PLANILLA DE DEFICIENCIAS AUDITORÍA ESPECIAL DE GASTOS DEL GOBIERNO MUNICIPAL DE LLALLAGUA, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1° DE ENERO DE 2005 AL 31 de DICIEMBRE DE 2007 N°
ATRIBUTOS ENTREGA DE FONDOS EN AVANCE POR ENCIMA DE LO ESTABLECIDO Condición Se verificó que el Gobierno Municipal Municipal de Llallagua Llallagua entregó recursos recursos con cargo a rendición de cuentas por importes elevados, que sobrepasan los límites establecidos en la reglamentación específica para fondos en avance, como es el caso de los recursos desembolsados en los comprobantes comprobantes Nros. 511 y 589 (2005), 29 y 57 (2006), 27 y 1314 (2007), 107 y 130 (2008), entre otros.
Criterio Al respecto, el artículo 10 del Reglamento Específico de la Cuenta Fondos en Avance, que involucra a Caja Chica y Fondos Rotatorios, aprobado mediante Resolución Administrativa Administrativa Nº 13 del 20 de junio de 2001, señala: “E l monto máximo para el desembolso de dinero bajo la cuenta Fondos en Avance es de Bs4.999 (Cuatro mil novecientos noventa y nueve 00/100 Bolivianos) ”.
Causa Lo anterior se debe a que el Contador no consideró la disposición legal citada anteriormente, así como no existe la revisión y supervisión de parte del Director Financiero sobre recursos desembolsados por concepto de fondos en avance.
Efecto Esta situación ocasiona la contravención a las disposiciones legales de carácter administrativo interno y consecuentemente, el establecimiento de responsabilidades.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, instruir al Contador y al Director Financiero, la prohibición prohibición de otorgar otorgar desembolsos por concepto de fondos en avance por encima de Bs4.999 (Cuatro mil novecientos noventa y nueve 00/100 Bolivianos), en cumplimiento a la Resolución Administrativa Nº 13, o caso contrario actualizar el Reglamento Especifico de la Cuenta de Fondos en Avance, de acuerdo a las particularidades y magnitud de las operaciones de la entidad.
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ATRIBUTOS FALTA DE RETENCIÓN DE IMPUESTOS Condición De la revisión efectuada a los comprobantes de gastos, se pudo evidenciar que la entidad municipal no efectúa retenciones de impuestos sobre bienes adquiridos o servicios prestados, que no estén respaldadas por la factura, nota fiscal o documento equivalente, de acuerdo a lo establecido en las disposiciones tributarias, en algunos casos sobrepasa el importe de Bs1.000; como ejemplos citamos los recibos que respaldan los comprobantes Nros. 1539 (2005), 752 y 937 (2007), 38 y 631 (2008), entre otros.
Criterio Al respecto, el artículo 3, inciso d) del Impuesto a las Utilidades de las Empresas (IUE), aprobado por Decreto Supremo Nº 24051 del 29 de junio de 1995, en su último párrafo señala: “Las personas jurídicas,
públicas o privadas, y las instituciones y organismos del Estado que acrediten o efectúen pagos a los sujetos definidos en el inciso c) precedente o a las sucesiones indivisas de personas naturales gravadas por este impuesto, por concepto de fuentes de rentas definidas en el artículo 4 del presente reglamento, y no estén respaldadas por la factura, nota fiscal o documento equivalente correspondiente, deberán retener sin lugar a deducción alguna, en el caso de prestación de servicios, el veinticinco por ciento (25%) del cincuenta por ciento (50%) del importe total pagado y, el caso de venta de bienes (…)” .
Causa La deficiencia descrita se origina como consecuencia de una inadecuada aplicación del sistema tributario, así como el descuido en el registro contable y las retenciones impositivas correspondientes. correspondientes.
Efecto Aspecto que podría establecer responsabilidades por falta de aplicación de disposiciones tributarias aplicables en el sector público e inadecuado registro de las transacciones financieras.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse que la Unidad Contable de cumplimiento estricto a las disposiciones legales establecidas para la aplicación de retención de impuestos, sobre aquellos servicios prestados o bienes adquiridos, que no estén respaldados con la respectiva factura o nota fiscal, conforme lo establece el Decreto Supremo Nº 24051, con las consideraciones establecidas en la Ley Nº 843 y sus decretos reglamentarios.
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ATRIBUTOS DESEMBOLSOS EFECTUADOS SIN CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA Condición De la aplicación de procedimientos en la revisión de los comprobantes de gastos, se pudo verificar que el Gobierno Municipal en su mayoría efectuó desembolsos para diferentes conceptos sin la certificación presupuestaria correspondiente, como ejemplos citamos los desembolsos efectuados en los comprobantes Nros. 1068 (2005), 1352 y 1686 (2006), 458 y 631(2007), 43 y 46 (2008), entre otros.
Criterio Al respecto, el Titulo III, Capítulo III, artículo 29, inciso d) de las Normas Básicas del Sistema de Presupuesto, aprobadas por Resolución Suprema N° 218056 del 30 de julio de 1997, señala: “La autorización
de gasto de una entidad pública vinculada a la tesorería correspondiente, debe contar con la partida presupuestaria y la fuente de financiamiento respectivas en el presupuesto co rrespondiente”. Este aspecto es coincidente con lo que determina el II, artículo 25 de las actuales Normas Básicas del Sistema de Presupuesto, aprobadas por Resolución Suprema N° 225558 del 1° de diciembre de 2005. Por otro lado, el artículo 9, inciso d) del Reglamento Específico del Sistema de Presupuesto, compatibilizado por el Órgano Rector y aprobado por Resolución Municipal N° 184/2006 del 19 de diciembre de 2006, señala que: “Dirección Financiera y la Unidad de Presupuestos es responsable por la certificación fidedigna de los créditos presupuestarios previo a su gasto”.
