6.1 6.1.1 6.2 6.2. 6. 2.1 1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2. 2.5 5 6.3
CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE Las operaciones económicas FASES DEL PROCESO CONTABLE Iden Id enti tifi fica caci ción ón de de las las op oper erac acio ione nes s Recolección o captura de información Clasificación y registro Resúmenes intermedios Estados fina nan ncier eros os Resumen del proceso contable
6.1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE
Es el conjunto de actividades que permiten incorporar a la contabilidad y expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una organización.
6.1.1 LAS OPERACIONES ECONÓMICAS
Son los hechos carácter interno o externo, medibles en dinero, que afectan o modifican la situación financiera y/o los resultados financieros de una organización.
6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE 1. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES
2. RECOLECCIÓN O CAPTURA DE INFORMACIÓN
3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO
5. ESTADOS FINANCIEROS
4. RESUMENES INTERMEDIOS
6.2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS OPERACIONES La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones económicas que ocurran en una organización
Operaciones basicas
RUTINARIAS TIPOS DE OPERACIONE S NO RUTINARIAS
Operaciones de Apoyo
6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en desarrollo de las actividades de la organización
OPERACIONES RUTINARIAS
Deben ser planificadas Planeación de Operaciones
Donde se deben definir los aspectos relacionados con la incorporación de la información que ellas originan a la contabilidad.
6.2.1.1. Operaciones Rutinarias
OPERACIONES BÁSICAS
OPERACIONES DE APOYO
Para la obtención de los bienes o servicios que constituyen el objeto social de la organización.
Generalmente tienen usuarios o clientes externos
Su propósito es servir de soporte para la prestación de las operaciones básicas
Pueden tener usuarios o clientes internos y externos
6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias
AQUELLAS CUYA OCURRENCIA NO ES FRECUENTE NI UNIFORME
•Daños o pérdidas por casos fortuitos, •Pérdidas por fallos judiciales, •Adquisiciones o remodelaciones de instalaciones, •Procesos de investigación para el desarrollo de nuevos productos ,etc..
Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren definirles procedimientos específicos.
6.2.1.3. Aspectos a Definir de las Operaciones QUE QUE
INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS CONTABLES: ( Tipo y còdigo còdigo de la operaciòn, partes qie intervie Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn, cuant Fecha y hora de la operaciòn)
COMO COMO CUANDO CUANDO QUIEN QUIEN
MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmicion Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impres
PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIÒN A LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O MAXIMO MENSUAL.
FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O TRANSMITIR LA INFORMACIÒN.
6.2.2. Recolección o Captura de Información
SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE
RESPONSABLE
CAPTURA O RECOLECTA INFORMACIÓN
A TRAVES DE LOS MEDIOS QUE PARA C/U DE LAS OPERACIONES SE DEFINA
DEBE ASEGURARSE QUE TODA LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE D INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD
6.2.2. Recolección o Captura de Información
LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA OPERACIÓN)
INFORMACIÓN TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)
información se clasifica y registra en asientos de contabilidad
Esquema basado en el principio de la partida dobl ASIENTO DE que permite registrar hechos económicos CONTABILIDAD de manera individual o colectiva, siempre que se trate de hechos homogéneos.
6.2.3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO DE LA INFORMACIÓN
LA PARTIDA DOBLE
CAUSA
EFECTO
Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado: el debe y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u operaciones.
6.2.3. Clasificación y Registro de la Información
DEBE El DEBE o cargo se coloca a la izquierda
HABER El HABER se coloca a la derecha.
Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de patrimonio, de ingreso, de
6.2.3. Clasificación y Registro de la Información
CUENTAS REALES O DEL BALANCE
CUENTAS DE RESULTADO, DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS O NOMINALES
Activos Pasivos Patrimonio
Ingresos Costos Gastos
Se registran operaciones que afecten la situación financiera de la organización
Se registran operaciones que afectan los resultados financieros de la organización.
