens y Loebbecke (1996), señalan cinco funciones que forman el ciclo de inventarios y controles internos: *
Procesamiento de órdenes de compra: se inicia la compra cuando el 31
personal del almacén emite una requisición de mercancía ya sea por haber llegado a su existencia física o para satisfacer la demanda de algún cliente. Dicha requisición es enviada al departamento de compras que se encargara de elaborar la orden de compra con el propósito de adquirir el producto. Dichas órdenes deberán tener las respectivas autorizaciones. *
Recepción de mercancía nueva: Consiste en recibir la mercancía, la cual deberá ser inspeccionada en cuanto a su cantidad y calidad. En algunas empresas se elaboran reportes de recepción de mercancía.
*
Procesamiento de artículos: La parte de procesamiento del ciclo de inventario y de almacenamiento varía mucho de empresa a empresa. La determinación de las partidas y la cantidad a producirse se basa, por lo general, en órdenes especificas de clientes, pronósticos de ventas o niveles predeterminados de inventarios de artículos terminados. Con frecuencia, un departamento separado del control de la producción es el responsable de la determinación del tipo y cantidades de producción. Igualmente el departamento de producción debe generar reportes de producción y desperdicios para que el departamento de contabilidad de costos pueda reflejar el movimiento de los materiales en los libros y determinar costos precisos de producción.
*
Almacenamiento de productos terminados: en la medida que los productos son terminados, estos son pasados al almacén de productos terminados con el propósito que sean despachados a los clientes que los han solicitado. En compañías con buenos controles internos, los artículos terminados se guardan con control físico en un área separada de acceso limitado.
*
Archivo maestro de inventario perpetuo: incluye información acerca de las unidades de inventario adquiridas y vendidas, o también 32
incluye información acerca de los costos unitarios. Este archivo se actualiza cada vez que existe una transacción ya sea de compra de materia prima, transferencia o venta del producto terminado. Igualmente, los autores citados, hablan de una serie de controles básicos que se deben considerar para un adecuado manejo de los inventarios, refiriéndose a: *
Uso de áreas de almacenamiento separadas físicamente, con acceso limitado para las materias primas, productos en proceso y productos terminados.
*
La asignación a personas especificas de las responsabilidades de la custodia del inventario de materiales.
*
Documentos foliados aprobados para la autorización del movimiento de inventario.
*
Los archivos maestros de inventario perpetuos deben ser mantenidos por personas que no tienen custodia o acceso a los activos.
Adicionalmente los mismos autores precisan que es necesaria la realización de conteos físicos de las partidas que conforman el inventario. Estos pueden hacerse a fecha de cierre de balance o en el transcurso del año. Además, resaltan la planificación de la toma física del inventario, la cual incluye instrucciones para el conteo físico, supervisión por parte del personal responsable, verificación interna independiente de los totales de cada partida, conciliaciones independientes del conteo físico con los archivos maestros de inventario perpetuo y control adecuado sobre las hojas o etiquetas de conteo. Estos autores aunque no hacen referencia expresa al inventario, si señalan elementos esenciales que deben estar presentes en un adecuado sistema de control interno de inventario, como lo es: la segregación de 33
funciones y asignación de responsabilidades, custodia física, adecuada aprobación y supervisión de las actividades. Por su parte Cook y Winkle (1987), en su libro de auditoria, señalan que es indicación de un buen control contable sobre los inventarios, si las funciones de los empleados están separadas de tal modo que las personas que controlan los inventarios no están también a cargo de la elaboración de las facturas o del registro de las compras. Además, no se deben despachar mercancías hasta tanto la venta no este aprobada y las facturas de compras no deben ser registradas y aprobadas para realizar el pago, sino hasta que se determine que los informes de recepción concuerdan con los artículos relacionados en las facturas de compras. Igualmente hacen referencia al control físico; es decir al conteo de las existencias para determinar algún faltante, y a la presencia de medidas de protección contra robo o deterioro. Estas medidas abarcan la presencia de alarmas contra robos, vigilancia, cercas, cerraduras, orden y limpieza en las áreas donde se encuentra almacenada la mercancía
El sistema de registro del in ventario Continuo: es un sistema de registro permanente de entradas y salidas
de mercancía y materiales. Gómez (2002), lo define de la siguiente forma: …es una forma de registrar los movimientos de las mercancías de manera que permita obtenerse las siguientes informaciones; la existencia de mercancía, es decir, el inventario final, en todo 34
momento; el costo de las ventas, en cada instante también; la utilidad (o perdida bruta), luego de cada venta de mercancía. En este sistema el inventario es una cuenta de activo circulante, que se llevara al precio de costo, que registrara el movimiento u operaciones de mercancía que se causen. Esta cuenta se cargara por aquellas operaciones que signifiquen un aumento tanto en unidades como en precio, tales como, las compras al iniciarse el negocio, con el monto de cada compra con los fletes y demás gastos de compra y las devoluciones en venta. Y se acreditara por todas las operaciones que impliquen una disminución tanto en unidades como en precio, tales como las ventas, por las devoluciones y rebajas en compras. Además de la cuenta de inventario, el sistema continuo utiliza las cuentas de ventas y costo de ventas. Ventas: es una cuenta de mercancía de saldo acreedor, se abona por
las ventas efectuadas a precio de venta y se carga por todas las rebajas y devoluciones en ventas. Su saldo indicará el monto de las ventas efectuadas en cualquier momento del periodo o al final del ejercicio económico. Costo de venta: es una cuenta nominal de egreso que se llevara a
precio de costo. Se cargara cada vez que se haga una venta y se abonara cuando ocurra una devolución en venta. Su saldo será deudor y reflejara el costo de todas las mercancías vendidas, en cualquier momento del periodo o al final del ejercicio económico. Periódico: según Gómez (2002), “… consiste en el conteo físico de las
mercancías y la asignación de sus respectivos valores al final de cada ejercicio económico”. El sistema de inventario periódico puede llevarse aun cuando la
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empresa lleve un sistema de inventario continuo, con el objeto de verificar las existencias físicas con las contables, en un momento determinado. Por este método, la mercancía que entra se registra en la cuenta de compras. No se lleva ningún registro activo del importe del inventario en existencia; es decir, no sufre cambios por compras, fletes de compras, descuentos, bonificaciones, rebajas y devoluciones en compras, gastos de importación, entre otros., ya que cada una de estas operaciones se registran en sus respectivas cuentas. El costo de ventas se determina realizando un asiento de ajuste para acumularlo en una cuenta por separado. Este ajuste se determina sumándole a las compras netas el inventario inicial y restándole el inventario final. La cuenta inventario solo se moviliza en el momento de cierre, cuando se elimina el valor del inventario inicial y se abre con el saldo correspondiente al valor resultante del conteo físico. Este método es utilizado comúnmente por empresas que venden productos a bajos costos y de gran variedad. Según Gómez (2002) la importancia que ejercen los inventarios en las organizaciones afecta a distintos de departamentos los cuales deben considerarse entre si para el logro de un control interno eficiente. Estas funciones generales son: Compras: se deben enviar requisiciones de materiales al departamento
o gerencia a fin de que la ordene. Los empleados del departamento de compras actúan como agentes o intermediarios y no inician la compra. Para esto, el personal de almacén elabora la requisición cuando la existencia ha llegado a un nivel determinado o hay la necesidad de satisfacer la necesidad de algún cliente. 36
En un adecuado sistema de control interno, el departamento de compra o el encargado de realizarla no puede ser el responsable tanto de ordenar la compra, confirmar la llegada de la mercancía, aprobar su pago y autorizar su despacho. Tal mezcla de funciones hace fácil entrar en acuerdos extraños, a la compañía, con los proveedores o apoderarse y ocultar irregularidades no registrando debidamente la recepción y el despacho de las mercancías. Recepción: todos los bienes recibidos por la empresa, sin excepción
alguna, debe pasar por el departamento de recepción, independientemente de los departamentos de compras, almacenaje y embarque. Este departamento es responsable de: ∗
Determinar que la cantidad y la calidad de los bienes recibidos respeten el pedido.
∗
Separar mercancía dañada o defectuosa.
∗
Preparar un informe de recepción.
∗
Transferir oportunamente los bienes recibidos a las bodegas.
Al macenaje: la determinación de responsabilidades, principio básico
del control interno, es extremadamente importante en la función del almacenaje. Las materias primas, productos semi terminados, productos terminados y refacciones deben, todos ellos, ser controlados por almacenistas que tengan clara conciencia de sus responsabilidades. Cuando
estén
en
uso
numerosas
bodegas,
un
almacenista
independiente debe ser designado responsable de cada una de ellas, debiendo emplearse cuentas control, por separado, para cada almacén. A medida que los bienes son entregados a las bodegas, se cuentan, inspeccionan y reciben. Los responsables de las bodegas deben informar directamente al 37
departamento de contabilidad sobre el importe de lo recibido y almacenado. Al llevar a cabo estas funciones el almacenista hace una importante contribución al control general de inventario: al firmar por los bienes recibidos, fija su responsabilidad, y al notificar al departamento de contabilidad el importe de los bienes almacenados, proporciona elementos para verificar el trabajo del departamento de recepción. Según Gómez (2002) en cuanto a la seguridad del almacén, un adecuado sistema de control interno debe considerar lo siguiente: ∗
Protección Física: Las áreas de los almacenes deben estar bien cerradas y protegidas de tal manera de minimizar la entrada de personas o intrusos. Hay que tratar que las áreas de depósito estén bien iluminadas.