Causa La deficiencia se debe al descuido en la certificación del presupuesto por parte del Responsable de Presupuestos, así como la falta de supervisión del Director Financiero, quien debe efectuar la revisión respectiva de cada transacción a efectuar, incluyendo el respaldo documentario competente y suficiente.
Efecto Lo descrito anteriormente puede ocasionar que se realicen gastos que no estén contemplados en el presupuesto programado, y consiguientemente sobrepasar los techos presupuestarios y ocasionar el uso inadecuado de los recursos municipales.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, en coordinación con el Director Financiero, implantar y ejecutar actividades de control y supervisión minuciosa de la documentación respaldatoria de las operaciones de gastos en cuanto se refiere a la certificación presupuestaria previo a su autorización, conforme lo establece el artículo 9, inciso d) del RE-SP.
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ATRIBUTOS DESEMBOLSOS SIN RESPALDATORIA SUFICIENTE
DOCUMENTACIÓN
Condición De la revisión de los gastos y desembolsos ejecutados, se ha establecido que los mismos no adjuntan documentación respaldatoria suficiente que demuestre el gasto, según se da a conocer a continuación: Compr. Nros. 63 y 1785 (2005), 499 y 1043 (2006), 1184 y 1753 (2007), 5 y 605 (2008), entre otros.
Criterio Al respecto, el Titulo III, Capitulo II, numeral 2 de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, aprobadas por Resolución Suprema N° 218040 del 29 de julio de 1997, establece que: “Los documentos de respaldo constituyen el soporte de las
transacciones registradas en comprobantes contables, como contratos, facturas, planillas, autorizaciones escritas, etc.” . Este aspecto es ratificado por el artículo 24 de las actuales Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobadas por Resolución Suprema N° 222957 del 4 de marzo de 2005 y el articulo 10, inciso b) del Reglamento Especifico del mencionado sistema, compatibilizado por el Órgano Rector y aprobado mediante Resolución Municipal N° 008/2007 del 12 de enero de 2007.
Causa Lo anterior se debe a la falta de supervisión del Director Financiero, quien debe ejercer la revisión respectiva de cada desembolso a ejecutar, incluyendo el respaldo documentario suficiente.
Efecto La situación descrita puede ocasionar el uso inadecuado e irregular de los recursos y el establecimiento de responsabilidades en contra de los responsables del manejo y custodia de los recursos de la Municipalidad.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, en coordinación con el Director Financiero, implantar y ejecutar actividades de control, supervisión y revisión minuciosa de la documentación respaldatoria de las operaciones de gastos previo a su autorización y emisión del cheque, a objeto de que sea válida, suficiente y competente, debiendo dejar constancia escrita de dicha labor, conforme lo prevé las precitadas disposiciones.
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ATRIBUTOS INUTILIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE RESPALDO Condición La documentación de respaldo de los desembolsos realizados al 31 de agosto de 2008 no ha sido inutilizada con un sello de “CANCELADO” o “INUTILIZADO”, como ejemplos citamos a los comprobantes Nros. 1616 y 1644 (2005), 399 y 1302 (2006) 225 y 282 (2007), 800 y, 824 (2008), entre otros.
Criterio Al respecto, la Guía para la aplicación de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, aprobadas por Resolución CGR-1/173/2002 y vigente a partir del 1º de diciembre de 2002 establece como parte de las actividades de control en el numeral 3.3.7, parágrafo II, inciso c) relativo a Controles y Funciones de Procesamiento, “Inutilizar la documentación de re spaldo de las órdenes de pago con un sello de cancelado al momento de efectuarse el desembolso”.
Causa Lo descrito anteriormente, se debe a que la Municipalidad no cuenta con un Manual de Contabilidad que establezca procedimientos relativos a que los documentos que sustentan los pagos realizados sean inutilizados, para evitar su doble utilización.
Efecto Este aspecto podría ocasionar el uso reiterativo de las facturas y/o documentos que respaldan los desembolsos, consecuentemente ocasionar pérdidas económicas al Gobierno Municipal y el establecimiento de responsabilidades.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, elaborar un Manual de Contabilidad, donde incluya procedimientos que aseguren la inutilización de los documentos de respaldo de los gastos o desembolsos efectivizados con u n sello de “CANCELADO” o “INUTILIZADO” al momento de efectuarse el pag o, en observancia a lo señalado en la Guía para la Aplicación de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental.
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ATRIBUTOS FALTA DE NUMERACIÓN PREIMPRESA Y CORRELATIVA EN COMPROBANTES DE EGRESOS Condición Revisado los comprobantes de contabilidad por concepto de gastos procesados por la Unidad Contable, se verificó que existen comprobantes improvisados y sin numeración preimpresa y correlativa, como es el caso de los comprobantes de egresos Nros. 151-1 y 1216-1 (2005), 586-1 y 1349-1 (2006) 815-1 y 1480-1 (2007), 139-5 y 615-1 (2008), entre otros.