6.2.3. Clasificación y Registro de la Información
Las cuentas cumplen funciones similares a las de las cajillas de un ordenador, es decir, permiten agrupar en expresione expresiones s cortas operaciones económicas homogéneas, lo que finalmente conduce a que sea posible resumir en estados financieros todos las operaciones económicas de una organización.
ACTIVOS CAJA
PASIVO CTASSX PAGAR
PATRIMONI O CAPITAL
BANCOS
OBL. FINANCI.
UTILIDA D
CTAS X COBRAR
IMP. X PAGAR
RESERVA S
INVENTARIOS
P.P.E
OBLIG. LABORA
SUPERAVI T
INGRESO S
COSTOS Y
GASTOS
VENTAS
SUELDOS
INGRESOS
SERV. PUBLICOS
FINANCIE. OTROS INGRESOS
GASTOS FINANCIE.
6.2.3. Clasificación y Registro de la Información Reglas básicas para afectar las cuentas contables
CUENTA
DEBITO
CRÈDITO
ACTIVOS
Cuan Cu ando do su surg rgen en o aum aumen enta tan n
PASIVOS
Cuando disminuyen o desaparecen
Cuando Cuan do di dism smin inuy uyen en o desaparecen Cuando surgen o aumentan
PATRIMONIO
Cuando disminuyen o desaparecen
Cuando surgen o aumentan
INGRESOS
cuando por alguna razón Cuando surgen o disminuyen o para cancelar su aumentan saldo al final del ejercicio
COSTOS Y GASTOS
Cuan Cu ando do su surg rgen en o aum aumen enta tan n
cuando cuan do po porr alg algun una a razó razón n disminuyen o para cancelar su saldo al final del
6.2.3. Clasificación y Registro de la Información CUENTA
REGISTRO
CAJA
Movimientos de existencias de dinero en efectivo.
BANCOS
INVENTARIOS
CUENTAS POR PAGAR
Movimientos y disponibilidades en cuentas corrientes en entidades banacarias. Movimientos y existencias de mercancìas Las obligaciones, pagos y saldos pendientes con acreedores
6.2.3.1. El Asiento Contable
De la combinación de las convenciones debe y haber con las cuentas surge el asiento contable.
ASIENTO CONTABLE
Es la unidad mínima de registro de las operaciones o transacciones de una organización. En él se puede registrar una operación o un conjunto de operaciones homogéneas (de la misma operación) ocurridas en un período máximo de un mes. mes.
6.2.3.1. El Asiento Contable
EL ASIENTO CONTABLE DEBE CONTENER LA SIGUIENTE INFORMACIÓN:
Clase o tipo de transacción, con indicación de código de transacción si lo tuviere Fecha y hora de la transacción, esta última si la tuviere Documento que soporta la transacción, si existe, o los códigos y claves que sustentan la transacción en caso de transacciones electrónicas.
6.2.3.1. El Asiento Contable Ejemplo:
El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por $2.500.000 según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de Bogotá No 154698.
FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO HORA Septiembre 1524 Equipo de computo 2.500.000 24 2:30 p.m. 1110 Bancos 2.500.000
Para registrar la compra de un computador IBM, según C.E. 1355
6.2.3 Resúmenes Intermedios
A partir de los asientos contables se realiza un proceso gradual de resumen de la información
Dejar una memoria histórica de las operaciones que efectúa una organización
OBJETIVOS
Producir los estados financieros que permiten informar a usuarios internos y externos acerca de los recursos, sus usos, su relaciones de propiedad, el resultado de las operaciones y los cambios en los recursos.
Los asientos contables se registran en dos clases de libros: libros auxiliares y libros principales.
6.2.3 Resúmenes Intermedios Se llevan para cada una de las cuentas, tanto de balance como de LIBROS resultado. Permiten registrar para AUXILIARES. cada cuenta cada uno de los movimientos débito y crédito que la han afectado durante un período, e igualmente las variaciones que con motivo de estos movimientos presenta el saldo. Permiten el Libro Diario resumen de las LIBROS PRINCIPALES. operaciones a Columnario partir de los El Libro Mayor y Balances. asientos contables.