∗
Control de Acceso: establecer acceso restringido a las zonas del almacén, es decir, no permitir la entrada de personas o empleados que no tengan que ver con la actividad del almacén. Esto se debe hacer con el propósito de identificar las responsabilidades del personal involucrado en el manejo físico del inventario.
∗
Presencia de equipos de protección contra incendios.
Salidas: es necesario que las salidas de mercancías se efectúen con
base en una requisición autorizada. El almacenista, como responsable de todos los bienes que están bajo su control, debe insistir en que por todas las partidas que salgan, se le proporcione una requisición autorizada acompañada de un recibo firmado por quien recibió los bienes. La requisición es, usualmente, preparada por triplicado. Una copia es retenida por el departamento que la emite; otra sirve de recibo para el almacenista, y una tercera, de notificación al departamento de contabilidad o 38
de costos, para la distribución del costo. Registro de los inventarios: una estructura de control interno debe
considerar: ∗
“Procedimientos adecuados para el registro y acumulación de los elementos del costo…” para asegurarse de la correcta valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta del ejercicio.
∗
Registros adecuados para el control de las existencias, tanto en almacenes de la empresa como de terceros, proporciona un control permanente y la verificación mediante recuentos físicos que permiten conocer faltantes, mermas, entre otros.
Método d e valoración de los inv entarios
Como consecuencia de las fluctuaciones del precio del mercado en relación al costo de artículos y la importancia que tiene el inventario sobre los resultados de la gestión de una empresa, los especialistas en esta materia se han visto en la necesidad de establecer formas o métodos de valuación de inventarios, que le permiten determinar el costo de las mercancías en existencias y de las vendidas. En la elección del método de valuación del inventario hay que tomar en cuenta las características particulares de la empresa y los factores externos que inciden en la variación de estos artículos; la economicidad y simplicidad de su funcionamiento, esto implica que la aplicación del método mas fácil sea funcional para la empresa, así como también la repercusión que tenga la utilización de este método en los costos, es decir, la sub o sobre estimación del valor del inventario, ya que si el inventario final es valorado a un precio inferior del que realmente tiene, la utilidad neta obtenida en el ejercicio disminuirá al aumentar el costo de las mercancías vendidas y viceversa. 39
Es importante señalar que para la valorización de los inventarios hay que tener presente el principio contable de consistencia, el cual se interpreta así: una vez escogido un método o base de valuación del inventario (tal como lo establece la NIC 2) éste, debe seguir siendo aplicado en los periodos subsiguientes ya que un cambio en el mismo, originaria una fluctuación en los resultados de la empresa impropios de su actividad. Hay que hacer la salvedad de que si se toma la decisión de cambiar en el siguiente ejercicio económico el método utilizado para valorar el inventario en una empresa, este debe hacerse constar mediante una nota al pie en los estados financieros de ese ejercicio. Por lo general, la selección de un método particular de valuación del inventario dependía principalmente de las características específicas de la empresa, en cuanto a las clases de productos que componen el inventario, el volumen del mismo, los recursos financieros y humanos con que contara la empresa, no obstante, a partir del 1ero de enero del año 2005 con la puesta en práctica de la NIC 2, se observan cambios fundamentales en cuanto a los métodos de valuación de inventarios. De tal manera que, anteriormente a la NIC 2 los métodos de valuación de inventarios eran: Figura 2. Métodos de valuación de inventarios MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS P.E.P.S
U.E.P.S
PROMEDIO MÓVIL
PROMEDIO SIMPLE 40
PROMEDIO PONDERADO
IDENTIFICACIÓN ESPECÍFICA
AL COSTO O MERCADO AL MÁS BAJO
AL PRECIO DE VENTA O MERCADO
Fuente: Rodríguez (2004)
Según Redondo (2002): P.E.P.S: Este método de valuación supone que los primeros artículos
que entran al inventario son los primeros en salir; de allí que el inventario en existencia este valorado a las ultimas entradas. Ofrece la ventaja de que al valuarse los inventarios a los costos más recientes, permite seguir la tendencia de los costos en el mercado. Promedio Móvil: este método de valuación supone el cálculo de
nuevos costos unitarios, cada vez que se realiza una entrada de mercancía. Es utilizado generalmente en empresas que utilizan un sistema de inventario continuo. Para calcular el costo unitario del promedio móvil, basta con determinar el saldo en unidades y bolívares, después de cada compra y dividir el importe en bolívares entre el número de unidades en existencia. El promedio móvil es fácil aplicación por la rapidez y simplicidad con que se determinan los costos; pero también tiene sus fallas en el sentido de que al hacerse una venta debe suponerse que la misma tiene una parte de 41
mercancía correspondiente a cada compra anterior. Promedio Ponderado: por medio de este método de valuación de
inventario, el costo unitario se obtiene multiplicando el número de unidades por su respectivo costo, sumándose luego los resultados y dividiendo este saldo entre el número de unidades en existencia. Promedio Simple: Según Álvarez (citado por Redondo A., 2002), el
promedio simple se define de la siguiente manera: “Este método consiste en determinar la media aritmética de los costos unitarios de las partidas que existen y calcular a ese costo medio todas las salidas, hasta tanto no haya una nueva entrada de material”. El promedio simple se calcula sumando los costos unitarios de cada compra realizada, más los costos unitarios del inventario inicial y dividir este resultado entre el numero total de compras más uno (inventario inicial). Este costo promedio obtenido se multiplicara por el número de unidades en existencia, para así determinar el valor del inventario final. Este método no es recomendable usarlo porque a los precios unitarios aplicables tanto a las compras importantes como a las pequeñas se les da la misma ponderación en el calculo, lo que puede conducir a una sobre estimación o sub estimación en la valuación del inventario. U.E.P.S: Este método supone que las últimas mercancías que entran al
inventario son las primeras en salir lo cual indica que el inventario en existencia estará valuado a los costos más antiguos, correspondientes a los primeros artículos adquiridos. Dicho método debe ser utilizado en empresas que manejan inventarios relativamente grandes.