Criterio Al respecto, el Titulo III, Capitulo II, numeral 2 de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, aprobadas por Resolución Suprema N° 218040 del 29 de julio de 1997, establece que: “Los comprobantes contables y sus documentos de respaldo deben ser
archivados en forma adecuada para permitir su localización oportuna (…)”. Este aspecto es ratificado por el artículo 24 de las actuales
Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobadas por Resolución Suprema N° 222957 del 4 de marzo de 2005 y el articulo 10, inciso b) del Reglamento Especifico del mencionado sistema, compatibilizado por el Órgano Rector y aprobado mediante Resolución Municipal N° 008/2007 del 12 de enero de 2007. Por otra parte, el punto 2313 relativo al Aseguramiento de la Integridad, de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, aprobadas por Res. CGR-1/070/2000, señala: “Para contribuir a preservar la integridad, existen herramientas de
control tales como: mecanismos de identificación de documentos que permitan verificar su correlatividad de emisión”.
Causa La observación se debe a que no se consideró las disposiciones legales citadas anteriormente, por parte de las instancias pertinentes responsables del procesamiento de los comprobantes contables.
Efecto La falta de utilización de documentación preenumerada, preimpresa y correlativa para documentar operaciones importantes, así como su carácter de improvisación, puede generar sustracciones y pérdidas de documentación contable.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse que la Unidad Contable realice el procesamiento de los comprobantes de gastos, en documentos preenumerados, preimpresos y correlativos, evitando su improvisación, en merito a lo que establece el punto 2313 de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental y el RE-SCI.
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ATRIBUTOS RENDICIÓN DE CUENTAS DE FONDOS EN AVANCE EN FORMA EXTEMPORANEA Condición Se pudo evidenciar que las rendiciones de cuentas de recursos entregados bajo la cuenta Fondos en Avance, se realizó en un periodo fiscal posterior al que se realizó el desembolso, como es el caso de los fondos en avance entregados mediante el Compr. Nro. 823 (gestión 2003), fueron descargados en el Compr. Nro. 531 que corresponde al 2005 y los Compr. Nros. 1584 y 1573 (gestión 2007), fueron descargados en los Compr. Nros. 66 y 66-4 que corresponden al 2008.
Criterio Al respecto, el Título III, Capítulo II, numeral 6 de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, aprobadas por Resolución Suprema N° 218040 del 29 de julio de 1997, señala que: “Estos fondos están bajo la responsabilidad de quien los recibe, debiendo responder por los mismos mediante rendiciones de cuenta documentada por intermedio del Sistema Contable y que necesariamente debe ser dentro del periodo fiscal en el que se produjo la entrega (…)”. Este aspecto es ratificado por el artículo 35 de las actuales NB-SCI, aprobadas por Resolución Suprema N° 222957 del 4 de marzo de 2005. Por su parte, el artículo 5 del Reglamento Específico de la Cuenta Fondos en Avance, aprobado mediante Resolución Administrativa Nº 13 del 20 de junio de 2001, señal a: “Las rendiciones de cuentas de la cuenta Fondos en Avance, deberá realizarse dentro el mismo periodo fiscal en el que se realizó el desembolso para afectar la ejecución presupuestaria y los resultados del ejercicio”.
Causa La deficiencia de debe a que el responsable de la Unidad Contable no tomó en cuenta la normativa citada, así como el descuido en la revisión, análisis y aprobación de los descargos o en su defecto la devolución de los fondos no utilizados.
Efecto El aspecto descrito no permite afectar la ejecución presupuestaria y los resultados del ejercicio fiscal en el que se produjo la entrega de dichos fondos, consecuentemente distorsionan la información emitida por la entidad a través de las ejecuciones presupuestarias.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse que la Unidad Contable dé cumplimiento estricto a la normativa específica emitida por la entidad en cuanto se refiere a las rendiciones de cuenta documentada de los fondos en avance y/o depositar el efectivo no utilizado, en el periodo fiscal en el que se produjo la entrega, a objeto
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ATRIBUTOS de emitir información financiera útil, oportuna y confiable.
CHEQUES REVERTIDOS Condición De la revisión efectuada a la documentación pertinente, se evidenció que cuando existe reversión de cheques, para el sustento del comprobante se adjunta una fotocopia de los cheques revertidos en el cual se coloca el sello “ANULADO”, en algunos casos no se adjunta
ninguna fotocopia, como ejemplos citamos los comprobantes Nros. 114 y 1429 (2005), 22 y 742 (2006), 200 y1577 (2007), 75 y 123 (2008).
Criterio Al respecto, el Titulo II, Capítulo I, artículo 24 de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobadas por Resolución Suprema N° 222957 del 4 de marzo de 2005, señala: “Los
comprobantes y registros contables son producto del SCI; las transacciones registradas en los comprobantes contables, deben estar suficientemente respaldadas por contratos, facturas, planillas, autorizaciones escritas y otros en originales o copias legalizadas”.
Por su parte, el artículo 10, inciso b) del Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada, compatibilizado por el Órgano Rector y aprobado mediante Resolución Municipal N° 008/2007 del 12 de enero de 2007, señala en su parte pertinente: “El archivo de
comprobantes se realizará de forma correlativa y cronológica; los comprobantes de contabilidad originales adjuntarán todo respaldo documentado debidamente foliado (Archivo A) y las copias de comprobantes, conformarán el Libro Diario de Consulta (Archivo B) ”.
