Procedimiento Estudio de Propuesta V8

Código P-7.1-UE-01

Fecha de emisión: 13-10-2015

Versión Nº 8

SISTEMA DE GESTIÓN GESTIÓN DE L A CALIDAD

Reemplaza a: Versión Nº7 del 11-09 2013

UNIDAD DE ESTUDIO

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO ESTUDIO DE PROPUESTAS CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO:

P-7.1-UE-01

FECHA DE EMISIÓN:

13 de octubre de 2015

TOTAL DE PÁGINAS:

19 (diecinueve)

VERSIÓN Nº:

8

REEMPLAZA A:

Versión 7 del 11 de septiembre de 2013

REVISIÓN TÉCNICA: FECHA: REVISIÓN DE CALIDAD: FECHA: APROBACIÓN: FECHA:

Waldo Urquiza V. Gerente Técnico 13-10-2015 Paula Araya L. Coordinador de Calidad 13-10-2015 José Gómez Ll. Gerente General 13-10-2015

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3. Referencias. -

Nch ISO 9001-2008 Manual de Calidad Instructivo Control de Planos y Croquis I-4.2-UE-01

4. Definiciones. Antecedentes de Estudio : documentación en soporte escrito o digital consistente en Planos, Especificaciones Técnicas, Bases Administrativas, Aclaraciones y toda otra referencia que aporte información válida para el estudio de la propuesta. Mandante: persona natural o jurídica que solicita un servicio a Constructora GHG S.A. Licitación o Propuesta: Procedimiento mediante el cual se solicitan a varios proponentes cotizaciones para la ejecución de una obra. Licitación o Propuesta Privada: Llamado a licitación de Mandantes Privados, la invitación puede ser formal o informal. Licitación o Propuesta Pública: Llamado a licitación de Organismos Públicos a través del Portal Mercado Público o publicación en diarios de circulación nacional. Análi si s de antecedentes: Etapa en la cual se realizan visitas a terreno, se estudian los antecedentes y se solicitan aclaraciones respecto de las dudas que surjan durante el estudio. Presupuesto: Oferta generada a través del estudio de la propuesta. 5. Descripción.

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Nombre carpeta

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Nombres subcarpetas (nivel 1) Antecedentes

GHG- Nº código interno Nombre de la obra Estudio


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Nombres subcarpetas (nivel 2) Se estructura Dependiendo de los antecedentes recibidos - Aclaraciones - Obsoletos -

Consultas Cotizaciones Subcontratos Registros Cubicaciones Presupuesto Presentación Consideraciones Visita a terreno

En el caso de aquellas obras que se adjudiquen, en nivel 1, se debe crear carpeta “Documentos Contrato”, la que debe contener como mínimo: Presupuesto Meta, Consolidado de Aclaraciones y Presentación. 5.6

El asistente llena el registro “Ficha de Obra F-7.1-UE-02” al comienzo del estudio, y la actualiza al término de este, indicando quiénes participaron en el estudio de la propuesta y cuales fueron sus responsabilidades.

5.7

En el formulario “Presentación de Propuesta F-7.1-UE-011” se indican todos los requerimientos en cuanto a formato, documentación y formalidad, en forma detallada y precisa. Este formato se entrega a Secretaria de Gerencia para la preparación de las carpetas y será el formato para chequear que se cumplen con los requisitos exigidos, de tal forma de no quedar Fuera de Bases.

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5.13

Se procede a la cubicación del proyecto, consistente en la cuantificación de los materiales y servicios involucrados en la materialización de la obra. Las dudas y/o discrepancias que aparezcan durante el estudio, deben ser enviadas al Mandante, en las fechas indicadas por él en el cronograma de la Licitación, en el formulario “Consultas F-7.1-UE-09”.

5.14

El control de planos de estudio se realiza según el Instructivo Control de Planos.

5.15

En formato de itemizado del presupuesto, entregado por Mandante, se deben presentar las cubicaciones al Jefe de Unidad de Estudio. En el caso en que el itemizado no sea entregado por el Mandante, este debe ser creado por la Unidad de Estudio. La valorización de las cubicaciones (precios unitarios), puede realizarla el Jefe de Unidad de Estudio o el mismo Ingeniero de estudio. El presupuesto se genera a través de algún programa de computación adecuado y es presentado al Gerente Técnico para su aprobación.

5.16

Las cotizaciones de subcontratos, materiales e insumos que tengan relevancia para la Obra deben ser analizadas y compradas por el Jefe de Unidad de Estudio y/o los Asistentes para verificar que las cotizaciones no tienen errores y/u omisiones. Bajo ninguna circunstancia cotizaciones incompletas o con errores pueden ser incluidas en el presupuesto de la Obra.

5.17

La Unidad de Estudio revisa, ordena y almacena las carpetas hasta obtener conocimiento del resultado de la propuesta. Durante el estudio la carpeta tiene lomo de color gris. De ser adjudicada se cambia el color del lomo a celeste.

