Primele
100 de zile ale unui fundraiser
Prefata
primele
100
zile ale unui fundraiser
Felicitari si Curaj! Tocmai ti-ai inceput activitatea de fundraiser. Sau te afli la inceputul unui nou an. Sau pur si simplu vrei sa schimbi lucrurile si ai nevoie de un nou inceput.
Legenda Atragere de fonduri
Pregatire si planificare
Felicitari! Ai unul din cele mai fascinante locuri de munca: rolul tau este sa aduci bucurie pe fete oamenilor: beneficiarii organizatiei pentru serviciile pe care le va oferi organizatia ta, colegii tai, findca vor avea resursele pentru a-si face munca si donatorii, pentru sentimentul ca vor fi schimbat in bine viata unor oameni sau a unor comunitati.
Comunicare
Dezvoltare profesionala
Construirea de relatii interne
Ai grija de tine
Curaj! Ai unul din cele mai provocatoare locuri de munca: te vei intalni in permanenta cu oameni noi, vei adresa rugaminti unor straini si vei auzi “Nu” mai des decat “Da”. Cu toate acestea nu uita, fiecare “Nu” te duce mai aproape de “Da”. Acest Ghid al primelor 100 de zile este menit sa iti ofere idei si inspiratie si nu sa reprezinte un calendar de urmat orbeste. Ideile din el te vor ajuta sa cunosti mai repede organizatia pentru care lucrezi si oamenii cu care lucrezi, sa intelegi donatorii organizatiei sa poti face primele schimbari si sa ai primele succese. Atragerea de fonduri inseamna atragere de prieteni! Nu uita ca la ARC ai mereu un grup de prieteni gata oricand sa iti dea o mana de ajutor. Succes ii
Stabileste-ti intalniri cu oameni cheie
1
Stabileste-ti intalniri cu 5-7 oameni cheie din organizatie. Intalneste-te la pranz sau la o cafea pentru 30 de minute. In organizatii cu mai putin de 10 oameni intalneste-te cu toata lumea, indiferent de functie. In fond cu totii vor fi implicati cumva in activitatea de atragere de fonduri.
Citeste planurile organizatiei
2
Citeste toate documentele de planificare ale organizatiei pe care le poti gasi (planul strategic, cel operational, de comunicare etc.) Acorda atentie speciala celui de comunicare si strategic. Nu te mira daca vreunul din ele nu exista sau nu e corespunzator.
Citeste buletinele informative din ultimul an
3
Familiarizeaza-te cu activitatea organizatiei si stilul ei de comunicare citind buletinele informative, tiparite sau in format electronic, ale organizatiei. Vei intelege astfel ce au crezut colegii tai ca e important si vei avea si perspectiva grupurilor externe asupra organizatiei. Noteaza ce iti place si ce ai schimba.
Citeste raportul anual al organizatiei
4
Cere rapoartele anuale din ultimii 3 ani. Vei avea o imagine sintetica asupra portofoliului de proiecte si, speram, asupra situatiei financiare a organizatiei. Uite-te cum este reflectata activitatea de atragere de fonduri a organizatiei. Gandeste-te cum poate fi imbunatatita transparenta financiara.
Familiarizeaza -te cu structura organizatiei
5
Incearca sa intelegi organigrama oficiala si neoficiala. Vezi care este pozitia ta in raport cu a altor colegi. Foloseste discutiile individuale pentru a vedea in ce masura organigrama oficiala si ne-oficiala se suprapun. Intelege dinamica interna a organizatiei, la nivelul echipei dar si la nivelul consiliului de conducere.
Gaseste datele de logare pentru conturile importante
6
Identifica numele de utilizator si parola pentru conturile importante legate de activitatea ta: administrarea sitului, email, skype, baza de date, conturile de social media. Nu le scrie pe hartii, in telefon sau in documente nesecurizate. Foloseste un program sigur pentru ale nota (de exemplu Password Dragon).
Verifica daca situl web este pregatit pentru atragerea de fonduri
7
Misiunea organizatiei este evidenta pe prima pagina, exista imagini cu impact emotional, aveti un mecanism facil de donatii online, vizitatorii se pot abona la noutati, etc.) Noteaza-ti ce lipseste sau imbunatatirile necesare. Identifica 3-5 situri excelente din acest punct de vedere si pune-ti bookmark-uri pentru a le urmari usor in timp.
Actualizeaza continutul legat de atragerea de fonduri de pe site
8
Mai intai afla cine a produs informatia si cere acordul. Nu vrei sa ranesti sentimentele nimanui. Sterge informatia veche si nerelevanta. Identifica in raportul anual cateva date cheie. Eventual adauga o recomandare din partea unui donator sau a unui beneficiar. Asigura-te ca exista o pagina unde se multumeste donatorilor. Actualizeaza lista donatorilor.
Identifica o problema urgenta
Este aproape imposibil sa nu te confrunti cu o urgenta dupa prima saptamana de activitate. Poate fi o sarcina nefacuta sau facuta necorespunzator de predecesorul tau. Sau pur si simplu o buna practica ce nu a fost niciodata implementata. Discutiile cu colegii din prima zi iti pot fi acum de folos.
Rezolva problema
10
Indiferent care a fost problema identificata gaseste o rezolvare rapida si implementeaz-o si da de veste oamenilor relevanti din organziatie.