6.2.3 Resúmenes Intermedios Libro Diario Columnario. Se registran las partidas débito y crédito que afectaron una cuenta durante un período, es un libro de movimientos. El resumen de movimientos del Libro Diario Columnario se traslada al Libro Mayor y Balances. Libro diario columnario
COMERCIALIZADORA A.B.C. LTDA
F ECHA
DETAL LE
Comp No
1105 DEB E
Oc t . 1
Com probant e apert ura
1
Com probant e de diari o Com probant e de diari o
HAB ER
1110 BANCO S DEBE
50, 000
HA BER
1305 CL I EN TES DEB E
CODIGO
CUENTAS VARIAS
HA BER
1 2
Sumas 5 0, 0 0 0
VALORES DEBE
1524 E qui po de ofic ina 3115 Capi t al S oc i al
50, 000
Sumas
Oc t . 3 Oc t . 4
CAJA
55, 000 5, 000
5305 G as t os fi nanc ieros
HABER
5, 000
1 , 000 45, 000
45, 000
46, 000
45, 000
1, 000
46 , 00 0
4 5, 0 0 0
6 , 0 00
55, 000
1, 000
5 5, 0 0 0
6.2.3 Resúmenes Intermedios Libro Mayor y Balances Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un período con el movimiento de ese mismo período para obtener del final del período. El movimiento se obtiene de la información que se traslada del libro Diario Columnario. El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance General y el Estado de Resultados. Resultados.
6.2.3 Resúmenes Intermedios Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben cancelar las cuentas de resultado o de ganancias y pérdidas. El procedimiento de cancelación es el siguiente: • A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y gastos) se las hace un registro crédito c rédito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Costos y Gastos
DEBE
HABER
XXX XXX
XXX
6.2.3 Resúmenes Intermedios • A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les hace un registro débito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su saldo queda en cero. Ingresos
DEBE
YYY
HABER
YYY YYY
• La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del ejercicio (utilidad o pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay pérdida. Perdidas y Ganancias
DEBE
HABER
XXX
YYY
Pérdida
Utilidad
6.2.3 Resúmenes Intermedios Ingresos por ventas
$500.000
Costo de mercancía
$300.000
Gastos de administración $100.000 Utilidad del ejercicio
$100.000
FECHA Y CÓDIGO CUENTA HORA Diciembre 30 4135 Ingresos 590505 operacionales Ganacias y pérdidas FECHA Y CÓDIGO CUENTA HORA Diciembre 30 590505 Ganacias y pérdidas 6135 Costo de mercancías
DÉBITO
CRÉDITO
500.000 500.000 DÉBITO
CRÉDITO
300.000 300.000
6.2.3 Resúmenes Intermedios
FECHA Y CÓDIGO CUENTA HORA Diciembre 30 590505 Ganacias y pérdidas 51 Gastos de administración
FECHA Y HORA Diciembre 30
CÓDIGO
CUENTA
DÉBITO
CRÉDITO
100.000 100.000
DÉBITO
CRÉDITO
590505 Ganancias y pérdidas 100.000 360501 Ganancia del ejercicio
100.000
6.3. RESUMEN DEL PROCESO CONTABLE REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS
OPERACIONES RUTINARIAS
AREAS Y/O CONTABILIDAD
ASIENTOS CONTABLE REG. PORSGRUPOS DE OPERACIONES HOMOGENEAS
OPERACIONES OPERACIONES NO RUTINARIAS
LIBROS AUXILIARES CONTABLES
CONTABILIDAD ASIENTOS CONTABLE REGISTRO S
BALANCE GENERAL LIBRO DIARIO COLUMNARIO
INDIVIDUAL DE OPERACIONES
REGISTROS AUXILIARES AREAS OPERATIVAS
LIBROS AUXILIARES CONTABLES
LIBRO ESTADO MAYOR DE Y BALANCES RESULTADO
OTROS INFORMES