5.18

De la presentación de la propuesta, el Mandante puede entregar un documento certificando la asistencia, montos ofertados, plazos y cualquier característica de importancia para el proyecto, cuando sea el caso. Esta ficha se almacena en la misma Carpeta de Estudio.

5.19

Una vez adjudicada la obra, Unidad de Estudio debe subir a la intranet todos los antecedentes del estudio de la propuesta, además del consolidado de aclaraciones, para que el administrador de obra asignado y el gerente de operaciones tengan a acceso a la

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Finalizada la Obra, el Administrador de Obra entregará a Unidad de Estudio los planos de obra doblados en una caja rotulada para su almacenamiento en bodega. Los antecedentes de estudio no se devolverán a Unidad de Estudio.

6. Registros. Nombre de Registr o: Código del Registro: Mantenido por: Clasificación: Acceso a: Lugar de Almacenamiento: Tiempo de Almacenamiento: Disposición

Carpeta de Proyecto No aplica Asistente Unidad de Estudio Por Obra Asistentes, Jefe U. de Estudio, Gerente Técnico, Gerencia Unidad de Estudio Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obra Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación

Nombre de Registro : Código del Registro: Mantenido por: Clasificación: Acceso a: Lugar de Almacenamiento: Tiempo de Almacenamiento: Disposición

Recepción de Antecedentes F-7.1-UE-01 Asistente Unidad de Estudio Por Obra Asistentes, Gerente Técnico, Gerencia Carpeta de Proyecto física Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obra Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación

Nombre de Registro : Código del Registro: Mantenido por: Clasificación: Acceso a: Lugar de Almacenamiento: Tiempo de Almacenamiento:

Ficha de Obra F-7.1-UE-02 Asistente Unidad de Estudio Por Obra Asistentes, Gerente Técnico, Gerencia Carpeta de Proyecto física y digital Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obra

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Ficha Visita a Terreno F-7.1-UE-05 Asistente Unidad de Estudio Por Obra Asistentes, Gerente Técnico, Gerencia Carpeta de Proyecto física o digital Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obra Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación


Cotizaciones No aplica Asistente Unidad de Estudio Por Obra Asistentes, Gerente Técnico, Gerencia Carpeta de Proyecto física o digital Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obra Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación


Solicitud de cotización F-7.1-UE-06 Asistente Unidad de Estudio Por Obra Asistentes, Gerente Técnico, Gerencia Carpeta de Proyecto física o digital Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obra Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación

Nombre de Registro : Código del Registro:

Registro de Subcontratos y Materiales F-7.1-UE-07

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7.


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Calendario Lici taciones F-7.1-UE-010 Asistente Unidad de Estudio Por Obra Asistentes, Gerente Técnico, Gerencia Se publica Se actualiza Eliminación


Presentación p ropuesta F-7.1-UE-011 Asistente Unidad de Estudio Por Obra Asistentes, Gerente Técnico, Gerencia Carpeta de Proyecto física o digital Original: 1 año en Unidad de Estudio, Copia: duración de la obra Original: 3 años en bodega, Copia: eliminación

Responsabilidades.

Jefe Unidad de Estudio Asistente Unidad

Elaboración de presupuesto

Carpeta de proyecto, Ficha de obra, Cotizaciones, Consultas Visita a terreno, Programa de propuesta

Solicitud boleta de garantía

Antecedentes Recepcionados

X

X

X

X

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3

5, 6 y 9

4

Varios

5

Varios

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Se modifica la forma de utilizar formulario de registro de recepción de antecedentes. Se detalla con mayor facilidad de lectura el procedimiento en sus puntos del 5.1 al 5.6. Se crea formulario presentación de propuesta. Se modifica y cambia de nombre el formulario actual Programa Estudio de Propuesta. 01-10-2008 Se indica en el procedimiento la forma de traspaso de documentos a obras adjudicadas. En el ítem 6 se modifican los ítem de almacenamiento de todos los registros. Se modifica el Registro de Consultas, Registro de Horas Profesionales, Registro de Subcontratos y Materiales. Se elimina Jefe de Oficina Técnica y se reemplaza por Jefe de Unidad de Estudio. Se indica responsabilidad de elaboración de presupuesto meta. Debido a que actualmente se emplea más el correo electrónico que la llamada telefónica, se eliminó Registro “Contacto con Subcontratista/Material”. 17-10-2008 Se corrige error en numeración ítem 5.2. Se modifica lugares de almacenamiento para los registros. Se indican y se especifican los distintos tipos de propuestas: públicas, privadas y especiales, aclarando como se tratan cada una de ellas. Se modifican los formatos de todos los registros que 09-10-2009 pertenecen a este procedimiento. Se agrega el registro “Evaluación de Licitaciones”. Se elimina el registro “Horas Profesionales”. Se ordena el procedimiento y se detallan de mejor forma como se realiza el proceso de estudio de propuesta.