Rezolva o problema importanta pentru seful tau
11
Cu siguranta exista o problema care il enerveaza pe seful tau de mult sau un lucru pe care si-l doreste deja de un timp. Identifica-l si implementeaza-l. Chiar daca ti se pare neimportant acum, acest mic favor va conta in viitor.
Lucreaza la un mini proiect important pentru sufletul tau
12
Dupa 2 saptamani ai identificat un lucru pe care iti doresti sa il faci la noul loc de munca. Ceva care sa iti dea un sentiment bun. Apuca-te de el si du-l la bun sfarsit cat mai repede. Oamenii satisfacuti muncesc mai cu spor!
Afla cum vad colegii rolul tau in organizatie
13
Atragere de fonduri poate insemna lucruri diferite pentru oameni diferiti. Vei avea un rol si in scrierea cererilor de finantare pentru donatorii institutionali? Vei avea si un rol in comunicare? In ce masura colegii se pot simti amenintati sau pot avea asteptari nerezonabile?
Intalneste-te cu coordonatori de proiecte/progra me sau servicii
14
Incearca se le afli povestile, provocarile cu care se confrunta. Care sunt cele mai mari nevoi pe care le au? Cum interactioneaza cu beneficiarii organizatiei? Ce ii mana in lupta in fiecare dimineata, care le sunt temerile? Afla si informatii factuale despre numarul beneficiarilor, impactul programelor si costul acestora.
Intalneste-te cu beneficiarii organizatiei
15
E greu sa faci atragere de fonduri cu suflet daca nu stii pentru cine, daca nu ai cunoscut oamenii pe care organizatia ta ii ajuta. Asculta-le povestile, asculta-le problemele. Afla ce cred despre serviciile organizatiei. Ar trebui sa fie una din cele mai utile zile pentru munca ta. A se repeta cel putin o data la trei luni!
Trage-tisufletul
16
Lucrezi deja de 3 saptamani si ar trebui sa stii mult mai multe despre organizatia pentru care lucrezi si oamenii cu care lucrezi. Digera informatiile, gandeste-te ce provocari ai in fata ta si cine iti sunt aliatii. Ce necunoscute mai ai care trebuie rezolvate rapid? Incarca-ti bateriile fiindca in curand te vei apuca seriosde atragere de fonduri.
Fa o lista cu cei maiimportanti donatori ai organizatiei
17
Care sunt cei mai mari donatori ai organizatiei din ultimii ani? Dar cei mai vechi, cei mai constanti? Afla cat au donat si pentru ce au donat, cum s-a comunicat cu ei, cum au fost cultivati. Acestia sunt oamenii pe care ar trebui sa te poti baza in viitor si vrei sa afli repede cat mai multe despre ei.
Intalneste-te cu cei mai importanti donatori ai organizatiei
18
E vremea sa cunosti donatorii importanti ai organizatiei. Afla de ce doneaza organizatiei tale, care sunt problemele din societate care ii preocupa, cum isi doresc sa le fie recunoscuta contributia si mai ales cum ai putea tu sa ii ajuti.
Dupa intalnire nu uita sa trimiti un scurt mesaj de multumire.
Scrie despre atragerea de fonduri pe Facebook sau blog
1
E vremea sa devii vizibil. Scrie un articol despre activitatea de atragere de fonduri a organizatiei. Ai avut intalniri, ai ascultat povesti. E vremea sa le spui si altora. Concentreaza-te pe povesti, oameni si emotii. Lasa cifrele pe mai tarziu. Cere feedback si multumeste pentru informatiile primite.
Revizuieste calendarul organizatiei pentru urmatorul an
20
Ce evenimente majore are organizatia planificate pentru urmatorul an? Cum iti afecteaza ele activitatea de atragere de fonduri. Exista servicii noi care se lanseaza? Exista evenimente care te pot implica? Care implica donatorii organizatiei? Incearca sa identifici oportunitatile si amenintarile pentru atragerea de fonduri.
Analizeaza lista donatorilor organizatiei
21
In cazul in care dispui de o baza de date buna va fi usor. Daca nu, trebuie sa iti sufleci manecile serios. Identifica principalele categorii de donatori si modul in care fac donatiile. Vezi pentru ce programe doneaza si care sunt donatiile medii. E vremea sa te preocupi de matematica atragerii de fonduri.
Intreaba colegii ce cred despre atragerea de fondfuri
22
Trimite colegililor un chestionar scurt, usor de completat despre modul in care vad ei activitatea de atragere de fonduri. Incearca sa vezi ce apreciaza, ce cred ca ar trebui schimbat. Cere-le sfatul si intreaba-i daca au idei de activitati pentru atragerea de fonduri, mesaje sau donatori. Condiera-i persoane resursa!
Roaga-ti seful sa te ia la o intalnire importanta
23
E important sa cunosti oameni cheie din afara organizatiei. Poate fi vorba de o autoritate locala, un donator important sau un membru de board. Vezi ce intrebari pun, cum vad organizatia, cum si cat ii inteleg programele si nevoile. Cum poti adapta mesajele de atragere de fonduri pentru a raspunde celor aflate?
