Indicadores de Gestión con Excel
Objetivos Agenda 01-02-2011
Al finalizar el seminario-taller, seminario-taller, los participantes estarán en la capacidad de: • Aplicar las herramientas metodológicas metodológicas y los conceptos necesarios para identificar y definir indicadores estratégicos. • Elaborar paso a paso un conunto de indicadores pertinentes para la gestión. • !tilizar las herramientas en E"cel para el dise#o, construcción e implementación de $ndicadores de %estión.
Metodología
El curso se desarrolla bao un enfo&ue teórico-práctico, donde se e"plica un resumen de conceptos y se desarrolla eemplos prácticos en E"cel.
Contenido del Curso $. '!()A*E(+ )E A %E+$/( 0( $()$0A)1E •23ué es un $ndicador4 •20ómo definir5dise#ar un $ndicador4 •beti6os de un $ndicador •27or &ué medir4 •0aracter8sticas de un $ndicador: *A1+ •+ipos de indicadores $$. )$E9 0(+1!00$/( )E $()$0A)1E •0riterios para la selección de indicadores • Alineación de obeti6os •beti6o del $ndicador •'actores cr8ticos de é"ito •*edición y rangos •0ontrol y *eora 0ontinua •os ;< 7asos =ásicos para 0onstruir $ndicadores •+AE1: 0onstrucción de $ndicadores con E"cel $$$. $()$0A)1E )E 710E •$ndicadores de Eficacia •$ndicadores de Eficiencia •$ndicadores de 0alidad •$ndicadores de Econom8a $>. $()$0A)1E )E %E+$/( E%?( E =AA(0E) 01E0A1) •7erspecti6a 'inanciera •7erspecti6a de 0lientes •7erspecti6a de 7rocesos $nternos •7erspecti6a de Aprendizae y 0recimiento •+AE1: $mplementación de la %estión con $ndicadores con E"cel en la 7ráctica
$. '!()A*E(+ )E A %E+$/( 0( $()$0A)1E
!u" es un Indicador#
$ndicador: $nstrumento &ue muestra, comunica o pone de manifiesto un hecho
Có$o de%inir&dise'ar un Indicador# En el dise#o de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de Actualidad, 0apacidad y 7otencialidad: • Actualidad: >alor fluctuante, basado en la medición acerca de lo &ue se hace en el presente con los recursos y restricciones e"istentes. • 0apacidad: ignifica lo má"imo &ue se podr8a hacer con los recursos e"istentes y baos las restricciones presentes. • 7otencialidad: Es lo má"imo &ue se puede obtener si se desarrollan los recursos y se remue6en los cuellos de botella para meorar la capacidad. os anteriores conceptos son básicos para dise#ar indicadores, ya &ue ayudan a obser6ar el comportamiento en el corto, mediano y largo plazo, permitiendo 6isualizar &ué sucede en el tiempo bao ciertas circunstancias si se meora el comportamiento actual bao restricciones particulares.
Objetivos de un Indicador
Es fundamental contar con obeti6os claros, precisos, cuantificados y tener establecida la o las estrategias &ue se emplearan para lograr los obeti6os. Ello nos dan el punto de llegada, las caracter8sticas del resultado &ue se espera.
(or )u" $edir#
a medición permite detectar inconsistencias entre el &uehacer de la institución y sus obeti6os prioritarios, induce adecuaciones en los procesos internos y aporta mayor transparencia a la gestión p@blica y pri6ada !na herramienta @til para el desarrollo de una gestión de calidad, es la medición y e6aluación del ser6icio o producto &ue pro6ee cada unidad u organización, a tra6és de un conunto de indicadores cla6es.
Características de un Indicador* +MA, • : Espec8ficos pecificB. El obeti6o a definir debe &uedar absolutamente claro y n8tido a tra6és del indicador, sin posibilidad de ambigCedades ni interpretaciones. • *: *ensurables *easurableB. El obeti6o debe tener un indicador definido de manera tal &ue permita ser medible tanto durante al progreso del proyecto como al final del mismo. • A: Alcanzables Achie6ableB. El obeti6o y su indicador deben ser alcanzables dentro de las limitaciones del presupuesto y el tiempo del proyecto. • 1: 1ealistas 1ealisticB. El obeti6o y su indicador deben ser realistas y rele6antes en relación con el problema &ue el proyecto busca solucionar. • +: +iempo +imelyB. El obeti6o y su indicador deben tener una fecha de culminación y fechas intermedias para obtener resultados parcialesD esto es, tiene &ue tener un calendario y una fecha de entrega.
i.os de indicadores
7ara analizar los tipos de indicadores, se plantean di6ersas clasificacionesD una de éstas, establece una clasificación en las dimensiones de eficiencia, eficacia, calidad y econom8a, en el entendido de &ue dichas 6aloraciones tienen una interrelación con las acti6idades &ue se desarrollan a partir del modelo de operación por procesos, los cuales soportan toda la operación de una organización. a clasificación planteada busca responder preguntas como: en &ué medida se cumplieron los obeti6os, cuál es el ni6el de satisfacción de la calidad percibida por los usuarios, cuán oportunamente llegó el ser6icio. o &ue se busca e6aluar con estos tipos de indicadores es cuán aceptable ha sido y es el desempe#o de la organización, para desarrollar cursos de acción, meorar la gestión, informar a los diferentes grupos de interés y tener una base sobre la cual asignar el presupuesto.
