CURSO DE INDICADORES DE GESTION
ECON. MBA. JAIM
MODULO 1 ANTECEDENTES • BASE LEGAL • CONCEPTOS BASICOS • DETERMINACION DE AREAS RELEVANTES • LA PLANIFICACION ORGANIZACIONAL ECON. MBA. JAIM
BASE LEGAL • LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO. • NORMAS DE CONTROL INTERNO. • LEY DE PRESUPUESTOS DEL SECTOR PUBLICO. • NORMATIVA DE PRESUPUESTO. ACUERDO 182-MEF.
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CONCEPTOS CONCEPTOSBASICOS BASICOS • SISTEMA DE GESTION BASADO EN INDICADORES: ADMINISTRACION EN FUNCION DE UN PLAN ORGANIZACIONAL, QUE DETERMINA PARAMETROS PARA EL CONTROL DEL AVANCE Y CUMPLIMIENTO DE LO ESTABLECIDO. • OBJETIVOS: LO QUE SE PRETENDE ALCANZAR (METAS) • PROCESOS: SECUENCIA DE ACCIONES PARA LOGRAR UN OBJETIVO. • TACTICAS: FORMAS COMO SE PIENSA CUMPLIR LOS OBJETIVOS.
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CONCEPTOS CONCEPTOSBASICOS BASICOS • CONTROLES: MECANISMOS PARA SABER SI LOS PROGRAMAS SE ESTAN EFECTUANDO ADECUADAMENTE. • MISION: RAZON DE SER DE LA ORGANIZACIÓN • VISION: EL ENUNCIADO DE CÓMO QUISIERA QUE SEA LA ORGANIZACIÓN EN UN FUTURO DEFINIDO • TABLERO DE INDICADORES: CONJUNTO DE INDICADORES E INDICES QUE FACILITAN EL MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE LOS DIFERENTES NIVELES ORGANIZACIONALES. ECON. MBA. JAIM
PASOS A SEGUIR: Sistema de Gestión • Definir lo Relevante • Objetivos Definidos
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Acetato 2.1-1
PASOS A SEGUIR: Sistema de Gestión • Definir lo Relevante
• Procesos misionales • Procesos de apoyo ECON. MBA. JAIM
Acetato 2.1-1
PASOS A SEGUIR: Sistema de Gestión • Ver lo Relevante • Objetivos Definidos
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Acetato 2.1-1
LOS OBJETIVOS EN CADA NIVEL DE LA ORGANIZACIÓN Nivel Estratégico
Requiere información del medio ambiente, sectorial y general. Toma de decisiones
Nivel Táctico
Se toman las decisiones que tienen que Ver con asignación de recursos En el corto y mediano plazos
Nivel Operativo
Giran en torno a los procedimientos. Decisiones de corto plazo.
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Acetato 2.1-2
Inicio del Modelo Factores Críticos de Éxito
VISIÓN
CLIENTE
MISIÓN
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Acetato 2.1-3
RESUMEN DEL DEL MODULO MODULO 11 RESUMEN • BASE LEGAL Y CONCEPTOS BASICOS • DETERMINACION DE AREAS RELEVANTES • LA PLANIFICACION ORGANIZACIONAL – PLANIFICACION ESTRATEGICA – PLANIFICACION TACTICA O CORPORATIVA – PLANIFICACION OPERATIVA
• CONSTRUCCION DE OBJETIVOS OPERATIVOS. ECON. MBA. JAIM
MODULO 2, RELACION ENTRE OBJETIVOS E INDICADORES. • EL FUNDAMENTO PARA DISEÑAR INDICADORES, ES LA EXISTENCIA DE PLANIFICACION ORGANIZACIONAL Y LOS CORRESPONDIENTES OBJETIVOS. • CONCEPTUALIZACION DE EFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA • PARAMETROS SEMANTICOS PARA LA REDACCION DE INDICADORES. • CARACTERISTICAS Y CUALIDADES DE LOS INDICADORES
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CONCEPTOS BASICOS • INDICADOR: fuente de medición de cualquier proceso (componente), deben ser claros en lo que se quiere medir, el nivel de profundidad y los medios de verificación. Los indicadores para medir cada E, son claramente diferenciables. • INDICE: relación cuantitativa entre las metas planeadas, los objetivos, los estándares relacionados con los indicadores o resultados logrados. ECON. MBA. JAIM
CONCEPTOS BASICOS • VARIABLE: representación cuantitativa o cualitativa de una característica, la cual asumirá distintos valores que dependerán del momento de su observación, expresada con la unidad de medida apropiada a la respectiva característica. • INTERPRETACION: como se leerá el resultado de lo que ha sido medido o expresado cuantitativamente. ECON. MBA. JAIM
Aspectos a Considerar Tiene la empresa objetivos generales respecto a: Objetivo 1 Productividad
Objetivo 2
- Objetivo operativo 1 - Objetivo operativo2
Rentabilidad Recursos humanos Ventas Innovación Planta Física Finanzas ECON. MBA. JAIM
Acetato 2.1-4
Meta 1 Objetivo 1
Meta 2
INDICADOR DE OBJETIVO OPERATIVO (EFICIENCIA/EFECT.)
