Sistemas productivos Empresariales
Ing. Manuel Canaza Masco
PRACTICA LABORATORIO: IDEF0 – IDEF3
Una Institución de Profesionales que anualmente realiza una serie de eventos de caráct carácter er acadé académic mico, o, de invest investiga igació ción n y comerc comercial ial está está intere interesad sada a en el desarrollo de un sistema de software para la administración de estos eventos. Para ello se le informa de las principales actividades que realizan, las cuales se resumen en: 1.
La configuración del evento, que consiste en el registro de un evento en particular y el de los sub eventos que están relacionados (actualmente se realiza en el Libro de Eventos). Eventos). Un evento tiene una denominación, fecha de inic inicio io,, luga lugarr y un Comit Comité é Orga Organi niza zado dor. r. Los Los sub sub even evento tos s pued pueden en ser: ser: congr congreso eso,, curso, curso, feria feria negoc negocios ios,, semina seminario rio,, exposi exposició ción n acadé académic mica, a, y los opcionales: actividad social, exposición comercial, y turismo. También se incluye la designación de los responsables por cada sub evento.
2.
La or orga gani niza zaci ción ón de dell ev even ento to,, para lo cual es necesario rio conocer la configuración del evento y sub eventos, incluye la definición del lugar del evento, los cupos y los precios de inscripción por sub evento, diferenciando precios por socio institucional y no socio, inscripción antes de una fecha pre esta establ blec ecid ida a o insc inscri ripc pció ión n en grup grupo o (en (en rela relaci ción ón a part partic icip ipan ante tes s de un empresa en particular), y la elaboración del programa del evento y de cada sub evento.
3.
Los servicios complementarios como la adquisición de pasajes, que incluye el registro de la línea aérea o terrestre, la fecha, horario, y el nro. vuelo o viaje; y la reserva de habitaciones por el periodo del evento, que incluye el registro de los hoteles, las habitaciones a disposición y de las habitaciones reservadas.
4.
La orga organi niza zaci ción ón de un sub sub even evento to.. Un curs curso o tien tiene e un expo exposi sito tor, r, una una denominación, una duración en horas, un horario y una localización. La feria incluye la definición de una localización y un número de stands. El seminario incl incluy uye e un tema tema (el (el cual ual es afín fín al tema tema del even evento to prin princ cipa ipal), l), la programación de expositores, fecha de inicio, un horario, y una localización. La exposición académica incluye la programación de trabajos previamente selec seleccio cionad nados, os, autor, autor, fecha fecha y hora hora de exposi exposició ción, n, modera moderador dor,, y equipo equipo audi audiov ovis isua ual. l. La acti activi vida dad d soci social al incl incluy uye e una una deno denomi mina naci ción ón,, un lugar lugar,, auspiciadores, y un programa; un tipo de actividad social es la cena de gala final. La exposición comercial comprende un tema, la solicitud de una sala de exposi exposició ción, n, una empresa, empresa, una fecha y un horari horario. o. Un viaje viaje turíst turístico ico incluye un lugar, una fecha, un horario, y un programa de visitas.
5.
La inscri inscripci pción ón de partic participa ipante ntes s estab establec lecien iendo do un nivel nivel de partic participa ipació ción n (conferencista, asistente, acompañante, expositor comercial, etc). En todos los casos las personas interesadas en participar tienen que inscribirse al evento, pagando las tarifas establecidas. La inscripción le permite participar en el congreso y la exposición académica cuando estos se incluyen en la configuración del evento. Al momento de la inscripción se puede solicitar inscripción en los sub eventos programados. La inscripción puede realizarse direct directame amente nte en el local local instit instituci uciona onal, l, por fax o por e-mail e-mail median mediante te el
Sistemas productivos Empresariales
6.
7.
8.
9.
Ing. Manuel Canaza Masco
formato de inscripción correspondiente cancelando por adelantado todo lo solicitado en efectivo, vía cheque o depósito en cuenta. Un participante previamente inscrito puede cancelar su inscripción hasta dos días antes del inicio del evento. Servicios complementarios. Durante la inscripción también se puede solicitar la adquisición de pasajes, y reservas de hotel, inclusive se puede requerir la inscripción de un acompañante por participante. Se lleva un control sobre los vuelos para programar la recepción y transporte al alojamiento correspondiente. El control de asistencia de los participantes en base a su inscripción y nivel de participación, así como de la entrega de los materiales del evento (maletín, libros, CD’s, etc). La emisión de las credenciales del evento según el nivel de participación de los inscritos (expositor, asistente, colaborador), así como de los certificados correspondientes. El primer día del evento se entregan las credenciales del participante y de su acompañante. El alquiler de stands para las ferias comerciales. El alquiler de stands se realiza por ubicación y tamaño, así como la adquisición de servicios adicionales, como alquiler de computadora, piso, mini generador eléctrico, teléfono, panel, seguro, etc. La facturación detallada por la inscripción en el evento y por los servicios complementarios recibidos. Finalizado el evento se emiten las facturas por la inscripción y por los otros servicios solicitados. La Dirección de la Institución designa al Comité Organizador como responsable de la configuración y organización del evento. El Comité Organizador designa a un responsable del proceso de Inscripción, a otro del compromiso y control de Servicios Complementarios, aun responsable de Congreso, a otro de Feria Comercial, y así para cada sub evento configurado dentro del evento. Cada responsable dispone de un colaborador. El responsable de Inscripciones trabaja coordinadamente con el responsable de Credenciales y de Control de Asistencia. El responsable de Facturación trabaja coordinadamente con el de Inscripciones, el de Servicios Complementarios y el de Feria Comercial. El responsable del Congreso se encarga de coordinar los requerimientos de los conferencistas seleccionados, dentro de los que fueron invitados a remitir sus ponencias, coordinando con el responsable de Servicios Complementarios sobre el viaje, recepción y hospedaje de los mismos, así como con el responsable de Impresiones y Reproducciones quien se encarga de la reproducción del material a entregar a los participantes. El local institucional incluye una sala de recepción donde se encuentra una recepcionista que además cumple labores de comunicación dado que administra la central telefónica. Se dispone de una oficina para Tesorería donde se realizan las inscripciones y se emiten las facturas; otra para las sesiones del Comité Organizador; y un ambiente distribuido por cubículos, para cada uno de los demás responsables. Existe además una oficina para el Presidente institucional y una sala para las sesiones del Directorio.
10.