42
Por medio de este, las empresas asignan a las ventas costos actuales, lo que es recomendable en aquellos casos donde los precios sufren constantes variaciones, de allí que el costo de las mercancías vendidas estén acorde con los precios existentes en el mercado y se tenga como resultado una sub estimación de las utilidades del ejercicio económico de una empresa, lo cual le es favorable en materia de impuesto. No obstante, con la aplicación de la NIC 2, éste método queda eliminado, pues según el alcance de esta norma, el costo de los inventarios de productos que no son habitualmente intercambiables entre sí, así como de los bienes y servicios producidos y segregados para proyectos específicos, se determinará a través de la identificación específica de sus costos individuales. NIC 2, hace referencia a la identificación específica del costo y explica que cada tipo de costo concreto se distribuye entre ciertas partidas identificadas dentro de los inventarios. Resalta también entre los párrafos 21 al 26 que este es el tratamiento adecuado para los productos que se segregan para un proyecto específico, con independencia de que hayan sido comprados o producidos. Sin embargo, la identificación específica de costos resultará inadecuada cuando, en los inventarios, haya un gran número de productos que sean habitualmente intercambiables. En estas circunstancias, el método para seleccionar qué productos individuales van a permanecer en la existencia final, podría ser usado para obtener efectos predeterminados en el resultado del periodo. Particularmente, el párrafo 25 de la NIC 2 destaca que el costo de los inventarios, distintos de los tratados en el párrafo 23, se asignará utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o costo promedio ponderado. La entidad utilizará la misma fórmula de costo para todos los
43
inventarios que tengan una naturaleza y uso similares. Para los inventarios con una naturaleza o uso diferente, puede estar justificada la utilización de fórmulas de costo también diferentes. La fórmula FIFO o PEPS, tal como se explicó en líneas anteriores asume que los productos en inventarios comprados o producidos antes, serán vendidos en primer lugar y, consecuentemente, que los productos que queden en la existencia final serán los producidos o comprados más recientemente. Si se utiliza el método o fórmula del costo promedio ponderado, el costo de cada unidad de producto se determinará a partir del promedio ponderado del costo de los artículos similares, poseídos al principio del periodo, y del costo de los mismos artículos comprados o producidos durante el periodo. El promedio puede calcularse periódicamente o después de recibir cada envío adicional, dependiendo de las circunstancias de la entidad. Identificación específica:
Según Finney y Millar (1991), “… la Identificación especifica exige que se lleven registros por medio de los cuales puedan identificarse los artículos con toda precisión y determinarse sus costos con exactitud”. El costo real de facturación se utiliza en aquellas empresas comerciales cuyo inventario no se compone de mercancías idénticas y que sean partidas fáciles de identificar y controlar. Se caracteriza por la asignación de una tarjeta individual que identifique el costo de adquisición del artículo que muestra la factura y todos aquellos gastos y acarreos en que se incurran para su compra. Dentro de este método se pueden encontrar: Al co sto o mer cado al más baj o: El costo o mercado al más bajo 44
aplicado en muchas empresas para la valuación de sus inventarios, consiste en valorar las existencias de mercancías al precio inferior del costo real de adquisición y el costo de mercado. De esta forma la empresa cumple con los principios contables del conservativismo, es decir, de no anticipar beneficios y prevenir perdidas. Solamente valora el inventario al costo si el valor de mercado de dicho inventario es igual o mayor que el costo en una fecha determinada, por el contrario, si el valor de mercado es menor que el costo, se usa este valor de mercado. Al pr eci o de ven ta o mer cado : Como su nombre lo indica, este
método valora las existencias, las compras y las ventas de los artículos al precio de venta, relegando a un segundo lugar las unidades de lo artículos. Comúnmente es utilizado en aquellas empresas que manejan enormes volúmenes de artículos diversos, tales como tiendas por departamentos, abastos y ferreterías. Para la aplicación de este método es necesario que la empresa, después de comprar mercancías y registrar su costo en los libros le asigne a cada artículo un precio de venta, por lo cual fijara un porcentaje de ganancia bruta bien determinado, que deberá ser mantenido por la empresa. A los precios de costo se le sumaran estos porcentajes para así obtener el valor del inventario a precio de venta. Tiene como ventaja la estimación de inventarios con la frecuencia deseada y elimina el problema de la valuación de inventario conformado por los mismos artículos adquiridos a diferentes precios. Beneficios que se generan en los procesos contables de la administración del inventario. 45
En toda empresa los inventarios es el principal factor que origina el efectivo dentro de la organización. De acuerdo a Higuerey (2007) explica que ya que el inventario es una inversión al igual que en la administración de cuentas por cobrar, dentro de los objetivos de la administración de inventario se deben tener en cuenta dos aspectos que son: minimizar la inversión en inventarios puestos que los recursos que no se destinan a este fin pueden ser invertidos en otros proyectos aceptables que de otro modo no podrían financiarse y asegurarse de que la empresa cuente con un inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos. Esto nos indica que la inversión en el inventario va a depender del nivel de las ventas proyectadas, de la longitud y naturaleza técnica del proceso de producción, de la durabilidad y las condiciones perecederas de los productos finales, de la facilidad de recargar los inventarios y de las consecuencias de carecer de algún producto. Partiendo de lo anteriormente expuesto podemos considerar que entre los beneficios que se originan al aplicar los procesos contables en la administración de inventario están: 1. Mantener el control oportuno de las compras y ventas de bienes y servicios. 2. Conocer en forma confiable la situación económica de la empresa. 3. Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios de la empresa. 4. Permitir satisfacer las necesidades reales de la empresa. 5. Satisfacer la demanda de los clientes asegurándose de poseer un inventario estable y suficiente. 6. Protegerse contra aumentó de precios y escases de materia prima. Por otra parte; Pérez (2009) explica que: 46
Los beneficios esperados al aplicar procesos contables son: Rapidez, sencillez y estandarización de la información contable, Automatización de las tareas manuales . Disponibilidad de la información. Confiabilidad, Auditoria permanente a los procesos del negocio, Liberación de talento en el personal del área contable , Agregar valor a la organización, Cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales , Cambio en el rol del contador tradicional hacia el rol de estratega, Cambio en el rol del contador tradicional hacia un agente de mejora continua. Tomando en consideración lo expuesto por el autor, el hecho de aplicar los procesos contables podemos obtener una serie de beneficios que se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada, es decir, el proceso contable va mas allá del proceso de creación de registros e informes. Si los gerentes, inversionistas, acreedores o empleados gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad Bases legales
El Código de Comercio (1955) regula las operaciones mercantiles y actitos de comercio que realizan los comerciantes. En algunos de sus artículos presenta disposiciones que, de alguna forma, pueden interpretarse como controles básicos o primarios que deben contemplar cualquier empresa en Venezuela. El artículo 32 establece la obligatoriedad a todo comerciante a llevar libros de contabilidad (diario, mayor e inventario), así como los auxiliares que 47
estime necesarios para llevar en forma clara y ordenada el registro de todas las operaciones financieras que realice. El artículo 34 del mismo código, señala que todo comerciante al finalizar de su ejercicio económico debe elaborar su balance donde presente todos sus bienes y obligaciones; así como el estado de ganancias y pérdidas donde se muestren los beneficios obtenidos de sus actividades. De igual manera el artículo 36 dicta ciertas normas de orden y presentación en cuanto al uso adecuado de los libros de contabilidad. Así pues, existe una normativa y regulación por parte del estado Venezolano para que las empresas tengan un control básico de sus actividades y de esta forma pueden rendir cuentas de sus resultados ya sea a sus socios, propietarios o terceras personas, incluido el estado Venezolano. Estos controles básicos, tipificados en el código de comercio tales como: poseer un sistema contable para registrar todas las operaciones de la empresa y elaborar estados financieros por lo menos una vez por año, donde se muestran los bienes, obligaciones y resultados de las operaciones de la empresa durante su ejercicio económico, permiten establecer las bases fundamentales de un adecuado sistema de control interno dentro de cualquier organización. Por otro lado, si se considera el supuesto de que una empresa no tome en cuenta estos dos elementos (sistema contable y elaboración de estados financieros), simplemente adolecería de los instrumentos primarios para medir su desempeño y grado de cumplimiento de sus metas y objetivos; el resultado lógico seria su inevitable desaparición. La Ley de Impuesto Sobre la Renta (2001) en su artículo 82 señala la obligación que tienen los contribuyentes de llevar en forma ordenada y ajustada a los principios de contabilidad generalmente aceptados, los libros y 48
registros que constituyan medios de control y comprobación de todos sus activos, pasivos y resultados de sus operaciones. Igualmente, señala la obligación de mantener los documentos que den fe o apoyen todas las operaciones comerciales que realice la organización. Por lo tanto la ley obliga, a través de este articulo, a las empresas a incorporar elementos básicos de un sistema de control interno, que contribuirán tanto a salvaguardar sus activos como lograr la exactitud y confiabilidad de sus registros contables. Por otra parte, la ley del Impuesto al Valor Agregado (2005) señala en el artículo 56, la obligatoriedad que tienen los contribuyentes ordinarios de este impuesto de llevar los libros y registros necesarios para un adecuado control del cumplimiento de las disposiciones establecidas en la referida ley, así como en su reglamento. Siendo necesario, que el contribuyente abra en su contabilidad cuentas especiales para el registro y control de los impuestos correspondientes a los débitos y créditos fiscales. Además, la Ley de Impuesto Sobre la Renta (artículos 91 hasta el 113), establece los ajustes inicial y regular por inflación que deben hacer los contribuyentes sobre sus activos y pasivos no monetarios y sobre el patrimonio, al final de su ejercicio económico lo que obliga a las empresas a tomar medidas de control que le permitan mantener sus inventarios de productos en los niveles óptimos y de esa forma atenuar los efectos fiscales, (aumento de la renta gravable) como consecuencia de la aplicación de dicha normativa. Por otro lado la ley. Definició n de términos b ásicos
Toda investigación contiene en su informe términos, palabras y expresiones cuyo significado probablemente requiere aclaración para establecerlo de manera unívoca y para beneficio de los lectores del informe. 49
Por ello es necesario elaborar una relación alfabética de los términos, palabras y/o expresiones que, a juicio del investigador, requieran aclarar su significado, entre estos encontramos: Proceso contable: método para transformar datos contables en informes
contables que pueden ser interpretado y utilizado en los procesos de elaboración de decisiones. (Rosenberg. 1994). Ad mini straci ón : vocablo que se utiliza para referirse a las personas que
determinan los objetivos y las políticas de una organización. (Rosenberg. 1994). Costos: valor que tienen los artículos importados, producidos, o servicios
prestados en cada actividad de comercio, industria o servicio. (Lozza. 1979). Valuación o valoración: acción o efecto a través del cual se establece el
grado de utilidad o aptitud de las cosas, para satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite, generalmente mensurable en dinero. (Banco Provincial. 1992). Inventario: análisis demostrativo de las existencias que componen el capital
de trabajo de un comerciante, empresa o sociedad. Para su validez se lo registra en le Libro de Inventarios y Balances. (Lozza. 1979). Ac tivo: todo lo que el comerciante o sociedad poseen y deben. Forma parte
de su patrimonio, hacienda o bienes patrimoniales. (Lozza. 1979). Beneficio: remuneración a favor del empresario por los riesgos asumidos
por el o su establecimiento en las operaciones y direcciones de una empresa. (Rosenberg. 1994).