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PROCESO
PROCESO
Control
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INDICADORES DE CONTROL
QUE EVALUAN LOS INDICADORES • EFICIENCIA: EL MANEJO DE RECURSOS. GUARDA RELACION CON EL PRESUPUESTO • EFECTIVIDAD: EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES, CORPORATIVOS Y OPERATIVOS. SE APLICA A LOS PLANES OPERATIVOS • EFICACIA: EL NIVEL DE SATISFACCION PERCIBIDO POR EL CLIENTE. SE APLICA NORMALMENTE ENCUESTAS DE SATISFACCION ECON. MBA. JAIM
PREGUNTAS GUIA EN LA CONSTRUCCION DE INDICADORES • QUE SE QUIERE MEDIR? • A QUE NIVEL DE PROFUNDIDAD SE QUIERE LLEGAR? • CON QUE INFORMACION SE CUENTA? • DE DONDE SE OBTENDRA LA INFORMACION? ECON. MBA. JAIM
COMO REDACTAR INDICADORES •
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AGREGACION MAS PREPOSICION – CANTIDAD DE.................... – PORCENTAJE DE.............. SUSTANTIVO PLURAL(VARIABLE) – PERSONAS.......................... – CUENTAS POR COBRAR............... VERBO EN PARTICIPIO PASADO (ACCION) – CAPACITADAS......... – RECUPERADAS......... ADJETIVO – EN EL AREA TECNICA...... – OPORTUNAMENTE........ COMPLEMENTO CIRCUNSTANCIAL (TIEMPO, LUGAR, ETC) – EN EL AÑO 2002. – POR EL DEPARTAMENTO DE COBRANZAS.
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CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES Se ajustan a los cambios. Orden cualitativo o cuantitativo Dan señales de alarma Son comparables Medible y cuantificable Confiable Oportuno Coherente y consistente Neutral Concreto y objetivo
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Acetato 2.2-1
RESUMEN DEL MODULO 2 • • • •
CONCEPTOS BASICOS DETERMINACION DE OBJETIVOS EFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA PARAMETROS SEMANTICOS EN LA REDACCION DE INDICADORES • CARACTERISTICAS Y CUALIDADES DE LOS INDICADORES ECON. MBA. JAIM
MODULO 3: LA FICHA TECNICA • CRITERIOS PARA LA CONSTRUCCION Y AGRUPACION DE INDICADORES • LAS VARIABLES EN LA ORGANIZACIÓN • LA FICHA TECNICA
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CRITERIOS PARA LA CONSTRUCCIÓN OBJETIVOS PP RR
PP RR
OO VV
OO CC
EE EE
INSUMOS
PRODUCTOS
USUARIOS
EE SS
DD OO
OO SS
RR
Eficacia Calidad Eficiencia
ENTORNO ENTORNO
METAS
Impacto
VARIABLES OBJETIVOS
INSUMOS
P R O C E S O S
PRODUCTOS
META S
Materiales Tareas Ordenes Rechazos Resultados metas Recursos Desperdicios Dinero productos Tiempos c. instalada ECON. MBA. JAIM
USUARIO S
Parámetros de satisfacción
ENTORNO •COMUNIDAD •AMBIENTE
incidencia 11-1
CRITERIOS DE AGRUPACIÓN Indicadores para conocer la direccionalidad y efectividad de la organización
Nivel Estratégico
Indicadores para monitorear la efectividad en el cumplimiento de objetivos y tomar medidas
Nivel Táctico
Indicadores para verificar su rendimiento, eficiencia y calidad de procesos
Nivel Operativo
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Acetato 2.2-11
FICHA TECNICA 180
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160 140
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120 100 80 60 40 20 0 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr
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Nombre del indicador FCE que apoyan Cálculo del indicador Unidad de medida Frecuencia Rango o Estándar Fuente Interpretación
Acetato 2.2-8
ANALISIS DE INDICADORES • ANALISIS HORIZONTAL: EL RESULTADO PUEDE COMPARARSE CON PERIODOS ANTERIORES Y PROMEDIOS SECTORIALES
• ANALISIS VERTICAL: EN QUE MEDIDA EL RESULTADO COADYUVA EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS, OPERATIVOS, CORPORATIVOS Y ESTRATEGICOS
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RESUMEN DEL MODULO 3 • CRITERIOS PARA LA CONSTRUCCION Y AGRUPACION DE INDICADORES • CONTENIDO DE LA FICHA TECNICA. • ANALISIS VERTICAL Y HORIZONTAL. ECON. MBA. JAIM
MODULO 4 EVALUACION DE GESTION BASADO EN INDICADORES
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ANTECEDENTES RELACION GESTION-PRESUPUESTO INDICADORES DE EFICIENCIA INDICADORES DE EFECTIVIDAD INDICADORES DE EFICACIA ANALISIS DE DESVIACIONES Y DETERMINACION DE CAUSAS – EVALUACION DE CONTROLES INTERNOS
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ANTECEDENTES • LA IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE INDICADORES SE FUNDAMENTA EN LA DETERMINACION DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS Y PERMITE REALIZAR PROYECCIONES • LOS OBJETIVOS ESTRATEGICOS, TACTICOS Y OPERATIVOS, SE INTERRELACIONAN ENTRE SI Y GENERAN UNA CADENA DE VALOR. • EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL COMO HERRAMIENTA DE PROGRAMACION Y FORMULACION PRESUPUESTARIA DETERMINA LA DEMANDA DE RECURSOS FRENTE A LOS PROGRAMAS DE PRODUCCION Y RESULTADOS.