Construieste profilul unui donator
24
Alege un donator al organizatiei si incerca sa-i construiesti profilul. E vorba mai ales de profilul comportamental: unde lucreaza, cum isi petrece timpul liber, ce interese si preocupari are, de unde isi ia informatiile, cum ajunge la serviciu, etc. Aceste informatii te vor ajuta sa iti intelegi donatorii mai bine si sa stii ce canale si mesajesa folosesti in comunicare.
Incearca sa intelegi motivatiile donatorilor.
25
Ce ii face pe oameni sa iti doneze? Apelezi la emotii? Ce emotii folosesti in mesajele organizatiei? Apelezi la norme sociale sau la interesul propriu al oamenilor? Foloseste intalnirile cu donatorii pentru a afla raspunsul la aceste intrebari. Poti organiza focus grupuri informale invitand cativa donatori la un ceai sau o cafea pentru 30 de minute.
Rezolva o criza
26
Poate fi o problema urgenta sau una importanta care zace ne-abordata de multa vreme. Daca nu ai una in departamentul tau, da cuiva o mana de ajutor. Invata sa faci distinctia intre urgent si important!
Analizeaza competitia locala
27
Care sunt competitorii tai pe plan local? Care sunt punctele lor tari si slabe? Care sunt tipurile de donatorii la care intrati in competitie? Intrati in competitie si la alte niveluri? Cum se pozitioneaza organizatia ta fata de ei? Cum sunteti voi diferiti? Identifica aceste elemente si include-le in mesajele de atragere de fonduri. Nu uita: competitia este fireasca si sanatoasa!
Analizeaza competitia organizatiilor cu misiune similara
28
La nivel local sau national care sunt organizatiile cu misiune similara, care lucreaza cu aceiasi beneficiari sau ofera servicii similare? Cum se pozitioneaza organizatia ta in comparatie? Ce o face unica? Cum pot fi explotatate, si comunicate cel mai bine elementele unice?
Incearca sa intelegi de ce nu se intampla deja
2
Aproape sigur ceva te scoate din minti! O disfunctionalitate, ceva care lipseste, care ar fi trebuit sa se intample de mult. Fiecare organizatie are probleme a caror solutie pare evidenta. Incearca sa intelegi adevaratele motive si incepe sa faci pasi in directia rezolvarii lor.
Afla de ce se tem oamenii
30
Afla care sunt retinerile colegilor cand vine vorba de atragerea de fonduri. Unii se tem de refuz, altora le este jena sa ceara bani, altii se tem ca vor fi vazuti ca niste cersetori. Identifica temerile fiecaruia si discuta incet, incet cu fiecare. Arata-le ca intelegi dar subliniaza importanta resurselor financiare pentru organizatie. Accepta ca pe unii nu-i vei schimba niciodata.
Da feedback pozitiv
31
Esti ceea ce spui. Fii incurajator si pozitiv. Cu siguranta cei din jurul tau fac si ceva bun! O sa vezi cum li se lumineaza fata si atunci cand vei avea nevoie de o favoare sau de ajutorul lor iti va fi mult mai usor.
Identifica oamenii cheie in social media
32
Identifca 5-10 profiluri sau pagini din social media pe care TREBUIE sa le urmaresti, fie ca e vorba de oameni pe care ii respecti sau organizatii cu care esti in competitie. Aboneaza-te la fluxurile lor de stiri. Tinete la curent cel putin o data pe saptamana.
Gaseste persoane relevante pe siturile de networking (de ex. LinkedIn)
33
Care sunt cateva persoane importante cu care vrei sa intri in legatura pe situri ca LinkedIn? Poate fi vorba de fundraiseri respectati, donatori cheie ai organizatiei, directori ai unor organizatii similare sau oameni din mass media.
Voluntariaza in propria organizatie
34
Ajuta-ti un coleg sa rezolve o sarcina importanta. Fii voluntar in propria organizatie. Foloseste-ti expertiza in beneficiul unui alt departament. Ajutorul tau nu va fi uitat si vei avea noi prieteni.
Fa o donatie unei organizatii concurente
35
... sau mai multor organizatii. Analizeaza modul in care ti se multumeste, cum se comunica cu tine si ce primesti in schimbul donatiei. Gandeste-te cum te simti si ce ai vrea sa fie diferit. Apoi implementeaza in organizatia ta.
Va fi una din cele mai ieftine metode de a invata despre cultivarea donatorilor.
Analizeaza cum apareatragerea de fonduri pe pagina de Facebook
36
Cat de des se vorbeste despre atragerea de fonduri pe pagina de Facebook (sau alte canale de social media)? Cat de multe Like-uri sau comentarii sau share exista? Sunt asociate imagini puternice sau povesti convingatoare? Cine sunt purtatorii de cuvant in aceste posturi? Organizatia, donatorii sau beneficiarii?
Aboneaza-te la 10 bloguri din domeniul de activitate al organizatiei
37
Identifica bloggeri relevanti (frecventa cu care abordeaza teme importante, calitatea postarilor si numarul de cititori). Foloseste un Newsreader ca Reader de la Google. Vei avea acces rapid la ultimele noutati, dar si la opiniile unor oameni relevanti pentru domeniul de activitate al organizatiei. Investeste cateva minute in fiecare zi pentru a fi la curent si a invata mai multe.
Scrie povestea unui beneficiar
38
Arata impactul pe care il are organizatia ta prin intermediul unui beneficiar. Asigura-te ca incluzi si punctul lui de vedere. Ofera exemple cum mici contributii pot schimba viata unei persoane. Ori de cate ori poti include imagini sau un citat.