Causa La deficiencia se debe al descuido por parte del Contador, así como la falta de supervisión que debe ejercer el Director Financiero sobre cada transacción a ejecutar, incluyendo el respaldo documentario suficiente y competente que debe acompañar a cada desembolso.
Efecto Lo descrito anteriormente, puede ocasionar que los comprobantes contables no cuenten con la documentación de respaldo suficiente y competente, por no tener constancia de la reversión del cheque emitido.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse que los cheques revertidos cuenten con el sello de “ANULADO ” o “REVERTIDO” y estos se encuentren archivados junto a los comprobantes de gastos que acrediten su reversión sean estos en originales o copias legalizadas, para constituirse como documentación sustentatoria suficiente y competente, conforme lo establecen las citadas disposiciones legales.
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ATRIBUTOS
DEFICIENCIAS EN CONTRATOS DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS GENERALES Condición Los contratos suscritos para la provisión de bienes, obras y servicios generales adolecen de integridad, por cuanto existen contratos que no incluyen clausulas que indiquen los documentos integrantes del contrato, condiciones para la recepción y la legislación aplicable; adicionalmente se observó que dichos contratos no fueron elaborados por la Unidad Jurídica, citamos los siguientes casos: Construcción Snak Terminal de Buses (Minuta de Contrato N° 070/2007), Proyecto a Diseño Final Puente Vehicular Baños Catavi (Minuta de contrato N° 01/08), entre otros.
Criterio Al respecto, el Titulo II, Capítulo I, artículo19, incisos d) y e) de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobados por Decreto Supremo N° 29190 del 11 de julio de 2007, señala: “ La Unidad Jurídica, en cada proceso de contratación, tiene como principales funciones: d) elaborar el contrato, utilizando el modelo de contrato incluido en los modelos de documentos base de contratación emitidos por el Órgano Rector y e) Firmar el contrato de forma previa a su suscripción, como responsable de su elaboración”. Por su parte, el artículo 34 de la precitada Norma Básica, señala: “El
contrato incorporará como mínimo las siguientes clausulas: a) Partes contratantes, que deberá especificar la capacidad legal de las partes, b) Documentos integrantes del contrato (…)”.
Causa La omisión establecida, se originó como consecuencia de la inobservancia de tan importante disposición legal que regula la elaboración y suscripción de contratos, por parte de la Unidad Jurídica en los procesos de contratación de obras, bienes y servicios generales y servicios de consultoría.
Efecto La falta de aplicación de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, dificulta la correcta y efectiva suscripción de contratos, lo que podría derivar en el establecimiento de responsabilidades.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse que los procesos de contratación de obras, bienes, servicios generales y servicios de consultoría estén enmarcados en las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, en cuanto se refiere a la elaboración y contenido mínimo de los contratos, a objeto de que los
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ATRIBUTOS bienes y servicios contratados sean eficaz y efectivamente recibidos por el Gobierno Municipal.
RETRASO EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS Y SERVICIOS DE CONSULTORÍA Condición La ejecución de los proyectos y servicios de consultoría presentan retrasos en su ejecución respecto a los plazos establecidos en los contratos y en función a un orden de proceder entregada a los proponentes adjudicados con las obras, así como los plazos establecidos en los convenios respecto a los servicios de consultoría, como ejemplos se mencionan los siguientes casos: Revalorización e Inventariación de los Activos Fijos, la obra empedrado y piso carpeta, campamento N° 6, entre otros.
Criterio Al respecto, Título I, Capítulo III, artículo 24, inciso j) del Reglamento del Texto Ordenado del Decreto Supremo N° 27328 del 31 de enero de 2004, señala que el Área Solicitante cumplirá las funciones de: “Realizar seguimiento al cumplimiento de los contratos”. Este aspecto
es ratificado en el Título II, Capítulo I, artículo 18, inciso i) de las actuales Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobadas por Decreto Supremo N° 29190 del 11 de julio de 2007, señala que la Unidad Administrativa en cada proceso de contratación, tiene como principales funciones de: “Efectuar el
seguimiento para el cumplimiento de las condiciones y plazos establecidos en los pro cesos de contratación”. Por su parte, los contratos elaborados por la Unidad Jurídica de acuerdo a los modelos emitidos por el Órgano Rector, establece que las obras y servicios deben concluir en los plazos acordados.
Causa La deficiencia se originó como consecuencia de un inadecuado seguimiento y supervisión a la ejecución y cumplimiento de los plazos contractuales de los diferentes proyectos establecidos en los contratos y convenios suscritos.
Efecto El retraso en la conclusión de las obras y los servicios de consultoría ocasiona perjuicio a los beneficiarios finales, lo que puede derivar en el establecimiento de responsabilidades en contra de los funcionarios de la Municipalidad responsables de los procesos de contratación.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, adoptar las medidas necesarias y contundentes para el cumplimiento estricto de los plazos contractuales, en cuanto a la ejecución y conclusión de las diferentes obras y servicios de consultoría, a efectos de evitar el establecimiento de responsabilidades y dar cumplimiento a las funciones de los
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ATRIBUTOS responsables de los procesos de contratación, conforme lo señala las NB-SABS.