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9. Anexos. 9.1 Regist ro F-7.1-UE-01: Recepci ón de An tecedentes RECEPCIÓN DE ANTECEDENTES OBRA

:

FECHA

:

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DETALLE Cant.

Descripción

Conforme

ENTREGA Nombre

RECIBE CONFORME Nombre

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9.2 Registro F-7.1-UE-02: Ficha de Obra F-7.1-UE-02

FICHA DE OBRA DATOS DE LA OBRA Nombre de la Obra Código Interno Mandante Tipo de Licitación (privada – publica - especial) Ubicación Plazo de Ejecución Superficie de construcción Características generales

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DATOS DEL CONTACTO Coordinador de Proyecto Teléfono Coordinador E-mail Coordinador

DATOS DE ESTUDIO Cubicaciones Obra Gruesa Cubicaciones Terminaciones Cubicaciones Obras exteriores Cotizaciones Presupuesto

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9.3 Regist ro F-7.1-UE-03: Solici tud d e Boletas de Garantía

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SOLICITUD DE BOLETA DE GARANTÍA Obra: Fecha solicitud: a) Tipo de garantía: b) Motivo que cauciona: c) Glosa: d) Moneda: e) Monto: f) Girada a: g) Rut:

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9.4 Regist ro F-7.1-UE-05: Ficha de vis ita a terreno F-7.1-UE-05

FICHA VISITA A TERRENO Obra Código interno Dirección

: : :

Fecha visita : Encargado GHG : Antecedentes Coordinador Nombre : Teléfono : Correo electrónico : a)

Instalaciones Factibilidad SI

Agua Luz alcantarillado Teléfono Otros (especificar)

NO

Provee Mandante Constructora

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9.5 Registr o F-7.1-UE-06: Soli citu d de cotizació n F-7.1-UE-06

COTIZACIÓN DE MATERIALES y/o SERVICIOS Santiago, martes, 13 de octubre de 2015 Sr.:

Fono:

•

Solicito a ud. Cotizar para la propuesta “”, en base a planos.

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Reemplaza a: Versión Nº 6 del 19-10 2010

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9.6 Regist ro F-7.1-UE-07: Registro d e Subcont ratos y Materiales REGISTRO DE SUBCONTRATOS Y MATERIALES No se cotiza- se excusa Ant. Enviado- cotizando Cotización recibida Código:

NC C R F-7.1-UE-07

Fecha actualización Fecha presentación Nombre:

FONO(i ncl. FAX/ código CELUL CONTA EMPRESA de área) AR CTOS Climatización

Sanitario

Electricidad

Envío antecedentes Envío Comparativo y/o presupuesto Si/no/no CUIDAD E MAIL ESTADO aclaraciones aplica

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9.7 Regis tro F-7.1-UE-09: Consul tas F-7.1-UE-09

Ref.: “Obra: ” Fecha: 00/10/07

CONSULTAS Nº 1 N° A.- ADMINISTRATIVAS 1 2 3

B.- ARQUITECTURA 1 2 3

C.- CÁLCULO 1 2 3

D.- INSTALACIONES SANITARIAS 1 2

CONSULTAS

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9.8 Regist ro F-7.1-UE-010: Calendario d e Licit acion es

Proye cto

Códi go

Com una

Plazo de ejecuci ón

Licitacion es mes-año Presupu Visit Consul esto a a tas Oficial terre no

Resp. Consul tas

Ofert Adju di a cación

Monto garantí a

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9.9 Registro F-7.1-UE-011: Presentación de propuesta

F-7.1-UE-011

PRESENTACIÓN DE PROPUESTA Obra Mandante Fecha Fecha apertura Dirección apertura Atención Datos adicionales Sobres

Nº

: : : : : : : Documento

Resp.

Observaciones

Ref.

Sobre nº 1 Original + copia

Sobre nº 2 Original + copia

Sobre nº 3

Revisión Técnica Waldo Urquiza V. Gerente Técnico

Revisión de Calidad Paula Araya L. Coordinador de Calidad

Aprobación José Gómez Ll. Gerente General

Grado de dificultad

Fecha de entrega

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9.10


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Registro F-7.1-UE-04: Evaluación de Licit aciones

EVALUACIÓN DE LICITACIONES PÚBLICAS Y PRIVADAS F-7.1-UE-04

Fecha de actualización: Tipo de licitación

Solo lic. Públicas

Priv.

Nº ID

Pub l

Mandant Ant ic ipo e Nombre

Revisión Técnica Waldo Urquiza V. Gerente Técnico

Presup oficial iva incluid o

Presup Oficial neto

Revisión de Calidad Paula Araya L. Coordinador de Calidad

Superfi cie M2

UF/m2 (neto)

Fecha Oferta

Aprobación José Gómez Ll. Gerente General

Fecha Visita

Estudio Sí

No

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