50
Cuadro 1. Mapa de Variables
Objetiv o General: Analizar el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Sistematización
Objetivos Específicos
¿Cómo es funcionamiento del proceso contable en el inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo?
Identificar el funcionamiento del proceso contable en el inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
¿Cuál es el sistema de Describir el sistema de administración de los administración del inventario inventarios que lleva la que lleva la empresa Casa empresa Casa Alfonso, C.A., Alfonso, C.A., ubicada en el ubicada en el municipio municipio Valera, estado Valera, estado Trujillo? Trujillo.
¿Cuáles son los beneficios que genera el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo?
Precisar los beneficios que genera el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Variable
Dimensión
Funcionamiento
Proceso contable en la administración de los inventarios
Sistema de administración de los inventarios
Indicadores
Ingreso de Datos Validación de la información Emisión de información Actualización de los registros
Políticas de inventario Métodos de valoración del inventario Sistema de registro del inventario Mecanismos de control
Beneficios del Registro de entrada de mercancía proceso contable en Almacenamiento de la mercancía la administración de Salida de la mercancía los inventarios
Fuente: Elaboración Propia (2010).
52
Ítems
1,2,3,4,5 6 7 8
9 10 11 12,13,14,15,16,17
18 19 20
CAPITULO III MARCO METODOLÓGICO En el siguiente capítulo, se desarrolla la estructura metodológica que sustenta la información, por lo cual se establecen aspectos como el tipo y diseño de la investigación, población, técnicas e instrumento para la recolección de datos, validez del instrumento, técnica de procesamiento y análisis de la información.
Tipo de Investigación Para cumplir con los objetivos propuestos en el estudio, es importante establecer que esta investigación, corresponde a un estudio de caso, ya que se circunscribe a la realidad que experimenta la empresa Casa Alfonso, C.A., con relación al proceso contable y la administración de sus inventarios. A este respecto, el autor Méndez (2001) explica en forma somera que los estudios de caso, conllevan una investigación controlada y crítica, ya que se exploran las características peculiares de una sola unidad de estudio, sin tener otros puntos de referencia que permitan una interpretación general de una población estándar, sino más bien, permite levantar registros precisos sobre las formas de conducta y comportamientos concretos de una unidad de estudio en particular. Al respecto, Arias (1997) opina de manera similar sobre los estudios de caso, señalando que los mismos, permiten representar hechos y fenómenos de un determinado ámbito. En tal sentido, se logró a través de esta investigación, absorber la situación real de la empresa objeto de estudio, en cuanto al proceso contable en la administración de los inventarios.
53
Diseño de la investigación Según los objetivos y el tipo de investigación que se plantean, el diseño que corresponde es el de campo, no experimental; porque en este tipo de investigación se observan los hechos tal y como se dan en su contexto natural, en este caso se observó el entorno de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera del estado Trujillo, en lo que al proceso contable en la administración de los inventarios se refiere. Hurtado (2000: 230) señala que los estudios de campo tienen como propósito “… describir un evento obteniendo los datos de fuentes vivas o directas, en su ambiente natural, es decir, en el contexto habitual al cual ellos pertenecen, sin introducir modificaciones de ningún tipo a dicho contexto”. Por lo cual, es propicio decir que al analizar el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo, los datos fueron tomado a la realidad que enfrenta día a día este tipo de organización, sin intervenir en el ámbito investigativo.
Población Para Selltiz (1996:78) “… una población es el conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones”. En este orden de ideas Hernández, et. al. (1998:265) hacen hincapié en “…la necesidad de establecer claramente las características de la población, a fin de delimitar cuáles serán los parámetros muéstrales”. En este un estudio, la población queda circunscrita a la empresa Casa Alfonso, C.A., la cual califica como una empresa comercial ubicada en el municipio Valera del estado Trujillo. Entre los informantes, se estima encuestar al encargado de la tienda y al contador que los asesora.
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Técnica e Instrumento para la recolección de datos La técnica de recolección de datos, según Sabino (1992:218) “… es aquella que permite al investigador seleccionar un instrumento de medición, aplicarlo y preparar las mediciones obtenidas para que puedan realizarse correctamente”. En tal sentido, después de seleccionado el diseño de investigación y los sujetos informantes acorde con el problema de estudio, se procede a recolectar la información pertinente y cercana a las categorías de análisis involucradas en el mismo, considerando que la selección de las técnicas e instrumentos para la búsqueda de estas evidencias, deben ser las que garanticen un mayor grado de credibilidad; en tal sentido, se seleccionará la encuesta como técnica que mejor responde al objetivo que se requiera alcanzar, ya que la misma, tal como la describe Arias (2004:29) “… es una estrategia cuyo propósito es obtener información”, conforme a ello se entiende como un sondeo de opinión en el que se consulta directamente a las unidades de análisis sobre la problemática en estudio. Siendo la encuesta, una técnica a aplicar, el instrumento ideal para recolectar la información en esta investigación es el cuestionario, del cual Sabino (1992:220), señala “....se constituye en un instrumento indispensable para llevar a cabo preguntas formalizadas, puede sin embargo, usarse independientemente de estas”. En consecuencia, la recolección de datos se hizo mediante un cuestionario conformado por 20 ítems de preguntas cerradas y alternativas múltiples, las cuales serán respondidas por los encuestados . Por otro lado, se emplearán otros recursos para obtener información, tales como textos, internet y entrevistas con el representante de la empresa objeto de estudio, con el fin de afianzar los conocimientos teóricos sobre el tema y así lograr un mejor análisis de la información que se recolectará.
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Validez del Instrumento Para realizar la validez, el instrumento se someterá junto al cuadro de variables y el planteamiento del problema, al correspondiente y separado juicio de tres (03) expertos, quienes determinaron la validez de contenido; es decir, revisaran con detenimiento cada uno de los ítems y alternativas del instrumento para precisar en que grado, éstos responden a los indicadores, dimensiones y objetivos de los cuales se originan. Estos expertos serán: Un (01) Metodólogo, y dos (02) expertos de contenido; los mismos, determinarán la validez del instrumento, lo que concuerda con lo expuesto por Hernández, et. al. (1998: 268) quienes exponen que “…la validez se refiere al grado en que un instrumento de medición mide realmente la(s) variable(s) que pretende medir”. Con el fin de expresar su criterio sobre la pertinencia, suficiencia y claridad de los ítems diseñados para el instrumento, los mencionados expertos realizaron ajustes a las preguntas e indicadores que consideraron necesarios, y posteriormente se dio la aprobación del mismo.
Técnicas de Procesamiento y Análisis de Datos Chávez (2001: 207) describe las técnicas de procesamiento y análisis de datos como “…los medios que utiliza el investigador para medir el comportamiento de las variables”. Para la presente investigación, el análisis de datos se estableció mediante la estadística descriptiva, lo que implica el ordenamiento de la información para ser procesada y cuantificada por ítems y agrupada por variables. Por tanto, a través de esta técnica se registraron los cálculos, construyendo tablas con frecuencias y gráficos ilustrativos que generarán la información para su respectivo análisis.
56
CAPITULO IV PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
En este capítulo, se plasma la interpretación y el análisis de los datos recolectados a objeto de analizar el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo. Dicha información, se presenta en el mismo orden en que fueron diseñados los objetivos específicos, así como también, sus respectivas dimensiones. En tal sentido, inicialmente se aborda los ítems relacionados con el proceso contable, luego los ítems concernientes al sistema de administración de los inventarios, y por último se aborda la dimensión correspondiente a los beneficios del proceso contable en la administración de los inventarios. Vale la pena destacar, que se aplicó un (1) instrumento de un mismo contenido, para que éstos fueran respondidos por el gerente y el contador de la empresa Casa Alfonso, C.A.; por tanto, el análisis y la interpretación de cada ítems, se muestra en forma comparativa, en función de visualizar las respuesta obtenida de cada sujeto clave. Además de ello, cada ítem se acompaña de una tabla que muestra en forma de frecuencia absoluta y relativa las tendencias de las respuestas, así como también, en los ítems que se consideró pertinente se agregaron gráficos, para ilustrar mejor el análisis de la información.
57
Objetivo 1: Identificar el funcionamiento del proceso contable en el inventario de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo.