DOCUMENTACIÓN DE CONTRATOS SUSCRITOS
RESPALDO
DE
LOS
Condición De manera general se evidenció que el Gobierno Municipal de Llallagua, no cuenta con un archivo adecuado de todas las carpetas que contienen los documentos que respaldan los procesos de contratación de bienes, obras, servicios generales y servicios de consultoría, así como no se designó expresamente a un responsable de su cuidado y custodia.
Criterio Al respecto el Título I, Capítulo I, artículo 2, inciso b) del Decreto Supremo N° 27328 del 28 de julio de 2005, establece el principio de transparencia, disponiendo que: “Los actos y la información de los procesos de contratación y de las contrataciones estatales en general serán públicos y estarán respaldados por documentos e información útil, oportuna, confiable, verificable y accesible”. Este aspecto es ratificado por el Título I, Capítulo I, artículo 4, inciso c) de las actuales Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobadas por Decreto Supremo N° 29190 del 11 de julio de 2007.
Causa La causa de la deficiencia se debe a que no se consideró la aplicación de los principios establecidos en las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, orientados a mejorar los procesos de contratación como una efectiva e eficaz forma de disponer los recursos públicos.
Efecto Este hecho, puede ocasionar el extravío de la documentación y perjudicar el control y seguimiento interno y externo a los procesos de contratación y ejecución.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, tomar las medidas necesarias para que todos los contratos suscritos, sean respaldados con documentación útil, oportuna, pertinente, confiable y verificable, de manera que demuestren el cumplimiento de las Normas Básicas del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios, en vigencia; asimismo, dichos contratos sean archivados en forma ordenada y cronológica, además de designarse expresamente al responsable de su archivo y custodia.
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ELABORACIÓN DE CONTRATOS SUSCRITOS Condición De la evaluación realizada a los comprobantes de gastos en el periodo sujeto a revisión referente a los desembolsos efectuados de las planillas de avance, emergentes de los procesos de contratación, se evidenció que no existe una participación permanente de la unidad jurídica en dichos procesos, por cuanto todos los contratos suscritos al 31 de agosto de 2008 no consignan la firma del Asesor Legal, así como tampoco existe evidencia de la revisión de la pertinencia y legalidad de la documentación presentada antes de la suscripción del contrato.
Criterio Al respecto, el artículo 25 del Reglamento del Texto Ordenado del Decreto Supremo N° 27328 del 31 de enero de 2004, señala que: “El Asesor Legal, sin tomar parte de la Comisión de Calificación ni de la Recepción, cumplirá las siguientes funciones: a) Atender y asesorar, sobre los aspectos legales en las diferentes etapas del proceso de contratación, durante el proceso de calificación de propuestas sobre la revisión de documentos legales y en asuntos legales que sean sometidos a su conocimiento, b) Elaborar el contrato utilizando el Modelo de Contrato incluido en los Modelos de Documentos Base de Contratación emitidos por el Órgano Rector (…)”. Este aspecto es ratificado en el Título II, Capítulo I, artículo 19 de las actuales Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobadas por Decreto Supremo N° 29190 del 11 de julio de 2007.
Causa La deficiencia se originó debido a la inobservancia de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios en vigencia, relativas a las funciones que debe cumplir la Unidad Jurídica en cada proceso de contratación.
Efecto Esta situación puede generar la ilegalidad de los contratos suscritos y consecuentemente ocasionar irregularidades y errores en los procesos de contratación, y por ende el establecimiento de responsabilidades,
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, adoptar las medidas necesarias para que todos los contratos sean elaborados por el Asesor Legal, quien deberá suscribir los mismos en señal de cumplimiento a lo establecido en el artículo 19 de las NB-SABS; asimismo participe activamente en las diferentes etapas del proceso de contratación, dejando constancia de su participación a través de la elaboración y suscripción de informes de sustento.
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FALTA DE DESIGNACIÓN DEL RESPONSABLE PARA LA RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS Condición Efectuada la evaluación, se evidenció que en la adquisición de mobiliario, participa la Unidad de Almacenes en calidad de receptor; sin embargo ésta labor le corresponde al responsable de la Unidad de Activos Fijos.
Criterio Al respecto, el Título III, Capítulo Tercero, artículo 119 de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobadas por Decreto Supremo N° 25964 del 21 de octubre de 2000, señala que: “La recepción d e estos bienes para su incorporación al activo fijo de la entidad, será realizada por la unidad o responsable de activos fijos, aplicándose de manera similar las normas sobre recepción de bienes a almacenes regulado en los artículos 100 y 101 de las presentes Normas Básicas”. Este aspecto es rati ficado por el artículo 119 del Texto Ordenado de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobado por Decreto Supremo N ° 28271 del 28 de julio de 2005 y por el artículo 108 de las actuales Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, aprobadas por Decreto Supremo N° 29190 del 11 de julio de 2007.
Causa La causa de la deficiencia se debe a que el Jefe de la Unidad Administrativa no delegó funciones correctamente las funciones y responsabilidades para la recepción de activos fijos adquiridos por la entidad.
Efecto La situación anterior puede dar lugar a la recepción de bienes de acuerdo a criterio de los servidores de turno y consecuentemente ocasionar la dilución de responsabilidades.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asignar formalmente al Jefe de Activos Fijos y Almacenes, las funciones y responsabilidades sobre su participación en la recepción de activos fijos que adquiere la entidad, en cumplimiento estricto a lo que establece el artículo 108 de las actuales Normas Básicas del Sistema de Administración de Bines y Servicios.