Scrie povestea unui donator
3
Alege un donator mai vechi pentru ca povestea sa aiba substanta. Ce schimbari s-au petrecut cu el, cu implicarea lui? Cum a evoluat ca suporter, donator si om? Cum l-au afectat schimbarile pe care le-au generat donatiile lui? Bineinteles, nu uita de citate si imagini!
Aduna fotografii relevante pent ru atragerea de fonduri
40
Cauta prin baza de date de imagini a organizatiei (sper ca exista una!) sau prin colectiile publice, gratuite de imagini (atentie la drepturile de utilizare!) Alege imagini legate de domeniul de activitate al organizatiei, de metodele de atragere de fonduri folosite sau de cuvinte cheie relevante pentru activitatea organizatiei sau valorile ei. Un bun punct de inceput este www.sxc.hu
Cere bani unui donator individual
41
Au trecut 2 luni, e vremea sa te apuci de treaba: intalneste-te cu un donator individual si cere-i o donatie pentru progamul lui preferat. Nimic complicat, nu o suma mare, doar ca sa te incalzesti, sa iti verifici mesajele si informatiile pe care le ai deja despre organizatie. Incerca sa mergi cu un coleg in care ai incredere pentru a primi feedback.
Apuca-te de networking off line
42
Indiferent ca e vorba de Clubul Rotary, Lions, Camera de Comert sau o asociatie profesionala, intalneste-te cu oameni si incerca sa legi contacte noi pentru tine si pentru organizatie. Sa tii legatura cu acei oameni este mai important decat sa ii cunosti. Incearca sa te gandesti ce ai putea tu sau organizatia ta sa faceti pentru ei.
Scrie scrisori de multumire
43
...sau revizuieste-le pe cele existente. Gandeste-te la tipurile de donatori pe care ii are organizatia, la tipurile de metode pe care le folosesti si incearca sa scrii sau sa imbunatatesti scrisorile de multumire existente. Asigura-te ca pot fi personalizate usor, ca reflecta gratitudinea ta si a organizatiei, ca sunt sincere si din inima.
Identifica 10 canale media importante
44
Care sunt cele mai importante 10 canale media pentru atragerea de fonduri a organizatiei? Sunt ele potrivite pentru donatorii potentiali ai organizatiei? Exista o suprapunere de valori sau abordare cu organizatia? Exista deja un contact sau o relatie? Trebuie dezvoltate de la zero? Construieste o lista apoi discut-o cu colegii de la comunicare sau cu liderii organizatiei.
Fa o favoare cuiva
45
Cu siguranta ai cunoscut pana acum pe cineva din organizatie sau din afara ei care are nevoie de o favoare: o mana de ajutor la un proiect, o informatie, o zi libera, un numar de telefon sau pur si simplu o vorba buna.
Cere o favoare cuiva
46
Cere ajutorul unui coleg sau unei persoane din afara organizatiei pentru o problema cu care te-ai confruntat sau la care te astepti. Sa ceri ajutorul nu inseamna sa iti afisez o slabiciune ci sa construiesti o relatie. Fii dispus sa intorci favoarea atunci cand va veni vremea.
Cere bani unui reprezentant al sectorului de afaceri.
47
Identifica o firma din lista donatorilor sau donatorilor potentiali si cere-i sprijinul pentru proiectul care ti se pare cel mai potrivit pentru ei. Gandeste-te de ce te-ar sprijini si care sunt beneficiile lor potentiale ca sponsori. La orice intalnire incearca sa afli mai multe despre interlocutorul tau, despre interesele lui si modul in care ai putea sa il ajuti.
Cauta un voluntar sau un intern
48
Resursele tale umane vor fi intotdeauna insuficiente. Un intern sau un voluntar (pe termen lung) iti pot fi de mare ajutor. Fa un anunt si organizeaza un concurs. Construieste o fisa a postului si obiective, la fel ca pentru un angajat. Daca vreodata poti angaja o persoana, fostii voluntari sau interni au marele avantaj de a cunoaste deja organizatia si munca pe care vor trebui sa o faca.
Clasifica donatorii existenti
4
Construieste lista donatorilor organizatiei si vezi pe ce criterii poti clasifica si segmenta donatorii. Fa apoi liste separate pentru fiecare categorie si segment. Care sunt motivatiile lor, care sunt donatiile medii si metodele preferate de donatie. Care este frecventa donatiilor? Care sunt proiectele lor preferate?
Revizuieste mesajele de atragere de fonduri
50
Ai cunoscut deja cativa donatori si le-ai cerut deja o donatie. Pe baza feedbackului si reactiilor avute revizuieste mesajele de atragere de fonduri pentru diferite segmente de donatori. Analizeaza tonul, solicitarea in sine, beneficiile promise, valoarea donatiei, modul in care este prezentata problema si motivatiile donatorilor.
Construieste produsele de atragere de fonduri
51
Defineste pentru ce ceri bani. Ce schimbare genereaza o anumita donatie? Care sunt beneficiile donatorilor-nu uita ca ele pot fi tangibile (diploma, multumiri, reecunoastere publica) sau intangibile (bucurie, liniste sufleteasca, prestigiu, etc). Care este valoarea ideala a donatiei pentru a fi in echilibru cu beneficiile oferite donatorilor?