Tabla 1. Utilización de Comprobantes Diarios 1.- ¿Utiliza usted compro bantes diarios para registrar la información c ontable? Gerente Alt ernati vas d e Respu esta a Si Indique con qué periodicidad lo hace: a1 Cada vez que se genera un movimiento a2 Al finalizar la semana a3 Mensualmente a4 Nunca b No Totales
Contador
Fr ec uen ci a
Po rc en taj e
F rec uen ci a
Po rc en taj e
1
100%
1
100%
1 0 0 0 0 1
100% 0% 0% 0% 0% 100%
0 0 1 0 0 1
0% 0% 100% 0% 0% 100%
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación Gráfico 1. Utilización de Comprobantes Diarios 100% 90%
100%
100%
a1
80%
a2
70% 60% 50%
a3
40% 30%
a4
20% 10% 0%
Gerente
Contador
Fuente: Tabla 1
En lo que respecta al uso de comprobantes diarios para el registro de la información contable, ambos (100%) sujetos claves afirmaron utilizarlo; el gerente, cada vez que se genera un movimiento y el contador en forma mensual. Según el análisis realizado a esta respuesta, se logra entender que tanto el gerente como el contador, reconocen el comprobante de diario, como un formato estándar para el registro de la información, lo cual resulta correcto y acertado, pues tal como lo indica Catacora, F. (1997) los comprobantes de 58
diarios deben ser utilizados para asegurar el ingreso de los datos a un sistema contable. Tabla 2. Registro en los Comprobantes Diarios 2.- Al realizar el registro del co mprobante diario, toma en consideración l os sigui entes datos: Gerente Contador Alt ernati vas d e Respu esta a Fecha de la operación b Cuentas acreedoras y deudoras c Descripción de la transacción d Numeración del comprobante e Otro Casos Validados
Fr ec uen ci a
Po rc en taj e
F rec uen ci a
Po rc en taj e
1 1 1 1 0 1
100% 100% 100% 100% 0% 100%
0 0 1 0 0 1
0% 0% 100% 0% 0% 100%
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación Gráfico 2. Registro en los Comprobantes Diarios 100% 90%
100%
100% 100%
100%
100%
80%
a b
70% 60%
c
50% 40%
d
30% 20%
e
10% 0%
Gerente
Contador
Fuente: Tabla 2
Sobre el registro de los comprobantes diarios, el gerente respondió que en un 100% toma en consideración los siguientes datos: fecha de la operación, cuentas acreedoras o deudoras, numeración del comprobante y descripción de la transacción; alternativa ésta que resultó común en un (100%) para la respuesta del contador. La información generada en el Gráfico 2, muestra que dentro del proceso contable y específicamente para realizar el registro inicial de las transacciones, ambos encuestados toman en consideración el formato comprobante de diario. Esto se considera acertado, dado que les permite, por una parte al gerente obtener información detallada sobre la transacción 59
(venta o compra) efectuada y por otro, al contador, obtener una descripción pormenorizada de la transacción, lo cual permite a nivel contable, realizar en forma correcta el registro de la información contable. Tabla 3. Códigos de Cuentas 3.- ¿Realiza el registr o de informació n de los i nventarios a través de código s de cuentas? Gerente Alt ernati vas d e Respu esta a Si b No Totales
Contador
Fr ec uen ci a
Po rc en taj e
F rec uen ci a
Po rc en taj e
1 0 1
100% 0% 100%
1 0 1
100% 0% 100%
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Según el 100% de los encuestados, el registro de la información del inventario se realiza a través de códigos de cuentas. Esta respuesta, indica que la empresa Casa Alfonso, C.A., utiliza como parte del proceso contable, un plan de cuentas y a través del mismo, asigna códigos a las partidas o cuentas que maneja el negocio. Esto se considera acertado, ya que permite una mayor precisión en la clasificación de los movimientos y tal como lo señala Catacora, F. (1997), permite identificar las partidas y los movimientos de acuerdo a la naturaleza de la operación contable. Tabla 4. Formas de Registro 4.- El registro de comp robantes diarios del inventario, se realiza en forma: Gerente Alt ernati vas d e Respu esta a Manual b Automatizada Totales
Contador
Fr ec uen ci a
Po rc en taj e
F rec uen ci a
Po rc en taj e
0 1 1
0% 100% 100%
0 1 1
0% 100% 100%
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Según el 100% de los encuestados, en la empresa Casa Alfonso, C.A., el registro de comprobantes diarios del inventario, se realiza en forma automatizada. La respuesta generada por los encuestados, indica que el ingreso de
60
datos, se realiza a través de un sistema automatizado, lo cual tiene ventajas, pues tal como lo señala Catacora, F. (1997) este tipo de sistema, minimiza los errores de transcripción y registro de la información contable, ejerciendo un mayor control sobre el asiento de la información. Tabla 5. Software para el Registro de Comprobantes Diarios 5.- ¿Qué programa utiliza para realizar el registr o del co mprobante di ario? Gerente Alt ernati vas d e Respu esta a Galac b Saint c Profit d Otro: Excel Totales
Contador
Fr ec uen ci a
Po rc en taj e
F rec uen ci a
Po rc en taj e
0 1 0 0 1
0% 100% 0% 0% 100%
0 0 0 1 1
0% 0% 0% 100% 100%
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación Gráfico 3. Software para el Registro de Comprobantes Diarios 100%
100%
90%
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a
80%
b
70% 60% 50%
c
40% 30%
d
20% 10% 0%
0%
Gerente
Contador
Fuente: Tabla 5
Al preguntar sobre el programa utilizado para realizar el registro del comprobante de diario, el gerente respondió en un 100% utilizar el sistema automatizado Saint, mientras que el contador, señaló en un 100% utilizar el programa Excel. Al analizar dichas respuestas e intercambiar información con los encuestados, se logró precisar que el sistema de registro utilizado por la empresa Casa Alfonso, C.A., es el Saint y que el mismo permite generar reportes para el análisis contable que realiza el contador público, no
61
obstante, éste, acompaña la generación de información, por cuadros diseñados en Excel, para complementar la información contable; lo que indica que dicho sistema, aun cuando tiene la ventaja de ser automatizado, no satisface los requerimientos del sistema contable ideal para esta empresa, por lo cual, el contador, debe agregar mediante el programa Excel, información relacionada con el inventario, que éste considera importante, particularmente para la toma de decisiones. Tabla 6. Validación de la Información 6.- ¿Verifica que los datos ingresados cumplan con los siguientes parámetros para el control desde el punto de vista de la consistenci a de la informació n? Gerente Contador Altern ati vas d e Respu esta a Totales iguales b Controles para evitar la duplicidad de datos c Fecha acorde a la ejecución de las operaciones d Otro Totales
Fr ec uen ci a
Po rc en taj e
F rec uen ci a
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0 0 1 0 1
0% 0% 100% 0% 100%
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0% 0% 100% 0% 100%
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
En cuanto a la validación de la información, el 100% de los encuestados señaló que entre los parámetros que verifican para asegurar la consistencia de la información, se encuentra la fecha acorde a la ejecución de las operaciones. Según la respuesta obtenida, un parámetro relevante para el gerente y el contador de la empresa Casa Alfonso, C.A., para asegurar la consistencia de la información es el registro de la fecha, según se den las transacciones, lo cual se considera correcto, más no suficiente, ya que obvian otros aspectos, tales como la verificación de los totales y los controles para evitar la duplicidad de la información; lo cuales, son importantes, pues tal como lo indica Catacora, F. (1997) éstos en conjunto permiten asegurar que no fallan los controles sobre la integridad de los datos.
62
Tabla 7. Emisión de Información 7.- ¿Qué tipo de reportes genera el sistema contable para emitir i nformación del inventario? Gerente Contador Alt ernati vas d e Respu esta a Listado de cuentas b Resumen de comprobantes c Libros contables d Existencias e Mínimos y máximos f Estados Financieros g Otro Casos Validados
Fr ec uen ci a
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0% 0% 0% 100% 0% 0% 0% 100%
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación Gráfico 4. Emisión de Información 100% 90%
100%
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a b
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c
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e
40% 30%
f
20%
g
10% 0%
Gerente
Contador
Fuente: Tabla 7
Según el gerente, entre los reportes generados por el sistema contable de la empresa Casa Alfonso, C.A., se emiten en un 100% el listado de cuentas, la existencia y los mínimos y máximos. El contador, genera en un 100% el reporte que indique las existencias. Tal como fue explicado por cada uno de los encuestados durante la encuesta, el gerente requiere la generación de más reportes, en virtud de que la empresa objeto de estudio, maneja un inventario elevado de mercancía, por tanto, la generación de reportes que le indiquen las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, además del movimiento del almacén (máximos y mínimos) y la existencia, le permiten conocer, tal como lo señala Gómez, F. (2002), el funcionamiento de la empresa, además de acertar en la toma de decisiones financieras y gerenciales. Por su parte, el contador, se 63
concentra en los reportes relacionados con la existencia, esto para efectos de mantener el registro de los inventarios actualizado y generar información certera a la gerencia. Tabla 8. Actualización de los Registros 8.- ¿Actualiza la información o los registros con tables? Gerente
Alt ernati vas d e Respu esta
Contador
Fr ec uen ci a
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F rec uen ci a
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a Siempre b Casi siempre c Algunas veces d Nunca Totales
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación Gráfico 5. Actualización de los Registros 100% 90%
100%
100%
a
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b
70% 60% 50%
c
40% 30%
d
20% 10% 0%
Gerente
Contador
Fuente: Tabla 8
En lo que respecta a los registros contables, el gerente respondió en un 100% que siempre los mantiene actualizados, mientras que el contador, respondió en un 100% realizar la actualización casi siempre. Esto se debe a que es en la tienda, justo al momento de realizarse la compra o la venta, en que se realiza el registro en el comprobante diario, lo que permite realimentar el sistema contable de forma permanente; siendo sólo una vez al mes, cuando le corresponde al contador, realizar los chequeos de los registros contables, y de haber ocurrido cualquier falla en dicho registro, este procede a actualizarlo, lo cual, según la opinión del propios contador ocurre con muy poca frecuencia.