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ATRIBUTOS
LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE ES ARCHIVADA DE MANERA SECTORIZADA Y SIN REGLAMENTACIÓN ESCRITA Condición De la auditoría efectuada, se estableció que el Gobierno Municipal no implantó políticas y procedimientos para la custodia y resguardo de los comprobantes contables y otros documentos, realizando dicha actividad de manera sectorizada y sin contar con una reglamentación escrita, que el mismo incluya procedimientos para limitar el acceso a los libros y documentos contables, lo que dió lugar a la perdida de documentación contable.
Criterio Al respecto, el Título II, Capítulo II, numeral 2 de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, aprobadas por Resolución Suprema N° 218040 del 29 de julio de 1997, en su parte pertinente señala que: “Cada entidad del sector público es responsable del adecuado archivo de los comprobantes contables y sus documentos de respaldo, permitiendo su localización oportuna, para uso de ejecutivos y personal de la entidad, para revisión por parte de organismos que ejercen tuición, por el Órgano Rector y por el Sistema de Control Gubernamental”. Este asp ecto es ratificado por el artículo 24 de las actuales Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobadas por Resolución Suprema Nº 222957 del 4 de marzo de 2005 y la parte pertinente del artículo 10 del Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada, compatibilizado por el Órgano Rector y aprobado por Resolución Municipal N° 008/2007 del 12 de enero de 2007.
Causa La deficiencia descrita se debe a la falta de procedimientos escritos para el adecuado resguardo, custodia y disposición de la documentación generada por la entidad.
Efecto Esta situación puede dar lugar al uso indebido, sustracciones, alteración y extravíos de la documentación contable e información financiera y consecuente perjuicio y dilución de responsabilidades.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, vía Unidad Administrativa considerar la creación de un Archivo Central Municipal como una repartición independiente, con la finalidad de salvaguardar, custodiar y disponer de los comprobantes contables y documentación de respaldo, de conformidad a lo establecido en el Reglamento Especifico del Sistema de Contabilidad Integrada. Asimismo, se sugiere elaborar
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ATRIBUTOS procedimientos escritos para regular dichas actividades.
FONDOS EN AVANCE SIN RENDICION DE CUENTAS Condición De la auditoría realizada se verificó que existen desembolsos efectuados por concepto de fondos en avance a servidores públicos, que no realizaron sus rendiciones de cuenta debidamente documentadas que acrediten el uso y destino de los recursos o que los mismos permitan conocer si el gasto es adecuado, como ejemplos citamos la entrega de recursos desembolsados en los comprobantes Nros. 63, 357 y 1564 (2005), 450 (2006), 1181 (2007), 76 y 133 (2008), entre otros.
Criterio Al respecto, el articulo 27 inciso c) de la ley Nº 1178 de Administración y Control Gubernamentales del 20 de Julio de 1990, señala que: “Toda entidad funcionario o persona que recau de, reciba, pague o custodie fondos, valores o bienes del Estado, tiene la obligación de rendir cuenta de la administración a su cargo por intermedio del sistema contable especificando la documentación sustentatoria y las condiciones de su archivo. Por otra parte, el artículo 35 de las Normas Básicas del Sistema de contabilidad integrada, aprobadas por Resolución Suprema Nº 222957 del 4 de marzo de 2005, señala que: “Son entregas de fondos a
servidores públicos autorizados con cargo a rendición de cuentas, bajo la responsabilidad de la máxima autoridad ejecutiva, para cumplir propósitos (…)”. Este aspecto es ratificado por el artículo 5 del Reglamento Específico de la Cuenta Fondos en Avance, aprobado mediante Resolución Administrativa Nº 13.
Causa El origen de la deficiencia se debe al débil control y supervisión que se ejerce sobre la entrega de recursos a servidores públicos para diferentes tipos de gastos bajo la cuenta Fondos en Avance.
Efecto Esta situación puede generar apropiaciones arbitrarias de recursos públicos, susceptibles a la impunidad por no tomar las acciones contundentes de forma oportuna y evitar tediosos e incómodos procesos para la recuperación de los mismos.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal en coordinación con Dirección Financiera, implementar mecanismos y procedimientos para la entrega de recursos públicos por concepto de fondos en avance y exigir las rendiciones de cuentas y documentar los desembolsos; asimismo, se deberán tomar las acciones pertinentes para la recuperación de dichos recursos por la vía que corresponda, en
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ATRIBUTOS cumplimiento de lo que establecen las mencionadas disposiciones legales.
INCORRECTA APROPIACIÓN PRESUPUESTARIA Condición En la revisión de los gastos por servicios no Personales y Materiales y Suministros se evidenció la incorrecta apropiación presupuestaria de algunas operaciones, tal como se muestra en los siguientes comprobantes: 1457 y 1220 (2004), 1216-4 (2005) 181 y 230 (2008), entre otros.
Criterio Al respecto, los clasificadores presupuestarios emitidos por el Ministerio de Hacienda y Viceministerio de Presupuesto y Contaduría emitidos para cada gestión, establecen la clasificación de los gastos en cada grupo presupuestario. Por otra parte, el Título II, párrafo 1 del punto 3.2.2 de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, aprobadas por Resolución Suprema N° 218040 del 29 de julio de 1997, establece que: “El SCGI registra todas las transacciones presupuestarias, financieras y patrimoniales en un sistema único, común, oportuno y confiable; afectando, según la naturaleza de cada operación, a sus componentes en forma separada, combinada o integral, mediante registro único”. Este aspecto es ratificado por el artículo 11, incisos a) y b) de las actuales Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, aprobadas por Resolución Suprema N° 222957 del 4 de marzo de 2005 y el artículo 13 del Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada, compatibilizado por el Órgano Rector y aprobado por Resolución Municipal N° 008/2007 del 12 de enero de 2007.