Scrie un comunicat de presa
52
..despre atragerea de fonduri. Poate fi lansarea unei noi campanii sau publicarea rezultatelor sau impactului uneia vechi. Trimte comunicatul celor mai importante canale media. Mentine apoi relatia cu jurnalistii carora le-ai trimis comnicatul.
Schiteaza planul de atragere de fonduri
53
... si cere feedback liderilor organizatiei si colegilor. Nu trebuie sa fie un document final. Cunosti deja organizatia si ai vorbit cu donatorii. Care sunt obiectivele pentru anul care urmeaza? Daca exista deja un plan nu trebuie dact sa incluzi ideile tale. Daca nu exista unul a sosit timpul sa incepi sa il dezvolti.
Evalueaza sistemul de newslettere
54
In primul rand, exista unul? Cat de potrivite sunt pentru atragerea de fonduri? Ar trebui sa fie usor de administrat si editat si sa se poata integra cu baza de date a organizatiei. Asigura-te ca sunt bine segmentate si ca includ continut relevant pentru grupul tinta. Newsletterul este despre beneficiari si donatori si mai putin despre organizatie.
Seteaza-ti alerte
55
Foloseste Google Alerts pentru a vedea ce scriu altii despre organizatia ta, despre atrgarea de fonduri sau despre domeniul tau de activitate. Alege 10-15 cuvinte cheie relevante. Vezi ce se scrie despre donatorii majori ai organziatiei si despre competitie. Astfel vei fi mereu la curent cu ce se intampla.
Viziteaza-ne!
56
Lucrezi deja de aproape 3 luni in domeniul atragerii de fonduri. Ar fi vremea sa ne faci o vizita, sa vezi daca putem sa iti dam o mana de ajutor. Viziteazane la sediul din Cluj sau Bucuresti sau hai sa avem o conversatie pe Skype. Suntem siguri ca ne-ai vizitat deja siturile si esti abonat la newsletterul nostru.
Cine din echipa siconducere te poate ajuta?
57
Fa o lista cu oamenii din echipa si din consiliul de conducere care crezi ca te-ar putea ajuta in munca ta. Scrie elemente specifice cu care pot fi de folos activitatii de atragere de fonduri. Apoi vorbeste cu directorul si oamenii cei mai relevanti. E important sa simta ca ajutandu-te pe tine, ajuta organizatia, beneficiarii si nu in ultimul rand pe ei.
Exista donatori care te pot ajuta?
58
Care sunt donatorii cei mai dedicati organizatiei? Exista printre ei donatori “campioni”, care au cerut bani cunostintelor lor pentru organizatia ta? Ei iti pot fi printre cei mai valorosi aliati. Cunoaste-i mai bine, multumeste-le pentru ajutor si vezi daca vor sa te ajute in activitatea de atragere de fonduri. Nu pune presiune, lucreaza numai oamenii care accepta cu entuziasm cererea ta.
Aboneaza-te la 10 bloguri relevante pentru atragerea de fonduri si comunicare
5
Identifica cele mai importante bloguri sau surse de stiri din domeniul atragerii de fonduri si aboneaza-te. Foloseste un cititor de feeduri (de ex. Feedly) pentru a-ti aduna toate informatiile la un loc. Cateva minute investite zilnic te vor tine mereu la curent.
Schiteaza un buget pentru atragerea de fonduri
60
Din pacate e nevoie de bani pentru a atrage bani! Construieste-ti deci un buget in care nu uita sa incluzi resursele umane, materialele de care ai nevoie, costuri cu evenimentele, transport si comunicatii. Nu neglija costurile de dezvoltare ale atragerii de fonduri si pentru invatare.
Construieste o banca de informatii pentru atragerea de fonduri
61
E foarte util ca tu si toti cei implicati in atragerea de fonduri sa aiba acces rapid la informatii frecvent folosite: mesaje de atragere de fonduri, descrieri ale programelor, citate de la beneficiari sau donatori, fotografii, modele de scrisori de multumire, rapoartea anuale si multe altele. Stocheaza aceste informatii in “cloud” pentru a fi accesibile oricand, de oriunde.
Evalueaza baza de date a organizatiei
62
Atragerea de fonduri inseamna comunicare personalizata iar aceasta inseamna ordine. Iar asta inseamna o baza de date. Fie ca folosesti Access, Outlook sau un program de donor management ca Civic CRM sau Salesforce, asigura-te ca raspunde nevoilor tale si ale organizatiei.
Analizeaza reflectarea activitatii de atragere de fonduri in raportul anual al organizatiei
63
Cat de mult (si bine!) vorbeste raportul tau anual despre atragerea de fonduri? In ce masura prezinta activitatile de atragere de fonduri, listeaza donatorii relevanti pe categorii, prezinta sursele de finantare si cheltuielile pe categorii ale organizatiei? Construieste imaginea unei organizatii eficiente, transparente si de impact?
Scrie 5 scrisori de multumire unor donatori importanti
64
Aceasta trebuie sa devina o activitate regulata. Scrie 5 scrisori personalizate de multumire. Nu numai ca vei multumi specific pentru contributia facuta, dar vei folosi aceste scrisori pentru a dezvolta relatia cu acei donatori. Ofera informatii relevante, invita-i sa vada impactul donatiilor sau descrie cum s-a schimbat situatia unui beneficiar datorita generozitatii lor.