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OBJETIVOS DE LA PROGRAMACION PRESUPUESTARIA • PROPICIAR LA VINCULACION DE LOS SISTEMAS DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO • CONSEGUIR QUE EL PRESUPUESTO SEA UN INSTRUMENTO DE POLITICA FISCAL • IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES Y PROYECTOS INSTITUCIONALES A DESARROLLARSE, LOS RECURSOS A UTILIZARSE Y LOS RESULTADOS A ALCANZAR ECON. MBA. JAIM
RELACION GESTION-PRESUPUESTO • PROGRAMACION PRESUPUESTARIA INSTITUCIONAL. – PLANIFICACION ESTRATEGICA • MISION, VISION, VALORES Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS – PLANES OPERATIVOS ANUALES • OBJETIVOS OPERATIVOS POR UNIDAD O DEPARTAMENTO ECON. MBA. JAIM
EJEMPLOS DE INDICADORES DE EFICIENCIA INDICADORES (CALCULO)
QUE BUSCA MEDIR (UNIDAD DE MEDIDA)
UTILIDADES O PERDIDAS/NUMERO DE EMPLEADOS
EL APORTE INDIVIDUAL SOBRE EL RESULTADO DE LA ORGANIZACIÓN. VALOR PROMEDIO
COSTO DE NOMINA/NUMERO DE PRODUCTOS O SERVICIOS
EXPRESA EL COSTO LABORAL POR UNIDAD DE SERVICIO O PRODUCTO
VOLUMEN DE PRODUCCION O SERVICIO/COSTO DE INSUMOS
EL VALOR DEL RECURSO INVERTIDO FRENTE A CADA PRODUCTO O SERVICIO GENERADO
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EJEMPLOS DE INDICADORES DE EFECTIVIDAD INDICADORES (CALCULO)
QUE BUSCA MEDIR (UNIDAD DE MEDIDA)
NUMERO DE USUARIOS ATENDIDOS/NUMERO POTENCIAL DE USUARIOS
COBERTURA.
NUMERO DE BIENES O SERVICIOS VENDIDOS/PROYECCION DE VENTAS
CUMPLIMIENTO DE PRONOSTICO DE VENTAS
POBLACION ATENDIDA/DEMANDA REAL
COBERTURA DE DEMANDA DE UN BIEN O SERVICIO
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EJEMPLOS DE INDICADORES DE EFICACIA
INDICADORES
QUE BUSCA MEDIR
CALIDAD OBTENIDA/CALIDAD PROGRAMADA
SATISFACCION DEL CLIENTE FRENTE AL PRODUCTO O SERVICIO RECIBIDO
RECLAMOS RECIBIDOS/ORDENES TRAMITADAS
NIVEL DE INSATISFACCION DEL CLIENTE
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Relación del análisis de indicadores con la evaluación de control interno
Desviaciones significativas Entre el indicador real y El estándar a nivel de objetivo operativo
Se deben determinar Las causas a través De la evaluación de Control interno por medio de los indicadores de proceso o control.
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El sistema de control interno empresarial genera normas, reglamentos y procedimientos para cada área o departamento, a base de los cuales se generan procesos susceptibles de evaluarse a través los indicadores de los controles que estos incluyen.
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RESULTADOS DE LA EVALUACION DE CONTROL INTERNO (MAG. Cap. IV) RIESGO
15%-50%
51%-75%
CONFIANZA
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76%-95%
ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS • DESVIACIONES ENTRE INDICADOR Y ESTANDAR • DETERMINACION DE CAUSAS A TRAVES DE LA EVALUACION DE CONTROL INTERNO
• PRESENTACION DE CONCLUSIONES • DESARROLLO DE UN HALLAZGO – CONDICION – CRITERIO – CAUSA – EFECTO • CORRECTIVOS
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RESUMEN DEL MODULO 4 • LA PLANIFICACION Y EL PRESUPUESTO TIENEN UNA RELACION DIRECTA. • LOS INDICADORES SON CLARAMENTE DIFERENCIABLES PARA EFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y EFICACIA. • LA DETERMINACION DE DESVIACIONES NO ES EL EFECTO FINAL DE LA EVALUACION DE INDICADORES. • ES NECESARIO DETERMINAR LAS CAUSAS Y PLANTEAR CORRECTIVOS. ECON. MBA. JAIM
MUCHAS GRACIAS POR COMPARTIR SU TIEMPO CON UN AMIGO
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