64
Objetivo 2: Describir el sistema de administración del inventario que lleva la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo. Tabla 9. Políticas de Inventario 9.- ¿Cuál(es) de las siguientes po líticas es uti lizada para el manejo del in ventario? Gerente Contador Alternativ as de Respuesta Fr ec uen ci a Po rc en taj e F rec uen ci a Po rc en taj e a Los inventarios deben mantenerse elevados para hacer frente a las exigencias del mercado b Minimizar los costos de las compras c Mantener mínimos y máximos en el inventario d Registrar diariamente las entradas y salidas del inventario e Otro f No se aplica ninguna política Totales
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0 0 1 0 0 1
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Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación Gráfico 6. Políticas de Inventario 100%
100%
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a b
80% 70%
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d
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e
30% 20%
f
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0%
Gerente
Contador
Fuente: Tabla 9
Para el gerente de Casa Alfonso, C.A., entre las políticas de inventario resalta en un 100% registrar diariamente las entradas y salidas del inventario, mientras que para el contador de la empresa, prevalece como política, el mantenimiento de los máximos y mínimos en el inventario. Al analizar las respuestas obtenidas, se puede inferir que las mismas se complementan, pues al registrar diariamente las entradas y salidas del inventario, los reportes generados por el sistema, permitirán visualizar con exactitud el movimiento de la mercancía y por tanto, controlar los mínimos y máximos en el almacén. Asi pues, ambos criterios, concuerdan con el de
65
Buffa, E. (1995) el cual señala que la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener (entradas y salidas), la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez (mínimos y máximos), entre otros. Tabla 10. Métodos de Valoración del Inventario 10.- ¿Cuál de los siguientes métodos de valoración del inventario utiliza la empresa Casa Alfonso, C.A.? y expliq ue porqué: Gerente Contador Alt ernati vas d e Respu esta a PEPS (Primero en entrar, primero en salir) b UEPS (Ultimo en entrar, primero en salir) Promedio Móvil (Cálculo de los costos unitarios, cada vez c que se realiza una entrada de mercancía) Promedio Simple (Hallar la media aritmética de los costos d unitarios y calcular a ese costo todas las salidas) Identificación específica (Registros para identificar los e artículos con toda precisión y determinar sus costos) f Otro Totales
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Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Según el 100% de los encuestados, el método de valoración del inventario utilizado por la empresa Casa Alfonso, C.A., es el Promedio Móvil. Al indagar sobre el por qué dicho método es aplicado en la empresa, la respuesta unánime fue éste les permite, obtener los costos unitarios, cada vez que se realiza la compra de mercancía; lo cual indica que la empresa objeto de estudio, determina con rapidez sus costos; aunque tal como lo señala Redondo A. (2002) este método, también tiene sus fallas, en el sentido de que al hacerse una venta debe suponerse que la misma tiene una parte de mercancía correspondiente a cada compra anterior.
66
Tabla 11. Sistema de Registro del Inventario 11.- ¿Cu ál d e l os si gu ien tes s is tem as d e r eg is tr o d el i nv en tar io u ti li za l a em pr es a Cas a A lf on so , C.A.? Gerente Contador Alt ernati vas d e Respu esta Fr ec uen ci a
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a Periódico (Registro del inventario cada determinado tiempo) b Continuo (Registro del inventario en forma permanente) Totales
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Sobre el sistema de registro del inventario, 100% de los encuestados señalaron que la empresa Casa Alfonso, C.A., mantiene un sistema de registro del inventario continúo. Esta respuesta, complementa la anterior, pues por lo general, al utilizar un método de valoración del inventario, como el promedio móvil, es común utilizar un sistema de inventario continuo, ya que el mismo les permite, tal como lo señala Redondo A. (2002), realizar el registro permanente del inventario, lo cual se ha vuelto práctica común en la mayoría de las empresas, ya que les permite, obtener información permanente sobre la existencia de mercancía, el costo de las ventas y la utilidad (o perdida bruta), luego de cada venta de mercancía. Tabla 12. Formatos Manejados 12.- ¿Cuál(es) de los sigui entes formatos maneja Casa Alfonso, C.A.? Gerente
Alt ernati vas d e Respu esta a Requisiciones de materiales b Órdenes de compra c Órdenes de pago d Todos los anteriores Casos Validados
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Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
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Contador
Gráfico 7. Formatos Manejados 100%
a
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c
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Gerente
0%
Contador 0%
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Fuente: Tabla 12
Según el 100% de los encuestados, los formatos manejados por la empresa Casa Alfonso, C.A., son los siguientes: requisiciones de mercancía, órdenes de compra y órdenes de pago. Por las respuestas obtenidas, se entiende que entre los mecanismos de control manejados por la empresa objeto de estudio, se encuentra la utilización de formatos, que según lo explicado, permiten mantener vigilancia permanente sobre los inventarios, ya que los mismos generan información al sistema contable sobre la existencia de mercancía, al saber que se compra y que se vende. Tabla 13. Mecanismos de Control 13.- Al recibir mercancía, aplica los sigui entes mecanismos de contro l: Gerente
Altern ati vas d e Respu esta
Contador
Fr ec uen ci a
Po rc en taj e
F rec uen ci a
Po rc en taj e
Verifica que la cantidad y la calidad de la mercancía recibida sea igual a la del pedido b Separa la mercancía dañada o defectuosa c Elabora un informe de recepción para la gerencia
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d Transfiere oportunamente la mercancía recibida al almacén
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a
e Reporta las fallas de inventario Casos Validados
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
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Gráfico 8. Mecanismos de Control 100% 90%
100% 100% 100% 100%
a
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b
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c
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d
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e
10% 0%
Gerente
Contador
0%
Fuente: Tabla 13
Según el gerente de Casa Alfonso, C.A., entre los mecanismos de control aplicados se encuentran aplicados en un 100%: verificación de la cantidad y calidad de la mercancía recibida, separación de la mercancía defectuosa, generación de informes, transferencia de mercancías y reportes de fallo. Por su parte, el contador, se concentra en un 100% en reportar las fallas del inventario. Tal como se entiende, la empresa Casa Alfonso, C.A., mantiene un control estricto sobre el movimiento de los inventarios, lo cual se considera acertado, pues según la opinión de Everett, A. y Ronald, E. (1991), el control interno de inventario es la técnica que permite mantener la existencia de los productos a niveles deseados. Por su parte, se considera acertado que el contador, se concentre en realizar el registro de los fallos, pues al generar información sobre los inventarios, ésta estará acorde a la realidad y les permitirá una mejor toma de decisiones a la gerencia.
69
Tabla 14. Informe sobre Recepción de Mercancía 14.- ¿Al recibir la mercancía, informa directamente al departamento de contabilidad sobre el importe de lo recibido y almacenado para su procesamiento? Gerente Contador Alt ernati vas d e Respu esta a Siempre b Casi siempre c Algunas veces d Nunca Totales
Fr ec uen ci a
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Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación Gráfico 9. Informe sobre Recepción de Mercancía 100%
a
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c
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Gerente
0%
Contador
0%
Fuente: Tabla 14
Al indagar sobre los informes de recepción de mercancía, el 100% de los encuestados coincidió en afirmar que casi siempre generan información a contabilidad sobre el importe recibido y el almacenamiento. De manera general, se entiende que el gerente registra y genera información de forma permanente, no obstante, los reportes sobre los importes recibidos y el almacenamiento de la mercancía, no siempre se realiza en forma inmediata, dado que el contador es externo, por tanto, dichos reportes son realizados al momento en que éste se presenta en la empresa, o en su defecto, es enviada, en un lapso no mayor de tres (3) días, con el fin de que este realice el registro en el sistema contable.