Causa Esta deficiencia se debe a la incorrecta aplicación del clasificador presupuestario en la imputación de las transacciones contables realizadas por la Municipalidad y otras disposiciones legales inherentes a la misma.
Efecto Este aspecto puede dar lugar a la distorsión de la información sobre la ejecución presupuestaria de los gastos y generar riesgos de una inadecuada toma de decisiones por parte de Autoridades Municipales.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse de la correcta aplicación de la normativa vigente citada anteriormente, para la correcta apropiación contable de las transacciones por parte de la Unidad Contable, a objeto de emitir información financiera confiable y útil para la toma de decisiones.
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DESEMBOLSOS AUTORIZACIÓN
POR
CAJA
CHICA
SIN
Condición De la revisión de los comprobantes de contabilidad, por rendiciones de Caja Chica, se observo que la mayoría de las adquisiciones y contratación de servicios no cuentan con la solicitud y/o pedido por escrito formulado por las diferentes unidades o áreas, (SOLICITUD DE CAJA CHICA debidamente autorizado por la MAE), simplemente se adjunta la factura o recibo de descargo.
Criterio Al respecto el Título IV, Capítulo I, artículo 43 de la Ley N° 2028 de Municipalidades del 28 de octubre de 1999, señala que: “El Alcalde Municipal es la Máxima Autoridad Ejecutiva del Gobierno Municipal”.
Por su parte, el punto 2112 relativo a la Integridad y Valores Éticos de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, aprobados por Resolución CGR-1/0170/2000, por la Contraloría General de la República, señala que: “La dirección superior
debe procurar suscitar, difundir las honestidad personal, integridad, imparcialidad, probidad, transparencia, responsabilidad, respondabilidad y eficiencia funcionaria, que constituyan un sólido fundamento moral para la conducción de la organización, orientada hacia la calidad del servicio a la comunidad”.
Causa La deficiencia se debe a la falta de limitación de funciones y atribuciones por parte del encargado de Caja Chica y falta de supervisión que debe ejercer el Contador en las reposiciones y cierres de Caja Chica respecto a la autorización de dichos recursos.
Efecto El aspecto descrito puede dar lugar al uso arbitrario e indebido de recursos públicos, con el consiguiente riesgo de realizar adquisiciones y contrataciones no autorizadas e injustificadas.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, adoptar las medidas necesarias para que todos los recursos desembolsados por Caja Chica deben contar con la respectiva solicitud, el cual debe estar debidamente autorizado por autoridad competente, en observancia a las citadas disposiciones legales; asimismo, se debe ejercer una adecuada supervisión de las solicitudes de Caja Chica y de los descargos presentados, previo a su reposición o cierre definitivo.
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FIRMAS Y AUTORIZACIÓN DE COMPROBANTES Condición De la revisión de los comprobantes contables por concepto de egresos, correspondiente al periodo sujeto a evaluación, elaborados por la Unidad Contable, en algunos casos manualmente y en otros mediante el SINCON, se constató que los mismos no presentan todas las firmas de elaboración, revisión y aprobación del registro efectuado, como ejemplos citamos los siguientes: comprobantes Nros. 1733 (2005), 334 y 499 (2006), 887 y 2004 (2007), 59 y 187 (2008), entre otros.
Criterio Al respecto, el punto 2313 relativo al Aseguramiento de la Integridad, de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, aprobados por Resolución CGR-1/070/2000, por la Contraloría General de la República, señala que: “Toda actividad de
control pierde efectividad en tanto no cumpla el requisito de asegurar la integridad de los elementos que constituyen el objeto de control. Esto implica que todo dato, información o documento a ser utilizado como objeto de una actividad de control debe provenir de fuentes en las que los procesos que los generan garanticen, razonablemente, la integridad de su procesamiento”.
Causa La causa de la deficiencia se debe al descuido en la elaboración, revisión y aprobación de los comprobantes contables por parte de los responsables de su emisión.
Efecto Esta situación podría dar lugar al registro de operaciones sin el conocimiento y aprobación de los funcionarios responsables, a objeto de respaldar y documentar adecuadamente los registros y el establecimiento de responsabilidades, si existieran.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde, adoptar las medidas necesarias sobre la obligatoriedad de firmar todos los comprobantes de contabilidad elaborados manualmente y emitidos por el SINCON, en sus etapas de elaboración, revisión y autorización o aprobación por los responsables de su emisión, a objeto de respaldar y documentar adecuadamente los registros contables, en merito a lo señalado por los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental.
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INCOMPATIBILIDAD DE FUNCIONES Condición De la evaluación efectuada, se evidenció que el Gobierno Municipal de Llallagua realiza adquisiciones de bienes, por funcionarios que no están designados expresamente para realizar dichas compras, observándose que existe incompatibilidad de funciones, por cuanto la entidad tiene designado formalmente a un Encargado de Compras Menores mediante memorándum N° 002042 del 27 de septiembre de 2005.