Pune in calendar zilele de nastere al persoanelor importante pentru atragerea de fonduri
65
Iti feliciti prietenii si rudele cu ocazia zilei lor de nastere? Donatorii sunt rudele si prietenii organziatiei tale. Nu uita sa faci acelasi lucru. Un cadou simbolic sau un buchet de flori pot face minuni. La fel un telefon cald sau o felicitare scrisa de mana si semnata de toti cunoscutii din organizatie.
Afla mai multe despre 5 persoane importante pentru organizatia ta
66
Trebuie sa cunosti mediul in care opereaza organziatia ta si VIP-urile domeniului ei de activitate. Pot fi jurnalisti, autoritati publice, persoane din mediul academic, donatori sau directori ai unor organizatii similare. Afla mai multe despre ei intreband colegii, studiiind profilul lor din social media sau citind articole despre ei sau scrise de ei.
Evalueaza ce s-a intamplat pana acum in munca ta
67
Ce realizari si ce provocari ai intalnit in aceasta perioada. Cine iti sunt aliatii din organizatie si din afara ei? Cum sunt lucrurile diferite fata de asteptarile tale initiale? Ce abilitati sau cunostinte ti-ar fi prins bine in aceasta perioada? Ce ai invatat nou?
Trimite o solicitare prin email unui segment de donatori
68
Lanseaza un direct email unui grup omogen de donatori potentiali. Ofera-le sa sprijine un program relevant pentru ei, cu o suma realista. Personalizeaza si adapteaza mesajul cat de mult poti. Nu uita sa testezi si in zilele si saptamanile care urmeaza sa monitorizezi efectul mesajului. Multumeste rapid tuturor donatorilor si tine-i la curent.
Intalneste-te cu 3 jurnalisti/ bloggeri
6
Nu incerca neaparat sa-i faci sa scrie despre organizatia ta sau o campanie de atragere de fonduri. Vezi care le sunt interesele, ce preferinte au. Incearca mai mult sa vezi cum ii poti tu ajuta pe ei, ce informatii le pot fi de folos in activitatea lor. Incearca sa-i cunosti si ca oameni, cu pasiunile si particularitatile lor.
Identifica instruirea, consultanta sau informatiile de care ai nevoie in munca ta
70
Ce ai nevoie sa inveti ca sa poti raspunde provocarilor jobului tau? Ai nevoie sa afli mai multe despre o metoda anume de atragere de fonduri, sa stii mai multe despre un anumit canal de comunicare? Despre PR, marketing sau motivarea echipei? Fa o lista si apoi incepe sa cauti surse pentru fiecare. Nu uita sa te uiti si la noi pe site. Sigur iti putem da o mana de ajutor.
Fa un audit de atragere de fonduri al organizatiei tale.
71
E bine sa ai din cand in cand o evaluare externa a atragerii de fonduri din organizatia ta. Vei afla care este stadiul de dezvoltare, care sunt strategiile recumandate si cat de bine sunt integrate diferitele componente ale atragerii de fonduri. O jumatate de zi sau o zi bine investita! Scrie-ne ca sa iti trimitem materiale resursa pentru auditul tau.
Include dezvoltarea atragerii de fonduri in cererile de finantare ale organizatiei tale
72
Cand scrii o cerere catre un finantator institutional nu uita sa incluzi, fie si numai la capitolul “Durabilitate” si resurse pentru dezvoltarea atragerii de fonduri in organizatia ta. Cu ajutorul unui finatator institutional poti experimenta o noua metoda, poti lansa o campanie mai mare, angaja noi oameni sau multe altele. Interesul tau pentru viabilitatea financiara a organizatiei va fi de cele mai multe ori apreciat.
Invata ceva nou
73
Domeniul atragerii de fonduri este unul extrem de dinamic, mai ales in Romania. Metode noi, studii de caz noi, tehnici noi, baze date date si management de informatii, noi canale de cultivare a donatorilor. Aloca-ti regulat timp pentru a invata si pentru a te tine la curent. Si apoi impartaseste colegilor tai.
Analizeaza si evalueaza brandul organizatiei.
74
Imagineaza-ti ca organizatia ta ar fi Nike, sau Apple, sau Marks & Spencer. Care ar fi promisiunea brandului tau? Care ar fi caracteristicile lui? Cui se adreseaza? In ce masura proprietatile brandului organizatiei tale te ajuta in atragrea de fonduri? De ce proprietati noi ai avea nevoie in munca ta?
Scrie o cerere definantare pentru un donator institutional
75
Atragerea de fonduri nu inseamna numai donatori individuali si sectorul de afaceri ci si donatori institutionali ca fundatii, autoritati locale, programe nationale sau internationale de finantare. O cerere de finantare nu trebuie sa fie neaparat foarte formala. Si aici trebuie sa dezvolti o relatie cu finantatorul, sa spui povesti si sa emotionezi. Toti donatorii sunt oameni!
Mergi la un curs sau atelier de storytelling
76
Atragerea de fonduri inseamna incredere si emotie. Iar pentru a le construi pe acestea ai nevoie de povesti. Nu e ciudat ca tinem minte in detaliu povestile copilariei pana la adanci batraneti? Nu ai vrea ca cererile si mesajele tale de atragere de fonduri sa fie la fel de memorabile, cu acelasi impact profund?