70
Tabla 15. Verificación sobre Almacenamiento de la Mercancía 15.- Como parte de los mecanismosde control aplicadosal momentode almacenarla mercancía,se verifica lo sigu iente: Gerente Contador Alternativ as de Respuesta Fr ec uen ci a Po rc en taj e F rec uen ci a Po rc en taj e Quelas entradasy salidas del almacénesténbien cerradasy protegidas b Se establece acceso restringido al área del almacén c Mantienen instalados en el almacén dispositivos de seguridad d Contratan pólizas de seguro para minimizar las consecuencias de un siniestro e Otro Casos Validados a
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Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación Gráfico 10. Verificación sobre Almacenamiento de la Mercancía 100% 90%
100%
a
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b
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c
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d
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e
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Gerente
Contador
Fuente: Tabla 15
Sobre el almacenamiento de la mercancía, el gerente confirmó que en un 100% verifica que los dispositivos de seguridad este instalados y funcionen, así como también, que las pólizas de seguro sean contratadas. Por su parte, el contador, se concentra 100% en sugerir como medida de control que las entradas y salidas de los almacenes sean seguras. Todos los mecanismos de control aplicados tanto por el gerente como por el contador de la empresa Casa Alfonso, C.A., se consideran acertados, pues tal como lo señalan Arens, A. y Loebbecke. J. (1996), los sistemas de control interno del inventario pueden estar conformados por una totalidad de medidas administrativas y contables que están relacionadas con los distintos 71
ciclos operacionales que ocurren dentro de una organización. Tabla 16. Verificación sobre Salida de la Mercancía 16.- Co mo p ar te d e l os m ec an is mo s d e c on tr ol ap li cad os al m om en to d e d ar s al id a a l a m er can cía, s e verifica lo siguiente: Gerente Contador Alt ernati vas d e Respu esta Fr ec uen ci a
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Que la requisición de la mercancía esté debidamente autorizada Que se realice el registro contable de la rebaja de la b existencia física Que sea debidamente distribuida la requisición de salida a c los diferentes departamentos para realizar la rebaja de la mercancía del inventario d Otro Totales a
Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Entre los mecanismos de control aplicados al momento de dar salida a la mercancía, el 100% de los encuestados, señaló que verifican que se realice el registro contable de la rebaja de la existencia física. Aspecto que se considera acertado, por cuanto Arens, A. y Loebbecke. J. (1996) hacen referencia al control físico de los inventarios, es decir, a que se establezcan los controles necesarios, como el registro de las rebajas de la existencia física, para mantener información exacta y actualizada sobre el inventario, lo que indica una sana administración del mismo. Tabla 17. Control del Registro de los Inventarios 17.- ¿De qué manera lleva el control del regist ro de los inventarios ? Gerente
Alt ernati vas d e Respu esta a A través de kardex b En formatos manuales c Mediante el registro automatizado de las compras y ventas d Otro Totales
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Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
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Fr ec uen ci a
Gráfico 11. Control del Registro de los Inventarios 100%
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Contador
Fuente: Tabla 17
En lo que respecta al control del registro de los inventarios, 100% de los encuestados indicó que éste se lleva a través del registro automatizado de las compras y las ventas. Como se explicó en ítems anteriores, el llevar un sistema de registro automatizado minimiza las posibilidades de error, así como también permite la generación de información oportuna y veraz, en tal sentido, llevar el registro automatizado de las compras y las ventas, evidentemente ofrece un mayor control de los inventarios. Objetivo 3: Precisar los beneficios que genera la aplicación del proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo. Tabla 18. Registro de Entrada de la Información 18.- Considera que el proceso contable que realiza para registrar la entrada de mercancía lo beneficia porque: Gerente Contador Altern ati vas d e Respu esta a Asegura la integridad de los datos Permite establecer controles que minimicen los errores al b momento de registrar la entrada de la mercancía comprada c Permite la actualización fácil y rápida de la información d Todas las anteriores Casos Validados
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Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
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Gráfico 12. Registro de Entrada de Mercancía 100%
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0% Gerente
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0% Contador
Fuente: Tabla 18
Sobre el registro de entrada de mercancía, 100% de los encuestados señaló que el proceso contable que realiza le permite: asegurar la integridad de los datos, establecer controles que minimicen los errores y generación de información rápida y actualizada. Tal como lo muestran los resultados obtenidos, la empresa Casa Alfonso, C.A., obtiene beneficios del proceso contable en la administración de los inventarios, tales como los señalados anteriormente, lo que se considera positivo, pues tal como lo señala Everett, A. y Ronald, E. (1991) el control del inventario es uno de los aspectos más relevantes dentro de la administración de inventarios y si éstos se aplican con regularidad, los resultados son ventajosos para las empresas.
74
Tabla 19. Almacenamiento de la Mercancía 19.- ¿Qué beneficios bri nda el pr oceso con table en la fase de almacenamiento de l a mercancía? Gerente Contador Alt ernati vas d e Respu esta a Permite que el conteo físico de la mercancía sea más exacto Permite el ordenamiento d e la mercancía características Permite establecer controles para c responsabilidades d Asegura la creación de cuentas control e Otro Totales b
por tipo o establecer
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Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
Sobre la fase de almacenamiento de la mercancía, el 100% de los encuestados indicó que entre los beneficios que brinda el proceso contable allí, se encuentra que el conteo físico de la mercancía sea más exacto. Se logra entender, que la custodia física de la mercancía, la adecuada aprobación y supervisión de las entradas y salidas de la misma, generan confiabilidad en el registro de la información contable y por tanto, produce beneficios palpables en los datos que para la toma de decisiones de allí se generan. Tabla 20. Salida de la Mercancía 20.- ¿Qué beneficios brind a el proceso co ntable en cuanto a la s alida de la mercancía? Gerente Alt ernati vas d e Respu esta a La generación de reportes diarios y actualizados Permite obtener información sobre la mercancía recibida y b almacenada Proporciona elementos para verificar el tiempo y movimiento c de la mercancía d Otro Casos Validados
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1
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Fuente: Instrumento aplicado por la autora de la investigación
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Contador
Gráfico 13. Salida de la Mercancía 100% 90%
100%
a
100%
80%
b
70% 60% 50%
c
40% 30%
d
20% 10% 0%
0% Gerente
0% Contador
Fuente: Tabla 20
Según el 100% de los encuestados, los beneficios que brinda el proceso contable en cuanto a la salida de mercancía, tienen que ver con la generación de reportes diarios y actualizados. Éstos, según la opinión de los encuestados permiten generar información sobre el movimiento del inventario para reabastecerlo y así, tal como lo explica Gómez, F. (2002), la empresa logra satisfacer la demanda de los clientes asegurándose de poseer un inventario estable y suficiente.