Criterio Al respecto, el punto 2117 relativo a la Asignación de Autoridad y Responsabilidad de los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, aprobados mediante Resolución CGR1/070/2000 por la Contraloría General de la República, señala que: “Los controles generales comprenden los aspectos inherentes a la
estructura organizacional, el control por oposición de intereses, la segregación de funciones y la salvaguarda de activos. La jerarquía de los controles debe concebirse considerando la dimensión de la organización, resultando necesario en las más pequeñas el accionar de los controles gerenciales para contrarrestar los riesgos derivados de la imposibilidad práctica de alcanzar íntegramente la segregación de funciones”.
Causa La deficiencia descrita se debe a que no se ejerce una supervisión adecuada a las adquisiciones menores realizadas por la entidad, por parte de la Unidad Administrativa, por cuanto se permite que cualquier funcionario realice dichas actividades.
Efecto El aspecto descrito puede ocasionar deficiencias en los procesos de compras, lo que puede derivar en que los bienes o servicios no cumplan con los requisitos en cuanto a legalidad, calidad y cantidad, consecuentemente ocasionar pérdidas económicas a la Municipalidad.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse que las compras y contrataciones menores sean realizadas por el Encargado de Compras Menores designado expresamente por autoridad competente, a objeto a dar cumplimiento a los Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental, evitando de esta manera que las adquisiciones sean realizadas por funcionarios ajenos a dichas actividades.
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PAGO DE PASAJES Y VIÁTICOS DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO
SIN
Condición En las gestiones 2003 al 2007 y del 1° de enero al 31 de agosto de 2008, se efectuaron desembolsos por pasajes y viáticos a servidores públicos para realizar viajes en misión oficial a distintos lugares del país durante las gestiones citadas precedentemente; sin embargo, estos desembolsos no se encuentran respaldados con la solicitud de viaje, pasajes e informes de viaje de comisión, como ejemplo citamos los desembolsos realizados en los comprobantes Nros. 364 (2003), 428 (2004), 1638 (2005), 238 (2006), 171 (2007), 322 (2008), entre otros.
Criterio Al respecto, el artículo 26 del Decreto Supremo N° 21364 del 13 de agosto de 1986, vigente por el artículo único del Decreto Supremo N° 21781 del 3 de diciembre de 1987, señala: “Que los funcionarios
declarados en comisión de servicio al interior de la República, deben presentar informe escrito a la autoridad superior competente en el plazo máximo de 5 días, caso contrario estos desembolsos serán considerados como gastos particulares”.
Causa La causa de la deficiencia de debe a que no se implementó políticas y procedimientos para la adecuada rendición de cuentas por recursos desembolsados por pasajes y viáticos, tomando en cuenta los plazos para su presentación.
Efecto Esta deficiencia crea incertidumbre respecto a la realización de los viajes, por cuanto no existe evidencia de los objetivos y resultados obtenidos de los viajes realizados en misión oficial, consecuentemente ocasionar pérdidas económicas a la entidad y el establecimiento de responsabilidades.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, asegurarse que la entidad a través de las instancias pertinentes implemente políticas y procedimientos para la presentación del informe de viaje y los pasajes de los viajes realizados en misión oficial, en cumplimiento a la precitada disposición legal, a objeto de documentar los desembolsos realizados por concepto de pasajes y viáticos, y cumplan los requisitos de suficiencia y competencia.
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GASTOS INDEBIDOS Condición El Gobierno Municipal de Llallagua, efectuó gastos considerados como indebidos durante el periodo sujeto a evaluación, destinados a cubrir obligaciones que no son reconocidos como propias de la Municipalidad y que no se encuentran enmarcados dentro de las competencias definidas en las Leyes Nros. 2028 y 1551, como son los siguientes casos: Comprobantes Nros.478 (2003), 674 (2004), 842 (2006), 58, 85 y 636 (2008), entre otros.
Criterio Al respecto, el artículo 25 del Decreto Supremo N° 21364 del 20 de agosto de 1986, cuya vigencia es ampliada mediante el artículo único del Decreto Supremo N° 21781 del 3 de diciembre de 1987, señala que: “Serán considerados como uso indebido de fondos y por lo tanto no reconocidos como obligaciones del Estado, los pagos a clínicas y médicos particulares, atenciones odontológicas, obsequios, premios, gastos de prensa por salutaciones, homenajes, padrinazgos, agasajos, festejos, ayudas económicas, subsidios, subvenciones, donaciones de cualquier naturaleza, concesión de préstamos y anticipos de sueldos al personal, gastos extra-presupuestarios y otros utilizados indebidamente (…)”.
Causa La observación se originó como consecuencia del desconocimiento de las competencias y obligaciones propias de la institución, por parte de los responsables que tienen a su cargo la elaboración, revisión y autorización de los desembolsos a través de su firma en los diferentes comprobantes contables.
Efecto La situación descrita precedentemente, puede dar lugar al establecimiento de responsabilidades por la autorización de la salida de recursos en actividades que no son propias de la entidad y consecuentemente ocasionar pérdidas económicas a la Municipalidad.
Recomendación Recomendamos al H. Alcalde Municipal, efectuar un control adecuado y permanente sobre la autorización de los gastos que no están reconocidos como obligaciones propias del Gobierno Municipal, a objeto de evitar la ejecución de desembolsos que están tipificados en el artículo 25 del Decreto Supremo N° 21364 vigente por el artículo único del Decreto Supremo N° 21781, como uso indebido de fondos y por lo tanto no reconocidos por el Estado.
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