Actualizeaza-ti fisa de post
77
E vremea sa te uiti la fisa ta de post de la angajarea (aveai una, nu-i asa?!) si sa vezi daca se potriveste cu realitatea. Scoate functiile si activitatile irelevante si adauga-le pe cele noi, relevante. Include abilitatile noi pe care a trebuit sau trebuie sa le dezvolti si relatiile pe care trebuie sa le stabilesti cu diferite departamente din organizatie. O fisa de post buna e vie!
Alege 5 donatori existenti cu care vrei sa imbunatatesti relatiile
78
Nu poti lucra cu toata lumea deodata. Concentreaza-ti eforturile pe parcursul catorva luni catre un numar limitat de donatori pe care ii consideri critici pentru viitor sau care simti ca sunt gata pentru un nou stadiu al relatiei voastre. Stabilieste-ti obiective clare si evalueaza-le la finalul unei perioade de 3-6-9 luni.
Alege 5 donatori potentiali pe care vrei sa-i aduci mai aproape de organizatie
7
Sigur ai in lista de donatori potentiali 5 persoane care simiti ca sunt pregatiti pentru a deveni donatori ai organizatiei. Construieste-ti o strategie pentru a dezvolta o relatie si a le face o cerere adaptata intereselor si capacitatii lor financiare.
Dezvolta o strategie de creare de continut pentru atragerea de fonduri
80
Povestile tale au nevoie de continut, drama, personaje, intamplari si transformari. Iar aceste povesti trebuie spuse cu regularitate construind suspans, emotie, si bucuria unui deznodamant pozitiv. Stabileste frecventa lor, personajele principale, canalele de comunicare, grupurile tinta si nu in ultimul rand povestitorul.
Organizeaza un mic curs intern de atragere de fonduri
81
Cine din organizatia ta ar putea fi interesat de ABC-ul atragerii de fonduri? Cu siguranta echipa cu care lucrezi, cativa voluntari sau coordonatori de proiecte. Tine sesiunile scurte, atractive si nu uita de interactivitate. Arata-le ca strangerea de fonduri este motivanta, amuzanta si legata de oameni.
Imbunatateste situl pentru atragerea de fonduri
82
Sigur ca trebuie sa ai un mecanism bun pentru donatii online, dar e mai mult decat atat. E vorba de continut bun, de fotografii bune, de o organizare buna, logica a continutului, de transparenta, design. Nu uita elementele de interactivitate cu potentialii donatori si de construirea legaturii cu prezenta din social media. Abonarea la newsletter trebuie sa fie vizibila si usoara.
Citeste o carte de atragere de fonduri
83
Indiferent daca preferi hartia fosnitoare sau pe cea electronica e bine sa mai citesti din cand in cand. Frugalele “Tips & Tricks” nu echivaleaza o carte buna de atragere de fonduri, comunicare, marketing sau dezvoltare organizationala. Daca va e greu sa alegeti gasiti pe Amazon.com liste de lectura bune alcatuite de experti sau amatori.
Explica prietenilor sau rudelor ce face organizatia ta. Incearca sa obtii o donatie.
84
Probabil ca sunteti familiari cu discutile de tipul “si ce faceti voi acolo la fundatie ?” sau “Cu ce te ocupi tu de fapt?”. Daca poti oferi un raspuns convingator prietenilor sau rudelor care nu au nici o legatura cu domeniul tau de activitate vei putea face acelasi lucru si pentru donatorii potentiali ai organizatiei. Un exercitiu excelent pe care nu uita sa il inchei cu solicitarea unei donatii.
Scrie (sau rescrie) mesajul de 30 de secunde al organizatiei tale.
85
Te intalnesti cu un directorul financiar al unei companii la o conferinta. Sau cu un fost coleg de liceu la un restaurant. Ai o jumatate de minut sa ii spui ce face organizatia ta, de ce este importanta pentru societate si de ce merita sprijinita. Acest mesaj nu poate fi improvizat sau balbait. El este coerent, succint si convingator.
Contribuie la dezvoltarea profesiei de fundraiser. Adera la codul etic.
86
Atragerea de fonduri nu se face in in vid. Si nici de unul singur. Ai nevoie de un mediu favorabil in care exista incredere si iar atragerea de fonduri este perceputa ca fiind utila pentru societate in ansamblu. E un beneficiu sa fii perceput ca un profesionist care adera la un cod etic si de conduita. Te asteptam la intalnirile Retelei de Mobilizare de Resurse.
Fa un serviciu unui donator
87
Nu exista modalitate mai buna de a dezvolta relatia cu un donator decat a-i face un serviciu. Ofera-i un contact util, o informatie care stii ca i-ar prinde bine, o recomandare de meditator pentru copii sau de hotel bun in orasul tau. Fii mereu atent la nevoile donatorilor importanti si incearca sa vii in intampinarea lor.
Mergi la un eveniment de atragere de fonduri si fa odonatie
88
E cel mai bun mod sa-ti dai seama cum se simt donatorii tai cand vin la evenimentul tau si de a analiza competitia. Vezi cum este organizat evenimentul, cum este facuta solicitarea, care este donatia medie solicitata si ce informatii primesti apoi ca donator si cat de transparenta este organizatia.