76
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Al analizar el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo, se obtuvieron los siguientes resultados:
Conclusiones:
En lo que respecta al primer objetivo, el proceso contable en la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo, se caracteriza por los siguientes aspectos: el ingreso de datos, se realiza a través de comprobantes de diarios para registrar la información contable y estos se emiten cada vez que se genera un movimiento en la empresa y se registran contablemente de manera mensual. Durante dicho registro, se toman en consideración la fecha de operación, las cuentas acreedoras y deudoras, la descripción de la transacción, lo cual es objetivo común para la gerencia y el contador, así como también, la numeración de los comprobantes emitidos. Otra característica relevante es que el registro de información de los inventarios se realiza a través de códigos de cuentas, lo cual les permite identificar las partidas y los movimientos de acuerdo a la naturaleza de la operación contable. Igualmente, el sistema de registro de los comprobantes es automatizado, lo que les provee ventajas en tiempo y minimización de errores manuales. El software utilizado por la empresa Casa Alfonso, C.A., es el Saint, además de ello, el contador utiliza el Excel, para complementar
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algunos reportes y generar formatos propios para el registro de la información contable de la empresa, lo que indica que existe una debilidad en el alcance del mismo. No obstante a ello, el sistema automatizado, les permite verificar la consistencia de la información mediante el registro de la fecha en que ocurren las transacciones, lo cual se considera correcto, más no suficiente, ya que obvian otros aspectos, tales como la verificación de los totales y los controles para evitar la duplicidad de la información. En cuanto a la emisión de información, en la empresa objeto de estudio, se generan listado de cuentas, listado de existencias y reportes de máximos y mínimos, lo cual, ha contribuido a mejorar, el funcionamiento de la empresa, pues les permite mantener el registro de los inventarios actualizado y generar información certera a la gerencia. En lo referente al segundo objetivo, se pudo describir en el sistema de administración de los inventarios que lleva la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo, lo siguiente: Allí, se mantienen políticas de inventario, entre ellas, el registro diario de entradas y salidas del inventario, lo que les permite visualizar con exactitud el movimiento de la mercancía y por tanto, controlar los mínimos y máximos en el almacén. El método de valoración aplicado es el promedio móvil, ya que éste, les permite obtener los costos unitarios, cada vez que se realiza la compra de mercancía; lo cual indica que la empresa objeto de estudio, determina con rapidez sus costos. En cuanto al sistema de registro del inventario, el mismo es acorde al método de valoración, pues éste es continúo, lo que indica que realizan el registro permanente del inventario. Entre los formatos manejados por la empresa, se encuentran: requisiciones de mercancía, órdenes de compra y órdenes de pago; los cuales les permiten mantener vigilancia permanente sobre los inventarios. También, entre los mecanismos de control, se logran describir: la verificación
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de la cantidad y calidad de la mercancía recibida, separación de la mercancía defectuosa, generación de informes, transferencia de mercancías y reportes de fallo. Por su parte, el informe sobre recepción de mercancía, permite el registro y generación de información de forma permanente, no obstante, los reportes sobre los importes recibidos y el almacenamiento de la mercancía, no siempre se realiza en forma inmediata, dado que el contador es externo, por tanto, dichos reportes son realizados al momento en que éste se presenta en la empresa, o en su defecto, es enviada, en un lapso no mayor de tres (3) días, con el fin de que este realice el registro en el sistema contable. Como parte de los mecanismos de control aplicados para almacenar la mercancía, se logran describir: los dispositivos de seguridad y las pólizas de seguro. Por su parte, el contador, se concentra en sugerir como medida de control que las entradas y salidas de los almacenes sean seguras. La verificación sobre salida de la mercancía, se realiza a través del registro contable de la rebaja de la existencia. El Control del registro de los Inventarios, es automatizado, lo cual minimiza las posibilidades de error, así como también permite la generación de información oportuna y veraz, en tal sentido, llevar
el registro
automatizado de las compras y las ventas, evidentemente ofrece un mayor control de los inventarios. En el tercer objetivo, se logro precisar los beneficios que genera la aplicación del proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo, entre ellos: el registro de entrada de la información, durante el proceso contable permite asegurar la integridad de los datos, establecer controles que minimicen los errores y generación de información rápida y actualizada. Sobre la fase de almacenamiento de la mercancía, los beneficios que brinda el proceso contable, se concentran en que el conteo físico de la mercancía sea más exacto; y los beneficios que brinda el proceso contable en cuanto a
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la salida de mercancía, tienen que ver con la generación de reportes diarios y actualizados. Como conclusión general se obtuvo, al analizar el proceso contable en la administración de los inventarios de la empresa Casa Alfonso, C.A., ubicada en el municipio Valera, estado Trujillo que el proceso contable es optimo, al igual que el sistema de administración llevado por la empresa, lo cual les permite obtener beneficios, particularmente en lo que respecta al registro, almacenamiento y salida de información para la toma de decisiones. Su mayor debilidad se encuentra en el sistema automatizado actualmente utilizado.
Recomendaciones:
•
Deben realizar un análisis detallado sobre los requerimientos y necesidades de la empresa y el alcance del sistema Saint.
•
Ampliar el número de reportes para generar una visión más extensa del comportamiento de los inventarios.
•
Las políticas de inventario deben ser más mayores.
•
Incrementar los mecanismos de control de los inventarios.
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “ RAFAEL RANGEL” DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO
Trujillo, _____ de ______________ de 2010.
Cordiales saludos
A continuación se presenta un cuestionario conformado por una serie de ítems, los cuales se les pide, contesten con la mayor sinceridad posible a fin de obtener datos verdaderos para la realización del trabajo de investigación titulado: PROCESO CONTABLE EN LA ADMINISTRACIÓN
DE INVENTARIOS. CASO: EMPRESA CASA ALFONSO, C.A., MUNICIPIO VALERA EDO. TRUJILLO , el cual es un requisito indispensable para optar al título de Licenciada en Contaduría Pública de la Universidad de Los Andes, Núcleo “Rafael Rangel”.
Agradeciendo su segura colaboración, me suscribo.
Atentamente,
Br. Audry A ldana C.I. Nº 17.393.178
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “ RAFAEL RANGEL” DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO CUESTIONARIO Dirigid o al encargado y co ntador de la empresa CASA ALFONSO, C.A. lea detenidamente cada una de las preguntas y luego marque con una equis (X) la opción de acuerdo a su criterio; en caso de que no entienda alguna pregunta, consulte a la investigadora. La información que suministre, es confidencial y anónima. Instrucciones:
1.- ¿Utiliza usted comprobantes diarios para registrar la información del inventario? a.- __ Si b.- __ No Si su respuesta es afirmativa, indique con qué periodicidad lo hace; si no pase al ítem 3. a.- __ Cada vez que se genera un movimiento b.- __ Al finalizar la semana c.- __ Mensualmente d.- __ Nunca 2.- Al realizar el registro del inventario en el comprobante diario, toma en consideración los siguientes datos: a.- __ Fecha de la operación b.- __ Cuentas acreedoras y deudoras c.- __ Descripción de la transacción d.- __ Numeración del comprobante e.- __ Otro. Indique: _________________________________________________ 3.- ¿Realiza el registro de información de los inventarios a través de códigos de cuentas? a.- __ Si b.- __ No. Explique por qué: ___________________________________________ 4.- El registro de comprobantes diarios del inventario, se realiza en forma: a.- __ Manual b.- __ Automatizada Si su respuesta corresponde a la opción “a” por favor, responda a partir del ítem 6.
5.- ¿Qué programa utiliza para realizar el registro de los comprobantes diarios del inventario?: a.- __ Galac b.- __ Saint c.- __ Profit d.- __ Otro. Indique cuál: _________________________________________________ 6.- ¿Verifica que los datos ingresados cumplan con los siguientes parámetros para el control desde el punto de vista de la consistencia de la información? a.- __ Totales iguales b.- __ Controles para evitar la duplicidad de datos c.- __ Fecha acorde a la ejecución de las operaciones d.- __ Otro. Indique: __________________________________________________________ 7.- ¿Qué tipo de reportes genera el sistema contable para emitir información del inventario? a.- __ Listado de cuentas b.- __ Resumen de comprobantes c.- __ Libros contables d.- __ Existencias e.- __ Mínimos y máximos f .- __ Estados Financieros g.- __ Otro. Indique: _________________________________________________ 8.- ¿Actualiza la información o los registros contables?: a.- __ Siempre b.- __ Casi siempre c.- __ Algunas veces d.- __ Nunca 9.- ¿Cuál (es) de las siguientes políticas es utilizada para el manejo del inventario? a.- __ Los inventarios deben mantenerse elevados para hacer frente a las exigencias del mercado. b.- __ Minimizar los costos de mantenimiento del inventario c.- __ Mantener mínimos y máximos en el inventario d.- __ Registrar diariamente las entradas y salidas del inventario e.- __ Otro. Indique: ___________________________________________________ f.- __ No se aplica ninguna política
10.- ¿Cuál de los siguientes métodos de valoración del inventario utiliza la empresa Casa Alfonso, C.A.? a.- __ PEPS (Primero en entrar, primero en salir) b.- __ UEPS (Ultimo en entrar, primero en salir) c.- __ Promedio Móvil (Cálculo de los costos unitarios, cada vez que se realiza una entrada de mercancía) d.- __ Promedio Simple (Hallar la media aritmética de los costos unitarios y calcular a ese costo todas las salidas) e.- __ Identificación específica (Registros para identificar los artículos con toda precisión y determinar sus costos) f.- __ Otro. Indique: ________________________________________________________ 11.- ¿Cuál de los siguientes sistemas de registro del inventario utiliza la empresa Casa Alfonso, C.A.?: a.- __ Periódico (Registro del inventario cada determinado tiempo) b.- __ Continuo (Registro del inventario en forma permanente) 12.- ¿Cuál(es) de los siguientes formatos maneja Casa Alfonso, C.A. : a.- __ Requisiciones de materiales b.- __ Órdenes de compra c.- __ Órdenes de pago d.- __ Todos los anteriores e.- __ Ninguno de los anteriores f.- __ Otro. ¿Cuáles? ______________________________________________________ 13.- Al recibir mercancía, aplica los siguientes mecanismos de control: a.- __ Verifica que la cantidad y la calidad de la mercancía recibida sea igual a la del pedido. b.- __ Separa la mercancía dañada o defectuosa. c.- __ Elabora un informe de recepción para la gerencia. d.- __ Transfiere oportunamente la mercancía recibida al almacén e.- __ Reporta las fallas de inventario 14.- ¿Al recibir la mercancía, informa directamente al departamento de contabilidad sobre el importe de lo recibido y almacenado para su procesamiento? a.- __ Siempre b.- __ Casi siempre c.- __ Algunas veces d.- __ Nunca 15.- Como parte de los mecanismos de control aplicados al momento de almacenar la mercancía, se verifica lo siguiente: a.- __ Que las entradas y salidas del almacén estén bien cerradas y protegidas b.- __ Se establece acceso restringido al área del almacén c.- __ Mantienen instalados en el almacén dispositivos de seguridad d.- __ Contratan pólizas de seguro para minimizar los riesgos de un siniestro. e.- __ Otro. Indique: _______________________________________________________