$$. )$E9 0(+1!00$/( )E $()$0A)1E
Criterios .ara la selección de indicadores
• 3ue permita captar el interés de los diferentes usuarios a los cuales 6a dirigido. • 3ue cubran las dimensiones del desempe#o de manera integrada: eficiencia, eficacia, efecti6idad y econom8a. • 3ue permitan conocer el desempe#o de los procesos, donde a tra6és del monitoreo o seguimiento se trata de 6erificar si lo &ue se está realizando es conforme con el plan de acción establecido con anterioridadF, con el fin de identificar debilidades, demoras. • 3ue en conunto permitan mostrar el estado actual de los factores cr8ticos de la organización.
Alineación de objetivos
Objetivo del Indicador
Es fundamental contar con obeti6os claros, precisos, cuantificados y tener establecida la o las estrategias &ue se emplearan para lograr los obeti6os. Ello nos da el punto de llegada, las caracter8sticas del resultado &ue se espera.
/actores críticos de "xito
e entiende por factor critico de é"ito a&uel aspecto &ue es necesario mantener bao control, para lograr el é"ito de la gestión, el proceso o la labor &ue se pretende adelantar.
Medición rangos
0on obeto de facilitar el uso de los indicadores ligados a la gestión y al control, es muy com@n la medición de los indicadores bao ciertos rangos determinados. os obeti6os a conseguir pueden lle6ar a definir rangos para ciertos indicadores como, por eemplo, los siguientes: - m8nimo y 5 o má"imo a respetar sin modificar el procesoD - 6alor a conseguirD - consecución sucesi6a de 6alores en el tiempo.
Control Mejora Continua
El sistema de indicadores de %estión debe ser re6isado a la par con los obeti6os, estrategias y procesos de la organización. El mantenimiento y meora continua consiste básicamente en darle continuidad operati6a y efectuar los austes &ue se deri6en del permanente monitoreo de los indicadores.
os 10 (asos 3sicos .ara Construir Indicadores ;. G. H. I.
3ue su e"presión sea realmente significati6a. 3ue en su definición inter6engan los sectores in6olucrados. 3ue se conozca con e"actitud cómo se calcula. 3ue la dirección superior de la organización inter6enga en su creación. J. 3ue los datos básicos para el cálculo se encuentren siempre disponibles. K. 3ue estén identificados los responsables de aportar la información básica. L. 3ue se lo relacione con otros indicadores bao condición causaefecto. M. 3ue se definan los parámetros de 6alor &ue determinan fortaleza o debilidad. N. 3ue se determine con precisión la periodicidad de su cálculo. ;<.3ue se establezcan los sectores autorizados a acceder al indicador.
aller
0onstrucción de $ndicadores con E"cel
$$$. $()$0A)1E )E 710E
Indicadores de (rocesos
$ndicador de Eficacia Este indicador mide el grado de cumplimiento de los obeti6os de un programa o proyecto. )icho de otra forma, mide los logros entre lo planificado y lo obtenido. en &ue medida se esta cumpliendo con sus obeti6os, sin referirse al costo de los mismosF Cu3nto est3s logrando#
$ndicador de 0alidad Este indicador mide los atributos, capacidades o caracter8sticas &ue deben tener los bienes y ser6icios para satisfacer los obeti6os. Es una dimensión de la eficacia. a calidad se puede medir mediante la oportunidad, la accesibilidad, la percepción de los usuarios y la presión en la entrega de los ser6icios. !u" tan bien lo esto logrando#
$ndicador de Eficiencia Este indicador mide la relación entre el logro obtenido con respecto a los insumos o recursos utilizados. Cu3nto cuesta lograr lo )ue esta$os logrando#
$ndicador de Econom8a Este indicador mide la capacidad del programa 5 institución para administrar, generar o mo6ilizar adecuadamente los recursos financieros. Es una dimensión de la eficiencia. A este indicador no le interesan los obeti6os, solo 6e costosF
Est3s ad$inistrando bien los recursos#
$>. $()$0A)1E )E %E+$/( E%?( E =AA(0E) 01E0A1)
El alanced +corecard El =alanced corecard =0B es un modelo de gestión estratégico-operacional, &ue mediante un conunto de indicadores financieros y no financieros, permite desarrollar, comunicar e implementar una estrategia, posibilitando la obtención de resultados a corto y mediano plazo. Robert S. Kaplan y David P. Norton (1992)
(ers.ectivas del +C
Indicadores de gestión seg4n el +C
atisfacción 'idelidad 0antidad de clientes
7roducti6idad (i6eles de competencia 1otación de personal
0osto +iempo 0alidad
1entabilidad >entas $ngresos
aller
$mplementación de la %estión con $ndicadores con E"cel en la 7ráctica
Indicadores de Gestión con Excel