Revizuieste bugetul de atragere de fonduri
8
Acum o luna ai schitat un buget. E vremea sa il revizuiesti cu date actuale, bazate pe experiente concrete. Va fi un element de baza al planului final de atragere de fonduri al organizatiei tale si va influenta succesul tau si al organizatiei.
Fa un calendar pentru urmatoarele 6 luni
0
Ai deja 4 luni de experienta si esti mult mai bine pregatit pentru a-ti face un calendar de activitati pentru urmatoarele 6 luni. Nu uita vara se face sania si iarna carul. Identifica perioadele supraaglomerate si exploateaza cat de mult poti perioadele mai lejere. Nu uita ca toata lumea cere bani de Craciun si nimeni in august!
Scrie un studiu de caz
1
Scrierea unui studiu de caz e in primul rand un mement de reflectie asupra unei activitati sau campanii specifice derulate. In plus, daca il faci public te va ajuta sa te pozitionezi ca un profesionist atent la munca lui, analitic si autocritic. Ne-am bucura mult daca ni l-ai trimite si noua, astfel incat sa poata deveni un instrument de invatare si pentru alti fundraiseri.
Revizuieste toate formularele folosite
2
De la formulare de inscriere pe site sau la newsletterul organizatiei si pana la formularul de donatii online sau la evenimente. Asigiura-te ca sunt clare, usor de completat, logice si ca structra informatiei te va ajuta apoi in procesul de management al donatorilor.
Mergi la un curs deatragere de fonduri
3
Cauta un curs de atragere de fonduri interesant si inscrie-te ca participant. Vei afla lucruri noi, vei fixa informatii existente si, mai important de atat, vei cunoaste alti fundraiseri cu preocupari si probleme similare. Nu uita sa intri pe situl nostru si sa vezi daca gasesti ceva ce ti-se potriveste.
Bea o cafea cu unfundraiser de la alta organizatie
4
Construieste-ti prieteni in randul altor profesionisti din domeniu. Te vor ajuta cu sfaturi, idei, informatii “din interior” la care altfel cu greu ai putea sa ajungi. Vei intalni oameni deschisi, dispusi sa impartaseasca din experienta lor. Daca nu stii de unde sa incepi da-ne un telefon si iti vom recomanda pe cineva.
Iesi din zona proprie de confort
5
Fa un lucru pe care nu l-ai face in mod obisnuit: Fa o prezentare publica, mergi la o conferinta si incerca sa stabliesti 5 contacte noi sau iesi in strada cu fundraiserii in cadrul unei campanii de debit direct. De multe ori atragerea de fonduri inseamna sa iti depasesti limitele.
Vino la Conferinta de Atragere de fonduri
6
Te asiguram ca vei avea 2 zile extrem de productive. Suntem la a unsprezecea editie, cu o participare medie de peste 120 de participanti. Vei afla lucruri noi, vei cunoaste oameni interesanti iar petrecerea din seara primei zile te va destinde si te va incarca cu energie.
Definitiveaza planul de atragere de fonduri si trimite-l sefului
7
E vremea sa adaugi ultimele detalii la planul de atragere de fonduri al organizatiei pe care l-ai inceput acum o luna. Asigura-te ca ai obiective specifice, ca folosesti metode adaptate organizatiei si comunitatii tale si ca nu ai uitat sa incluzi si dezvoltarea activitatii de atragere de fonduri.
Gaseste-ti un coach
8
El te poate ajuta sa ai mereu nu numai un ochi obiectiv asupra activitatii tale, dar si o persoana care te poate ajuta pe termen lung in definirea obiectivelor profesionale, in evaluarea activitatii proprii in cadrul organizatiei. Alege o persoana in care ai incredere, cu care simti ca poti comunica sincer.
Pregateste-t e pentru evaluarea primelor 5 luni Fa o lista cu realizarile din primele 5 luni de activitate, cu prioritatile propuse si stadiul lor de definitivare dar si cu provocarile intampinate si cu solutiile pe care le intrevezi. Nu uita sa ai atat cifre concrete dar si cateva povesti ale unor donatori. Ia cu tine fisa de post pentru a discuta actualizarea sau modificarea ei acolo unde este cazul.
Fa o plimbare lunga intr-un loc drag. FELICITARI! esti fundraiser de 100 de zile. Speram ca provocarile intalnite au putut fi depasite si ca esti gata pentru o cariera in acest domeniu. Daca ai nevoie de ajutor nu ezita niciodata sa ni-l ceri. Succes.
100
Au trecut 100 de zile - abia incepi
Daca drumul ti se pare greu sau confuz, daca iti trebuie e informatie punctuala, un sfat sau feedback, daca vrei sa inveti mai multe despre aceasta profesie, o intreaga echipa entuziasta te asteapta. Cu peste 12 ani de experienta in domeniul atragerii de fonduri, al dezvoltarii filantropiei si responsabilitatii sociale, suntem increzatori ca putem raspunde si celor mai grele provocari. Viziteaza-ne la www.arcromania.ro. La sectiunea Contact gaseste persoana cea mai potrivita si scrie-i. Ne poti urmari si pe Facebook la www.facebook.com/AsociatiaPentruRelatiiComunitare © Asociatia pentru Relatii Comunitare
ciii
